normas basicas del sistema de organizaciÓn … · diseÑo o rediseÑo organizacional etapas . ......
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• NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DISEÑO
SOA
MSC. FREDDY ALIENDRE ESPAÑA
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ENFOQUE SISTÉMICO DE LA LEY 1178
GRANDES POLÍTICAS
EDUCACIÓN
SALUD
TRABAJO
MAE
LEY
ORGANIZACIÓN
CONTABILIDAD INTEGRADA S CI
PLANIFICACIÓN
TESORERÍA Y CRÉDITO PÚBLICO ST y SCP
EXPRESIÓN EN DINERO PRESUP.
MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS SABS
MANEJO DE RECURSOS HUMANOS SAP
Transparencia Responsabilidad
TIEMPO
OPERACIONES OBJETIVOS
RESPONSABLES
Del
eg
aci
ón
Asignación de Funciones
RE
PR
ES
EN
TA
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LU
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SOA
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LEY N° 1178 (SAFCO) SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de los siguientes preceptos:
a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas y vigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de los sistemas de administración.
• b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.
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ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES
El Ministerio de Hacienda es el Órgano Rector del SOA, sus atribuciones son ejercidas a través de su
unidad técnica U.N.
Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA con las siguientes atribuciones:
• Cumplir con las normas.
• Elaborar y aprobar su reglamento específico.
• Solicitar su compatibilización por Órgano Rector
• Implantar el sistema.
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SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
Es el conjunto ordenado de normas,
criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual , regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.
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Satisfacción del usuario
Evitar la duplicación y dispersión de
funciones
Determinar el ámbito de
competencia y autoridad
Optimizar la comunicación y
coordinación
Simplificar y dinamizar su
funcionamiento
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA
OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
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PRINCIPIOS DEL SOA
ESTRUCTURACION
TECNICA
FLEXIBILIDAD
FORMALIZACION
SERVICIO A LOS
USUARIOS
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INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS
SOA
SISTEMA DE PROGRAMACION DE
OPERACIONES
SISTEMA DE
ADMINISTRACION
DE PERSONAL
SISTEMA DE
CONTROL
GUBERNAMENTAL
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COMPONENTES DEL S.O.A.
A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓN PROCESO
ANÁLISIS
RETROSPECTIVO
ANÁLISIS
PROSPECTIVO
RESULTADOS RECOMENDACIONES
DISEÑO DE
PROCESOS
CONFORMACIÓN DE
ÁREAS Y UNIDADES
ESTAB. CANALES DE
COM. Y COORD. INT
ESTAB. DE INSTAN CIAS DE RELACION
INTERINSTITUCIONAL.
MANUALES
PLAN DE
IMPLANTACION
EJECUCIÓN DEL
PLAN
SEGUIMIENTO
ESTRUCTURA
IMPLANTADA
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ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ANÁLISIS RETROSPECTIVO ANÁLISIS
PROSPECTIVO
FUENTES DE INFORMACIÓN.
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DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
¿Problema?
SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
•Investigación
Documental
•Investigación
de Campo
•Doc. legales de creación
•Manual de Org. y Funciones
•Manual de Procesos
•Inf. de Auditoría
•Diagnóstico y planes de Impl.
•Otros
Entrevista al Personal-Usuarios
Encuesta al Personal-Usuarios
Observación Directa
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
ANÁLISIS DE DATOS
FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
Registro de hechos en la Entidad: - Área - Unidad Organizacional - Proceso que se estudia
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
•La calidad de servicios y los bienes
proporcionados a los usuarios.
•La efectividad de los procesos
•La rapidez de respuesta de la estructura Org.
frente a los cambios internos y externos
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RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Diseñar o rediseñar procesos.
Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura.
Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades.
Redefinir la coordinación interna e interinstitucional.
Otros aspectos específicos de organización.
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DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
ETAPAS
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DIRECTORIO
DIRECCIÓN
EJECUTIVA
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
UNIDAD UNIDAD
a)
b)
c)
NIVELES JERÁRQUICOS
NIVEL
DIRECTIVO
NIVEL
EJECUTIVO
NIVEL
OPERATIVO
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CLASIFICACIÓN DE UNIDADES
ORGANIZACIONALES
SUSTANTIVA
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DESCONCENTRACIÓN
LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE
DISPOSICIÓN LEGAL:
• JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
• OBJETIVOS
• ÁMBITO DE SU COMPETENCIA
• FUNCIONES ESPECÍFICAS
• GRADO DE AUTORIDAD
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CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN
INTERNA
CRUZADA
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CANALES Y MEDIOS DE
COMUNICACIÓN INTERNA
Para definir los canales y medios de comunicación se debe
considerar:
La cadena de mando.
El tipo de información que se transmitirá
regularmente
La frecuencia y fluidez de la información
El alcance y cobertura del medio de comunicación.
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INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E
INTERINSTITUCIONALES
INTERNA: •CONSEJO
•COMITÉ
•COMISIONES
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INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA
Para el tratamiento de asuntos de competencia compartida
entre unidades que no pudieran resolverse directamente, se
crearán consejos, comités o comisiones mediante
disposición legal que establecerá:
El objetivo de la instancia
Las funciones específicas
La unidad encargada de la instancia
El carácter temporal o permanente
La periodicidad de las sesiones
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INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E
INTERINSTITUCIONALES
INTERNA: •CONSEJO
•COMITÉ
•COMISIONES
INTERINSTITUCIONAL •TUICIÓN
•RELACIÓN FUNCIONAL
•COMPLEMENTACIÓN
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SERVICIO AL USUARIO
RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA
CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs.
PRESTADOS
FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL
PÚBLICO.
CANALIZACIÓN DE
SUGERENCIAS,
RECLAMOS Y DENUNCIAS
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FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL
a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES.
• Disposición legal
• Objetivos.
• Organigramas.
- PARA LAS UNIDADES DE NIVEL
JERÁRQUICO SUPERIOR
• Objetivos.
• Nivel jerárquico y rel.de depend.
• Funciones.
• Relaciones de coordinación.
- PARA OTRAS UNIDADES
• Relación de dependencia.
• Funciones.
b). MANUAL DE PROCESOS.
• Denominación y objetivo
del proceso.
• Normas de operación.
• Descripción del proceso
y sus procedimientos.
• Diagramas de flujo.
• Formularios y otras
formas utilizadas.
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IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
MANUALES
PLAN DE
IMPLANTACIÓN
ESTRUCTURA
IMPLANTADA
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REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN
Puesta en marcha del Programa de Operaciones
Anual.
Disponibilidad de Recursos Humanos y
Financieros.
Participación activa durante todo el proceso del
personal superior y del personal involucrados en los
cambios organizacionales.
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PROCESO DE IMPLANTACIÓN
DIFUSIÓN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES,
MANUAL DE PROCESOS Y OTRO
MATERIAL PARA TAL FIN
ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTO
Y/O CAPACITACIÓN DE LOS
FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS
APLICACIÓN DEL PLAN
DE ACUERDO CON LA
ESTRATEGIA APROBADA
SEGUIMIENTO PARA REALIZAR
LOS AJUSTE NECESARIOS
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REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN
DE LOS SISTEMAS
IMPLANTACIÓN
DE LOS
SISTEMAS
DE
ADMINISTRACIÓN
Y CONTROL
REGLAMENTO ESPECÍFICO
REGLAMENTO ESPECÍFICO
NORMAS BÁSICAS
NORMAS BÁSICAS
NO
RM
AS
BÁ
SIC
AS
LEY N° 1178 (MARCO)
LE
Y N
° 1178 (
MA
RC
O)
LEY N° 1178 (MARCO)