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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
Manual de Normas y Procedimientos para Otorgamiento de Ayudas Becarias
a Personal Académico y Estudiantes
Aprobado por: Acuerdo de Rectoría No. 0383-2012 De fecha 09 de abril de 2012
Guatemala, marzo 2012
DIRECTORIO
Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios Rector
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo
Secretario General
Ing. Rolando Grajeda Tobar Director General de Administración
Arq. Alenka Irina Barreda Taracena
Directora General de Extensión Universitaria
Dr. Carlos Humberto Aldana Mendoza Director General de Docencia
Lic. Marco Tulio Paredes Morales
Director General Financiero
Dr. Jorge Luis De León Arana Director General de Investigación
Lic. Abel Estuardo García Gaitán
Auditor Interno
Licda. Betzy Elena Lemus de Bojórquez Jefa División de Desarrollo Organizacional
Elaboración Licda. M.A. Ana Alejandrina Marroquín de García
Profesional de Desarrollo Organizacional
Colaboración Lic. Fredy Rolando Gómez Mendoza - Auditoría Interna
Fredy Rodolfo Herrera Mendoza - Departamento de Contabilidad Lic. Víctor Monterroso - Dirección General de Docencia
Lourdes Aida Barrera de Cáceres- Tesorería Facultad de Odontología María Victoria Ayala Maldonado – Ejercicio Profesional Supervisado Multiprofesional
División de Desarrollo Organizacional Edificio de Recursos Educativos, 1er. Nivel Ciudad Universitaria, zona 12,
correo electrónico: [email protected]; Telefax 24187920; PBX 24188000 ext. 82320 y 1623
ÍNDICE
PRESENTACIÓN .................................................................................... 1
AUTORIZACIÓN ..................................................................................... 2
I. OBJETIVOS DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ..................... 4
II. NORMAS APLICACIÓN GENERAL ......................................................... 4
III. DISPOSICIONES LEGALES .................................................................. 6
IV. DESCRIPCIÓN Y FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA
OTORGAMIENTO DE AYUDAS BECARIAS .............................................. 7
A. Procedimiento de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico ............................................................................................................ 7
1. Definición ................................................................................... 7 2. Objetivo del Procedimiento ............................................................... 7 3. Normas Específicas ....................................................................... 7 4. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para
Personal Académico en Unidades Académicas ....................................... 9 5. Diagrama de Flujo de trámite de unidades académicas ............................. 11 6. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para
Personal Académico en la Dirección General de Docencia –DIGED- ............. 14 7. Diagrama de flujo de Trámite de Dirección General de Docencia .................. 16
B. Procedimientos de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes ..... 19
1. Definición .................................................................................. 19 2. Objetivo del Procedimiento ............................................................. 19 3. Normas Específicas ...................................................................... 19 4. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para
Estudiantes en Unidades Académicas ................................................. 20 5. Diagrama de Flujo de trámite en unidades académicas ............................. 22 6. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para
Estudiantes en la Dirección General de Extensión Universitaria –DIGEU- ....... 25 7. Diagrama de flujo de Trámite en la Dirección General de Extensión Universitaria
– DIGEU- ................................................................................... 27 V. ANEXOS ........................................................................................ 30
1
PRESENTACIÓN
El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, mediante
Acuerdo de Rectoría No. 1789-2009 de fecha 17 de agosto de 2009, autorizó el
procedimiento de “Solicitud y Pago de Ayuda Becaria”, el cual luego de entrar en
vigencia y ser de uso general para las unidades académicas y administrativas, se
observó que era necesario realizar un procedimiento específico para becas
otorgadas a personal académico y otro para becas otorgadas a estudiantes e
incorporar algunas actualizaciones, así como algunos formularios no
contemplados, motivo por el cual, la comisión conformada para el efecto, se
reunió, analizó e incorporó los cambios requeridos y elaboró un Manual de
Normas y Procedimientos para otorgamiento de Ayudas Becarias para Personal
Académico y Estudiantes.
El objetivo principal de esta herramienta administrativa es orientar al
personal académico y a los estudiantes de la Universidad, en la formulación de
solicitudes para el otorgamiento de becas y a la vez, describir la secuencia a
seguir para tramitar las ayudas becarias en las diferentes unidades académicas y
administrativas, respetando aspectos de orden legal que deben cumplirse por
parte de los responsables de la ejecución del procedimiento.
El presente documento contiene objetivos, normas de aplicación general,
disposiciones legales, descripción de los procedimientos, flujogramas y formularios
que contribuyan a facilitar la efectiva ejecución.
4
I. OBJETIVOS DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
a) Orientar al personal que intervienen en el trámite de solicitud y pago de
una ayuda becaria, de las unidades académicas y administrativas de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) Disponer de una herramienta administrativa que contenga en forma
ordenada, secuencial, detallada y respetando aspectos de orden legal, la
concesión de las ayudas becarias que brinda la Universidad de San Carlos
de Guatemala.
c) Simplificar, viabilizar y normalizar los procesos de concesión de ayudas
becarias.
II. NORMAS APLICACIÓN GENERAL
a) El personal de las diferentes dependencias de la Universidad de San Carlos
de Guatemala que intervienen en los procesos de solicitud y pago de
ayudas becarias, deben dar cumplimiento a lo indicado en el presente
Manual de Normas y Procedimientos.
b) La autoridad competente en unidades académicas o administrativas
(Consejo Superior Universitario, Rector, Junta Directiva, Consejo Directivo
y Consejo Académico), será responsable de la autorización del
otorgamiento de ayudas becarias a través de la emisión de Acuerdo o Acta
la cual debe incluir, la partida presupuestaria correspondiente (según
Manual de Renglones Presupuestarios de la Universidad) y monto a
otorgar. Se exceptúan las becas que se otorgan por convenios, las cuales
se regirán por lo establecido en los mismos.
5
c) Para todo trámite de ayuda becaria, se deben utilizar los formularios
siguientes:
1. Solicitud y Autorización de Ayuda Becaria para Personal Académico
Form. AB-USAC-01. (Ver anexo 1)
2. Solicitud y Autorización de Ayuda Becaria para Estudiantes Form. AB-
USAC-02. (Ver anexo 2)
3. Gestión de Provisión del Gasto para Ayuda Becaria, Form.AB-USAC-03.
(Ver anexo 3)
4. Pago de Ayuda Becaria, Form. AB-USAC-04. (Ver anexo 4)
5. Control de Proceso de Provisión del Gasto, Form. AB-USAC-05. (Ver
anexo 5)
6. Control de Pagos de Ayudas Becarias, Form. AB-USAC-06. (Ver anexo
6)
7. Modificación a Provisión del Gasto de Ayuda Becaria, Form. AB-USAC-
07. (Ver anexo 7)
d) El Tesorero o persona designada en la unidad solicitante, será responsable
de certificar la existencia de disponibilidad presupuestaria para el
otorgamiento de ayudas becarias.
e) El Tesorero o quien hace sus veces en la unidad solicitante y la persona
encargada del programa de becas, serán responsables de gestionar la
provisión del gasto para las ayudas becarias ante las instancias
correspondientes y de tramitar los pagos parciales de acuerdo a lo descrito
en los procedimientos anexos.
f) El beneficiario de una ayuda becaria debe entregar a donde corresponda,
los informes de avance respectivos, de acuerdo a los plazos establecidos y
cumplir con las obligaciones estipuladas en el contrato, caso contrario se
procederá conforme lo regulado en el mismo.
