mono sistema administrativo

“AÑO DE LA INVERSIÓN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD

ALIMENTARIA”

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES

CURSO : CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL II

TEMA : Normas Generales de los Sistemas Administrativos

DOCENTE : Jesus Atuncar I. Soto CICLO : VIII

ALUMNA : Torres Aguirre Milagros

CODIGO : 097127g

Cañete ,2013

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Normas Generales de los Sistemas Administrativos

DedicatoriaEl trabajo está dedicado al profesor, gracias a su enseñanza y conocimiento en nuestra formación académica. A nuestros padres por su esfuerzo por concederme la oportunidad de estudiar y por su constante apoyo a lo largo de mi vida.

Contabilidad Gubernamental IIPágina 2

http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=unac&source=images&cd=&cad=rja&docid=NsK_U3qR2EAqQM&tbnid=F57c_JA4lPvOoM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.microeconomia.org/documentos_new/syllabusunimicrofiis/Syllabusunacmicrodos.htm&ei=TjSOUdafE9Tl4APMzYC4Cw&bvm=bv.46340616,d.dmg&psig=AFQjCNETgSqvDAY4DDNXNKsrJ1AKth3P7Q&ust=1368360383518323


I N D I C E

Pag.I. INTRODUCCION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

II. MARCO JURIDICO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. . . . . . . . . . . 4

III. CONCEPTOS GENERALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

A. Contabilidad, Contabilidad Gubernamental y Contabilidad Pública.

B. Estado, Gobierno y Servicios Públicos.

C. Administración Pública y Gestión Pública.

IV. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CONTABILIDAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Marco Legal, La Actividad Contable, La Cuenta General de la República.Normas Generales del Sistema de Contabilidad.V. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE TESORERIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Ley General del Sistema de Tesorería.

Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público.

Normas Generales del Sistema de Tesorería.

VI. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ABASTECIMIENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Abastecimiento, Definición, Finalidad.Marco LegalNormas Generales del Sistema de Abastecimiento.VII. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS . . . . . . . . . 64Normas del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos.



Normas Generales de los Sistemas AdministrativosVIII. Fuentes consultadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

INTRODUCCION

Los sistemas adiministrativos han sido creados, con la finalidad de regular la actuación de los funcionarios públicos encargados del manejo de los recursos del Estado; es por eso su esencia fundamental de control, que a pesar de estos mecanismos, siempre o casi siempre, no se hace un buen uso de los recursos.

La doctrina, nos dice que los sistemas de administración y ahora también de gestión pública, tienen como objetivo fundamental, el uso adecuado de los recursos del Estado, en términos de eficiencia, eficacia y economía; lo cual redundará en un beneficio para todo el país.En este trabajo, solo se estudiará cuatro Sistemas Administrativos, que son considerados los más importantes de en razón de su naturaleza; estos sistemas son:El de Contabilidad, Tesorería (Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público), Abastecimiento y Personal (Gestión de Recursos Humanos); a pesar de existir nueva normativa relativa a esto sistemas, aún hay dispositivos de hace varios años, que siguen vigentes.




LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización de recursos en las entidades de la administración pública y promueven la eficiencia en el uso de dichos recursos. Los sistemas administrativos nacionales son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad.

Entre los principales sistemas de la administración pública peruana figuran los siguientes:

- Abastecimiento

- personal

- inversión pública

- presupuesto

- contabilidad

- tesorería

- otros.


http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=normas+del+sistemas+administrativo+del+peru&source=images&cd=&cad=rja&docid=GA_g0BYzNgzZ4M&tbnid=tNkAqL2GP9M3JM:&ved=0CAUQjRw&url=http://portugal.acambiode.com/produto_96547605864594076625426007088811.html&ei=RT6OUeejPOy20QGq54C4Bw&bvm=bv.46340616,d.dmQ&psig=AFQjCNHj7Jum6PDZDrI4grAC20gDvqkp3Q&ust=1368362745697093



NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

1. METODOLOGÍA CONTABLE

Concepto Es el conjunto de procedimientos utilizados por las entidades usuarias de los Sistemas de Contabilidad, en la aplicación de sus normas, acorde con las peculiaridades de su funcionamiento.

Objetivo O Finalidad Establecer por escrito procedimientos de autorización, ejecución, revisión y control de las operaciones financieras, a fin de uniformar criterios en las técnicas y procedimientos contables, así como en el ordenamiento, significado y mecanismos de las cuentas.

Acciones A Desarrollar 1. Las Direcciones Generales de Administración u Oficinas que hagan sus veces en las entidades comprendidas en la presente norma, deberán adecuar sus procedimientos contables a lo establecido por el Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y el Sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas. 2. Para cumplir con lo establecido, se nombrarán comisiones de trabajo integradas por personal técnico especializado a fin de elaborar los respectivos manuales de contabilidad, que sirvan de modelo de organización contable.3. Cada entidad asumirá la responsabilidad de redactar los manuales, en los que se detallará los procedimientos específicos a seguir, flujogramas, etc. Teniendo en cuenta que los procedimientos, libros y formularios, cuentas, estados financieros e informes de gestión estén de acuerdo a lo establecido



Normas Generales de los Sistemas Administrativosen las . 4. Velar para que las centrales contables de los entes comprendidos dentro del alcance del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y Sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas difundan a sus diferentes niveles contables las normas emitidas. 5. Circular o difundir entre los usuarios o interesados la solución de casos especiales, que sirvan para aclarar o ampliar conceptos contenidos en las normas y directivas emitidas. 6. Las entidades, a efecto de lograr la exactitud de los datos contables, la adecuada presentación de la situación financiera y el resultado de sus operaciones a una fecha determinada, deberán de efectuar los asientos de ajuste pertinentes.

7. Los ajustes de carácter significativo deberán ser previamente aprobados por la máxima autoridad de la entidad o por algún funcionario que ésta designe. Los de menor cuantía podrán ser autorizados directamente por el Contador General, dando cuenta al Director o Gerente General de Administración o a quien haga sus veces. En ambos casos, se requiere conservar la documentación sustentatoria respectiva.

Alcance Comprende a los pliegos de Gobierno Central; Instituciones Públicas; Essalud; Sociedades de Beneficiencia Pública; Gobiernos Locales y Empresas Públicas.

Mecanismos De Control 1. Se propiciará la actualización contable de las normas preescritas, en concordancia con nuevas disposiciones legales y necesidades propias de los sistemas. 2. las entidades del Sector Público Nacional dictarán las disposiciones internas que permitirán la implementación y cumplimiento de las normas emitidas.

2.-USO DE LOS FORMULARIOS PRENUMERADOS

Concepto La prenumeración consiste en asignar al formulario una numeración correlativa en original y copias, en forma simultánea a su impresión.

Objetivo Mantener registros de operaciones específicas para evitar el uso de



Normas Generales de los Sistemas Administrativosformularios en forma indebida, y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones.

Acciones A Desarrollar 1. Se establecerá el uso permanente de registros y formularios prenumerados que sustenten toda operación financiera o administrativa que incida contablemente. 2. Se aperturaza registros especiales para operaciones que se consideren significativas, tales como subvenciones o subsidios. 3. En caso de contar con sistemas mecanizados, la impresión y distribución de los formularios se comunicará con la Central de Procesamiento Automático de Datos. 4. Se aperturará un registro de control de formularios prenumerados a cargo de un funcionario responsable de su uso y custodia. 5. Los formularios deben elaborarse de acuerdo a las características señaladas por cada sistema administrativo.

Alcance Comprende a los pliegos de Gobierno Central; Instituciones Públicas; Essalud; Sociedades de Beneficiencia Pública; Gobiernos Locales y Empresas Públicas; asimismo, esta norma alcanza a las entidades no públicas que utilizan fondos del Estado, en cuanto al registro especial por subvenciones y subsidios.

Mecanismos De Control Los registros y los formularios prenumerados se deberán controlar mediante la implementación de los mecanismos mas apropiados; siendo responsable de su deterioro o extravío, el encargado de su custodia. Las entidades efectuarán verificaciones posteriores de la numeración correlativa.

3. DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA

Concepto Documentación Sustentatoria es un elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operación o traducción con los datos suficientes para su análisis.

Objetivo Permitir el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de las operaciones financieras o administrativas que tengan incidencia contable.

Acciones A Desarrollar 1. Las direcciones Generales de Administración u Oficinas que hagan sus



Normas Generales de los Sistemas Administrativosveces en las entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma, deberán reflejar en los manuales de procedimientos administrativos y contables.2. Los documentos sustentatorios serán archivados adecuadamente siguiendo un orden cronológico y/o correlativo procurando su fácil acceso y explotación.3. Se organizará y mantendrá debidamente actualizado el archivo de la documentación sustentatoria de las operaciones que efectúen las entidades con fondos públicos.4. La documentación sustentatoria de las operaciones que debe remitirse a los organismos competentes, así como la que deba permanecer en la institución se ordenará siguiendo un orden correlativo y/o cronológico, que asegure su conservación y facilite su utilización posterior. 5. Se aplicará la categoría de la clasificación de seguridad, según las denominaciones que se asigne a los documentos en función de su naturaleza y las restricciones que son necesarias poner en su difusión.

