oficina de proyecto
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METODOLOGIA PMBOOKTRANSCRIPT
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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES ARAGN
DIVISIN DE UNIVERSIDAD ABIERTA, CONTINUA Y A DISTANCIA
P R E S E N T A N Diplomado
ADMINISTRACION DE PROYECTOS ACORDE A ESTNDARES INTERNACIONALES
MODULO 6
Impartido por:
MTIA. PMP. YOLANDA ANGELINA ALTAMIRANO SNCHEZ
Netzahualcyotl, Edo. de Mxico, 2012
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Contenido
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Gestin de la Oficina de Administracin de Proyectos
1. Gestin de Iniciativas
2. Gestin de Proyectos
3. Gestin de Programas
4. Gestin de Portafolios
5. Reporte e Informacin para la Toma de Decisiones
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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES ARAGN
DIVISIN DE UNIVERSIDAD ABIERTA, CONTINUA Y A DISTANCIA
OBJETIVO
Los participantes reconocern las diferencias entre la gestin de proyectos, programas y portafolios y su relacin con la estrategia organizacional.
ALTAMIRANO, Yolanda.
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4 ALTAMIRANO, Yolanda.
PROPSITO DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
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GESTIN DE INICIATIVAS
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Una iniciativa u oportunidad
Es una idea, requerimiento, necesidad o una solucin vaga que se
identifica para satisfacer al usuario final
No se cuenta con requerimientos detallados
No est dimensionado su esfuerzo
No se conoce el detalle de la solucin
ALTAMIRANO, Yolanda.
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Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio nico:
Temporal, inicio y fin
Elaboracin gradual
Producto, servicio o resultado nico
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GESTIN DE PROYECTOS
Inicio Fin
Entregable 1 Entregable 2 Entregable n
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Interaccin entre Iniciativas y Proyectos
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GESTIN DE PROYECTOS
Relacin Ejecutiva
-Procesos de
Planeacin
-Reuniones de
Seguimiento
Contacto Operativo
-Visita de Campo
-Operacin en campo
-Contacto Usuario
Final
Ideas /
Necesidades /
Problemas/
Oportunidades
- Estudio de mercado
- Soluciones
- Beneficios
- Viabilidad
- Estimacin burda
- Impacto
Iniciativas
Iniciativas
Iniciativas
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Cartera
Caso de Negocio
Plan Estratgico del Negocio Presupuesto Global
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Un cartera de proyectos, es el conjunto de proyectos reconocidos por la organizacin.
Estn autorizados
Tienen presupuesto asignado
Tienen asignado un lder o responsable de proyecto.
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GESTIN DE PROYECTOS
Proyecto A
Proyecto B
Proyecto C
Proyecto D
Proyecto E
Proyecto F
Proyecto ..n
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Un programa es un grupo de proyectos relacionados administrados en forma coordinada y con criterios establecidos para obtener beneficios y control no disponible si se administran en forma individual.
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GESTIN DE PROGRAMAS
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Interaccin entre la administracin de proyectos y la administracin de programas.
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GESTIN DE PROGRAMAS
Procesos de Administracin de Programas
Metas del Programa Beneficios Aprox. a la
Administracin
Riesgo del Proyecto Requerimiento de Cambios Cambios en Lneas Base (Tiempo, Costos y Calidad)
Issues
Inicio Planeaci
n Cierre
Monitoreo
y Control Ejecucin
Procesos de Administracin de Proyectos
Pro
yect
o
Pro
yect
o
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Etapas de la administracin de programas.
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GESTIN DE PROGRAMAS
Project Management Institute, The Standard For Program ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008. Figura 1-2 Pgina 9.
Preparacin previa
Inicio
Setup
(Puesta en marcha)
Entrega de beneficios
Cierre
Gobierno del programa
Ciclo de vida del programa
Identificacin de beneficios
Identificacin y calificacin en trminos del negocio
Anlisis y planeacin de los beneficios
Priorizacin de componentes
Diseo de mtricas
Establecimiento de plan
Mapeo al plan del programa
Realizacin de beneficios
Monitoreo de componentes
Registro de beneficios
Reporte de beneficios
Transicin de beneficios
Consolidacin
Transferencia de responsabilidad
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Un portafolio es una coleccin de proyectos y/o programas y otros trabajos que en conjunto facilitan la administracin efectiva del trabajo para lograr los objetivos estratgicos.
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GESTIN DE PORTAFOLIOS
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GESTIN DE PORTAFOLIOS
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La gestin de portafolios efectiva implica el logro de objetivos
estratgicos mediante la seleccin, asignacin de prioridades,
evaluacin y administracin y control de proyectos, programas y
trabajo relacionado basado en la alineacin y contribucin a los
objetivos y estrategias del negocio.
ALTAMIRANO, Yolanda.
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Ejemplo de un portafolio
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GESTIN DE PORTAFOLIOS
Project Management Institute, The Standard For Program ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008. Figura 1-3 Pgina 10.
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GESTIN DE PORTAFOLIOS
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Actividades Clave de la Administracin de Portafolios
Transcripcin de las estrategias organizacionales en iniciativas o casos de negocios que se convierten en los fundamentos de proyectos.