6
g) Auditoría Interna debe evaluar permanentemente el ambiente y estructura
del control interno derivado de la implementación del Procedimiento de
Ayuda Becaria, a fin de brindar asesoría y aseguramiento para lograr los
objetivos del mismo y debe emitir los Avisos e Informes correspondientes,
de conformidad al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos
de Guatemala.
h) En el caso que la ayuda becaria se suspenda o quede sin efecto,
habiéndose provisionado el gasto, debe regularizarse mediante el
formulario Modificación a Provisión del Gasto de Ayuda Becaria (Form. AB-
USAC-07)
III. DISPOSICIONES LEGALES
a) Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
b) “Normas y Procedimientos para la Concesión de Licencias, Otorgamiento
de Ayudas Becarias y Pago de Prestaciones Especiales al Personal de la
Universidad de San Carlos de Guatemala” contenida en la Compilación de
Leyes y Reglamentos de la Universidad de San Carlos de Guatemala, de
fecha 3 de abril de 2006.
c) Manual de Renglones Presupuestarios de la Universidad de San Carlos de
Guatemala.
d) Acta 12-2000 del Consejo Superior Universitario, Punto Segundo,
Desconcentración de Funciones del Consejo Superior Universitario, numeral
4, Ayudas Becarias y Prorrogas de las mismas.
7
IV. DESCRIPCIÓN Y FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA
OTORGAMIENTO DE AYUDAS BECARIAS
A. Procedimiento de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal
Académico
1. Definición
Las ayudas becarias son egresos a favor de personal académico de la
Universidad de San Carlos de Guatemala para realizar estudios en el interior o
exterior del país, en universidades y otros centros dedicados a la capacitación,
para post-grados, cursos de especialización técnica o científica, que se hacen de
acuerdo a reglamentos o convenios específicos.
2. Objetivo del Procedimiento
Orientar al personal académico sobre los pasos a seguir para solicitar una
ayuda becaria en la Universidad de San Carlos de Guatemala.
3. Normas Específicas
a) Toda solicitud debe ser presentada por los interesados en el formulario de
Solicitud de Ayuda Becaria para Personal Académico - Form.AB-USAC-01-
(Ver anexo 1) y acompañado del original y copia de cada documento de
soporte que justifican la misma, con el visto bueno de la autoridad competente
respectiva:
1. Fotocopia de Formulario de solicitud de licencia de la Unidad Académica a
la que pertenece.
2. Transcripción del punto resolutivo del Órgano de Dirección de la Unidad
Académica a la que pertenece, en donde especifique el tipo de licencia y
monto de ayuda becaria que le proporcionará. Se debe establecer que
los estudios que va realizar el personal académico, responden a lo
señalado en el apartado II: Ayudas Becarias: literales a, c, e y f de las
Normas y Procedimientos para la Concesión de Licencias, Otorgamiento de
ayudas becarias y Pago de prestaciones especiales al personal de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
3. Nota extendida por la institución de estudios superiores mediante la cual se
acepta al interesado para estudios de postgrado.
4. El programa de estudios.
5. Original de certificación de sueldos extendida por la tesorería de la Unidad
Ejecutora y voucher de último pago.
8
6. Fotocopia de Cédulas o DPI de mandante (becario) y mandatario
(apoderado). (Cuando los estudios sean en el exterior del país por más de
2 meses).
7. Timbres (un notarial Q10.00 y un fiscal de Q5.00) para auténtica de
contrato.
8. Fotocopia del Mandato, cuando los estudios sean en el exterior del país por
más de 2 meses (esto debe presentarse hasta que fue autorizada la ayuda
becaria).
b) Al finalizar cada ciclo lectivo, el beneficiario de una ayuda becaria debe
presentar la documentación probatoria del aprovechamiento de la beca,
extendida por la institución en que se realizan los estudios.
9
4. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para Personal Académico en Unidades Académicas
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 6
Inicia: Interesado
Termina: Personal designado del Departamento de Contabilidad
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Interesada Interesado 1
Llena Solicitud de Ayuda Becaria para Personal Académico (Form.AB-USAC-01), adjunta los documentos correspondientes y la presenta en la unidad académica correspondiente.
Unidades Académicas
Secretaría 2 Recibe, revisa que incluya todos los documentos, da ingreso y traslada.
Jefe Inmediato (Decano o Director)
3 Recibe, da visto bueno, solicita verificación de disponibilidad presupuestal y traslada.
Tesorero 4
Recibe, verifica disponibilidad presupuestal, emite formulario Control del Proceso de Provisión del Gasto (Form. AB-USAC-05) y traslada.
Miembros de Junta Directiva o Consejo Directivo
5
Reciben expediente, conocen solicitud, revisan que llene requisitos, emiten punto resolutivo, de lo que puede resultar: Solicitud Aprobada: Traslada a
tesorería para continuar el trámite Solicitud Denegada: Notifica a
interesado.
Tesorero 6 Recibe expediente con el punto resolutivo y remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos para elaboración del Contrato respectivo.
Dirección de Asuntos Jurídicos
Asesor
Designado 7
Recibe expediente, elabora contrato, obtiene firmas de interesado o representante legal, legaliza, obtiene firma del Rector y traslada.
Unidades Académicas
Tesorero 8
Recibe contrato, llena Gestión de Provisión del Gasto para Ayuda Becaria (Form. AB-USAC-03), certifica disponibilidad y traslada.
10
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico
Hoja No. 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Departamento de Presupuesto
Personal
Designado 9
Recibe expediente, revisa, y certifica disponibilidad presupuestaria y traslada.
Auditoría Interna Personal
Designado 10
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente, revisa conforme procedimiento interno, emite nota de auditoría si es necesario y traslada.
Departamento de Contabilidad
Personal
Designado 11
Recibe expediente, revisa y procede a registrar contablemente la provisión de fondos. Traslada.
Unidades Académicas
Tesorero 12
Recibe expediente con provisión de fondos y procede a tramitar pago parcial, completa Form. AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06, adjunta copia de Form. AB-USAC-03 y el informe si amerita de acuerdo a lo que establece la norma literal f) y traslada.
