Índice - censo-guía de archivos de españa e iberoamérica

Censo Guía

de Archivos de España e Iberoamérica

Índice

1. Directorio de Archivos ........................................................................................................................ 4 1.1 Búsqueda Sencilla....................................................................................................................... 4

1.1.1 Método de Búsqueda ......................................................................................................... 4 1.2 Búsqueda avanzada..................................................................................................................... 6

1.2.1 Método de Búsqueda ......................................................................................................... 6 2. Fondos Documentales ......................................................................................................................... 8

2.1 Método de Búsqueda .................................................................................................................. 8 3. Fichero de Autoridades ..................................................................................................................... 10

3.1. Búsqueda general y avanzada .................................................................................................. 10 3.1.1 Método de Búsqueda ....................................................................................................... 10

4. Relación Usuarios-Archivos.............................................................................................................. 11 4.1 Login......................................................................................................................................... 11 4.2. Tipos de Usuarios – Roles ....................................................................................................... 12

5. Descripción de archivo...................................................................................................................... 12 5.1. Estados de un Archivo ............................................................................................................. 12 5.2. Bandejas de Entrada................................................................................................................. 13 5.3. Tabla de relaciones Archivo – Bandeja de Entrada ................................................................. 13 5.4. Tabla de relaciones entre Usuarios-Bandejas de Entrada ........................................................ 14 5.5. Nuevo Archivo......................................................................................................................... 14

6. Opciones sobre los Archivos............................................................................................................. 22 6.1. Cuadro de clasificacion............................................................................................................ 22 6.2. Gestion de Estructura............................................................................................................... 24

6.2.1. Ver Estructura ................................................................................................................ 24 6.2.2. Guardar .......................................................................................................................... 25 6.2.3. Estructura dependiente de otra Estructura .................................................................... 25 6.2.4. Modificar Estructura ...................................................................................................... 25 6.2.5. Cambiar el padre ........................................................................................................... 26 6.2.6. Borrar Estructura........................................................................................................... 26 6.2.7. Volver ............................................................................................................................. 26

6.3 Borrar ....................................................................................................................................... 26 6.4 Modificar .................................................................................................................................. 26 6.5 Añadir Fondo ............................................................................................................................ 27

6.5.1 Opciones sobre las Unidades de Descripcion ................................................................. 31 6.6 Pasar a revisado ........................................................................................................................ 32 6.7 Asignar Usuario ........................................................................................................................ 33 6.8 Opciones dentro de la ficha descriptiva de una unidad documental creada en el cuadro de clasifiación...................................................................................................................................... 33

6.8.1. Gestión de volúmenes ..................................................................................................... 33 6.8.2. Modificar Datos ............................................................................................................. 35 6.8.3. Añadir descendiente ....................................................................................................... 36 6.8.4. Borrar unidad................................................................................................................. 36

7. Tablas Auxiliares............................................................................................................................... 37 7.1. Areas ........................................................................................................................................ 37 7.2 Países ........................................................................................................................................ 37 7.3. Comunidades ........................................................................................................................... 37 7.4. Provicias .................................................................................................................................. 37 7.5. Municipios ............................................................................................................................... 37 7.6. Gestionado por......................................................................................................................... 38

CensoGuía v 1.0 Página 2 de 39 Julio 2011

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7.7. Tipos de Archivo ..................................................................................................................... 38 7.8. Ciclo de vida ............................................................................................................................ 38

8. Usuarios............................................................................................................................................. 38 8.1. Buscar usuario.......................................................................................................................... 38 8.2. Nuevo Usuario ......................................................................................................................... 38 8.3. Modificar ................................................................................................................................. 38 8.4. Borrar ....................................................................................................................................... 39

Censo Guía


1. Directorio de Archivos

El directorio de archivos ofrece la posibilidad de realizar búsquedas de archivos. Hay

dos opciones de búsqueda, la sencilla para buscar archivos en estado publicado y la

avanzada para buscar archivos en cualquier estado especificando un mayor nivel de

detalle de la búsqueda.

1.1 Búsqueda Sencilla

Podrá realizar consultas sobre las descripciones de los archivos que se conservan

en Centros de Archivo de España e Iberoamérica.

1.1.1 Método de Búsqueda

El sistema aplica búsquedas textuales, mediante el cual se pueden encontrar

términos en minúsculas/mayúsculas y/o acentos.

Ej: La búsqueda por el término acción, recuperará los registros que contengan

la palabra accion pero también ACCION.


Censo Guía



Operadores:

El sistema realiza búsquedas con el operador Y entre los diferentes campos del

formulario.

Las búsquedas devolverán los archivos que contengan todos los términos

introducidos en los campos de texto.

Ej: Si usa en NOMRE DE ARCHIVO = histórico madrid, obtendrá los registros

que contengan AMBAS palabras. Podríamos cambiar el orden y seguiríamos

obteniendo los mismos resultados.

Si se realiza una búsqueda con los términos a buscar entre comillas, sólo devolverá

la coincidencia EXACTA.

Ej: Si usa en Nombre del Archivo = “ARCHIVO HISTÓRICO NACIONAL”,

obtendrá los registros que contengan EXACTAMENTE la búsqueda.

