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Gerencia de Asuntos Jurídicos Normativa y Procedimiento para la Gestión y Firma de Contratos Octubre 2016

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NORMATIVA Y PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y FIRMA DE CONTRATOS

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Objetivo: Instruir a todas las Sedes y Unidades de la Institución acerca de las políticas de

contratación con terceros vigentes en INACAP, y establecer formalmente el procedimiento para la

elaboración, revisión y firma de Contratos.1

Alcance: Todos los Contratos de diversa naturaleza en los que INACAP contrate con un tercero , ya

sea a través de sus Sedes o Unidades de Casa Central, y en virtud de los cuales una o ambas partes

asuman obligaciones específicas y/o contraprestaciones de carácter patrimonial o económico.

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1. DEFINICIÓN DE CONTRATO.

De acuerdo con nuestro Código Civil un Contrato es “un acto por el cual una parte se obliga para

con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser una o muchas personas.”

Habrá un contrato entonces cuando una de las partes, o ambas, asuman una o más obligaciones

respecto de la otra parte, por ejemplo, una se obliga a prestar un servicio y la otra se obliga a pagar

por ese servicio.

2. OBLIGACIÓN DE SUSCRIBIR UN CONTRATO.

La prestación de Servicios o el cumplimiento de obligaciones, deben estar claramente establecidas

y definidas en un documento escrito y firmado por los representantes de las partes. De esta forma,

se regulan las obligaciones de las partes, se definen las responsabilidades que cada una asume, y se

previenen riesgos legales, patrimoniales y de imagen en los que INACAP pudiera incurrir cuando las

condiciones de una prestación de servicios o de una obligación no son claras o contravienen las

políticas y procedimientos institucionales.

1 Se excluyen de este procedimiento: (a) los contratos de naturaleza laboral, los que se rigen por los procedimientos establecidos por la Dirección de Gestión de Personas y por la normativa laboral vigente; (b) los contratos de prestación de servicios educacionales; y (c) los contratos de prestación de servicios de capacitación.


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Entonces, será siempre necesario y obligatorio firmar un Contrato en las siguientes situaciones en

las que INACAP contrate con un Tercero.

2.1. Siempre que INACAP contrate la ejecución de una actividad o la prestación de un servicio

(en adelante el Servicio), independientemente del monto y plazo del Servicio.

El Proveedor del Servicio puede ser una persona natural o jurídica (empresa, sociedad,

corporación u otra Institución), nacional o extranjero, o una institución pública o privada.

El Servicio puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo y sin que la enumeración sea

taxativa:

- Una asesoría o consultoría en cualquier área (académica, corporativa, legal, de Recursos

Humanos, de Acreditación, etc.)

- El desarrollo de un proyecto.

- La elaboración de encuestas, informes, manuales u otros documentos similares.

- La dictación de talleres, charlas, o la participación en seminarios o conferencias.

- Servicios de comunicaciones, publicidad, marketing.

- Servicios bancarios, financieros o contables.

- Construcciones, mantenciones o reparaciones.

- Servicios generales, tales como aseo, vigilancia, mantención de jardines, mantención

de ascensores, transporte de valores, y otros similares.

- Los servicios de casinos, cafeterías, y fotocopias en Sedes.

2.2. Las licencias asociadas al uso e instalación de softwares o programas informáticos, o a

cualquier derecho de propiedad intelectual o industrial que un tercero ceda o licencie a

INACAP. Cualquier contrato que implique el otorgamiento de licencias o la instalación o uso

de softwares, deberá ser previamente aprobado por la Gerencia de Sistemas y Tecnología

(GST)

2.3. La compraventa, arrendamiento, o comodato de bienes inmuebles, independientemente

del plazo y monto involucrado.

2.4. Siempre que INACAP sea quien se obligue con un tercero a prestar un servicio, o a realizar

alguna otra prestación que tenga carácter económico o que implique el otorgamiento o

cesión de un derecho a un tercero.

Por ejemplo y sin que la enumeración sea taxativa:

- Un aporte, auspicio, o patrocinio para una actividad o publicación.