Auditoría Interna Personal
Designado 13
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente con formulario original Form.AB-USAC-04 y Form.AB-USAC-06, revisa conforme procedimiento interno, emite nota de auditoría si es necesario y traslada.
Contabilidad Personal
Designado 14
Recibe expediente, revisa, registra contablemente y elabora oficio para emisión de cheque y traslada.
Departamento de Caja
Personal
Designado 15
Recibe documentación, registra ingreso, verifica disponibilidad financiera, emite cheque según procedimiento interno y traslada
Unidades Académicas
Tesorero 16
Recibe expediente de pago, cheque y efectúa pago a interesado, quien firma el voucher y otros documentos que fueran necesarios para el pago. Traslada a Auditoria con Form. AB-USAC-04 y Form AB-USAC-06.
Auditoría Interna Personal
Designado 17
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente de pago con original Form. AB-USAC-04, Form. AB-USAC-06 y voucher del cheque, revisa conforme procedimiento interno y traslada.
Departamento de Contabilidad
Personal
Designado 18
Recibe expediente de pago con copia de Form. AB-USAC-04, copia de voucher del cheque y archiva.
11
5. Diagrama de Flujo de trámite de unidades académicas
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria en Unidades Académicas Página 1 de 3
Secretaría
(UNIDAD ACADÉMICA)
Miembros de Junta o
Consejo Directivo
(UNIDAD ACADÉMICA)
Tesorero
(UNIDAD ACADÉMICA)
Jefe Inmediato
(Decano o Director de
Unidad Adacémica)
Interesado
(UNIDAD
INTERESADA)
SíNo
Recibe, da visto
bueno, solicita
verificación de
disponibilidad y
traslada
Recibe, verifica
disponibilidad
presupuestal
correspondiente y
Emite Form AB-
USAC-05 y traslada
INICIO
Notifica a
interesado
denegatoria
Traslada
expediente
Reciben expediente,
conoce solicitud,
revisa que llene
requisitos, emite
punto resolutivo
A
¿Solicitud
aprobada?
Llena solicitud de
ayuda becaria, adjunta
los documentos
correspondientes y la
presenta en la Unidad
Académica
correspondiente
Recibe, revisa que
incluya todos los
documentos, da
ingreso y traslada
12
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico Página 2 de 3
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE CONTABILILDAD)
Asesor Designado
(DIRECCIÓN DE
ASUNTOS JURÍDICOS)
Tesorero
(UNIDAD ACADÉMICA)
Personal
Designado(DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO)
Personal
Designado
(AUDITORÍA INTERNA)
A
Recibe expediente,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoria si es
necesario y traslada
Recibe expediente
con el punto
resolutivo y
traslada Recibe expediente,
elabora contrato,
obtiene firmas de
interesado o
representante legal,
legaliza, obtiene
firma del Rector y
traslada
Recibe contrato,
llena (Form. AB-
USAC-03), certifica
disponibilidad y
traslada
Recibe expediente,
revisa, certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada
Recibe expediente
con provisión de
fondos y procede a
tramitar pago
parcial, completa
Form. AB-USAC-04
y Form. AB-USAC-
06, adjunta copia
de Form. AB-
USAC-03, y el
informe si amerita
Recibe expediente,
registra
contablemente,
elabora oficio para
emisión de cheque y
traslada al Depto. de
Caja
Recibe expediente,
revisa, registra
contablemente la
provisión de fondos y
traslada a tesorería
de unidad académica
PC-
AUD
B
Recibe expediente
con formulario
original Form.AB-
USAC-04 y
Form.AB-USAC-06,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoría si es
necesario y traslada.
PC-
AUD
13
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico Página 3 de 3
Tesorero
(UNIDAD ACADÉMICA)
Personal Designado
(AUDITORÍA INTERNA)
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE CAJA)
Personal Designado (DEPARTAMENTO DE
CONTABILILDAD)
FINAL
Recibe expediente,
registra ingreso,
verifica disponibilidad
financiera, emite
cheque conforme
procedimiento
interno y traslada
Recibe expediente
de pago y cheque,
efectúa pago a
interesado, quién
firma el voucher y
otros documentos
si fuera necesario y
traslada a Auditoria
con Form.AB-
USAC-04 Y Form.
AB-USAC-06
Recibe expediente
de pago con
original Form. AB-
USAC-04, Form.
AB-USAC-06 y
voucher del
cheque, revisa
conforme
procedimiento
interno y traslada.
Recibe expediente
con copia de,
Form.AB-USAC-04,
voucher de cheque
y archiva
B
PC-
AUD
14
6. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para Personal Académico en la Dirección General de Docencia –DIGED-
Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia -DIGED-
Título del Procedimiento: Solicitud y pago de ayuda becaria del Programa de Becas para el Personal Académico -PROBEPA-
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 4
Inicia: Interesado Termina: Personal designado del Departamento de Contabilidad
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Interesada Interesado 1
Llena Solicitud de Ayuda Becaria para Personal Académico Form.AB-USAC-01, adjunta los documentos correspondientes y la presenta en la Dirección General de Docencia.
Dirección General de Docencia
Secretaría 2 Recibe, revisa que incluya todos los documentos, da ingreso y traslada.
Director 3 Recibe, da visto bueno, solicita verificación de disponibilidad presupuestal y traslada.
Tesorero 4 Recibe expediente, certifica disponibilidad y traslada.
Encargado PROBEPA
5 Recibe expediente, conoce solicitud, revisa requisitos, prepara expediente, incluye cuadro estadístico y traslada
Secretaria del Consejo
6 Recibe expediente y traslada a miembros del Consejo Académico
Miembros de Consejo
Académico 7
Reciben expediente, conocen solicitud, revisan que llene requisitos, emiten punto resolutivo, de lo que puede resultar: Solicitud Aprobada: Traslada
expediente para elaboración de contrato.
Solicitud Denegada: Notifica a interesado.
Encargado de PROBEPA
8
Recibe expediente con el punto resolutivo, elabora contrato, obtiene firma de interesado o Representante Legal y remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos para legalizar.
Dirección de Asuntos Jurídicos
Asesor
Designado 9
Recibe punto de acta, revisa contrato, legaliza, obtiene firma de Rector y traslada.
15
Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia -DIGED- Título del Procedimiento: Solicitud y pago de ayuda becaria del Programa de Becas para el Personal Académico -PROBEPA-
Hoja No. 2 de 3
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Dirección General de Docencia
Encargado
PROBEPA 10
Recibe contrato, completa Gestión de Ayuda Becaria Form. AB-USAC-03 y Form. AB-USAC-05 y traslada.
Departamento de Presupuesto
Personal Designado 11 Recibe expediente, revisa, y certifica disponibilidad presupuestaria y traslada
Auditoría Interna Personal Designado 12
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente, revisa conforme procedimiento interno, emite nota de auditoría si es necesario y traslada.
