monografia - universidad inca garcilaso de la vega
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Universidad Inca Garcilaso de la VegaFACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS, CÓMPUTO Y
TELECOMUNICACIONES
TEMA:
V CICLO MAÑANA
ORGANIZACIÓN Y METODOS
Alumno: Paz Soldan Ochoa Stalin
Profesor: Ing° Herman Peralta Cabrera
CHINCHA – ICA2013
Quiero dedicarle este trabajo
A Dios que me ha dado la vida y fortaleza
para terminar este proyecto de investigación,
A mis Padres por estar ahí cuando más los necesité; en
especial a mi madre por su ayuda y constante cooperación y
A mi novio José por apoyarme y ayudarme en los
momentos más difíciles.
Introducción
La asignatura de Organización y Métodos constituye un importante soporte para la
formación del futuro profesional en Ingeniería Industrial, ya que le amplía y
profundiza el enfoque sistémico que sobre las organizaciones se debe tener, no
sólo en el tratamiento de la información, sino, en la gestión de sus distintas
operaciones que en ella se llevan a cabo.
El propósito de la asignatura de Organización y Métodos, es involucrar al alumno
en los distintos subsistemas que existen en las empresas y, cómo ellos se
integran, dando énfasis al aspecto de gestión sin perder la perspectiva la
información que en paralelo se genera. Lo que es más importante, concientizarlo a
que, antes de cualquier automatización de procesos, hay que rediseñarlos y
mejorarlos.
Progresivamente el alumno irá adquiriendo conocimientos y herramientas que le
permitirán ir construyendo su propia estructura organizativa.
INDICE
1. ORGANIZACIÓN Y PRODUCTIVIDAD1.1. Nuevas tendencias, en organizaciones empresariales.1.2. Carga de trabajo y fuerza laboral.1.3. Calidad de vida.1.4. Productividad empresarial.1.5. Organizaciones inteligentes.
2. PLANEAMIENTO DE ORGANIZACION
2.1. Tramo de control.2.2. Puente de Fayol.2.3. Teoría de Graicunas.2.4. Costo Operativo de una Organización.
3. NORMAS DE ORGANIZACION3.1. Jerarquía de normas.3.2. Reglamento de organización y funciones.3.3. Manual de organización y funciones.3.4. Reglamento Interno de trabajo.3.5. Manual de procedimientos.
4. ORGANIGRAMAS Y ORGANIZACION4.1. Normas para elaborar Organigramas.4.2. Tipos de Organigramas.4.3. Organización máquina.4.4. Organización diversificada.4.5. Organización profesional.4.6. Organización innovadora.
5. EVALUACIÓN DE PUESTOS2.1. Manual de evaluación.2.2. Descripción de puestos.2.3. Especificación de puestos.2.4. Categorización de puestos.2.5. Estructura salarial.
6. DIAGRAMAS PARA OPTIMIZACION6.1. Diagrama Volumen - Desplazamiento.6.2. Programación Dinámica.
7. ESTUDIO DE METODOS7.1. Diagrama de operaciones.7.2. Diagrama de flujo de proceso.7.3. Diagrama Hombre – máquina.7.4. Diagrama bimanual.
8. ESTUDIO DE TIEMPOS8.1. Tiempo total de trabajo.8.2. Tiempo normal y tiempo suplementario.8.3. Tiempo estándar.
1. ORGANIZACIÓN Y PRODUCTIVIDAD
1.1. Nuevas tendencias, en organizaciones empresariales.
Habiendo superado la primera década del siglo XXI queda claro que el mundo
evoluciona hacia una mayor internacionalización y globalización, tanto dentro del
ecosistema empresarial como en otras facetas. Desde un punto económico un
análisis de la situación lleva a observar que se han creado diferentes tendencias y
estilos dentro de la administración de empresas.
Los principales cambios que se han llevado a cabo en las organizaciones
empresariales han sido muchos: han nacido nuevos modelos de asociación,
nuevas formas de reclutamiento y selección, las relaciones en las empresas se
han reconfigurado en aras de una mayor productividad, los procesos y las
estructuras empresariales se han reconfigurado, se ha focalizado la actividad
empresarial en las relaciones humanas que se producen dentro de las empresas
(comunicación, resolución de conflictos, integración de las diferentes culturas
empresariales que coexisten en las empresas). Al mismo tiempo, en estos
momentos, el concepto de talento humano ha cobrado una desconocida
importancia.
Las teorías de la Gestión Empresarial han evolucionado en la medida en que la
tecnología y las relaciones de producción se han vuelto cada vez más complejas.
Tradicionalmente se ha visto un enfoque funcional o por departamentos en el
mundo empresarial que contrasta con un enfoque a procesos de relativa reciente
aplicación referida por autores como: Amozarrain (1999); Zaratiegui (1999); etc.
Por siglos, organizaciones importantes y decisivas en la historia de la humanidad,
como las universidades, los ejércitos y la iglesia católica, han presentado con
éxitos una estructura funcional. Esto justifica la resistencia al cambio que se ha
producido en la mayoría de las instituciones a la hora de la implementación de la
gestión por procesos. No obstante, el desarrollo tecnológico, así como el ambiente
dinámico y competitivo en el que se encuentran enmarcadas las empresas hoy
día, exige más que nunca la utilización de esta poderosa herramienta que permite
alinear los procesos con la estrategia, misión y objetivos de la institución, para el
logro de la efectividad empresarial.
1.2. Mega tendencias
La sociedad peruana se desenvuelve en el marco de mega tendencias
determinadas por los cambios que a nivel mundial se producen en los diversos
ámbitos de la actividad humana. Tales cambios condicionan las posibilidades de
desarrollo nacional y representan, en unos casos, oportunidades para el progreso
de nuestro país en las esferas económica, social y política, mientras que en otros
casos podrían representar circunstancias poco favorables que debemos enfrentar
de la mejor manera posible para mantener el curso de nuestro desarrollo
Las megatendencias de mayor gravitación y a las que se debe prestar especial
atención en el diseño de la política de desarrollo son:
1.2.1. La globalización
Globalización o mundialización es el término usado para definir el proceso por el
cual la creciente comunicación e interdependencia entre los distintos países del
mundo tiende a unificar economías, sociedades y culturas a través de una
multiplicidad de transformaciones sociales, económicas y políticas que les otorgan
una naturaleza global.
1.2.2. La democracia global
La democracia concebida como la convivencia social en la que todos sus
miembros son libres e iguales y las relaciones sociales se establecen de acuerdo
con mecanismos contractuales, se ha visto favorecida a través del esfuerzo de
instituciones internacionales y el Estado en pos del fortalecimiento de la
democracia, la consolidación del Estado de derecho y la mayor participación de la
sociedad civil.
En la actualidad, la democracia se ha universalizado como parte de la
globalización, sobre todo desde la fundación de las Naciones Unidas y la
Declaración Universal de los Derechos Humanos. Asimismo, los sucesivos pactos
y convenios sobre derechos civiles, políticos, económicos, sociales y ambientales
han forjado una legislación supranacional que cuenta con instancias
sancionadoras de alcance internacional.
1.2.3. Las telecomunicaciones y la masificación del uso de internet
A lo largo de las últimas décadas, las telecomunicaciones en el mundo han
evolucionado favorablemente de manera notoria a través de la creación de nuevas
tecnologías con la finalidad de procesar, transmitir y difundir conocimiento.
Entre los diversos medios de comunicación que se han originado a raíz del
desarrollo de nuevas tecnologías tenemos el teléfono, la radio, los satélites, las
redes, el fax, la digitalización, la comunicación móvil y el uso masificado de
internet..
1.2.4. El surgimiento de nuevas potencias económicas
El rápido ascenso de algunos países asiáticos y latinoamericanos va a redefinir la
distribución del poder en el ámbito internacional. Destaca en este sentido el grupo
BRIC, acrónimo utilizado internacionalmente para referirse a Brasil, Rusia, India y
China, cuatro de las economías con mayor potencial en el mediano y largo plazo.
En la actualidad, el poder económico de China es una realidad, seguido de cerca,
en términos de desarrollo tecnológico e industrial, por la India. Ambas potencias
emergentes se alejan velozmente de la pobreza y se aproximan a las que fueron
superpotencias del siglo XX. Un poco atrás, Rusia y Brasil apuntan a ser potencias
si logran evitar nuevas crisis macroeconómicas. La crisis económica internacional
reducirá la hegemonía de Estados Unidos y la Unión Europea, situación que
permitirá a las potencias emergentes ganar un poder anteriormente inimaginable y
traerá como resultado un mundo multipolar.