- Una licencia o cesión de derechos sobre cualquier tipo de propiedad intelectual o

industrial de INACAP.


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- La prestación de servicios educacionales o de capacitación.2

- La obligación de desarrollar o participar en un proyecto o actividad.

- La entrega de bienes en comodato, sean muebles o inmuebles.

2.5. Las donaciones, ya sea que INACAP actúe como donante o donatario (Acta de Donación).

Se hace presente que las donaciones deben autorizarse de acuerdo con la Política de

Donaciones de INACAP, que se encuentra a disposición de los colaboradores en el Gestor

Documental (Normativas, Políticas y Reglamentos/Modelo de Ética y Cumplimiento).

2.6. La recepción por parte de INACAP de fondos económicos, sean públicos o privados, por

ejemplo, para proyectos de emprendimiento o innovación; la asignación a INACAP de

concursos o proyectos, sean públicos o privados; la entrega por parte de INACAP de

fondos para el apoyo o participación en proyectos de terceros.

2.7. En general, cualquier relación en que se acuerde el cumplimiento de obligaciones o

contraprestaciones, ya sea por una o ambas partes.

Se exceptúan únicamente:

- La compra de bienes muebles e insumos, que se regirá por lo establecido en la Normativa

de Compras y/o contratación de Bienes o Servicios, emitiéndose la respectiva Orden de

Compra. Por ejemplo y sin que la enumeración sea taxativa: mobiliario, equipamiento o

insumos, tales como papelería, artículos de oficina, y otros productos que se utilicen en

forma permanente.

- Algunos servicios que su naturaleza y volumen ameriten que su contratación sea

respaldada sólo por una Orden de Compra, que deberá contener una GLOSA ESPECIAL

previamente autorizada por la Gerencia de Asuntos Jurídicos. En todo caso, cuando se

autorice esta excepción, la OC deberá siempre ser aceptada por el Proveedor o prestador

del servicio, e incluirá una glosa especial que describa, a lo menos, el objeto de los Servicios

que se contratan, el precio y forma de pago, el plazo de ejecución de los mismos, y otras

condiciones generales o especiales que sean pertinentes.

Actualmente, únicamente están sujetos a esta excepción:

contratos con anfitriones o promotores de eventos o ceremonias organizados por

la Dirección de Marketing, Dirección de Egresados y Empleabilidad, Sedes, u otras

áreas.

2 Este tipo de Contratos tienen su propio formato y procedimiento de emisión y firma, por lo que no se tratan en este documento.


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3. CONTENIDO DE UN CONTRATO DE SERVICIOS CON PROVEEDORES DE INACAP.

3.1. Los Contratos de Prestación de Servicios de cualquier naturaleza que se contraten a

Proveedores de INACAP, deberán suscribirse de acuerdo con los formatos previamente

definidos y aprobados por la Gerencia de Asuntos Jurídicos (GAJ), según lo siguiente:

3.1.1. Existen contratos ya definidos y aprobados por la Gerencia de Asuntos Jurídicos que

deben usarse, sin modificaciones, para los siguientes servicios. Cualquier

modificación deberá ser previamente aprobada por la Gerencia de Asuntos

Jurídicos:

Para Sedes: Bases de Licitación y Contrato estándar para servicios de aseo,

vigilancia, mantención de jardines, cafetería, y fotocopias, informadas por

Circular de Secretaría General.

Bases de Licitación y Contrato estándar para Obras de Construcción.

Otros modelos de Contrato que la Gerencia de Asuntos Jurídicos haya

definido o defina en el futuro con distintas áreas de la Institución, y que el

Gerente de Asuntos Jurídicos oficialice por escrito (por mail u otro medio

escrito) como documento autorizado para esa Área o tipo de contratación

en particular.

3.1.2. En caso de no existir un contrato previamente definido y aprobado para un Servicio

en particular, la Gerencia de Asuntos Jurídicos revisará y dará visto bueno al

Contrato en forma previa a su firma. Para ello, el área respectiva solicitará a la GAJ

la revisión del Contrato, de acuerdo al procedimiento que se señala en los números

6.2. y siguientes de este documento. Deberá adjuntar el Contrato preparado por el

área solicitante o el Contrato enviado por el Proveedor o contraparte; o bien, el área

respectiva, de acuerdo al mismo procedimiento, solicitará a la GAJ su apoyo para la

elaboración de un Contrato. En todos los casos, deberá proporcionar a la GAJ, en

forma clara y detallada, toda la información que el Contrato debe contener y que se

señala en el numeral siguiente.

