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GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE QUEZALTEPEQUE, DELDEPARTAMENTO DE CHIQUIMULA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2012

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Álvaro Rolando Morales SandovalAlcalde MunicipalMunicipalidad de Quezaltepeque, del Departamento de ChiquimulaSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueronnombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales delmismo.

Sin otro particular, atentamente.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Álvaro Rolando Morales SandovalAlcalde MunicipalMunicipalidad de Quezaltepeque, del Departamento de ChiquimulaSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada,hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado porlos Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para elefecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica,son responsables del contenido y efectos legales del mismo.


Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Álvaro Rolando Morales SandovalAlcalde MunicipalMunicipalidad de Quezaltepeque, del Departamento de ChiquimulaSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en laliteral k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de suconocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los AuditoresGubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes,de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsablesdel contenido y efectos legales del mismo.


GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE QUEZALTEPEQUE, DELDEPARTAMENTO DE CHIQUIMULA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2012

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

Balance General

Estado de Resultados

Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad

6. ESTADOS FINANCIEROS

6.1 Balance General

6.2 Estado de Resultados

6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

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126.4 Notas a los Estados Financieros

7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

10. COMISIÓN DE AUDITORÍA

11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

11.1 Misión (Anexo 1)

11.2 Visión (Anexo 2)

11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)

11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato(Anexo 4)11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración(Anexo 5)11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con elConsejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7)11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuentede Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto(Anexo 8)

1. 2.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Álvaro Rolando Morales SandovalAlcalde MunicipalMunicipalidad de Quezaltepeque, del Departamento de ChiquimulaSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los)Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM-0781-2012 de fecha 11 de octubre 2012 he(hemos) efectuado Auditoría Financiera y Presupuestaria, en la (el) Municipalidadde Quezaltepeque, del Departamento de Chiquimula con el objetivo de evaluar larazonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecuciónpresupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendidoDel 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2012. Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de laMunicipalidad de Quezaltepeque, del Departamento de Chiquimula, la ejecuciónpresupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel deprogramas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos,cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación depruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad eimportancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizadose detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales sedescriben a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNOÁrea Financiera

Deficiencias en registros contablesFalta de depuración de cuenta de balance

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES YREGULACIONES APLICABLES

1. 2.

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Área Financiera

Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del EstadoFalta de envío de copias de contratos al registro de la Contraloría General deCuentasAtraso en la Rendición de Cuentas

La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Lic. Milton RocaelArgueta Rodriguez, Lic. Edy Rolando Velasquez Escobar (Coordinador) y Lic.Israel Erasmo Muñoz Morales (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en elinforme de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

Lic. MILTON ROCAEL ARGUETA RODRIGUEZ

Auditor Independiente

Lic. EDY ROLANDO VELASQUEZ ESCOBAR

Coordinador Gubernamental

Lic. ISRAEL ERASMO MUÑOZ MORALES

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas1

Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG-

Auditoría Financiera y Presupuestaria

Municipalidad de Quezaltepeque, del Departamento de ChiquimulaPeríodo auditado Del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2012

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular ycoordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario deagua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración yautorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos yresiduos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulacióndel transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio depolicía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para elfuncionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para laprotección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua yluchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por elOrganismo Ejecutivo.





2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del SectorGubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM-0781-2012 de fecha 11 de octubre 2012 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al BalanceGeneral, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, asícomo la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes,reglamentos y otros aspectos aplicables. 3.1.2 Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable alproceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en lascuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importanciarelativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en elEstado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia yeficacia.





Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdoal Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadorespresupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas ymetodologías aplicables.

Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transaccionesadministrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdoa las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamentesoportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al procesolegal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de laentidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplancon los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentadapor los funcionarios y empleados de la Municipalidad de Quezaltepeque, delDepartamento de Chiquimula, correspondiente al período comprendido Del 01 deEnero al 31 de Diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada;con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos,Construcciones en Proceso. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Ventade Servicios, Transferencias Corrientes del Sector Público y del área de gastos,las cuentas Remuneraciones, Bienes y Servicios.

