ofad 280 umet - suagm.edu 280 umet.pdf• tarjetero con guías • tarjetas 3” x 5” • bandas...

Prep. 15.AGOSTO.05. Prof. María L. Moctezuma Ruiz, MA

OFAD 280

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Universidad Metropolitana © Sistema Universitario Ana G. Méndez, 2003 Derechos Reservados

Escuela de Estudios Profesionales Programa Ahora

Universidad Metropolitana

Prep. 15.AGOSTO.05. Prof. María L. Moctezuma Ruiz, MA OFAD 280 Administración de Documentos

Página 1

TABLA DE CONTENIDO Páginas

Prontuario .............................................................................................................. 2 Taller Uno .......................................................................................................................... 9 Taller Dos .......................................................................................................................... 13 Taller Tres .......................................................................................................................... 16 Taller Cuatro .......................................................................................................................... 20 Taller Cinco .......................................................................................................................... 24 Anejos Anejo A .......................................................................................................................... 30 Reglas para codificar y alfabetizar Anejo B .......................................................................................................................... 32 Forma para ejercicios prácticos Anejo C .......................................................................................................................... 33 Diario reflexivo Anejo D .......................................................................................................................... 34 Diario reflexivo Anejo E .......................................................................................................................... 35 Diario reflexivo Anejo F .......................................................................................................................... 36 Diario reflexivo Anejo G .......................................................................................................................... 37 Diario reflexivo Anejo H .......................................................................................................................... 38 Hoja de autoevaluación del estudiante Anejo I .......................................................................................................................... 39 Rúbrica para evaluar la participación en clase Anejo J .......................................................................................................................... 40 Instrucciones Informe Escrito Anejo K .......................................................................................................................... 42

Criterios evaluación informe escrito Anejo L .......................................................................................................................... 43 Criterios evaluación informe oral Anejo M .......................................................................................................................... 44 Lista de cotejo para estudiantes Anejo N .......................................................................................................................... 45 Rubrica para presentaciones Anejo O .......................................................................................................................... 47




Página 2

Prontuario Título del Curso: Administración de Documentos

Codificación: OFAD 280

Duración: Cinco semanas

Pre-requisito: Ninguno

Descripción: Este curso proveerá al estudiante los conocimientos teóricos y prácticos de la

administración y control de documentos con el fin de facilitar la conservación, el

acceso y la disponibilidad a la información en oficinas comerciales, profesionales

y gubernamentales. Presenta, además, alternativas de aplicación tecnológica y

ofrece una visión general de las tendencias en el campo de la administración de

documentos.

Meta

Mediante ejecución de múltiples ejercicios de aplicación y otras

actividades instruccionales, l@s estudiantes codificarán, alfabetizarán y

archivarán documentos correctamente. Además, transferirán los

conocimientos adquiridos al mundo laboral y personal.




Página 3

Objetivos Generales

Al finalizar el curso OFAD 280, el (la) estudiante estará capacitado(a) para:

1. Tener una visión general de la administración de documentos, la evolución e importancia para las instituciones e individuos, los retos y oportunidades de empleo en este campo.

2. Conocer aspectos básicos de los sistemas manuales y electrónicos y diferentes métodos de organizar documentos en éstos.

3. Saber el ciclo de vida de los documentos y las características de un sistema eficaz para la administración de documentos.

4. Enumerar las características personales de un profesional de oficina y los principios éticos y legales que deben regir la conducta en el manejo de la información.

5. Usar y organizar tarjeteros y formularios como medios eficaces para el manejo de datos en sistemas manuales.

6. Codificar y alfabetizar nombres de individuos e instituciones públicas o

privadas para sistemas manuales y computadorizados aplicando las reglas desarrolladas por ARMA (Association of Records Managers and Administrators).

7. Crear, diseñar e imprimir bases de datos electrónicas.

8. Manejar, archivar y conservar documentos en sistemas alfabéticos,

numéricos, geográficos y por asunto para sistemas manuales y computadorizados.

9. Usar colores como medio de rotulación para facilitar el archivo y

localización de documentos en papel.

10. Utilizar procedimientos y medidas para el control, localización, préstamo, transferencia, retención y disposición de documentos que estén a tono con las leyes y con la protección del ambiente.

11. Seleccionar variedad de equipo, materiales y medios disponibles en el

mercado para conservar y manejar documentos en sistemas manuales, electrónicos, de micro-imágenes o sistemas combinados.

12. Implantar y evaluar sistemas de archivos; preparar guías para el diseño

de formularios; y resaltar la importancia, usos y preparación del manual de procedimientos.




Página 4

13. Fomentar en los estudiantes el estudio y la investigación continua en este campo de modo que se mantengan al día para que:

a. sean flexibles al enfrentar los cambios que surjan. b. creen y recomienden cambios a tono con las nuevas tendencias. c. mantengan sistemas de administración de récords eficaces.

14. Demostrar cualidades y actitudes positivas de tod@ buen(a) emplead@ de oficina, tales como: responsabilidad, lealtad, discreción, puntualidad, actitud positiva hacia el trabajo, espíritu de servicio, buena apariencia personal, seguir instrucciones y buenas relaciones interpersonales con compañer@s y facilitador(a), entre otras.

Texto Correa, C. M. y A. Díaz-Colón (2004). Administración de documentos –

Sistemas, procedimientos y tecnología. México: McGraw-Hill. ISBN 9701012879

Textos de referencia

Ashe, C. y Nealy, C. (2004). Records Management: Effective Information Systems. Texas: Prentice Hall. ISBN 0130283754

Smith, J. R., Ginn, M. L. y Kalaus, N. F. (2002). Records Management.

New York: Thomson/South-Western. ISBN 0538724668

Stewart, J. R. (2002). Professional Records and Information Management, McGraw-Hill/Irwin. ISBN 0078227798

Stewart, J. R. (2002). Professional Records and Information Management, Practice Materials Filing and Computer Database Projects Workbook, McGraw-Hill/Irwin. ISBN 0078227798X

Referencias Electrónicas

Association of Records Managers and Administrators - http://www.arma.org/rim/index.cfm http://www.arma.org/rim/fundamentals/index.cfm The National Archives - http://www.archives.gov/records-mgmt/ Records Management Society - http://www.rms-gb.org.uk Disertación en Digital Library and Archives - http://scholar.lib.vt.edu/theses/available/etd-04202000-13400008/ Association for Information and Image Management - www.aiim.org/ Institute of Certified Records Managers – www.icrm.org/ The Society of American Archivists – www.archivists.org/ American Health Information Management Association (American Medical Record Association) – www.ahima.org/




Página 5

Materiales

• tarjetero con guías

• tarjetas 3” x 5”

• bandas elásticas (rubber bands)

• libreta, lápiz o bolígrafo para notas

• Un disquete 3.5” DS,HD – 1.44MB

• Computadora donde puedan realizar las tareas de bases de datos

electrónicas o utilizar las disponibles en los laboratorios de la Institución Contenido En el transcurso de la sesión se discutirán los temas que siguen. Además, se incluirán temas que el (la) facilitador(a) traiga con el propósito de lograr los objetivos del curso. Parte I – Administración de documentos: una visión general

" Capítulo 1 – Visión general e introducción a la administración de documentos

" Capítulo 2 – Aspectos básicos de los sistemas de archivos " Capítulo 3 – La ética y las leyes en la administración de documentos

Parte II – Reglas y recursos para el manejo de datos en los sistemas manuales y

electrónicos " Capítulo 4 – Tarjeteros y formularios: recursos para el manejo de

datos " Capítulo 5 – Reglas para codificar y alfabetizar nombres de individuos " Capítulo 6 – Reglas para codificar y alfabetizar nombres de

instituciones " Capítulo 7 – Bases de datos electrónicas: creación y diseño




Página 6

Parte III – Sistemas, procedimientos y tecnología para el archivo de correspondencia

" Capítulo 8 – Sistema alfabético " Capítulo 9 – Sistema numérico " Capítulo 10 – Sistema geográfico " Capítulo 11 – Sistema por asunto " Capítulo 12 – Sistema electrónico

Parte IV – Control, transferencia, retención y disposición de documentos

" Capítulo 13 – Control, localización y préstamo de documentos " Capítulo 14 – Protección, transferencia, almacenaje y disposición de

documentos " Capítulo 15 – Equipo y materiales

Evaluación

• Exámenes formales ...................................................................................... 50% Se ofrecerán dos exámenes formales, incluido el final. Se basarán en los temas discutidos en clase, por lo que la asistencia regular es fundamental. Podrán ser objetivos, de discusión, combinación de ambos o prácticos y tendrán un valor de 100% cada uno. Para las pruebas de aplicación podría utilizarse el Anejo B, pág. 32.

