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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALIA DEL REGISTRO CIVIL 01

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OFICIALIA DEL REGISTRO CIVIL

01

Manual de Políticas y Procedimientos de la Oficialía del Registro Civil 01

H.H. Cuautla, Mor., a 07 de Julio de 2017


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II. CONTENIDO

Apartado Consecutivo del Apartado

Portada I

Contenido II

Autorización III

Introducción IV

Políticas V

Lista de Procedimientos VI

Procedimientos VII

Diagrama de Procedimientos

VIII

Directorio XVI

Hoja de Participación

X


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III. AUTORIZACION

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los

Estados Unidos Mexicanos; 113 de la Constitución del Estado Libre y Soberano de Morelos; 4 de la

Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos; 1,2 y 3 del Bando de Policía y Gobierno del Municipio

de Cuautla, Morelos; 19 del Reglamento Interno de la Administración Pública para el Municipio de

Cuautla Morelos y demás normatividad Federal, Estatal y Municipal aplicable, se expide el presente

Manual de políticas y procedimientos de la Oficialía de Registro Civil 01 que establece su políticas de

las áreas administrativas que la integran para el desempeño de las funciones y atribuciones

asignadas.

Elaboró

____________________________________ C. Lic. Celestino Carranza Martínez

Oficial del Registro Civil 01

Revisó

____________________________________ Ing. Oscar Rancho Tórres

Encargado de la Dirección de Planeación

Visto Bueno

____________________________________ Ing. Argimiro Lama Ovíes

Contraloría Municipal

Visto Bueno

____________________________________ M.V.Z. José Manuel Sampedro

López de Nava

Oficial Mayor

Autoriza

____________________________________ Ing. Raúl Tadeo Nava

PRESIDENTE MUNICIPAL


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IV.- INTRODUCCIÓN

El presente Manual de procedimientos, pretende dejar las bases para que futuras Administraciones Municipales, tengan una continuidad en los controles administrativos y técnicos. Así mismo se preparó este Manual como un instrumento administrativo que permita agilizar las tareas y eficiente las actividades, delimitar las competencias y responsabilidades, distribuir las cargas de trabajo, orientado siempre al beneficio del usuario, quien debe percibir una vocación de servicio en los servidores públicos de la función registral que consiste en proporcionar los servicios para que consten todos aquellos actos que involucren el Estado Civil de las Personas y sobre todo, recibir un servicio de calidad, eficiente y oportuno, acorde a las necesidades en correspondencia con los programas y proyectos que en esta área se ejecuten.


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V.- POLÍTICAS

El registro Civil como parte integrante del Ayuntamiento Municipal se rige en la política social que encabeza el ejecutivo municipal, y en apego a las normas que regulan los actos registrales correspondientes a la Oficialía del registro Civil, se procura cumplir con las metas y objetivos planteados por el periodo vigente, cumpliendo con las estrategias marcadas dentro del propio Plan Municipal de Desarrollo, con el objeto de brindar a la población en el Municipio de Cuautla un servicio con calidad humana y eficiencia administrativa y legal que redunde en los resultados planteados a favor de la ciudadanía cuautlense.


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VI.- LISTA DE PROCEDIMIENTOS

1. Atender la correspondencia recibida. 2.- Resguardar el archivo del Registro Civil. 3.- Atender a la ciudadanía con información o asesoría en materia de Registro Civil.

4.- Registrar, clasificar y proporcionar las actas de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunciones. 5.- Levantar actas circunstanciadas en caso de pérdida, destrucción o deterioro de documentos oficiales de Registro. 6.- Inscripción de nacimiento. 7.- Inscripción de matrimonio. 8.- Inscripción de defunción. 9.- Inscripción de divorcio administrativo. 10.- Elaboración de CURP. 11.- Informes mensuales y anual de acuerdo a los indicadores de gestión. 12.- Información mensual para actualizar la página de transparencia. 13.- Responder todas las solicitudes de información pública. 14.- Resguardo de información digital e impresa para el archivo general del gobierno municipal. 15.- Elaboración del Manual de Organización y Manual de Políticas y Procedimientos. 16.- Elaboración del Programa Operativo Anual Presupuestal.