Alcance Comprende a los pliegos de Gobierno Central; Instituciones Públicas; Essalud; Sociedades de Beneficiencia Pública; Gobiernos Locales y Empresas Públicas; igualmente, esta norma alcanza a las entidades no públicas, en lo referente a la documentación sustentatoria sobre los fondos públicos recibidos en calidad de subvenciones y subsidios.

Mecanismos De Control 1. Los documentos fuente o sustentatorios de uso interno, deben adecuarse a los formatos establecidos por las Oficinas Centrales de los Sistemas Administrativos, en armonía con las disposiciones legales vigentes. 2. La máxima autoridad ejecutiva deberá proveer de los recursos necesarios para mantener la integridad de la documentación, protegiéndola razonablemente contra todo riesgo (robo, incendio, inundaciones, etc.) Estando bajo responsabilidad el órgano de documentación y archivo el manejo e la referida documentación. 3. Se aplicará el control previo interno, considerando los lineamientos siguientes: 3.1 Verificación de la correcta emisión de los documentos que sustentan cada operación contable, comprobando la veracidad de los datos, su exactitud y visación de los funcionarios responsables en cada fase del procedimiento. 3.2 Aplicar la normatividad vigente en el análisis del contenido o naturaleza de la operación. 3.3 Constatar que los datos consignados en la operación estén debidamente respaldados con documentación sustentatoria. 3.4 Verificar la autenticidad de la información mediante pruebas de corrección.



Normas Generales de los Sistemas Administrativos3.5 Aplicar principios técnicos de acuerdo a la naturaleza de la operación.

Alcance Comprende a los pliegos del Gobierno Central: Instituciones Públicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobiernos Locales y Empresas Públicas.

Mecanismos De Control 1. Los Sistemas de Contabilidad aplicados en las entidades referidas en el alcance guardarán armonía con las Normas Técnicas y los principios de contabilidad generalmente aceptados. 2. Los funcionarios responsables de las operaciones en sus diferentes fases, deberán estampar sus firmas y el sello correspondiente, debiendo ser dichas operaciones aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder a su ejecución. 3. Dejar constancia escrita del control efectuado. 4. En la autorización, el responsable utilizará sellos restrictivos que impidan la duplicidad de la operación.

4.- VERIFICACIÓN INTERNA

ConceptoConjunto de medidas que se toman en el análisis de las operaciones antes de su autorización y que se ejerce como una función inherente al proceso de dirección y gerencia.

ObjetivoSeñalar las acciones a seguir a fin de practicar el control previo interno en todo el proceso de las operaciones financieras y/o administrativas que tienen incidencia contable, mediante métodos y procedimientos que garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de dichas operaciones.




5.- VALUACIÓN Y DEPRECIACIÓN DEL ACTIVO FIJO

Concepto Se considera como activo fijo al conjunto de bienes duraderos que posee una entidad para su uso. La valuación es una operación administrativa contable, referida, a la determinación del valor monetario correspondiente a los bienes materiales que no cuentan con documentos sustentatorios. Se valúa para establecer una referencia monetaria que sirva para realizar posteriormente, operaciones contables. La depreciación está referida a la pérdida o disminución del valor monetario del bien respectivo debido al uso, a la acción del tiempo, a la obsolescencia u otros, y su registro tiene el propósito de mantener una provisión para sustituir o reemplazar el bien.

Objetivo O Finalidad Tener información real, referencia y/o actualizada del valor monetarios de los bienes considerados dentro del Activo Fijo.

Acciones A Desarrollar 1. Se deberá considerar en relación con la valuación, control contable, métodos y porcentajes de depreciación, lo prescrito en las disposiciones vigentes o en aquellas que se emitan en el futuro. 2. En la determinación del valor de un bien material a considerarse como activo fijo se debe tener en cuenta los cargos o desembolsos capitalizables que aumentan el valor en libros del activo fijo y los no capitalizables que afectan a la gestión del ejercicio. 3. Los registros que por cada unidad o especie se lleva para el control físico de bienes que forman parte del patrimonio, guardarán correspondencia con los saldos registrados en los rubros correspondientes del Libro Mayor.

Mecanismos De Control 1. La valuación de los bienes deberá efectuarse con participación de personal de contabilidad y de abastecimiento. 2. El contador General o funcionario que haga sus veces, deberá dar conformidad a la valuación de los bienes del activo fijo. 3. El método y los porcentajes de depreciación que se apliquen a los bienes del activo fijo, se efectuarán teniendo en cuenta la actualización que se dicten al respecto.




6.-CONCILIACIÓN DE SALDOS

Concepto La conciliación de saldos consiste en la realización de acciones relacionados entre sí y dispuestas en forma permanente o en periodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con lo realmente disponible o existente.

Objetivo O Finalidad Asegurar a través de pruebas de comprobación y verificación de saldos, la utilidad o confiabilidad de la información financiera producida.

Acciones A Desarrollar 1. Las Jefaturas de las Centrales Contables de los organismos comprendidos dentro del alcance de la presente norma, deberán establecer la metodología y las fechas de ejecución de las conciliaciones de saldos pertinentes; deberán disponer la práctica de pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del Libro Mayor que muestren los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad.

Para sustentar la información se aplicarán los procedimientos siguientes en su caso: - Arqueo de fondos y valores - Conciliaciones bancarias - Conciliaciones de cuentas por cobrar - Inventarios físicos de todos los bienes materiales - Conciliación de las Cuentas de enlace - Conciliaciones del marco legal del Presupuesto. Una verificación de saldos la localización de errores y la adopción de medidas de corrección o ajustes. 2. El establecimiento de estos procedimientos de comprobación y conciliación exige la necesidad de elaborar directivas internas en cada entidad, las mismas que estarán de acuerdo con lo normado por los Sistemas Contables, principios de contabilidad generalmente aceptados y dispositivos legales vigentes. 3. Es condición indispensable para realizar la verificación de saldos que ésta sea ejecutada por personal distinto al encargadote efectuar los registros contables.



Normas Generales de los Sistemas Administrativos4. Las conciliaciones que se realicen respaldarán los saldos de las cuentas respectivas, debiendo el personal que la practique y el Contador General dejar constancia escrita del trabajo efectuado.

Alcance Comprende los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Públicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobiernos Locales y Empresas Públicas.

Mecanismos de control 1. Los funcionarios responsables supervisarán las acciones de verificación de saldos con la finalidad de evaluar su funcionamiento y mejorar las técnicas o procedimientos.

NORMAS GENRALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

1. APLICACIÓN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA En toda previsión, solicitud, obtención suministro o administración de bienes y/o servicios, se precisarán y aplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo; este último cuando sea pertinente.

Concepto El abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organización, debe contribuir al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia), así como a conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible. Para que la contribución sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas pautas o condiciones previamente establecidas. De entre muchos, es Sistema de Abastecimiento seleccionó y priorizó, en orden de importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores siguientes:

Cantidad: Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminución y, por consiguiente, puede medirse o numerarse. Calidad: Conjunto de propiedades o cualidades que definen el carácter, índole, importancia o valor de algo. Oportunidad: Condición, medida en términos de tiempo, para que los hechos ocurran en el momento más conveniente o, sea puntual. Lugar: Porción de espacio o referencia espacial donde ocurre algún evento;



Normas Generales de los Sistemas Administrativossitio que ocupa una cosa. Costo: Valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de sumar, aritméticamente o algebraicamente, el precio de cada componente.

Objetivo O Finalidad 1. Establecer mecanismos que garanticen la contribución del Abastecimiento a la consecución de los resultados institucionales. 2. Rodear de garantías y pautas de medición al ejercicio de la función de Abastecimiento.

Acciones A Desarrollar 1. Las funciones básicas o generales de cada dependencia (también denominada órgano o unidad orgánica) y el planeamiento que realice para desempeñarlas, constituyen requisito para prever, solicitar y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de bienes y/o servicios. 2. Al efecto, el órgano de Abastecimiento proporcionara a las dependencias usuarias los instrumentos, e instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la aplicación de los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.

3. El órgano de Abastecimiento en forman concertada con las dependencias usuarias y los órganos competentes, periódicamente conducirá el ajuste (conciliación o compatibilización) de las previsiones o solicitudes, con: a. Disponibilidad presupuestal b. Disponibilidad de bienes y servicios c. Disponibilidad en materia de austeridad y abastecimiento; y d. Prioridades del Plan de Actividades de la entidad

4. El órgano de Abastecimiento establecerá los periodos mínimos de anticipación con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos oportunamente. 5. A solicitud del órgano de Abastecimiento, las dependencias usuarias subsanaran las deficiencias que se les comunique. La falta de subsanación paraliza el trámite. 6. El órgano de Abastecimiento, en coordinación con el Racionalización, propondrá a la Alta Dirección las medidas de simplificación de procedimientos para hacer más económicas la obtención, el suministro, administración, etc., de bienes y/o servicios. 7. El órgano de Abastecimiento, propondrá a la Alta Dirección de la respectiva entidad las normas y orientaciones de política para aplicar los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.

Mecanismnos De Control 1. El Director General de administración, o quien haga sus veces, cerificará



Normas Generales de los Sistemas Administrativosperiódicamente los instrumentos o instrucciones para establecer las condiciones de eficacia - eficiencia. 2. El órgano de Abastecimiento informará, periódicamente, a la Dirección General de administración o quien haga sus veces y al órgano de control Interno. 3. Al momento de realizar acciones de control y evaluación de la gestión, se tomarán en cuenta los casos frecuentes de impresición u omisión de criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.

