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OFFICE 2010 TODO PRÁCTICA

Rosario Peña Pérez

Ángel Pérez Díaz

OFFICE 2010. Todo práctica Rosario Peña Pérez y Ángel Pérez Díaz ISBN: 978-84-937769-5-4 EAN: 9788493776954 Copyright © 2010 RC Libros © RC Libros es un sello y marca comercial registrado OFFICE 2010. Todo práctica. Reservados todos los derechos. Ninguna parte de este libro incluida la cubierta puede ser reproducida, su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica, o su transformación, interpretación o ejecución en cualquier tipo de soporte existente o de próxima invención, sin autorización previa y por escrito de los titulares de los derechos de la propiedad intelectual. RC Libros, el Autor, y cualquier persona o empresa participante en la redacción, edición o producción de este libro, en ningún caso serán responsables de los resultados del uso de su contenido, ni de cualquier violación de patentes o derechos de terceras partes. El objetivo de la obra es proporcionar al lector conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado pero su venta no supone ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo, si se precisase ayuda adicional o experta deberán buscarse los servicios de profesionales competentes. Productos y marcas citados en su contenido estén o no registrados, pertenecen a sus respectivos propietarios.

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Mejoras e instalación de Office 2010

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Versiones de Office 2010El paquete ofimático estará disponible en cinco versiones:

Home y Student.

Home y Business.

Professional.

Standard.

Professional Plus.

La versión "Standard" incluye Word, Excel, PowerPoint y Outlook, mientras que Profes-sional Plus incorpora también Access, Publisher, InfoPath y Communicator.

Hasta ahora, Office 2010 sólo había estado disponible en una versión técnica para desarrolladores y socios tecnológicos y comerciales de Microsoft.

Office 2010 también estará disponible en una versión denominada “Starter” que será gratuita, y que consistirá únicamente de versiones “cortadas” de Word y Excel.

Outlook agrupa las conversaciones como G-Mail y tiene un botón para eliminar texto redundante, mientras que PowerPoint puede insertar vídeos con un reproductor inte-grado.

Mejoras e instalaciónde Office 2010

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Office 2010. Todo práctica

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La estrategia comercial de Microsoft para “Starter” es financiarla con publicidad. Los interesados podrán en todo momento actualizar “Starter” a las versiones comerciales del producto mediante una licencia que desbloquea la funcionalidad completa.

La verdadera estrella de Microsoft Office 2010, con todo, será la versión web gratuita de sus aplicaciones, la cual se integrará a la perfección con la versión de Escritorio. Versión que, a pesar de estar incompleta, demuestra un potencial enorme. Además, Mi-crosoft Office 2010 es más estable y ligero, algo que muchos usuarios agradecerán.

Microsoft Office 2010 soporta los siguientes formatos: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, MDB, ACCDB, PUB, RTF, TXT, HTM, JPG, PNG, TIF, EMF, WMF, XML, WRI, ODT, ODP, ODS, WMV, AVI, PDF.

Principales novedades

El rendimientoEl rendimiento ha mejorado bastante en comparación al que ofrecía Office 2007. Al igual como sucede con Windows 7, Office 2010 no sólo requiere de los mismos re-cursos que pedía Office 2007 para funcionar, sino que a iguales recursos funciona mejor que su predecesor. Y el que ahora existan versiones de 64 bits también ayuda mucho cuando usamos un sistema operativo de ese tipo.

La interfazMicrosoft ha creado una interfaz coherente para todas las aplicaciones. Se han elimi-nado todos los restos de la que contenía Office 2003 (excepto en utilidades menores, como Picture Manager o la galería de imágenes, que siguen exactamente igual), y se ha implementado la Ribbon en todas las aplicaciones de la suite.

Destaca fundamentalmente el comportamiento del menú ARCHIVO, en la anterior versión “Botón de Office”. Ahora este botón no despliega un menú emergente con opciones, sino que nos muestra un cuadro de opciones que ocupa toda la ventana y que nos permite realizar rápidamente acciones como seleccionar una plantilla para un nuevo documento o imprimir un archivo, todo sin tener que abrir nuevas ventanas y desde un entorno tremendamente fácil de uso.

En donde más útil resulta este nuevo cuadro de opciones del Botón de Office es en Outlook, porque nos permite realizar tareas rápidas, como una nueva cuenta de correo o configurar una respuesta automática, con un simple clic, donde antes tardábamos en localizar opciones entre menús y cuadros de diálogo.

