Factura Electrónica

NIVEL BÁSICO

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INDICE

1. ¿Qué es una factura electrónica?

2. Requisitos de todas las facturas

3. Tipos de facturas

4. ¿Por qué elegir la factura electrónica?

5. ¿Cómo funciona la facturación electrónica?

6. Implantando la factura electrónica

7. Aplicaciones necesarias para la implantación

8. Tipos de formatos

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1. ¿Qué es una factura electrónica? La e-factura o factura electrónica es similar a las facturas tradicionales impresas, con la peculiaridad de que la transmisión de la misma entre la persona o entidad emisora y la persona o entidad receptora se hace mediante canales informáticos o electrónicos y telemáticos.

¿Pero sabes exactamente qué es y cómo es una factura?

La factura es un documento en el que debe constar cuándo se ha hecho la entrega de un producto o prestado un servicio determinado, así como el detalle del mismo y la cantidad a pagar por éste, incluyendo también los precios unitarios y totales y los descuentos e impuestos.

También deben constar los datos de ambas partes, tanto de quien expide la factura como de la persona o entidad destinataria.

Al igual que en la factura en papel deben reflejarse estos datos, también deben constar en la factura electrónica. Y del mismo modo que la factura

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debe estar firmada, la e-factura también debe estarlo, en este caso, mediante la firma digital con certificados reconocidos y válidos.

2. Requisitos de todas las facturas

Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:

• Núm. Factura

• Fecha expedición

• Razón Social emisor y receptor

• NIF emisor y receptor “ ”

• Domicilio emisor y receptor

• Descripción de las operaciones (base imponible)

• Tipo impositivo

• Cuota tributaria

• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

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Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Aunque los conceptos de firma digital y firma electrónica no son exactamente iguales, ya que uno es un concepto técnico y el otro un concepto legal, se utilizan indistintamente. A lo largo de los apartados siguientes, irás viendo en qué consiste.

3. Tipos de facturasLas facturas que puedes crear electrónicamente son las mismas que puedes crear en papel. Es importante conocerlas, ya que se crearán de distinto modo y con distinta finalidad.

Los tipos de facturas que existen son:

• Facturas Ordinarias: son aquellas que documentan operaciones comerciales o de suministro. Son las que se emiten en cada proceso de venta de productos ode prestación de servicios.

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• Facturas Rectificativas : son aquellas que se usan para documentar la corrección de errores en facturas anteriores, así como las devoluciones que se produzcan.

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• Facturas Recapitulativas : en este tipo de facturas se agrupan un conjunto de facturas que han sido emitidas por un determinado periodo de tiempo, siendo necesario para que sean válidas anular las facturas anteriores.

Además de éstas, que se denominan respectivamente tipos A, B y C, existen las siguientes variantes:

• Pro-forma: se utilizan para documentar una oferta, indicando

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claramente cómo será la factura que se emita. Suele incluir también la fecha de validez máxima.

• Copia: se trata de un documento que conserva el emisor con los mismos datos que la factura original, en el que debe especificarse claramente que se trata de una copia para no confundirla.

• Duplicado: es un documento para el receptor que se le facilita si pierde el original. Debe llevar los mismos datos que la factura original, y especificarse claramente que se trata de un duplicado.

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4. ¿Por qué elegir la factura electrónica?

La factura electrónica se utiliza cada vez más. A continuación verás algunas de las ventajas que presenta y que lleva a las empresas a decidirse por este modo de facturación.

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• Ahorro de Costes en relación al papel y consumibles destinados a la impresión, al envío, almacenamiento, introducción manual de datos, etcétera.

• Integración con los sistemas de gestión empresarial (ERPs), permitiendo la agrupación de todos los procesos de gestión, y continuando así el proceso telemático que se esté realizando hasta el final, incluida la emisión final de la factura.

• Ahorro de t iempo debido a la mayor rapidez que se consigue en el envío y la recepción de las facturas, así como en la solución de contratiempos que puedan surgir.

• Comodidad en relación a la recuperación de datos o información de antiguas facturas que pueda ser necesario consultar.

• Agilización del trabajo debido a la automatización en tareas administrativas y contables.

• Reducción de los plazos de cobro, debido a la rapidez con que se tramitan y verifican las facturas.

• Dedicación de los trabajadores/as a otras tareas de mayor importancia y valor para la empresa, ya que se ahorran muchas tareas administrativas.

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5. ¿Cómo funciona la facturación electrónica?Ya sabes lo que es una factura electrónica, las ventajas que ofrece y cómo obtener tu firma digital, requisito indispensable para que tenga validez.