1.2.5. La Cuenca del Pacífico, nuevo eje del comercio mundial
En las últimas tres décadas, el comercio internacional se ha venido desplazando
hacia los países de la Cuenca del Pacífico. En sus costas asiáticas, americanas y
de Oceanía, se articulan las más poderosas potencias del mundo a excepción de
Europa. El intercambio comercial que surgió tras la Segunda Guerra Mundial,
promovido por Estados Unidos y que favoreció el renacimiento del Japón como
potencia y la aparición de los “tigres asiáticos“ —Taiwán, Corea del Sur, Singapur
—, ha seguido en auge con la poderosa presencia de China, India, Rusia, Canadá
y Australia. Esto ha llevado a la conformación de la APEC, asociación de países
de la Cuenca del Pacífico a la que se han incorporado países latinoamericanos
como México, Chile, el Perú y Colombia.
1.2.6. El envejecimiento demográfico y la migración internacional
La población mundial crece y los países desarrollados experimentan una menor
natalidad. Asimismo, estos se hacen más visibles gracias a la mundialización de la
información y a la profunda disparidad de ingresos per cápita respecto de los
países en desarrollo, que alcanza a ser, según el Banco Mundial, entre 15 y 50
veces más alta. Ello indudablemente acelerará las tendencias migratorias desde
los países pobres hacia los países ricos, en desmedro del capital humano de los
primeros. Precisamente, los vaticinios de los futurólogos apuntan a que en el 2030
los países desarrollados pugnarán por atraer migrantes para rejuvenecer su fuerza
laboral.
1.2.7. Crecimiento de mega ciudades
El crecimiento de megas ciudades (más de diez millones de habitantes) es un
fenómeno que se ha acelerado, en especial en los países en vías de desarrollo,
como parte de intensos procesos de urbanización y migración rural-urbana. Son
consideradas motores de la economía mundial por conectar de manera eficiente el
flujo de productos, personas, culturas y conocimientos. La concentración de la
población, sobre todo por la centralización espacial de las inversiones, tiene
inevitables consecuencias sociales, económicas y culturales; en particular, el
incremento del crimen y la delincuencia, problemas mucho más agudos en los
países pobres. Entre las principales mega ciudades destacan Tokio, Nueva York,
Seúl,
Bombay, Delhi, México, Sao Paulo, Shangai, Los Ángeles, Yakarta, El Cairo y
Buenos Aires.
1.2.8. El cambio climático
El cambio climático que viene experimentando el planeta, caracterizado por los
efectos del calentamiento global (alteración de ciclos de lluvias, mayor erosión de
suelos, mayor incidencia de desastres naturales, mayor escasez de agua, menor
productividad agrícola, inseguridad alimentaria, cambio en los ecosistemas que
sustentan la diversidad biológica), es consecuencia del denominado “efecto
invernadero” causado por el considerable incremento de las emisiones de diversos
gases, principalmente el dióxido de carbono (CO2) proveniente sobre todo de la
quema de combustibles fósiles. Los gases de efecto invernadero se acumulan en
la atmósfera y ocasionan la elevación de la temperatura media del planeta, la
pérdida de glaciares en los polos y en las altas cumbres montañosas, así como la
modificación del régimen de lluvias.
1.2.9. La preocupación por el ambiente y la preferencia por los
productos naturales
La conciencia mundial acerca de los impactos de las actividades humanas sobre
la biodiversidad y la naturaleza se intensificará y aumentará el poder de los grupos
ambientalistas, situación que limitará las decisiones nacionales de
aprovechamiento de los recursos naturales. Al mismo tiempo, la preferencia por
los productos orgánicos y naturales —alimentos, medicamentos, calzado, ropa,
muebles, adornos, productos de tocador—, asociados a una vida más sana y a
una producción más limpia que no daña ni contamina el medio ambiente, abrirá
nuevas oportunidades de negocios para países como el Perú, caracterizados por
su importante riqueza natural, lo cual significará incursionar con marcado éxito en
los mercados, impulsando adicionalmente la introducción de otros bienes y
servicios propios.
1.2.10. El desarrollo biotecnológico y la ingeniería genética
La biotecnología, que consiste en la utilización de organismos vivos o partes de
estos para obtener o modificar productos, mejorar plantas y animales o desarrollar
microorganismos para objetivos específicos, cambiará la vida tal como hoy la
conocemos. Podrá mejorar la alimentación (utilizable en los programas sociales
vinculados al proceso de erradicación de la pobreza) y tener otros usos no
alimentarios, como la producción de plásticos biodegradables, aceites vegetales y
biocombustibles.
1.2.11. El desarrollo de la nanotecnología y la robótica
Manipular la materia a escala atómica será la clave del siglo XXI y el nuevo motor
del crecimiento mundial. La materia manipulada a escala tan minúscula muestra
fenómenos y propiedades totalmente novedosos. Los científicos utilizarán la
nanotecnología para crear materiales, aparatos y sistemas poco costosos y con
propiedades únicas. Esta tecnología promete beneficios de todo tipo, desde
aplicaciones médicas (biología molecular, orgánulos, desarrollo de la memoria, la
lógica, cardioterapias, cuidados sanitarios, enfermedades genéticas) hasta
soluciones más eficientes a problemas ambientales y de otras áreas (en la
energética: energía nuclear, o nuevas formas de almacenar energía o fuentes
menos contaminantes y más eficientes).
1.3.Carga de trabajo y fuerza laboral.
Capacidad del hombre para trabajar, conjunto de fuerzas físicas y espirituales de
que el hombre dispone y que utiliza en el proceso de producción de los bienes
materiales. La fuerza de trabajo es la condición fundamental de la producción en
toda sociedad. En el proceso de producción, el hombre no sólo actúa sobre la
naturaleza que le rodeo, sino que desarrolla, además, su experiencia productiva,
sus hábitos de trabajo.
1.3.1. Ocupado: Persona que en la semana de referencia de la encuesta
se encontraba en una de las siguientes
- Trabajó una hora o más (como empleado u obrero; como empleador o cuenta
propia, por remuneración o ganancia)
-Familiar no remunerado que trabajó 15 horas o más;
-Tiene un empleo (o negocio), pero no trabajó en la semana en referencia, por
ausencia temporal (vacaciones, permiso, enfermedad de corta duración u otra
razón).
Ocupados =Trabajando por ingreso + Sin trabajar, pero tiene empleo + Trabajando
para un familiar sin pago en dinero
1.3.2. Desocupado: Es la persona que no estaba ocupada en la semana
en referencia y ha realizado esfuerzos definidos por conseguir trabajo durante los
dos meses precedentes a la fecha de la entrevista. Incluye al "Cesante" (que tuvo
un trabajo con anterioridad) y al que "Busca trabajo por primera vez", esto es,
nunca ha trabajado en un empleo regular.
Desocupados = Cesantes + Buscan trabajo por primera vez.
1.3.3. Costos de la fuerza laboral
Si observamos el caso del capitalista, vemos que éste quiere obtener
precisamente la mayor cantidad posible de trabajo por la menor cantidad posible
de dinero. Por eso, desde el punto de vista práctico, a él sólo le interesa la
diferencia entre el precio de la fuerza del trabajo y el valor que crea el
funcionamiento de la misma. Pero procura comprar todas las mercancías al precio
más bajo posible y por eso, en todos los casos, cree encontrar la razón de su
ganancia en la simple trapacería de comprar por debajo del valor y vender por
encima de éste. De ahí que no caiga en la cuenta de que si existiera realmente
una cosa tal como el valor del trabajo y él pagara efectivamente ese valor, no
existiría ningún capital, su dinero no se transformaría en capital.
1.4.Calidad de vida.
A lo largo del tiempo, el concepto de Calidad de Vida ha sido definido como la
calidad de las condiciones de vida de una persona, como la satisfacción
experimentada por la persona con dichas condiciones vitales, como la
combinación de componentes objetivos y subjetivos, es decir, Calidad de Vida
definida como la calidad de las condiciones de vida de una persona junto a la
satisfacción que ésta experimenta, y, por último, como la combinación de las
condiciones de vida y la satisfacción personal ponderadas por la escala de
valores, aspiraciones y expectativas personales, no obstante, se estarían
omitiendo aspectos que intervienen directamente con la forma de interpretar o no
las situaciones como positivas o no, es decir, aspectos que influyen la escala de
valores y las expectativas de la personas: la cultura.