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VII.- PROCEDIMIENTOS 1. Atender la correspondencia recibida.

PASOS PASOS A SEGUIR DE LA

ACTIVIDAD RESPONSABLE

TIEMPO DE

DESARROLLO DEL

PROCESO

INICIO

1 Recibir la correspondencia OFICINA DEL

REGISTRO CIVIL 01 2 min

2 Leer y saber si corresponde el oficio a esta oficina

OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 01

5 min

3 Poner el sello de acuse de recibo indicando fecha y hora.


2 min

4 Pasar el oficio para que el oficial del Registro Civil tenga conocimiento.

OFICINA DEL


5 Se analiza si se da contestación o no

OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 01 5 min

6 Archivarlo OFICINA DEL


7 Se contesta el oficio por parte del oficial del Registro Civil 02


8

Entregar el oficio al área correspondiente y que acusen de recibo para cumplir con el requerimiento ÁREA INTERESADA 2 días



FIN


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VIII.- DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

01


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PROCEDIMIENTOS 2.- Resguardar el archivo del Registro Civil PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO

DEL PROYECTO

INICIO

1 Clasificar el trámite de cualquier acto registral de la oficina del Registro Civil 01.


1 día

2 Llevar un control de los tramites en orden consecutivo del primer hasta el último trámite.


1 día

3 Archivar y clasificar físicamente los trámites y documentos para su resguardo en el archivo.


31 días

FIN


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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

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PROCEDIMIENTOS 3.- Atender a la ciudadanía con información o asesoría en materia de Registro Civil

PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO

INICIO

1 El ciudadano llega a preguntar sobre uno o de los diferentes tramites del Registro Civil


2 min

2 Se le turna a la mesa correspondiente del trámite para que tenga una mejor atención


5 min

3 Se le dan los requisitos y/o solicitud, o la información de lo que el ciudadano está tramitando.


15 min

4 Recibe la información solicitada

CIUDADANO 15 min

5 Dudas si/no CIUDADANO 15 min

6 Se le soluciona sus dudas OFICINA DEL


FIN


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PROCEDIMIENTOS 4.- Registrar, clasificar y proporcionar las actas de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunciones.

PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO

DEL PROYECTO

INICIO

1 El ciudadano pregunta y/o solicita los diferentes tipos actos registrales de la Oficialía del Registro Civil 01

CIUDADANO 2 min

2 Se le turna a la mesa correspondiente para que se le dé una atención


5 min

3 Se le pide la solicitud y documentos requeridos para que pueda realizar su tramite


5 min

4 Revisión de documentos OFICINA DEL


5 Realizar pago de derecho del tramite

CIUDADANO 5 min

7 Capturar el tramite CIUDADANO 20 min

8 Revisar por parte del ciudadano para q lo cheque y saber si esta correcto lo que se esta solicitando

CIUDADANO

5 min

9 Se le informa al ciudadano cuando puede recoger su tramite


5 min

10 Se le entrega su tramite, según el tipo de servicio solicitado


15 min o 3 días.

11 Clasificar y archivar el tramite OFICINA DEL


FIN


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1. Atender la correspondencia recibida.

PASOS PASOS A SEGUIR DE LA

ACTIVIDAD RESPONSABLE

TIEMPO DE

DESARROLLO DEL

PROCESO

INICIO

1 Recibir la correspondencia OFICINA DEL


2 Leer y saber si corresponde el oficio a esta oficina


5 min

3 Poner el sello de acuse de recibo indicando fecha y hora.


2 min

4 Pasar el oficio para que el oficial del Registro Civil tenga conocimiento.

OFICINA DEL


5 Se analiza si se da contestación o no




7 Se contesta el oficio por parte del oficial del Registro Civil 01


8

Entregar el oficio al área correspondiente y que acusen de recibo para cumplir con el requerimiento ÁREA INTERESADA 2 días