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias de Capital del SectorPúblico de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programassiguientes: 01 Actividades Centrales, 13 Red Vial, considerando los eventosrelevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes: 00 Servicios Personales,02 Materiales y Suministros, 03 Propiedad Planta y Equipo e Intangibles, mediantela aplicación de pruebas selectivas. Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones





presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General

De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos El monto de esta cuenta no expresa el saldo disponible en las cuentas monetariasconstituídas y administradas por la Tesorería Municipal y aperturadas en el Bancode Desarrollo Rural, S. A., puesto que existen documentos de abono pendientesde rebajar del sistema.

Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1112, Bancos, presenta un saldo porun valor de Q.1,952,541.74, el cual esta integrado por 2 cuentas bancarias comose resume a continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (Pagadora) con un valorde Q.770,809.24, 1 Cuenta receptora con un valor de Q.159,918.34 y Notas deDébito pendientes de rebajar en el sistema por valor de Q.1,021,814.16.

Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por losbancos al 31 de diciembre de 2012 correspondientes a cada cuenta. Construcciones en Proceso

Al 31 de diciembre de 2012 la Cuenta Construcciones en Proceso registra unsaldo total de Q.49.323,858.57, la misma esta sub-dividida en Construcciones enProceso de Bienes de Uso Común por valor de Q. 27.508,570.91 y enConstrucciones en Proceso de Bienes de Uso No Común por valor deQ.21.815,287.66.





Estado de Resultados Ingresos y Gastos Ingresos Venta de Servicios La Cuenta Contable No. 5142 está integrada por los siguientes rubros: nuevasmatrículas, fierros para marcar ganado, estacionamiento para vehículos,nomenclaturas, piso de plaza, canon de agua, servicio de drenaje, extracción deripio y basura, baños y sanitarios municipales entre otros, percibidos durante elejercicio fiscal 2012, por la cantidad de Q.1,546,403.31. Transferencias Corrientes del Sector Público La Cuenta Contable No. 5172 está integrada por los Ingresos por Funcionamientopercibidos del sector público durante el ejercicio fiscal 2012, por la cantidad deQ.2,528,474.57. Gastos Remuneraciones La Cuenta Contable No. 6111, está integrada por los Sueldos y Salarioscancelados a los trabajadores, durante el ejercicio fiscal 2012, por la cantidad deQ.3,245,048.58. Bienes y Servicios La Cuenta Contable No. 6112, está integrada por el gasto en los Servicios NoPersonales, así como los Bienes de Consumo, por la cantidad de Q.1,552,915.06. Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha07-12-2011, mediante Acta No. 75-2011, Punto Séptimo, del Libro No. 58 de ActasSesiones Municipales.





La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejerciciofiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de Fecha26-03-2013, mediante Acta No.17-2013, Punto Octavo, del Libro No. 60 de ActasSesiones Municipales. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a lacantidad de Q.17,571.800.00, el cual tuvo una ampliación de Q.14,327,712.11,para un presupuesto vigente de Q.31,899,512.11, ejecutándose la cantidad deQ.26,891,029.59 (84.30%), en las diferentes clases de ingresos especificassiguientes: Ingresos Tributarios Q.923,394,00, Ingresos No TributariosQ.179,809.02, Venta de Bienes y Servicios de la Administración PúblicaQ.272,328.00, Ingresos de Operación Q.1,274,093.31, Rentas de la PropiedadQ.122,890.23, Transferencias Corrientes Q.2,528,474.57, Transferencias deCapital Q.15,589,950.26, Recursos Propios de Capital Q.90.00 y EndeudamientoPúblico Q.6,000,000.00. De estos rubros, el de las Transferencias de Capital,representa un 57.97 % de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal 2012. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a lacantidad de Q.17,571,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q.14,327,712.11,para un presupuesto vigente de Q.31,899,512.11, ejecutándose la cantidad deQ.25,496,416.52 (79.93%) a través de los programas específicos siguientes: En elPrograma 01 Actividades Centrales, la cantidad Q.10,525,628.60; en el Programa11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad Q.973,221.73; en el Programa 12Mejoras Condiciones de Vida, Salud y Ambiente, la cantidad Q.4,788,165.55; enel Programa 13 Red Vial, la cantidad Q.6,273,867.67; en el Programa 14Educación, la cantidad Q.1,279,185.89, en el Programa 15 Infraestructura Urbanay Rural, la cantidad Q.1,155,405.04 y en el Programa 99 Partidas no Asignables aProgramas, la cantidad Q.500,942.04, de los cuales el programa 11 es el másimportante con respecto a la ejecución y representa un 48.66 % de la misma. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor deQ.14,327,712.11 y transferencias presupuestarias por un valor deQ.12,449,839.70, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el ConcejoMunicipal y registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto del SistemaContable de SICOIN GL.