Adicionando a las concepciones anteriores el aspecto cultural, se propone el
siguiente modelo de calidad de vida (ver figura 1): considerando a priori que ya
existe cobertura de ciertas necesidades básicas para la sobrevivencia del ser
humano, ya que si ellas no se encuentran cubiertas no puede ascenderse o
construir. Pues bien, Se concibe al ser humano inmerso dentro de sociedad
enmarcada en un lugar determinado (físico e histórico) y una cultura que ha
adquirido mediante socialización; ambos elementos regulan e incluso limitan -si
bien no de forma terminante- las concepciones de mundo del sujeto. Desde esta
arista, el sujeto se ubica para evaluar más o menos conciente lo que le acontece
y, sin duda, no es sencillo, puesto que aquel proceso se encuentra mediado por
una cantidad de factores anexos a los globales antes mencionados, por nombrar
algunos: el nivel evolutivo, la comparación con otros, su historia personal, el
momento actual, las expectativas futuras, etc. Todo ello se conjuga y permiten que
el sujeto a cada momento de la vida, la conciba de cierta forma, y la vivencie
acorde a dicha evaluación. Por último, si bien se ha planteado calidad de vida
desde una evaluación mediada por una multiplicidad de factores, no podemos
obviar las características personales, el estado que se adiciona al resto de los
factores antes mencionados complejizando más aun este proceso, desde aquí
recatamos la subjetividad, esta forma de concebir el mundo tan particular como
humanos existen en la Tierra, que a la vez está mediada por el proceso de
socialización y la cultura en la cual se desenvuelve y lo regula.
1.4.1. Palabras Clave
Subjetividad, Calidad De Vida, Cultura, Temporalidad.
1.5.Productividad empresarial.
La productividad es eficacia por eficiencia; tanto a nivel de persona, institución o
nación. Eficacia significa saber qué hacer; hacer lo que se debe hacer. Eficiencia
significa rendimiento; hacerlo bien hecho, es decir saber cómo hacerlo.
Todo el mundo tiene problemas con ambas cosas. A niveles altos, los directivos
suelen tener el problema más bien con la eficacia, y a niveles operativos más bien
con la eficiencia. No hay peor cosa que hacer muy bien aquello que no teníamos
que haber hecho nunca. Es preferible hacer lo que sí hay que hacer, aunque se
haga de forma regular.
1.5.1. Necesidad del aumento continuo de la productividad
La calidad de vida y el grado de bienestar de una sociedad es adecuada cuando
existe un crecimiento constante de la productividad. No supone trabajar más, ni
más duro ni con más esfuerzo (ni más tecnología), sino trabajar más
inteligentemente. En ese caso, como por arte de magia empiezan a desaparecer
los problemas sociales de todo tipo (paro, atracos, ausencia de niños, divorcios,
exigencias injustas, drogadicción, etc.) Y viceversa, cuando la productividad se
estanca, la burbuja de problemas sociales de todo tipo, aún los más
insospechados empiezan a crecer y no es posible pararlos por ningún
procedimiento. (Ni aunque cambiemos la constitución 50 veces).
Toda empresa está condenada de por vida a tener que estar aumentando
constantemente su productividad para mantener una rentabilidad uniforme. Si falta
ese aumento, la institución y todos sus miembros están sometidos a un proceso
real de descapitalización y empobrecimiento.
1.5.2. A vueltas con la política
Cuando uno estudia la Historia de la Productividad, a lo largo de todas las
épocas, se acaba encontrando con consideraciones políticas importantes, que no
se pueden evitar, como nos gustaría. Dos ejemplos:
1.- El muro de Berlín no lo derribó la presión política, sino la presión debida a la
gran diferencia de productividad a cada lado del muro.
2.- El drama español de la crisis es debido en buena medida a que la palabra y el
concepto “productividad” ha sido arrinconado y despreciado por sindicatos y
socialistas. Es lógico: la “productividad”, que ante todo es una cultura, significa
innovación y cambio. Se opone al “statu quo”, estabilidad, permanencia y
“derechos adquiridos” y exige planteamientos crudamente honestos y realistas.
1.5.3. Las causas y consecuencias de mejorar la productividad.
1.- La innovación y mejora continúa en el trabajo que están realizando todas las
instituciones, que es el motor principal del avance, de la demanda de empleo y de
la reducción de costos.
2.- El aprendizaje y formación continúa desde la básica hasta la avanzada y desde
niño hasta el profesional ya jubilado.
3.- Buen ejemplo de la clase política con análisis riguroso de las cosas, ausencia
de ideologías, demagogias, teorías abstractas y absurdas. Es decir, con un
planteamiento ético a la vieja usanza. (Es mucho menos importante acertar con
todas las políticas coyunturales monetarias, fiscales, etc. hacia donde se desvía la
atención actualmente).
Las consecuencias de mejorar la productividad, son:
1.- Bienestar social. Calidad de vida. Más niños, menos divorcios, mayor
integridad familiar, menos violencia en todas sus formas.
2.- Mayores conocimientos y mejor nivel educativo. Más estar cada uno a lo suyo
sin hablar sobre lo que no se sabe, ni sentenciar sobre lo que no se tiene
experiencia. Mayor confianza. Menos víctimas de demagogias y de políticos
revolucionarios. Menores presiones ideológicas y mentiras políticas. Se dice la
verdad sin tirar balones fuera.
3.- Uso óptimo de todo tipo de recursos. Mayores niveles de ingresos reales y
sobre todo fuerte reducción de las desigualdades sociales.
1.5.4. Las causas y consecuencias de empeorar la productividad.
1.- Mal ejemplo y excesiva demagogia de políticos y de intelectuales,
generalmente de la izquierda, que traicionando su condición, fraguan a través de
los medios numerosas creencias mediocres que conducen a un empobrecimiento
generalizado y a culpar a otros.
2.- Presión excesiva a corto plazo. Búsqueda del “pelotazo”. Afán lucrativo a toda
costa.
Corrupción. Afloramiento de un capitalismo perverso. Aparecen grandes
diferencias sociales.
3.- Malas condiciones laborales. Anhelo generalizado de un puesto de trabajo
cómodo y seguro. Abundancia de trabajos poco cualificados. Demasiado miedo.
Las consecuencias de empeorar la productividad son:
1.- Pérdida de competitividad, degradación de todo el tejido productivo del país
con la consiguiente desaparición de empresas y de empleo. Generación de
pobreza generalizada.
2.- Aumento de conflictos y peligrosidad social.
3.- Ausencia de Responsabilidad Social y degradación del medio ambiente en
todos los sentidos.
1.6.Organizaciones inteligentes.
Es aquella que posee información y conocimiento, está bien informada, es
perceptiva y clara, que aprenden a aprender. Sus acciones se basan en una
comprensión compartida y válida del medio ambiente y las necesidades de la
organización y son influidas por los recursos de conocimiento disponibles y
competencias en cuanto a habilidades de sus miembros.
1.6.1. Aprender a aprender
“Adquirir las estrategias y habilidades de pensamiento que permiten relacionar los
conocimientos nuevos con los previos de manera que pueda construir un nuevo
conocimiento aplicable en diferentes contextos.”
“Es darse la oportunidad todos los días de adquirir una nueva visión de las cosas,
de ver el mundo desde otra óptica, de desaprender lo aprendido y asimilar lo
novedoso”
Información: Conoces sobre algo, pero no a profundidad.
Conocimiento: Esa información la haces parte de ti, la asimilas, profundizas y
generas una interpretación propia o generas algo nuevo.
1.6.2. Las organizaciones inteligentes son capaces de:
• Adaptarse de manera oportuna y eficaz a los cambios en el medio
ambiente.
• Comprometerse en un ambiente continuo, que incluye desechar
suposiciones, normas y estados mentales que ya no son válidos,
• Movilizar el conocimiento y la experiencia de sus miembros para inducir
innovación y creatividad.
• Concentran su comprensión y conocimiento en una acción razonada y
decisiva.
1.6.3. Percepción
• El personal de la organización trata continuamente de comprender lo que
ocurre a su alrededor.
• Comenzando por percibir lo que está sucediendo en el medio ambiente con
el fin de desarrollar una interpretación compartida que sirva de guía para la
acción.
1.6.4. Toma de decisiones
Cuando la organización tiene la comprensión y el conocimiento para actuar,
escoge entre las acciones o capacidades disponibles y se compromete con una
sola estrategia.
1.6.5. Disciplinas
• Dominio personal
Es una disciplina que permite aclarar y ahondar continuamente nuestra visión
personal, concentrar las energías, desarrollar paciencia y ver la realidad
objetivamente. Aquí importan las conexiones entre aprendizaje personal y
aprendizaje organizacional. El espíritu de la empresa constituida por personas
capaces de aprender.
