oficina de estadÍstica e informÁtica - … · en la base de datos de nuestro hospital. ......
TRANSCRIPT
“Año de la Promoción de la Industria
Responsable y del Compromiso Climático”
DISA. V LIMA CIUDAD
HOSPITAL NACIONAL CAYETANO HEREDIA
OFICINA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA
INFORME DE GESTIÓN
DEL AÑO 2013
BACH. ING. JULIO CESAR ORTEGA SALVADOR Jefe de la Oficina de Estadística e Informática
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
2
CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN..............................................................................................................3
2. ESTRUCTURA FUNCIONAL..........................................................................................4
2.1 MISIÓN……………………................................................................................4
2.2 VISIÓN…………………….................................................................................4
2.3 ESTRUCTURA DE LA OFICINA (ORGANIGRAMA)……………………...4
3. ACTIVIDADES DE LA OFICINA……………………………………………………..4
3.1 UNIDAD FUNCIONAL DE ESTADÍSITICA.....................................................5
3.2 UNIDAD FUNCIONAL DE INFORMÁTICA....................................................6
3.3 UNIDAD FUNCIONAL DE TELECOMUNICACIONES..................................8
3.4 UNIDAD FUNCIONAL DE ADMISIÓN............................................................8
3.5 UNIDAD FUNCIONAL DE ARCHIVO............................................................12
4. PRINCIPALES LOGROS………...……………………………………………………16
5. IDENTIFICACION DE FORTALEZAS.…...………………………………………….25
6. DIFICULTADES Y LIMTACIONES………...………………………………………..27
7. ACTIVIDADES PENDIENTES………...……………………………………………...30
8. PROPUESTAS DE MEJORA………...…………………..…………………….………31
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
3
1. PRESENTACIÒN
El siguiente es el Informe Gestión correspondiente al periodo de Enero - Diciembre 2013,
de las gestiones y acciones realizadas por todo el equipo humano que conforma la Oficina
de Estadística e Informática, cuyos resultados están acordes con las orientaciones generales
emitidas por la Dirección General de la Institución.
La Oficina de Estadística e Informática, es la unidad orgánica encargada de sistematizar la
información estadística generada en los diferentes departamentos asistenciales de la
Institución, haciendo uso de las herramientas de tecnologías de información y
comunicación orientando a los usuarios que visitan nuestra página Web, (Instituciones
públicas y privadas, estudiantes y la población en general), con el fin de dar a conocer el
estado de salud de la población que concurre al nosocomio, así como la contribución
académica en estudios de investigación, información estadística concerniente a los años
2010, 2011, 2012 y 2013.
El presente Informe de Gestión se ha estructurado en diez partes. La primera presenta el
Direccionamiento y orientación de la Oficina. La segunda enuncia la estructura funcional.
La tercera muestra las actividades de las diferentes unidades funcionales. La cuarta registra
los principales logros. La quinta presenta la identificación de fortalezas. La sexta muestra
las dificultades y limitaciones. La séptima registra las actividades pendientes. La octava nos
presenta las propuestas de mejora. La novena indica las conclusiones. Y la última nos
presenta las recomendaciones.
Agradezco a todo el equipo de trabajo que de alguna u otra forma están comprometidos con
la Oficina en hacer posible los logros del año 2013 que presentamos en el presente informe.
BACH. ING. JULIO CESAR ORTEGA SALVADOR
JEFE DE LA OFICINA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
4
2. ESTRUCTURA FUNCIONAL:
2.1 Misión
Somos una Oficina encargada de recopilar producir, relacionar, procesar y analizar la
información estadística obtenida de las diferentes unidades productoras de servicios del
HNCH, así como de generar sistemas y organizar el flujo de información.
2.2 Visión
Ser una Oficina líder que apoye en la toma de decisiones con información estadística de
alta calidad, que organice de manera óptima el flujo de información del hospital Cayetano
Heredia.
2.3 Estructura de la Oficina (organigrama)
ESTRUCTURA ORGÁNICA
ESTRUCTURA FUNCIONAL
3. ACTIVIDADES DE LA OFICINA
La Oficina de Estadística e Informática para llevar a cabo sus funciones está estructurada
en cinco unidades funcionales:
Unidad Funcional de Estadística
Jefe Sra. Elba Cabrera Peche
Dirección General
Oficina de Estadística e
Informática
Oficina de Estadística e Informática
Unidad Funcional de
Estadística
Unidad Funcional de
Informática
Unidad Funcional de
Telecomunicaciones
Unidad Funcional de
Archivo Clínico
Unidad Funcional de
Admisión
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
5
Unidad Funcional de Informática
Jefe Ing. Marcos Periche Yenque
Unidad Funcional de Telecomunicaciones
Jefe Ing. Juan Peña Ruiz
Unidad Funcional de Admisión
Jefe Sr. Luis Epequin Horna
Unidad Funcional de Archivo
Jefe Lic. Martin López Loayza
3.1 Unidad Funcional de Estadística
OBJETIVO:
La Unidad de Estadística recopila, procesa y analiza información generada en
Consulta Externa, Hospitalización, Emergencia, Servicio de Apoyo, y Estrategias
Sanitarias, acción que es parte de la función de esta Unidad.
FUNCIONES:
Es la unidad orgánica encargada de:
Codificar y digitar los códigos CIE-10 registrados en la hoja HIS, emitida por
los médicos de la Consulta Externa.
Programar y ejecutar la recolección, validación, consistencia, procesamiento de
datos, consolidación, análisis y difusión de la información estadística de salud a
los usuarios internos y externos, según las normas establecidas.