Departamento de Contabilidad
Personal Designado 13 Recibe expediente, revisa y procede a registrar contablemente la provisión de fondos. Traslada.
Dirección General de Docencia
Encargado
PROBEPA 14
Recibe provisión de fondos y procede a tramitar pago parcial, completa Form. AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06, adjunta copia de Form. AB-USAC-03 y el informe si amerita de acuerdo a lo que establece la norma literal f) y traslada.
Auditoría Interna Personal Designado 15
PUNTO DE CONTROL Recibe formulario original Form.AB-USAC-04 y Form.AB-USAC-06, revisa conforme procedimiento interno, emite nota de auditoría si es necesario y traslada.
Departamento de Contabilidad
Personal Designado 16 Recibe documentación, revisa, registra contablemente y elabora oficio para emisión de cheque y traslada.
Departamento de Caja
Personal Designado 17 Recibe documentación, registra ingreso, verifica disponibilidad financiera, emite cheque según procedimiento interno y traslada
Dirección General de Docencia
Encargado
PROBEPA 18
Recibe expediente de pago, cheque y efectúa pago a interesado quien firma voucher y otros documentos necesarios para el pago. Traslada
Tesorería 19 Recibe expediente de pago y traslada a Auditoria con formularios Form. AB-USAC-04 y Form.AB-USAC-06 y copia del voucher.
Auditoría Interna Personal Designado 20
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente de pago con original Form. AB-USAC-04, Form. AB-USAC-06 y voucher, revisa conforme procedimiento interno y traslada.
Departamento de Contabilidad
Personal Designado 21 Recibe expediente de pago con copia de Form. AB-USAC-04, copia de voucher del cheque y archiva.
16
7. Diagrama de flujo de Trámite de Dirección General de Docencia
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia -DIGED-
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria del Programa de Becas para personal Académico -PROBEPA- Página 1 de 3
Secretaria
Consejo
Directivo
(DIGED)
Secretaría
(DIGED)
Miembros de Consejo Directivo
(DIGED)
Encargado de
PROBEPA
(DIGED)
Tesorero
(DIGED)
Director
(DIGED)
Interesado
(UNIDAD INTERESADA)
SíNo
Recibe, da visto
bueno, solicita
verificación de
disponibilidad y
traslada Recibe, verifica
disponibilidad
presupuestal
correspondiente y
traslada
INICIO
Notifica a
interesado
denegatoria
Traslada
expediente
Recibe expediente,
conoce solicitud,
revisa requisitos,
prepara expediente,
incluye cuadro
estadístico y traslada
Reciben expediente,
conoce solicitud,
revisa que llene
requisitos, emite
punto resolutivo
A
¿Solicitud
aprobada?
Llena solicitud de
ayuda becaria,
adjunta los
documentos
correspondientes y la
presenta en la
Dirección General de
DocenciaRecibe, revisa que
incluya todos los
documentos, da
ingreso y traslada
Recibe
expedientes y lo
traslada a
Miembros el
Consejo Directivo
17
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia -DIGED-
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria del Programa de Becas para personal Académico Página 2 de 3
-PROBEPA-
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE CONTABILILDAD)
Asesor Designado
(DIRECCIÓN DE
ASUNTOS JURÍDICOS)
Encargado de
PROBEPA
(DIGED)
Personal
Designado(DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO)
Personal
Designado
(AUDITORÍA INTERNA)
A
Recibe expediente,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoria si es
necesario y traslada
Recibe expediente
con el punto
resolutivo, Elabora
contrato, obtiene
firmas de interesado
o representante legal
y traslada Recibe punto de
acta, revisa
contrato, Legaliza,
obtiene firma del
Rector y traslada
Recibe contrato,
completa Gestión
de Ayuda Becaria
Form. AB-USAC-03
y Form. AB-USAC-
05 y traslada.Recibe expediente,
revisa, certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada
PC-
AUD
B
Recibe expediente,
revisa, registra
contablemente la
provisión de fondos y
traslada a Encargado
de PROBEPA
Recibe provisión de
fondos y procede a
tramitar pago
parcial, completa
Form. AB-USAC-04
y Form. AB-USAC-
06, adjunta copia
de Form. AB-
USAC-03 y el
informe si amerita
de acuerdo a lo que
establece la norma
literal f) y traslada.
Recibe
documentación,
registra
contablemente,
elabora oficio para
emisión de cheque y
traslada al Depto. de
Caja
Recibe formulario
original Form.AB-
USAC-04 y
Form.AB-USAC-06,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoría si es
necesario y
traslada.
PC-
AUD
18
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia Página 3 de 3
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria del Programa de Becas para personal Académico
-PROBEPA-
Tesorería
(DIGED)
Encargado de
PROBEPA
(DIGED)
Personal Designado
(AUDITORÍA INTERNA)
Personal Designado(DEPARTAMENTO
DE CAJA)
Personal Designado (DEPARTAMENTO DE
CONTABILILDAD)
FINAL
Recibe
documentación,
registra ingreso,
verifica disponibilidad
financiera, emite
cheque conforme
procedimiento
interno y traslada
Recibe expediente
de pago, cheque y
efectúa pago a
interesado quien
firma voucher y otros
documentos
necesarios para el
pago.
Recibe expediente
de pago con
original Form. AB-
USAC-04, Form.
AB-USAC-06 y
voucher, revisa
conforme
procedimiento
interno y traslada.
Recibe expediente
con copia de
Form.AB-USAC-04,
de voucher del
cheque y archiva
B
PC-
AUD
Recibe expediente
de pago y traslada
a Auditoria con
formularios Form.
AB-USAC-04 y
Form.AB-USAC-06
y copia del voucher.
19
B. Procedimientos de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
1. Definición
Las ayudas becarias para los estudiantes son las que se otorgan por parte
de la Universidad de San Carlos de Guatemala para que los mismos puedan
realizar su Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- o Práctica Profesional
Supervisada –PPS-.
2. Objetivo del Procedimiento
Orientar a los estudiantes que solicitan una beca para realizar su EPS o
PPS y al personal que interviene en el proceso de solicitud y pago de ayudas
becarias otorgadas por las unidades académicas y administrativas de la
Universidad de San Carlos de Guatemala.
3. Normas Específicas
a) Toda solicitud debe ser presentada por los interesados en el formulario
de Solicitud de Ayuda Becaria para Estudiante (Form.AB-USAC-02) y
acompañado del original y copia de cada documento de soporte que
justifican la misma, con el visto bueno de la autoridad competente de la
unidad académica o administrativa respectiva:
1. Fotocopia de cédula de vecindad o DPI del estudiante.
2. Fotocopia de Cierre de pensum.
3. Fotocopia del carné vigente del estudiante.
4. Carta de asignación por la Unidad Académica a la que pertenece
(para solicitudes presentadas en el EPSUM)
5. Timbres (un notarial Q10.00 y un fiscal de Q5.00) para auténtica de
contrato.