Se puede utilizar desde: PC, teléfono o exploradorOffice 2010 permite tener acceso a los documentos almacenados en un servidor, y editarlos, mientras se está sin conexión con SharePoint Workspace 2010 (hay que descargarlo por separado) y, luego, sincronizar automáticamente estos cambios cuando conectes. De esta forma, se mantiene la productividad de la empresa fuera del trabajo.

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Office 2010 te permitirá ahorrar tiempo y también dinero si implementas y administras Office en tu PC, el smartphone y la web, todo desde las herramientas familiares de Microsoft System Center.

Herramientas de traducciónEstas herramientas vienen preinstaladas (y que antes sólo podíamos usarlas después de haber instalado un add-on de Windows Live Translator), las nuevas plantillas de Smar-tArt que se han agregado, y las nuevas animaciones y transiciones en PowerPoint.

Mejoras en los menús contextuales Los menús contextuales de las aplicaciones de edición (Word, Excel, PowerPoint, etc) ahora son más potentes ya que incorporan la tecnología Live Preview. Esa tecnología nos permite ver los resultados de las opciones de edición con tan sólo poner el puntero del ratón sobre éstas. Por ejemplo, ahora bastará con pasar el puntero sobre botones como “Pegar y conservar formato” y “Pegar sólo texto” para ver la diferencia entre ambos casos, o con pasar el ratón sobre diferentes tipos de viñetas para que veamos cómo queda el texto con cada una. Además, el menú contextual se volverá semi-transparente mientras usamos el Live Preview, para que veamos claramente cómo queda el docu-mento con cada opción.

Modo protegidoPor último, les contamos que Office 2010 cuenta con un interesante “Modo Protegido” que funciona cada vez que abrimos un documento descargado desde internet. Lo que hace es bloquear el archivo para que no podamos realizar ninguna labor de edición sin que antes lo hayamos autorizado explícitamente (es algo similar a lo que hace Windows Vista/7 con los ficheros que hemos descargado de la web).

En esta Tech Preview no hay rastros de esa función que permitiría al usuario crear una versión portable de Office y que aparecía en unas capturas de pantalla oficiales de hace unos meses. Probablemente, la característica no esté lista todavía, y esté planeado incorporarla en futuras versiones de Office 2010.

Trabajo en equipoLa co-autoría permite que varias personas trabajen en el mismo documento a la vez, por ejemplo, en una solicitud de propuesta, para responder más rápidamente y cumplir con las fechas límites.

Con Office 2010, varios miembros del equipo pueden trabajar en documentos de Word y PowerPoint 2010 simultáneamente y ver quién está trabajando en cada sección, in-dependientemente de la ubicación.

Con varias aplicaciones a la vezOffice 2010 permite ahorrar tiempo y dinero al proporcionar una comunicación con un clic mediante una tecnología de comunicaciones unificada y el uso compartido de

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documentos en tiempo real desde Word, PowerPoint y Excel 2010, sin la necesidad de cambiar las aplicaciones. Gracias a esto, las reuniones virtuales son más eficaces y los miembros del equipo pueden realizar más tareas sin hallarse en la misma ubicación.

Trabajar en tiempo realOffice 2010 permite una colaboración basada en web gracias a la cual muchas perso-nas pueden editar hojas de aplicaciones web de Excel, crear informes o documentos como RPF en Word 2010 y usar bloc de notas de OneNote en tiempo real, con lo que se podrán dirigir sesiones, actualizar datos y crear atractivas presentaciones sin tener que estar en la misma sala.

Mejoras en Word 2010En Word 2010, la función de co-autoría permitirá editar documentos y compartirlos con otras personas en tiempo real. Con Office Communicator se permite a los usuarios ver la disponibilidad de una persona que está creando un documento conjuntamente con otros usuarios e iniciar fácilmente una conversación sin salir de Word.

Podrás publicar tus documentos en línea y, a continuación, tener acceso a ellos, visua-lizarlos y editarlos en cualquier lugar desde tu equipo o desde un Smartphone basado en Windows Mobile.

También podrás editar tus documentos desde un explorador web desde cualquier má-quina que tenga conexión a internet, sin que se vea afectada la calidad visual a la que estás acostumbrado.