Producir los indicadores estadísticos de salud para la toma de decisiones y la
generación de datos de acuerdo a las necesidades y prioridades de las unidades
orgánicas del Hospital.
Analizar e interpretar la información estadística para facilitar el proceso de toma
de decisiones.
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
6
3.2 Unidad Funcional de Informática
OBJETIVO GENERAL:
Mantener un servicio continuo y eficiente en la atención de los usuarios que hacen
uso del centro de cómputo y a los pacientes que dependen de los sistemas del
hospital.
FUNCIONES:
Es la unidad orgánica encargada de:
Planear, organizar, Dirigir y Controlar, el funcionamiento del Área de
Sistemas.
Determina normas y procedimientos del uso de HW y SW.
Propone, elabora e implanta nuevos sistemas necesarios en la Institución.
Supervisa y revisa la elaboración de proyectos de organización, métodos y
procedimientos, organigramas estructurales, funcionales y de niveles
jerárquicos.
Realiza flujogramas de procesos, normas y procedimientos de Sistemas.
Coordina y supervisa la elaboración de manuales, instructivos y formularios
para HW y SW.
Mantener al día las copias de Seguridad y la Seguridad de la Información en
la Institución.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Supervisa el trabajo del personal a su cargo.
ÁREA DE REDES
Control de la red.
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
7
Formular y supervisar el cumplimiento de la Planificación Estratégica en
Tecnologías de Información y Telecomunicaciones del hospital.
Dirigir, administrar y mantener la operatividad de los servidores y servicios de
red del hospital, y de establecer las acciones que permitan mantener la
seguridad informática y de telecomunicaciones.
Formular y organizar las políticas y Normativas de Uso y Desarrollo
Informático en la universidad, y controlar su cumplimiento.
Desarrollar y administrar sistemas de información como solución a los
problemas de información y necesidades de crecimiento de las diferentes
dependencias de la universidad.
Planear, administrar y mantener la operatividad de la infraestructura en
telecomunicaciones y el acceso a Internet.
Formular, dirigir, organizar y hacer cumplir la política de Seguridad
Informática de la universidad.
Evaluar los cambios y movimientos tecnológicos.
ÁREA DE PROGRAMACIÓN
Elabora los programas especificados por el Analista
Construye los prototipos
Colaboración en la elaboración de las pruebas funcionales, modelo de datos
y en las validaciones con el usuario
ÁREA DE SOPORTE TÉCNICO
Apoyar a usuarios en operaciones de implementación o adecuación de
servicios informáticos.
Detección y eliminación de virus y/o programas espías.
Instalación y mantenimiento de software propio o programas comerciales.
Instalación y configuración de componentes internos o externos.
Recuperación de datos eliminados o destruidos.
Elaboración de manuales y guías de funcionamiento.
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
8
Realización y control de copias de seguridad de la información sensible del
hospital.
Inventario y control de Hardware y software.
Desarrollo de políticas de uso de Equipos informáticos.
Formación de los usuarios.
Desarrollo de planes de mantenimiento.
3.3 Unidad Funcional de Telecomunicaciones
OBJETIVO GENERAL:
Analizar, evaluar, planear, diseñar y ejecutar los proyectos que favorezcan el desarrollo
de las telecomunicaciones en el hospital. Asimismo brindar soporte a nivel de
mantenimiento de equipos de comunicación teléfono, celulares y radio enlace.
FUNCIONES:
Es la unidad orgánica encargada de:
Lograr la provisión de servicios de telecomunicaciones, informática y
telemática en el ámbito institucional a través de las instancias pertinentes.
Recepcionar llamadas telefónicas
Realizar transferencias de llamadas a los diferentes anexos de la Institución.
3.4 Unidad Funcional de Admisión
OBJETIVO GENERAL:
Atender al paciente oportunamente con rapidez, calidez, amabilidad y respeto;
brindándole un buen trato e información con el fin de lograr mejorar la satisfacción
del paciente.
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
9
FUNCIONES:
Es la unidad orgánica encargada de:
Aperturar la Historia Clínica a todo usuario nuevo del hospital previa consulta
en la base de datos de nuestro hospital.
Actualizar y verificar las Historias Clínicas.
Elaborar el código de atención para los usuarios de la consulta externa.
Verificar en el sistema si tiene SIS.
Verificar en el sistema si no es paciente de Essalud.
Imprimir a los usuarios su contrato del SIS y no vigencia de Essalud.
Elaborar la hoja FUA para los pacientes SIS de admisión central y emergencia.
Elaborar la Historia clínica de emergencia para todos los usuarios que ingresan a
emergencia.
Recepcionar y codificar en el sistema las historias clínicas de emergencia
generadas.
Aperturar el código de atención para los pacientes SOAT de la consulta y de
emergencia.
Elaborar el carnet de atención del usuario nuevo en la consulta externa.
Buscar, verificar, actualizar y entregar el duplicado del carnet de atención para
los usuarios continuadores.
Buscar. Actualizar y entregar el duplicado de carnet de atención cuando el
usuario lo solicite.
Recepcionar, codificar y registrar en el sistema las fichas de atención rápida.
Clasificar las hojas de atención rápida que tienen Historia Clínica van a archivo
con cargo y las que no tienen Historia Clínica se archivan en admisión.
Emitir reporte diario por tópico de las historias clínicas de emergencia y
entregar al médico asistente encargado del tópico de turno.
Registrar en el sistema de admisión para los pacientes externos que requieran de
apoyo al diagnostico.
Dar citas a través del sistema a las diferentes especialidades del hospital en
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
10
admisión central.