Ahora verás cómo se lleva a cabo el proceso de facturación electrónica.

En el proceso tradicional de facturación consta de estas dos etapas claramente diferenciadas:

• En la emisión de la factura la persona encargada realiza la factura con algún programa informático y después imprime el fichero resultante. Una vez obtenido en papel, el documento se prepara en un sobre para su envío mediante los medios que cada uno elija, como correo postal o mensajería.

• En la recepción de la factura, la persona destinataria la recibe mediante el medio que hayan elegido para su envío, la verifica y procede a su pago. Después la guarda para que esté disponible cuando lo necesite.

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El nuevo proceso de facturación electrónica, sigue teniendo estas etapas, aunque se producen de modo distinto:

• La emisión de facturas.La persona o entidad emisora transmite al receptor/a la factura electrónica por procedimientos telemáticos, incluyendo ésta la firma electrónica que permita comprobar su validez.Para llevar a cabo este proceso, debe contar siempre con la autorización del receptor/a.La persona o entidad emisora conservará una copia de la misma.

• La recepción de facturas.La persona o entidad receptora recibe la factura en formato electrónico o digital, tras lo cual la verifica y puede proceder al pago de la misma.Con guardarla es suficiente, no es necesario que la imprima, pero para que la factura tenga validez legal sí debe tener en cuenta que debe guardar también la información que le permita comprobar la validez de la firma electrónica.

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6. Implantando la factura electrónicaYa has visto algunos de los requisitos para que se lleve a cabo el proceso de facturación electrónica:

• La transmisión debe darse a través de medios telemáticos, es decir, partiendo de un ordenador, y siendo recibida por otro.

• Debe garantizarse la seguridad y la autenticidad del proceso y el documento a través de una firma electrónica reconocida.

Además de esto es necesario:

• Tener la aplicación informática necesaria para llevar a cabo la facturación.

• Contar con un formato electrónico de factura adecuado, como XML, EDIFACT, PDF, xls, etcétera.

A continuación verás cada una de estas cuestiones con más detenimiento.

A la hora de implantar la facturación electrónica, no olvides tener en cuenta el marco legal existente.

Puedes informarte sobre el marco legal de la firma y la factura electrónica, consultando los siguientes enlaces:

Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999

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Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica

Directiva 2001/115/CE del Consejo, de 20 de diciembre de 2001

Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre

Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre

Real Decreto 87/2005, de 31 de enero

Orden 962/2007, de 10 de abril

Orden de Presidencia 2971/2007 de 5 de octubre

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7. Aplicaciones necesarias para la implantaciónPara realizar las facturas electrónicas, otro de los requisitos necesarios es contar con la aplicación informática que te permita la realización y tratamiento de la factura.

Entre estas soluciones existen algunas gratuitas, como "Gestión de facturación electrónica 2.0.".

También puedes utilizar , que es una extensión para Microsoft Word y Excel 2010, y permite la gestión de e-facturas funcionando como un conjunto de menús complementarios.

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Ambos programas permiten uti l izar cualquier cert if icado electrónico, y, en particular el DNI electrónico.

Cada programa permite manejar archivos de facturas de distintos formatos. OffInvoice por ejemplo, permite gestionar archivos en formato XML facturae 3.1 y 3.2. o UBL.

Enseguida verás qué es eso de los formatos y qué clases existen.

Puedes descargarte estas aplicaciones en los siguientes enlaces:

Gestión de Facturación Electrónica 2.0

OffInvoice for Office 2010 V1.1

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8. Tipos de formatosAl hablar de formato, se refiere al tipo de fichero que contiene la factura, donde constan todos los datos incluidos en la misma. Los diferentes tipos de formatos pueden identificarse claramente por la extensión del archivo, por ejemplo .odt, .ods, .pdf o .txt.

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Cualquier tipo de formato puede ser útil y válido siempre que se proceda a su firma mediante el certificado digital. Aunque hay casos, es los que si la factura es para una entidad pública debe utilizarse un tipo de formato determinado.

En el caso de España, si la factura va dirigida a la Administración Pública se debe utilizar el formato XML facturae, y según la legislación vigente, éste formato se debe transformar, pasados dos años desde la publicación de la norma, al formato UBL (Universal Business Language).

Ya has visto que para las Admistraciones públicas es necesario trabajar en el formato Facturae, pero este formato es adaptable según las necesidades específicas mediante las extensiones.

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