• Modelos mentales
Son supuestos hondamente arraigados, generalizaciones e imágenes que influyen
sobre nuestro modo de comprender el mundo y actuar.
Los modelos mentales de conducta empresarial también están ampliamente
arraigados; muchas percepciones acerca de prácticas organizacionales
adecuadas no se llevan a la práctica porque entran en conflicto con modelos
mentales.
• Construcción de una visión compartida
Las organizaciones que alcanzan cierto nivel de grandeza es por su capacidad
profunda de compartir sus metas, valores y misión.
La práctica de esta visión compartida propicia una visión del futuro y un
compromiso genuino por parte de todos.
• Aprendizaje en equipo2. PLANEAMIENTO DE ORGANIZACIÓN
Una organización es un agrupamiento de personas que trabajan en forma eficaz
para alcanzar sus metas, sin organización solo habría caos, sería poco lo que
lográramos hacer en grupo si no nos pusiéramos de acuerdo respecto a lo que
debe hacer cada persona, el valor de la organización es su capacidad de hacer un
uso más efectivo de los recursos humanos.
“Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos,
asignar cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo
y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la
empresa.
"Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir
entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos
de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los
planes y objetivos señalados”.
2.1.Tramo de control.
Los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de personas
que un administrador puede supervisar con eficacia. “La razón de los niveles de la
organización se encuentra en las limitaciones del tramo de administración.
2.1.1. Selección del tramo
Es el número de subordinados que puede dirigir, controlar, etc. un administrador.
En las organizaciones se debe decidir cuántos subordinados puede dirigir un
superior. Los tramos por debajo de los más altos ejecutivos serán más estrechos.
El número de subordinados en los niveles más altos es de cuatro a ocho, y de los
niveles más inferiores es de ocho a quince dependiendo de la compañía.
2.1.2. Organización Tramos Estrechos
Ventajas
Supervisión estricta
Control estricto
Comunicación rápido entre subordinados y superiores
Desventajas
Los superiores tienden a intervenir demasiado en el trabajo de los
subordinados.
Muchos niveles de administración
Altos costos debido a numerosos niveles
Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior”
2.1.3. Organización Tramos Estrechos
Ventajas
Los superiores están obligados a delegar
Se deben establecer políticas claras
Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados
Desventajas
Tendencia de que los superiores con exceso de trabajo se conviertan en
cuellos de botella para la toma de decisiones.
Peligro de que los superiores pierdan control
Se requieren administradores de una calidad excepcional
2.2. Puente de Fayol.
Presidente
Director Gerente
Director de Fábrica
Superintendente
Jefe de Departamento
Inspector
Capataz
Obrero
2.2.1 LOS 14 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN SEGÚN FAYOL
1. División del Trabajo
2. Autoridad
3. Disciplina
4. Unidad de Mando
5. Unidad de Dirección
6. Subordinación de los Intereses
7. Remuneración
8. Centralización
9. Cadena Escalonada
10.Orden
11.Equidad
12.Estabilidad del Personal
13. Iniciativa
14.Espíritu de Cuerpo
Ejemplos:
1. División del trabajo. Cada obrero en la planta de Bercel, tiene una tarea
específica asignada al azar. Pero en Sabritos, los asignan de acuerdo a sus
aptitudes y capacitación, y en consecuencia, produce más eficientemente.
2. Autoridad y responsabilidad. Cualquier persona por encima de otra en el
organigrama de la empresa, puede dar órdenes exigiendo la obediencia.
3. Disciplina. Si los departamentos de la planta Ford, no fueran disciplinados, y
entregaran su aportación cuando quisieran, los resultados se verían reflejados en
el producto final y en las finanzas.
4. Unidad de mando. Si José Jiménez, es gerente de Finanzas y Pedro Márquez
es gerente de Contabilidad de la misma empresa, ¿De quién debe recibir órdenes
Enrique Gutiérrez, contador de la empresa? Enrique se confundiría si tuviese dos
o más jefes, por eso se requiere la unidad de mando.
5. Unidad de dirección. El plan de trabajo de Procter & Gamble Querétaro, es
producir shampoo con materia prima importada, no pueden cambiar de buenas a
primeras ese plan para producir los shampoo sin que existan repercusiones en los
activos de la empresa. Así que se requiere una sola cabeza y un plan para lograr
su objetivo.
6. Subordinación del interés individual al general. La división de informática de
la Coca-
Cola Co., planea realizar un proyecto de software para ganar un premio mundial
de computación, mientras lo hacen descuidan su funcionalidad dentro de la
empresa así que impone el interés individual sobre el general causando graves
daños a la economía de la empresa.
7. Remuneración al personal. Chrysler Corp. otorga a sus obreros una prima del
15% de su salario semestral, al final del semestre, si se registraron altas en la
producción y venta de los autos. Todos los semestres los obreros se esfuerzan por
hacer que su compañía prospere, para que ellos prosperen también.
8. Centralización. Si yo soy agricultor y solicito un financiamiento a la BANCA,
tengo que esperar a que mi solicitud la aprueben en Lima, para luego poder
reclamar mi préstamo. Cuando las empresas crecen, tienden a centralizarse en
una matriz, esto representa una pérdida de tiempo para la empresa y para los
clientes.
9. Línea de autoridad. En toda organización existe una línea de autoridad, es
utópico pensar en nuestros días en una empresa de 2,000 personas, las cuales
tuvieran los mismos derechos sobre la empresa.
10. Orden. En una fábrica de zapatos en Lima, cada persona que labora allí, tiene
asignado un lugar específico donde realizar su trabajo, eso es el orden.
11. Equidad. Si le doy 1 semana de vacaciones a mi gente de ingeniería
industrial, pero los de calidad no reciben nada, estaría discriminando y los de
calidad se enojarían.
12. Estabilidad del personal. Si Pepito es nuevo en la joyería, no le puedo exigir
que conozca todos los precios y modelos en existencia, y aún mas, que conozca
todos los catálogos para poder pedir una joya especial, eso le tomará tiempo y
quizás después el sepa más que yo.
13. Iniciativa. En el aeropuerto internacional de la ciudad de Tacna, 30 personas
esperaban un vuelo atrasado ya en la madrugada, obviamente, la cafetería estaba
cerrada, todos los pasajeros en espera estaban molestos cuando el encargado del
mostrador de la línea aérea tomó una decisión, fue a comprar donuts y café para
todos, tomando dinero de la caja. Así evitó que el 80% de esas personas no
volvieran a viajar por esa línea. El superior inmediato del encargado, lo regaño
porque había tomado dinero de la caja, y le dijo al jefe de él, que el encargado del
turno de noche había tomado dinero sin autorización, el jefe entonces fue a ver a
este muchacho y lo felicitó por tan buena decisión.
14. Espíritu de grupo. Si los empleados de distintos departamentos de una
empresa se ayudan mutuamente para lograr sus tareas, obtendremos lo que se
conoce como sinergia 2+2=5.
2.3. Teoría de Graicunas.
Calcula el número de relaciones que hay en una empresa dependiendo del
número de subordinados.
Considerando que deben distinguirse en las relaciones y problemas de los
supervisados tres clases:
a. Las relaciones directas
b. Las relaciones cruzadas
c. Las relaciones mixtas
Así tenemos que si se supervisa a una persona, solo se tiene un solo tipo de
relaciones: las directas con el, pero si se supervisa a dos personas A y B, se
tienen relaciones directas con A y B, relaciones de A con B, y de B con A, y
relaciones con el grupo, o sea aquellas que el trabajo exija coordinación, pero
deben distinguirse varias clases: la primera cuando A predomine, y la segunda
cuando B predomine. Son pues:
Con 1 subordinado: 1 rel. dir. 0 rels. Cruzs. 0 rels de grupo Total 1
Con 2 subordinados: 2 2 2 6
Con 3 subordinados: 3 6 9 18
Con 4 subordinados: 4 12 28 44
Con 5 subordinados: 5 20 75 100
Con 18 subordinados: - - - 2359600
Aunque esto no se debe tomar con rigor matemático, se ve claramente conforme
aumenta el número de subordinados la subordinación se hace más compleja.
2.4. Costo Operativo de una Organización.
La contabilidad de costos consiste en la identificación y medición de los
desembolsos dinerarios en que incurre un negocio o empresa, entendiéndose el
término desembolso como el consumo de bienes, depreciación de activos, etc., y
no sólo como salida de dinero.
2.4.1. El objetivo de la contabilidad de costos.
Es el de proveer información sobre los costos en los que está incurriendo un
negocio en general, un determinado producto, una determinada área, etc., con el
fin de lograr un mejor análisis de la situación financiera de un negocio.
