modelo procesos
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El Modelo de Procesos
Un proceso es un conjunto de actividades recurrentes mediante las cuales se transforma un grupo de entradas en un grupo de
salidas valiosas para un cliente (interno o externo)
ClientesEl proceso delvalor agregadoen la empresa
Proveedores
Creación de Valor
Activ. 1 Activ. 2 Activ. N....
Definición de un ProcesoConceptos/Definiciones
Definición de un ProcesoEjemplos de Procesos...
§Ventas
§Compras
§Producción
§Presupuestación
§Cierre Contable
§…
Desarrollo de
ProductosAbastecimiento Producción VentasProcesos
Sub-Procesos
Actividades
RecepciónPago a
Proveedores
Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4
Gestión de Compra
Adm . de Inventarios
Tareas
Pasos
Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4
Definición de un ProcesoDetalle de Procesos
Definición de un ProcesoEjemplo 1: Proceso Comercial (simple)
Estudiante que compra cuadernos en una librería
Identificación del Cliente?
Identificación de las entradas del Proceso?
Identificación de las actividades principales del proceso?
Identificación de las salidas/resultados del proceso?
Definición de un ProcesoEjemplo 1: Proceso Comercial (simple)
Un estudiante va a una librería
a comprar cuadernos
Consulta sobre opciones y precios y solicita al
vendedor su compra
El vendedor hace una Nota de Pedido y le
entrega una vía al estudiante y
otra a Empaque
El estudiante paga en Caja y
retira los cuadernos
El cajero le da una boleta y
envía un copia de la misma a
Contaduría
Contaduría contabiliza la transacción
Empaque avisa a Depósito que registre la baja de inventarios.
Diagramación simple del proceso
Definición de un ProcesoEjemplo 1: Proceso Comercial (simple)
§CLIENTE: estudiante
§ENTRADAS: consulta de precios, pedido de cuaderno
§ACTIVIDADES: hacer nota de pedido, entregar al estudiante, cobrar, contabilizar
§SALIDAS o RESULTADOS: información de precios, boleta, cuadernos
Definición de un ProcesoEjemplo 2: Proceso Abastecimiento
Requerimiento de compra de papel para fabricar cuadernos….(trabajo individual 5 minutos)
Definición de un ProcesoEjemplo 2: Proceso Abastecimiento
Un operario solicita a
Almacenes papel para hacer cuadernos
Si no hay en stock,
Almacenes solicita a Compras
Compras pide cotizaciones y
resuelve a quién comprar
Días después el proveedor
entrega el papel y la Factura
Fábrica recibe el papel y
Contaduría la factura
Contaduría le ordena a
Tesorería que pague la factura
Tesorería emite el cheque
correspondiente
Diagramación simple del proceso
Definición de un ProcesoEjemplo 2: Proceso Abastecimiento
§CLIENTE: Fábrica, proveedor
§ENTRADAS: pedido de papel, presupuesto del proveedor, factura
§ACTIVIDADES: solicitar a Almacenes, recibir presupuestos, decidir adjudicación, realizar compra.
§SALIDAS o RESULTADOS: pedido de cotización, papel, cheque.
Gerencia de Compras
Abastecimiento
Emisión de la Orden de Compra
Gerencia de Contabilidad
Emisión de Cheques
Función
Proceso
Actividades
Función
Procesos
Actividades
Cruce-Funcional
Proceso
Definición de un ProcesoProcesos y estructura
Los procesos atraviesan áreas o unidades (departamentos) dentro de una empresa. Varias áreas o unidades de una empresa pueden realizar
actividades de un mismo proceso. Los procesos son anónimos.
Abastecimiento
Definición de un ProcesoElementos de un Proceso
En todos los casos debemos:
1. Identificar el objetivo del proceso
2. Identificar el “cliente” (interno o externo)
3. Identificar el desde y el hasta (alcance)
4. Identificar las entradas
5. Definir los sub procesos, actividades, etapas, etc. -Niveles de detalle
6. Describirlos (presentando las interrelaciones)
7. Identificar las salidas
Definición de un ProcesoElementos de un Proceso de Compras
§Objetivo: Gestionar las compras de insumos y materiales necesarios para realizar las actividades de la empresa, en tiempo y forma, cumpliendo además con las especificaciones de calidad, precios, fecha y lugar de entrega.