Verificar del carnet del usuario con el sistema de citas la fecha, especialidad y
hora.
Aperturar el registro de hospitalización en el sistema a todos los usuarios que
requieran por la consulta externa o emergencia.
Elaborar la tarjeta de resumen de hospitalización a todos los pacientes
hospitalizados.
Recepcionar las hojas RO con cargo, clasificarlas y archivarlos.
Coordinar con las aseguradoras del SOAT la carta de garantía de los pacientes
que están en emergencia.
Otras funciones que asigne la jefatura.
AREA DE HOSPITALIZACIÓN
Impresión de reporte de pacientes hospitalizados según SIGHEO.
Censo Físico cama por cama de los pacientes en los diferentes servicios de
hospitalización.
Cambio de cama y transferencias de los pacientes en el Sistema de acuerdo a lo
encontrado en el censo físico.
Impresión de reporte de Pacientes hospitalizados posterior a los cambios
encontrados.
Ordenamiento de las tarjetas de hospitalización de acuerdo al censo.
De Haber algún inconveniente con la hospitalización de un paciente o que no se
encuentre alguno, coordinación con el servicio hospitalario respectivo y con el
área de cuentas corrientes para la regularización.
Ingreso a la plantilla Excel de movimiento hospitalario los cambios diarios que
se realizan.
Ingreso en un archivo adicional Excel, los movimientos de los pacientes que
ingresan y egresan de los servicios de UCI (Medicina, Cirugía, Pediatría y
Emergencia). Con sus diagnósticos respectivos.
Verificación del indicador final (CIERRE) para entrega al Departamento de
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
11
Procesamiento de Datos
Recepción de las historias clínicas que están de alta de todos los servicios de
hospitalización por parte de cuenta corriente
Clasifica las tarjetas de resumen de hospitalización con su respectiva historia
clínica
Se registra las historias clínicas en el cuaderno de altas de servicio de piso y de
emergencia
Codificación de historias clínicas y tarjetas de hospitalización según CIE 10
Registro de la codificación de las altas en el Sigeho
Clasificamos y se edita el estado de la historia clínica en caso de pacientes
fallecidos y Archivo especial
Clasificamos las historias clínicas por servicios (SIS y pagantes)
Registro en los cuadernos de cargo para entrega de las historias clínicas de alta
al archivo central y archivo especial
Ingreso a la plantilla Excel de los registros de la codificación las historias
clínicas de altas
Registro de los pacientes fallecidos que cuentan con certificado de defunción en
el sistema HVITAL del Minsa
Control y seguimiento de la entrega de las historias clínicas de altas por parte de
cuentas corrientes
Entrega de información a procesamiento de datos (plantilla Excel y tarjetas de
resumen de hospitalización)
Otras funciones que asigne la jefatura
AREA DE ORIENTACIÓN
Recepción de los usuarios que se atienden en la consulta externa.
Ordenar y clasificar las colas
Verificar la referencia de los usuarios asegurados (SIS,SOAT, pagantes)
Constatar que el usuario tenga DNI original
Clasificar a los usuarios de acuerdo al trámite que requiera realizar
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
12
Brindar información a todos los usuarios que requieran la misma
Otras funciones que asigne la jefatura
AREA DE ADMISIÓN – EMERGENCIA
Recepcionar, clasificar los documentos para trámite documentario.
Realizar los informes de los documentos que requieran por trámite
documentario.
Ordenar las fichas de atención por tópico, fecha y archivarlo.
Emitir y entregar reportes de emergencia al Jefe de guardia.
Buscar las historias de atención de emergencia en archivo pasivo según lo
solicite la jefatura para trámite.
Realizar el control de calidad de las historias clínicas de emergencia codificado
por tópico.
Entregar todos los días los certificados SOAT de los pacientes que se atendieron
a la oficina de Seguros.
Entregar quincenalmente las historias clínicas de emergencia de los pacientes
SOAT a la oficina de Seguros con cargo.
Apoyar en la atención de los pacientes cuando el caso amerite.
Sacar copia de las historias clínicas de emergencia y entregar a la oficina de
Seguros.
Otras funciones que asigne la jefatura.
3.5 Unidad Funcional de Archivo
OBJETIVO GENERAL:
La Historia Clínica y en general todos los registros médicos, constituyen
documentos de alto valor medico, gerencial, legal y académico, su correcta
administración y gestión contribuyen de manera directa a mejorar la calidad de
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
13
atención y sobre todo proteger los interese legales del paciente, del personal de
salud y del establecimiento bajo la NORMA TECNICA N°022-MINSA.
FUNCIONES:
Es la unidad orgánica encargada de:
Brindar una atención de calidad al paciente proporcionando la entrega
oportuna de las historias clínicas a los diferentes consultorios externos de la
Institución.
Salvaguardar la integridad y custodia de las historias clínicas.
Clasificar y archivar las historias clínicas por sectores del (00 al 99).
Recavar carnés de los diferentes consultorios externos para la entrega de
historias clínicas.
Recoger las historias clínicas de los consultorios externos finalizada la
atención. (Turno mañana y tarde).
Programar las historias clínicas de los pacientes citados con 24 hrs. De
anticipación.
Proveer historias clínicas originales así como las copias a los diferentes
departamentos de la Institución para la elaboración de informes médicos
solicitadas por los entes legales.
Prestar las historias clínicas para docencia e investigación, según lo
solicitados por los diferentes departamentos.
Realizar la foliación de historias clínicas especiales.