5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual No se pudo comprobar que el Plan Operativo Anual, se haya actualizado por lasampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado,así mismo si se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la ContraloríaGeneral de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, en el plazocorrespondiente. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de Quezaltepeque reportó que al 31 de diciembre 2012, no tieneconvenios vigentes. 5.2.4 Donaciones La Municipalidad de Quezaltepeque no recibió donaciones de ningunainstitución durante el ejercicio 2012. 5.2.5 Préstamos Las Autoridades de la Municipalidad de Quezaltepeque No obtuvieron Préstamosdurante el año 2012. 5.2.6 Transferencias La Municipalidad de Quezaltepeque no realizó transferencias a entidades uorganismos durante el ejercicio 2012. 5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL .





Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,en el cual se reflejan los concursos siguientes: terminados adjudicados 13,finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 1 y publicaciones sin concurso 194,según reporte de Guatecompras generado de fecha 15-02-2012. Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.





6. ESTADOS FINANCIEROS6.1 Balance General





6.2 Estado de Resultados





6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos





6.4 Notas a los Estados Financieros





7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencias en registros contables CondiciónEn la revisión de los Estados Financieros de la Municipalidad de Quezaltepeque,aparece la Cuenta Contable 1241 de Activo Intangible Bruto con un valor total deQ. 5.357,200.55, el cual incluye gastos ocasionados por compra de materiales deconstrucción, eléctricos y otros gastos que no corresponden a Inversión Social.Además no se recibió ninguna información sobre regularizaciones realizadas aesta cuenta al efectuar el cierre contable. CriterioEl Acuerdo Interno 09-03, Normas Generales de Control Interno Gubernamental,en su Norma No. 5.5. Registro de las Operaciones Contables, indica que: “ElMinisterio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad delEstado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para el adecuado yoportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cadaentidad, deben velar porque en el proceso de registro de las operaciones deingresos, egresos y gastos en las diferentes etapas y en sus respectivos sistemas,corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de lasfases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones ydispongan de la documentación de soporte necesario, para garantizar lageneración de información contable, presupuestaria (física y financiera y detesorería, confiable, veraz y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, debenpermitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría,y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registroscontables.” CausaHaber realizado el registro de gastos en una cuenta contable que no corresponde.





EfectoIncremento indebidamente del Saldo de la Cuenta Contable Activo IntangibleBruto. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal para que se realice la readecuación de los gastosde la Cuenta Contable Activo Intangible Bruto, para que la misma sea integradaúnicamente por Gastos de Inversión Social. Comentario de los ResponsablesConforme el Oficio No.07-2013, de fecha Villa de Quezaltepeque, 20 de febrero de2013, los responsables presentaron su respuesta indicando lo siguiente: “que lacuenta 1241 ya se encuentra reclasificada por lo cual a dicha cuenta no cuentacon ningún saldo. Adjunto el Balance General a la fecha para verificación.” Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo, debido a que los responsables realizaron lareclasificación posterior al cierre contable, por lo que su respuesta y ladocumentación que adjuntaron no son suficientes para esta comisión de auditoríapara desvanecerlo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL ALVARO ROLANDO MORALES SANDOVAL 10,000.00DIRECTOR DE AFIM ANGEL HUMBERTO GALVAN MIGUEL 10,000.00Total Q. 20,000.00

Hallazgo No. 2 Falta de depuración de cuenta de balance CondiciónAl realizar la revisión del Balance General, se detectó la cuenta 1234 deConstrucciones en Proceso la cual tiene la cantidad de Q. 49.323,858.57, montodel cual no se ha rebajado los proyectos ya terminados. Además no se recibióninguna información sobre regularizaciones realizadas a esta cuenta al efectuar elcierre contable.