Con Word 2010, podrás aplicar efectos de imágenes al texto, como sombras, biseles, iluminado y reflejo al texto. Además, podrás aplicar formato al texto para que se fusione a la perfección con las imágenes.

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Word 2010 ofrece más opciones para agregar un impacto visual en un documento. Puedes elegir entre los nuevos elementos gráficos SmartArt para crear diagramas y gráficos impresionantes en minutos. Las capacidades gráficas de SmartArt también pueden transformar texto con viñetas en elementos visuales para presentar mejor un documento.

A través de las nuevas herramientas de edición de imágenes que ofrece Word 2010, podrás insertar, recortar y agregar efectos especiales en una imagen sin la necesidad de usar software de edición de fotografías. Además, podrás cambiar la saturación del color, la temperatura, el brillo y el contraste, entre otras mejoras.

A través del corrector ortográfico mejorado podrás conseguir una corrección ortográfica contextual que corrige los errores de ortografía cuando una palabra está bien escrita, pero mal utilizada. Por ejemplo, se marcará la frase “presentar correcto” para que pue-das comunicar correctamente la idea de “presentar correctamente”.

Podrás comunicarte fácilmente en diferentes idiomas, ya que Word 2010 traduce una palabra, una frase o un documento sin problemas.

Podrás insertar capturas de pantalla para plasmar e incorporar de manera rápida y fácil ilustraciones visuales en un documento. Cuando vuelvas a usar las capturas de pantalla en diferentes documentos, podrás aprovechar la característica de vista previa de pegado, que te permitirá ver el aspecto de lo que capturaste antes de colocarlo en el documento.

Bajo el menú ARCHIVO o Botón de office encontramos un menú que ocupa toda la pantalla y, a través de él podrás guardar, compartir, imprimir y publicar tus docu-mentos con pocos pasos.

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Mejoras en Excel 2010Se pueden crear gráficos con una sola celda. Es una forma fácil y rápida de resaltar tendencias importantes en los datos, como aumentos y disminuciones estacionales.

Excel 2010 cuenta con la característica de segmentación de datos que proporciona una visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar, filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información que necesitas. El nuevo filtro de búsqueda te posibilita mejorar el rendimiento de trabajo de un libro.

Puedes acceder a tus hojas de cálculo prácticamente desde cualquier lugar si las has publicado en línea. Podrás visualizarlas y editarlas desde cualquier navegador web o desde un smartphone basado en Windows Mobile (se adquiere por separado).

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A través de la versión móvil de Excel, podrás estar al corriente y realizar acciones in-mediatas, siempre que esté adaptada específicamente para tu smartphone.

Podrás editar simultáneamente una misma hoja de cálculo con otras personas desde diferentes ubicaciones. Podrás visualizar quién está trabajando con la misma hoja de cálculo que tú manejas. Todas las modificaciones se controlarán y marcarán inmedia-tamente para que sepas en todo momento qué cambios se están realizando.

El formato condicional en Excel 2010 te permitirá tener más control sobre los iconos y los estilos, las barras de datos mejoradas, así como resaltar aspectos específicos con rapidez. Podrás mostrar también barras de datos para valores negativos e ilustrar así las visualizaciones de datos de forma más precisa.

Los gráficos dinámicos mostrarán diferentes vistas de datos directamente desde un gráfico dinámico, independientemente de las vistas de los gráficos dinámicos, para analizar y capturar la vista más atractiva para tus números.

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Desde el menú ARCHIVO podrás visualizar las opciones de GUARDAR, COMPARTIR, IMPRIMIR Y PUBLICAR tus hojas de cálculo. Hay una nueva cinta de opciones mejo-rada, a través de la cual tendrás acceso a las opciones más comunes, de forma rápida y con un solo clic.

Las tablas de Excel (conocidas como listas de Excel en Excel 2003) se usan para fa-cilitar la aplicación de formato, la organización y la presentación de datos en la hoja de cálculo.

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Las tablas en Excel 2010 presentan las siguientes mejoras:

Filtradomejorado.Cuando sefiltran datos en una tabla deExcel, ahora sepuedenbuscar textoynúmerosmedianteel cuadroBúsquedaen la interfazdefiltros.