• Proyecto......................................................................................................... 25% " L@s estudiantes podrán hacer como proyecto final: una

entrevista/investigación de un sistema de administración de documentos, un manual de procedimientos o una presentación de algún tema relacionado con el curso.

" Podrán hacerlo individualmente o en grupo. " Para el manual de procedimientos se referirán a las páginas 296-300

del texto, donde encontrarán las guías a seguir para la preparación de éste. Además, podrán consultar cualquier referencia impresa o en línea relacionada con el desarrollo y redacción de manuales de procedimiento.

" El Anejo J, pág. 40, provee instrucciones para preparar los trabajos escritos. El Anejo K, pág. 42, es la matriz de valoración (rubric) que detalla los criterios de evaluación para cualquiera de los proyectos escritos. Debe incluirse como primera página al entregar el trabajo.

" El Anejo L, pág. 43, es la matriz de valoración (rubric) para informes orales. Debe incluirse como primera página al entregar el trabajo por escrito (handout).

" Si eligen hacer una presentación, deben indicar el tema de ésta con antelación al (la) facilitador(a). Pueden utilizar el Anejo M, pág. 44, como guía y para asegurarse de que la presentación esté lo más correcta posible. El Anejo N, pág. 45, es la matriz de valoración (rubric) para presentaciones. Debe incluirse como primera página al entregar el trabajo por escrito (handout).




Página 7

" No se aceptarán trabajos en los cuales no se dé crédito a las referencias que utilicen para éstos.

• Miscelánea ..................................................................................................... 25% " Asignaciones

_ La facilitadora recogerá y evaluará trabajos que se asignen a l@s estudiantes.

_ Las asignaciones valdrán en total 50 puntos. _ Deberán ser tecleadas y entregadas con una portada que incluya

el nombre, fecha y el número de taller. " Participación:

_ La participación tendrá un valor de 25 puntos. Por participación se entiende: # responder efectivamente a preguntas de compañeros de

clase y del(a) facilitador(a) # contribuir justa y equitativamente como miembro de un

grupo (equipo), de ser necesario # demostrar dominio del idioma y de los conceptos

presentados # contribuir a la discusión en clase # mostrar interés por la discusión en clase # hacer preguntas pertinentes en clase # traer información relevante para compartir y presentar a los

miembros de la clase " Asistencia:

o Por la naturaleza del programa y del curso, la asistencia a clase es compulsoria. Se dará nota, a saber:

0 ausencias = 25 puntos 1 ausencia = 20 puntos 2 ausencias = 15 puntos

o Además, el (la) facilitador(a) podrá descontar puntos a discreción por tardanzas o abandono de la clase antes de tiempo.

o La matriz de valoración (rubric) para asistencia y participación es el Anejo I, pág. 39.

o También se incluirá en esta nota cualquier prueba corta que se suministre sin previo aviso.

Curva: Nota 100-90 A 89-80 B

79-70 C 69-60 D




Página 8

Descripción de las normas del curso:

• La asistencia es obligatoria y será evaluada. El (la) estudiante debe

excusarse con el (la) facilitador(a) si tiene alguna ausencia y reponer el

trabajo. El (la) facilitador(a) se reserva el derecho de aceptar la excusa y el

trabajo presentado y de ajustar la evaluación, según entienda necesario.

• Las presentaciones orales y actividades especiales no se pueden reponer.

Si el (la) estudiante presenta una excusa válida y constatable (ej. médica o

de tribunal), se procederá a citarlo(a) para un examen escrito de la actividad

a la cual no asistió.

• Este curso es de naturaleza acelerada y requiere que el (la) estudiante se

prepare antes de cada taller, según especifica el módulo. Se requiere un

promedio de diez horas semanales para prepararse para cada taller.

• L@s estudiantes deben someter trabajos de su propia autoría, por lo tanto,

no deberán incurrir en plagio. Deben dar crédito siempre a cualquier referencia que utilicen.

• Las asignaciones o informes escritos deben ser tecleados y entregados con

una portada que indique el nombre, fecha y número de taller.

• Si el (la) facilitador(a) realiza algún cambio a este Módulo, deberá discutir los

mismos con l@s estudiantes en el Taller Uno. Además, entregará los

acuerdos por escrito a l@s estudiantes y al Programa.

• El (la) facilitador(a) establecerá el medio y proceso de contacto.

• El uso de teléfonos celulares está prohibido durante los talleres.

• No se permite grabar las conferencias sin la autorización previa del (la)

facilitador(a).

• El incompleto es un privilegio, por lo que no se adjudicará a ningún

estudiante, a menos que lo solicite.

• No está permitido traer niños o familiares a los salones de clases.




Página 9

Taller Uno

Objetivos Específicos Al finalizar el capítulo 1, el (la) estudiante estará capacitado(a) para:

1. Señalar la importancia del proceso de la comunicación y de la información para los individuos y las instituciones.

2. Indicar por qué es necesario mantener un buen sistema de administración de documentos.

3. Exponer los usos que tienen los documentos y dar ejemplos de éstos. 4. Mencionar diferentes medios en los cuales se conserva la información. 5. Explicar los dos métodos básicos para archivar y mantener los

documentos. 6. Indicar las categorías en que se clasifican los documentos y dar ejemplos

de documentos que correspondan a cada una de ellas. 7. Enumerar las especialidades que existen en el campo de la

administración de documentos. 8. Mencionar los conocimientos, destrezas y habilidades que debe tener el

personal responsable del manejo de documentos y que contribuyen al progreso profesional.

9. Exponer cuáles son las organizaciones profesionales relacionadas con la administración de documentos.

10. Definir los términos sistema, tecnología, comunicación, información, documento, administración de documentos y archivar.

Al finalizar el capítulo 2, el (la) estudiante podrá:

1. Indicar cómo se clasifican los documentos de acuerdo con los sistemas de archivo alfabético, numérico, geográfico y por asunto.

2. Decir cómo se rotulan los expedientes de acuerdo con los diferentes sistemas para la clasificación de documentos.

3. Señalar y describir los componentes de un sistema de archivo electrónico. 4. Mencionar lo diferentes medios electrónicos empleados para guardar

información. 5. Enumerar los programas de aplicaciones que más se utilizan en las

oficinas y para qué se emplean. 6. Diferenciar entre un sistema de archivo manual y uno de archivo

electrónico. 7. Indicar los componentes de un sistema de archivo electrónico. 8. Explicar las fases en el ciclo de vida de un documento. 9. Mencionar las características de un sistema de archivo eficaz. 10. Definir los términos archivo, archivos centrales, base de datos,

computadora, comunicación electrónica, escáner, expediente, microfilmación, módem, programa de aplicaciones, rótulo, sistema alfabético, sistema de archivo manual, sistema electrónico, sistema




Página 10

geográfico, sistema numérico, sistema operativo, sistema por asunto, tasa de exactitud y transferencia.

Al finalizar el capítulo 3, el (la) estudiante estará capacitado(a) para:

1. Indicar las características básicas que deben distinguir al personal de oficina.

2. Señalar diferentes guías y principios que deben regir la conducta del profesional responsable del manejo de la información.

3. Indicar las leyes que regulan el uso, manejo y conservación de la información y las disposiciones principales de cada una de ellas.

4. Señalar las implicaciones que tienen estas leyes para las personas que usan, procesan y custodian los documentos.

5. Definir los términos discreción, ética profesional y honestidad.

Direcciones Electrónicas http://www.arma.org/rim/index.cfm http://www.arma.org/rim/fundamentals/index.cfm http://www.archives.gov/records-mgmt/




Página 11

Tareas a realizar antes del Taller Uno Instrucciones:

1. Leer concienzudamente los capítulos 1 – 3, págs. 5-38.

2. Contestar las preguntas de repaso de los capítulos 1 – 3, págs. 15-16, 28 y 38.

3. Definir: sistema, tecnología, comunicación, información, documento, administración de documentos, archivar, archivo, archivos centrales, base de datos, comunicación electrónica, escáner, expediente, microfilmación, módem, rótulo, sistema alfabético, sistema de archivo manual, sistema electrónico, sistema geográfico, sistema numérico, sistema por asunto, tasa de exactitud, transferencia, discreción, ética profesional y honestidad. (Valor 10 puntos)

4. Entregar la asignación al(a) facilitador(a) con una portada que contenga el nombre, la fecha y el número de taller para el cual se preparó el trabajo.