20
4. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para Estudiantes en Unidades Académicas
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Hoja No. 1 de 2
No. de Formas: 6
Inicia: Interesado Termina: Personal Designado del Departamento de Contabilidad
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Interesada Interesado 1
Llena Solicitud de Ayuda Becaria para Estudiantes (Form.AB-USAC-02), adjunta los documentos correspondientes y la presenta en la unidad académica correspondiente.
Unidades Académicas
Secretaría 2 Recibe, revisa que incluya todos los documentos, da ingreso y traslada.
Jefe Inmediato (Decano o Director)
3 Recibe, da visto bueno, solicita verificación de disponibilidad presupuestal y traslada.
Tesorero 4
Recibe, verifica disponibilidad presupuestal, emite formulario Control del proceso de Provisión del Gasto (Form. AB-USAC-05) y traslada.
Miembros de Junta Directiva o Consejo Directivo
5
Reciben expediente, conocen solicitud, revisan que llene requisitos, emiten punto resolutivo, de lo que puede resultar: Solicitud Aprobada: Traslada a
tesorería para continuar el trámite Solicitud Denegada: Notifica a
interesado.
Tesorero 6 Recibe expediente con el punto resolutivo y remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos para elaboración del Contrato respectivo.
Dirección de Asuntos Jurídicos
Asesor
Designado 7
Recibe expediente, elabora contrato, obtiene firma de interesado, legaliza, obtiene firma del Rector y traslada.
Unidades Académicas
Tesorero 8
Recibe contrato, llena Gestión de Provisión del Gasto para Ayuda Becaria (Form. AB-USAC-03), certifica disponibilidad y traslada.
21
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Hoja No. 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Departamento de Presupuesto
Personal
Designado 9
Recibe expediente, revisa, y certifica disponibilidad presupuestaria y traslada.
Auditoría Interna Personal
Designado 10
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente, revisa conforme procedimiento interno, emite nota de auditoría si es necesario y traslada.
Departamento de Contabilidad
Personal
Designado 11
Recibe expediente, revisa y procede a registrar contablemente la provisión de fondos. Traslada.
Unidades Académicas
Tesorero o quien
hace sus veces 12
Recibe expediente con provisión de fondos y procede a tramitar pago parcial, completa Form. AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06, adjunta copia de Form. AB-USAC-03 y el informe si amerita de acuerdo a lo que establece la norma literal f) y traslada.
Auditoría Interna Personal
Designado 13
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente con formulario original Form.AB-USAC-04 y Form.AB-USAC-06, revisa conforme procedimiento interno, emite nota de auditoría si es necesario y traslada.
Contabilidad Personal
Designado 14
Recibe expediente, revisa, registra contablemente y elabora oficio para emisión de cheque y traslada.
Departamento de Caja
Personal
Designado 15
Recibe documentación, registra ingreso, verifica disponibilidad financiera, emite cheque según procedimiento interno y traslada
Unidades Académicas
Tesorero o quien
hace sus veces 16
Recibe expediente de pago, cheque y efectúa pago a interesado, quien firma voucher y otros documentos si fuera necesario. Traslada a Auditoria con Form. AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06.
Auditoría Interna Personal
Designado 17
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente de pago con original Form. AB-USAC-04, Form. AB-USAC-06 y voucher del cheque, revisa conforme procedimiento interno y traslada.
Departamento de Contabilidad
Personal
Designado 18
Recibe expediente de pago con copia de Form. AB-USAC-04, copia de voucher del cheque y archiva.
22
5. Diagrama de Flujo de trámite en unidades académicas
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes Página 1 de 3
Secretaría
(UNIDAD ACADÉMICA)
Miembros de Junta o
Consejo Directivo
(UNIDAD ACADÉMICA)
Tesorero
(UNIDAD ACADÉMICA)
Jefe Inmediato
(Decano o Director de
Unidad Adacémica)
Interesado
(UNIDAD
INTERESADA)
SíNo
Recibe, da visto
bueno, solicita
verificación de
disponibilidad y
traslada Recibe, verifica
disponibilidad
presupuestal
correspondiente y
Emite Form AB-
USAC-05 y traslada
INICIO
Notifica a
interesado
denegatoria
Traslada
expediente
Reciben expediente,
conoce solicitud,
revisa que llene
requisitos, emite
punto resolutivo
A
¿Solicitud
aprobada?
Llena solicitud de
ayuda becaria FORM.
AB-USAC-02, adjunta
los documentos
correspondientes y la
presenta en la Unidad
Académica
correspondiente
Recibe, revisa que
incluya todos los
documentos, da
ingreso y traslada
23
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes Página 2 de 3
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE CONTABILILDAD)
Asesor Designado
(DIRECCIÓN DE
ASUNTOS JURÍDICOS)
Tesorero
(UNIDAD ACADÉMICA)
Personal
Designado(DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO)
Personal
Designado
(AUDITORÍA INTERNA)
A
Recibe expediente,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoria si es
necesario y traslada
Recibe expediente
con el punto
resolutivo y
traslada Recibe expediente,
elabora contrato,
obtiene firmas de
interesado o
representante legal,
legaliza, obtiene
firma del Rector y
traslada
Recibe contrato,
llena (Form. AB-
USAC-03), certifica
disponibilidad y
traslada
Recibe expediente,
revisa, certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada
Recibe expediente
con provisión de
fondos y procede a
tramitar pago
parcial, completa
Form. AB-USAC-04
y Form. AB-USAC-
06, adjunta copia
de Form. AB-
USAC-03, y el
informe si amerita
Recibe expediente,
registra
contablemente,
elabora oficio para
emisión de cheque y
traslada al Depto. de
Caja
Recibe expediente,
revisa, registra
contablemente la
provisión de fondos y
traslada a tesorería
de unidad académica
PC-
AUD
B
Recibe expediente
con formulario
original Form.AB-
USAC-04 y
Form.AB-USAC-06,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoría si es
necesario y traslada.
PC-
AUD
24
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Unidades Académicas
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes Página 3 de 3
Tesorero
(UNIDAD ACADÉMICA)
Personal Designado
(AUDITORÍA INTERNA)
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE CAJA)
Personal Designado (DEPARTAMENTO DE
CONTABILILDAD)
FINAL
Recibe
documentación,
registra ingreso,
verifica disponibilidad
financiera, emite
cheque conforme
procedimiento
interno y traslada
Recibe expediente
de pago, cheque y
efectúa pago a
interesado, quien
firma el voucher y
otros documentos
que fueran
necesarios para el
pago. Traslada a
Auditoria con Form.
AB-USAC-04 y
Form AB-USAC-06.Recibe expediente
de pago con
original Form. AB-
USAC-04, Form.