CriterioEn las Normas General de Control Interno Gubernamental en el inciso 5.8ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN PROCESADA se lee: “La máxima autoridad decada ente público, debe normar que toda la información financiera, sea analizadacon criterios técnicos. Las unidades especializadas de cada ente público son lasresponsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda la informaciónprocesada, así como la interpretación de los resultados para asegurar que lamisma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que se generanperiódicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial”. CausaInexistencia de coordinación entre el Director de AFIM, y el Director Municipal dePlanificación, para ir depurando el renglón conforme se terminan los proyectos. EfectoEl Balance General contablemente no refleja la realidad de sus Activos Fijos yaterminados. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones por el escrito al Director de AFIM y alDirector Municipal de Planificación para que a la mayor brevedad sea depurada lacuenta 1234, y refleje la realidad. Comentario de los ResponsablesConforme el Oficio No.07-2013, de fecha Villa de Quezaltepeque, 20 de febrero de2013, los responsables presentaron su respuesta indicando lo siguiente:” Por faltade comunicación por parte de la dirección Municipal de planificación la misma noha sido regularizada a la fecha, pero se está trabajando para tenerla debidamenterebajados dichos proyectos antes del 31 de marzo del presente año.” Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo, debido a que los responsables en su comentarioadmitieron que dicha cuenta contable al cierre del ejercicio 2012 no estabaregularizada y que harían todo lo posible para corregir dicha deficiencia antes del31 de marzo del presente año.





Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL ALVARO ROLANDO MORALES SANDOVAL 10,000.00DIRECTOR DE AFIM ANGEL HUMBERTO GALVAN MIGUEL 10,000.00DIRECTOR DMP INES ALBERTO GARCIA PEREZ 10,000.00Total Q. 30,000.00

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado CondiciónAl revisar los expedientes de Proyectos seleccionados en la muestra, delprograma 13 Red Vial, se determinaron varios incumplimientos a la Ley deContrataciones del Estado, como: 1) Publicación en Guatecompras del Listado deOferentes después del plazo legal, 2) Presentación extemporánea de la Fianza deCumplimiento del Contrato, 3) Bitácora autorizada extemporáneamente, 4) No hayNombramiento de la Comisión de Recepción de la Obra, 5) No hay Acta deLiquidación del Contrato. En el proyecto Construcción Puente Vehicular AldeaSanta Cruz Fase II, Convenio No. 05-2011 de fecha 20-11-2011 por valor sin IVAde Q. 781,250.00. CriterioEl Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado. Artículo 10. Recepción y apertura de plicas. “…Los nombres de losoferentes y el precio total de cada oferta recibida deberán publicarse en el Sistemade Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, amás tardar el día posterior a la fecha establecida de recepción de ofertas yapertura de plicas. Todos los procedimientos detallados en el presente artículo seaplicarán también en los regímenes de cotización, contrato abierto y casos deexcepción." El Acuerdo Gubernativo No. 318-2003, Reglamento de la LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 37, literal a), el cualestablece: “Autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y