FIN


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VIII.- DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO


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PROCEDIMIENTOS 2.- Resguardar el archivo del Registro Civil PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO

DEL PROYECTO

INICIO

1 Clasificar el trámite de cualquier acto registral de la oficina del Registro Civil 01.


1 día

2 Llevar un control de los trámites en orden consecutivo del primer hasta el último trámite.


1 día

3 Archivar y clasificar físicamente los trámites y documentos para su resguardo en el archivo.


31 días

FIN


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PROCEDIMIENTOS 3.- Atender a la ciudadanía con información o asesoría en materia de Registro Civil


INICIO

1 El ciudadano llega a preguntar sobre uno o de los diferentes tramites del Registro Civil


2 min

2 Se le turna a la mesa correspondiente del trámite para que tenga una mejor atención


5 min

3 Se le dan los requisitos y/o solicitud, o la información de lo que el ciudadano está tramitando.


15 min

4 Recibe la información solicitada

CIUDADANO 15 min

5 Dudas si/no CIUDADANO 15 min

6 Se le soluciona sus dudas OFICINA DEL


FIN


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PROCEDIMIENTOS 4.- Registrar, clasificar y proporcionar las actas de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunciones.


DEL PROYECTO

INICIO

1 El ciudadano pregunta y/o solicita los diferentes tipos actos registrales de la Oficialía del Registro Civil 01

CIUDADANO 2 min

2 Se le turna a la mesa correspondiente para que se le dé una atención


5 min

3 Se le pide la solicitud y documentos requeridos para que pueda realizar su tramite


5 min

4 Revisión de documentos OFICINA DEL


5 Realizar pago de derecho del tramite

CIUDADANO 5 min

7 Capturar el tramite CIUDADANO 20 min

8 Revisar por parte del ciudadano para q lo cheque y saber si esta correcto lo que se esta solicitando

CIUDADANO

5 min

9 Se le informa al ciudadano cuando puede recoger su tramite


5 min

10 Se le entrega su trámite, según el tipo de servicio solicitado


15 min o 3 días.

11 Clasificar y archivar el tramite OFICINA DEL


FIN


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PROCEDIMIENTOS 6.- Inscripción de nacimiento


DEL PROYECTO

INICIO

1 Capturar la información del registrado en el sistema (SIC)

Oficialía del Registro

Civil 01 15 mín

2 Revisión del trámite del registro de nacimiento


Civil 01 10 mín

3 Hacer el CURP Oficialía del Registro

Civil 01 5 mín

4 Revisión de trámite y CURP por parte del interesado o responsables


Civil 01 5 mín

5 Hacer una responsiva de que el tramite esta correcto por parte del ciudadano o responsables


Civil 01 5 mín

6 Pago de derechos Oficialía del Registro

Civil 01 1 mín

7 Imprimir el trámite de registro Oficialía del Registro

Civil 01 1 mín

8 Firmar el trámite de registro de nacimiento (interesado o padres y testigos)


Civil 01 5 mín

9 Entregar el trámite de acta de nacimiento.


Civil 01 5 días

FIN


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PROCEDIMIENTOS 7.- Inscripción de matrimonio


DEL PROYECTO

INICIO

1 Capturar la información del trámite de matrimonio en el sistema (SIC)

Oficialía de Registro

Civil 01 15 min

2 Revisión de la información del trámite de matrimonio


Civil 01 10 min


Civil 01 1 min

4 Se le da al ciudadano que revise su tramite


Civil 01 5 min

5 Imprimir el trámite de matrimonio Oficialía de Registro

Civil 01 1 min

6

Celebración del matrimonio a cargo del Oficial del Registro Civil 01 en el día establecido por parte de los interesados


Civil 01

20 min

7 Recabar firmas de los contrayentes y testigos o padres (si están presentes en el tramite)


Civil 01 15 min

8 Se entrega el trámite de matrimonio Oficialía de Registro

Civil 01 5 min

FIN


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8.- Inscripción de defunción.