Registrar el movimiento de las historias clínicas, la SALIDA y RETORNO
en sistema de SIGEHO de las historias programadas y no programadas.
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
14
Distribuir las historias clínicas en el estante de distribución clasificado por
especialidad para la salida a los consultorios externos.
Apoyar en la reprogramación de las historias clínicas, su registro y
distribución.
Imprimir el pedido de las historias clínicas del SIGEHO y también desglosar
el pedido manual para su programación por los responsables.
Imprimir el cargo HIS para la salida de las historias programadas.
Recibir, verificar y firmar el cuaderno de cargo las historias clínicas de
pacientes hospitalizados remitidos por admisión.
Recibir las biopsias y anotarlas en cuaderno de cargo de PATOLOGIAS.
Conteo de las hojas de historia clínica para la solicitud de copia.
Recoger y verificar el retorno de las historias clínicas con salida a
consultorios externos.
Recepcionar las fichas de recién nacidos e insertarlas en las historias clínicas
correspondientes
Distribuir las historias clínicas a los consultorios externos asignados bajo su
responsabilidad de manera oportuna y inmediata. Además el personal del
turno tarde tiene que distribuir las historias clínicas 24 horas antes con el
cargo respectivo.
Recoger los carnets normales y especiales de los consultorios de manera
permanente.
Atender al público con amabilidad y respeto, resolver sus problemas y
quejas respecto a las historias, entrega de biopsias, etc.
Apoyar en la reprogramación de las historias clínicas, su registro y
distribución.
Búsqueda de las historias con los carnets de pacientes citados programados y
adicionales del área asignada bajo responsabilidad.
Vigilar por el buen mantenimiento y conservación de las historias clínicas.
Mantener el archivo ordenado y actualizado, catalogando apropiadamente
las historias que no tienen movimiento para ser trasladados al archivo pasivo
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
15
Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos,
equipos y/o recursos asignados a la unidad.
ÁREA DE TUPA
Cumplir los plazos establecidos por el TUPA.
Apoyo directo al TUPA, recepción de documentos, seguimiento del estado
del trámite en el sistema de TRAMITE DOCUMENTARIO y en algunos
casos fotocopiados de la Historia Clínica según requerimiento.
Foliado de la historia clínica solicitado por otras unidades, oficinas, servicios
o en casos legales.
Apoyo en la jefatura de OEI, desempeñando la labor de conserjería a las
diferentes unidades, servicios y oficinas dentro del hospital.
Reporte mensual de las fotocopias realizadas en el archivo, TUPA, y jefatura
según requerimiento del trámite.
Apoyo en el archivamiento de las Historias Clínicas de pacientes activos y
fallecidos.
Y demás funciones que la jefatura designe
4 PRINCIPALES LOGROS
Unidad Funcional de Estadística
En Abril del año 2012, se ha instalado la nueva versión del software del
registro de atención y otras actividades de salud HIS. (versión 3.05 del
Sistema HIS)
Retroalimentación de información estadística a los diversos Departamentos y
Servicios médicos y no médicos del Hospital Cayetano Heredia.
Con Resolución Directoral se aprobó el censo hospitalario, labor que es
realizada por personal de Enfermería y constituye la fuente de información
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
16
para el personal de Admisión (Estadística), que verifica los datos consignados
al realizar el movimiento hospitalario físico.
Unidad Funcional de Informática
AVANCES DEL PLAN DEL SISTEMA SIGEHO V2
El desarrollo del sistema empezó con el Plan del proyecto aprobado por la
dirección General el Año 2012 CON R.D. Nº 060-2013-HNCH/DG, en la
actualidad se cuenta con un avance al 95 % de desarrollado, encontrándose muchos
módulo en la etapa de prueba, y listos para su implementación.
El Sistema Sigeho v2 es un sistema Integrado de información (Hardware, software,
red data, red eléctrica y comunicación) que permitirá tener una herramienta de alta
tecnología para la Gestión y para mejorar la toma de decisión.
Actualmente se viene desarrollando un Sistema Integra de Salud y Administrativo
desde el año 2012, y desarrollado en su mayoría el año 2013 con más recursos
humanos (Programadores). Indicando a continuación la situación actual del proceso
de desarrollo del Nuevo Sistema Integrado de Gestión Hospitalario – SIGEHO v2;
conformado por los siguientes sub-sistemas y módulos y sub-módulos:
SUB- SISTEMA ASISTENCIAL (SEAS)
Módulos Principales Funciones % Situación Admisión Central
Programación Citas
Generación de citas en base a la programación de horarios de los médicos. Estandarización de tiempos por cita (paciente nuevo, continuador y variación por especialidad)
100%
Pruebas
Consulta de disponibilidad de cupos por médicos o especialidad
100%
Pruebas
Reprogramación de Citas
Reprogramación de citas masivas y personalizas por medico x fecha
90% Pruebas
Archivo
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
17
Archivo
Listado de HC por HIS ( programas) 100%
Pruebas
Registro de movimientos de HC programadas( ingreso y salida de archivo y consultorio)
100%
Pruebas
Registro de movimientos de HC no programadas( ingreso y salida de archivo y interesado)
90% Pruebas
Reporte de movimientos 100%
Pruebas
Hospitalización
Hospitalización
Registro de Hospitalización 100%
Pruebas
Listado y Monitoreo de Camas ( semáforo) 100%
Pruebas
Control de tiempo de estadía por hospitalización y servicio
100%
Pruebas
Emergencia y Cuidados Críticos
Maestros Gestión de maestros: tablas generales: CPT, CIE10, ambulancias, ambientes, tópicos y camas
100%
Producción
Triaje
Registro básico de pacientes y recuperación de datos de la RENIEC
100%
Producción
Registro de exámenes preliminares 100%
Producción
Generación de ticket 100%
Producción
Ficha de atención y consolidado 100%
Producción
Admisión
Listado de pacientes pendientes de complementar datos de admisión
100%
Pruebas
Registro completo de pacientes, detalles de atención, admisión, acompañantes.