Actividades El (la) facilitador(a):

1. Presentarse.

2. Realizar una dinámica para que el grupo se conozca. 3. Discutir los objetivos, normas sobre asistencia, criterios de evaluación,

explicar y aclarar las dudas sobre el curso, el módulo y la utilización de éste.

4. Discutir el Anejo I, pág. 39, Rúbrica para Evaluar la Participación en Clase. Solicitar que l@s estudiantes completen la parte superior de ésta, la desprendan y la entreguen.

5. Aclarará las dudas relacionadas con las tareas del próximo(s) o taller(es).

6. Provocar la discusión sobre los conceptos relevantes en cuanto a la

administración de documentos y bases de datos, oportunidades de empleo en esa rama, aspectos éticos y legales involucrados en el área y categorías de documento.

7. Evaluará las asignaciones que entreguen l@s estudiantes.

8. Asignará informes orales, de estimarlo necesario.




Página 12

L@s estudiantes:

1. Elegirán al (la) representante de grupo.

2. Participarán en las dinámicas que se generen para discutir los temas y lograr los objetivos del taller.

3. Junto al (la) facilitador(a): • Discutirán:

i. tipos de documentos, medios para conservarlos, importancia de la administración de documentos para las instituciones, importancia y clasificación de los documentos

ii. oportunidades de empleo y especialidades en esta rama iii. sistemas para clasificar documentos, componentes de sistemas

de archivos electrónicos iv. ciclo de los documentos y costos del sistema, características de

un sistema eficaz v. cualidades profesionales y personales del personal y aspectos

éticos para el manejo de información vi. disposiciones legales

• Definirán: sistema, tecnología, comunicación, información,

documento, administración de documentos, archivar, archivo, archivos centrales, base de datos, comunicación electrónica, escáner, expediente, microfilmación, módem, rótulo, sistema alfabético, sistema de archivo manual, sistema electrónico, sistema geográfico, sistema numérico, sistema por asunto, tasa de exactitud y transferencia, discreción, ética profesional y honestidad.

Assessment

1. El estudiante hará su assessment llenando el Anejo C, pág. 33 - Diario Reflexivo, o el Anejo H, pág. 38 – Hoja de Autoevaluación del Estudiante.

2. Entregará cualquiera de estas hojas al finalizar el Taller.

3. Mediante las sugerencias provistas por l@s estudiantes, el (la) facilitador(a) podrá repasar y hacer los ajustes que ameriten para el siguiente Taller.




Página 13

Taller Dos

Objetivos Específicos Al finalizar el capítulo 4, el (la) estudiante podrá:

1. Decir cuál es la importancia de los tarjeteros para el buen funcionamiento de las instituciones.

2. Mencionar la variedad de usos que tienen los tarjeteros en las oficinas. 3. Señalar el uso de los tarjeteros índice, de asiento y cronológico. 4. Explicar cómo se organiza un tarjetero alfabético y cómo se disponen las

tarjetas. 5. Especificar los propósitos de los formularios comerciales y cómo

contribuyen a la eficacia de las operaciones de las instituciones. 6. Definir los términos fichas de registro, formulario, rótulo, rótulo sencillo,

rótulo doble, tarjetero índice, tarjetero de asiento, tarjetero cronológico, información estática e información variable.


1. Expresar cuál es la importancia de las reglas para codificar y alfabetizar los documentos y la necesidad de ser consecuentes en su aplicación.

2. Explicar en qué consiste el método unidad por unidad. 3. Codificar correctamente en tarjetas y alfabetizar nombres de individuos de

acuerdo con las reglas establecidas y el método unidad por unidad. 4. Explicar la importancia de establecer referencia en los sistemas de

archivar. 5. Preparar correctamente tarjetas de referencia para nombres de individuos

y ordenarlas en la secuencia alfabética apropiada junto a las demás tarjetas.

6. Definir los términos codificar, alfabetizar, unidad de archivo, unidad clave, elemento identificación y ARMA.

Direcciones Electrónicas

http://www.arma.org/rim/index.cfm http://www.arma.org/rim/fundamentals/index.cfm http://www.archives.gov/records-mgmt/




Página 14

Tareas a realizar antes del Taller Dos Instrucciones:

1. Repasar los conceptos presentados en el Taller Uno.

2. Traer el tarjetero con las guías, tarjetas 3” x 5” y bandas elásticas.


4. Contestar las preguntas de repaso del capítulo 4, pág. 51.

5. Definir: fichas de registro, formulario, rótulo sencillo, rótulo doble, tarjetero índice, tarjetero de asiento, tarjetero cronológico, información estática, información variable, codificar, alfabetizar, unidad de archivo, unidad clave, elemento identificación y ARMA. (Valor 10 puntos)

6. Entregar al (la) facilitador(a) con una portada que contenga el nombre, la fecha y el número de taller para el cual se preparó el trabajo.

7. Preparar los siguientes ejercicios de aplicación: a. Capítulo 5, Ejercicio 3, pág. 66 b. Capítulo 5, Ejercicio 9, pág. 68


1. Aclarará las dudas que tengan l@s estudiantes a base de las preguntas que formulen o de las inquietudes expuestas en el Diario Reflexivo.

2. Discutirá los conceptos nuevos planificados para el Taller.

3. Discutirá las definiciones asignadas, dará ejemplos de cómo codificar y alfabetizar nombres de individuos siguiendo las reglas de archivo y cómo preparar referencias.

4. Discutirá los ejercicios de aplicación asignados: c. Capítulo 5, Ejercicio 3, pág. 66 d. Capítulo 5, Ejercicio 9, pág. 68

5. Guiará a l@s estudiantes en la preparación de ejercicios de práctica en

tarjetas aplicando las reglas discutidas. Se sugieren los que siguen: a. Ejercicio de aplicación 4, pág. 66 b. Ejercicio de aplicación 10, pág. 69

6. Asignará el proyecto especial para entregar en el Taller Cinco.




Página 15

7. Aclarará las dudas que surjan sobre los conceptos presentados y las

relacionadas con las tareas del próximo taller.

8. Evaluará las asignaciones que entreguen l@s estudiantes. L@s estudiantes:

1. Formularán preguntas o harán comentarios en cuanto a los principios presentados en el Taller anterior.

2. Tomarán notas y harán preguntas a medida les surjan dudas en el transcurso del Taller.

3. Contestarán las preguntas que se les hagan relacionadas con los temas discutidos y participarán activamente en la discusión de los temas.

4. Guiad@s por el (la) facilitador(a): a. Definirán: fichas de registro, formulario, rótulo sencillo, rótulo

doble, tarjetero índice, tarjetero de asiento, tarjetero cronológico, información estática, información variable, codificar, alfabetizar, unidad de archivo, unidad clave, elemento identificación y ARMA.

b. Aplicarán las reglas discutidas para ordenar alfabéticamente nombres de individuos de acuerdo al método unidad por unidad.

c. Prepararán tarjetas de referencia para los nombres de siguiendo las reglas de archivar y las ordenarán en secuencia alfabética correcta junto a las demás tarjetas.

5. Cotejarán los ejercicios de aplicación que tenían asignados para el taller y aclararán dudas.

6. Harán los ejercicios que les asigne el (la) facilitador(a) para aplicar los conocimientos adquiridos.

Assessment

1. El estudiante hará su assessment llenando el Anejo D, pág. 34 - Diario Reflexivo, o el Anejo H, pág. 38 – Hoja de Autoevaluación del Estudiante.

2. Entregarán la hoja que preparen al finalizar el Taller.

3. Mediante las recomendaciones, el (la) facilitador(a) podrá repasar y hacer los ajustes que ameriten para el próximo taller.




Página 16

Taller Tres

Objetivos Específicos Al finalizar el capítulo 6, el (la) estudiante estará capacitado(a) para:

1. Codificar en tarjetas y ordenar alfabéticamente nombres de firmas comerciales, instituciones y agencias gubernamentales siguiendo las reglas de archivo.

2. Indicar diferentes situaciones en las cuales se recomienda establecer referencia a los nombres de firmas comerciales y organizaciones privadas.

3. Preparar correctamente tarjetas de referencia para los nombres de firmas comerciales u otras instituciones privadas y ordenarlas, con las demás tarjetas, en la secuencia alfabética correcta.

4. Definir los términos acrónimo, compañía por acciones, corporación, sigla, síndico y sociedad anónima.


1. Indicar las bases de datos electrónicas que se pueden crear en las empresas y los usos que se les puede dar.

2. Mencionar las ventajas de las bases de datos electrónicas. 3. Describir las tareas que se llevan a cabo con programas de bases de

datos electrónicas. 4. Decir los aspectos que es necesario considerar cuando se diseña una

base de datos. 5. Indicar qué aspectos incluye el proceso de establecer los campos. 6. Clasificar los campos de acuerdo con el contenido. 7. Señalar la importancia de configurar los campos. Explicar cómo funciona

el código ASCII. 8. Aplicar lo aprendido al diseño de estructuras de bases de datos, registro

de información, preparación de formularios y preparación de informes finales.