Campos por los que se debe realizar las búsqueda:

Búsqueda General: Desencadena una búsqueda genérica en los campos

HISTORIA, FUENTE EMPLEADA, OBSERVACIONES así como en FORMA

AUTORIZADA DEL NOMBRE, FORMA(S) PARALELA(S) DEL NOMBRE,

OTRAS FORMAS DEL NOMBRE .

Nombre del Archivo: Obtendrá los registros que contienen los términos

indicados sólo en los campos FORMA AUTORIZADA DEL NOMBRE,

FORMA(S) PARALELA(S) DEL NOMBRE, OTRAS FORMAS DEL NOMBRE .

Tipo de Archivo: Obtendrá los registros que contienen los archivos del tipo

seleccionado.

Se pueden seleccionar más de un tipo de archivo mediante el uso de la tecla

ctrl.

Ubicacion Geográfica: Obtendrá los archivos que incluyan los filtros indicados.

A los descriptores les puede asignar un tipo de descriptor determinado:

o Area

o País

o Comunidad Autónoma / 1º División

o Provincia / 2ª División

o Municipio

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o Núcleo de población menor

1.2 Búsqueda avanzada

Podrá realizar consultas sobre las descripciones de los archivos que se conservan

en Centros de Archivo de España e Iberoamérica.


El sistema aplica búsquedas textuales, mediante el cual se pueden encontrar

términos en minúsculas/mayúsculas y/o acentos.

Ej: La búsqueda por el término acción, recuperará los registros que contengan

la palabra accion pero también ACCION.

Operadores:



formulario.

Censo Guía





Ej: Si usa en Nombre del Archivo = histórico madrid, obtendrá los registros





Ej: Si usa en Nombre del Archivo = “ARCHIVO HISTÓRICO NACIONAL” ,

obtendrá los registros que contengan EXACTAMENTE la búsqueda.


Búsqueda General: Desencadena una búsqueda genérica en los campos

HISTORIA, FUENTE EMPLEADA, OBSERVACIONES así como en FORMA

AUTORIZADA DEL NOMBRE, FORMA(S) PARALELA(S) DEL NOMBRE,

OTRAS FORMAS DEL NOMBRE.

Nombre del Archivo: Obtendrá los registros que contienen los términos

indicados sólo en los campos FORMA AUTORIZADA DEL NOMBRE,

FORMA(S) PARALELA(S) DEL NOMBRE, OTRAS FORMAS DEL NOMBRE.

Tipo de Archivo: Obtendrá los registros que contienen el archivo

seleccionado.

Se pueden seleccionar más de un tipo de archivo mediante el uso de la tecla

ctrl.

Ubicacion Geográfica: Obtendrá los archivos que incluyan los filtros indicados.

A los descriptores les puede asignar un tipo de descriptor determinado:

o Area

o País

o Comunidad Autónoma / 1º División

o Provincia / 2ª División

o Municipio

o Núcleo de población menor

o Titularidad y Gestión: obtendrá los archivos que incluyan los filtros

indicados.

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o Titularidad

o Gestionado por: se puede seleccionar más de una opción mediante el

uso de la tecla ctrl.

o Ciclo Vital: obtendrá los archivos que incluyan los filtros indicados.

Histórico

Intermedio

Central

De Gestión

2. Fondos Documentales

Podrá realizar consultas sobre las descripciones de los fondos que se conservan en

Centros de Archivo de España e Iberoamérica.

La Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD-G define fondo

como el conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o

soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona

física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como

productor.

2.1 Método de Búsqueda


El sistema aplica un método de búsqueda exacta, mediante la cual se pueden

encontrar términos que se utilizan para realizar la consulta.

Censo Guía



Ej: La búsqueda por el término Salamanca, recuperará los registros que

contengan la palabra Salamanca

Operadores:


formulario.



Ej: Si usa en Título / Nombre = arzobispado guatemala, obtendrá los registros





Ej: Si usa en Título / Nombre = “arzobispado de guatemala” , obtendrá los

registros que contengan EXACTAMENTE la búsqueda.


Puede usar el campo "General", que desencadena una búsqueda en los campos

que a continuación se indican, la información del Centro de Archivo, o puede hacer

búsquedas específicas por campos, utilizando las diversas opciones o

combinándolas entre sí. Los campos en los que busca son:

Alcance y contenido

Notas

Notas del archivero

Historia archivística

Existencia y localización de los originales

Existencia y localización de copias

Unidades relacionadas por procedencia

Otras unidades relacionadas

Historia Institucional

Título/nombre

Título/nombre formal

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Título/nombre paralelo

Nombre del Productor: Obtendrá los registros que contienen los términos

indicados en el campo del registro Nombre del Productor.

Fechas: Obtendrá los registros de los fondos documentales cuyas fechas

estén comprendidas entre las indicadas:

o Desde: fecha de inicio del intervalo

o Hasta: fecha de fin del intervalo

3. Fichero de Autoridades

3.1. Búsqueda general y avanzada

Podrá realizar consultas sobre Autoridades (instituciones, familias o personas).


El sistema aplica un método de búsqueda exacta, mediante la cual se pueden

encontrar términos que se utilizan para realizar la consulta.

Ej: La búsqueda por el término Salamanca, recuperará los registros que contengan

la palabra Salamanca.

Operadores :



formulario.

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Ej: Si usa en Nombre = familia gamiz, obtendrá los registros que contengan

AMBAS palabras. Podríamos cambiar el orden y seguiríamos obteniendo los

mismos resultados.