100%
Pruebas
Validación de tipos de pacientes: SIS, SOAT
100%
Pruebas
Ficha de emergencia y consolidado 100%
Pruebas
Atención
Listado de pacientes pendientes de atención
100%
Pruebas
Registro de datos de atención 100%
Pruebas
- Antecedentes: enfermedades, fármacos de uso frecuente, alergias o RAM, adicciones, cirugías, etc.
100%
Pruebas
- Exámenes adicionales y relatos 100%
Pruebas
- Apoyo al diagnóstico 100%
- Diagnóstico 100%
Pruebas
- Procedimientos médicos 100%
Pruebas
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
18
- Tratamientos 100%
Pruebas
-
- Interconsultas y derivación 100%
Pruebas
Ficha de atención y consolidado 100%
Pruebas
Unidad de Cuidados Intensivos ( UCI)
UCI
Registro de Paciente integrado con la RENIEC
100% Producción
Registro de Atención , cálculo de SOFA y APACHE
100% Producción
Reporte de Epicrisis, SOFA y APACHE y consolidados
100% Producción
Atención Inmediata
Atención Inmediata
Cola de pacientes por consultorio 100% Pruebas
Asignación de Adicionales 100% Pruebas
Registro de Atención de Paciente 90% Pruebas
Impresión de la Ficha de Atención Inmediata
90% Pruebas
Derivación (Consulta Ext. Emergencia) 10% Pruebas
Registro de toda la Ficha de Atención Inmediata
90% Pruebas
Modulo Apoyo Diag
Modulo Apoyo Diag
Módulo de Laboratorio 100% Pruebas
Módulo de Tomografía 100% Pruebas
Módulo de Ecografía 100% Pruebas
Módulo de Rayos X 100% Pruebas
Recepción de los pedidos de apoyo al diagnóstico según el modulo correspondiente
100% Pruebas
Consulta Externa
Consulta Externa
Cola de Pacientes por Consultorio (citas programadas)
100% Pruebas
Registro de la atención de CE según la especialidad
90% Pruebas
Ficha Electrónica de la Atención Consulta Ext
80% Pruebas
Interconsulta hacia otras especialidades 10% Pruebas
Derivación a Emergencia u Hospitalización 10% Pruebas
Sala de Operaciones
Sala de Operaciones
Ordenes de Intervención Quirúrgica 10% Pruebas
Operación 10% Pruebas
Recuperación Monitoreo 10% Pruebas
Consentimientos 10% Pruebas
Reportes 10% Pruebas
Farmacia
Mantenimiento de Productos (Medicamento e Insumo) y laboratorios
100% Pruebas
Almacén 5% Pendiente
Ventas 5% Pendiente
Farmacotécnia 5% Pendiente
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
19
Inventarios 5% Pendiente
Diagnósticos PEAS / NO PEAS
Diag. PEAS/ NO PEAS
Mantenimiento de Cobertura PEAS por Diagnostico
100% Pruebas
Mantenimiento de la Cobertura PEAS por Procedimiento
100% Pruebas
Tesorería
Caja
Listado de cuenta corrientes programada: consultas, órdenes de laboratorio, procedimientos médicos, recetas y consulta del tarifario institucional.
100%
Pruebas
Gestión de Tickets 100%
Pruebas
Anulaciones y devolución 100%
Flujo de caja 100%
Pruebas
Servicio Social
Listado de cuenta corrientes programada: consultas, órdenes de laboratorio, procedimientos médicos, recetas y consulta del tarifario institucional.
100%
Pruebas
Aplicación de exoneraciones 100%
Pruebas
Evaluaciones Socio Económicas 50% Desarrollo
Bienestar de Personal
Listado de cuenta corrientes programada: consultas, órdenes de laboratorio, procedimientos médicos, recetas y consulta del tarifario institucional.
100%
Pruebas
Aplicación de exoneraciones 95% Pruebas
Cuenta Corriente
Listado de cuenta corrientes programada: consultas, órdenes de laboratorio, procedimientos médicos, recetas y consulta del tarifario institucional.
100%
Pruebas
Re categorizaciones (x concepto y ctas. ctes.)
50% Pruebas
Liquidación de cuenta corriente 100%
Pruebas
Unidad Funcional de Telecomunicaciones
Los equipos terminales (teléfonos) han sido adquiridos según la demanda, lo
cual ha permitido que existan equipos de diversas marcas y características
que permita un enlace único con el exterior y líneas secundarias que
permitan mayor número de atenciones simultaneas
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
20
Estadística de llamadas en la Central Telefónica Año 2013:
REPORTE DE LLAMADAS - HOSPITAL NACIONAL CAYETANO HEREDIA (AÑO 2013)
ENE FEB. MAR. ABRIL MAY JUN JUL AGO. SET.