9. Definir los términos programa de base de datos, base de datos electrónica, récord, campos, campo único, campo común, campo calculado, campo de caracteres, campo lógico, campo numérico, código ASCII, configuración de campos, formulario de entrada, peticiones o consultas, sensitivo a las mayúsculas y tabla.





Página 17

Tareas a realizar antes del Taller Tres Instrucciones:

1. Repasar los conceptos presentados en el Taller Dos.


3. Definir los términos acrónimo, compañía por acciones, corporación, sigla, síndico, sociedad anónima, programa de base de datos, base de datos electrónica, récord, campos, campo único, campo común, campo calculado, campo de caracteres, campo lógico, campo numérico, código ASCII, configuración de campos, formulario de entrada, peticiones o consultas. (Valor 10 puntos)


5. Preparar los siguientes ejercicios: a. Capítulo 6, Ejercicio de aplicación 3, pág. 84 b. Capítulo 6, Ejercicio de aplicación 8, pág. 86 c. Capítulo 7, Caso para discusión 1, pág. 102 (para entregar) d. Capítulo 7, Ejercicio de aplicación 1, pág.103

6. Venir preparad@s para hacer un ejercicio de aplicación sobre las reglas

para codificar y alfabetizar nombres de individuos y referencias para ser evaluado. Tendrá un valor de 50 puntos.



2. Discutirá los conceptos nuevos planificados para el Taller, a saber: a. cómo codificar en tarjetas y ordenar alfabéticamente nombres de

firmas comerciales, instituciones y agencias gubernamentales siguiendo las reglas de archivo

b. cómo generar, editar y manejar una base de datos computadorizada en el programa Access

3. Discutirá los ejercicios de aplicación asignados: a. Capítulo 6, Ejercicio 3, pág. 84 b. Capítulo 6, Ejercicio 8, pág. 86 c. Capítulo 7, Ejercicio 1, pág.103




Página 18

7. Guiará a l@s estudiantes en la preparación de ejercicios de práctica en tarjetas aplicando las reglas discutidas. Se sugieren los que siguen:

a. Capítulo 6, Ejercicio de aplicación 4, pág. 84 b. Capítulo 6, Ejercicio de aplicación 7, pág. 86 c. Capítulo 6, Ejercicio de aplicación 9, pág. 87 d. Capítulo 7, Ejercicio de aplicación 1, Sección 1, pág. 103

4. Aclarará las dudas que surjan sobre los conceptos presentados y las

relacionadas con las tareas del próximo taller.

5. Asignará o dará un ejercicio de aplicación para evaluación.

6. Evaluará el ejercicio de aplicación que hagan l@s estudiantes y la asignación del taller.

L@s estudiantes:

1. Preguntarán o comentarán sobre los principios presentados en el Taller anterior.

2. Tomarán notas y formularán preguntas a medida les surjan dudas en el transcurso del Taller.

3. Contestarán las preguntas que se les hagan relacionadas con los temas discutidos y participarán activamente en la discusión de los mismos:

a. las reglas para archivar nombres de firmas comerciales, instituciones y agencias gubernamentales

b. cómo preparar referencias a firmas comerciales e instituciones c. los tipos de programas que se utilizan para bases de datos d. la creación de una base de datos e. la generación de la tabla con los campos necesarios para la

base de datos f. la inserción de los datos en la tabla g. la importancia del cotejo cuidadoso en los datos entrados en los

campos h. cómo editar los datos ingresados a la base de datos i. formas de imprimir los datos en diferentes formatos

4. Cotejarán los ejercicios de aplicación que tenían asignados para el taller y

aclararán dudas.

5. Harán los ejercicios que les asigne el (la) facilitador(a) para aplicar los conocimientos adquiridos.

6. Harán el ejercicio de aplicación para evaluación que se les asigne.




Página 19

Assessment

1. El estudiante hará su assessment llenando el Anejo E, pág. 35 - Diario Reflexivo, o el Anejo H, pág. 38 – Hoja de Autoevaluación del Estudiante.


3. El (la) facilitador(a) podrá repasar y hacer los ajustes necesarios para el próximo taller a base de las recomendaciones hechas.




Página 20

Taller Cuatro


1. Mencionar las características básicas de los sistemas alfabético, numérico, geográfico y por asunto.

2. Decir cuál es el equipo y los materiales necesarios para organizar una gaveta de archivo y la forma correcta de hacerlo.

3. Preparar correctamente marbetes para las carpetas. 4. Indicar y describir los pasos que se deben seguir al procesar la

correspondencia recibida y al archivar documentos en un sistema alfabético manual.

5. Codificar, marcar y clasificar la correspondencia para el archivo y preparar las referencias necesarias.

6. Archivar documentos en las carpetas individuales y en las misceláneas. 7. Decir los propósitos del uso del color y las diferentes formas en que se

puede utilizar en los sistemas de archivar. 8. Definir los términos correspondencia, correspondencia interna,

correspondencia externa, guías, carpetas, carpetas individuales, carpetas misceláneas, guías principales, guías especiales y archivo cronológico de documentos producidos.


1. Indicar las ventajas y usos del sistema numérico. 2. Explicar cómo se organiza cada una de las partes de un sistema de

archivo numérico y su propósito. 3. Codificar, marcar, archivar y localizar correspondencia en un sistema de

archivo numérico. 4. Explicar el procedimiento que debe seguirse en los archivos cuando un

corresponsal pasivo se convierte en activo. 5. Archivar y localizar tarjetas bajo el sistema de archivo numérico corriente,

de dígitos terminales y dígitos centrales. 6. Decir cómo se puede usar el color en un sistema de archivo numérico. 7. Definir los términos archivo numérico, sistema alfanumérico, sistema

numérico corriente, sistema de dígitos centrales y sistema de dígitos terminales.


1. Mencionar diferentes tipos de instituciones en las que se recomienda utilizar el sistema de archivo geográfico.

2. Explicar cómo se organizan las diferentes partes de un archivo geográfico de correspondencia.




Página 21

3. Diferenciar entre el plan de guías alfabéticas y el de guías con nombres de divisiones geográficas.

4. Archivar y localizar tarjetas, utilizando un sistema geográfico de correspondencia.

5. Codificar, marcar, clasificar y archivar correspondencia para un sistema geográfico.

6. Rotular las carpetas para un sistema geográfico. 7. Señalar correctamente el orden en que se deben archivar los documentos

en carpetas misceláneas rotuladas con nombres de países, de ciudades o con letras.

8. Indicar cómo se puede usar el color en el sistema geográfico para facilitar el archivo y localización de documentos.

9. Definir los términos archivo geográfico, plan de guías alfabéticas y plan de divisiones geográficas.


1. Mencionar: a. diferentes usos y ventajas del sistema de archivo por asunto. b. las partes que lo componen. c. cómo se rotulan las guías y carpetas en este sistema.

2. Archivar y localizar tarjetas mediante un sistema por asunto. 3. Organizar la gaveta para un archivo por asunto, alfabético enciclopédico y

de diccionario. 4. Codificar, marcar, archivar y localizar correspondencia en un sistema por

asunto. 5. Preparar referencias para un sistema por asunto. 6. Explicar los sistemas numérico simple, decimal y dúplex para archivar por

asunto y asignar números a los diferentes temas y subtemas de acuerdo con estos sistemas.

7. Indicar diferentes formas de usar el color en un sistema de archivar por asunto.

8. Definir los sistemas de archivos cronológicos y cuáles son sus usos. 9. Explicar la necesidad de organizar archivos para los documentos

personales. 10. Enumerar los documentos que los individuos necesitan conservar y cómo

protegerlos.

11. Definir los términos archivo por asunto, índice relativo de temas, sistema decimal, sistema numérico dúplex y sistema numérico simple.

Direcciones Electrónicas

http://www.arma.org/rim/index.cfm http://www.arma.org/rim/fundamentals/index.cfm http://www.archives.gov/records-mgmt/




Página 22

Tareas a realizar antes del Taller Cuatro Instrucciones:

1. Repasar los conceptos presentados en el Taller Tres.

2. Leer atentamente los capítulos 8 – 11, págs. 113-188.

3. Contestar las preguntas de repaso del Capítulo 8, pág. 134-135, Capítulo 10, pág. 169 y Capítulo 11, pág. 189.

4. Preparar lo siguiente: a. Capítulo 9, ejercicio de aplicación 3, pág. 156 b. Capítulo 9, proyecto 1, pág. 159

5. Entregar al (la) facilitador(a) con una portada que contenga el nombre, la

fecha y el número de taller para el cual se preparó el trabajo. (Valor 10 puntos)

6. Venir preparad@s para hacer un ejercicio de aplicación sobre las reglas para codificar y alfabetizar nombres de instituciones y referencias a ser evaluado. Tendrá un valor de 50 puntos.



