Ministerio de Cultura de España Nº de Formulario: ____23___Dirección General del Archivo Nacional de Costa RicaFundación Pro-Rescate de Documentos

Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.

INFORMACIÓN GENERAL

DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO

(*) Nombre del Archivo: Departamento de Registro y Archivos Judiciales

Formas Excluídas: ___Archivo y Registro Judicial_____________________________________

Nombre Paralelo: Archivo Judicial

(*) Acrónimo del Archivo: CR-CSJ-AJ

DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA

(*) Área Geográfica:

X Iberoamérica

(*) País: Costa Rica

(*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X”

Provincia de:

o Alajuela o Cartagoo GuanacasteX Herediao Limóno Puntarenaso San José

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Provincia / 2 División Territorial (Cantón): Flores

(*) Municipio (Distrito): ______Flores_________________________________________

Núcleo de Población Menor: Ciudad Judicial

Calle: __San Joaquín de Flores, Ciudad Judicial, Complejo Forense. 500 mts al norte del Cementerio General

Código Postal: _1003_____________

DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO

Página Web:

http://www.poder-judicial.go.cr/

Correo electrónico:archivo_judicial@poder-judicial.go.cr

Teléfono(s): 1. (506) 2295 45 48_________________2. (506) 2295 45 49_________________3. _________________________4. _________________________

Fax: 1. (506) 2295 45 55_________________2. _________________________

DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO

Horario de Apertura: Lunes a Viernes 7:30 am y 1:00 pm

Horario de Cierre: Lunes a Viernes 12:00 md y 3:30 pm

Horas semanales de apertura: ___40_________

Marque con “X”

X Acceso Libreo Acceso restringido

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DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO

Apellidos: ___Ugalde ________ / ___Romero___________________

Nombre: ___Patricia________________________________________

Cargo: ____Jefe Archivo Judicial___________________

Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): ________/__01_____/__2004__

HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS

TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO

Titularidad:

Marque con “X”

X Público o Privado

Tipo de Archivo: Marque con “X”

o Archivo General del Estadoo Archivo Notarialo Archivo Municipalo Archivo de Registros Públicoso Archivo Diocesanoo Archivo de Catedral o Colegiatao Archivo Parroquialo Archivo de Institución Penitenciariao Archivo de Asociación o Archivo de Colegio Profesionalo Archivo de Partido Políticoo Archivo Empresarialo Archivo Hospitalarioo Archivo de Centro Benéficoo Archivo de Centro Docenteo Archivo Universitarioo Archivo de Institución Científica y de Investigacióno Archivo de Medios de Comunicacióno Archivo de Organización Sindicalo Archivo de Organización Patronalo Archivo de Organismo Internacional

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o Archivo Bancarioo Archivo de Cámara Agrariao Archivo de Derechos Humanos

Gestionado por: Marque con “X”

o Administración Autonómica / territorialo Administración Centralo Administración Localo Otras administraciones públicasX Poder Judicialo Poder Legislativo

Administración Central: __________________________

(*) Según el Ciclo Vital: Marque con “X”

o Archivo Histórico o Archivo Intermedio X Archivo Centralo Archivo de Gestión

DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO

HISTORIA

Historia del Archivo:

En la administración presidencial de Tomás Guardia Gutiérrez, se creó, mediante la Ley Nº XIII de 23 de mayo de 1878, la oficina de Archivos Judiciales (Colección de Leyes y Decretos 1878, 63-71); debido a que el Consejo Nacional de la República consideró que se hacía necesario conservar siempre en orden, seguridad y perfecto estado los voluminosos archivos de las judicaturas civil y de comercio de la República; así como los protocolos. Esta ley disponía ya el uso de instrumentos descriptivos y procedimientos para la transferencia de documentos.

Posteriormente las funciones del Registro y Archivos Judiciales fueron desarrolladas por diferentes instituciones tales como el Consejo Superior de Defensa Social, hoy conocido como Dirección General de Adaptación Social en el caso del Registro, y durante un tiempo el Archivo Nacional como custodio de expedientes (Ugalde, 2006, 6)

Así, en la Ley Orgánica del Poder Judicial, Nº 8 de 29 de noviembre de 1937, en el Capítulo III, denominado “Del Archivero”, incluye algunas disposiciones relativas al manejo de los expedientes contencioso administrativos, civiles, comerciales, penales y de trabajo y señala en el artículo 129 que “el Archivo Judicial estará a cargo del Archivero Nacional...”.