2.- INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL ABASTECIMEINTO. El planeamiento, organización y control del Abastecimiento abarcará tanto a los bines como a los servicios; y se ejecuta a través de procesos técnicos.

Concepto El Abastecimiento es una función de apoyo al funcionamiento interno de una organización social. Se orienta a suministrar los elementos materiales (denominados bienes) y las actividades complementarias para la operación de dichos elementos en estado óptimo o garantizado (denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se emplean para la producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes económicos a través de las distintas entidades que constituyen la Administración Pública. Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos técnicos de Abastecimiento: catalogación, registro de proveedores, programación, registro y control, adquisición, recuperación de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribución y disposición final.

Objetivo O Finalidad 1. En todas las entidades de la Administración Pública existirá un órgano responsable, básicamente del desarrollo y conducción de los procesos técnicos para el abastecimiento, tanto de bienes como de servicios. 2. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el órgano de Abastecimiento, es recomendable que forme parte de la Dirección General de Administración o quien haga sus veces, tanto a nivel central como desconcentrado. 3. Con fines de racionalidad se agrupará el desempeño de los procesos técnicos que, por su naturaleza, se orientan a la capacitación, clasificación, conservación, actualización y divulgación de INFORMACION para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a través de: a. L a Catalogación de bienes y servicios. b. El Registro de Proveedores de bienes y servicios. c. La Programación del Abastecimiento; y.



Normas Generales de los Sistemas Administrativosd. El Registro y Control en el Abastecimiento.

4. El órgano de Abastecimiento evitará duplicar esfuerzos para negociar y concretizar, en razón a los intereses del Estado, la obtención o adquisición de bienes y servicios. La misma regla se aplicará en acciones de recuperación de bienes. 5. El órgano de Abastecimiento optimizará su intervención en la movilización, utilización, conservación y custodia de bienes y de servicios a través de una estrecha coordinación y agrupación de acciones para: a. El almacenamiento, en todas sus formas. b. El mantenimiento. c. La seguridad integral. d. La distribución racional de bienes y de servicios; y, e. La disposición final.

6. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni conveniente que se constituya una dependencia por cada proceso técnico en el órgano de Abastecimiento. 7. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, necesidades de control, cercanía territorial con la colectividad usuaria, alto nivel de especialización, u otras, hubiera necesidad de desconcentrar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades orgánicas especializadas.8. El órgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respectiva entidad, adecuará las normas técnicas de carácter general y formulará las que sean necesarias a las características institucionales. También estudiará y propondrá las medidas y orientadas a centralizar y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de Abastecimiento.

9. Las normas formuladas por el órgano de Abastecimiento serán aprobadas por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarán por el propio órgano a nivel central, por órganos desconcentrados, por los órganos usuarios y otros que intervengan en acciones de Abastecimiento, cuando las situaciones así lo exijan o apliquen alguno de sus procesos técnicos.

Mecanismos de control 1. Se verificara su existencia, funciones y estructura del órgano de Abastecimiento para cautelar el ejercicio integral de la función. 2. Revisión constante de disposiciones adminitrativas e instrumentos de gestión en la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia e interpretación que pueda romper la integridad de la función de Abastecimiento. 3. se revisara las medidas de creación de nuevas dependencias o desdoblamiento de las existentes para evitar la atomización o proliferación de las unidades orgánicas dentro de la de Abastecimiento.



Normas Generales de los Sistemas Administrativos4. Revisar la creación o existencia de Comités o Comisiones que puedan estar sustituyendo o duplicando algunas labores del órgano de Abastecimiento.

3.- ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ABASTECIMIENTO

Los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento son responsables de actualizar y emplear permanentemente la información necesaria para orientar la aplicación de los procesos técnicos.

Concepto Información es todo dato o fenómeno que proporciona un nuevo conocimiento o incremento actual, sobre la realidad en que opera una entidad. El Abastecimiento se vale de la información para orientar, organizar y racionalizar el desarrollo de los procesos técnicos. Para que sea confiable la información debe ser actual, es decir, reflejar del mejor modo posible los fenómenos que ocurren en el momento presente. Además es necesario que todos los órganos d una entidad utilicen obligatoriamente la información en toda acción de abastecimiento, siguiendo las pautas y previsiones contenidas en las normas técnicas del Sistema.

Objetivo O Finalidad 1. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad administrativa. 2. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades públicas.

Acciones A Desarrollar 1. La información del Abastecimiento se origina y emplea en todos modos los procesos técnicos, tanto por el órgano responsable de esa función como de cualquier dependencia de una entidad pública que necesita bienes y servicios y a las cuales se denomina usuarios. 2. La información de Abastecimiento se procesa, mediante los procesos técnicos de catalogación, programación, registro de proveedores y, de registro y control.

3. Es objeto de actualización y utilización o empleo, la información contenida de los instrumentos, también llamados documentos de gestión administrativa, para el Abastecimiento; entre otros, los siguientes

a. Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios



Normas Generales de los Sistemas Administrativosb. Presupuesto Valorado, de bienes o servicios c. Plan de Obtención d. Cuadro de Adquisición e. Cuadro de Suministro f. Formulario de Estadísticas del Abastecimiento (en la actualidad para Programación, Adquisición y Distribución). g. Ficha de inscripción del bien h. Catalogo de bienes o de servicios i. Listado de proveedores idóneos j. Formulario de Evaluación de proveedores k. Informes estadísticos del Abastecimiento l. Cuadros de orientación de Previsión y Distribución m. Informes de verificación periódica sobre estado o utilización.

4. El órgano de abastecimiento adecuará, cuando sea necesario, los aspectos que sobre el particular contengan las normas técnicas emitidas por la Dirección Nacional de Abastecimiento, o las formularán cuando no existan. Dicha normatividad institucional contendrá plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades para actualización y utilización de la información del Abastecimiento. 5. La Dirección General de Administración o quien haga sus veces coordinará para que en los campos de su perspectiva competencia, provean permanentemente de información actualizada al órgano de Abastecimiento, principalmente los siguientes a. Planificación especialmente sobre orientaciones de política; prioridades, estado de objetivos, metas y/o proyectos, etc. b. Presupuesto, especialmente en relación a los montos asignados, montos de partidas, partidas críticas, limitaciones y transferencias, etc. c. Racionalización, especialmente respecto a la estructura organizativa, planes de acción, atribuciones, procedimientos y nuevas funciones, etc. 6. El órgano de Abastecimiento instruirá periódicamente a los órganos o personas que sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca de la interpretación y empleo de los instrumentos que proporcionan información.

Mecanismos De Control 1. EL Director de Administración, o quien haga sus veces establecerá pautas o programas para verificar el cumplimiento de las medidas de actualización y utilización de información para el Abastecimiento. 2. En coordinación con el órgano de Racionalización, cuando menos una vez al año, se evaluará la utilidad de los instrumentos del Abastecimiento para optimizar las decisiones administrativas (normadas, pautadas, programadas o repetitivas), técnicas (especialzazas de apoyo o de servicio) y/o políticas (estrategias, interpretativas de proyección, etc.). 3. El órgano de Abastecimiento analizará los problemas que se presenten en la transmisión de la información nueva o actualizada y en actualización para



Normas Generales de los Sistemas Administrativosadecuar los instrumentos e instrucciones haciéndolos más simples, integrados y eficaces.

4.-UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

Toda adquisición de bienes y servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando normas que emita el de Abastecimiento.

Concepto La adquisición es un proceso técnico de Abastecimiento, de ahí la facultad exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATIVO-JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pública en representación del estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilización de bienes y/o servicios.En cada entidad pública opera un órgano especializado a cargo de la función de almacenamiento. Según las características de la entidad, dicha función se puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada.

Objetivo o Finalidad a. Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un mismo propósito. b. Garantizar el desempeño técnico y armónico de la activad. c. Facilitar el control.

Acciones a Desarrollar 1. Por principio, las actividades necesarias para obtención de bienes y/o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado. 2. La norma se aplica para cualquiera de las formas de obtención siguientes: compra, alquiler (locación, conducción, o de locación de servicios no personales), donación, transferencia, intercambio, préstamo o comodato, producción o construcción; o cualquiera otra que jurídicamente exista o establezca. 3. La adquisición se origina en necesidades programadas con anticipación, Se realiza una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos en la entidad y en áreas de Abastecimiento. 4. Las Adquisiciones a efectuarse en un periodo se incluyen y aprueban por el Director Superior o quien haga sus veces, en el Plan de Atención que formula el Órgano de Abastecimiento. 5. El Órgano de Abastecimiento propondrá al Director Superior o cargo similar, las normas de adquisición necesarias para establecer procedimientos simples, breves y ágiles; determinar responsabilidades; e



Normas Generales de los Sistemas Administrativosimplementar mecanismos de información y control. 6. Por excepción, para casos especiales motivados por la distancia, especialidad, escasez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celeridad a la adquisición, la Alta Dirección autorizará que ciertas acciones adquisiciones las realice un órgano distinto del de Abastecimiento, previa opinión favorable de éste último. La autorización señalara expresamente el tipo el tipo de adquisiciones de bienes o servicios que faculta, así como el periodo de vigencia; en ningún caso será permanentemente o renovada consecutivamente.

7. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada realicen adquisiciones se sujetarán a las normas genéricas o específicas en materia de Abastecimiento; asimismo, se responsabilizan de las actividades que realicen, informando al órgano de Abastecimiento en la forma y periodos que éste señale.

MECANISMOS DE CONTROL 1. El órgano de Abastecimiento, a nivel central y desconcentrado informará a la Alta Dirección General de Administración y al órgano de Control sobre cualquier trasgresión sobre esta norma. 2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, no dará curso a documentos de adquisiciones, de bienes y/o servicios, tramitados por órganos no autorizados. 3. La Dirección General de Administración llevará un registro de autorizaciones temporales para adquisición de bienes y/o servicios e informará de su vigencia a los órganos pertinentes.

5.- UNIDAD EN EL INGRESO FISICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES

Todos los bienes adquiridos ingresarán físicamente a la entidad por el Almacén del órgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias aplicarán principios y procedimientos similares.

Concepto El almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física acondicionada con ese fin. La custodia temporal se inicia con la adquisición y la recuperación de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas.El ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro a través de un lugar previamente establecido.Hay acciones técnicas propias al ingreso físico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan el control, en congruencia con el



Normas Generales de los Sistemas Administrativosprincipio contable de unidad de “Almacén”.

Objetivo o Finalidad 1. Establecer un solo tipo de vía p canal para el ingreso físico de bienes adquiridos a la entidad. 2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las áreas que realicen custodia temporal de bienes. 3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son movilizados hasta el lugar de utilización directa.

Acciones a Desarrollar 1. El órgano de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado contará con áreas físicas acondicionadas especiales para custodiar temporalmente los bienes que la entidad suministra. 2. La ubicación, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso, equipamiento y personal de almacén serán planificados atendiendo las necesidades y posibilidades de la entidad. 3. Sólo por el almacén del órgano de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado, se realiza el ingreso físico de bienes adquiridos y/o recuperados. 4. Los bienes con características especiales (caso semovientes, alimentos frescos, productos cárnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radioactivos, reactivos químicos, valores, granos, etc.) ingresarán: a. Físicamente por el área de custodia que reúna las condiciones adecuadas aunque estuviera a cargo de otro órgano, el mismo que asume las responsabilidades. El titular del almacén de abastecimiento verificará el hecho y tramitará los documentos. b. Físicamente a los lugares de custodia contratados especialmente. El titular del almacén de Abastecimiento personalmente realiza o constata la entrega en custodia y tramita los documentos.

5. Aquellos bienes que no puedan ingresar físicamente por ningún almacén de la entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconómicas (es el caso de locales, terreno, construcciones diversas, equipos instalados, naves, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por ejemplo: medicamentos, víveres, ropa en casos de emergencia, se asignará directamente a los encargados de su utilización quienes se responsabilizan del ingresos físico. El almacén de Abastecimiento canaliza los documentos previa constatación. 6. Los bienes ingresan con la Guía respectiva; comprobándose los datos que contenga; cantidad, peso, número de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente; se dejará constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia. 7. los bienes, que en aplicación de las normas del Sistema de Contabilidad,



Normas Generales de los Sistemas Administrativosse consideran de Activo Fijo luego del ingreso serán codificados por el almacén de Abastecimiento, para identificarlos individualmente. El código contendrá básicamente datos sobre; la entidad, código que corresponde según el Catálogo de Bienes aprobado, número correlativo, código de la Cuneta que se incluye y lugar al que se asigna. Será colocada en lugar visible del propio bien, de manera indeleble, los códigos serán comunicados a la Dirección General de Administración, responsable de coordinar de todo tipo de patrimonio. 8. El órgano de Abastecimiento de la respectiva Entidad, formulará normas específicas de almacenamiento que tendrán aplicación en toda área destinada a la custodia temporal de los bienes, tales como: cámaras frigoríficas, silos, áreas de exhibición, zonas oficiales de estacionamiento, áreas de reparación, librerías, farmacias, depósitos, cajas de seguridad, establos, almacenes de venta periféricos o el convencional de dicho órgano.

Las normas incluirán procedimientos, responsabilidades, condiciones e informaciones que deben proporcionar al almacén del órgano de Abastecimiento.

Mecanismos de Control 1. El órgano de Contabilidad no registrará bienes ingresados sin intervención del Almacén del órgano de Abastecimiento. 2. El órgano de Abastecimiento llevará un registro de todas las áreas de custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus características, ubicación y responsables. 3. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente a la Dirección General de Administración o quien haga sus veces, las irregularidades que detecte en la tramitación de ingreso de bienes o en el cumplimiento de las disposiciones específicas. 4. Verificar el cumplimiento de la Programación de Abastecimiento para permitir un flujo regular de ingreso físico de bienes. 5. Constatar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan formas excepcionales de ingreso y custodia temporal.

6.- AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración de bienes y servicios, se aplicarán criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del órgano de Abastecimiento.

Concepto Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimación de



Normas Generales de los Sistemas Administrativosnecesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad pública y a su adecuada combinación para obtener más y mejores resultados en beneficio de la colectividad general. L a austeridad es condición básica del Abastecimiento y su aplicación corresponde a todos los órganos de una entidad. Corresponde al órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Dirección de de la entidad los criterios u orientaciones para aplicación de medidas de austeridad, referidas tanto a bienes como a servicios.

Objetivo 0 Finalidad 1. Fijar criterios para hacer más racional el empleo de los medios materiales que disponen las entidades. 2. proporcionar el empleo de criterios técnicamente elaborados.

Acciones a Desarrollar 1. El órgano de Abastecimiento implantará el tratamiento estadístico de la información que genera o utiliza, a efecto de tener elementos de juicio para orientar la austeridad. 2. El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional los criterios de austeridad que forman parte de la Directiva Nº 002-79-INAP/DNA “Normas Para la Programación del Abastecimiento”. 3. Las orientaciones de Política que el órgano de Abastecimiento proponga a la Alta Dirección en los respectivos planes se orientarán e implementarán las medidas de austeridad.

4. para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el órgano de Abastecimiento coordinará básicamente con los de Línea, Planificación, Presupuesto, Racionalización y Estadística, la realización de estudios conjuntos y/o sincronización de esfuerzos. 5. Para orientar la austeridad el órgano de Abastecimiento producirá y proporcionará instrumentos o instrucciones; entre otros: a. Estandarización de bienes y/o servicios, para disminuir su excesiva variedad. b. Relación de bienes y/o servicios catalogados de los cuales se pueden prescindir. c. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros de Necesidades. d. Establecer cantidades máximas que pue4den programarse por cada bien o servicio seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo a la función, frecuencia de uso, cantidad de personal, etc. e. Divulgar los impedimentos o limitaciones así como las prioridades. f. Información de bienes o servicios sin uso, de acuerdo a verificaciones realizadas, a efecto de recuperarlos. g. Planeamiento para mejor uso de vehículos, imprenta, duplicadoras,



Normas Generales de los Sistemas Administrativosfotografías, etc.

6. Todos los titulares de los órganos son responsables de supervisar la aplicación de las pautas de austeridad del Abastecimiento en el ámbito de su competencia. 7. La aplicación de medidas de austeridad no significa interferir el funcionamiento eficiente y eficaz de la entidad. 8. Periódicamente el órgano de Abastecimiento conducirá y coordinara la evaluación de resultados y de aplicación de medidas de austeridad, con el fin de proponer su perfeccionamiento.

Mecanismos de Control 1. El Director General de Administración o quien haga sus veces supervisará las labores del órgano de Abastecimiento para operativizar en la entidad, los criterios de austeridad. 2. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente las situaciones de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelan la inobservancia de pautas de austeridad en el Abastecimiento. 3. Los titulares de órganos en sus acciones de control y de supervisión pondrán especial énfasis en detectar y corregir las situaciones que no se ajustan a pautas de austeridad. 4. En casos de incumplimiento reiterado el órgano de Abastecimiento aplicará directamente las pautas de austeridad en las necesidades y solicitudes del órgano infractor; comunicando la medida al propio órgano al de Control Interno y a la Dirección General de Administración. 5. verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del Abastecimiento aprobadas por la Alta Dirección o nivel que haya delegado.

7.- VERIFICACION DEL ESTADO Y UTILIZACION DE BIENES Y SERVICIOS

Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.

Concepto La verificación es un acto de constatación física que realizan las personas en representación de la entidad. La verificación constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarios.



Normas Generales de los Sistemas AdministrativosBásicamente la verificación se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del bien o del servicio (visto como acción o resultado); estado para preciar el grado de conservación o deterioro del bien así como el resultado del servicio; y condiciones de utilización, para constatar en que se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la organización en su conjunto (con fines oficiales).

Objetivo o Finalidad 1. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad. 2. Recabar información de las existencias, en bienes y servicios para realizar un Abastecimiento más eficaz. 3. Evitar la acumulación improductiva de bienes o servicios innecesarios para la entidad.