Determinación Requerimientos
Selección deProveedores
Procesamientode las ordenes
Recibo de materiales Gestión de Inventarios
==Verificación
Orden Factura
Pago a Proveedores
Definición de un ProcesoElementos de un Proceso de Compras
§Entradas: Pedido de insumos de las distintas áreas de la empresa
§Actividades principales:
– Solicitar cotizaciones
– Seleccionar proveedor
– Recepcionar y controlar insumos
– Entregar insumos al Area solicitante de la empresa
– Pagar al Proveedor
Definición de un ProcesoElementos en un Proceso de Compras
§Tareas de “Solicitar una cotización”:
– Buscar datos de los proveedores
– Completar el formulario de pedido de cotización
– Enviar por fax a cada proveedor
– Archivar el pedido de cotización
§Pasos en la tarea de “Completar pedido de cotización”:
– Buscar la libreta de formularios de pedido de cotización
– Escribir la fecha
– Escribir el nombre del primer proveedor a consultar
– Especificar los datos de la mercadería
– Firmar el formulario
A diferencia de las tareas, los pasos no tienen resultados por sí mismos.
Necesidad de un insumo
EntradasAreas Intervinientes
Area corresp. Ctas. a Pagar
• Emisión de un Pedido de Insumo
• Autorizar el Pedido
Compras
• RecepcionarPedidos
• Verificar autorización (y presupuesto)
• Seleccionar posibles proveedores
• Enviar solicitudes de cotización a proveedores
• Recepcionar cotizaciones
• Adjudicar proveedor
• Enviar Orden de Compra
• Actualizar cuentas a pagar
• Emitir la Orden de Pago
Orden de
Salidas
• Recepcionar mercaderías
• Controlar mercaderías
• Entregar al usuario
Almacenes
Tabla de actividades por área interviniente
Definición de un ProcesoHerramientas para la descripción de Procesos
Representación gráfica (Flujograma)
a c liente
Ing resa inf Cobr a y ac tualiza
y em ite fac tura por número em ite
a cl iente
emite
Ctas . Ctes .
por númer o
por c liente
actual iza
Cuentas c tes . r inde
y emite
Depósito Ven tas (vendedo res) Caja y Bancos C ontaduríaC réditos y C ob ranz a
F1
F2
F3
F1F2
PC
PC
R1R2
PR1
PR2
PR3
R2
R2
Definición de un ProcesoHerramientas para la descripción de Procesos
Dibujogramas
18
Ejemplo 3: Proceso de Abastecim iento en unaempresa manufacturera
Verificación
Pago a Proveedores
NecesidadDeterm inación
de requerimiento
Selección/Negociación
Proveedor
Or den deCompra
Recepción y control
Necesidadsatisfecha
Gestión deInventarios
Definición de un ProcesoHerramientas para la descripción de Procesos
Cadena de valor
La Cadena de Valor Definición de Cadena de Valor
La CADENA de VALOR es una forma de representar al MODELO de PROCESOS de la empresa
–“La cadena de valor disgrega a la empresa en sus actividades estratégicas relevantes para comprender el comporta m iento de los costos y las fuentes de diferenciación existentes y potenciales. Una empresa obtiene la ventaja competitiva, desempeñando esas actividades estratégicamente importantes más barato o mejor que sus com p etidores” ...
... esta definición se adapta al enfoque de Procesos de Negocios
Administrar el negocio
recursos humanos
desarrollo tecnológico
abastecimiento
operaciones logísticaexterna
marketingy ventas
serviciosal
cliente
margen
margen
PROCESOS CENTRALES
logística interna
PROCESOS
DE APOYO
La Cadena de Valor
¿Có m o se genera el valor?