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efectuar su fiscalización, solicitando las sanciones por incumplimiento dedisposiciones legales.” Así también El Decreto Número 57-92 Ley deContrataciones del Estado y sus Reformas contenidas en el Decreto Número27-2009 ambos del Congreso de la República de Guatemala, establece: Artículo65. De Cumplimiento. “Para garantizar el cumplimiento de todas las obligacionesestipuladas en el contrato, el contratista deberá prestar fianza, depósito en efectivoo constituir hipoteca en los porcentajes y condiciones que señale el reglamento.Para el caso de obras, además esta garantía cubrirá las fallas o desperfectos queaparecieren durante la ejecución del contrato, antes de que se constituya lagarantía de conservación.” Artículo 55. Inspección y Recepción Final, SegundoPárrafo: “…, el supervisor rendirá informe pormenorizado a la autoridadadministrativa superior de la entidad correspondiente, la que dentro de los cinco(5) días siguientes nombrará la Comisión Receptora y Liquidadora de la obra,integrada con tres miembros, con la que colaborarán el supervisor o suequivalente y el representante del contratista.” Artículo 56. Liquidación.Inmediatamente después que las obras, bienes o servicios hayan sido recibidos, laComisión en un plazo de noventa (90) días procederá a efectuar la liquidación delcontrato y a establecer el importe de los pagos o cobros que deban hacerse alcontratista. Igual procedimiento se observará en caso de rescisión o resolución delcontrato. CausaEl Director Municipal de Planificación, no cumplió con el requisito de publicaciónen el portal de Guatecompras, conforme lo establecen las normativas vigentes. EfectoNo cumplir con las normas vigentes, relacionadas con el ingreso de la informaciónnecesaria y obligatoria de cada uno de los eventos en el Sistema deGuatecompras, en la Municipalidad de Quezaltepeque. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director Municipal de Planificación,para que cumpla con lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado. Comentario de los ResponsablesConforme el Oficio No. 54-2013, de fecha Villa de Quezaltepeque, 11 de marzo de2013, el responsable presento su respuesta indicando lo siguiente:

Publicación en GUATECOMPRAS del listado de oferentes después del plazolegal. Quiero informarles que en ese entonces este sistema no era manejadopor esta unidad, sino lo hacía el departamento de tesorería, lo cual consta enla página 2 del detalle del concurso impreso del sistema deGUATECOMPRAS, del cual adjunto fotocopia.





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6.

7.

Presentación extemporánea de fianza de cumplimiento de contrato, alrespecto de este punto, la fianza aparece en el expediente con fecha de 15de diciembre de 2011 y el contrato, con fecha 30 de noviembre de 2011; elconstructor necesita tener una copia de este documento para podergestionar la fianza de cumplimiento, además el artículo 65 de la Ley deContrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República, y elartículo 68 del reglamento; establecen la obligación que se tiene degarantizar el cumplimiento del contrato, en ninguno de los asideros legalesmencionados se establece tiempo para entrega de la fianza, para lo cualadjunto fotocopia de la fianza en mención.Bitácora autorizada extemporáneamente: Tanto el contrato como la fecha deautorización de la bitácora en la Delegación Departamental de la ContraloríaGeneral de Cuentas de la Nación con sede en Chiquimula, fueronautorizadas el 30 de noviembre de 2011, por lo tanto no hayextemporaneidad en este documento, para lo cual adjunto fotocopia delprimer folio del documento mencionado.No hay nombramiento de la comisión de recepción de la obra: al respectoquiero contarles que esa comisión de recepción fue nombrada por elhonorable Concejo Municipal, lo cual consta en el punto octavo del acta03-2011 de fecha doce de enero de dos mil once ( 12/1/2011) en donde senombró a las siguientes personas: Edy Neptaly Pérez Cardona; ÁlvaroAntonio López Portillo y Nectaly Guerra Machorro. Adjunto fotocopia delacuerdo mencionado.No hay acta de liquidación del contrato: a este respecto, quiero contarles queel último pago realizado por esta municipalidad para terminar ese proyectose hizo efectivo el 21 de febrero de 2013, por lo tanto esta municipalidad deacuerdo a lo establecido en el artículo 56 de la Ley de Contrataciones delEstado tiene 90 días para efectuar laliquidación del contrato. Para lo cual adjunto a) reporte dinámico de contratodel Sistema de contabilidad integrado Gobiernos locales –SICOINGL-; b)documentación desoporte para el pago de liquidación (fotocopia de factura de la empresa yfotocopia de cheque emitido).”