2.4.2. Costos Totales o Costos Parciales
En primero lugar determinamos qué elementos vamos a considerar como costos;
en el caso de que queramos contabilizar los cotos totales de un negocio, existen
dos métodos: el método de los Costos Totales y el método de los Costos
Parciales.
Costos Totales
Este método consiste en tomar como costos a todos los desembolsos
relacionados al producto, incluyendo los gastos de ventas y de administración, y
denominando gastos a todo lo demás (gastos financieros, impuestos, etc.). Éste
método se suele utilizar para hallar el punto de equilibrio.
Costos Parciales
En este método se considera como costos a todos los desembolsos relacionados
a:
la adquisición de mercadería: en el caso de una empresa comercializadora
(empresa dedicada a la compra y venta de productos)
la fabricación del producto: en el caso de una empresa industrial (empresa
dedicada a la producción o fabricación de productos).
la prestación del servicio: en el caso de una empresa de servicios.
Denominando gastos a todo los demás (gastos administrativos, gastos de ventas,
gastos financieros, impuestos, etc.). Éste método suele ser el más conveniente y
más fácil de usar.
2.4.3. Costos Variables y Fijos o Costos Directos e Indirectos
Una vez que ya hemos decidido qué desembolsos tomaremos como costos, para
un mejor análisis, pasamos a clasificarlos en Costos Variables y Costos Fijos, o en
Costos Directos y Costos Indirectos.
Costos Variables: estos costos varían de acuerdo con los cambios en los
niveles de actividad, están relacionados con el número de unidades
vendidas (en el caso de una empresa comercializadora), volumen de
producción (en el caso de una empresa industrial), o número de servicios
realizado (en el caso de una empresa de servicios); ejemplos de costos
variables son los costos incurridos en materia prima, combustible, salario
por horas, etc.
Costos Fijos: son costos que no están afectados por las variaciones en los
niveles de actividad; ejemplos de costos fijos son los alquileres,
depreciación, seguros, etc.
Costos Directos: estos costos intervienen directamente en la elaboración
del producto o servicio, o son parte del mismo; para poder identificarlos,
vemos cuáles costos son los que se pueden distribuir entre los productos,
por ejemplo, la materia prima (pues se sabe cuánto de materia prima se
utiliza para cada producto), la electricidad (cuando se sabe cuánto de
electricidad se usa para un determinado producto), etc.
Costos Indirectos: son costos que intervienen indirectamente en la
fabricación de los productos o en la prestación de servicios, para poder
identificarlos, vemos cuáles son los que no se pueden distribuir entre los
productos, por ejemplo, la electricidad.
2.4.4. Costo de adquisición de Materias Primas o Materiales
Directos
Es el costo de adquisición de los bienes que serán transformados en productos
terminados o que formarán parte de él, por ejemplo, insumos, partes, etiquetas.
2.4.5. Costo de la Mano de Obra Directa
Costos conformados por los salarios y beneficios de los trabajadores que trabajan
directamente en la producción del producto.
3. NORMAS DE ORGANIZACIÓN
3.1. Jerarquía de normas.
La jerarquía normativa es aquella jerarquía que impone la subordinación de las
normas de grado inferior a las de rango superior. Todas las normas jurídicas valen
lo mismo, tienen el mismo carácter, grado, etc. Esto responde a la necesidad de
orden de la realidad, y concretamente de orden de la realidad jurídica.
La jerarquía normativa como toda jerarquía legítima genera claridad y seguridad,
así, sabemos que una norma superior no puede ser contravenida por otra inferior y
que debe seguirse la primera, con esto se evitan confusiones al darse colisiones
de normas.
La jerarquía normativa viene a ser la organización de las normas jurídicas, en la
cual una disposición inferior no puede ir contra una superior y una superior puede
derogar a una inferior.
La jerarquía normativa implica la existencia de un orden y armonía propia de
cualquier sistema, que no podía quedar omitido en el caso del sistema jurídico.
Dicha armonía entre las normas requieren de unos principios que facilitan la
distribución y orden de las normas vigentes.
Habitualmente se mencionan dos principios:
El principio de la jerarquía: Este principio nos señala que entre las
normas jurídicas hay una gradación pudiéndose hablarse de normas
fundamentales y normas de segundo grado. Este principio significa que
cada norma no puede contradecir ni oponer los mandatos de las normas de
rango superior.
El principio de competencia: Este principio no se aplica en el contexto de
la superioridad de unas normas sobre otras, sino de igualdad. En este caso,
no hay contraposición de normas, porque cada una regula un ámbito propio
de materias.
El señor Hans Kelsen recogiendo algunos trabajos precedentes, estableció todo
un sistema de jerarquía normativa, subordinando unas normas a otras según la
autoridad que las profería y la generalidad o especialidad de las mismas,
afirmando que adoptaban una forma piramidal en la que las normas
constitucionalmente eran la base y consecuencialmente, el origen y fundamento
de todas las demás.
Esta forma de jerarquía normativa es conocida en la actualidad como la famosa
pirámide de Kelsen.
3.2. Manual de organización y funciones.
3.4.1. DEFINICION.- El Manual de Organización y Funciones, es un
documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de
cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica
y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y
Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados
en el Cuadro para Asignación de Personal.
3.4.2. OBJETIVO
El Manual de Organización y Funciones tiene por objetivos:
Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la
amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que
le competen.
Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de
la dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
3.4.3. UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y
requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada
dependencia.
Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus
funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así
como sobre las interrelaciones formales que corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificación Administrativa proporcionando
información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al
personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el
flujo de los procedimientos.
Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y
orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad
sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así
como aplicar programas de capacitación.
El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las
contenidas en el ROF. Tampoco se utilizará para crear cargos al margen de los
establecidos en el CAP.
El Manual de Organización y Funciones se elaborará independientemente en cada
unidad orgánica de segundo nivel organizacional llámese Dirección Nacional,
Dirección General, Dirección Técnica, Oficina u Órgano de nivel equivalente.
3.4.4. LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta serían:
No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen
un instrumento que puede propiciarla.
Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confección y revisión puede ser oneroso.
3.3. Reglamento Interno de trabajo.
El reglamento de trabajo es el conjunto de normas que determinan las condiciones
a que deben sujetarse el patrono y sus trabajadores en la prestación del servicio.
También podernos mencionar que el reglamento de trabajo es un conjunto
normativo, impersonal y establece objetivo e interno, que tiene por fin procurar el
orden y la paz, la seguridad y la solidaridad, como factores indispensables a la
actividad laboral y a la dignidad humana, en el proceso económico de una
empresa que, al igual de otras formas de derecho de propiedad privad, debe
cumplir una función social según exigencia de la misma constitución.
El reglamento Interno de Trabajo es aquel instrumento jurídico elaborado por el
patrono, mediante el cual se regulan las relaciones obrero patronales en los
centros de trabajo y que, al entrar en vigencia, su acatamiento se hace obligatorio
para las partes de la relación laboral.
Los reglamentos de trabajo recogen todas aquellas disposiciones de orden
administrativo, de dirección y técnicas, necesarias para el cumplimiento de las
obligaciones de las partes contratantes en la relación laboral.
El reglamento interno estipula las condiciones de trabajo en una empresa u
organización en particular. Adicionalmente, constituye una limitante para el arbitrio
disciplinario del empleador, pues en él se contienen las condiciones bajo las
cuales se aplicarán sanciones disciplinarias. Es de carácter unilateral, donde el
empleador fija las condiciones disciplinarias, las relativas a higiene y salud y, en
ocasiones, establece principios generales de remuneración.
El reglamento se entiende como consentido por el trabajador pues, al ser
promulgado, su decisión de no romper el contrato de trabajo se considera
consentimiento tácito. Pero el trabajador que ingrese posterior a la promulgación
del reglamento, debe consentir como parte de su contrato laboral (teoría del
reglamento como contrato consensual).
En algunos ordenamientos se exigen que el reglamento interno de trabajo sea
sometido a aprobación de una dependencia administrativa estatal, para que sea
revisado y verificar así que no vulnere los derechos de los trabajadores.
3.4. Manual de procedimientos
3.6.1 Concepto.- Un manual de procedimientos es el documento que
contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización
de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información
básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas,
facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el
trabajo se está realizando o no adecuadamente.
3.6.2. Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta
a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación
del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis
de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteración arbitraria.