Ej: Si usa en Nombre = “familia valbuena soto y gamiz”, obtendrá los

registros que contengan EXACTAMENTE la búsqueda.

La búsqueda general desencadena una búsqueda del término seleccionado en los

siguientes campos: Historia, Forma Autorizada, Estructura interna y nota de

mantenimiento, mientras que la búsqueda avanzada te permite realizar una

búsqueda combinando campos de forma específica.

Campos por los que se debe realizar la búsqueda :

Forma Autorizada del Nombre: Obtendrá los registros que contienen los

términos indicados en la Forma autorizada del nombre.

Tipos de Entidad:

o Institución: Obtendrá los registros que son de tipo Institución.

o Persona: Obtendrá los registros que son de tipo Persona.

o Familia: Obtendrá los registros que son de tipo Familia.

Fechas: Obtendrá los registros de los cuyas fechas estén comprendidas entre

las indicadas:

o Desde: fecha de inicio del intervalo

o Hasta: fecha de fin del intervalo

4. Relación Usuarios-Archivos

4.1 Login

Acción de entrar en la aplicación introduciendo un nombre de usuario y contraseña.

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4.2. Tipos de Usuarios – Roles

Sin Login:

o Público: No necesita hacer login en la aplicación para poder consultar

archivos, aunque sus opciones son restringidas.

Con login:

o Administrador. Puede realizar todas las acciones ofrecidas por el

sistema Censo Guía.

o Revisor: puede realizar tareas de revisión de los archivos creados por

un grabador.

o Grabador: crea y modifica archivos.

5. Descripción de archivo

5.1. Estados de un Archivo

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Borrado: el archivo desaparecerá del sistema.

Pte de Revisar: nada más crear el archivo pasa a éste estado.

Revisado: el archivo ha sido validado por un Revisor.

Publicado: el archivo puede ser consultado por todos los usuarios.

5.2. Bandejas de Entrada

Dentro del Censo Guía, una vez realizado el login, encontramos en la opción de

Descripción de Archivo las bandejas de entrada.

Las bandejas de entrada agrupan los archivos que tienen el mismo estado

pertenecientes al usuario que ha hecho login, es decir, un usuario puede encontrar

todos sus archivos dentro de la bandejas.

Borrado: contiene los archivos en estado borrado.

Borrador / Pte. Revisar: contiene los archivos en estado Pte. Revisar.

Revisado / Pte. Publicar: contiene los archivos en estado Revisado.

Publicado: contiene los archivos en estado Publicado.

5.3. Tabla de relaciones Archivo – Bandeja de Entrada


A continuación se muestra una tabla donde se describe en que Bandeja de Entrada

puede encontrarse un archivo dependiendo de su estado.

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Estado Bandeja de Entrada

Borrado Borrado

Pte. De Revisar Borrador / Pte. Revisar

Revisado Revisado / Pte. Publicar

Publicado Publicado

5.4. Tabla de relaciones entre Usuarios-Bandejas de Entrada

Usuario Bandeja de Entrada *Permisos

Modificación

Borrado SI

Borrador / Pte. Revisar SI

Revisado / Pte. Publicar SI Administrador

Publicado SI


Revisado / Pte. Publicar SI Revisor

Publicado NO


Revisado / Pte. Publicar NO Grabador

Publicado NO

* Permisos de modificación están referidos a la capacidad del usuario para cambiar

los archivos de estado.

5.5. Nuevo Archivo

Esta opción permite dar de alta un archivo en el Censo Guía.

Debe introducirse obligatoriamente la forma autorizada del nombre y la Comunidad

Autónoma para poder realizar el alta y que el registro quede guardado.

Al realizar el alta, el archivo queda en un estado de “Pte. De Revisar” y puede ser

consultado en la Bandeja de Entrada de “Borrador / Pte. Revisar”.

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Campos que se deben rellenar con carácter obligatorio:

Área de Identificación:

o Forma Autorizada del nombre

o Forma Paralelas

o Otras formas del nombre

o Acrónimo

o Tipo de Institución que custodia los fondos

o Área de Contacto

o Comunidad Autónoma (para archivos de España)

o Municipio

o Datos del informante

Área de Descripción

o Historia

o Metros lineales de documentación

Área de Control

o Identificador del Centro responsable de la descripción

A continuación se especifica la información que tiene que estar contenida en cada

campo:

a) Área de Identificación:

Incluye la información que identifica unívocamente a la institución detentora de los

fondos de archivo que se está describiendo y que define un punto de acceso

normalizado.

Elementos:

Forma(s) autorizada(s) del nombre(s): elemento que identifica de manera

unívoca la institución detentora de los fondos de archivo objeto de la descripción.

Se registrará la forma autorizada del nombre de la institución que custodia los

fondos de archivo, añadiendo en su caso los calificadores necesarios (por

ejemplo lugares o acrónimos) entre paréntesis. La forma autorizada siempre

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deberá incluir la palabra “Archivo” o “Centro de Documentacion” en el comienzo,

a no ser que esté incluido en el mismo nombre de la institución custodia.

Forma(s) paralela(s) del nombre: Se indicará las distintas formas que adopta la

forma autorizada del nombre de la institución detentora de los fondos de archivo

en otras legua(s) o escritura(s). Se registrarán de acuerdo con las convenciones

o reglas nacionales o internaciones utilizadas por el servicio de archivo

responsable de la elaboración de la descripción.