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A partir de 1950, el Poder Judicial comenzó a archivar los expedientes, en los propios despachos judiciales. En 1969 se formalizó la oficina el Archivo Judicial, adscrita directamente a la Presidencia de la Corte, cuyo jefe fue el eñor Guido Lizano Hernández. Inició sus funciones en el piso mezanine del Edificio de los Tribunales de Justicia de San José y como primera labor se llevó a cabo el traslado de todos los expedientes archivados por los diferentes despachos desde un periodo de veinte años atrás, pero debido al gran volumen fue necesario habilitar locales en Cartago y en una bodega denominada “Begonia” cerca de Plaza Cleto González Víquez al sur de la ciudad de San José (Baudrit, 2000, 14).

De conformidad con lo dispuesto por la Corte Plena en sesión celebrada el 9 de agosto de 1971, se publica el Reglamento del Archivo Judicial, de conformidad con la Ley Nº 4788 de 1º de julio de 1971, que reformó en lo conducente, lo dispuesto en la Ley Orgánica del Poder Judicial de 1937.

Las funciones de Registro y Archivo judicial se fueron desarrollando en forma separada hasta el mes de enero de 1974, en que se recargaron las funciones del Registro Judicial al Jefe del Archivo Judicial, según acuerdo de Corte Plena (1).

A partir del año 1982, mediante la promulgación de la Ley N°6723 del 10 de marzo de ese año, se emite la Ley del Registro y Archivos Judiciales, la cual fusiona, a través del artículo N° 17, al Archivo Judicial con el Registro Judicial de Delincuentes.

En el año 1984 se nombró por primera vez a una diplomada en Archivo Administrativo, cargo que ocupó Ana Cecilia Monge Rojas y se comienza un proceso de reorganización en la que se aplican criterios técnicos para la organización del fondo documental.

Debido a la falta de espacio la Corte Suprema de Justicia concedió un pequeño local para el Archivo en los Tribunales de Cartago en el año 1985. Para el mes de noviembre de 1986 se planteó la introducción de computadoras para el control de préstamo de documentos.

Con base a lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en el artículo 2°, regula el funcionamiento de los archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo.

También ocuparon la jefatura del Registro y Archivos Judiciales los señores Hernán Esquivel Salas y Álvaro Baudrit Barquero.

En 1994 se arrendó un inmueble de 4600 m², conocido como “Beneficio La Meseta” ubicado en el cantón de San Pablo de Heredia.

En el año 2004 se inició la construcción de un nuevo edificio para el Archivo Judicial, ubicado en el Complejo de Ciencias Forenses en San Joaquín de Flores, el cual se finalizó en el 2005. Ese mismo año se realizó el traslado de expedientes, actividad en la cual se tardó 6 meses para completarla, también se inició un gran proceso de

1 Sesión extraordinaria celebrada el 11 de diciembre de 1973.

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eliminación de documentos, de conformidad con el artículo 47 bis de la Ley de Reorganización Judicial Nº 7728 de 15 de diciembre de 1997.

El Registro y Archivos Judiciales, tal como lo establece el artículo 149 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, es un órgano que actúa como auxiliar de la administración de justicia y coadyuva en el cumplimiento de las funciones del Poder Judicial, entre las cuales están la custodia de los expedientes concluidos y abandonados y otros documentos que determine la Corte Plena, procedentes de los tribunales, oficinas auxiliares de justicia y administrativas del Poder Judicial.

A pesar de la normativa existente y con base a la aprobación de la separación del Archivo y Registro Judicial, mediante acuerdo de Corte Plena en sesión N° 03-05, celebrada el 21 de febrero del 2005, artículo XI, se le confiere tanto al Archivo como al Registro Judicial la condición de órganos auxiliares de justicia, subordinadas a la Dirección Ejecutiva pero ahora como departamentos separados.

Cabe destacar el interés particular de la Dirección Ejecutiva por mejorar la gestión diaria del Archivo Judicial, donde la jefatura ha impulsado nuevas estrategias encaminadas a transformar ese local de almacenamiento en una oficina que realmente apoye en forma más eficiente y eficaz la labor de los despachos y oficinas judiciales.

Fundación del Archivo:

Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): _23__/05/_1878_

Norma de Fundación (Día / Mes / Año): 23/05/1878. Ley Nº 8, Ley de Creación de la Oficina de Archivos Judiciales.