Acciones a Desarrollar 1. El órgano de Abastecimiento formulará normas específicas de aplicación institucional para efecto de verificación de bienes y servicios precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades. 2. El inventario físico es una forma de verificación. Básicamente hay dos tipos: general y de almacén. a. El director General de Administración o quien haga sus veces es responsable de disponer y aprobar los inventarios físicos generales de bienes en uso, por lo menos una vez al año. b. El titular del órgano de Abastecimiento hace lo propio con inventarias de los bienes que se hallan en custodia temporal en el almacén de su responsabilidad. Estos inventarios serán más frecuentes. Los resultados serán informados al Director General de Administración o quien haga sus veces. Además, establece pautas para inventariar bienes en todas las áreas físicas para custodia existentes en la entidad, sea cual fuere su denominación. 3. Es principio general que en el acto de inventario no intervenga el personal encargado de la custodia de los bienes. Lo que no impide su presencia para facilitar la identificación y constatar el acto por interés individual. 4. Para realizar la verificación denominada inventario físico general el responsable constituirá equipos especiales con personal de:

a. Contabilidad, para proporcionar información sobre los bienes registrados (características, valor de adquisición, depreciación, etc.) posteriormente. b. Abastecimiento, para verificación en unidades físicas (ubicación, conservación, unidades de medida), a fin de atender necesidades de servicios. c. Control, para salvaguardar el acto y cumplimiento de disposiciones. d. Representante de la Dirección General de Administración que lleva el



Normas Generales de los Sistemas Administrativosregistro de códigos identificatorios individuales de bienes, su ubicación y cargos de afectación. 5. La verificación será realizada permanentemente por todos los titulares de órgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la entidad. 6. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el respectivo documento fuente, procede la valuación, aplicando las orientaciones del Sistema de Contabilidad. La valuación será realizada por los órganos de Contabilidad y de Abastecimiento en forma conjunta.7. El órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones, realizará verificaciones por muestreo a los bienes y servicios críticos con que cuenta la entidad. El informe de los resultados será remitido a los siguientes: a. Titular del órgano responsable del bien y/p servicio para que adopte las medidas necesarias b. El órgano de Control Interno. c. El Director General de Administración o quinen haga sus veces.

8. Tal verificación se orientará básicamente, a constatar que los bienes y servicios serán utilizados permanentemente, para los fines adquiridos o creados, con fines oficiales, para beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad; y en condiciones que no signifiquen peligro para el encargado, riesgo de deterioro o despilfarro.

Mecanismos de Control. 1. La Dirección General de Administración o quien haga sus veces supervisará el cumplimiento de los calendarios de verificaciones. 2. Las acciones de verificación que asuma el órgano de Abastecimiento se incluirá en el Plan de Actividades de la entidad. 3. Verificación de la existencia y cumplimiento de normas sobre verificación. 4. El titular del órgano respectivo y el servidor al que se asignó el bien solidariamente responsables tanto pecuniaria como administrativamente la pérdida, daño, deterioro o mal uso de los bienes y/o servicios de su dependencia, especialmente si ocurrieron por negligencia en la aplicación de disposiciones sobre verificación física de bienes y/o servicios.

5. Todos los vehículos de propiedad del Estado llevarán pintado, en lugar visible, un círculo con el nombre de la entidad que es afectado. Sólo por autorización expresa del titular de la entidad y en casos excepcionales, previamente fundamentados, se liberará de esa obligación. 6. Se oficiará a las autoridades de tránsito para que informen de la circulación de vehículos del Estado fuera del horario establecido o que se guarden en locales no oficiales. Excepto los casos autorizados expresamente por el Titular de la entidad.




SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA Normas Generales del Sistema de Tesorería

A fin de asegurar el normal funcionamiento del manejo de los fondos públicos la Directiva General del Tesoro Público mediante Resolución Directoral N° 026-80-EF/77 15 de fecha 06 de Mayo de 1980 y su ampliatorio aprobada con Resolución Directoral N° 008-EF/77 15 01 del 12 de Enero de 1989 ha establecido las Normas Generales del Sistema de Tesorería, las mismas que son de aplicación y cumplimiento por las Tesorerías de las entidades que manejan recursos financieros del Estado.

Las Normas Generales del Sistema de Tesorería son las siguientes:

1.- Unidad de caja 2.- Manejo de fondos del Tesoro Público a través de Sub-cuentas 3.- Facultad para el manejo de Cuentas y Sub-Cuentas Bancarias 4.- Apertura de Cuentas y Sub-Cuentas Bancarias 5.- Uso del fondo para pagos en efectivo 6.- Reposición oportuna del fondo para pagos en efectivo y del fondo para caja chica 7.- Arqueos sorpresivos 8.- Transferencia de fondos 9.- Medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos 10.-Cheques a nombre de la entidad 11.-Cambio de cheques personales 12.-Uso del sello fechados “Pagado” 13.-Conciliación de Sub-cuentas del Tesoro Público 14.-Franca de servidores


http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=menejo+del+tesoro+publico+en+caricatura&source=images&cd=&cad=rja&docid=wb9nX3lMMU3v4M&tbnid=RRArYxgzKBxfXM:&ved=0CAUQjRw&url=http://joseernestoponsb.over-blog.es/article-municipio-lagunillas-dentro-de-un-nuevo-enfoque-dr-jose-pons-bri-ez-114321248.html&ei=IWuOUcaxB4eB0QHxxYCIBw&bvm=bv.46340616,d.dmQ&psig=AFQjCNE1qq4yC1X2sbvfaEwC6EQc1E8FHg&ust=1368374165704815

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1.- UNIDAD DE CAJA

Se deberá centralizar en la Tesorería o quien haga sus veces, el manejo de los recursos financieros de la entidad.

Conceptos La Unidad de Caja consiste en centralizar la totalidad de los recursos financieros en la entidad y ponerlos a disposición de la Tesorería.

Objetivos 1. Lograr la mayor efectividad en la captación y aplicación de los recursos y facilitar el proceso de toma de decisiones financieros. 2. Evitar presiones financieras debido a la dispersión de fondos. 3. Evitar la existencia de ingresos destinados a fines preestablecidos.

Acciones a desarrollar En las entidades de Gobierno Central e Instituciones Públicas, el principio de Unidad de Caja para las fuentes de financiamiento diferentes a Tesoro Público será aplicado en las etapas de programación y de registro respectivamente, mediante información a la Dirección General del Tesoro Público de los ingresos y egresos de la entidad.

2.- MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PÚBLICO A TRAVÉS DE SUB-CUENTAS

Los recursos asignados por el Tesorero Público se utilizarán exclusivamente a través de Sub-cuentas de la Cuenta Unica del Tesoro Público.

Conceptos Sub-Cuenta del Tesoro Público es aquella que se apertura en el Banco de la Nación como parte de la Cuenta Unica del Tesoro Público para el uso de fondos del Tesoro Público.

Objetivos1. Evitar presiones financieras al Tesoro Público debido a la dispersión incontrolado de fondos y desconcentrar la función de pago hacia las entidades que mantienen relación directa con el beneficiario o acreedor del Estado.

Acciones a desarrollar



Normas Generales de los Sistemas Administrativos1. Las Sub-Cuentas se denominarán con el nombre institucional, seguido de un código establecido por la Dirección General del Tesoro Público. 2. Las Sub-Cuentas no podrán recibir abonos, sólo cargos. 3. No se autorizará la apertura de Ctas Cts para el manejo de fondos del Tesoro Público.

Mecanismos de Control Se contratará la utilización de recursos asignados por el Tesoro Público a través de Sub-Cuentas autorizadas por la Dirección General del Tesoro Público.

3.- FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUB-CUENTAS BANCARIAS

El movimiento de fondos mediante el manejo de Cuentas y Sub-Cuentas Bancarias debe ser autorizado por el nivel competente de la entidad.

Conceptos La facultad para el manejo de Cuentas y Sub-Cuentas Bancarias consiste en autorizar a uno o más funcionarios a asumir la representación de la entidad ante el Banco de la Nación.

Objetivos 1. Lograr la máxima seguridad en el retiro de fondos de la entidad.

Acciones a desarrollar 1. En las Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedasdes de Beneficencia Públicas y Seguro Social del Perú, el Director General de Administración, el Gerente General, o quienes hagan sus veces, acreditaránante el Banco de la Nación durante la primera semana de Enero a los funcionarios, titjlares y/o suplentes, que mediante firma mancomunada son responsables del manejo de fondos. 2. La vacancia de funcionarios autorizados será comunicada al Banco de la Nación dentro de las veinticuatro horas de producido el caso. 3. El cambio de registro de firma de funcionarios autoriados, a través de la Dirección General del Tesoro Público, será comunicado a dicha Dirección General para su autorización al Banco de la Nación. 4. Para la apertura de nuevas Cuentas y Sub-cuentas será requisito indispensable acreditar las firmas de los funcionarios autorizados por la entidad. Los Organismos del Gobierno Central e Instituciones Públicas, lo efectuarán a través de la Dirección General del Tesoro Público. 5. El Banco de la Nación no tramitará ninguna transacción de las entidades que no hayan comunicado su representatividad ante sus oficinas.



Normas Generales de los Sistemas AdministrativosMecanismos de Control Se verificará que la representación de la entidad ante el Banco de la Nación recae en funcionarios que no ejercen labores de: • Manejo de Ingresos de Caja. • Registro en los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad. • Proceso de Control Previo.

4.- APERTURA DE CUENTAS Y SUB-CUENTAS BANCARIAS

La apertura de Cuentas y Sub-Cuentas Bancarias se efectuará bajo la denominación o nombre oficial de la entidad y en el menor número posible de acuerdo a las normas vigentes sobre el particular y en función estricta a sus necesidades.