Otra(s) forma(s) del nombre: Se proporcionará cualquier otro(s) nombre(s) de la

institución descrita que custodia los fondos de archivo que no se haya

mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación, tales como otras

formas del mismo nombre, acrónimos, otros nombres institucionales, o cambios

sufridos por el nombre a los largo del tiempo.

Acrónimo: En este elemento se debe identificar claramente el acrónimo de la

institución custodia, teniendo en cuenta que éste elemento, junto con el código

del país y el código de localidad, conformarán el identificador del registro. Para

construirlo se suelen utilizar la primera letra de las palabras que constituyen la

institución (encabezándose siempre por la “A” de archivo), aunque en ocasiones

el acrónimo es comunmente conocido, por lo que se deberá ser mantenido.

Tipo de institución que conserva los fondos de archivo: Se identificará la

tipología de la institución que custodia los fondos de archivo, debiéndose

consignar:

o Titularidad (pública o privada)

o Gestión

o Tipo de Archivo (se elegirá de un combo ya prefijado)

o Edad del Archivo

b) Área de Contacto:

Se proporciona información sobre cómo contactar con la institución detentora de los

fondos de archivos que se está describiendo.

Elementos:

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Localización y direcciones: Se facilitará todas las direcciones pertinentes de la

institución detentora de los fondos de archivo descrita, tanto las direcciones

físicas como electrónicas. Se consignarán los datos de localización (calle y

número, código postal, ciudad, provincia, demarcación, país, et.) indicando

asimismo cualquier otra dirección necesaria (por ejemplo la dirección de los

servicios que se ofrecen). De igual modo se consignará los números de teléfono,

fax y correo electrónico.

Persona de Contacto: Se proporcionará la información necesaria para

conocer al director del centro y informante. Se registrará el nombre, apellidos,

cargo, fecha de nombramiento y fecha de cumplimentación del registro. Esta

información debe ser coherente con la información proporcionada en el elemento

estructura administrativa.

c) Área de Descripción: Se incluye la información pertinente sobre la historia de la

institución detentora de los fondos de archivo que se está describiendo, su

estructura y política de ingresos, etc.

Elementos:

Historia del archivo: Se proporcionará una breve historia de la institución que

custodia los fondos de archivo. Este elemento puede incluir información sobre

las fechas de fundación, cambios en la denominación, cambios de los textos

constitutivos, de la institución y de otras fuentes reglamentarias.

Fundación: Se indicará toda la información relativa a la fundación de la

institución custodia. Deberán consignarse las fechas conocidas.

Supresión: Se indicará toda la información relativa a la supresión del archivo.

Deberán consignarse las fechas si se conocen.

Contexto cultural y geográfico: Se proporcionará información sobre el contexto

geográfico y cultural de la institución que detenta los fondos de archivo. Se

identificará el área geográfica a la que pertenece la institución, además de

cualquier otra información importante relevante a su contexto cultural.

Atribuciones y fuentes legales: Se indicará las fuentes legales de la institución

que custodia los fondos de archivo, origen de sus competencias legales,

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funciones, responsabilidades o esfera de actividad incluida la territorial. Se

citará cualquier documento, ley directriz o Carta que actúe como fuente legal

para ejercer las competencias, funciones y responsabilidades de la institución

detentora de los fondos de archivo que se está describiendo, junto con la

información sobre la jurisdicción competentes y fechas durante las que se

aplicaron o modificaron sus atribuciones.

Estructura administrativa: el sistema permite crear la estructura administrativa

del centro.

Gestión de Documentos y política de ingresos: Se consignará la información

relativa a la gestión de documentos y al sistema de ingresos de la institución

que conserva los fondos de archivo. Se definirá el alcance y naturaleza de los

materiales que adquiere la institución. Indicar asimismo si la mencionada

institución acepta donaciones, compras y/o depósitos de documentos de

archivo. Si la política de ingresos incluye una búsqueda activa y/o un trabajo de

rescate de documentación, entonces esta información debe ser señalada de

manera explícita.

Historia del edificio: Se registrará información relativa al edificio(s) de la

institución que custodia los fondos de archivo (características generales y

peculiaridades arquitectónicas del edificio, capacidad del área de depósito,

etc.). Cuando sea posible se proporcionará información que pueda ser utilizada

para generar estadísticas. Asimismo el sistema permite introducir los siguintes

datos: metros cuadrados de depósito, metros lineales de estantería y número

de puestos en sala.

Metros lineales de documentos: Se indicará la cantidad exacta en metros

lineales

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones: Se proporcionará una

visión general de los instrumentos de descripción publicados y/o no publicados,

especialmente guías, preparados por la institución que custodia los fondos de

archivo así como cualquier otra publicación que se considere pertinente,

consignándose el título y otra información útil. Se utilizará la norma ISO 690

sobre referencias bibliográficas.

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d) Área de Acceso:

Se incluyen datos sobre el acceso al archivos y la accesibilidad para personas con

discapacidad.

Elementos:

Horario de apertura: Se facilitará la información sobre el horario de apertura.

Se consignarán además los horarios relativos a la disponibilidad o no de

ciertos servicios, por ejemplo exposiciones, servicios de referencia…

Cerrado al público: Se consignarán las fechas anuales de cierre de la

institución que custodia los recursos archivísticos (vacaciones anuales y los

días festivos de la institución así como cualquier cierre que se tenga previsto).