OCTUBRE NOV. DIC. TOTAL
CELULAR 584 1,216 1,093 1,464 1,729 1,567 1,710 1,566 1,641 1,812 1,552 1,539 17,473
FIJOS 688 1,089 949 1,042 1,170 960 1,139 1,006 912 1,073 1,111 956 12,095 ENTRANTES 11,713 15,404 14,141 17,592 17,709 16,457 15,379 14,696 14,380 15,824 15,268 11,886 180,449 CONSULTA 1,209 1,477 1,569 1,757 1,634 1,102 1,565 1,668 1,487 1,458 1,269 1,366 17,561
TOTAL 14,194 19,186 17,752 21,855 22,242 20,086 19,793 18,936 18,420 20,167 19,200 15,747 227,578
Unidad Funcional de Archivo
El archivo general de historias clínicas almacena actualmente1, 400,000mil
historias, en el archivo central activo un aproximado de 500,000 y en el archivo
especial unas 60,000 mil, excediendo la capacidad de la infraestructura del área
física y la estantería metálica, por lo que la reubicación del archivo general hacia
el nuevo ambiente a generado mejores condiciones para la conservación,
custodia, disponibilidad y accesibilidad de las historias clínicas.
584 1,216 1,093 1,464 1,729 1,567 1,710 1,566 1,641 1,812 1,552 1,539
688 1,089 949
1,042 1,170 960 1,139 1,006 912 1,073 1,111 956
11,713
15,404 14,141
17,592 17,709
16,457 15,379 14,696 14,380
15,824 15,268
11,886
1,209
1,477 1,569
1,757 1,634
1,102 1,565 1,668 1,487
1,458 1,269
1,366 CONSULTA
ENTRANTES
FIJOS
CELULAR
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
21
ANTES
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
22
DESPUÉS
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
23
TRASLADO AL NUEVO AMBIENTE DEL ARCHIVO CENTRAL
TRASLADO AL NUEVO AMBIENTE DEL ARCHIVO ESPECIAL
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
24
Unidad Funcional de Admisión
En el año 2013 se ha llegado a ganar el 1er puesto en lo referente a colas cero
(tiempo de espera) a nivel MINSA
Se ha logrado tener una oficina centralizada en donde se realizan todos los
procesos de admisión.
Incremento del número de ventanillas en la Unidad de Admisión (de 13 a 18).
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
25
DESPUÉS
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
26
5 IDENTIFICACION DE FORTALEZAS
Unidad Funcional de Estadística
Se trabaja en coordinación con la Oficina de Planeamiento Estratégico, en la
elaboración de las Metas Físicas e indicadores de Proceso, Productividad y
Rendimiento.
La información de Gestión de Emergencia se construye en base a datos
registrados por Admisión de Emergencia. Con el monitoreo de las fichas de
los diferentes tópicos se ha mejorado el retorno de éstas, lo cual permite
enviar la Información a la DISA y MINSA en las fechas establecidas.
Cada mes se retroalimenta con información estadística de morbilidad e
indicadores al Departamento tanto de hospitalización y diferentes tópicos de
Emergencia del Hospital Cayetano Heredia.
Se consolida la información de las diferentes Estrategias Sanitarias en
coordinación con los encargados de éstas, lo cual permite cumplir con remitir
la información a la DISA en las fechas establecidas.
De la información de las Estrategias que es muy importante en las cuales se
trabaja las diferentes Metas Físicas que se encuentran involucradas en PpR, la
cuales son enviadas a la Oficina de Planeamiento Estratégico.
Unidad Funcional de Informática
El personal de la Unidad cuenta en su mayoría con personal altamente
calificado para realizar sus funciones.
Se está renovando equipos informáticos con equipos modernos de última
generación.
Implementación con base de datos Microsoft SQL, controlador de dominio,
web, correo, proxy, dns, firewall, aplicaciones.
Se cuenta con página Web y correo institucional.
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
27
Estamos en la etapa de desarrollo y prueba de aplicaciones desarrolladas en
open source (java).
Unidad Funcional de Telecomunicaciones
Se realizan mensualmente reuniones con el personal de telecomunicaciones
para resolver los problemas presentados durante el mes y buscar las
soluciones a todos los casos. También se toman acciones sobre las
problemáticas del personal del área.
Contamos con un equipo de aire acondicionado para mantener en buen
funcionamiento la Central Telefónica, los gabinetes de cableado y las tarjetas
internas.
Contamos con las normas y estándares de informática y telecomunicaciones
establecidas por el Ministerio de Salud, que rige el Hospital.
Unidad Funcional de Archivo
La unidad de archivo cuenta actualmente con una adecuada infraestructura, un
nuevo ambiente acondicionado para el archivamiento de historias clínicas.
También cuenta con personal con experiencia (en el archivo) distribuido
internamente según las funciones asignadas como: archivador, conserje,
personal de mesa (atención al paciente) y coordinador (mañana -tarde).
Equipamiento de nuevos equipos informáticos para mejorar la atención de
calidad y eficacia al paciente.
Contar con dos turnos para la atención oportuna de los pacientes y/o médicos
que solicitan Historias Clínicas durante los turnos de la mañana, tarde y noche.
Unidad Funcional de Admisión
Se ha logrado disminuir el tiempo de espera en la unidad de admisión con
respecto a los trámites en ventanilla gracias a que contamos con mayor cantidad
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
28
de recurso humano aptos para la atención al público.
Implementación del nuevo sistema de atención ambulatoria.
Programación de citas médico quirúrgicas. Antes se programaba el 16 de cada
mes, ahora la programación se realiza para 3 meses.
Horario de atención en ventanillas de Admisión de 06:00 a.m. a 19:00 horas.
Equipo de orientadores, que se encargan de brindar información a los diferentes
usuarios externos e internos tenemos 6 personas en el turno mañana y 4
personas en el turno tarde.
Contamos con personal idóneo para poder atender la demanda de atención en la
consulta externa dándole un mejor trato al paciente.