Conceptos La apertura de Cuentas y Sub-cuentas Bancarias, es la acción que le corresponde efectuar a cada entidad para dar inicio al manejo de fondos a través de cheques.

Objetivos 1. Permitir un mejor control del movimiento de fondos. 2. Evitar la dispersión incontrolado de fondos.

Acciones a desarrollar 1. La apertura de Cuentas y Sub-Cuentas Bancarias se efectuará exclusivamente en el Banco de la Nación. 2. No se precederá a la apertura de Cuentas Bancarias a plazo fijo, por ningún concepto, con fondos del Tesoro Público. 3. Los Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficiencia Pública, Empresas Públicas y Seguro Social del Perú, podrán solicitar la apertura de una Cuenta Corriente Bancaria específica para el manejo de fondos del Tesoro Público, de la que no se podrá trasladar fondos a otras Cuentas Corrientes. 4. Las Entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas para la apertura de Cuentas y/o Sub-cuentas Bancarias, solicitarán la autorización correspondiente a la Dirección General del Tesoro Público, únicamente por intermedio del Director General de Administración, o quien haga sus veces en la Oficina Central de la Entidad.



Normas Generales de los Sistemas Administrativos5. La Dirección General del Tesoro Público autorizará la apertura de las Cuentas Corrientes Bancarias, solicitadas por las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas, que considere pertinentes en función a la naturaleza de las mismas y de la entidad solicitante. • Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas, podrán solicitar la apertura de una Cuenta Corriente Bancaria por cada fuente de financiamiento diferente a Tesoro Público. • Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas que recibirán préstamos y/o donaciones, podrán solicitar la apertura de Cuentas Corrientes Bancarias específicas, si los respectivos contratos o convenios así lo establecieran. • Ninguna Oficina del Banco de la Nación procederá a la apertura de Cuentas Corrientes Bancarias de entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas si no están autorizadas por la Dirección General del Tesoro Público.

5.- USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

Se utilizará el Fondo para Pagos en Efectivo para atender el pago de gastos menudos y urgentes, y excepcionalmente viáticos no programables y jornales.

Conceptos El Fondo para Pagos en Efectivo es aquel constituido con carácter único por dinero en efectivo con recursos del Tesoro Público de monto variable o fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.

Objetivos 1. Racionalizar el uso de dinero en efectivo.

Acciones a desarrollar 1. Su manejo será centralizado en el Encargado Unico de cada Oficina Giradora, a nombre de quien exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o reposición del Fondo.. Las Oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el mismo lugar de la Oficina Giradora, lo harán como parte del Fondo para Pagos en Efectivo, asignado al Encargado Unico. 2. Su monto será establecido o modificado, en su caso, mediante Resolución



Normas Generales de los Sistemas Administrativosdel Director General de Administración, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos. 3. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo. 4. Se atenderán pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos; así como el pago de jornales de servidores iletrados y viáticos urgentes no programables, debidamente autorizados. 5. La autorización de pago corresponde en todos los niveles a la máxima autoridad la que podrá delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorización será conferida por escrito o rúbrica de los documentos sustentatorios del gasto. 6. Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendirá cuentas documentada de la utilización, por lo menos de la penúltima entrega, a la Dirección General de Administración u Oficina, que haga sus veces, en el formato “Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo”. 7. La Resolución de la Dirección General de Administración aprobatorio del Fondo para Pagos en Efectivo, deberá contener: a) Nombre del Funcionario Encargado Unico de su manejo. b) Nombre de los funcionarios de Oficinas distantes de la Oficina Giradora a cuyo nombre se giren cheques para el Fondo. c) Nombre de los funcionarios a quienes se encomienda el manejo de parte del Fondo asignado al Encargado Unico. d) El monto máximo del fondo, según sea variable o fijo, en cada nivel de manejo de fondos en efectivo. e) El monto máximo de cada pago en efectivo.

f) El tipo de gastos a efectuar, dentro de las limitaciones establecidas en las Normas para el Procedimiento de Pagos y en la presente Norma. g) La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penúltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo.} Se informa periódicamente al Tesoro Público del movimiento del Fondo, mediante el envío del Informe Mensual del Gasto (T-2).

Mecanismos de Control • Se efectuarán arqueos periódicos y sorpresivos del Fondo. • El custodio del Fondo será una persona independiente del Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efectúe funciones contables. • Se mantendrá debidamente archivadas las Resoluciones Directorales de aprobación o modificación del Fondo.

6.- USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA




Se utilizará el Fondo Fijo para Caja Chica para atender el pago de gastos menudos y urgentes; y excepcionalmente viáticos no programables y jornales.

Conceptos El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido, con carácter único por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.

Objetivos 1. Racionalizar el uso de dinero en efectivo.

Acciones a desarrollar 1. Su manejo será centralizado en el Encargado Unico de cada Tesorería a nombre de quien exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o reposición del Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios sólo cuando se trate de Oficinas ubicadas en lugar distante de la Tesorería y requieran efectuar pagos en efectivo. 2. Las Oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el mismo lugar de la Tesorería, lo harán como parte del Fondo Fijo para Caja Chica, asignado al Encargado Unico. 3. Su monto será establecido o modificado en su caso, mediante Resolución del Director General de Administración, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos. 4. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo. 5. Se atenderán pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos, así como el pago de jornales de servidores letrados y viáticos urgentes no programables, debidamente autorizados. 6. La autorización de pago corresponde en todos los niveles a la máxima autoridad, la que podrá delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorización

será conferida por escrito o rúbrica de los documentos sustentatorios del gasto. 7. Para poder recibir nuevos fondos en Efectivo, se rendirá cuenta documentada de la utilización, por lo menos, de la penúltima entrega a la Dirección General de Administración u Oficina que haga sus veces, en el formato que para el caso utilice la entidad. 8.La Resolución aprobatorio del Fondo Fijo para Caja Chica, deberá contener a) Nombre del funcionario Encargado Unico de su manejo.



Normas Generales de los Sistemas Administrativosb) Nombre de los funcionarios u Oficias distantes de la Tesorería a cuyo nombre se giran los cheques para el Fondo. c) Nombre de los funcionarios a quienes se encomienda el manejo de parte del Fondo asignado al Encargado Unico. d) El monto máximo del Fondo, en cada nivel de manejo de fondos en efectivo. e) El monto máximo de cada pago en efectivo. f) El tipo de gastos a ser atendidos con el Fondo. g) La exigencia de rendir cuentas documentada, por lo menos de la penúltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo.

Mecanismos de Control 1. Se efectuará arqueos periódicos y sorpresivos del Fondo. 2. El custodio del fondo será una persona independiente del Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efectúe funciones contables. 3. Se mantendrá debidamente archivadas las Resoluciones Directorales, o similares, de aprobación o modificación del Fondo.

7. REPOSICIÓN OPORTUNA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y DEL FONDO PARA CAJA CHICA

Se repondrá oportunamente el Fondo para Pagos en Efectivo o el Fondo Fijo para Caja Chica previa documentación sustentatoria debidamente autorizada.

Conceptos La reposición oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, de acuerdo a lo determinado en su caso, en las Normas Generales de Tesorería NGT-05 y NGT-06, previa verificación de la documentación sustentatoria.

Objetivos 1. Cumplir a cabalidad con los fines para los que fueron creados el Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica.

Acciones a desarrollar 1. Su oportuna reposición se hará mediante solicitud escrita que formulará el custodio del Fondo, tan pronto el dinero en efectivo descienda a niveles que hagan necesarias nuevas habilitaciones. 2. En el caso de las entidades comprendidas en el Sistema de Pagos creado por los Decretos Leyes N°s 19350 y 19463, la solicitud de reposición estará acompañada del Formato “Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo”.



Normas Generales de los Sistemas Administrativos(Directiva N° 8-74-EF/73.15). 3. La Unidad correspondiente procederá previa verificación a reponer el Fondo dentro de las cuarentiocho (48) horas de recibida la solicitud de reposición.

Mecanismos de Control 1. Se verificará la existencia de solicitudes de reposición del Fondo. 2. Se verificará el cumplimiento del plazo establecido para la reposición del Fondo.

8.- ARQUEOS SORPRESIVOS

Se realizarán arqueos sorpresivos de todos los fondos y valores, además de los arqueos habituales de operación.

Conceptos Los arqueos sorpresivos consisten en comprobar en cualquier momento si el saldo en libros está de acuerdo con la existencia de fondos y valores.

Objetivos 1. Determinar la corrección y oportunidad de las operaciones y registros.

Acciones a desarrollar 1. Se realizarán arqueos sorpresivos y simultáneos de todos los fondos y valores que maneja la entidad, incluyendo los que se encuentran en poder de los cobradores o agentes. 2. Se levantarán Actas de los arqueos que se practiquen, consignando su conformidad o disconformidad, las que serán firmadas por los responsables y los funcionarios que intervengan en el arqueo. 3. Se comunicará por escrito cualquier anormalidad al Titular de la Entidad, con la celeridad necesaria para la acción correctivo correspondiente. 4. Los arqueos sorpresivos se efectuarán por lo menos una vez al mes. 5. En los manuales y otros documentos administrativos se deberá fijar los cargos que tendrían responsabilidad para la realización de las arqueos.