Horas semanales de apertura: Se registrará el cómputo total de horas

semanales durante las que permanece abierto el archivo.

Acceso restringido: Se indicará si hay se permite o no un acceso libre.

Especificaciones de acceso restringido: Si no se permite un acceso libre, en el

este campo se indicarán las condiciones para el acceso.

Accesibilidad para personas con discapacidad. Sólo habrá que indicar si el

edificio está preparado para un acceso de personas con discapacidad.

e) Área de Servicios:

Se incluye la información necesaria relativa a los servicios técnicos que la institución

detentora de los fondos de archivo ofrece.

Elementos:

Servicios de ayuda a la investigación: Se proporcionará información sobre los

servicios de ayuda a las consultas e investigación que se ofrecen en la

institución que custodia los documentos de archivo. Se consignará la

información de los servicios ofrecidos presencialmente a los ciudadanos por

la institución, tales como sala de consulta e investigación, servicio de

referencia, biblioteca auxiliar, sala de consulta de mapas y planos, de

microformas, sala de audiovisuales, disponibilidad de puestos informáticos,

idiomas hablados por el personas, etc. Además de toda la información

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necesaria sobre los servicios de consulta a distancia que se proporcionan,

tales como las búsquedas efectuadas por la propia institución y las tarifas

aplicadas en cada caso.

Servicios de reproducción: Se proporcionará información sobre los servicios

de reproducción. Se consignará la información relativa a los servicios

ofrecidos al público (microfilm, fotocopias, fotografías, copias digitales).

Espacios públicos: se proporcionará información sobre los espacios públicos

disponibles. Se consignará la información relativa a exposiciones

permanentes o temporales, acceso a internet gratuito o de pago, máquina

expendedoras, cafetería restaurante, tienda etc.

Taller de restauración: habrá que indicar simplemente si el archivo cuenta con

un taller de restauración.

Biblioteca auxiliar: Se indicará si la institución custodia cuenta con biblioteca

auxiliar. Si la respuesta es afirmativa, habrá que indicar el numero de

monografías y el de publicaciones periódicas.

Funciones informatizadas: Se deberá consignar si el centro tiene funciones

informatizadas además de lenguajes documentales, y cómo trabajan la

gestión de usuarios y la descripción de la documentación. Se podrá aportar

cualquier tipo de información relativa a estos datos en el campo “Otra

información”.

f) Área de Control:

en la que se identifica de forma unívoca la descripción de la institución detentora de

los fondos de archivo y se incluye la información necesaria sobre cómo, cuándo y

por qué agencia se creó y actualizó la descripción.

Elementos:

Identificador del centro responsable de la descripción: Se consignará la

institución que ha realizado el registro en el Censo Guía. Se seguirán las

normas establecidas en la ISDIAH para la identificación de instituciones

custodias (código de país, código numérico local y acrónimo).

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Reglas y convenciones: Se señalará las convenciones o reglas nacionales o

internacionales que han servido para la elaboración de la descripción. Se

registrará el nombre y, cuando sea necesario, la edición o datos de

publicación de las convenciones o reglas aplicadas. Se hará referencia a

cualquier sistema(s) de datación utilizado para identificar las fechas en este

registro de autoridad (por ejemplo ISO 8601).

Nivel de detalle: Se indicará si la descripción presenta un nivel de detalle

básico, parcial o completo de acuerdo a las reglas y/o directrices

internacionales y/o nacionales pertinentes. Cuando no hay directrices o reglas

nacionales, se considerará que el nivel de detalle básico corresponde a

registros que incluyen tan sólo información de los tres elementos obligatorios,

mientras que los registros completos serán los que incluyan en la descripción

la información de todos los elementos de la ISDIAH que se consideren

pertinentes.

Lengua y escritura: Se indicará la(s) lengua(s) y/o escritura(s) utilizados en la

elaboración de la descripción de la institución que custodia los fondos de

archivo. Incluir el código ISO apropiado para las lenguas (ISO 639-2) y las

escrituras(ISO 15924).

Fuentes: Se consignará las fuentes consultadas para la elaboración de la

descripción de la institución que detenta los fondos de archivo.

Nota de mantenimiento: Se documentará la información adicional relativa a la

elaboración y los cambios realizados en la descripción.

Georeferncia y modificaciones por el CIDA: datos que sólo se rellenaran por

los administradores del sistema.

Se tendrá en cuenta dos premisas importantes:

El sistema está configurado para que se esté trabajando continuamente en él.

Si transcurridos 15 minutos no se ha navegado por el Censo Guía, el sistema

se desconecta y si no se han grabado los datos con anterioridad, se perderá

toda la información que se haya modificado.

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Aquellos campos que tienen límites de caracteres se indicará al final de la

caja de escritura. De igual modo se indicarán los caracteres que se han ido

introduciendo siempre relacionados con la cantidad total de los mismos.

6. Opciones sobre los Archivos

6.1. Cuadro de clasificacion

Muestra las unidades de descripción asociadas a un archivo y su Cuadro de

Organización.

Se podrá realizar una vez que el registro del centro esté creado y en estado

pendiente de revisar.

Desde este punto también se podrá cortar y pegar cuadros de clasifiación, siempre

que, como ya hemos indicado, los registros estén estado borrador/pendiente de

revisar. Esta operación consiste en señalar con el puntero el elemento que se quiera

cortar. Cuando quede marcado con una x en el cuadro que existe delante de todos

los elementos, habrá que pinchar en el botón “cortar”.