4. ORGANIGRAMAS Y ORGANIZACIÓN
4.1. NORMAS PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS
· Concepto
· Objeto
· Utilidad
· Criterios fundamentales para su preparación
· Clasificación
· Diseño
· Procedimientos para la elaboración y/o actualización de organigramas
· Criterios generales para la elaboración de organigramas en el sector público y
privado
· Mecanismos de información
· Difusión
CONCEPTO
Por medio de la organización se establecen canales de autoridad y
responsabilidad para una buena dirección y control de las actividades planeadas y
así cumplir con el curso de acción fijado con las metas propuestas.
Las estructuras organizacionales por las que están constituidas las empresas. Se
muestra a los diversos tipos de organigramas, la gran importancia que tienen los
organigramas en ellas, porque los organigramas son el enlace, la conexión de
todas las áreas funcionales del organismo social. En otras palabras son el mapa
de toda empresa, ya que plasma la división jerárquica y distribución de delegación.
El propósito de los organigramas es mostrar la estructura, los niveles
jerárquicos, los diversos tipos de funciones, las líneas de comunicación, de
autoridad y responsabilidad, dependiendo del tamaño y giro de la empresa.
OBJETO
El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran
gráficamente las funciones, departamentos o posiciones de la organización y
cómo están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de
quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que
están conectadas unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la
cadena de mando y los canales oficiales de comunicación.
UTILIDAD
Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos
proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de
la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales
razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:
Representan un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.
La división de funciones.
Los niveles jerárquicos.
Las líneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de la comunicación.
La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada
departamento o sección de la misma.
Ventajas
Entre las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas, podemos
mencionar las siguientes:
Obliga a sus autores a aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la
estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo
que podría hacerse por medio de una larga descripción.
Muestra quién depende de quién. Indica algunas de las peculiaridades
importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de
información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios
que se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo
plazo, y al formular el plan ideal.
Desventajas
Algunos funcionarios de empresas justifican el no usar organigramas dentro de su
organización debido a que el organigrama tiende a exacerbar en las personas el
sentimiento de ser superiores o inferiores, a destruir el espíritu de trabajo en
equipo y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensación
demasiado grande de "propiedad". Pero como ya se menciono anteriormente, esto
no es más que un pretexto. Puesto que el organigrama muestra las líneas de
autoridad para la toma de decisiones, en ocasiones el simple hecho de presentar
la organización en una gráfica puede mostrar las incongruencias y complejidades,
lo cual facilita su corrección.
4.2. Organización Diversificada
Consiste en un conjunto de unidades semiautónomas unidas a través de
una estructura administrativa central. Estas unidades nacen como
consecuencia del aumento del tamaño de la empresa que frecuentemente
se encuentra en una etapa de madurez y domina su mercado tradicional,
por lo que tiende a diversificarse buscando nuevas oportunidades de
negocio. La diversificación estimula a las organizaciones a reemplazar sus
unidades funcionales por otras que estén basadas en el mercado, una por
cada línea de productos, otorgándoles autonomía para gestionar su
negocio, resultando una forma limitada de descentralización en la cadena
de mando.
Mediante este sistema la empresa consigue disminuir los riesgos y, al
mismo tiempo, facilita la búsqueda de nuevas oportunidades en los
mercados. Además, la divisionalización permite a cada división tener su
propia tecnología, así como producir y comercializar de forma
independiente sus productos.
Existirá una estrategia general emanada desde el órgano central, que se
traducirá en objetivos de rendimiento para cada división. Por tanto, las
decisiones estratégicas se toman de forma centralizada por el órgano
central, y son los directivos del órgano central quienes la elaboran, mientras
que la gestión recae en los directivos de cada división quienes tomarán
decisiones operativas o de gestión, las cuales están descentralizadas.
Estos rendimientos se emplearán para evaluar y controlar a cada división,
de ahí que el mecanismo de coordinación empleado sea la estandarización
de resultados. Asimismo, el control de los rendimientos individuales
permitirá al órgano central la asignación de recursos entre las mismas.
El sistema de información y comunicación tiene como objetivo fundamental
la comunicación entre la central y las divisiones. Dentro de cada división la
comunicación se centra en las decisiones que afectan a la gestión.
Entre las ventajas del modelo están que al centrarse cada división en un
sólo producto o cliente, pueden conocer mejor las tendencias del mercado y
se adaptarán a él más rápidamente. Por otra parte, la independencia de las
divisiones disminuye y reparte el riesgo.
4.3. Organización profesional
El modelo profesional se encuentra normalmente vinculado con empresas
del sector terciario. El trabajo realizado en estas organizaciones se sustenta
en rutinas organizativas complejas, basándose en la estandarización de las
habilidades. Las tareas realizadas son repetitivas y estables, facilitándose la
estandarización y normalización, lográndose un perfeccionamiento
continuo. El trabajo es realizado por un núcleo de profesionales altamente
especializados, pero que también tienen un control considerable sobre su
trabajo, por lo que la organización les cede parte de su poder, asignándoles
la coordinación y el control del trabajo.
El entorno es simultáneamente complejo y estable. Complejo porque se
precisan múltiples y sofisticados conocimientos, y al mismo tiempo estable
porque no existen grandes variaciones en el trabajo realizado. Sin embargo,
aunque los procedimientos se puedan normalizar es tal su grado de
complejidad que los profesionales del núcleo operativo disponen de un alto
grado de libertad para su aplicación.
La estructura de este tipo de organización se compone de una cadena de
mando corta y un amplio núcleo operativo de profesionales, por lo que es
una estructura plana, donde los profesionales se agrupan mediante un
criterio funcional. Como la coordinación se basa en la estandarización de
conocimientos y habilidades, ésta se consigue contratando profesionales
con formación similar, que tras un breve período de permanencia en la
organización son capaces de conocer y aplicar los procedimientos comunes
de trabajo.
4.4. Organización innovadora
Es un tipo de estructura muy orgánica y con escasa formalización en las
relaciones. Su razón de ser es la innovación o el trabajo por proyectos. Se
basa en equipos interdisciplinarios de expertos que se unen para llevar a
cabo un proyecto que tiene al mercado como punto de partida. La
adhocracia persigue la innovación, lo que implica trabajos muy
especializados, que requieren de mucha preparación, fundamentalmente de
tipo creativo. Se recurre por ello a expertos en las diversas áreas
implicadas, que se agrupan para la realización del proyecto.
La organización innovadora o adhocrática está dominada por expertos e
impulsa hacia la colaboración. Los expertos, altamente capacitados y
especializados, se coordinan mediante el uso de la adaptación mutua, lo
cual viene estimulado en la organización por el desarrollo de dispositivos de
enlace, la existencia de gerentes de integración, el empleo de comisiones
permanentes y temporales y, sobre todo, por utilizar la estructura matrix.
Al comparar la burocracia profesional con la adhocracia se puede constatar
que ambas se sirven de expertos y que en las dos existe un alto grado de
descentralización. Sin embargo, la adhocracia se diferencia porque en ella
no se puede emplear la coordinación mediante la estandarización de
conocimientos y habilidades, ya que éstas impedirían la innovación. En el
caso de la organización innovadora o adhocrática, los expertos se agrupan
en unidades funcionales por razones de funcionamiento interno, si bien
orientan su trabajo hacia las necesidades del mercado. Surge así una
estructura en la que el poder se reparte desigualmente por la organización,
de acuerdo a la experiencia y necesidades de cada proyecto, y donde
existe descentralización tanto vertical como horizontal.
Existen dos tipos de adhocracia, la operativa y la administrativa. La
adhocracia operativa se propone resolver los problemas planteados por los
clientes mediante soluciones creativas. En cambio, la adhocracia
administrativa desarrolla sus propios proyectos. En la adhocracia operativa
no existe distinción entre el núcleo operativo y el administrativo, mientras
que en la adhocracia administrativa esta distinción sí se hace patente.
Mediante esta separación, el núcleo operativo puede estructurarse como
una burocracia maquinal e incluso subcontratarse sus funciones
desapareciendo una vez que el sistema técnico está totalmente
implementado.
Se puede decir que la adhocracia es un modelo muy adecuado para
entornos dinámicos y complejos, donde se necesite variar en función de las
necesidades de los clientes, cambios en el producto,... por lo que es casi
imposible la planificación a largo plazo y, por tanto, hay que apoyarse en
personal experto. Al ser entornos complejos es necesario emplear
sofisticados conocimientos, razón de más para contratar a expertos.
La adhocracia presenta las siguientes ventajas: permite la innovación y
desarrollo por parte de personas creativas; es un modelo muy dinámico y
posibilita la solución de problemas complejos y poco definidos; se fomenta
la participación y la democracia interna.