AB-USAC-06 y
voucher del
cheque, revisa
conforme
procedimiento
interno y traslada.
Recibe expediente
con copia de,
Form.AB-USAC-04,
voucher de cheque
y archiva
B
PC-
AUD
25
6. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para Estudiantes en la Dirección General de Extensión Universitaria –DIGEU-
Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria –DIGEU-
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 6
Inicia: Interesado Termina: Personal designado del Departamento de Contabilidad
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Interesada Interesado 1
Llena Solicitud de Ayuda Becaria para Estudiantes Form.AB-USAC-02, adjunta los documentos correspondientes y la presenta en las oficinas del Ejercicio Profesional Supervisado Multiprofesional –EPSUM-.
Ejercicio Profesional Supervisado
Multiprofesional -EPSUM-
Auxiliar de Tesorero
2
Recibe, revisa que incluya todos los documentos, da ingreso y elabora anteproyecto para ayudas becarias. Verifica disponibilidad presupuestal y traslada.
Coordinador 3 Recibe, da visto bueno y traslada.
Auxiliar de
Tesorero 4
Recibe, traslada anteproyecto ante autoridad competente para autorización.
Autoridad Competente
(Miembros de Consejo Superior Universitario o Director General de
Extensión Universitaria)
5
Reciben expediente, conocen solicitud, revisan que llene requisitos, emiten punto resolutivo o acuerdo, de lo que puede resultar: Solicitud Aprobada: Traslada
expediente para elaboración de contrato.
Solicitud Denegada: Notifica a interesado.
Ejercicio Profesional Supervisado
Multiprofesional -EPSUM-
Secretaria 6 Recibe expediente con el punto resolutivo o acuerdo y elabora contrato de ayudas becarias y traslada
Dirección de Asuntos Jurídicos
Asesor
Designado 7
Recibe punto de acta, revisa contrato, legaliza, obtiene firma de Rector y traslada.
26
Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria – DIGEU- Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Hoja No. 2 de 2
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Ejercicio Profesional Supervisado
Multiprofesional -EPSUM-
Auxiliar de
Tesorero 8
Recibe contrato, completa Gestión de Ayuda Becaria Form. AB-USAC-03 y Form. AB-USAC-05 y traslada.
Departamento de Presupuesto
Personal
Designado 9
Recibe expediente, revisa, y certifica disponibilidad presupuestaria y traslada
Auditoría Interna Personal
Designado 10
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente, revisa conforme procedimiento interno, emite nota de auditoría si es necesario y traslada.
Departamento de Contabilidad
Personal
Designado 11
Recibe expediente, revisa y procede a registrar contablemente la provisión de fondos. Traslada.
Ejercicio Profesional Supervisado
Multiprofesional -EPSUM-
Auxiliar de
Tesorero 12
Recibe expediente con provisión de fondos y procede a tramitar pago parcial, completa Form. AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06, adjunta copia de Form. AB-USAC-03 y el informe si amerita de acuerdo a lo que establece la norma literal f) y traslada.
Auditoría Interna Personal
Designado 13
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente con formulario original Form.AB-USAC-04 y Form.AB-USAC-06, revisa conforme procedimiento interno, emite nota de auditoría si es necesario y traslada.
Departamento de Contabilidad
Personal
Designado 14
Recibe expediente, revisa, registra contablemente y elabora oficio para emisión de cheque y traslada.
Departamento de Caja
Personal
Designado 15
Recibe documentación, registra ingreso, verifica disponibilidad financiera, emite cheque según procedimiento interno y traslada
Ejercicio Profesional Supervisado
Multiprofesional -EPSUM-
Auxiliar de
Tesorero 16
Recibe expediente de pago, cheque y efectúa pago a interesado, quien firma el voucher. Traslada con Form. AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06.
Auditoría Interna Personal
Designado 17
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente de pago con original Form. AB-USAC-04, Form. AB-USAC-06 y voucher del cheque, revisa conforme procedimiento interno y traslada.
Departamento de Contabilidad
Personal
Designado 18
Recibe expediente de pago con copia de Form. AB-USAC-04, copia de voucher del cheque y archiva.
27
7. Diagrama de flujo de Trámite en la Dirección General de Extensión Universitaria – DIGEU-
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria -DIGEU- Página 1 de 3
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Secretaria
(EPSUM- DIGEU)
Auxiliar de
Tesorero(EPSUM- DIGEU)
Autoridad Competente
(Miembros del CSU/ Director DIGEU)
Coordinador(EPSUM- DIGEU)
Interesado(UNIDAD INTERESADA)
SíNo
Recibe, da visto
bueno, solicita
verificación de
disponibilidad y
traslada
INICIO
Notifica a
interesado
denegatoria
Traslada
expediente
Reciben expediente,
conoce solicitud,
revisa que llene
requisitos, emite
punto resolutivo
A
¿Solicitud
aprobada?
Llena solicitud de
ayuda becaria Form.
AB-USAC-02,
adjunta los
documentos
correspondientes y la
presenta en EPSUM.
Recibe, revisa que
incluya todos los
documentos, da
ingreso y elabora
anteproyecto de
ayuda becaria,
verifica disponibilidad
presupuestaria.
Recibe, traslada
anteproyecto ante
autoridad
competente para
autorización
Recibe expediente
con el punto
resolutivo, elabora
contrato, obtiene
firmas de interesado
o representante legal
y traslada
28
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria – DIGEU-
Página 2 de 3
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Auxiliar de
Tesorería
(EPSUM- DIGEU)
Personal Designado (DEPARTAMENTO DE
CONTABILILDAD)
Asesor Designado
(DIRECCIÓN DE
ASUNTOS JURÍDICOS)
Personal Designado(DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO)
Personal
Designado
(AUDITORÍA INTERNA)
A
Recibe expediente,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoria si es
necesario y traslada
Recibe punto de
acta, revisa
contrato, legaliza,
obtiene firma del
Rector y traslada
Recibe contrato,
completa Form. AB-
USAC-03 y Form.
AB-USAC-05 y
traslada.
Recibe expediente,
revisa, certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada
PC-
AUD
B
Recibe expediente,
revisa, registra
contablemente la
provisión de fondos y
traslada
Recibe expediente
con provisión de
fondos y procede a
tramitar pago
parcial, completa
Form. AB-USAC-04
y Form. AB-USAC-
06, adjunta copia
de Form. AB-
USAC-03 y el
informe si amerita
y traslada.
Recibe expediente,
registra
contablemente,
elabora oficio para
emisión de cheque
y traslada al Depto.
de Caja
Recibe expediente
con formulario
original Form.AB-
USAC-04 y
Form.AB-USAC-06,
revisa conforme
procedimiento
interno, emite nota
de auditoría si es
necesario y
traslada.