Mecanismos de Control 1. El Organo Interno de Control de la entidad, efectuará arqueos y además revisará las actas de arqueo efectuadas por la administración. 2. En el caso de Organismos obligados a llevar la Contabilidad Gubernamental Integrada, el saldo deberá estar de acuerdo con el que figura en Libros y en el Informe Mensual del Gasto (T-2) para el caso del Fondo para Pagos en Efectivo. 3. Se verificará en los Manuales de Organización y Funciones y de



Normas Generales de los Sistemas AdministrativosProcedimientos, los cargos que tienen responsabilidad para efectuar los arqueos sorpresivos. 4. Se verificará la existencia de Actas de Arqueos.

9. TRANSFERENCIA DE FONDOS

La transferencia de fondos dentro de la misma entidad a nivel de Oficina o Dependencia será efectuada sin el giro de cheques.

Conceptos La Transferencia de fondos dentro de la misma entidad a nivel de Oficina o Dependencia será efectuada sin el giro de cheques.

Objetivos 1. Lograr un adecuado uso de las Cuentas Corrientes Bancarias. Acciones a desarrollar 2. Se cursarán Cartas-órdenes al Banco de la Nación para transferir fondos de una Cuenta a otra. 3. Cuando se trate de fondos de Tesoro Público podrá transferir fondos a otras Cuentas sólo cuando se trate del pago de una obligación directa de la Sub-cuenta hacia una Cuenta Corriente. En este caso, procede el giro de cheques.

Mecanismos de Control 1. Se verificará que se encuentren debidamente archivadas las copias de las Cartas-órdenes cursadas al Banco de la Nación para la transferencia de fondos de una Cuenta a otra.

10.- MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL GIRO DE CHEQUES Y TRASLADO DE FONDOS

Todo cheque girado así como el traslado de fondos de un lugar a otro, demandará la toma de medidas de seguridad, ciñéndose a requisitos y condiciones pre-establecidas.

Conceptos Medidas de seguridad son el conjunto de procedimientos utilizados por la entidad, con la finalidad de proteger sus recursos financieros contra ciertos riesgos previstos.




Objetivos 1. Salvaguardar al máximo el manejo de fondos.

Acciones a desarrollar 1. Los titulares y/o suplentes revisarán cuidadosamente y visarán los documentos sustentatorios de pago con cheque o transferencia de fondos que autoricen, siendo responsables de los actos en que intervengan. 2. No se autorizará la firma de cheques en blanco y/o con fecha adelantada. 3. Cuando se trate de giro de cheques por montos significativos es conveniente la utilización del rotulado protector de cheques. 4. Cuando se trate de traslado de fondos de un lugar a otro por montos significativos, la entidad reforzará sus medidas de seguridad.

Mecanismos de Control 1. Se verificará que el encargado de los depósitos o retiros de fondos bancarios sea una persona distinta del Cajero y no tenga acceso a los registros contables. 2. Se verificará que el encargado de girar los cheques sea una persona distinta del Cajero y no tenga acceso a los registros contables. 3. Se verificará la toma de medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos.

11.- CHEQUES A NOMBRE DE LA ENTIDAD

Sólo se aceptará cheques girados a nombre de la entidad por la recepción de ingresos que no sean en efectivo.

Conceptos Cheques a nombre de la entidad, son aquellos que identifican nominativamente a la entidad como única beneficiaria del monto girado.

Objetivos 1. Lograr la máxima seguridad en el tratamiento de fondos recibidos.

Acciones a desarrollar 1. La recepción y custodia de cheques para la entidad debe efectuarse bajo medidas de seguridad pre-establecidas. 2. Los cheques aceptados por la entidad serán inmediatamente cruzados a su reverso con el sello restrictivo de depósito, para ser depositado en la cuenta corriente n° ...... del banco de la nación, indicando también el nombre de la entidad. 3. Los cheques serán depositados en el Banco de la Nación al siguiente día útil de su recepción.



Normas Generales de los Sistemas Administrativos4. Los cheques de montos significativos, es preferible estén previamente certificados por el Banco contra el cual se giran.

Mecanismos de Control 1. El Organo Interno de Control de la entidad revisará los cheques recibidos por depositar , a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.

12.- CAMBIO DE CHEQUES PERSONALES

Se evitará el cambio de cheques personales por cualquier conceptos y circunstancia.

Conceptos Cambiar un cheque Personal significa hacer efectivo el importe del mismo utilizando los recursos de la entidad.

Objetivos Lograr la máxima seguridad en el tratamiento de los fondos disponibles.

Acciones a desarrollar La norma incluye a cheques tanto de personas que laboran en la entidad como de terceras personas ajenas a ésta.

Mecanismos de Control El Organo Interno de Control de la entidad revisará los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta los hechos que contravengan a la Norma.

13.- USO DEL SELLO FECHADOS “PAGADO”

Todo documento original que sustente un desembolso llevará un sello que indique la palabra “Pagado”.



Normas Generales de los Sistemas AdministrativosConceptos El sello fechador “Pagado” es el instrumento de control que estampado en un documento, indica el haberse cancelado una obligación.

Objetivos Prevenir la duplicidad de presentación del comprobante para un nuevo pago.

Acciones a desarrollar 1. El sello resaltará la palabra “Pagado” y tendrá espacios para anotar la fecha y el número del cheque girado, número de Sub-cuenta o Cuenta Corriente y Banco. 2. La entidad aplicará el sello restrictivo al momento de realizar el desembolso o de girar el cheque. Este acto será en forma simultánea a la cancelación por el acreedor. 3. No se archivará como documento fuente contable de egreso ningún documento que no tenga dicho sello.

Mecanismos de Control 1. Se verificará que todo documento original que sustente el desembolso de dinero en cheque o en efectivo lleve estampado la palabra “Pagado” y la fecha de cancelación del mismo.

14.- CONCILIACIÓN DE SUB-CUENTAS DEL TESORO PÚBLICO

Las entidades que manejan recursos asignados por el Tesoro Público a través de Sub-cuentas de la Cuenta Unica del Tesoro Público, elaborarán conciliaciones bancarias periódicamente.

Conceptos Conciliación Bancaria consiste en determinar la concordancia de los saldos, según libros, de las Sub-cuentas Bancarias componentes de la Cuenta Unica del Tesoro Público a una fecha dada con los que se desprenden del estado bancario, proporcionado por el Banco de la Nación, a la misma fecha.

Objetivos Salvaguardar al máximo el manejo de fondos.

Acciones a desarrollar 1. Las conciliaciones bancarias serán practicadas por el personal de la Tesorería, distinto al Cajero y/o al que gire, registre o firme cheques. 2. Las Conciliaciones Bancarias deberán efectuarse mensualmente, presentando a la Dirección General del Tesoro Público las correspondientes al antepenúltimo mes.



Normas Generales de los Sistemas Administrativos3. Las conciliaciones cuando mínimo deben contener los siguientes datos: Monto neto girado, deduciendo las anulaciones de cheques. Monto pagado, cargado a las Sub-cuentas por el Banco de la Nación. Diferencia entre lo girado y lo pagado, adjuntando relación de cheques en tránsito, cheques en cartera y cargos indebidos por regularizar. Mensualmente, deberá presentarse la Conciliación actualizada correspondiente al antepenúltimo mes de Sub-cuenta de presupuestos anteriores, en tanto el Banco de la Nación continúe cargando los cheques en tránsito y termine de regularizar los cargos indebidos correspondientes a dichos ejercicios presupuestales. 4. Las Conciliaciones serán firmadas por el Tesorero y el Contador General y visados por el Director General de Administración, o quien haga sus veces.

Alcance Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Gobiernos Regionales e Instituciones Públicas que manejan fondos del Tesoro Público.

Mecanismos de Control 1. El Organo Interno de Control de la entidad examinará las Conciliaciones Bancarias que se practiquen, emitiendo informe al nivel competente a los efectos de aplicar las medidas correctivas que demande el caso. 2. Las Conciliaciones Bancarias serán archivadas siguiendo un orden correlativo y cronológico.

15. FRANCA DE SERVIDORES

El Personal encargado de la recepción, control y custodia de recursos públicos financieros debe estar respaldado por una fianza solvente y suficiente, como requisito indispensable para efectuar la referida función.

Conceptos La fianza solvente y suficiente es aquella garantía que permite a la entidad resarcirse de una pérdida sin demora y cubrir razonablemente las pérdidas máximas estimadas en un período.

Objetivos Salvaguardar al máximo el manejo de los recursos públicos.

Acciones a desarrollar La entidad determinará los cargos específicos del personal obligado a tener



Normas Generales de los Sistemas Administrativosfianza y los procedimientos que debe observar para el cumplimiento de la presente Norma.

Mecanismos de Control Se verificará la existencia de registros internos indicando la cobertura de la fianza, respecto al personal designado, objeto, monto, modalidad y período de la misma.

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA PERSONAL

1.- INGRESO DE PERSONAL. 2.- DECLARACIÓN JURADA DE BIENES Y RENTAS. 3.- CONTROL DE ASISTENCIA Y DE PERMANENCIA DE PERSONAL 4.- REGISTRO DE PERSONAL 5.- DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL. 6.- EVALUACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE PERSONAL 7.- CAPACITACIÓN DE PERSONAL. 8.- REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL.