Filtradoy ordenación independientemente de la ubicación.Enuna tabla deExcel, los encabezadosde tabla reemplazan a los encabezados comunesdelashojasdecálculoenlapartesuperiordelascolumnascuandotedesplazashacia abajo en una tabla extensa.EnExcel 2010, los botones de autofiltropermanecenvisibles juntocon losencabezadosde tablaen lascolumnasdelatablademaneraquesepuedanfiltraryordenarlosdatosrápidamentesinlanecesidaddedesplazartehastalapartesuperiordelatabla.

Excel 2010 ofrece un conjunto de funciones estadísticas y de otro tipo más exactas. Además, se les ha cambiado el nombre a algunas funciones existentes para describir mejor lo que hacen.

Se han cambiado los nombres de ciertas funciones estadísticas para que sean más co-herentes con las definiciones de funciones y con otros nombres de funciones en Excel. Por ejemplo, como BINOM.CRIT devuelve el inverso de la distribución binomial, INV.BINOM es un nombre más adecuado. Los libros creados con versiones anteriores de

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Excel continuarán funcionando a pesar de estos cambios en los nombres debido a que las funciones originales aún existen en la categoría Compatibilidad.

La última versión de Excel Solver ofrece una interfaz mejorada, incluye nuevas carac-terísticas Evolutionary Solver e Informe de linealidad y produce resultados mejores y más exactos. Además, Excel Solver ahora está disponible en una versión de 64 bits.

Al igual que Word 2010, Excel 2010 permite:

Capturasdepantallaquesepuedenutilizarunayotravez;además,mediantelasherramientasdelafichaHerramientasdeimagen,sepuedenmejorar.

Correccióndeimágenes,comolaintensidaddelcolor(saturación)yeltonodelcolor(temperatura)deunaimagen,oajustarsubrillo,contraste,nitidezocolor.

Efectosartísticosnuevosymejoradosenimágenesinsertadasparaquetenganaparienciadeboceto,dibujoopintura.Porejemplo,bocetoconlápiz,dibujode línea, esponja de acuarela, globos demosaico, vidrio, pasteles suaves,plastificado,fotocopia,trazosdepintura,etc.

Recortedeimágenesycompresióndelasmismas,parapodertomarladecisióncorrectarespectodelmedio(impresión,pantallaocorreoelectrónico)paraelcualseusaráellibro.

NuevosdiseñosdegráficosSmartArt,comohistoriasconfotografías.Podráscreardiseñosdeimágenesyañadirtítulos.

A través del complemento PowerPivot para Excel 2010, se proporciona una tecnología innovadora como la integración simplificada de datos desde múltiples orígenes y la manipulación inmediata de grandes conjuntos de datos de hasta millones de filas.

Los usuarios avanzados disponen ahora de un análisis para grandes cantidades de información de hasta 2 Gb. Si se necesita modelar y analizar grandes cantidades de datos, se podrá descargar el complemento “Proyecto Géminis”. Este eficaz complemen-to permite integrar datos desde varios orígenes, interactuar fácilmente con una gran cantidad de datos y manipularlos (por ejemplo: conjuntos de datos con cientos de millones de filas).

La integración de SharePoint Server 2010 (hay que descargarlo por separado) y los Servicios de Excel permite a los usuarios avanzados compartir análisis y resultados con toda la organización mediante la publicación de hojas de cálculo en la web. Puedes crear un trabajo completo y avanzado y compartirlo confidencialmente con compañeros de trabajo, clientes o socios, en un entorno con seguridad mejorada.

Mejoras en AccessMicrosoft Office Access 2010 nos ofrece un nuevo aspecto con muchas más caracte-rísticas que sus versiones anteriores. Esta nueva versión nos brinda un abanico de posibilidades increíbles. Microsoft ha realizado un magnífico trabajo reuniendo en el

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paquete de Office un conjunto de herramientas que harán que nuestro trabajo diario sea mucho más fácil y eficiente. En este paquete ofimático han reunido un conjunto de aplicaciones que mejorarán la experiencia del usuario consiguiendo mayor produc-tividad y eficiencia. Ahora ya se puede hablar de que en esta era tecnológica podemos utilizar de forma totalmente operativa nuestro PC que estará comunicado con nuestro teléfono y otros periféricos y que todos nos permitirán movernos libremente por la red. Es increíble pero cierto, jamás imaginábamos a pensar que esto llegaría a ser posible en tan poco tiempo, pero ya está aquí.