PC-
AUD
29
Universidad de San Carlos de Guatemala
Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria -DIGEU- Página 3 de 3
Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes
Auxiliar de Tesorería
(EPSUM- DIGEU)
Personal Designado
(AUDITORÍA INTERNA)
Personal Designado
(DEPARTAMENTO DE CAJA)
Personal Designado (DEPARTAMENTO DE
CONTABILILDAD)
FINAL
Recibe
documentación,
registra ingreso,
verifica disponibilidad
financiera, emite
cheque conforme
procedimiento
interno y traslada
Recibe expediente
de pago y cheque,
efectúa pago a
interesado, quién
firma el voucher y
traslada con Form.
AB-USAC-04 y
Form. AB-USAC-06
Recibe expediente
de pago con
original de Form.
AB-USAC-04,
Form. AB-USC-06 y
voucher del
cheque, revisa
conforme
procedimiento
interno y traslada.
Recibe expediente
con copia de
Form.AB-USAC-04,
de voucher del
cheque y archiva
B
PC-
AUD
31
Anexo 1:
Fecha: D/ M/ A/
A:
Cargo:
Unidad Administrativa o Académica:
Reg. de Personal No. Cargo que ocupa: Titularidad:
Teléfono No.
Celular No.
Maestría
Doctorado OTRO
Post doctorado
Monto solicitado en letras: Q.
Nombre Completo del Apoderado o Representante Legal:
Disponibilidad Presupuestal
Partida Presupuestal: Q
Vo.Bo. (f)
(f)
Nombre Completo:
Nombre Completo: Cargo que ocupa:
Reg. de Personal No. Reg. de Personal No.
Fotocopia de Formulario de Solicitud de Licencia de la unidad académica a la que pertenece
El programa de estudios
Original de Certificación de sueldos extendida por la tesorería de la Unidad Ejecutora y/o voucher de último pago
Fotocopia de cédulas de vecindad o DPI de mandante y mandatario (Cuando los estudios sean en exterior del país por más de 2 meses)
DATOS DE LA AYUDA BECARIA
Fotocopia del mandato, cuando los estudios sean en exterior del país por más de 2 meses. (esto debe presentarse hasta que fue
autorizada la ayuda becaria).
Celular No.
Cédula de Vecindad o DPI
Primer apellido Nombre
Dirección de residencia:
Dirección de residencia:
Correo electrónico
Fecha de Inicio y finalización de los estudios:% de Sueldo:
Nombre de la maestría, doctorado, otro:
de Guatemala
Nombre de la Universidad: País
Por el periodo comprendido del: Al:
NIT
Universidad de San Carlos
Segundo apellido
Form. AB-USAC-01
SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA PARA PERSONAL ACADÉMICO
DATOS PERSONALES DEL SOLICITANTE
Nota: No se dará trámite a su solicitud, en caso no adjunte los documentos requeridos.
Timbres: (un notarial Q10.00 y un fiscal de Q5.00) para auténtica de contrato
(Tesorero)
Nota extendida por Institución de Estudios Superiores mediante la cual se acepta al interesado para realizar estudios de postgrado
REQUISITO INDISPENSABLES QUE DEBE DE ADJUNTAR A LA SOLICITUD
(Autoridad Competente: (Decano o Director de la Unidad
Académica a la que pertenece)
AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA (Para uso de la Unidad que otorga la Ayuda Becaria)
Transcripción del punto resolutivo del Órgano de Dirección en donde especifique el tipo de licencia y monto de ayuda becaria que le
proporcionará. Se debe establecer que los estudios que realizara el personal académico respondan a lo señalado en el apartado II:
Ayudas Becarias: Literales a, c, e y f de las Normas y procedimientos para la concesión de Licencias, Otorgamiento de ayudas becarias y
Pago de prestaciones especiales al peronal de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Correo electrónico
Justificación:
Firma del Solicitante o Representante Legal
Unidad Administrativa o Académica: Cédula de Vecindad o DPI No.
Teléfono No.
32
Anexo 2
Fecha: D/ M/ A/
A:
Cargo:
Unidad Administrativa o Académica:
EPS PPS
OTRO
Especifique:
Monto solicitado en letras: Q.
Partida Presupuestal: Q
Vo.Bo. (f)
(f)
Nombre Completo:
Nombre Completo: Cargo que ocupa:
Reg. de Personal No. Reg. de Personal No.
Fotocopia de cédula de vecindad o DPI del estudiante
Fotocopia del carné vigente del estudiante.
Fotocopia del Cierre de Pensum
Carta de asignación por la Unidad Académica a la que pertenece (para solicitudes presentadas en EPSUM)
Timbres: (un notarial Q10.00 y un f iscal de Q5.00) para auténtica de contrato
Nota: No se dará trámite a su solicitud, en caso no adjunte los documentos requeridos.
Correo electrónico
Carné No. Cédula de Vecindad o DPI No.
Dirección de residencia:
Fecha de inicio del EPS: Fecha de finalización del EPS:
(Autoridad Competente)
(Tesorero)
REQUISITO INDISPENSABLES QUE DEBE DE ADJUNTAR A LA SOLICITUD
Primer apellido Nombre
Teléfono No.
Municipio Asignado:
(f)
AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA (Para uso de la Unidad que otorga la ayuda becaria)
Solicitante
Justificación:
DATOS DE LA AYUDA BECARIA
Nombre EPS, PPS, otro:
Departamento
Unidad Administrativa o Académica:
Celular No.
Disponibilidad Presupuestal
DATOS PERSONALES DEL SOLICITANTE
Segundo apellido
Universidad de San Carlos
Form. AB-USAC-02
de Guatemala
SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA PARA ESTUDIANTE
33
Anexo 3
Código Unidad Correlativo Año
No.
Fecha: D/ M/ A/
Primer apellido Nombre
Cédula de Vecindad No. o DPI
Cargo que ocupa:
Teléfono No.
Celular No.
Autorizada por: (Junta Directiva, Consejo Directivo, Consejo Académico, Rector, otros)
Inciso
Cantidad Total Q.
En letras
Forma de pago: (mensual, bimensual, semestral, anual)
Cantidad Q del al
(f) (f)
Nombre: Nombre:
Reg. Personal Reg. Personal
Certificación de disponibilidad
Valor Q Fecha D/M/A/
(f) (sello) (f) (sello)
1/4 y 2/4 Depto. Contabilidad 3/4 Unidad Ejecutora 4/4 Depto. Presupuesto
Fecha D/M/A/Codigo contable
Partida Presupuestal
Tesorero (certificación disponibilidad) Autoridad Competente
FIRMA Y SELLO DE RESPONSABLES DEL TRÁMITE
USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
TotalDescripción de la Ayuda BecariaCantidad de meses
Acuerdo No. Fecha D/M/A/
Contrato No. Período
Con cargo a Partida Presupuestal No. Según Punto No. Acta No.