INICIO

1 Capturar la información del trámite de defunción en el sistema (SIC).

Oficialía de Registro Civil 01

15 min

2 Revisión de la información del trámite de defunción.


10 min


Civil 01 1 min

4 Se le da al ciudadano que revise su tramite

Oficialía del Registro Civil 01

5 min

5 Imprimir el trámite de defunción. Oficialía de Registro

Civil 01 1 min

6 Firma el declarante y dos testigos el trámite de defunción.

Oficialía de Registro Civil 01 5 min

7 Se le entrega el trámite de defunción. Oficialía de Registro

Civil 01 5 min

FIN


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PROCEDIMIENTOS 9.- Inscripción de divorcio administrativos.


INICIO

1

Recibir documentos y agendar una cita para la primera audiencia para ratificar y presentación de testigos para el trámite de divorcio administrativo.


8 días

2 Ratifica el divorcio administrativo y se procede a tomar declaración de testigos del divorcio administrativo.


30 min

3 Pago de derechos Oficialía de Registro

Civil 01 10 min

4 Capturar la información del trámite de divorcio administrativo.


30 min

5 Revisión de la información del trámite de divorcio administrativo.


5 min

6 Se le da al ciudadano que revise su trámite de divorcio administrativo.


7 Firman los divorciantes y testigos los formatos del divorcio administrativo.


8 Capturar el trámite de divorcio administrativo en el sistema (SIC).


Civil 01

1 día

9 Imprimir el trámite de divorcio administrativo.


10 Revisar el trámite de divorcio administrativo.


11 Se le entrega el trámite de divorcio administrativo

Oficialía de Registro Civil 01 3 a 5 días

FIN


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PROCEDIMIENTOS 10.- Elaboración de CURP


INICIO

1 Copia del acta de nacimiento Oficialía del Registro

Civil 01 1 mín

2 Buscar en el sistema de CURP. Oficialía del Registro

Civil 01 1 mín

3 Dar alta o modificar el CURP. Oficialía del Registro

Civil 01 1 mín

4 Imprimir el CURP. Oficialía del Registro

Civil 01 1 mín

5 Se entrega el CURP Oficialía del Registro

Civil 01 1 mín

FIN


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PROCEDIMIENTOS 11.- Informe mensual y anual de acuerdo a los indicadores de gestión


INICIO

1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Dirección de Planeación.


60 min

2 Se recaba la información mensual de acuerdo a los indicadores de gestión.


5 días

3 Elaboras el informe mensual. Oficialía del Registro

Civil 01 1 día

4 Se envía acuse a la Dirección de Planeación.

Dirección de Planeación

4 días

FIN


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PROCEDIMIENTOS 12.- Informe mensual para actualizar la página de transparencia.


INICIO

1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Unidad de Transparencia.


60 min

2 Se recaba la información concerniente al departamento del Registro Civil 02


5 días

3 Se sube la información digital de acuerdo a los formatos de la Plataforma Nacional de Transparencia


1 día

4 Se envía acuse a la Unidad de Transparencia

Unidad de Transparencia

1 día

FIN


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PROCEDIMIENTOS 13.- Responder todas las solicitudes de información pública.


INICIO

1 Recibes solicitud del ciudadano Oficialía del Registro

Civil 01 10 min

2 Se envía a la Unidad de transparencia para su contestación


1 día

3 Solicita la información de la petición del ciudadano


2 días

4 Se elabora la contestación a la petición y se envía a la Unidad de Transparencia


3 días

5 La entrega al ciudadano, envía archivo y acuse de recibo del ciudadano al área.


3 días

6 Se archiva información. Oficialía del Registro

Civil 01 1 día

FIN


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PROCEDIMIENTOS 14.- Resguardo de información digital e impresa para el archivo.