Para los usuarios, representa una forma de permitirles trabajar de manera más rápi-da, sencilla e intuitiva, sin importar si están de viaje, en la oficina, trabajando solos o como parte de un equipo. Para el departamento de TI, significa usar un conjunto de herramientas inteligentes y fáciles de integrar en un entorno de seguridad mejorada que funciona con lo que usted posee en ese momento, de modo que lo que crezca sea el negocio y no el presupuesto.

Microsoft Office Access 2010 nos ofrece nuevas características que nos ahorran tiem-po de trabajo y que le hacen más fácil de usar. La administración mejorada para el seguimiento de tareas, reporting y compartición de información son algunas de las características que ya venían incorporadas en la versión anterio; no obstante, se han incorporado nuevas opciones como Backstage™ o la aplicación de bases de datos web en vivo. Estas características de Microsoft Office Access 2010 se aplican a la nueva interfaz de usuario; otros se aplican a la creación de objetos de base de datos o para personalizar el lugar de trabajo por sí mismo. Aquí se indican algunas de las mejoras más importantes:

Interfaz de usuario mejorada:esunacintaquetomaellugardelosmenúsybarrasdeherramientasutilizadasenlasversionesanteriores.Lacintaofrecetodaslasaccionesylastareasqueserelacionanconlaactividadactual.

Nuevo panel de navegación:quereemplazaalaslistasdeventanaymuestralabasededatosdetodoslosobjetosenlabasededatosactual.Laslistasdelpaneldenavegaciónpuedenpersonalizarseparasatisfacersuaplicación.

Objetos de base de datos en abierto:ahorasemuestrancomodocumentosconfichasen lugardeventanassuperpuestas.Puedemoversedeunoaotroladohaciendoclicenquelascaracterísticasdeseguridaddecadaficha.

Nuevos objetos:quefacilitan laproteccióndesubasededatos,mejorandolascaracterísticasdeseguridadde lasversionesanteriores.Deformaprede-terminada, se desactivan todos los componentes potencialmente peligrosos.Paraque,acontinuación,tengalaopcióndeconfiarenlabasededatosparaelactualprocesodesesionesopermanentemente.Elnuevocentrodeconfianzalepermiteestablecerycambiarlaconfiguracióndeseguridadenunsololugar.Ahora,además,escompatibleconMSAccess2003.

Nueva vista de diseño de formularios y de informes:quelepermiterealizarcambiosdediseñoenellugarparaquepuedaverlosefectosenelproductoterminado inmediatamente.

Ahora puede almacenar más de un valor en un campo:variosvaloresdecamposrealmenteproporcionanelmismomodeloquelarelacióndemuchosamuchos.

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Éstas son sólo algunas de las nuevas características que se verán cuando comiences a trabajar con Microsoft Office Access 2010.

10 ventajas de Access 2010, según comunicado de Microsoft

Iniciarse de forma más rápida y sencilla que nuncaAproveche las ventajas de la comunidad en Access 2010. Use las plantillas de bases de datos creadas por los demás y comparta sus propios diseños. Puede utilizar las nuevas plantillas de bases de datos ya creadas y disponibles en Office Online, diseñadas para las tareas más solicitadas, o bien seleccionar las plantillas enviadas por la comunidad y personalizarlas de acuerdo con sus necesidades.

Un panel de destino centralizado para sus datosIntegre sus informes de Access mediante varias conexiones de datos e información vin-culada o importada desde otras fuentes. Con las herramientas mejoradas de cálculo y formato condicional, puede crear informes completos y dinámicos con impacto visual. Los informes de Access 2010 ahora admiten barras de datos, lo que les permite a us-ted y a su público realizar un seguimiento de forma más sencilla de las tendencias y obtener una mayor perspectiva.

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Acceso a la aplicación, datos o formularios desde cualquier parteAmplíe su base de datos a la web para que los usuarios sin un cliente de Access puedan abrir formularios e informes web a través de un explorador y los cambios se sincronicen automáticamente. O bien trabaje en su base de datos web sin conexión, cree su diseño y efectúe los cambios de los datos y, a continuación, sincronícelos con Microsoft SharePoint Server 2010 cuando vuelva a conectarse. Con Access 2010 y SharePoint Server 2010, sus datos quedarán protegidos de forma central para cumplir con los requisitos de auditoría, copia de seguridad y conformidad de los datos, lo que le proporciona una capacidad de acceso y de administración mayor.