2. Discutirá y promoverá la participación de l@s estudiantes al presentar los conceptos nuevos planificados para el Taller:

a. los sistemas alfabético, numérico, geográfico y por asunto de archivo

b. recibo, procesamiento y archivo de correspondencia c. usos que se le pueden dar a los colores en los diferentes

sistemas de archivo

3. Aclarará las dudas que surjan sobre los conceptos presentados y las relacionadas con las tareas del próximo taller.

4. Evaluará el ejercicio de aplicación que preparen l@s estudiantes y la asignación del taller.




Página 23

L@s estudiantes:

1. Comentarán y preguntarán sobre las funciones o principios presentados en el Taller anterior.


3. Contestarán las preguntas que se les hagan relacionadas con los temas discutidos y participarán activamente en la discusión de los temas:

a. los sistemas alfabético, numérico, geográfico y por asunto de archivo

b. recibo, procesamiento y archivo de correspondencia c. usos que se le pueden dar a los colores en los diferentes

sistemas de archivo

5. Harán el ejercicio de aplicación para evaluación que se les asigne.

Assessment

1. El estudiante hará su assessment llenando el Anejo F, pág. 36 - Diario Reflexivo, o el Anejo H, pág. 38 – Hoja de Autoevaluación del Estudiante.


3. El (la) facilitador(a) podrá repasar y hacer los ajustes necesarios para el próximo taller a base de las recomendaciones hechas.




Página 24

Taller Cinco


1. Señalar los beneficios que pueden obtener las instituciones que emplean sistemas electrónicos para el archivo de los documentos.

2. Diferenciar entre la organización del sistema de archivo manual y la del sistema de archivo electrónico.

3. Mencionar los aspectos que hay que tomar en cuenta para asignar el nombre de archivo a un documento que se conservará en un medio electrónico.

4. Indicar el propósito de la extensión en el nombre del archivo. 5. Explicar la importancia de:

a. crear expedientes electrónicos. b. saber acceder al contenido de los directorios. c. el código de referencia y señalar la información que debe incluir. d. las copias de respaldo y del plan para su preparación.

6. Identificar los discos de diferentes formas para facilitar la localización de la información.

7. Indicar diferentes formas de proteger los discos. 8. Documentar un sistema de archivo electrónico. 9. Definir los términos código de referencia, copia de respaldo, directorio

raíz, documentar el sistema, expediente electrónico, extensión, nombre de archivo, PDF, paquete integrado de programas de aplicaciones, servidor y subdirectorio.


1. Explicar la importancia de un sistema de control de documentos. 2. Señalar las ventajas y desventajas de los sistemas de archivos

centralizados, descentralizados y combinados. 3. Mencionar y describir las partes de un sistema de cargo. 4. Indicar la información básica a incluir en la tarjeta de solicitud de

documentos. 5. Mencionar diferentes formularios para sustituir los documentos o

expedientes que se prestan del archivo y cómo se utilizan. 6. Localizar documentos o expedientes extraviados. 7. Indicar cómo se puede proteger el material que se conserva en medios

electrónicos sin privar de su uso a quienes tienen necesidad de consultarlos.

8. Tomar medidas para conservar información en medios electrónicos, a fin de facilitar la localización de documentos.

9. Localizar documentos extraviados en medios electrónicos.




Página 25

10. Definir los términos sistemas de cargo, control de documentos electrónicos, formularios de salida y sistema de seguimiento.


1. Señalar diferentes aspectos que se deben tener en cuenta al establecer el plan de retención y qué aspectos debe incluir.

2. Destacar la importancia de transferir los documentos a los archivos inactivos.

3. Mencionar las características de las categorías de los documentos y dar ejemplos de cada categoría.

4. Decir cómo se pueden integrar los expedientes al hacer la transferencia. 5. Mencionar las características principales del equipo que existe en el

mercado para la transferencia de documentos. 6. Explicar los diferentes métodos para transferir documentos y decir cuáles

son sus ventajas y desventajas. 7. Mantener registros en los centros de archivos inactivos, con el fin de

facilitar la localización de documentos en éstos. 8. Señalar las ventajas y desventajas de los formatos electrónicos como

opciones para conservar los archivos inactivos. 9. Indicar diferentes medidas para la protección de los archivos electrónicos. 10. Mencionar las medidas que se pueden seguir para proteger los

documentos contra desastres naturales y errores humanos. 11. Enumerar diferentes métodos para la disposición de documentos, así

como las ventajas y desventajas de ello. 12. Definir los términos transferencia de documentos, plan de un periodo,

plan de dos periodos, plan de periodo máximo y mínimo, integración de archivos y periodo de retención.


1. Indicar: a. los aspectos por considerar al seleccionar el material y el equipo

para un sistema de archivo. b. las fuentes de información relativas a materiales, equipo y sistemas

de archivo. c. diferentes gabinetes y otro equipo que se utiliza para archivar

documentos en papel. d. las ventajas y desventajas de los gabinetes verticales y de los

archivos laterales. e. las diferentes unidades que se emplean para archivar medios

electrónicos. f. los factores que hay que considerar cuando se seleccionan las

guías y carpetas. 2. Describir los diferentes tipos de carpetas.




Página 26

3. Mencionar accesorios y otros materiales que son necesarios y convenientes al archivar.

4. Especificar los aspectos que determinan la calidad del papel. 5. Conocer las preguntas que es necesario contestar cuando se seleccionan

tarjetas.





Página 27

Tareas a realizar antes del Taller Cinco Instrucciones:

1. Repasar los conceptos presentados en el Taller Cuatro.

2. Leer atentamente los capítulos 12 – 15, págs. 195-261.

3. Preparar el caso de discusión 1 para el Capítulo 12, pág. 206.

4. Contestar las preguntas de repaso del Capítulo 13, pág. 221, Capítulo 14, pág. 242 y Capítulo 15, pág. 262.

5. Enumerar los pasos que se deben seguir al localizar un documento o expediente extraviado y las diferencias entre el control y retención de documentos en papel y en medios magnéticos. (Valor 10 puntos)


7. Venir preparad@s para tomar el examen de teoría sobre los temas presentados. El (la) facilitador(a) indicará a cuáles temas deberán darle más atención.

8. Venir preparad@s para entregar la investigación, el manual de procedimientos o proyectar la presentación que prepararon como proyecto final.



2. Discutirá y promoverá la participación de l@s estudiantes al presentar los conceptos nuevos planificados para el Taller:

a. sistemas electrónicos de archivo b. control, transferencia, retención y disposición de documentos c. protección, transferencia, almacenaje y disposición de

documentos d. selección de equipo y materiales adecuados para el archivo y

conservación de documentos

3. Evaluará la asignación, prueba teórica y el proyecto final de l@s estudiantes.




Página 28

L@s estudiantes:

1. Formularán preguntas o harán comentarios en cuanto a los principios presentados en el Taller anterior.


3. Contestarán las preguntas que se les hagan relacionadas con los temas discutidos y participarán activamente en la discusión de los mismos.

4. Contestarán la prueba teórica que suministrará el (la) facilitador(a).

5. Presentarán ante el grupo o entregarán el proyecto final.

6. Completarán la hoja de evaluación del curso a base de las instrucciones y preguntas en el Anejo O, pág. 47.

Assessment

1. El estudiante hará su assessment llenando el Anejo G, pág. 37 - Diario Reflexivo, o el Anejo H, pág. 38 – Hoja de Autoevaluación del Estudiante.





Página 29

ANEJOS




Página 30

Anejo A

REGLAS PARA CODIFICAR Y ALFABETIZAR1

1. La unidad clave o primera unidad de archivo es el apellido paterno en los nombres de individuos.

2. Los apellidos y nombres con prefijos o los que se consideren apellidos o nombres compuestos, se reconocen como una sola unidad de archivo (D´, Da, De Del De la, Des, La, Mac, Mc, O´, San, Saint, San).

3. Los títulos de prioridad familiar, profesionales, religiosos o nobiliarios (1ro, II,

hijo, padre, Jr., Sr., Sor, Rev., CPA) se consideran unidad de identificación al decidir el orden alfabético cuando hay dos o más nombres completamente idénticos. No se consideran unidad de archivo.