3.2. Todo Contrato debe contener las siguientes estipulaciones:

3.2.1. Su Objeto, es decir, qué es lo que se está contratando y cuáles son las obligaciones

generales y específicas que asumen las partes.

3.2.2. El Plazo de Vigencia total del Contrato, los plazos que se establezcan para el

cumplimiento de Hitos o Etapas del Contrato, la forma cómo deberá acordarse su

prórroga o renovación cuando proceda.

3.2.3. Precio y Forma de Pago, de acuerdo a lo indicado en el numeral 3.3. siguiente.

3.2.4. Otras condiciones específicas de la contratación, las que podrán establecerse en el

mismo Contrato, en documentos Anexos, o incorporando una Propuesta o


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Cotización como parte integrante del Contrato. En todo caso, se establecerá que

primará el Contrato por sobre sus Anexos o por sobre la Propuesta o Cotización.

3.2.5. Las cláusulas generales señaladas más adelante en el número 3.4.

3.3. El Contrato deberá establecer claramente el Precio y Forma de Pago, teniendo en cuenta

las siguientes condiciones:

3.3.1. Se prohíbe el pacto de Anticipos.

Sólo podrán autorizarse Anticipos en las siguientes condiciones:

(a) Que la entrega de un Anticipo sea justificada por la especial naturaleza del

Servicio, siempre que el monto del Anticipo no supere el 30% del valor o precio

total del Contrato, y que la devolución del Anticipo para el caso de

incumplimiento o término anticipado del Contrato sea debidamente garantizada

mediante la entrega de una boleta de garantía bancaria emitida a la vista a

nombre de INACAP, por un valor igual al monto del Anticipo, cuya glosa será

definida por la GAJ.

(b) En caso que, de acuerdo a la naturaleza propia del contrato, el pago o una parte

de él, deba hacerse de manera anticipada. Por ejemplo, rentas mensuales de

arrendamiento, algunas licencias de uso de software, reservas de espacios en

ferias o eventos. La calificación, en este caso, será hecha por la GAJ.

(c) De no cumplirse una o más de las condiciones señaladas en las letras (a) y/o (b)

anteriores, un Anticipo sólo podrá ser autorizado por el Rector.

3.3.2. El pago del monto o precio del Contrato se hará una vez cumplidos íntegramente

los Servicios o prestaciones objeto del mismo, o bien, se podrán pactar cuotas,

siempre que estén asociadas al cumplimiento de Etapas o Entregables aprobados

por INACAP.

3.3.3. Los plazos de pago serán los definidos en las políticas de pago de INACAP (30 días

desde la recepción conforme de la respectiva factura o boleta).

3.3.4. No podrán acordarse pagos en dinero efectivo.

3.3.5. Todos los pagos deberán ser respaldados por una factura o boleta, según el caso, y

considerar los impuestos que correspondan, en especial el impuesto a la renta o el

IVA, según corresponda, salvo servicios exentos. En caso de contratos con

extranjeros, será la Gerencia de Contabilidad quien determinará cuál es el

documento de respaldo que proceda.


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3.4. El Contrato deberá incorporar cláusulas generales relativas a los siguientes aspectos, de

acuerdo con la redacción aprobada por la GAJ:

3.4.1. Cumplimiento de Normativa y Prevención de Delitos (Modelo de Ética y

Cumplimiento)

3.4.2. Confidencialidad y Protección de Datos Personales

3.4.3. Propiedad Intelectual

3.4.4. Protección y uso del nombre, logo e imagen de INACAP

3.4.5. Facultad de término anticipado del Contrato establecida en favor de INACAP

3.4.6. Indemnidad

3.4.7. Independencia laboral

3.4.8. Coordinadores del Contrato, indicando el cargo y daos de contacto.

3.4.9. Cesión de derechos

3.4.10. Resolución de Controversias

3.4.11. Domicilio y Jurisdicción

3.4.12. Personerías

3.5. En los Servicios sujetos a las normas legales sobre Subcontratación se incorporarán,

especialmente, las siguientes cláusulas:

3.5.1. Obligación del Proveedor de dar cumplimiento a la normativa laboral aplicable.

3.5.2. Obligación de presentar la documentación que acredite el cumplimiento de sus

obligaciones laborales, previo al pago de la factura respectiva.