Supresión del Archivo

Fecha de Supresión: ______/_____/_____

Norma de Supresión:

EDIFICIO

Descripción del Edificio:

El local de archivo posee en el depósito un mesanine de 2 niveles, mide en total 5324 mts2, construido entre el año 2004 y 2005, con paredes de concreto, piso lujado y se ubica dentro de la Complejo Judicial. Al costado sur del edificio hay un lote baldío que en la época seca provoca mucho polvo. Emplea divisiones de madera para separar las áreas administrativa y de tratamiento archivístico. El techo es de hierro galvanizado, fijado sobre estructura también de hierro (perling), posee aleros amplios, lo complementan un buen sistema de canoas, inclusive en algunos sectores funcionan drenajes. No posee cielo raso, utilizan un sistema de estanterías de dos pisos (tipo mezanine) con una altura que supera los tres metros de longitud.

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Esta infraestructura fue diseñada específicamente para albergar archivos.

Metros Cuadrados de Depósito: 5324 mts2

(*) Metros lineales de estantería: ____37.2_km__

(*) Número de puestos de sala: _______4_______

Facilidades para discapacitados:

Marque con “X”X Sío No

DOCUMENTACIÓN

(*) Metros lineales de documentos: 20 km apróximadamente

GUÍAS DEL ARCHIVO

Guías: __No__________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO

Estructura Administrativa:

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SERVICIOS TÉCNICOS

RESTAURACIÓN

Marque con “X”

Taller de restauración:

o SíX No

REPRODUCCIÓN.

Marque con “X”Servicios de reproducción documental

X Sío No

Servicios de fotocopias

X Sío No

Servicios de fotografías

X Sío No

Servicios de microformas

o SíX No

Servicios de reproducciones digitales

o SíX No

BIBLIOTECA

Marque con “X”

Biblioteca auxiliar

o SíX No

Nº de monografías: ____________

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Nº de Títulos de publicaciones periódicas: _________________________

INFORMATIZACIÓN

Marque con “X”

Funciones informatizadas:X Sío No

Gestión de usuarios:X Sío No

Descripción de fondosX Sío No

Lenguajes Documentaleso SíX No

Otra información:

Existe una unidad de procesos técnicos. Se posee una base de datos denominada “Sistema de Administración de Expedientes (SAE)” elaborada por el Departamento de Tecnología e Información en el año 2000; que está disponible en el sitio web institucional. Este sistema se emplea para el control de préstamo, selección y eliminación de documentos. Se efectúan respaldos periódicamente, que también se imprime en soporte para eventualidades y consulta.

ESTRUCTURA DE LOS FONDOS

AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación

Denominación de la agrupación: ____________Orgánico______________________________

Agrupación Superior: __Fondo: Poder Judicial

CUESTIONARIO

DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO

Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): __28____/___01___/_2008_____

Datos del informante:

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Apellidos: __________Ugalde____________ / __Romero_______________

Nombre: ______Patricia___________________________________________

Cargo: ______________Jefe Archivo Judicial_______________________________

FUENTES EMPLEADA:Entrevista personal-Baudrit Barquero, Alvaro y Esquivel Salas, Hernán, Departamento de Registro y Archivos Judiciales: Antecedentes y Organización. Poder Judicial, Departamento de Publicaciones e Impresos, 2000 -Ugalde Romero, Patricia, Archivo Judicial, Antecedentes y Organización. Versión electrónica, noviembre 2006-Monge Rojas, Ana Cecilia. Los archivos del Poder Judicial. Ponencia de la I° Jornada de Desarrollo Archivístico, julio de 1986-Archivo Nacional de Costa Rica, Departamento Servicios Archivísticos Externos. Informe de asesoría Nº 10-2006 Diseño de un Sistema Archivístico Institucional de la Auditoría Judicial, elaborado por Rodríguez Salas Lorena y Sánchez Chaves, Kattia, julio 2006.-Gobierno de Costa Rica, Colección de Leyes y Decretos, año 1878, p-63-71

OBSERVACIONESObservaciones:Realizado por Laura Espinoza Rojas

(*) Campos Obligatorios

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PODER JUDICIALCUADRO DE CLASIFICACION DEL ARCHIVO JUDICIAL

Fondo 1/ Instituciones

Admon Pública y Corte Suprema de

Justicia Subfondo1/oficinas

de mayor jerarquía

Subfondo2/ Oficinas y

Direcciones Corte Suprema de

Justicia

Subfondo 3/ oficinas de la

Corte Suprema de Justicia

Subfondo 4 para oficinas de la Corte Suprema de Justicia

Series documentales Subseries documentales

PODER JUDICIAL Corte Plena

ActasAcuerdosEstructura programática del Poder JudicialInforme de labores de la Administración de JusticiaExpediente de modernización del Poder JudicialPlan estratégico institucional