5. Evaluación de Puestos
Es un procedimiento mediante el cual una organización clasifica sus trabajos
en orden o valor de importancia. Los sistemas de evaluación de puestos se
popularizaron durante los años de la segunda guerra mundial. Era la única
manera de otorgar aumentos de salario.
El objetivo primordial de cualquier plan de evaluación de puestos es
determinar la compensación adecuada por el trabajo realizado en cada
puesto. Un plan de evaluación de puestos bien elaborado incluye los
siguientes aspectos:
1. proporciona una base para explicar a los empleados por qué un
puesto tiene una mayor (o menor) remuneración que otro.
2. prepara una explicación para los empleados cuyos salarios se
ajustan debido a un cambio de método.
3. proporciona una base para la asignación de personal con las
habilidades específicas para ciertos trabajos.
4. ayuda a determinar los criterios para un puesto cuando se emplea
personal nuevo o se otorgan promociones.
5. ayuda en la capacitación del personal de supervisión.
6. ayuda una base para determinar donde existen oportunidades para mejorar
los métodos.
5.1. Manual de Evaluación
a) Descripción del puesto
Información General del Puesto
Nombre del Puesto: Gerente General
Área o sección: Administrativa
Reporta a: Dueño o representante legal
Puesto(s) que supervisa directamente: Jefe de Personal, contador,
jefe de mantenimiento, jefe de limpieza, quiromasagistas,
recepcionista.
Descripción del puesto: este puesto es el encargado de llevar la
administración del spa, algunas de sus funciones son: coordinar,
dirigir, supervisar las actividades que se realizan
En este puesto se dirigen las funciones relacionadas con
la administración del hotel: planear, organizar, coordinar, supervisar
y dirigir todas las actividades del hotel y del personal con el objeto de
lograr un óptimo funcionamiento y servicio.
b) Funciones esenciales
* Definir, administrar y mantener el sistema de información de la
compañía
* confeccionar, analizar y presentar e interpretar los estados
contables ante la presidencia.
* Realización, coordinación y administración del presupuesto
general de la compañía y del análisis de los desvíos resultantes del
control presupuestario.
* Gestión financiera integral de la compañía lo que implica la
obtención de fondos de operaciones necesarios y la inversión de los
excedentes en las mejores condiciones.
* La planificación y ejecución de vinculaciones con entidades
financieras y bancarias bajo aprobación de la Presidencia.
* Cumplimiento de políticas administrativas financieras fijadas por la
compañía en relación a la agencia de turismo.
* Elaboración y seguimiento diario del flujo de caja proyectado.
* Confección y propuesta a la Presidencia del planteamiento fiscal
coordinado con los consultores impositivos.
c) Su seguimiento y control.
* La aplicación de las políticas de personal y la supervisión de la
correcta aplicación de la estructura salarial.
* Control y autorización de pagos dentro de los niveles definidos.
Requisitos del puesto:
* Al menos 5 años de experiencia mínima en hotelería
* Experiencia en una función similar.
* Graduados de las carreras de Administración de Empresas,
Economía o Contador Público.
* Contar con excelente dominio del idioma inglés.
* Conocimientos del Sistema Tango – Opera/Fidelio (PMS de
administración hotelera).
* Persona dinámica, proactiva, detallistas, con vocación de servicio,
orientación al cliente y gran capacidad para las relaciones
interpersonales.
* Marcada capacidad de planificación, administración y muy buena
organización.
5.2. Descripción de Puestos
La descripción de puesto es simplemente un documento en el que se
enlistan los objetivos y las funciones del puesto, así como el entorno social y
las dimensiones que influyen o afectan a dicho puesto, diferenciándolo con
otros puestos de la organización. En este documento se detalla lo que
idealmente debe hacer el ocupante del puesto, no necesariamente lo que
hace, así como la frecuencia en que lo hace, cómo lo hace y para que lo
hace.
Si partimos de la misión, visión y objetivos de la organización, podríamos
definir la descripción de puesto del director general, y a partir de aquí
desarrollar la descripción de puesto de cada uno de sus reportes directos, y
así sucesivamente hasta el último empleado.
De aquí la importancia de realizar un análisis de puestos para obtener las
descripciones y los perfiles de puestos que realmente necesita la empresa y
luego buscar a las personas ideales para cubrir dichos puestos. Suena fácil,
pero es mucho trabajo.
Una descripción de puesto debe contener los siguientes elementos:
Nombre del puesto.
Localización.
Supervisor o jefe directo.
Características especiales del puesto.
Resumen del Puesto.
5.3. Estructura Salarial
La estructura salarial como parte importante de la administración de
recursos humanos se encarga de establecer una delimitación de rangos
salariales por niveles, como el ejecutivo, directivo y staff, con base en la
cual se realiza la asignación de salarios a los trabajadores, pues es uno de
los principales motivadores para los mismos.
El salario es toda retribución que percibe el hombre a cambio de un servicio
que ha prestado con su trabajo, del cual se espera, sirva para solventar los
costos básicos de la vida, por lo que es un factor importante para el
desempeño del empleado, principalmente por los aumentos que se
manejen del mismo.
La equidad interna, se da a nivel organizacional, y se refiere a la justicia
relativa entre los salarios de los empleados y el servicio prestado con su
trabajo, comparándolos con los recibidos por otros. Mientras que la equidad
externa analiza lo justo de los salarios con relación del personal fuera de la
entidad y dependiendo del tipo de trabajo y localidad se pueden comparar
con organizaciones que tengan objetivos similares o discrepantes.
Considero que el concepto de equidad es importante pues si un empleado
percibe que hay un desequilibrio entre su salario y sus aportaciones, ya sea
por una remuneración demasiado alta o baja puede experimentar un
sentimiento de culpabilidad; sin embargo en ocasiones el empleado busca
que exista un equilibrio entre los mismos; por ejemplo, si un empleado
percibe que sus ingresos son bajos, puede disminuir el esfuerzo y su
compromiso o, todo lo contrario, y si percibe que son demasiado altos, se
esforzará más para sentirse satisfecho.
6. DIAGRAMAS PARA OPTIMIZACION
6.1. Diagrama volumen – Desplazamiento
6.2. La Programación Dinámica
La programación dinámica encuentra la solución óptima de un problema
con n variables descomponiéndolo en n etapas, siendo cada etapa un
subproblema de una sola variable. Sin embargo, como la naturaleza de la
etapa difiere de acuerdo con el problema de optimización, la programación
dinámica no proporciona los detalles de cómputo para optimizar cada
etapa.
Los cálculos de programación dinámica se hacen en forma recursiva, ya
que la solución óptima de un subproblema se usa como dato para el
siguiente subproblema. Para cuando se resuelve el último subproblema
queda a la mano la solución óptima de todo el problema. En particular, los
subproblemas se vinculan normalmente mediante restricciones comunes. Al
pasar de un subproblema al siguiente se debe mantener la factibilidad de
esas restricciones comunes.
7. Estudio de Métodos
7.1. Diagrama de operaciones
En el Plan de Operaciones te debes enfocar en describir los procesos de tu
negocio. En otras palabras: Cuáles son las actividades que se desarrollan que
dan valor al producto o servicio a ofrecer, y en qué orden se desarrollan? El
capítulo también identifica proveedores de los insumos o materiales más
importantes de tu negocio.
A continuación se explica cómo elaborar un Diagrama de Operaciones del
Proceso (DOP) que te permite visualizar operaciones e inspecciones que se
ejecutan durante la elaboración del producto o servicio, a fin de determinar las
relaciones existentes entre operaciones.
a) Solo hay 3 opciones: Operación, Control y Combinada (operación y
control en Simultáneo).
Operación: toda transformación física o química. Se representa con un
círculo.
Inspección: medir, verificar, controlar temperatura, etc. Se representa
con un Cuadrado.
Combinada: mezclar midiendo la temperatura, etc. Se representa con
un círculo dentro de un cuadrado.
b) El componente o materia prima principal debe colocarse a la derecha del
diagrama.
c) Al lado derecho de cada símbolo se coloca una breve descripción de la
actividad (máximo 3 palabras).
d) No deben existir cruces entre líneas.
e) Los símbolos deben ser exactamente del mismo tamaño.
f) El modo de los verbos debe ser el mismo para todas las operaciones. Se
recomienda el modo infinitivo.
g) Todas las entradas y salidas al sistema deben estar claramente
establecidas mediante líneas horizontales (las entradas deben ir a la
izquierda de la línea vertical y las salidas a la derecha). Sobre las flechas
se anotan breves descripciones.
h) Cuando se producen desechos, se coloca una línea a la derecha,
indicando las causas.
i) Cada vez que se realicen cambios sustanciales en el producto se indican
con dos líneas paralelas y entre ellas la información del cambio.
j) En caso existan bifurcaciones en el proceso, éstas deben representarse
en el diagrama.
k) En el caso de actividades repetidas, se colocan dos líneas paralelas y
entre ellas el número de repeticiones. Se coloca a un costado un
braquete que identifique que actividades comprenden las repeticiones.