3.5.3. Derecho de retención establecido en favor de INACAP.

3.5.4. Obligación del Proveedor de mantener indemne a INACAP, incluyendo el pago de

cualquier suma a la que pudiera resultar condenado INACAP por demandas de los

trabajadores del Proveedor, o por aplicación de multas administrativas, y la

obligación de defender a INACAP frente a estas demandas, cubriendo también los

honorarios y gastos legales.

3.5.5. Obligación del Proveedor de dar cumplimiento al Reglamento de Contratistas y

Subcontratistas de INACAP, así como a su reglamentación y procedimientos

internos.

3.5.6. Garantía de fiel cumplimiento del contrato3

3.5.7. Seguros de accidentes del trabajo y de responsabilidad civil general y patronal4

3 Se puede excepcionar de esta garantía en casos específicos, según la evaluación del riesgo que el Contrato pueda implicar para INACAP, previa autorización de la GAJ. 4 Los seguros de RC General y Patronal pueden excluirse en casos específicos, según la evaluación del riesgo que el Contrato pueda implicar para INACAP, previa autorización de la GAJ, en coordinación con la Gerencia de Finanzas.


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3.6. Cuando se contrate con Empresas de Servicios Transitorios o EST, deberá firmarse un

contrato especial, denominado contrato de puesta a disposición.

Los contratos con empresas de servicios transitorios (EST), para la puesta a disposición de

trabajadores, deberán dar cumplimiento a todos los requisitos y condiciones que contempla

la legislación aplicable y el Instructivo que regula este tipo de servicios en INACAP y que

contiene los contratos tipo que deberán ser utilizados para estos efectos.5

Dicho Instructivo se encuentra en el Gestor Documental (Secretaría General/Servicios

Jurídicos).

4. CONTENIDO DE CONTRATOS DE NATURALEZA DISTINTA A LA PRESTACION DE SERVICIOS DE

PROVEEDORES.

Los tipos de contratos señalados en los números 2.2. a 2.7. de este documento, tendrán un

contenido diverso, conforme a la naturaleza y características de cada contrato.

Para su elaboración o revisión, el Área Solicitante deberá proveer a la GAJ todos los

antecedentes relativos al contenido del Contrato. La redacción final será autorizada por la

Gerencia de Asuntos Jurídicos, rigiendo lo señalado en el numeral 3 anterior, en todo lo que

sea aplicable al tipo de Contrato de que se trate.

5. FACULTADES PARA FIRMA DE CONTRATOS

5.1. ¿Quién puede firmar Contratos en representación de INACAP?

- El RECTOR es quien tiene la representación legal de INACAP para firmar todo tipo de

Contratos con terceros, salvo aquellos que requieran acuerdo previo del Directorio,

caso en el cual el Directorio otorgará los poderes especiales que sean necesarios (por

ejemplo, para la compra de inmuebles, construcción de Sedes, obras de verano).

- Los Vicerrectores de Sedes, tienen facultades para firmar Contratos cuyo objeto sean

Servicios de mantención o Servicios generales propios de su respectiva Sede, tales como

aseo, vigilancia, transporte de valores, cafetería, fotocopias, mantención de jardines,

mantenciones y reparaciones en general, siempre dentro del ámbito de su Sede.

- El Rector ha delegado en el Prorrector y en el Director Nacional de Capacitación

facultades para suscribir Contratos cuyo objeto sea la prestación de servicios o acciones

de Capacitación, dentro del ámbito de acción de la DNC.