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud que el argumento planteado por el DirectorMunicipal de Planificación, no desvanece el primer inciso que se relaciona con lapublicación del listado de oferentes después del plazo legal; la adjudicación delevento según el acta respectiva es de fecha 29-11-2011 y debieron haberingresado dicho listado a mas tardar un día después, y lo hicieron hasta el





07-12-2011 según consta en el reporte del Sistema de Guatecompras queadjuntaron. Ahora bien para las otras deficiencias que se indicaron en la condición,si fueron aceptados los argumentos presentados. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 82, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DMP INES ALBERTO GARCIA PEREZ 15,625.00Total Q. 15,625.00

Hallazgo No. 2 Falta de envío de copias de contratos al registro de la Contraloría General deCuentas CondiciónEn la revisión efectuada se detectó que los Contratos Administrativos suscritospara el Renglón 029 durante los meses de Enero a Agosto del año 2012, por partede la Municipalidad de Quezaltepeque, no se enviaron a la Contraloría General deCuentas, de conformidad con la legislación vigente. Dichos Contratos suman unValor sin IVA de DOSCIENTOS OCHO MIL QUINIENTOSVEINTIOCHO QUETZALES CON CINCUENTA Y NUEVE CENTAVOS (Q.208,528.59). CriterioEl Decreto 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado,artículo 74, indica: “Se crea el registro de contratos que funcionará adscrito a laContraloría General de Cuentas, para facilitar la fiscalización de las contratacionesque se deriven de la aplicación de la presente ley y centralizar su información”; elartículo 75 del mismo cuerpo legal reza: “De todo contrato, de su incumplimiento,resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro delplazo de 30 días contados a partir de su aprobación o de la respectiva decisión,una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control yfiscalización”. CausaInobservancia de la norma establecida para el envío de copias de los contratosadministrativos a la Contraloría General de Cuentas. EfectoAl no recibir la Contraloría General de Cuentas, los contratos suscritos por la





municipalidad, no puede llevar a cabo su función fiscalizadora, así también puedecrear dudas sobre el actuar de la administración municipal, si la población seentera que no han sido enviados los contratos a la Contraloría para sufiscalización. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Secretario Municipal para que secumpla oportunamente con presentar toda información relacionada con ContratosAdministrativos a la Unidad de Contratos de la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los ResponsablesConforme el Oficio No.07-2013, de fecha Villa de Quezaltepeque, 20 de febrero de2013, el responsable presento su respuesta indicando lo siguiente:” Los contratosfueron suscritos en diferentes fechas, y por motivos ajenos a mi voluntad no fueronenviados a la Contraloría General de Cuentas, pero ya se están tomando lasmedidas correspondientes por parte de esta secretaría para enviar todas lascopias de contratos administrativos a la Unidad de Contratos de la ContraloríaGeneral de Cuentas tanto laborales como de Construcción de Infraestructura.” Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo en virtud que en el comentario del responsableadmite el incumplimiento en el envío de los contratos en las fechas establecidasde conformidad con la normativa legal. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 82, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesSECRETARIO MUNICIPAL ROBINSON RODOLFO MORALES SALAZAR 4,170.56Total Q. 4,170.56

Hallazgo No. 3 Atraso en la Rendición de Cuentas CondiciónAl realizar la comisión de auditoría correspondiente al año 2012, se constató quela Municipalidad de Quezaltepeque presentó extemporáneamente la rendición decuentas del mes de diciembre 2012, con un atraso 31 días. CriterioEl Acuerdo No. A-37-06 emitido por la Contraloría General de Cuentas, artículo 2,