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Una vez hecha esta operación, tendremos que salir del registro y buscar el nuevo

archivo en el que queremos pegar el elemento cortado. Una vez en el registro

correspondiente, pincharemos en el botón “cuadro de clasificación” y elegiremos

dónde queremos pegarlo. Cuadno se haya seleccionado y marcado con una x, se

hará un click en el botón “pegar”.

Esta misma operación se puede hacer dentro de un mismo cuadro de clasificación.

En este caso no será necesario que salgamos del registro si no que en la misma

pantalla donde se nos muestra el cuadro de clasifiación podremos cortar y pegar los

elementos seleccionados.


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6.2. Gestion de Estructura

Esta opción se encuentra disponible en el detalle del Archivo.

Sólo se mostrará para archivos en estado “Pendiente de revisar”.

Permite la gestión del Cuadro de Organización del Archivo.

Opciones que engloba la Gestion de Estructura: Ver estructura, Guardar, Volver.

6.2.1. Ver Estructura

Realizar click en el boton “Ver Estructura” y se visualizará el Cuadro de Organización

del Archivo.

Ejemplo de Estructura:


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6.2.2. Guardar

Para crear una estructura, hay que introducir la información en el campo

denominación de la agrupación, y dar al botón guardar.

6.2.3. Estructura dependiente de otra Estructura

Click en el botón “Nueva Estructura”.

Pinchar en el enlace “Cambiar Padre” y seleccionar una de las Estructuras

existentes. (Si la pantalla aparece en blanco quiere decir que el Archivo no tiene

estructuras creadas todavía).

Comprobar que el campo “Agrupación Superior” aparece el nombre de la estructura

seleccionada de la que se quiere depender.

Poner el nombre de la estructura en el campo “Denominación de la Agrupación”.

Click en el botón Guardar.

* Se puede comprobar que se ha realizado correctamente haciendo click en el botón

“Ver Estructura”.

6.2.4. Modificar Estructura

Click en el botón “Ver Estructura”.

Seleccionar una de las Estructuras existentes. (Si la pantalla aparece en blanco

quiere decir que el Archivo no tiene estructuras creadas todavía).

Comprobar que el campo “Denominación de la Agrupación” aparece el nombre de la

estructura seleccionada.

Modificar el campo “Denominación de la Agrupación” con el nuevo nombre.

Click en el botón Guardar.

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6.2.5. Cambiar el padre

1. Click en el texto “cambiar padre”.

2. Pinchar en el padre elegido de la estructura ya creada.

6.2.6. Borrar Estructura

Click en el botón “Ver Estructura”.

Seleccionar la Estructura que se desea borrar. (Si la pantalla aparece en blanco

quiere decir que el Archivo no tiene estructuras creadas todavía).

Comprobar que el campo “Denominación de la Agrupación” aparece el nombre de la

estructura seleccionada.

Click en el botón Borrar.

6.2.7. Volver

Vuelve al detalle del Archivo.

6.3 Borrar

Esta opción nos permite borrar el registro siempre que esté en estado “pendiente de

revisar”.

Opción exclusiva para el Administrador.

6.4 Modificar

Esta opción permite modificar los datos del registro, siempre que esté en estado

“pendiente de revisar”.

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6.5 Añadir Fondo

A través de este botón se puede crear el cuadro de clasificación, dependiente de la

estructura previamente creada.

Si haces “click” en el botón “añadir fondo” te muestra la ficha descriptiva para dar de

alta un fondo. Esta ficha está compuesta por las siguientes áreas y elementos:

Área de Identificación:

o Código de referencia.

Árchivo: El sistema recupera en este campo directamente el

nombre del archivo al que pertenece la unidad descriptiva que

estamos dando de alta.

Código de Archivo: el sistema recupera directamente el Código

de Centro al que pertenece la unidad descriptiva que estamos

dando de alta.

Código nivel: Código que se le otorga a la unidad descriptiva y

que cuando se recuperen los datos en el cuadro de clasificación,

aparecerá al final del Código de Centro, separado de éste por

una barra.

Nivel superior: Nos permite elegir el nivel de descripción superior

al de la unidad que se describe. El sistema informático permite

cambiar este nivel. Para ello hemos tenido que dar previamente

de alta el nivel al que queremos asociar la unidad descriptiva

que estamos creando.

Nivel de descripción: Se elegirá de un combo el nivel que que

queremos asignar a la unidad descriptiva. En primer instancia el

sistema te permitirá elegir entre los siguientes niveles de

descripción “Fondo”, “grupo de fondos” o “colección”. Si se está

creando una unidad descriptiva descendiente de otra, el sistema

te recuperará los siguientes niveles:“división de fondos”, “serie”,

“subserie”, “fracción de serie”.

o Títulos/nombres:

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Título nombre: Se indicará el nombre de la unidad de

descripción que se esté dando de alta.

Título/nombre formal.

Título/nombre paralelo.

o Fecha de formación:

Fecha de nombramiento.

Calificador: Se podré elegir de un desplegable el calificador que

se desee.

Observaciones.

Fecha final.


se desee.

Observaciones.

o Fecha de creación:

Fecha inicial.


se desee.

Observaciones.

Fecha final.


se desee.

Observaciones.