Diseños profesionales en la base de datos de AccessAproveche los familiares y atractivos temas de Office y aplíquelos a sus bases de datos con una alta fidelidad tanto en el cliente de Access como en la Web. Elija desde una amplia variedad de temas o diseñe el suyo propio para obtener unos formularios e informes con una apariencia espectacular.

Opciones de navegación a la base con arrastrar y colocarCree formularios de aspecto profesional con opciones de navegación similares a los de la web para que el acceso a sus formularios o informes más usados sea más sencillo sin necesidad de escribir códigos o lógicas. Elija de entre seis plantillas de navegación predefinidas con una combinación de fichas horizontales o verticales. Las aplicaciones con un gran número de formularios o informes de Access pueden mostrarse mediante fichas horizontales de varios niveles. Basta con arrastrar y colocar los formularios o informes para que aparezcan.

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El trabajo de forma más rápida y sencillaAccess 2010 simplifica el uso y la búsqueda de características. La nueva vista de Mi-crosoft Office Backstage™ cambia el tradicional menú Archivo para que, con sólo unos clics, pueda publicar y administrar sus bases de datos, así como hacer copias de segu-ridad de éstas. Además, gracias a la cinta de opciones mejorada, puede obtener acceso a sus comandos favoritos de forma aún más fácil al personalizar las fichas o crear las suyas propias para adaptar al máximo la experiencia a su estilo de trabajo.

Expresiones sin esfuerzo con IntelliSenseEl Generador de expresiones simplificado hace que crear lógicas y expresiones en su base de datos sea más rápido y sencillo que nunca. IntelliSense —Información rápida, Información sobre herramientas y Autocompletar— le permite reducir los errores, de-dicar menos tiempo a memorizar nombres y sintaxis de expresiones y centrarse en la creación de lógicas de aplicaciones.

Macros con una rapidez nunca vistaAccess 2010 ha puesto al día el Diseñador de macros, que facilita la creación, edición y automatización de lógicas de bases de datos. Asimismo, le permite ser más productivo, reducir los errores de codificación e incorporar con mayor facilidad lógicas más com-plejas para crear aplicaciones robustas. Aumente la capacidad de mantenimiento de códigos con macros de datos para unir la lógica a sus datos, de forma que ésta quede centralizada en tablas de origen. Con el Diseñador de macros y las Macros de datos, ahora más consistentes, puede ampliar la automatización más allá de los clientes de Access a las bases de datos web de SharePoint y otras aplicaciones que actualicen sus tablas.

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Convertir partes de su base de datos en plantillas reutilizablesAhorre tiempo y esfuerzo al reutilizar partes de bases de datos creadas por otros usuarios en su base de datos. Ahora puede guardar como plantillas objetos, campos o colecciones de campos de Access usados frecuentemente y agregarlos a sus bases de datos existentes para ganar en productividad. Podrá compartir partes de aplicaciones en su organización para crear aplicaciones sólidas de bases de datos.

Integrar los datos de Access con contenido web en vivoAhora puede conectar sus fuentes de datos a través del protocolo de servicio web. Incluya servicios web y datos de aplicaciones empresariales en las bases de datos que cree a través de Servicios de conectividad empresarial. Además, el nuevo control del explorador web le permite integrar contenido de Web 2.0 en sus formularios de Access.

Mejoras en PowerPoint

Crear, administrar y colaborar con otras personas en las presentaciones PowerPoint 2010 presenta algunas nuevas opciones que puedes usar para crear, admi-nistrar y colaborar con otras personas en las presentaciones de manera efectiva.

La nueva vista Microsoft Office Backstage permite obtener acceso rápidamente a las tareas comunes relacionadas con la administración de archivos, como ver propiedades de documentos, establecer permisos y abrir, guardar, imprimir y compartir los archivos de presentaciones.

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Crear una presentación en colaboración con otros colegasVarios autores pueden editar una misma presentación por separado y simultánea-mente.

Cuando trabajes en un proyecto en grupo, usa las herramientas de co-autoría de Power-Point 2010 para crear una presentación que tenga cohesión. Los “colegas” pueden ver quién está editando la presentación y en qué parte del documento se está trabajando. Los cambios realizados por otros compañeros se combinan en el documento y puedes realizar tus modificaciones en respuesta a esos cambios.