4. En los países de habla hispana el nombre legal de la mujer casada se

compone del apellido paterno, la preposición “de” y el apellido del esposo. El apellido paterno es la unidad clave. En los países de habla inglesa las mujeres casadas adoptan el apellido del esposo. En ese caso, éste se convierte en la unidad clave. Algunas conservan el apellido paterno como segundo nombre o inicial.

5. Cuando hay individuos con nombres completamente idénticos, la dirección

determinará el orden alfabético. 6. Los nombres de firmas comerciales se codifican según aparecen escritos.

Cada una de las palabras se considera unidad de archivo, incluyendo artículos, conjunciones y preposiciones que forman parte del nombre. Los signos de puntuación NO SE CONSIDERAN al alfabetizar.

7. Los números en los nombres de organizaciones o firmas comerciales:

a. los que aparecen en letras se consideran tal como aparecen escritos, en el idioma en que están, y se archivan en orden alfabético

b. los escritos en dígitos se consideran unidad de archivo, se codifican en dígitos y se ordenan antes que las letras

c. los números cardinales y romanos escritos en dígitos se consideran como una sola unidad de archivo y se organizan en orden numérico

d. cuando hay ordinales en dígitos (1ro, 2do, 1st, 2nd o 2d) se considera sólo el número y se ignora(n) la(s) letra(s) final(es)

e. cuando hay dos números arábigos unidos por guión se considera sólo el primer número

1 Correa, C. M. y A. Díaz-Colón (2004). Administración de documentos –

Sistemas, procedimientos y tecnología. México: McGraw-Hill.




Página 31

8. Los símbolos ($, &, ¢, #, %) se consideran unidad de archivo y se alfabetizan tal y como se deletrean en el idioma en que aparece escrito el nombre del negocio.

9. Dos o más letras separadas por espacio incluidas en el nombre de una

organización o firma comercial se codifican según aparecen y cada letra es una unidad distinta de archivo. Las letras unidas o separadas por guión se consideran una sola unidad de archivo. Las abreviaturas incluidas en el nombre de una institución o firma comercial se codifican y alfabetizan tal y como aparecen escritas y se consideran unidad de archivo. Los acrónimos o siglas se consideran una sola unidad de archivo, pero se recomienda establecer referencia bajo el nombre completo de la firma.

10. En las agencias gubernamentales se ordena primero el nombre del gobierno

del país, del estado, del territorio, provincia, ciudad o municipio al que pertenece la oficina o funcionario (PUERTO RICO ESTADO LIBRE ASOCIADO DE). Luego va el nombre de la agencia, dependencia, departamento, ministerio, secretaría o institución. Le sigue el nombre de la comisión, junta, negociado, sección o división y, por último, el título del cargo o puesto. Nunca se considera el nombre de un funcionario, pues éste podría cambiar.

11. Se archiva por asunto cuando éste tiene mayor relevancia que el nombre del

corresponsal. En este caso se considera primero el asunto y luego el nombre del individuo o firma comercial. (Solicitudes de empleo, Subastas, Cotizaciones, etc.).




Página 32

Anejo B

FORMA PARA EJERCICIOS PRÁCTICOS Nombre Fecha Ejercicio , p.




Página 33

Anejo C

Diario Reflexivo

Nombre: ________________________ Fecha: _____________________

OFAD 280 Taller Uno

El uso de un diario reflexivo nos ayudará a conocer y reflexionar sobre el aprendizaje y experiencia que vamos adquiriendo conforme avanza el curso. También provee al (la) facilitador(a) una herramienta para mejorar las técnicas de enseñanza. Es importante recordar que el propósito de éste no es describir o resumir lo que pasó en la clase, sino reflexionar sobre la experiencia de la clase y anotar los sentimientos e ideas sobre ésta. Toma en cuenta las siguientes preguntas al redactarlo: 1. ¿Qué te resultó particularmente valioso, útil o interesante de la clase?

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

2. ¿Cómo te sentiste sobre las asignaciones y las actividades o dinámicas desarrolladas? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

3. ¿Qué sugerencias o comentarios tienes para mejorar el trabajo asignado o la experiencia de la clase? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________




Página 34

Anejo D

Diario Reflexivo

Nombre: ________________________ Fecha: _____________________

OFAD 280 Taller Dos

El uso de un diario reflexivo nos ayudará a conocer y reflexionar sobre el aprendizaje y experiencia que vamos adquiriendo conforme avanza el curso. También provee al (la) facilitador(a) una herramienta para mejorar las técnicas de enseñanza. Es importante recordar que el propósito de éste no es describir o resumir lo que pasó en la clase, sino reflexionar sobre la experiencia de la clase y anotar los sentimientos e ideas sobre ésta. Toma en cuenta las siguientes preguntas al redactarlo: 1. ¿Qué aprendí realmente hoy? ¿Cómo podré utilizarlo en mis tareas diarias?

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

2. ¿Qué me trae confusión todavía? ¿En qué necesito ayuda?

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

3. ¿Sobre qué quiero conocer más?

______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________




Página 35

Anejo E Diario Reflexivo

Nombre: ________________________ Fecha: _____________________

OFAD 280 Taller Tres

El uso de un diario reflexivo nos ayudará a conocer y reflexionar sobre el aprendizaje y experiencia que vamos adquiriendo conforme avanza el curso. También provee al (la) facilitador(a) una herramienta para mejorar las técnicas de enseñanza. Es importante recordar que el propósito de éste no es describir o resumir lo que pasó en la clase, sino reflexionar sobre la experiencia de la clase y anotar los sentimientos e ideas sobre ésta. Toma en cuenta las siguientes preguntas al redactarlo: 1. De los temas discutidos hoy, ¿cuál considero realmente valioso, útil o interesante de

la clase?

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

2. ¿Asimilé alguna información valiosa al preparar la asignación, me fueron o serán útiles las actividades o dinámicas de la clase? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

3. Le sugeriría al (la) facilitador(a) para mejorar el trabajo asignado o la forma de llevar el curso que: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________




Página 36

Anejo F Diario Reflexivo

Nombre: ________________________ Fecha: _____________________

OFAD 280 Taller Cuatro

El uso de un diario reflexivo nos ayudará a conocer y reflexionar sobre el aprendizaje y experiencia que vamos adquiriendo conforme avanza el curso. También provee al (la) facilitador(a) una herramienta para mejorar las técnicas de enseñanza. Es importante recordar que el propósito de éste no es describir o resumir lo que pasó en la clase, sino reflexionar sobre la experiencia de la clase y anotar los sentimientos e ideas sobre ésta. Toma en cuenta las siguientes preguntas al redactarlo: 1. ¿Qué te resultó particularmente valioso, útil o interesante de la clase?

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

2. ¿Cómo te sentiste sobre las asignaciones y las actividades o dinámicas desarrolladas? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

3. ¿Qué sugerencias o comentarios tienes para mejorar/cambiar el trabajo asignado o la experiencia de la clase? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________




Página 37

Anejo G Diario Reflexivo

Nombre: ________________________ Fecha: _____________________

OFAD 280 Taller Cinco

El uso de un diario reflexivo nos ayudará a conocer y reflexionar sobre el aprendizaje y experiencia que vamos adquiriendo conforme avanza el curso. También provee al (la) facilitador(a) una herramienta para mejorar las técnicas de enseñanza. Es importante recordar que el propósito de éste no es describir o resumir lo que pasó en la clase, sino reflexionar sobre la experiencia de la clase y anotar los sentimientos e ideas sobre ésta. Toma en cuenta las siguientes preguntas al redactarlo: 1. ¿Qué te resultó particularmente valioso, útil o interesante de la clase? ¿Piensas que

lo presentado en el curso te ayudará en la vida personal o profesional?

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

2. ¿Cómo te sentiste sobre las asignaciones y las actividades o dinámicas de la clase? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

3. ¿Qué cambios o mejoras sugerirías para pulir el trabajo asignado o la experiencia de la clase? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________




Página 38

Anejo H

HOJA DE AUTOEVALUACIÓN DEL ESTUDIANTE Nombre Fecha Estimado Estudiante: Esta autoevaluación no constituye parte de la nota del curso. Sin embargo, nos ayudará a reflexionar sobre los aspectos más importantes del mismo. Tu contestación sincera facilitará el proceso en el salón de clases y proveerá al (la) facilitador(a) información valiosa sobre el ambiente y las estrategias usadas en el salón de clases.

Puntuación

Criterios de evaluación 1 2 3 4

Participación (Mostré interés, formulé y contesté preguntas, aporté para el beneficio de la clase.)