Área de contexto

o Productores: Se trata de vincular a la unidad descriptiva el productor de

la misma. Se deberán haber creado con anterioridad, ya que el sistema

sólo permite recuperar los ya creados.

o Características históricas

o Historia institucional/reseña biográfica: Se proporcionará la historia

institucional o los datos biográficos del productor o de los productores

de la unidad de descripción para situar la documentación en su

contexto y hacerla más comprensible.

Censo Guía



o Historia archivística: Se proporcionará información sobre la historia de

la unidad de descripción que sea significativa por su autenticidad,

integridad o interpretación.

o Forma de ingreso: Indicar la forma de adquisición o transferencia. El

sistema te permite elegir de un combo la forma de ingreso pertinente y

además indicar cualquier información relacionada en el elemento

“detalle”.

Área de contenido:

o Alcance y contenido: Se incluirá en este campo la información

necesaria para apreciar el valos potencial de la unidad de descripción

y, de esta manera, dar una visión de conjunto y realizar un resumen de

contenidos apropiados al nivel de la unidad que se describe.

o Valoración, selección y eliminación: se intentará dar información sobre

cualquier acción de valoración, selección o eliminación efectuada o

planificada, especialmente si afecta de alguna manera a la

interpretación de la documentación. En este caso la norma ISAD (G)

recomienda consignar el responsable de tales acciones.

o Nuevos ingresos: En este campo se pretende informar al usuario de los

ingresos complementarios relativos a la unidad de descripción. Si

están previstos nuevos ingresos, se indicarán cuáles, estimando, en su

caso, la cantidad y frecuencia.

o Organización: Se indicará la estructura interna, la ordenación, y/o el

sistema de clasificación de la unidad de descripción. En el caso de los

archivos electrónicos se proporcionará información sobre la

arquitectura del sistema.

Área de Acceso y utilización:

o Condiciones de Acceso: Se informará sobre la situación jurídica y

cualquier otra normativa que restrinja o afecte el acceso a la unidad de

descripción, consignándose los periodos de tiempo durante el cual la

documentación permanecerá no accesible y la fecha en la que la

documentación sí lo estará.

Censo Guía



o Condiciones de reproducción: se identificará cualquier tipo de

restricción relativa a la reproducción de la unidad de descripción,

debiéndose informar sobre las condiciones, como por ejemplo el

derecho de propiedad intelectual.

o Lengua escritura de la documentación.

o Características físicas y requisitos técnicos: se indicará cualquier

característica o requisito técnico de importancia que afecte al uso de la

unidad de descripción. Se harán todas las especificaciones

tecnológicas necesarias referidas a la documentación electrónica.

o Estado de conservación

Estado: Se elegirá de un desplegable el estado de conservación

de la unidad de descripción. Pudiéndo ser bueno, regular o

malo.

Detalle: En este campo se podrá indicar cualquier información

interesante relacionada con el estado de conservación indicando

en el elemento anterior.

o Instrumentos de descripción: Se identificará cualquier intrumento de

descripción relativo a la unidad de descripción y que proporcione

información relativa al contexto o al contenido de la misma.

Área de Documentación Asociada:

o Existencia y localización:

De originales: En el caso en el que la unidad de descripción esté

formada por copias, se indicará el lugar donde se encuentran los

originales, si es que se conocen. Se especificará la localización

y si se conoce cualquier código identificativo.

De copias: de la misma forma, en el caso en el que la

documentación esté formada por originales, se indicará si se

conoce la existencia de copias. Se especificará la localización y

si se conoce cualquier código identificativo.

o Unidades relacionadas

Unidades de descripción relacionadas por procedencia: Se

consignarán las unidades descriptivas que estén relacionadas

Censo Guía



con la unidad que se está describiendo por el principio de

procedencia.

Unidades de descripción relacionadas. Otras: Se indicará de

igual modo las unidades descriptivas que estén relacionadas

con la documentación que se describe por otros motivos que

nos sean el del principio de procendencia. En este caso, se

especificará la naturaleza de la relación.

o Notas de publicaciones:

o Notas: Se incluirá en este campo cualquier tipo de publicación que trate

o esté basada en el uso, estudio o análisis de la unidad de descripción. Se

incluirán referencias de transcripciones o ediciones facsimilares

publicadas.

Área de notas y control:

o Notas: Se incluirá la información que no haya podido ser recogida en

ningún otro campo de la descripción.

o Control de descripción

o Notas del Archivero: Se consignará quién y cómo ha preparado la

descripción.

o Reglas o Normas: Se indicarán todas las reglas y normas que se hayan

tenido que observar durante la realización de la descripción.

Área de índices: Se incluirán los índices que se crean necesarios para la

realización de la unidad de descripción. Se tendrán en cuanta las normas

existentes para la materia en especial la Norma para la elaboración de puntos de

acceso normalizados de Archivos Estatales.

6.5.1 Opciones sobre las Unidades de Descripcion

A continuación se indican los tipos de Unidades de Descripción que pueden

relacionarse con un Archivo y su dependencia jerárquica.

Censo Guía



Fondo, Colección, Grupo Fondos

1 ª División

Serie

1 ª División

2ª División

Serie

3ª División

4ª División

Serie

.... misma estructura hasta 6ª División

Serie

SubSerie

Fracción de Serie

SubSerie

Fracción de Serie

6.6 Pasar a revisado

Esta opción permite cambiar de estado al registro y pasarle al estado “pendiente de

publicar”.