Identificacin de oportunidades y proyectos. Provisin, asignacin y reasignacin de recursos a programas y proyectos.
Mantenimiento del balance del portafolio. Soporte al ambiente organizacional de administracin de proyectos.
ALTAMIRANO, Yolanda.
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GESTIN DE PORTAFOLIOS
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Relacin entre Proyectos, Programas y Portafolios:
La administracin del portafolio asegura las interrelaciones entre
programas y proyectos identificados y sus recursos son distribuidos
acorde las prioridades de la organizacin.
Los programas se enfocan en lograr los beneficios esperados del
portafolio como se determinaron a travs de los objetivos estratgicos
organizacionales.
Los proyectos se ocupan el logro de los entregables especficos que
soportan los objetivos organizacionales especficos.
ALTAMIRANO, Yolanda.
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GESTIN DE PORTAFOLIOS
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Relacin entre la gobernabilidad de la empresa y la gestin de
portafolios.
La gobernabilidad organizacional es el proceso por el cual dirigen y controlan sus operaciones y actividades estratgicas y por el cual la
organizacin responde a sus derechos legtimos, expectativas y deseos de sus
stakeholders.
La gobernabilidad del Portafolio de proyectos es un conjunto de procesos organizacionales interrelacionados, por los cuales una organizacin prioriza,
selecciona y distribuye recursos internos limitados para lograr los objetivos
organizacionales.
La Administracin del Portafolio es una disciplina dentro de la Gobernabilidad organizacional.
ALTAMIRANO, Yolanda.
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Relacin entre la gobernabilidad de la empresa y la gestin de portafolios.
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GESTIN DE PORTAFOLIOS
Misin
Valores
Visin
Estrategia
Balanceo de objetivos y resultados
Proyectos de la Empresa
Actividades Asignadas
Razn de ser
Marco de Accin
Escenario Futuro
Camino a la Visin
Priorizacin
Proyectos y Operacin
Admn. Organizacional
Planeacin Estratgica
Administraci
n de
Operaciones
Administracin
de Portafolio
Administracin por
proyectos
Administracin
de Programa
Administracin
de Proyecto
Procesos
Herramientas
Mtricas
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Fases para la gestin de las iniciativas en el portafolio.
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GESTIN DE PORTAFOLIOS
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mbito de Accin de la PMO
20 ALTAMIRANO, Yolanda.
GESTIN DE PORTAFOLIOS
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GESTIN DE PORTAFOLIOS
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Contribucin de la PMO
En la Organizacin Asegurar que los proyectos en los que se decida invertir cumplen con
la estrategia del portafolio
En los Proyectos Asegurar que los proyectos se ejecutan en forma efectiva, dentro de la
contribucin planeada al portafolio
En los Recursos Administrar el capital intelectual de Administracin de Proyectos de la
Organizacin
ALTAMIRANO, Yolanda.
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Un ejemplo de Proceso para la administracin de portafolios
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GESTIN DE PORTAFOLIOS
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Project Management Institute, The Standard For Program ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008. Tabla 1-1 Pgina 11.
23 ALTAMIRANO, Yolanda.
COMPARATIVO ENTRE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
Proyecto Programa Portafolio
Alcance Tienen objetivos definidos. El alcance es
progresivamente
elaborado durante todo
el ciclo de vida.
Tienen un alcance ms amplio y proveen ms beneficios significativos
Tienen un alcance de negocio que cambia con las metas estratgicas de la organizacin
Cambio Se esperan cambios y se implementan procesos para mantenerlos administrados y controlados.
Se espera el cambio tanto desde el interior como desde el exterior y se debe estar preparado para gestionarlo
Continuamente se monitorean los cambios en el ambiente.
Planeacin Debe existir una evolucin de planes de alto nivel a planes detallados durante el ciclo de vida.
Se desarrolla el plan general de alto nivel para guiar la planeacin detallada a nivel componente.
Se crean y mantienen los procesos necesarios y la comunicacin relativa a nivel agregado.
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Project Management Institute, The Standard For Program ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008. Tabla 1-1 Pgina 11.
24 ALTAMIRANO, Yolanda.
COMPARATIVO ENTRE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
Proyecto Programa Portafolio
Administracin
Se administra el equipo de trabajo para alcanzar los objetivos
Se administra el staff del programa y a los administradores de proyectos; se provee visin y liderazgo
Se administra el staff de administracin del portafolio.
xito
El xito es medido por la calidad de producto, cumplimiento de lneas de tiempo y presupuesto, y el nivel de satisfaccin del cliente.
El xito es medido por el grado en que satisface las necesidades y los beneficios para los que se emprendi.
El xito es medido en trminos del rendimiento global de sus componentes.
Monitoreo
Se monitorea y controla el trabajo que genera producir los productos, servicios o resultados considerados en el alcance.
Se monitorea el progreso de los componentes para asegurar que se cumple con las metas, horarios, presupuesto y beneficios esperados.
Se monitorea el rendimiento global y los indicadores de valor.
