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Instructivo de Trabajo: “Resguardo de Documentación y publicación en INFORED”

Clave: IT-IOM-02

Revisión: 00

Fecha actualización : 23/marzo/2016

Objetivo Definir los pasos a seguir para la publicación de documentos en el sistema de comunicación de Beneficia.mx (INFORED).

Dirigido a

Gerente de IOM

Líder de auditoría.

Alcance Este documento aplica desde la integración del documento al DPA hasta la publicación en INFORED

Referencias FO-IOM-01 Estructura y codificación de documentos

Definiciones Documentos: Manual de procedimientos políticas, procedimientos, instructivos de trabajo, descripción de puesto, formatos, y/o documentos externos que afecten el desarrollo de las actividades.

Formato: Hoja(s) de recolección de datos o de verificación, complementaria de un instructivo de trabajo o procedimiento, que contiene datos fijos, con espacios en blanco, que se utilizan durante el desarrollo de las actividades para ser llenadas con información y que una vez completos constituyen un registro del S. G. C. o administrativos. DPA: Repositorio de información de Beneficia.mx INFORED: Aplicación electrónica de acceso vía internet, utilizada para la comunicación interna en la oficina de Beneficia.mx

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Políticas y Responsabilidades

1. La actualización y cumplimiento de este documento queda a cargo de la Gerencia IOM. 2. El resguardo de los documentos del SGC en el DPA y la publicación en INFORED es responsabilidad del

Líder de Auditoria. 3. Cualquier documento del SGC que se requiera publicar o actualizar, debe contar con la autorización de

la Dirección de Negocio o Funcional correspondiente. 4. Todo documento que sea resguardado en el DPA deberá contar el archivo editable y el PDF; este

último solo para Procedimientos, Instructivos y Descripciones de puesto. En el caso de Formatos deberá resguardarse sólo el archivo editable.

Control de Cambios

Tabla de Control de Cambios

No. de Revisión Descripción Fecha

00 Nueva Elaboración 23/marzo/2016

Registros Matriz de documentos // Inventario de Documentación Beneficia

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Desarrollo

1. Almacenamiento de documentos en DPA Ingresa a carpeta “Documentos GI Actual”.

Nota: Para poder acceder a los Repositorios de Beneficia.mx debes de estar conectado a la red WGI Wireless.

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Los documentos se encuentran organizados por carpeta según el “Tipo de documento”. Da doble click en la carpeta de acuerdo al tipo de documento que requieras almacenar.

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Los documentos se encuentran organizados por “Tipo de documento” y “Departamento”. Selecciona el departamento al que corresponde el documento que deseas guardar.

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Anexa el/los documento(s) en formato editable y PDF. Nota: Solo los documentos de tipo formato serán guardados en el formato de creación (Word, excel, plantilla de OutLook, etc.) Valida que los archivos cuenten con la clave que le corresponda. Ver instructivo de trabajo IT-IOM-01

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2. Publicación en INFORED.

Ingresa a la página de INFORED: http://192.168.23.244/beneficia/Home.aspx.

Nota: Para poder acceder a INFORED debes de estar conectado a la red WGI Wireless.

http://192.168.23.244/beneficia/Home.aspx

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Clave: IT-IOM-02

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Da click en el botón “Iniciar” ubicado en la parte inferior de la Infored

Registra: Nombre de usuario: Captura el nombre de usuario asignado Contraseña: Captura la Clave de acceso asignada Da click en el botón “Iniciar”.

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Para publicar el documento: Selecciona el modulo “Manuales” y selecciona el departamento y tipo de documento que requieres publicar, o bien sigue la ruta: Manuales / Departamento / Procedimiento (Ejemplificaremos con un documento del área Comercial)

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Clave: IT-IOM-02

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Selecciona en la parte superior derecha el botón de “EDITAR PÁGINA” Da click en la opción “EDITAR ESTA PÁGINA”

En la Sección Contenido.

Da click en el botón y “Editar texto”.

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Clave: IT-IOM-02

Revisión: 00


Automáticamente se despliega una ventana para Editar el contenido, donde debes registrar la clave del documento y el nombre. Selecciona el texto y da formato de acuerdo a lo siguiente. Fuente: Arial Helvética Tamaño: 3 Estilo de párrafo: Stadard paragraph

Respeta el orden ascendente en que deben registrarse los documentos.

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Clave: IT-IOM-02

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Selecciona el texto.

Da click en el botón adjuntar archivo Selecciona “ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS”.

Una vez ingresando a Administrador de documentos se despliega el explorador. Da click en la carpeta “Documentación-CMS-Métodos”.

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Clave: IT-IOM-02

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Selecciona y da doble click en la carpeta del departamento al que requieres cargar el archivo.

Da click en el boton “Cargar” para adjuntar el documento.

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Clave: IT-IOM-02

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El sistema despliega una ventana “ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS”

En el recuadro inferior se indica el tamaño máximo permitido para subir archivos en INFORED, así como la extensión. Da click en el botón “Seleccionar”

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Clave: IT-IOM-02

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Ingresa al DPA y selecciona el documento que deseas adjuntar. Da click en el botón “Abrir”

En caso de Procedimientos, Instructivos y Descripciones de puesto deberá subirse a INFORED el archivo en formato PDF. En el caso de Formatos deberá subirse el archivo editable.

Visualiza que se haya cargado el documento correctamente y Da click en el botón “Cargar”

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Clave: IT-IOM-02

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Una vez que se cargo el documento, en la parte derecha, despliega el combo “Meta”, selecciona la opción “nueva ventana” Y Da click en el botón “Insertar”.

El sistema regresa a página “Editar contenido” Da click en “Guardar”.

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En la parte superior derecha selecciona el botón “Editar página” y da click en “Cerrar modo edición”. Para cerrar tu sesión en INFORED, da click en botón “Salir”

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Clave: IT-IOM-02

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Verifica que hayas cargado correctamente el archivo.

Ingresa a la ruta Manuales / Departamento / Procedimiento

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1

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Valida que se visualice el documento cargado y que tenga la liga activa.

Da Click sobre la liga

Se cargó Documento correctamente

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Anexos

N/A

Cuadro de Autorización

Cuadro de Autorización

Concepto Nombre Firma

Autorizo Leticia Rocha

Gerente de IOM

Revisó Christian Rosas

Ingeniero de procesos

Elaboró S. Yazmin Vázquez V.

Ing. Procesos (Becario)

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