Vine preparad@ para la clase de hoy (Traje materiales asignados y pude formular y responder a preguntas.)

Estuve receptiv@ (Escuché atentamente la opinión o presentación de mis compañer@s.)

Facilitación de la clase (Propicié con mi actitud un ambiente saludable y creativo en el salón de clases).

4- Totalmente de acuerdo 3- De acuerdo 2- Parcialmente de acuerdo 1-Necesito mejorar Observaciones: Contesta las siguientes preguntas :

1. ¿Qué aprendí? 2. ¿Qué puedo mejorar? 3. ¿Qué recomendaciones puedo hacerle al (la) facilitador(a)/facilitador(a)?




Página 39

Anejo I

RÚBRICA PARA EVALUAR LA PARTICIPACIÓN EN CLASE

Nombre: Curso: 1- Asistencia y puntualidad: ______ 2 - Aportación a la clase: ______ Puntuación Total: __________ 0 = Faltó al taller 1-5 = Asistió pero llegó tarde al taller 6-10= Asistió a tiempo 0 = Faltó al taller 1-5 = Participación: poca a regular 6-10= Buena a excelente

Taller Taller 2 Taller 3 Taller 4 Taller 5CRITERIOS 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2

1. Contribuye frecuentemente a las discusiones en clase

2. Demuestra interés en las discusiones en clase

3. Contesta preguntas del (la) facilitador(a) y sus compañer@s

4. Formula preguntas pertinentes al tema de la clase

5. Viene preparad@ a clase

6. Contribuye a la clase con material e información adicional

7. Presenta argumentos fundamenta- dos en las lecturas y trabajos de la clase

8. Demuestra atención y apertura a los argumentos de sus compañer@s

9. Contesta preguntas y planteamien- tos de sus compañer@s

10. Demuestra iniciativa y creatividad

Comentarios:




Página 40

Anejo J INSTRUCCIONES INFORME ESCRITO 1. Selecciona un artículo de Internet, revista o periódico de fecha reciente o una lectura de un

texto relacionada(o) con los temas discutidos o a discutirse en clase. Utiliza como guía la tabla de contenido del texto del curso. Si vas a realizar una investigación, prepara un informe de los hallazgos. El (la) facilitador(a) deberá aprobar el tema del informe.

2. El trabajo constará de dos a tres páginas mecanografiadas y le darás el formato

de informe sin encuadernar. 3. Harás una página de portada para identificarlo. En la portada debe aparecer,

además de la identificación, el número de taller para el cual se preparó el trabajo.

4. Si buscas información en la Internet, textos y/o artículos de revista o periódico,

debes preparar una ficha bibliográfica de cada una de las referencias. Ésta(s) la(s) harás de la siguiente forma: a. libro

1) apellido del autor, iniciales del nombre, fecha (año), nombre del libro (EN CIERRE DE MAYÚSCULA, subrayado o en itálico) ciudad de publicación: nombre de la casa publicadora

2) ejemplo: Shelly, G. B., Cashman, T. J., y Vermaat M. E. (2001). Discovering Computers 2002: Concepts for a Digital World. Massachusetts: Course Technology/Shelly Cashman Series.

3) si el libro no tiene nombre del autor (ej. diccionarios, enciclopedias), anota el año de publicación después del título y el resto de la información en el orden de las instrucciones del ítem (1)

b. artículo de revista o periódico 1) apellido del autor, iniciales del nombre, fecha (año, mes, día o

estación del año), nombre del artículo, nombre de la revista o periódico (EN CIERRE DE MAYÚSCULA, subrayado o en itálico), número(s) de página(s)

2) ejemplo: Kurzweil, R. (2001, septiembre 4). Accelerated Living. PC Magazine, 151-153.

3) si la revista tiene número de volumen, se coloca inmediatamente después de nombre de ésta

4) si el artículo no tiene nombre del autor, se comienza con el título del artículo y el resto de la información en el orden de las instrucciones del ítem (1)

c. información en línea (on-line) 1) las referencias a la información que se obtiene de la Internet

serán similares a lo establecido en esta sección para libros, artículos de revista o periódico

2) sin embargo, después del nombre del artículo o del libro se escribirá la palabra [en línea] y al final la dirección en donde se puede localizar la información

3) ejemplo:




Página 41

Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (1997). Benchmarking the Profession: PSI Membership Profile. Administrative Trends [en línea], p. 1-2. Disponible en www.iaap-hq.org/news_AdministrativeTrends.

5. Ordenarás el proyecto de como sigue: hoja de evaluación (completa la parte

superior), portada, informe y copia del artículo o lectura que utilices de referencia.

6. Resume brevemente los hallazgos y da tu reacción, a saber:

a. Los hallazgos ¿complementan, contradicen o no se han expuesto en clase? Si complementan o contradicen lo discutido, explica en qué forma.

b. ¿Cuál es tu reacción a la investigación? Piensas que lo encontrado o aprendido de la investigación aliviará, agilizará o ayudará en alguna forma las tareas que realizas en tu oficina.

c. ¿Te ayudará o mejorará como persona, como emplead@? 7. Se dará evaluación de 0 a aquellos informes que copien literalmente parcial o

totalmente texto de las referencias utilizadas.




Página 42

Anejo K

CRITERIOS EVALUACIÓN INFORME ESCRITO

TALLER

Nombre Fecha Tópico Evaluación:

1. Seguir instrucciones (10 puntos) a. organización del trabajo (1 punto)

b. puntualidad (2 puntos)

c. ficha bibliográfica (2 puntos)

d. completo en todas las partes (5 puntos)

2. Calidad del contenido (mensaje claro y completo, secuencia lógica del mensaje, errores) (35 puntos)

a. resumen/hallazgos/datos expuestos (20 puntos)

b. reacción(es) (10 puntos)

c. gramática (acentuación, puntuación, sintaxis, ortografía) y errores tipográficos (5 puntos)

3. Presentación/formato (5 puntos)

a. portada (3 puntos)

b. formato (apariencia general, márgenes, espaciado interlineal, etc.) (2 puntos)

TOTAL (50 puntos)

Comentarios:




Página 43

Anejo L

CRITERIOS EVALUACIÓN INFORME ORAL TALLER

Nombre Fecha Capítulo o Tópico 1. Puntualidad, responsabilidad, actitud hacia el trabajo y hacia el resto del grupo 2. Claridad en la expresión oral (tono de voz), contacto visual 3. Porte, compostura y seguridad en sí mism@ (apariencia personal adecuada) 4. Dominio del material (presentado en forma clara y concisa) 5. Originalidad en la presentación (leyó o no el material; usó las notas apropiadamente) 6. Contenido en general (resumió claramente los puntos importantes) 7. Utilización de recursos (películas, personas, carteles, pizarra, transparencias, etc.) que ayuden a entender mejor el material 8. Interés y participación de la clase (captó la atención del grupo) 9. Organización y presentación del informe (no utilizó muletillas o manerismos) 10. Distribución de material relacionado al grupo (si aplica) 11. Cooperación con los miembros del grupo (si aplica) TOTAL Comentarios: Evaluación:

Excelente Bueno Satisfactorio Deficiente

10 - 9 8 -7 6 - 4 3 - 2




Página 44

Anejo M

Nombre Fecha Tema:

Lista de Cotejo para Estudiantes L@s estudiantes deben cotejar el proyecto con esta lista antes de proyectarlo/entregarlo.

Criterio Sí No Peso Total

1 Técnico El proyecto corre perfectamente sin problemas técnicos o mensajes de error.

2 Navegación Los usuarios pueden progresar a un paso lógico para encontrar la información. Todos los botones y herramientas de navegación trabajan como es debido.

3 Gramática y Ortografía El proyecto honra las reglas de gramática y ortografía. M

ecán

ica

4 Progresión El proyecto está completamente terminado.

5 Diseño La combinación de los elementos de diseño (botones, enlaces e ilustraciones) y el contenido comunica claramente las ideas que se intenta.

Elem

ento

s M

ultim

edia

6 Realce Las ilustraciones, vídeos, audio, efectos 3-D, etc., se usan efectivamente para dar el significado que se pretende.

7 Organización La secuencia de la información es lógica y predecible. Los menús y vías a la información son claros y directos.

Estr

uctu

ra

8 Estructuración El proyecto es realmente multimedia, en vez de linear, y contiene un número manejable de alternativas.

9 Fuentes Las fuentes son citadas apropiadamente a través del proyecto a base del estilo MLA o APA.

Doc

umen

-ta

ción

10 Permiso de Fuentes

Los permisos para utilizar textos, gráficas, audio, vídeo, etc., están disponibles.