sobre la rendición de cuentas, los plazos, períodos y contenido de la información,indica: que debe hacerse en los primeros cinco días hábiles de cada mes pormedio electrónico, en un medio magnético u óptico. CausaRetraso en la operatoria de ingresos y egresos debido al cambio de personal enlas áreas de presupuesto y de Contabilidad, el cual se llevó a cabo en el mes demarzo del presente año. EfectoInexistencia de información oportuna para la correcta gestión fiscalizadora tanto departe de la Comisión de Finanzas, como de la Contraloría General de Cuentas. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Director de Administraciónfinanciera Integrada Municipal, a efecto de cumplir con la norma de rendición decuentas, la cual indica que la presentación debe hacerse en los primeros cincodías hábiles de cada mes. Comentario de los ResponsablesConforme el Oficio No.07-2013, de fecha Villa de Quezaltepeque, 20 de febrero de2013, los responsables presentaron su respuesta indicando lo siguiente:” pordisposiciones del Ministerio de Finanzas Públicas y Siaf Sag; este año antes deefectuar la apertura del año y respectiva rendición correspondiente al mes dediciembre del año 2012 se debía contar con la ampliación de todos los proyectosque tenían saldo pendiente de pago por parte de los proyectos con fondos deconcejos de Desarrollo y Municipales.” Esperando contar con su comprensión ydesde ya procesando la información para poder obtener el balance debidamenteregularizado antes del 31 de marzo del año en curso, nos suscribimos de ustedcomo sus servidores.” Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo, debido a que los comentarios vertidos por losresponsables no son suficientes para poder desvanecer el presente hallazgo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 12, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL ALVARO ROLANDO MORALES SANDOVAL 5,000.00DIRECTOR DE AFIM ANGEL HUMBERTO GALVAN MIGUEL 5,000.00Total Q. 10,000.00





8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se verificaron las recomendaciones de auditorías anteriores y estas fueronatendidas por los responsables.





9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. NOMBRE CARGO PERIODO1 ALVARO ROLANDO MORALES SANDOVAL ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2012 - 31/12/20122 JERZON EZEQUIEL LANDAVERRY VILLEDA SINDICO I 01/01/2012 - 31/12/20123 ROBERTO RENE JIMENEZ DIAZ SINDICO II 15/01/2012 - 31/12/20124 NECTALI GUERRA MACHORRO CONCEJAL I 01/01/2012 - 31/12/20125 HUGO ROBERTO CRUZ RODRIGUEZ CONCEJAL II 15/01/2012 - 31/12/20126 MIGUEL HUMBERTO ROSAS LOPEZ CONCEJAL III 15/01/2012 - 31/12/20127 ROBINSON RODOLFO MORALES SALAZAR SECRETARIO MUNICIPAL 15/01/2012 - 31/12/20128 ANGEL HUMBERTO GALVAN MIGUEL DIRECTOR DE AFIM 01/01/2012 - 31/12/20129 INES ALBERTO GARCIA PEREZ DIRECTOR DMP 01/01/2012 - 31/12/2012





10. COMISIÓN DE AUDITORÍAÁREA FINANCIERA

Lic. MILTON ROCAEL ARGUETA RODRIGUEZ

Auditor Independiente

Lic. EDY ROLANDO VELASQUEZ ESCOBAR

Coordinador Gubernamental

Lic. ISRAEL ERASMO MUÑOZ MORALES

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29,los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido yefectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firmanen cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.





1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)11.1 Misión (Anexo 1) Mejorar las condiciones de vida de los vecinos de nuestro municipio, por medio desu participación y el esfuerzo institucional, con el fin de implementar programas yproyectos de desarrollo social, a manera que el bien común resulte favorecido enforma legal y transparente. 11.2 Visión (Anexo 2) Ser una institución que impulse el desarrollo integral, fortaleciendo la unidad de losvecinos para tener la satisfacción de alcanzar metas que respondan a lasnecesidades de beneficio social y económico; como además enfocar esfuerzospara preservar nuestro entorno ambiental, a fin que las futuras generacioneshereden recursos saludables. 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra porel Alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universalpara un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos.

El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde Municipal, quiense constituye en el jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside elConcejo y dirige la administración municipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y dedecisión.

El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos queconocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes:

Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes;Salud y asistencia social;Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda;Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales;Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana;De finanzas;De probidad;De los derechos humanos y de la paz;De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otraforma de proyección social.





El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario.

La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para lafunción municipal, siendo las siguientes algunas de ellas:

Dirección Municipal de Planificación. Oficina Municipal de la Mujer. Administración Financiera Integrada Municipal.





11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)





11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)





11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)





11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el ConsejoDepartamental de Desarrollo (Anexo 7)





11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente deFinanciamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

municipalidad de quezaltepeque, del departamento …...el examen comprendió la evaluación de la...

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