INICIO

1 Se clasifica el tipo de información en digital o impresa.


5 min

2 Si es digital se organiza por carpetas en los equipos de cómputo y se almacena en disco duro.


1 día

3 Impresa se organiza por temas y se resguarda en el archivo debidamente detallado.


1 día

FIN


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PROCEDIMIENTOS 15.- Resguardo de información digital e impresa para el archivo.


DEL PROYECTO

INICIO



Civil 01 60 min

2

Se recaba la información concerniente al departamento sobre los trámites y servicios que se ofrecen a la ciudadanía, así como las actividades que desempeñan cada uno de los integrantes que laboran en la oficina.


Civil 01 5 días

3 Se elaboran los manuales conforme a los lineamientos que se señalan en el Plan de Desarrollo Municipal.


Civil 01 10 días

4 Se remiten de manera digital a la Dirección de Planeación para su revisión y observaciones respectivas.

Dirección de

Planeación 15 min

5 Se aprueban? Dirección de

Planeación 3 días

6 Se imprimen, firman y sellan por parte del jefe de departamento.


Civil 01 1 día

7

Nuevamente se remiten a la Dirección de Planeación para recabar las firmas de las áreas implicadas en la revisión, visto bueno, autorización y publicación.

Dirección de

Planeación 7 días

8

Una vez firmados se resguardan en el Archivo del Departamento.


Civil 01 10 min

9 Se pasa al paso 3 Dirección de

Planeación 3 días

FIN


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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTOS


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16.- Elaboración del Programa Operativo Anual Presupuestal.


DEL PROYECTO

INICIO



Civil 01 60 min

2

Se recaba la información concerniente al departamento sobre los proyectos en base a las líneas de acción y ejes transversales.


Civil 01 5 días

3

Se elabora el Programa Operativo Anual Presupuestal conforme a los lineamientos que se señalan en el Plan de Desarrollo Municipal.


Civil 01 3 días

4 Se remiten de manera digital a la Dirección de Planeación para su revisión y observaciones respectivas.

Dirección de

Planeación 15 min

5 Se aprueban? Dirección de

Planeación 3 días

6 Se imprimen, firman y sellan por parte del jefe de departamento.


Civil 01 1 día

7

Nuevamente se remiten a la Dirección de Planeación para recabar las firmas de las áreas implicadas en la revisión, visto bueno, autorización y publicación.

Dirección de

Planeación 7 días

8

Una vez firmados se resguardan en el Archivo del Departamento.


Civil 01 10 min

9 Se pasa al paso 3 Dirección de

Planeación 3 días

FIN


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DIRECTORIO

Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

Lic. Celestino Carranza Martínez

Oficial del Registro Civil 01

35 4 92 33 Portal Morelos No. 1 Centro

Cuautla, Morelos

C. Miguel Ángel Carreño Mejía Auxiliar Contable

35 4 92 33

Portal Morelos No. 1 Centro Cuautla, Morelos

C. María del Carmen Amado Llamas C. Alma delia Aragón Moreno C. Erika A. Torres Ambrocio C. Sandra Luz Zapata Bonilla C. Alma Delia Osorio Medina C. Araceli Estrada Beltrán C. Minerva Aguirre Albarran C. Guadalupe Rojas Méndez C. Cynthia Muñoz Cabrera C. Ma. Esther García Almazo C. Karla Magaly Solís Castillo Secretaria ejecutiva

35 4 92 33

Portal Morelos No. 1 Centro Cuautla, Morelos

C. Claudia Pérez Gatica

Secretaria Capturista

35 4 92 33 Portal Morelos No. 1 Centro Cuautla, Morelos

C. Faustino Salgado Enríquez

Auxiliar Administrativo

35 4 92 33 Portal Morelos No. 1 Centro Cuautla, Morelos


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X.- HOJA DE PARTICIPACIÓN

NOMBRE DEL PARTICIPANTE PUESTO

Celestino Carranza Martínez Oficial del Registro Civil 01

Claudia Pérez Gatica Secretaria Capturista

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