11 Originalidad El proyecto muestra evidencia significativa de origi-nalidad e inventiva. La mayor parte del contenido y muchas de las ideas son frescas y únicas.

12 Alineación al Currículo

Hay clara evidencia de conexión con el currículo. Se hace referencia a hechos, conceptos y recursos citados. L@s compañer@s aprenderán del proyecto.

13 Objetivos Se demuestra que el contenido apoya y trata de alcanzar los objetivos del curso.

14 Contenido Se evidencia que se utilizó un alto nivel de pensa-miento crítico en la creación del proyecto.

Cal

idad

del

Con

teni

do

15 Conocimiento de la Materia

El conocimiento del tema es evidente a través del proyecto. Toda la información es clara, adecuada y correcta.

Esta lista puede duplicarse para uso en el salón de clases, mientras no se cobre nada por ello y se citen las fuentes como: Midlink Magazine http://www.ncsu.edu/midlink/

o SAS inSchool http://www.SASinSchool.com/ (Traducido y adaptado por María L. Moctezuma, junio 2004)




Página 45

Anejo N Rubrica para Presentaciones2

Evaluador(a): Curso: Estudiante: Nombre del Proyecto: I = Incompleto B = Bueno D = Deficiente E = Excelente P = Promedio n/a = no aplica I D P B E Punt Labor preliminar Completaron la información antes de teclearla en la computadora. 1 3 5 7 10 Usaron la investigación primaria y secundaria, la cual incluye información veraz e interesante. 1 3 5 7 10 Incluyeron un mínimo de _____ recursos diferentes. 1 3 5 7 10 Crearon fichas bibliográfícas preliminares. 1 3 5 7 10 Solicitaron permiso para utilizar materiales con derechos de autor. 1 3 5 7 10 Enfocaron el tópico principal con subtópicos significativos. 1 3 5 7 10

Diseño Evidencia la síntesis de la presentación. 1 3 5 7 10 Contiene elementos de: texto 1 3 5 7 10

gráficas 1 3 5 7 10

sonido 1 3 5 7 10

vídeo 1 3 5 7 10

animación 1 3 5 7 10 Contiene: introducción 1 3 5 7 10

cuerpo 1 3 5 7 10

conclusión 1 3 5 7 10 Contiene elementos de diseño que dan realce como: contraste entre el texto y trasfondo 1 3 5 7 10

gráficas 1 3 5 7 10

vídeos 1 3 5 7 10

otros 1 3 5 7 10 Los elementos son visibles: tipo de letra adecuado/legible 1 3 5 7 10

color apropiado 1 3 5 7 10

tamaño y estilos de letra apropiados 1 3 5 7 10 La navegación es sencilla y comprensible. 1 3 5 7 10

2 Preparado por Dan Senstock, ganador de Multimedia Mania, Division Intermedia; traducido y

adaptado por María L. Moctezuma




Página 46

I D P B E Punt Contenido La información es relevante e interesante. 1 3 5 7 10 La diseñaron creativamente. 1 3 5 7 10 Usaron puntuación, gramática, ortografía correctas. 1 3 5 7 10 Las oraciones son concisas, pero completas. 1 3 5 7 10 L@s compañer@s entendieron el material presentado. 1 3 5 7 10 Utilizaron los conocimientos adquiridos para controlar el tamaño o duración de la presentación. 1 3 5 7 10 Colocaron adecuadamente los efectos visuales para mejorar la comprensión. 1 3 5 7 10 Utilizaron la cantidad adecuada de efectos especiales originales, animaciones, videos, gráficas, sonido, etc. 1 3 5 7 10

Presentación Fluye bien de principio a fin. 1 3 5 7 10 Saben manejar bien el equipo: paneles LCD, proyectores, equipo de sonido, equipo de vídeo, etc. 1 3 5 7 10 Prepararon y cotejaron el equipo antes de la presentación. 1 3 5 7 10 Síntesis general de la presentación. 1 3 5 7 10 Dieron oportunidad a los participantes de preguntar/comentar.

Total:




Página 47

Anejo O EVALUACIÓN DEL CURSO

Instrucciones para completar la evaluación de curso: Para completar la Evaluación de Curso deberá utilizar el formulario de contestacio-nes que le proveerá su representante estudiantil. 1. Escriba el número de referencia del curso (CRN) en los espacios debajo de

“IDENTIFICATION NUMBER” en el formulario. Llene los círculos de los núme-ros correspondientes debajo del número escrito. El representante estudiantil informará el número de referencia si no lo tiene a la mano.

2. Seleccione el código del campus o centro donde se ofrece su clase:

01 CUE – Carolina 02 CUE – Manatí 03 CUE – Yauco 04 UMET 05 UT 06 UMET – Aguadilla 07 CUE – Cabo Rojo 08 UT – Cayey

3. Escriba el código seleccionado en las columnas “K” y “L” de la sección “SPECIAL CODES”. Llene el círculo debajo del código escrito.

4. Lea cuidadosamente las oraciones que aparecen a continuación y marque en el formulario su opinión sobre cada una llenando el círculo correspondiente: A- Totalmente de acuerdo B- De acuerdo C- Parcialmente de acuerdo D- En desacuerdo E- Total desacuerdo

Asegúrese de marcar su opinión en la línea del formulario que

corresponda a esa oración.

5. Llene la hoja de comentarios adicionales si desea incluir alguno y entregue la misma al representante estudiantil con el formulario de contestaciones. ¡Gracias por ayudarnos a mejorar su Programa AHORA!




Página 48

EVALUACIÓN DE CURSO I. Curso A. Módulo

1. El módulo ofrece orientación adecuada sobre los requisitos del curso. 2. El módulo es claro y entendible. 3. El módulo me ayudó a planificar el uso de mi tiempo para el curso. 4. El trabajo para el curso se distribuyó adecuadamente entre los talleres. 5. La secuencia y orden de los talleres fue adecuada. 6. El módulo incluye tareas para hacer fuera de clase que ayudan a

prepararse y aprovechar mejor la clase. B. Texto

7. El texto explica la materia claramente. 8. El texto se relaciona adecuadamente con los objetivos del curso. 9. El material del texto está bien organizado. 10. El texto y sus ilustraciones son fáciles de leer. 11. El texto ayuda a hacer el trabajo requerido en el curso.

II. PROFESOR(A) / FACILITADOR(A)

A. Manejo de Clase 12. Facilitador(a) integró en forma adecuada el texto y el módulo. 13. Usó el módulo como base para el curso. 14. Explicó claramente las actividades y asignaciones. 15. Llevó a cabo actividades de clase que facilitaron mi aprendizaje. 16. Utilizó una variedad de actividades en clases. 17. Reconoció cuanto del material asignado estaban entendiendo los

estudiantes. B. Presentaciones en Clases

18. Contestaba claramente. 25. Promovió que los estudiantes expresaran sus ideas y opciones. 26. Enfocó bien las discusiones y actividades para mantener el ritmo del

curso y cumplir con los objetivos. 27. Integró las experiencias de los estudiantes a la clase.

D. Actividades de Grupos Pequeños 28. Facilitador(a) ofreció oportunidades para trabajar en grupos. 29. Las tareas y procedimientos para los grupos fueron definidas

claramente. 30. Se proveyó tiempo suficiente para las actividades grupales. 31. Las actividades de grupo permitieron a los estudiantes demostrar su

Conocimiento del material asignado.

E. Evaluación 32. Los criterios de evaluación fueron claros. 33. Los criterios de evaluación se aplicaron de manera consistente.




Página 49

34. Los criterios para evaluar las distintas tareas y actividades fueron claramente definidos.

35. El estudiante tuvo oportunidad suficiente para que se evaluara su trabajo.

36. Los estudiantes recibieron retroalimentación sobre su trabajo a lo largo del curso.

III. FACILIDADES

37. Los muebles son adecuados a las necesidades del estudiante adulto. 38. El aire acondicionado funcionó adecuadamente. 39. Las facilidades de estacionamiento y alumbrado son adecuadas. 40. Las facilidades cumplieron con mis expectativas.

IV. AUTO-EVALUACIÓN (del estudiante)

41. Mis conocimientos y experiencia eran adecuados para entender el mate-rial del curso.

42. Le dediqué las horas necesarias para prepararme bien para los talleres. 43. Participé y contribuí en las actividades y discusiones en clase. 44. Hice preguntas pertinentes en clase.




Página 50

COMENTARIOS ADICIONALES

Curso:

Facilitador(a):

Facilidades:

Otros:

ofad 280 umet - suagm.edu 280 umet.pdf• tarjetero con guías • tarjetas 3” x 5” • bandas...

Documents