Censo Guía


6.7 Asignar Usuario

Al realizar click sobre el botón “Asignar Usuario” se muestra la pantalla siguiente:

Para seleccionar un usuario, se puede buscar en el desplegable de entre todos los

usuarios internos que hay en el Censo Guía, o se puede buscar escribiendo en el

campo “nombre” el nombre del usuario que se quiere recuperar o en el campo

“institución” el nombre de la institución que se quiera buscar y se hará un “click” en el

botón “buscar”. En el desplegable del campo “usuario” saldrán los resultados

adecuados a la búsqueda, por lo que habrá que señalar el usuario deseado y dar al

botón “asignar”.

Del mismo modo se puede desasignar un archivo de su usuario siguiendo el mismo

procedimiento.

6.8 Opciones dentro de la ficha descriptiva de una unidad documental creada

en el cuadro de clasifiación

6.8.1. Gestión de volúmenes

Llegamos a esta opción desde el detalle de un fondo, haciendo click en el botón de

“Gestión de Volúmenes”.


Censo Guía


Ver volúmenes

Esta opción nos lleva a ver los volúmenes que estan asociados al Fondo, que se

mostrarán en una pantalla como la siguiente:

Nuevo volumen

Al realizar el click sobre esta opción dejamos todos los campos del formulario en

blanco preparados para introducir los datos asociados al volumen que queremos

dar de alta.

Si nos encontramos viendo el detalle de un volumen, y pulsamos esta opción se

produce el comportamiento descrito anteriormente, es decir el formulario queda

preparado para introducir los datos de un nuevo volumen. Los datos asociados

al volumen que estabamos visualizando permanecen en dentro del sistema

CensoGuia, y para volver a verlos bastaría con pulsar el botón “Ver volumenes”.


Censo Guía


Guardar

El botón guardar ofrece dos comportamientos:

Si hemos pulsado anteriormente “Nuevo volumen” entonces realizaremos el alta

de un volumen.

Si estamos visualizando un volumen y realizamos cambios en algunos de los

campos del formulario entonces realizaremos una modificación del volumen.

Borrar volumenes

Al realizar un click sobre el botón de “Borrar” realizamos un borrado del volumen

asociado al fondo dentro del sistema CensoGuia.

Para chequear que se ha borrado correctamente hacer click en Ver volúmenes.

Cambiar padre

Esta opción permite asociar el volumen que se esta visualizando con otro

volumen en lugar de asociarlo al fondo.

Para seleccionar el volumen que deseamos sea padre del actual volumen

pinchar en “cambiar padre”.

Al guardar los cambios, pulsar “Ver volúmenes”. Debe visualizarse una pantalla

como la siguiente donde se ve que nuestro volumen esta asociado con otro

volumen.

6.8.2. Modificar Datos



“Modificar Datos”.

Censo Guía


Al seleccionar esta opción se nos abre una ventana con los detalles de la unidad

descripción, permitiendonos modificar todos los campos del formulario visualizado.

Al Guardar volvemos al detalle de la Unidad donde se podrá comprobar que se han

guardado en el sistema las modificaciones realizadas.

6.8.3. Añadir descendiente


“Añadir Descendiente”.

Esta opción nos permite asociar un descendiente a la unidad sobre la que estamos

visualizando el detalle.

Para conocer los tipos de descendientes que podemos asociar a la unidad ver el

apartado de “6.5. Añadir un fondo”.

Para seleccionar el tipo de descendiente desplegar el combo “Nivel de Descripción”

tal como se muestra en la siguiente pantalla:

6.8.4. Borrar unidad


“Borrar unidad”.

Esta opción nos permite borrar el descendiente sobre el que estamos visualizando el

detalle.

Al borrar un descendiente se vuelve al detalle de la unidad padre.


Censo Guía



Opción exclusiva para el Administrador.

7. Tablas Auxiliares

Menú solo disponible para usuarios con perfil de administrador.

Para todas las opciones mostradas en la tablas auxiliares existe la posibilidad de

crear, modificar y borrar el elemento seleccionado.

7.1. Areas

Areá Geográfica que engloba varios países.

7.2 Países

Un País esta relacionado con varias Comunidades.

Necesita pertenecer a un Área existente.

7.3. Comunidades

Una Comunidad engloba varias Provincias.

Necesita pertenecer a un País existente

7.4. Provicias

Una Provincia engloba varios Municipios.

Necesita pertenecer a una Comunidad existente.

7.5. Municipios

Necesita pertenecer a una Provincia existente.

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7.6. Gestionado por

Listado de instituciones que pueden gestionar un archivo.

7.7. Tipos de Archivo

Tipos disponibles para clasificar un archivo.

7.8. Ciclo de vida

Ciclos de vida asignables a un archivo.

8. Usuarios

8.1. Buscar usuario

Realiza una búsqueda del usuario.

8.2. Nuevo Usuario

Realiza un alta de usuario escogiendo uno de los perfiles de usuario disponbles:

Grabador, Revisor y Administrador.

Un usuario Administrador es el único que puede realizar el alta de otro

Administrador.

8.3. Modificar

Se pueden modificar todos los datos de un usuario excepto el Login y la password,

que son obligatorios para entrar en el sistema.

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8.4. Borrar

El usuario deja de existir en el sistema.

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