6 DIFICULTADES Y LIMTACIONES
Unidad Funcional de Estadística
La información de consulta Externa tiene como fuente la Hoja HIS, a partir de la
cual se ingresan los registros de atenciones realizados para obtener los reportes
necesarios. Sin embargo, aún persiste el llenado inadecuado de la Hoja HIS por
parte del personal responsable de las atenciones.
El Sistema de Emergencia presenta deficiencia en cuanto a los reportes, ya que
el mismo no acumula todas las atenciones por periodos diferentes al mes
(trimestral, semestral o anual) .
Dentro de la información que se tiene que enviar a la DISA de los diferentes
servicios no contamos con el apoyo de Rayos X ya que su información la envía
fuera de fechas establecidas.
Unidad Funcional de Informática
No se cuenta con todas las licencias del software propietario que se utilizan en
el hospital a nivel de estaciones de trabajo, servidores y aplicaciones.
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
29
Existencia de equipos informáticos (hardware) con baja performance por su
antigüedad.
La central telefónica es alquilada.
Falta de equipos informáticos para integrar todas las áreas a la red data del
hospital.
No se cuenta con una infraestructura de red de data del hospital adecuado,
No se cuenta con un sistema de red eléctrica exclusivo para la red de data del
hospital.
Falta de equipamiento y ambiente y ambiente adecuado para las áreas de la
unidad de Informática.
Existe personal con poca capacitación o experiencia.
No se cuenta con un plan de capacitación y actualización al personal de
informática sobre TiCs
No se cuenta con un ambiente adecuado para el Data Center y
Comunicaciones.
El sistema informático del hospital no integra a todo los procesos del hospital y
este hecho en una tecnología antigua.
Rápido avance tecnológico que genera desgaste de equipos.
El cambio de autoridades y lineamientos del plan estratégico
Aumento de riesgo en la seguridad informática (delitos informáticos)
Otras instituciones que requieren de personal capacitado en TICs
Unidad Funcional de Telecomunicaciones
Debido al crecimiento poblacional y que realiza llamadas al hospital, muchas
veces insatisfechas, tenemos servicios que no cuentan con anexos agravando
esta situación por falta de interés o porque no se tomaron en cuenta el avance
importante en la actualidad de este medio de comunicación.
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
30
Otro punto importante es que no contamos con los radios enlaces para poder
comunicarse desde la central de radios con las ambulancias y a su vez
comunicación con el Ministerio de salud.
No se cuenta con herramientas de trabajo para la comunicación de perifoneo,
Tv-cerrada, Call Center y otros afines al área.
La central telefónica con la que actualmente cuenta el hospital es obsoleta, y las
tarjetas requeridas están discontinuadas. Básicamente lo que queremos es
optimizar costos en el transporte de voz e integrar las diversas formas de
comunicación, utilizando la red del hospital. De acuerdo al análisis de tráfico de
llamadas en el año es de más de 227000 llamadas recibidas en la Central
telefónica.
Unidad Funcional de Archivo
Durante el año 2013 la Unidad de Archivo a presentado muchas dificultades,
una de ellas es la constante retención de las historias clínicas en los consultorios
por parte de los médicos y personal técnico.
El envió de listado manual de Historias clínicas sobrepaso la demanda diaria, ya
que en la mayoría de casos se detecto que dichas historias eran solicitadas para
investigaciones y/o protocolos dificultando la entrega de las HC de pacientes
con cita.
El envió de los equipo de computo (computadoras e impresoras) de otro
servicio (usado), dificultan el trabajo del personal de mesa ya que
continuamente requieren de mantenimiento.
Unidad Funcional de Admisión
Pacientes del SIS mal referidos.
Médicos programados en el SIGEHO que no atienden en sus respectivos
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
31
consultorios.
Deserción de pacientes citados.
Los consultorios de: Cardiología, Anestesiología, Nefrología, Urología, son las
primeras especialidades que llegan al tope de su programación y nos dificulta
para dar las respectivas citas.
Falta de material de trabajo en la Unidad de Admisión.
Protección inadecuada del trabajador ante el contacto directo con el paciente.
Llenado incompleto en el formato de atención (FUA) cuando retorna a la
Unidad de Admisión
Problemas constantes con el sistema dificultan la atención de los pacientes.
Falta de material visual como gigantografias, avisos, letreros que guíen y
orienten a los pacientes
7 ACTIVIDADES PENDIENTES
Recursos Humanos
Se solicita la participación y selección, de personal capacitado, idóneo y
proactivo para las diversas Unidades.
Se solicita nivelar la cantidad del personal (mañana y tarde)
Equipamiento
Implementación con nuevos equipos de computo
Equipamiento de sillas (nuevas)
El abastecimiento oportuno en gran cantidad del material de oficina (papel
continuo, ligas, hojas bon etc.)
El abastecimiento en gran cantidad del material de bioseguridad (mascarillas,
guantes, alcohol, papel toalla, etc), ya que el ambiente de trabajo siempre está
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
32
expuesto a cualquier tipo de contaminación perjudicando directamente al
personal de ARCHIVO.
Mantenimiento y soporte de los equipos informáticos (computadoras,
impresoras, ticketeras, fotocopiadora).
Equipamiento de aire acondicionado.
Capacitaciones
Se solicita la capacitación constante (1 por mes), con tema de relaciones
interpersonales, relaciones humanas, estrés, ansiedad, etc.
Actualización de cursos sobre archivamiento, conserjería, atención al
usuario entre otros, que ayuden al personal en la eficiencia y calidad en su
desempeño, maximizando los estándares de la productividad laboral.