1.- INGRESO DE PERSONAL El ingreso de personal como empleado de carrera o como empleado eventual será mediante concurso; pudiendo ser éste de conocimiento.



Normas Generales de los Sistemas AdministrativosMéritos u otros, que aseguren la selección de personal idóneo para el desempeño de los cargos.

Concepto Es el proceso por el cual el postulante, después de haber superado los requisitos del concurso de selección y según orden de merito alcanzado, es nombrado o contratado por resolución de la autoridad competente, en el nivel y línea correspondiente. El cuadro de méritos contenido en el proceso de selección tendrá vigencia de seis meses, considerándose como candidatos aptos para ocupar cualquier otra vacante igual o similar a la cual concursaron cuando no hayan alcanzado la vacante.

Objeto o finalidadAtraer y seleccionar personal idóneo para el desempeño honesto, eficaz y eficiente de la función publica.

Acciones a realizara) requerimiento de personal por los órganos que necesitan cubrir. b) designación de la comisión de concursos de las bases para el concurso; c) elaboración y aprobación de las bases para el concurso; d) convocatoria pública de los postulantes al concurso. e) inscripción del postulante y recepción de documentos; f) estudio y verificación de las solicitantes e información sustentatoria, para determinar quienes reúnen los requisitos mínimos exigidos; g) calificación del currículo vitae, pruebas de conocimiento, psicológicos experiencia y entrevista personal. h) elaboración del cuadro de méritos i) publicación de los resultados parciales y finales del concurso, j) nombramiento o contrato dl postulante y/o postulantes, según orden de méritos k) posesión del cargo e integración del ambiente laboral; l) evaluación del periodo de prueba.

4.- Mecanismos de ControlHojas de verificación sobre: concurso de ingreso, nombramiento de personal, contrato de personal, evaluación de personal.

2.- DECLARACIÓN JURADA DE BIENES Y RENTAS Los trabajadores declararán los bienes y rentas que poseen independientemente de su haber, permitiendo evaluar y comparar su posición financiera.




ConceptoEs la acción administrativa de personal mediante la cual, el trabajador de la administración pública, que corresponda declarar notarialmente los bines que posee, y rentas que percibe.

Objeto y finalidadDeterminar la situación económica del servidor público, antes, durante y después del desempeño de sus cargos.

Acciones a realizar1. La oficina de personal distribuirá a los trabajadores, que corresponda el formato respectivo para que declaren sus bienes y rentas en los plazos determinados por la normatividad específica. 2. Las oficinas de personal, en los casos que se señala analizaran los datos contenidos en dichas declaraciones. 3. Las oficinas de personal organizarán el archivo correspondiente a esta información. 4. El incumplimiento o la presentación dolosa de las declaraciones juradas dará lugar a la aplicación de las sanciones que pudiera corresponde.

Mecanismos de control Hojas de verificación sobre declaración jurada de bienes y rentas.

3.- CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE PERSONAL

Las entidades regularán y controlarán la asistencia y permanencia de los trabajadores en su centro de trabajo.

ConceptoEs la acción administrativa de personal mediante la cual se regula la asistencia y permanencia de los trabajadores en su centro de trabajo, de



Normas Generales de los Sistemas Administrativosacuerdo con la jornada y horario establecido, y el control de cumplimento correspondiente.

Objetivo y finalidadGarantizar el cumplimento de las horas efectivas de labor de cada servicio, de acuerdo a las disposiciones legales y administrativa vigentes.

Acciones a realizar1. Las oficinas de personal elaboran la reglamentación interna sobre la asistencia y permanencia de los trabajadores. 2. Las oficinas de personal mantendrán actualizados los registro de control de asistencia y permanencia. 3. Los jefes de las unidades orgánicas o funcionales de las entidades participarán en el proceso de control de la asistencia y permanencia delos servidores bajo su dependencia.

Alcance La presente norma será de aplicación en todas las entidades de la administración pública, bajo responsabilidad de sus respectivas titulares, y de los jefes de las oficinas de personal o de las que hagan a sus veces.

Mecanismos de control Hoja de verificación sobre control de asistencia y permanencia.

4.- REGISTRO DE PERSONAL Las entidades organizarán y mantendrán permanencia actualizado el registro de trabajadores. Concepto Es la acción administrativa de personal mediante la cual y a través e un conjunto de procedimiento se registrará datos de los trabajadores que ingresan al sector público archivando la documentación sustentatoria correspondiente.

Objetivo o finalidadContar con la información administrativa de cada servidor y posibilitar su desarrollo, el cumplimiento de sus deberes y el goce de sus derechos en forma oportuna de las acciones a realizar.

Acciones a realizar1. Las oficinas de personal registran los datos de los servidores de su entidad y los conservarán en forma ordenada y de fácil identificación a fin de utilizarlos adecuadamente en las diferentes acciones de personal y de



Normas Generales de los Sistemas Administrativosproporcionar la información que se requiera. 2. Las oficinas de personal elaborarán las estadísticas correspondientes y mantendrán actualizadas las fichas y lo legajos personales. 3. La oficina central del sistema de personal llevará el registro general de los trabajadores de la administración pública.

Alcance La presente será de aplicación en todas las entidades de la administración pública, bajo la responsabilidad de sus respectivos titulares,y de los jefes de las oficinas de personal o de las que hagan sus veces.

Mecanismos de controlHoja de verificación sobre registro de control.

5.- DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL En las entidades de la administración pública el desplazamiento de personal se efectuará con la finalidad de elevar los conocimientos y experiencias del trabajador, la que debe ser brindada en el desempeño de los cargos es responsabilidad de los jefes de la oficina de personal o de quien haga sus veces, y de los jefes y trabajadores en general según corresponda, el cumplir y hacer cumplir la presente disposición con la proyección señalada, considerando los intereses personales e institucionales.

Concepto Es la acción administrativa de personal, mediante la cual se autoriza a un trabajador permanente de la administración pública a desempeñar otras funciones compatibles con el cargo que tenía o del cual es titulado, según sea el caso.

Objetivos o finalidadElevar y ampliar los conocimientos y experiencias del servidor publico para una administración eficiente y eficaz, en base a un mayor desarrollo personal.

Acciones a realizar En cada entidad, se analizarán las evaluaciones del cumplimento de metas cuya realización es de responsabilidades de los trabajadores de la administración pública. 1. Formalización periódica de la evaluación de comportamiento laboral de los trabajadores de la administración pública. 2. Desarrollo de planes de capacitación, incentivación, desplazamiento, y otras acciones de personal que incluyen al mejor desarrollo personal en la



Normas Generales de los Sistemas Administrativosfunción pública.

Alcance La presente norma será de aplicación en las entidades de la administración pública, bajo responsabilidades de sus respectivos titulares y de los jefes de la oficina de personal o de las que hagan sus veces.

Mecanismos de controlHoja de verificación sobre la evaluación de comportamiento laboral.

7.- CAPACITACIÓN DEL PERSONAL Promoverá el perfeccionamiento de los trabajadores y/o adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes para una mayor calificación y un mejor ejercicio de la función pública.

Concepto Es el proceso sistemático de perfeccionamiento y/o adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes para una mayor calificación y un mejor ejercicio de la función pública.

Objetivos o finalidad Incrementar y ampliar los conocimientos de los trabajadores de la administración pública para un mayor desarrollo del trabajador y un mejor ejercicio de la función pública.

Acciones a realizar1. Establecimiento de políticas institucionales de capacitación. 2. Establecimiento de normas y métodos para efectuar la capacitación de los trabajadores de la administración pública. 3. Participación en la elaboración del plan institucional de acciones capacitación a corto y mediano plazo. 4. Participación en la ejecución del plan institucional de capacitación previa las coordinaciones con los centros de capacitación estatales y no estatales. 5. Informe final de cada una de las acciones de capacitación. 6. Evaluación del cumplimiento del plan de capacitación.

Alcance La presente norma será la aplicación en todas las entidades de la Administración pública, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes de las oficinas de personal o de las que hagan sus veces.

Mecanismos de control



Normas Generales de los Sistemas AdministrativosHoja de verificación sobre capacitación de personal.

8.- REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL

Las entidades elaborarán y difundirán su reglamento interno de trabajo el que defina y regule el comportamiento laboral de sus trabajadores, siendo obligatorio su cumplimento en todos los niveles.

ConceptoEs el conjunto de disposiciones que definen y regulan las relaciones laborales dentro de la entidad, los deberes y derechos correspondientes, así como las competencias jerárquicas organizacionales, para la normal marcha administrativa.

Objetivos o finalidadLogar comportamientos laborales adecuados al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Acciones a realizar1. Las oficinas de personal elaboran los reglamentos internos de personal, que serán aprobados por resolución del titular de la entidad o el funcionamiento autorizado por delegación. 2. El reglamento se adecuará a la normatividad legal y administrativa vigente, de acuerdo a la naturaleza y complejidad de la organización. 3. Las oficinas de personal difundirán los reglamentos internos de personal a todos los servidores de la entidad para su adecuado cumplimento. 4. Las oficinas de personal evaluarán periódicamente, el grado de cumplimiento e introducirán las adecuaciones pertinentes.

Alcance La presente norma será de aplicación en todas las entidades de la administración pública, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes de las oficinas de personal o de Las que hagan de sus veces.

Mecanismos de control Hoja de verificación sobre el reglamento interno personal.



mono sistema administrativo

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