De manera similar se hace para reprocesos
l) Todas las operaciones y controles deben estar debidamente numeradas.
La numeración se efectúa de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda.
m) Si es necesario usar más de una hoja usar conectores. (VER
EJEMPLO-Triángulos)
EJEMPLO
Ahora hemos visto como elaborar un Diagrama de Operaciones del Proceso
(DOP). En lo siguiente presentamos como hacer un Diagrama de Recorrido.
Un Diagrama de Recorrido es la representación del diagrama de proceso en
un plano, donde se indica el recorrido y el descongestiona miento (si existe)
durante el proceso productivo, además permite revisar la distribución del
equipo en la planta.
7.2. Diagrama Hombre – máquina.
Representación gráfica de la secuencia de elementos que componen las
operaciones en que intervienen hombres y máquinas, y que permite conocer el
tiempo empleado por cada uno, es decir, conocer el tiempo usado por los hombres
y el utilizado por las máquinas.
Este diagrama se emplea para estudiar, analizar y mejorar sólo una estación de
trabajo cada vez. Indica la relación exacta en tiempo entre el ciclo de trabajo de la
persona y el ciclo de operación de su máquina. En la elaboración de este
diagrama, el analista deberá primeramente titularlo en la manera usual,
escribiendo en la parte superior de la hoja “Diagrama de Proceso de Hombre y
Maquina”. Inmediatamente debajo de este encabezado, se expresara la siguiente
información: número de la pieza, numero de dibujo, descripción de la operación
que se gráfica, método actual o propuesto, fecha y nombre de la persona que
elabora el diagrama. El analista elaborara un diagrama de esta clase cuando su
investigación preliminar revele que el ciclo de trabajo del operador es más corto
que el ciclo de operación de la máquina.
Pasos para realizarlo:
Seleccionar la operación que será diagramada.
Determinar los límites del ciclo que se quiere diagramar.
Dividir la operación en elementos.
Medir el tiempo de duración de cada elemento.
Construir el diagrama.
7.2.1. TIEMPO DE DURACION DE LA PRÁCTICA:
El tiempo de duración fue de 3 horas.
7.2.2. MEDICION, CALCULOS Y GRAFICOS:
En primer aso determinamos la distancia para así determinar el tiempo
requerido, esto se realizó debido a que el diagrama hombre- máquina
debe ser hecho a escala. Posteriormente realizamos la medición de cada
uno de los procedimientos y finalmente con los datos obtenidos se
construyó el diagrama.
Cabe destacar que este diagrama se realizó para analizar y mejorar una
sola estación de trabajo, ya que existen maquinas que son automáticas o
semiautomáticas en las cuales el personal que las opera permanece
ocioso cuando esta máquina está operando.
Para la realización de este diagrama es necesario identificar con título de
diagrama de proceso hombre- máquina, indicar método actual o método
propuesto, numero de piano, orden de trabajo indicando donde comienza
y donde termina, nombre de la persona que lo realizo, fecha y cualquier
otra información conveniente.
También es necesario realizar la descripción de los elementos que
integran la operación. Se coloca en un extremo de la hoja las
operaciones y tiempos del hombre, así como también los inactivos del
mismo.
En la parte inferior de la hoja, una vez que se terminó el diagrama se
coloca el tiempo total de trabajo del hombre, más el tiempo de ocio, así
como el tiempo muerto de la máquina.
Finalmente obtuvimos los porcentajes de utilización utilizando las
siguientes igualdades:
Ciclo total del operario= preparar + hacer + retirar.
Ciclo total de la maquina = preparar + hacer + retirar
Tiempo productivo de la maquina = hacer.
Tiempo improductivo del operario = espera.
Porcentaje de utilización del operario = tiempo productivo del
operador/ tiempo del ciclo total.
Porcentaje de la maquina = tiempo productivo de la maquina/
tiempo del ciclo total.
7.3. Diagrama Bimanual
Este diagrama también conocido como Diagrama de proceso del operario o
diagrama de proceso mano derecha mano izquierda. Este diagrama, es una
herramienta más en el estudio de movimientos manuales del operador, en donde
se muestran todos los movimientos y reposos realizados por las manos y la
relación que existe entre estas al realizar una tarea manual.
El diagrama bimanual se usa en tareas que son muy repetitivas, con el fin de
analizar y mejorar dicha operación; identificando los movimientos ineficientes,
tratar de eliminarlos o de reducir su participación en el trabajo y cambiarlos por
movimientos eficientes haciendo así, una operación en donde ambas manos estén
bien balanceadas en cuanto a movimientos, teniendo como resultado una tarea
más suave y relajada, manteniendo el ritmo en el operador y evitando la temprana
fatiga.
GUÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL DIAGRAMA DE OPERACIONES BIMANUAL
Para la construcción de un diagrama de operaciones bimanual se debe tener
presente los siguientes criterios:
1. Estudiar las operaciones varias veces.
2. Llevar el registro de una mano a la vez.
3. Registrar unos pocos símbolos cada vez.
4. Es conveniente empezar la construcción del diagrama con la
operación de recoger o depositar la pieza.
5. Comenzar a anotar la mano que actúa primero o la que tenga
más trabajo y luego la otra.
Este diagrama muestra todos los movimientos realizados para la mano izquierda y
por la mano derecha, indicando la relación entre ellas.
El diagrama bimanual sirve principalmente para estudiar operaciones repetitivas y
en ese caso se registra un solo ciclo completo de trabajo. Para representar las
actividades se emplean los mismos símbolos que se utilizan en los diagramas de
proceso pero se les atribuye un sentido ligeramente distinto para que abarquen
más detalles.
Actividad / Definición Símbolo Operación; Se emplea para los actos de asir,
sujetar, utilizar, soltar, etc., Una herramienta -pieza o material.
Transporte; Se emplea para representar el movimiento de la mano hasta el
trabajo, herramienta o material o desde uno de ellos.
Espera; Se emplea para indicar el tiempo en que la mano no trabaja (aunque
quizá trabaje la otra).
Sostenimiento o almacenamiento; con los diagramas bimanuales no se emplea
el término almacenamiento, y el símbolo que le correspondía se utiliza para indicar
el acto de sostener alguna pieza, herramienta o material con la mano cuya
actividad se está consignando.
El símbolo de inspección casi no se emplea, puesto que durante la inspección de
un objeto (mientras lo sujeta y mira o lo calibra) los movimientos de la mano
vienen a ser operaciones para los efectos del diagrama. Sin embargo, a veces
resulta útil emplear el símbolo de inspección para hacer resaltar que se examina
algo.
El hecho mismo de componer el diagrama permite al especialista llegar a conocer
a fondo los pormenores de trabajo y gracias al diagrama puede estudiar cada
elemento de por sí y en relación con los demás. Así tendrá la idea de las posibles
mejoras que hacer. Cada idea se debe representar gráficamente en un diagrama
de cada una, es mucho más fácil compararlas. El mejor método por lo general, es
el que menos movimientos necesita.
Al elaborar diagramas es conveniente tener presente estas observaciones:
a. Estudiar el ciclo de las operaciones varias veces antes de comenzar las
anotaciones.
b. Registrar una sola mano cada vez.
c. Registrar unos pocos símbolos cada vez.
d. El momento de recoger o asir otra pieza al comienzo de un ciclo de
trabajo se presta para iniciar las anotaciones.
Conviene empezar por la mano que coge la pieza primero o por la que
ejecuta más trabajo. Da el mismo punto exacto de partida que se elija,
ya que al completar el ciclo se llegará nuevamente allí, pero debe fijarse
claramente. Luego se añade en la segunda columna la clase de trabajo
que realiza la segunda mano.
e. Registrar las acciones en el mismo renglón cuando tienen lugar al
mismo tiempo.
f. Las acciones que tienen lugar sucesivamente deben registrarse en
renglones distintos. Verifíquese si en el diagrama la sincronización entre
las dos manos corresponde a la realidad.
g. Procure registrar todo lo que hace el operario y evítese combinar las
operaciones con transportes o colocaciones, a no ser que ocurran
realmente al mismo tiempo.