5 Este Instructivo se encuentra publicado en el Gestor Documental.


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En consecuencia:

Es el RECTOR – como apoderado clase A - la única autoridad de INACAP facultada

para suscribir Contratos en representación de INACAP, e incluso en ciertos casos

se requiere de acuerdo previo del Directorio.

Adicionalmente, el Directorio ha otorgado facultades a los Vicerrectores de Sedes –

como apoderados clase D – para suscribir ciertos contratos propios de la

administración de su respectiva Sede, dentro del ámbito de dichos poderes.

Por otra parte, el Rector ha delegado facultades en el Prorrector y en el DNC

específicamente para suscribir Contratos en virtud de los cuales INACAP presta

servicios de capacitación.

Asimismo, en casos especiales, el Rector o el Directorio pueden delegar facultades

en otras autoridades de la Institución para la celebración de contratos específicos,

mediante un poder o mandato escrito, especialmente elaborado para esos efectos.

Por ejemplo, un mandato conferido a un Vicerrector de Sede para firmar un

contrato de arriendo, o la delegación de facultades que el Directorio, mediante acta,

hace en autoridades de INACAP para firmar contratos de construcción.

5.2. Aceptación de Propuestas de Servicios u Otras.

La aceptación de una propuesta de Servicios o de Prestaciones de cualquier naturaleza que

signifiquen a su vez obligaciones para INACAP, hecha por cualquier persona que NO tenga

facultades para contratar de acuerdo a lo indicado en el número anterior, NO OBLIGA A

INACAP.

La aceptación de una Propuesta de Servicios por una persona distinta del Rector o de un

apoderado con facultades suficientes, sólo se podrá efectuar indicando expresamente las

siguientes condiciones:

a. Que los Servicios o Prestaciones deberán ser regulados en un Contrato en el cual se

establecerán sus términos y condiciones.

b. Que el Contrato primará por sobre la Propuesta.

c. Que no se considerarán las estipulaciones de la Propuesta que sean contrarias a las

políticas y normas de contratación de INACAP.

d. Que el Contrato será firmado por el Rector de INACAP, quien tiene la representación

legal de la Institución para estos efectos, o por un apoderado con facultades suficientes

para ello.

e. Que la aceptación de la Propuesta, en consecuencia, sólo da lugar al proceso de

contratación, pero que no constituye por sí misma un Contrato.


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En consecuencia:

Una Propuesta aceptada en la forma indicada dará lugar a una Solicitud de Contrato.

Una Propuesta no puede ser aceptada si contiene estipulaciones o condiciones

contrarias a las normas sobre contratación establecidas en este documento, o a

cualquier política o procedimiento interno de INACAP.

Las condiciones que contenga una determinada Propuesta no obligarán INACAP a

su aceptación futura mediante un Contrato, el que deberá de todas maneras regirse

por las políticas institucionales y pasar por las revisiones y vistos buenos

correspondientes.

5.3. Órdenes de Compra.

La Orden de Compra que se emita cuando de acuerdo a esta Normativa deba suscribirse un

Contrato, NO constituirá documento suficiente para formalizar o dar curso al pago de una

contratación, salvo en los casos autorizados que se señalan especialmente en el número 2.7.

En consecuencia, es responsabilidad de cada emisor de una OC, que ésta vaya adjunta al Contrato

respectivo. La Gerencia de Logística y Contratos, a su vez, podrá rechazar dar curso a una OC si no

se adjunta el Contrato.

6. PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION, REVISIÓN Y FIRMA DE UN CONTRATO

Los Contratos deberán acordarse y firmarse por ambas partes en forma previa al inicio de los

servicios, proyecto, prestación u obligación que sea objeto del Contrato. Asimismo, también en

forma previa, el Proveedor deberá haber entregado las garantías y seguros que son requeridos en

cierto tipo de Contratos, tales como servicios de subcontratación, servicios generales en Sedes,

construcción, etc.

Corresponde a Secretaría General, a través de la Gerencia de Asuntos Jurídicos, efectuar el control

de legalidad de los contratos y órdenes de compra en conformidad a la normativa y procedimiento

establecido en este documento.