Recursos Humanos
Uniformizar la vestimenta del personal.
Solicitar el acceso a la RENIEC.
8 PROPUESTAS DE MEJORA
Unidad Funcional de Estadística
Implementación del sistema integrado de Gestión Hospitalaria que permita
lograr el registro de pacientes hospitalizados y de emergencia de tal manera
que los datos puedan ser validados para tener reportes confiables en tiempo
real.
Capacitación continúa al personal.
Disponibilidad oportuna (mensual) de material de oficina.
Unidad Funcional de Informática
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
33
EQUIPOS DE CÓMPUTO
Considerar Procesadores de Tercera Generación.
Considerar la capacidad mínima de memoria de 4 GB.
Considerar la unidad de almacenamiento mínima de 500 GB. tecnología S-
ATA
Considerar Placas principales con el CHIPSET de la misma marca del
fabricante del procesador.
Considerar conectores de video VGA y HDMI
Considerar tarjetas de red 100/1000 Mbps.
Considerar Multigrabadoras tecnología S-ATA 3
Considerar fuentes de poder con capacidad real.
Considerar Case pesados de material resistente.
Considerar lectores de memorias SD y Micro SD
Considerar Monitores LED de 20 pulgadas.
Considerar teclado y mouse de alta durabilidad.
Considerar estabilizadores de corriente de 1 kva.
Tomar en cuenta el diseño de case de acuerdo al área y/o uso.
EQUIPOS DE IMPRESIÓN
Caja, Admisión, Laboratorio, Asistencia Social, punto de atención en
general.
Impresora Etiquetera Matricial con 3 copias y cortador automático.
Velocidad de Impresión Mínima de 4,7 LPS (a 40 Columnas, 16 cpp), 6.0
LPS (a 30 columnas, 16 cpp)
Numero de pines mínimo 09.
Interface USB
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
34
A nivel de Comunicaciones:
Considerar switchs de Core con enlaces de fibra multimodo de 1/10/40 GB de
Capa 3 Administrable.
Considerar switchs de borde Administrable con enlaces de fibra multimodo de
1/10/30 GB capa 2 con tecnología PoE para el tema de las cámaras de
seguridad.
Considerar gabinetes de comunicaciones empotrados no menores de 12 RU.
Considerar ordenadores de cables no menores a 2 RU y más uno de ser el caso.
Considerar cable UTP Categoría 6A cero halógeno para todas las instalaciones
Considerar ductos de 3/4 y de 1 pulgada para instalaciones nuevas empotradas
en paredes o bajo el piso.
Considerar cajas empotradas de 4X4X2 para la toma de datos.
En lugares donde deba de usarse canaletas considerar canaletas 60x40.
Considerar fibra multimodo OM3 y/o OM4.
Considerar equipos de vigilancia y Access Point PoE Clase 2 con
administración centralizada. (Confirmar)
Unidad Funcional de Telecomunicaciones
Mejoramiento de la infraestructura y equipamiento de la Central Telefónica.
Evaluar, diseñar, planificar, implementar la compra de una central telefónica
con la última tecnología del mercado, que cubra las necesidades del Hospital
Nacional Cayetano Heredia y que pueda utilizarse con la telefonía IP.
Sugerimos se utilice la PC (Multimedia) de escritorio como un número
propio de extensión para realizar o recibir llamadas internas o externas,
gracias a un software de emulación telefónica Netmeeting, software del
proveedor u otro software para realizar dicha operación.
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
35
Se ha realizado las nuevas directivas, que se está presentando al Minsa para
ser aprobadas, que nos permitirá realizar un mejor control del uso de
telefonía y radio enlace; y que debe ser normado con respaldo de la Jefatura
de Estadística e Informática.
Para el buen trabajo de telecomunicaciones es importante tener personal
especialista (teléfonos) para realizar trabajos de cableado; y que debe contar
con los materiales e instrumentos necesarios para realizar un buen trabajo.
Unidad Funcional de Archivo
Se solicita con urgencia la ejecución de la depuración selectiva de historias
clínicas del archivo central activo, especial y pasivo. INFORME N°018-
N°082-N°097
Se solicita la implementación del desayuno y almuerzo a todo el personal de
la Unidad Archivo, ya que por motivo del asignamiento de las historias
clínicas, actividades depurativas, contaminación del ambiente de trabajo(
hongos y bacterias) ,el personal está expuesto a contraer cualquier tipo de
virus. Se adjunta INFORME N°067- N°285
Se solicita también finalizar con la instalación de los servicios higiénicos,
ubicados en el primer nivel de la unidad de archivo.
Realizar el cambio del sistema de iluminación existentes en la Unidad de
Archivo por uno de MAYOR POTENCIA (1er y 2do nivel).INFORME
Nº286-N°366
Se solicita la instalación de un sistema de ventilación para mayor confort del
personal.
Oficina de Estadística e Informática – Informe de Gestión Periodo de Enero – Diciembre del 2013
36
Unidad Funcional de Admisión
Asesoría y capacitación permanente a todo el personal respecto a los
procesos de atención en la consulta externa.
Realizar cursos y/o talleres de sensibilización, relaciones humanas, CIEX.
Lograr la empatía y compañerismo entre todos los compañeros de LA
Unidad de Admisión.
Fuentes
Manual de Organización y Funciones (MOF)
Revista HNCH
Página web
Oficina de Gestión de la Calidad “Proyecto 0 colas”
Oficina de Planeamiento estratégico
Manual de Procedimientos de Consulta Externa