– Procesos de valor (primarios y secundarios)
§ Procesos Centrales u Operacionales
– Logística interna
– Producción
– Logíst ica externa
– Ventas
– Desarrollo de productos
§ Procesos de Infraestructura o de Apoyo
– Abastecimiento
– Desarrol lo tecnología
– Administrac ión RRHH
– Administración del negocio
– Contabi l idad
• Son los que generan valor para el cliente
• Diferente peso relativo según tipo de empresa
• Aunque siempre están presentes en alguna medida
• Sobre ellos se sustentan los procesos centrales
• Se esparcen en toda la organización
• Su contribución a crear ventajas competitivas varía según el sector industrial, pero generalmente siempre aparecen
Procesos centrales y de apoyo
ClientesProveedores
SociosProducción Logística VentasDesarrollo de
Productos &Mercados
Recursos Humanos
Contabilidad y Finanzas
Soporte Administrativo
Sistemas de Información
Planificar, Dirigir y Administrar el Negocio
Empresa ManufactureraEmpresa Manufacturera
Relaciones con
Proveedores
Relaciones con
Clientes
1 Desarrollo y puesta en marcha de la Estrategia
2
3
4 5 6 7
8
9
10
La Cadena de Valor Ejemplo de Modelo de Procesos de una Industria Manufacturera
La Cadena de Valor Ejemplo de Modelo de Procesos de un Banco
Administrar el negocio
Administrar RRHH
Administrar Tecnología
Administrar Contabilidad y Generar Información para 3ros.
Gestionar Compras y Servicios
Ges
tion
ar C
anal
es
Ges
tion
ar
Pro
duct
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llar
Pro
duct
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sgos
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lient
es
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Rec
urso
s Fi
nanc
iero
s
Realizar Operaciones & Transacciones
Rediseño de procesos
Ejercicio de creatividad
Una los Círculos con 3 Líneas
Ejercicio de creatividad
Una los Círculos con 5 Líneas
Ejercicio de creatividad
El CAMBIO
¿Cómo trabajamos actualmente?
4Procesos que implican un gran número de etapas (división del trabajo):
– departamentos con objetivos independientes,
– objetivos opuestos por departamento,
– grandes esfuerzos de coordinación.
4Aún en trabajos claves no hay un responsable o encargado
4Alto número de actividades innecesarias
4Muchas veces, “el cliente molesta”
• Administración Efectiva del Personal
• Diseño basado en la Simplicidad
• Enfocarse en el Cliente
• Optimizar la Coordinación
Principios del Proceso de Rediseño
• Medir el desempeño
Cargar el Sistema de
clientes
Firma de los funcionarios
responsables
Consulta alClearing de
Informes
Recepciónde documentación
• Solicitud de crédito
• Fotocopia de cédula
• Último recibo de sueldo o certificado de ingresos mensuales
• Recibo de UTE, ANTEL
más de US$ 1.000• Estado Patrimonial
Completar forma F-15
Comprobación de que el cliente no está en el Clearing
- Firma solidaria;
- Estado de Responsabilidad del fiador.
Sola firma
Evaluación de la solicitud de créditoCréditos
menores a US$1.000
Créditos de US$ 1.000 o más
- Certificación de Escribano Público de que los bienes inmuebles se encuentran libre de gravamen;
- Firma solidaria.
El titular no es propietario de inmueble
Aprobación dela solicitud
Controlar:
• las potestades;
• los datos F-15
Elaboracióndel valeElaborar el vale
Controlar firmas
• firma la decl. jurada sobre afiliación a DGI o BPS
• firma del vale
Liquidación del vale
• Cobrar en cajas o
• Acreditar en cuenta
Ejemplo: Otorgamiento de Préstamos Personales Situación inicial
Ejemplo: Otorgamiento de Préstamos Personales Situación Inicial
Principales observaciones al proceso actual
4El proceso de concesión está segmentado en varias etapas. En algunas Sucursales y en Casa Central participan varios funcionarios
4Existe un proceso único que se aplica a los casos simples y a los complejos, cuando la mayoría de los préstamos son de escaso monto
4Los competidores ofrecen procesos más ágiles para aquellos préstamos que están por debajo de un cierto tope