AGENDAIntroduccinMicrosoft ProjectDiagrama GanttCrear Proyecto (Ejemplo)CalendarioTareas (Principales, secundarias, Predecesoras y operaciones con tareas)Diagrama GanttAsignacin de recursosPersonalizacin del proyecto

INTRODUCCIONQUE ES MICROSOFT PROJECT? Es una herramientaque permite planear sistemticamente las fases y tareas de un proyecto

MS PROJECT LE PERMITIR:Organizar la lista de actividades en una estructura jerrquica.

Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.

Obtener la grfica de red del proyecto.

Imprimir una gran variedad de informes.

USO DE UN PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTOCalcular el tiempo necesario para completar el proyecto: Sino cumplimos con el tiempo necesario, hay daos lquidos, pero si se presenta una excusa no habr cargos en contra.

Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando voy a empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo).

Duracin Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podr conocer cuanto le afecta el proyecto en costos y en das si ocurre un cambio de una actividad.

DISTINTAS VISUALIZACIONES DEL PROYECTOHaga un click en View>>View Bar1Aparece la barra de Herramientas en la parte izquierda de la pantalla2

OPCIONES DE VISUALIZACIONUna vista es un formato en donde se puede introducir y visualizar informacin de un proyecto. La vista por defecto es el diagrama de GanttBarra de vistas

DIAGRAMA DE GANTTObjetivo del seminario: Diagrama de GanttCreador Henry L. GanttEs una ayuda grfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

QUE ES UNA ACTIVIDAD?Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puede dividir el proyecto.

Las actividades deben ser:Especficas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle

EJEMPLO PRACTICOTitulo: Preparacin del Seminario de Microsoft ProjectCalendario:

CalendarioHorasDomingoHoras no laborablesLunes-Viernes8:00AM-5:00 PMSbadoHoras no laborables

INFORMACIN PREVIATtulo de su proyectoCalendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto (Receso acdemico, sbados y domingos)Lista de tareas principalesDividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tarea principal) Determinar la duracin de cada tarea y subtarea.

Preparar Informacin Bsica (Conocimientos, otras presentaciones, etc.)Realizar Presentacin en Power Point :

Imprimir Handouts y Fotocopias

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

Indicaciones sobre el seminario

Realizacin del seminario

12478

Bsqueda del SitioConfirmacin del sitioDeterminar Fecha, Hora y Lugar:

Enviar mensajes de Invitacin al personal administrativo.

65Preparar ejemplo en Microsoft ProjectBorradorDisear la presentacin3EJEMPLO CRONOGRAMA DE TRABAJO PARA LA PREPARACION DE UN SEMINARIO

Indicaciones sobre el seminarioPreparar Informacin Bsica

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitioEnviar mensajes de Invitacin al personal administrativo.Realizar Presentacin en Power PointBuscar un ejemplo de aplicacinRealizar la presentacin en borradorDisear la presentacinImprimir Handouts y FotocopiasRealizacin del seminario PREPARACION DE SEMINARIOTitulo del proyectoTarea PrincipalTareas secundariasBsqueda del SitioTAREAS Y SUBTAREASConfirmacin del sitioDeterminar Fecha, Hora y Lugar

DEFINIR UN NUEVO PROYECTOIngrese el ttulo de su proyecto y defina el responsable o el autorClick en File12

DEFINICIN DE LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTOClick en ProjectMarque el primer renglnEscriba el nombre de su proyecto en Name123Seleccione la fecha de inicio y de finalizacin del proyecto4

CAMBIO DE PARAMETROS DEL CALENDARIOClick en Calendar. Modifique los parmetros necesarios como la horade entrada y salida, etc.Click en Tools>>Options12

Tools Change working time

INTRODUCIR LAS TAREAS DEL PROYECTOAsgnele un nombre a su proyecto (Primer rengln) si no lo hizo en los pasos anteriores.1Liste todas las tareas y subtareas necesarias de su proyecto, sin preocuparse por la duracin de cada tarea.2

AGRUPAR LAS TAREAS DEL PROYECTOSeleccione todas las filas y haga click en la fecha verde (Indent) que va en direccin derecha. Aqu le esta diciendo al programa cuales son las tareas de su proyecto: Preparacin de un Seminario

AGRUPAR LAS TAREAS Y SUBTAREASAgrupe las tareas por fases. Seleccione las subtareas bajo el nombre de la tarea y utilice los iconos de esquema (Indent) aumentando la sangra para que queden dentro de el grupo que usted requiere.Iconos el esquemaSubtareasTarea

MOSTRAR U OCULTAR SUBTAREASAl esquematizar el proyecto se puede ocultar o mostrar las subtareas haciendo click en los iconos iconos de la tarea principal

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TRANSLADAR UNA TAREAClick en el nmero de la tarea1Presione el botn izquierdo del mouse y arrastre la tarea hasta que quede en nueva posicin.2Suelte el mouse3