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REPORTE E INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIONES
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La madurez de las organizaciones, comprender el rigor con que se administran Programas, Proyectos y Portafolios, y la planificacin de
los proyectos y sus impactos se prioriza basado en:
Categoras de riesgo/recaudacin. El plan estratgico de la organizacin. Lneas de negocio. Tipos de proyectos especficos como mejora de infraestructura y
de procesos internos.
ALTAMIRANO, Yolanda.
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REPORTE E INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIONES
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Tpicamente un reporte ejecutivo de proyectos contiene los siguientes
elementos como mnimo:
Nombre del proyecto
Breve descripcin
Fecha de inicio y de fin
PM asignado y patrocinados
Presupuesto total
Presupuesto ejercido
Listado de asuntos por resolver y propuestas (Issues).
Alertas o semforos de riesgos del periodo y su plan de mitigacin
Grfico del Valor Ganado los semaforizados CPI y SPI
Esquema del EDT resaltando la fase en ejecucin.
Diagrama de Gantt del periodo
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Project Management Institute, The Standard For Portfolio ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008.
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REPORTE E INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIONES
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Project Management Institute, The Standard For Portfolio ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008.
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REPORTE E INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIONES
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Project Management Institute, The Standard For Portfolio ManagementSecond Edition, Project Management Institute, Inc., 2008.
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REPORTE E INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIONES
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REPORTE E INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIONES (EJEMPLOS DE EXPERIENCIAS REALES)
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Pgina 31 ALTAMIRANO, Yolanda.
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32 ALTAMIRANO, Yolanda.
EDT COMO REPORTE DE AVANCE
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Sitio de Proyectos
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EJEMPLOS DE EXPERIENCIAS REALES
A
B
C
D
A. Detalle Ejecutivo
B. Indicadores de
riesgos, asuntos,
cambios y
entregables
C. Anlisis grfico de
entregables y costos
D. Informacin general
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INTEGRANDO EL MODELO DE OPM3
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Es la administracin sistemtica de proyectos, programas y portafolios
(PPP) alineados a los objetivos estratgicos.
El estndar se conoce como Organizational Project Management
Maturity Model(OPM3)
En OPM3 los cinco grupos de procesos de la Administracin de
Proyectos son combinados, dentro de cada uno de los tres dominios
(Proyecto, Programa y Portafolio), interactuando progresivamente a
travs de las cuatro etapas de procesos de Mejora.
ALTAMIRANO, Yolanda.
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INTEGRANDO EL MODELO DE OPM3
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Modelos detallados que permiten identificar las caractersticas de desempeo de
una organizacin en diferentes etapas de crecimiento.
Permiten comparar la efectividad de una organizacin en un dominio particular.
Qu Motiva su implantacin:
El progreso y la mejora continua son parte integral de nuestra forma de vida
Las organizaciones necesitan una manera confiable para entender dnde estn,
dnde quieren estar y la brecha resultante.
Ejemplos de Modelos de Madurz:
People CMM
CMMI
PSP
Data Management Maturity Model
ESI Framework for Project Management
ALTAMIRANO, Yolanda.
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Si una organizacin desea trabajar para mejorar su madurez en la administracin de proyectos, OPM3 ofrece una gua para soportar este esfuerzo y avanzar en las prcticas que se consideren de mayor importancia.
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INTEGRANDO EL MODELO DE OPM3
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INTEGRANDO EL MODELO DE OPM3
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Elementos de OPM3
Conocimientos:
Anlisis inicial de la administracin de proyectos organizacional, su madurez,
mejores prcticas relevantes y cmo usar el modelo.
Diagnstico:
Determinar reas de debilidad y fortaleza en relacin con las mejores
prcticas, para despus proceder a un plan de mejora
Mejora e implementacin de cambios:
Implementacin de mejoras en una organizacin, las cuales involucran
desarrollo organizacional, administracin del cambio, y otras iniciativas
ALTAMIRANO, Yolanda.
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Interaccin entre Iniciativas y Proyectos
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GESTIN DE PROYECTOS
Relacin Ejecutiva
-Procesos de
Planeacin
-Reuniones de
Seguimiento
Contacto Operativo
-Visita de Campo
-Operacin en campo
-Contacto Usuario
Final
Ideas /
Necesidades /
Problemas/
Oportunidades
- Estudio de mercado
- Soluciones
- Beneficios
- Viabilidad
- Estimacin burda
- Impacto
Iniciativas
Iniciativas
Iniciativas
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Cartera
Caso de Negocio
Plan Estratgico del Negocio Presupuesto Global
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mbito de Accin de la PMO
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GESTIN DE PORTAFOLIOS
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REPORTE E INFORMACIN PARA LA TOMA DE DECISIONES (EJEMPLOS DE EXPERIENCIAS REALES)
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Sitio de Proyectos
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EJEMPLOS DE EXPERIENCIAS REALES
A. Detalle Ejecutivo
B. Indicadores de riesgos,
asuntos, cambios y
entregables
C. Anlisis grfico de
entregables y costos
D. Informacin general
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GRACIAS
YOLANDA ANGELINA ALTAMIRANO SNCHEZ
Ahora es tu turno!
ALTAMIRANO, Yolanda.