6.1. CONTRATOS CON FORMATOS PREVIAMENTE APROBADOS PARA SERVICIOS GENERALES DE

SEDES:

Los Contratos que tengan definido un formato estándar, según lo indicado en el número

3.1.1.6, no requerirán de la revisión de la GAJ, salvo que la contraparte haya solicitado la

revisión o modificación de alguna de sus cláusulas o que exista alguna duda jurídica respecto

de las garantías o seguros exigidos.

6 Estos son: vigilancia, aseo, cafetería, fotocopias.


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En consecuencia, el Vicerrector de Sede – conforme con sus poderes - podrá firmar dichos

Contratos, siempre que no haya sido alterado o modificado su formato previamente

aprobado, o bien, una vez que las modificaciones cuenten con el visto bueno de la GAJ.

6.2. SOLICITUD DE ELABORACIÓN O REVISIÓN DE UN CONTRATO:

6.2.1. Las Solicitudes de Elaboración o Revisión de un Contrato se dirigirán a la Gerencia de

Asuntos Jurídicos, por mail u otro medio escrito, usando para ello el “Formulario de

Solicitud de Elaboración o Revisión de Contrato” que se incluye como Anexo. Podrán

dirigirse directamente al Gerente de Asuntos Jurídicos, o bien al abogado a cargo de la

Sede o Área, con copia al Gerente de Asuntos Jurídicos.

6.2.2. La Solicitud deberá realizarse con una anticipación de al menos 15 días hábiles al inicio

de los Servicios, actividades o acciones que son objeto del Contrato.

6.2.3. La Solicitud deberá presentarla el Director, Gerente, o Vicerrector del Área respectiva.

En todo caso la GAJ requerirá siempre el visto bueno del Vicerrector del Área.7

6.2.4. Tratándose de prestación de servicios de asesorías, consultorías o proyectos, cuyo

monto total supere $5.000.000.-, el Rector deberá aprobar previamente tanto el

proyecto como su presupuesto. No se tramitará el Contrato sin que conste esta

autorización.

6.2.5. Para mayor facilidad, cuando el objeto del Contrato sea la prestación de un servicio, se

requerirá que el Área Solicitante adjunte a la GAJ una propuesta de Contrato, usando

para ello los modelos de contrato que se hayan trabajado con cada Unidad y que se

hayan informado por la GAJ como los que pueden usarse como base. 8 También podrá

adjuntar, para revisión, una propuesta de Contrato elaborada por el Proveedor.

6.2.6. En la Solicitud, el área solicitante adjuntará el Contrato a revisar o solicitará el apoyo de

la GAJ en la elaboración del Contrato. En cualquier caso, el solicitante deberá indicar

7 Existen áreas que han implementado sus propias unidades de control de gestión con las cuales se han acordado procedimientos especiales respecto de la forma de dirigir una solicitud de contrato. En tales casos, se aplicará el procedimiento especial acordado entre esa área y la GAJ, el que en todo caso siempre velará porque las solicitudes sean previamente aprobadas por el Director, Gerente o Vicerrector de la unidad respectiva. 8 La GAJ ha desarrollado o desarrollará ejemplos de contratos de prestación de servicios que habitualmente utilizan o pueden utilizar distintas Unidades. A cada Área la GAJ ha informado o informará por mail los modelos de contrato que pueden utilizarse como base para hacer más eficiente el proceso de revisión y firma.


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claramente en el “Formulario de Solicitud de Elaboración o Revisión de Contrato”, a lo

menos:

1. Una descripción del contexto de la contratación, objeto del Contrato, actividades

específicas, obligaciones que asumen ambas partes, etapas del desarrollo de los

Servicios o actividades, y toda otra información relevante que sea necesario establecer

en el Contrato.

2. Condiciones económicas (precio y forma de pago acordada), indicando, si

corresponde, las etapas o hitos que deben cumplirse y las cuotas de pago asociadas.

3. Plazo del Contrato y de las Etapas acordadas, si corresponde.

4. Nombre, cargo y datos de contacto de quienes actuarán como Coordinadores del

Contrato, por ambas partes.