DATOS DE LA AYUDA BECARIA
Unidad Administrativa o Académica:
Dirección de residencia:
Segundo apellido
NIT
Carné estudiantil No. Reg. de Personal No.
Universidad de San Carlos
Form. AB-USAC-03
de Guatemala
GESTION DE PROVISIÓN DEL GASTO PARA AYUDA BECARIA
DATOS PERSONALES DEL SOLICITANTE
Profesional de Presupuesto
Total
USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Profesional de Contabilidad
TRÁMITES DE FONDO PARA SU PAGO
Valores en Q
Unitario
34
Anexo 4
Código Unidad Correlativo Año
No.
Fecha: D/ M/ A/
Primer apellido Nombre
Cédula de Vecindad No. o DPI
Cargo que ocupa:
Dirección de residencia: Teléfono No.:
Celular No.:
Año:
Vo.Bo. (f)
(f)
Nombre Completo:
Nombre Completo: Cargo que ocupa:
Reg. de Personal No. Reg. de Personal No.
(f) (sello)
(f) (sello)
Nombre:
Reg. Personal:
(f)
1 y 2/3 Depto. Contabilidad 3/3 Unidad Ejecutora
Cédula o DPI No.:
Universidad de San Carlos
Form. AB-USAC-04
de Guatemala
PAGO DE AYUDA BECARIA
DATOS DEL BENEFICIARIO
Segundo apellido
RECIBÍ CONFORME
No. Carné estudiantil No. Reg. de Personal
No. Gestión de Provisión del Gasto:
DATOS DE LA AYUDA BECARIA
Mes (es):
Con cargo a Partida Presupuestal No.: Monto por mes Q.
Cheque No.:
USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO CAJA
Unidad Administrativa o Académica:
NIT:
No. Pago:
Beneficiario (a) o Mandatario
FIRMA Y SELLO DE RESPONSABLES DEL TRÁMITE
Nombre Beneficiario (a) o Mandatario:
Valor Q.
Fecha D/M/A
(Autoridad Competente)
(Tesorero)
USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Codigo contable:
Cheque No.
Fecha D/M/A
Profesional de Contabilidad
Monto total Q
35
Anexo 5
Universidad de San Carlos
Form. AB-USAC-05
No.
Solicitud de Ayuda Becaria
Para Personal Academico (Documentos Soporte) No.: De Fecha:
a) Solicitud de Ayuda Becaria (Form AB-USAC-01)
b) Fotocopia de Solicitud de Licencia de la Unidad
AcadémicaDel: Al:
c) Transcripción de la autorización de licencia y tipo
de ayuda
Punto ________ Inciso_______
Subinciso__________ Acta No.
____________ del _____/________/_______
d) Nota de Aceptación de la entidad donde se
realizarán los estudios de postrado.(**)De Fecha:
e) Programa de estudios (**)
f) Certificación de sueldos y copia del voucher del
último sueldo pagado (***)Sueldo:
g) Fotocopia de cédulas o DPI de mandante y
mandatario (estudios exterior)(**)No. Orden Registro:
h) Fotocopia del mandato (cuando los estudios sean
en el exterior por más de dos meses) (**)
i) Contrato
Para estudiantes(Documentos Soporte) No.: De Fecha:
a) Solicitud de Ayuda Becaria (Form AB-USAC-02)
b) Fotocopia de cedula de vecindad o DPI y carné del
estudiantec) Carta de asignación de la Unidad Académica No.:
d) Contrato
Gestion de Provisión del Gasto (Form AB-USAC-03) No.: De Fecha:
PUNTO DE CONTROL 1 Firma: sello
Folios Adjuntos:
(**) Cuando es prorroga de ayuda becaria, no se incluyen estos documentos (***) Se presenta cuando el monto del salario aumentó.
1/2 Expediente 2/2 Auditoría Interna
Unidad:
B
Folio Observaciones
A
1
Orden Descripción N/ASi No
OBSERVACIONES:
de Guatemala
CONTROL DEL PROCESO PROVISIÓN DEL GASTO
DOCUMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS EXPEDIENTES DE AYUDA BECARIA
Carnet:
Registro de Personal:
Nombre Completo:
3
36
Anexo 6
Universidad de San Carlos
Form. AB-USAC-06
No.
Formulario Pago de Ayuda Becaria (Form. AB-USAC-
04) OriginalNo.: De Fecha:
Informe de Avance (según contrato) Original De Fecha:
Formulario Gestión de Provisión del Gasto para
Ayuda Becaria (Form.AB-USAC-03) CopiaNo.: De Fecha:
PUNTO DE CONTROL 2 Firma: sello
Formulario Pago de Ayuda Becaria (Form. AB-USAC-
04) copiaNo.: De Fecha:
Copia de cheque voucher del pago efectuado No.: De Fecha:
PUNTO DE CONTROL 3 Firma: sello
Folios Adjuntos:
1/2 Expediente 2/2 Auditoría Interna
4
5
OBSERVACIONES:
1
2
3
(Cuando no es trabajador (a) o estudiante (a))
Orden Descripción Si No N/A Folio Observaciones
de Guatemala
FORMULARIO DE CONTROL DE PAGOS
Unidad:
Nombre Completo: Carnet:
No. de Gestión de Provisión del Gasto para Ayuda Becaria:
Registro de Personal: Cédula de Vecindad:
37
Anexo 7
Form- AB-USAC-07
Unidad Ejecutora o Dependencia:
No. de Form. AB-USAC-03 que se modifica: Monto:
Fecha:
a) Anulación
b) Disminución en la cantidad de Q.
c) Incremento en la cantidad de Q.
Por la que se solicita fondos para su pago
Disminuye a: Q.
Incrementa a: Q.
Valor (es) Q.
(f)
Nombre
No. Reg. Personal
(f)
Nombre fecha Q
No. Reg. Personal
Vo.Bo. Abono: Q.
Nombre
No. Reg. Personal Nombre
Fecha Fecha No. Reg. Personal
Fecha
1/5 Departamento de Contabilidad 2/5 Expediente 3/5 Auditoría Interna 4/5 Departamento de Presupuesto 5/5 Tesorería
Universidad de San Carlos
de Guatemala
El monto global actualizado
Uso exclusivo de Auditoría Interna
Profesional de Contabilidad
Se modifica certificación presupuestal:Elaborada por:
Se modifica la Gestión de Provisión del Gasto de Ayuda Becaria referida por:
Autoridad Responsable(según Art í culo 129 del Est at uro de la Universidad de San Carlos de Guat emala)
Jefe Unidad Solicitante
firma y sello total
Por la cantidad de:
No. de emisión:
Uso exclusivo Departamento de Contabilidad para Registro Contable
MODIFICACIÓN A PROVISIÓN DEL GASTO DE AYUDA BECARIA
Partida (s)
A favor de:
Justificación:
Fecha D/M/A No.