INSERTAR UNA NUEVA TAREAClick derecho en el nmero de la fila (ROW) de la tarea, donde va a insertar la nueva1Click en la opcin Nueva tarea (New Task)2

COMO ELIMINAR UNA TAREAClick derecho en el nmero de la fila de la tarea que va a eliminar1Click en la opcin eliminar tarea Delete Task2

CREAR UNA NOTA A UNA TAREALas notas sobre tareas del proyecto pueden ayudar a recordar como se ha diseado la planificacin:

Seleccione la tarea a la que le va a crear la nota1Click en el icono Notas de tareas Task Information2

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2)Click en el cuadro notas3Escriba la nota correspondiente y cuando termine Click en OK4Cada vez que se pase el cursor sobre la tarea se observar el contenido de la nota5

NUMERACION DE TAREASClick en el men Tools y click en optionsEn el rea opciones de esquema, seleccione la casilla de verificacin Show Outline number y click en OK13Click en la ficha view2

TAREAS PREDECESORASIngrese los nmeros de las tareas predecesoras en la columna Predecesors

DURACIN DE LAS TAREAS1 Ir a la vista Diagrama de Gantt2.En la columna de duracin de cada tarea establezca la duracin, la cual puede ser en das, horas, etc.3.Cuando la duracion es estimada, agregue un simbolo de interrogacin al final del nmero que ingres.4.Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.

VER EL DIAGRAMA DE GANTTAl introducir la duracin observar que a la derecha va modicando Diagrama de la derecha de la pantalla (Diagrama de Grantt)

CAMBIO DE LA ESCALA A DIAS, SEMANAS, MESES, ETC.Haga doble click en la escala. EscalaCambie la escala mayor y la menor segn el tiempo que requiera: Semanas, dias, aos, etc.12

Abriendo la hoja de Recursos

Hoja de Recursos

Columnas en la hoja de recursosResource nameNombre del recurso

TypeEspecifica si es recuso material o humano

Material labelUnidad de medida. (solo en recursos materiales)

InitialsIniciales para el recurso

Columnas en la hoja de recursosGroup Asigna recursos con caractersticas similares, a un grupo especfico.

Max. Units. Capacidad de uso del recurso en %

Std Rate. Precio normal por unidad de tiempo trabajada

Ovt. Rate. Precio pagado por unidad de tiempo extra trabajada.

Cost/Use Costo cargado a un recurso, por unidad de tiempo empleada.

Columnas en la hoja de recursosResource nameNombre del recurso

TypeEspecifica si es recuso material o humano

Material labelUnidad de medida. (solo en recursos materiales)

InitialsIniciales para el recurso

Columnas en la hoja de recursosAccrue At. Especifica cuando MsProject cargar los costos de los recursos al proyecto.

Base Calendar. Especifica el calendario base que usar el recurso.

Code. Abreviacin para alguna busqueda

Calendario de Recursos

Calendario de Recursos

Asignando tareas a los recursos

COMO PERSONALIZAR SU PROYECTO?

CREAR UN ENCABEZADOCreacin de un encabezado: Click en File y entre en la opcin PAGE SETUPClick en la parte de encabezado HEADERSeleccione la seccin donde quiere que aparezca el encabezado (izquierdo, derecho, centro)1

COMO CREAR UN ENCABEZADO (2)Pulse la fecha hacia abajo de la opcin GENERAL y seleccione el elemento a agregarClick en agregar, si lo desea puede escribir un texto o puede elegir otra seccinClick en OK2

CREAR UN PIE DE PGINAClick en File y entre en la opcin PAGE SETUPClick en la parte de pie de pagina FOOTERSeleccione la seccin donde desee que aparezca el pie de pgina (izquierda, centro o derecha)Pulse la fecha hacia abajo de la opcin nmero de pagina y seleccione el elemento a agregarClick en ADD, si lo desea puede escribir un texto o elegir otra seccinClick en OK

VISTA PRELIMINAR E IMPRESIONClick en el icono Print Preview

VISTA PRELIMINAR E IMPRESIN (2)En la pantalla haga click en el icono mltiples pginasPuede utilizar el icono Page Setup para cambiar la escala (mrgenes)Una vez que este satisfecha con la vista preliminar haga clic en imprimir PRINTVer una PginaVer varias pginas

CREACION DE INFORMES Haga en el men View >> ReportsHaba Click sobre la categora que desee y luego en el botn Select (Project tiene 25 informes predefinidos)12

CREACION DE INFORMES (2) A continuacin se abrir la ventana de vista preliminar VIEW PREVIEW Click en el icono MULTIPLES PAGES para ver el informe completo Si est satisfecho con el formato pulse el icono de PRINTOverviewCurrent ActivitiesCustom

GRACIAS POR SU ATENCINCENTRO DE COMPUTOS DE INGENIERIA GENERAL

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