5. Adjuntar Propuesta o Cotización de los Servicios en caso de existir, y la respectiva

Aceptación (que sólo podrá haberse otorgado según se señaló en el número 5.2.).

6. Si la Solicitud se refiere a un Anexo de Contrato, se deberá adjuntar el respectivo

Contrato y sus Anexos anteriores si los hubiere, al igual que si el Contrato que se está

solicitando elaborar o revisar, reemplaza a un Contrato anterior.

7. Otros antecedentes que sean solicitados por la GAJ de acuerdo a la naturaleza y tipo

de Contrato.

8. Se deberá adjuntar la autorización del Rector al proyecto y a su presupuesto, en

caso de contratos de prestación de servicios de consultoría, asesorías o proyectos, cuyos

montos totales sean superiores a $5.000.000.-, como se señaló en el número 6.2.4.

Si es necesario, se coordinarán reuniones entre la GAJ y el Área Solicitante para una

mejor comprensión de las condiciones de contratación.

6.2.7. Toda Solicitud deberá ser acompañada de los siguientes ANTECEDENTES LEGALES del

Proveedor o contraparte.9 El área contratante es la responsable de solicitar los

antecedentes legales al Proveedor y de entregarlos a la Gerencia de Asuntos Jurídicos

para su visto bueno.

Si es Persona Jurídica:

(a) Razón Social, adjuntando: (i) copia de la inscripción de la sociedad en el Registro de

Comercio del Conservador de Bienes Raíces respectivo, con vigencia; o (ii)

certificado de vigencia de la sociedad emitido por el Registro de Comercio del

Conservador de Bienes Raíces respectivo; o (iii) certificado de vigencia emitido por

9 No se solicitarán estos Antecedentes tratándose de Anexos de Contratos o Modificaciones de Contratos, siempre que el Contrato se haya firmado en una fecha no superior a 12 (doce) meses y/o si han habido modificaciones legales que afecten a la contraparte. No obstante, la escritura de poderes vigente señalada en la letra b) se solicitará si han transcurrido más de 6 (seis) meses desde la firma del Contrato y/o si quien comparece a la firma del Anexo es una persona distinta del apoderado que firmó el Contrato.


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el organismo público que corresponda si se trata de corporaciones o fundaciones.

En cualquiera de los casos, la certificación de vigencia no podrá ser superior a 30

días.

(b) Copia de la escritura en la que constan los poderes de el o los apoderados del

Proveedor o contraparte, que suscribirá(n) el Contrato, con certificación de vigencia

no superior a 30 días.

(c) Fotocopia del RUT de la sociedad, corporación o fundación, y de la cédula de

identidad de sus apoderados.

(d) Indicar domicilio del Proveedor o contraparte.

(e) Indicar domicilio; actividad o profesión y cargo de los apoderados.

Si es Persona Natural:

(a) Fotocopia de su cédula de identidad o pasaporte o documento de identificación, si

es extranjero.

(b) Indicar profesión o actividad y domicilio.

(c) Si está prestando un servicio no profesional, se requerirá adjuntar iniciación de

actividades ante el SII.

Si es Proveedor Crítico, de acuerdo con el “INSTRUCTIVO SOBRE DEFINICIÓN DE

“PROVEEDORES CRÍTICOS” Y CONTROL DE PROVEEDORES”, se deberá adjuntar

además lo siguiente:

(a) Nombre y RUT de los socios de la sociedad o miembros de la corporación, hasta la

línea de personas naturales. Se deberá acreditar que corresponden a los socios o

miembros vigentes, mediante copia de la escritura de constitución o de

modificación, con vigencia.

(b) Declaración de Conflicto de Intereses, firmada por el Proveedor o contraparte, o

por su representante legal.

(c) Declaración de Relación con Funcionarios Públicos, firmada por el Proveedor o

contraparte, o por su representante legal.

(d) Autorización de la contratación, otorgada de acuerdo con la Política de Conflicto de

Intereses o con la Política de Interacción con Funcionarios Públicos, en el caso que

se hayan declarado situaciones de conflictos de interés o relaciones con

Funcionarios Públicos o con Personas Expuestas Políticamente (PEP).