Al usar una ubicación compartida en un servidor de Microsoft SharePoint, las personas pueden ser coautoras del contenido en el momento y el lugar conveniente. Office 2010 ha facilitado la compatibilidad con escenarios de flujo de trabajo adicionales permitiendo que la coautoría funcione correctamente.

Organizar las diapositivas en secciones lógicasPuedes organizar grandes lotes de diapositivas para que resulten más manejables y se pueda navegar con más facilidad a través de secciones. Además, puedes crear una presentación en colaboración con otras personas, puedes etiquetar las diapositivas y agruparlas en secciones. Por ejemplo, cada “colega” puede ser responsable de preparar las diapositivas de una sección diferente.

Se puede asignar un nombre a una sección completa, imprimirla y aplicarle efectos.

Insertar, editar y reproducir un vídeo en la presentaciónCon PowerPoint 2010, al insertar vídeos en las presentaciones, éstos forman parte del archivo de presentación. ¡Ya no faltarán archivos de vídeo cuando muevas tu presen-tación de aquí para allá!

Puedes recortar los vídeos, agregar texto superpuesto sincronizado, marcos de póster, marcadores y atenuaciones a los vídeos. Y, al igual que con las imágenes, también pue-des aplicar un borde, sombras, reflejos, iluminado, bordes suaves, giros 3D, biselados y otros efectos de diseño a los vídeos. De este modo, cuando se reproduce el vídeo, también lo hacen todos los efectos.

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Recortar un clip de vídeo o de audioRecorte el clip de vídeo o de audio para quitar partes que no sean pertinentes al men-saje del clip y así hacerlo más conciso.

Usar marcadores en los clips de audio y vídeoPuedes agregar marcadores que indiquen puntos en el tiempo de interés en un clip de audio o vídeo. Utiliza los marcadores como una forma de activar animaciones o ir a una ubicación específica en un vídeo.

Los marcadores son útiles cuando, al desarrollar una presentación, los usas para en-contrar rápidamente partes específicas en un vídeo (o clip de audio).

Convertir una presentación en un vídeoConvertir la presentación en un vídeo es una nueva manera de distribuirla y entregarla. Cuando desees proporcionar a tus colegas o clientes una versión de alta calidad de tu presentación (ya sea como datos adjuntos de correo electrónico, publicada en la web o en un CD o DVD), guárdala con formato de vídeo.

Además, puedes controlar el tamaño del archivo multimedia y la calidad del vídeo.

Hacer que las presentaciones sean portátiles para compartirlasAl insertar archivos de audio y vídeo directamente en la presentación, haces que sean más portátiles para compartirlas. Los archivos insertados eliminan la necesidad de en-

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viar más de un archivo. Ahora puedes tener la seguridad de saber que tu presentación animada, narrada y multimedia podrá reproducirse sin problemas.

Podrás ahorrar espacio en disco y mejorar el rendimiento de reproducción al comprimir los archivos multimedia.

Además, puedes guardar la presentación de diapositivas en un disco para que luego cualquier persona que tenga un reproductor estándar de DVD o de disco compacto pueda mirarla y disfrutarla.

Difundir una presentación de diapositivasDifunde la presentación de diapositivas directamente para un público remoto mediante una cuenta Windows Live o un servicio de difusión de la organización.

Ahora puedes difundir una presentación de diapositivas de modo que el público sólo necesite un explorador y un teléfono.

Tú, como moderador, necesitarás PowerPoint. Podrás controlar completamente el avance de las diapositivas y el público simplemente seguirá la presentación en sus explorado-res.

Requerimientos del sistemaSegún Microsoft, no es necesario cambiar de hardware ni de máquina si actualmente estabas usando Office 2007, incluso con 2003 y Windows XP funciona, aunque más lentamente.

Los requerimientos mínimos para instalar y ejecutar Office 2010 son:

Procesador de 500 MHz o superior. Memoria: 256 MB de RAM o superior. 1.5 GB de disco duro, parte del espacio se liberará después de la insta-

lación. Unidad de lectura CD o DVD. Pantalla: monitor con resolución de 1024 x 768 o superior. Tarjeta gráfica con 64 MB de memoria o superior. Windows XP con Service Pack 3, Windows Vista con SP1, Windows 2003.

R2, Windows Server 2008 con SP2 y Windows 7.Hay que tener en cuenta que éstos son los requerimientos mínimos, aunque siempre es deseable, para un rendimiento mejorado, prestaciones superiores.

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