PresidenciaCorrespondencia

Secretaría de la Corte

CorrespondenciaÁMBITO ADMINISTRATIVO

Comisiones

Comisiones Permanentes

ActasComisiones Especiales

Actas

Comisiones internas

Comisión del Fondo de

Jubilaciones

Expediente de sesiones

Comisión de Reforma Judicial

Expediente de sesiones

Comisión de Transparencia en la función pública

Expedientes de sesiones

Consejo Superior del Poder Judicial

CircularesCorrespondenciaRotación de personalExpedientes de casos

Contraloría de Servicios

CorrespondenciaDepartamento de

PersonalExpedientes de CapacitaciónCircularesCorrespondenciaCurriculum Vitae Declaraciones juradas en nombramientos interinosEstudio integral de puestos administrativos

Evaluación de serviciosGestiones para cambios de requisitosÍndices salarialesExpediente sobre ProhibiciónProposiciones de nombramientosPlan de vacacionesRecalificación de puestosRelación de puestosRequisitos para ascensos de servidoresSolicitud de plazas Solicitud de plazas de

abogadoDepartamento de

PlanificaciónCircularesCorrespondenciaPlanes Planes Operativos

Planes EstratégicosDepartamento de

Prensa y Comunicación

CircularesCorrespondencia

Dirección Ejecutiva

CircularesCorrespondenciaControl de llamadas telefónicasLista de peritos

Solicitudes de equipo de cómputo

Solicitudes de hardware y software

Archivo JudicialCorrespondenciaTabla de plazos de conservaciónActas de eliminaciónTransferencias

InventariosBiblioteca Correspondencia

Departamento de Artes Gráficas

CorrespondenciaSolicitudes de trabajos de artes gráficas

Departamento Financiero Contable

Arqueos y reintegros de caja chica

Asignación de caja chica a la Auditoría

CircularesEstados financierosCorrespondenciaExpedietnes relacionados con el Fondo de Jubilaciones y Pensiones

Devolución de depósitos e interesesJubilaciones 10 añosPensiones complementarias

Reglamentos Sección de Tesorería

Estados de cuentasCheques

Departamento de Proveeduría

Actas de contratación administrativa Manejo de inventariosCorrespondenciaDevolución de materialesInventarios de activos fijosSolicitudes de materiales

Departamento de Seguridad

CorrespondenciaDepartamento de

Servicios Generales

CircularesCorrespondenciaReparaciones de mobiliario

Sección de Transportes Administrativos

Boletas para uso de vehículo

Departamento de Tecnología de la

Información

Solicitudes de reparaciones y mantenimiento de equipoSolicitud de equipo de cómputo

Sección de Servicio Médico

Expedientes de saludCorrespondencia

Secretaría Técnica de Género

CorrespondenciaTribunal de

Inspección JudicialExpedientes de casosCircularesCorrespondenciaRégimen Disciplinario

ÁMBITO AUXILIAR DE JUSTICIACentro Electrónico

de Información Jurisprudencial

CorrespondenciaDefensa Pública

CorrespondenciaEscuela Judicial Correspondencia

Planes de trabajoProgramas de capacitación

Ministerio PúblicoCorrespondencia

Expedientes sobre abusos, desobediencia

Organismo de Invetisgación

Judicial CorrespondenciaDictámenes psiquiatricosExpedientes de investigaciones

Depósito de objetos

Correspondencia

Registro Judicial Registro de delincuentesCorrespondencia

ÁMBITO JURISDICCIONALJuzgados (materia)

Menor Cuantía y contravenciones

Expedientes judiciales

I Instancia Expedientes judicialesPenal Expedientes judiciales

Tránsito Expedientes judicialesTribunales

Casación Expedientes judicialesPenales Expedientes judiciales

Civil Expedientes judicialesAgrario Expedientes judiciales

Contencioso Administrativo

Expedientes judiciales

Civil de Hacienda Expedientes judicialesFamilia Expedientes judiciales

Penal Juvenil Expedientes judicialesTrabajo Expedientes judiciales

Salas de CasaciónSala ISala IISala III

ConstitucionalResoluciones