6.2.8. RECIBIDA UNA SOLICITUD CON TODOS LOS ANTECEDENTES SEÑALADOS EN LOS

NUMERALES ANTERIORES LA GAJ RESPONDERÁ EN LOS SIGUIENTES PLAZOS:

(a) Dentro de 5 días hábiles, tratándose de Solicitud de Revisión de un Contrato.

(b) Dentro de 10 días hábiles, tratándose de Solicitud de Elaboración de un Contrato.


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6.2.9. LAS COMUNICACIONES CON EL PROVEEDOR O CONTRAPARTE SE CONDUCIRÁN DE

ACUERDO A LO SIGUIENTE:

(a) Serán canalizadas a través del Área solicitante.

(b) No se podrán reenviar mails o archivos internos que contengan comentarios,

observaciones u opiniones emitidas por la Gerencia de Asuntos Jurídicos en el

marco de la revisión interna del Contrato.

(c) La GAJ indicará al Solicitante cuándo un documento o informe está en condiciones

de ser compartido con el Proveedor.

(d) Sólo en casos que así lo ameriten, con el objeto de resolver materias jurídicas, la

GAJ podrá comunicarse o reunirse directamente con los abogados de la otra parte.

(e) Las observaciones o comentarios que la GAJ realice, se enviarán por escrito, ya sea

en un informe, mail, o con la herramienta de “control de cambios” en el mismo

archivo del Contrato. Para estos efectos, se solicitará siempre que el documento a

revisar se envíe en un archivo “Word”. Asimismo, se solicitará que la otra parte

envíe sus comentarios u observaciones, ya sea respondiendo el informe o mail de

la GAJ, o bien utilizando también la herramienta de “control de cambios”.

6.2.10. FIRMA DEL CONTRATO.

(a) Se requerirá siempre el visto bueno del Vicerrector del Área Solicitante, en el mismo

Contrato o por escrito (mail de respaldo).

(b) Se podrá requerir también el visto bueno del Vicerrector de otra Área cuando el

Contrato afecte a más de una Sede o Unidad de la Institución.

(c) Aprobado el texto de un Contrato por el Proveedor o contraparte, y por el

Vicerrector del Área Solicitante y de las demás Áreas o Unidades involucradas, éste

pasará al Gerente de Asuntos Jurídicos, para su visto bueno en las copias del

Contrato que se firmarán por el Rector o representante autorizado de INACAP. En

ausencia del Gerente de Asuntos Jurídicos, el visto bueno podrá ser dado por el

Secretario General.

(d) Para el caso de Sedes, el visto bueno de la GAJ se podrá enviar por mail, a través de

la abogada a cargo de la revisión, salvo en los casos de los formatos previamente

aprobados y definidos para los servicios generales que deben licitarse, los que no

requerirán del visto bueno de la GAJ para su firma, a menos que se introduzcan

modificaciones a dichos contratos.

(e) Siempre firmará primero el Rector o representante autorizado de INACAP.


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(f) El Área Solicitante será responsable de obtener la firma del apoderado de la

contraparte y de recuperar las copias del Contrato que correspondan a INACAP.

(g) En ciertos casos, de acuerdo a la naturaleza del Contrato, éste deberá ser otorgado

por escritura pública firmada ante Notario. Por ejemplo, compraventa de

inmuebles, arriendo de inmuebles de largo plazo o cuyo objeto sean propiedades

en las que INACAP deba realizar alguna inversión en remodelación o adaptación de

infraestructura. La GAJ instruirá y coordinará con el área solicitante los documentos

y trámites que sean necesarios para la firma en Notaría.

6.2.11. ARCHIVO Y REGISTRO DEL CONTRATO

(a) El Área Solicitante será responsable de archivar la o las copias originales del

Contrato, firmadas por ambas partes, conjuntamente con los antecedentes legales

del Proveedor y las declaraciones de Conflicto de Intereses y de Relación con

Funcionarios Públicos.

(b) El Área Solicitante será responsable de escanear una copia original del Contrato y

subirla al “Registro Nacional de Contratos” (sharepoint), y eliminarlo del Registro

una vez que termine su vigencia.

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