modelo de negocio - administrador de fincas y comunidades ...€¦ · nuestra actividad principal...
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MODELO DE NEGOCIO
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LOS CENTROS EFINCA ESTÁN PENSADOS PARA FUNCIONAR EN LOS BARRIOS Y ZONAS
RESIDENCIALES. UTILIZANDO ESTA PROXIMIDAD COMO ESTRATEGIA, EL/LA GESTOR/A DE
CENTRO PUEDE CONOCER EN PROFUNDIDAD Y CON CERCANÍA SU ÁMBITO DE
INTERVENCIÓN. ESTABLECIENDO UNA RELACIÓN PERSONALIZADA CON LOS CLIENTES.
EFINCA se funda en 2010 con un objetivo claro, crear una red de administradores de fincas que
apuesta por la cercanía, credibilidad y trasparencia, para combatir la tradicional idea de
opacidad que transmitía en la mayoría de ocasiones del sector.
De ahí que todas nuestras oficinas estén a pie de calle.
Ofrecemos ventajas para las comunidades, en primer lugar, a través de cercanía y transparencia.
A cada vecino se le da una clave de acceso para que a través de internet pueda consultar en
tiempo real todos los datos relativos a la gestión de la comunidad.
Nuestra actividad principal consiste en ofrecer a las Comunidades de vecinos servicios
integrales de ADMINISTRACIÓN, LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO. Además de ello disponemos de
otros servicios complementarios para hacer más fácil la convivencia en una comunidad de
propietarios, como seguro de Protección jurídica a morosos. Protección de datos, ADSL, etc.…
Además mantenemos permanentemente informados a nuestros vecinos, mediante correos
electrónicos, sms, y envío de notificaciones de aviso de recibos ordinarios, así como de
derramas extraordinarias.
Con EFINCA, la comunidad se beneficia también de interesantes descuentos en servicios como
mantenimiento de ascensores, seguros, puertas automáticas, etc., gracias a los convenios que la
Marca tiene suscritos con proveedores nacionales y locales.
Todos los administradores de EFINCA cuentan con un Seguro de Responsabilidad Civil
Profesional con un cobertura de 300.000€.
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MERCADO
ESTRATEGIA DE EFINCA
MERCADO
No hay diferenciación en
la Oferta de Servicios de cada
Administrador
99% operadores
independientes pequeños
4-5 redes en Franquicia
Necesidad de Especialización
y Evolución tecnológica
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La Estrategia de Efinca para nuestro mercado se basa en: 1. Propuesta de Servicios Integrales. Derivando del modelo actual con personal propio a un modelo de Partenariado con proveedores que nos ofrezcan garantías de escalabilidad del modelo. Se diseñará un modelo de gestión de Compras y Contratación con buenos procesos y excelente implantación de los mismos. Dotando de la suficiente flexibilidad a las personas para poder incrementar el ingreso por cliente. 2. Eficacia y Eficiencia en la Gestión. Viendo como podíamos ser más rentables que nuestra competencia, se ha hecho siempre hincapié en las mejoras e implantación masiva de procedimientos, en constante evolución, así como el desarrollo tecnológico de forma permanente. 3. Cercanía al cliente. Convirtiendo las herramientas informáticas en el aliado perfecto para que el Puesto de Administrador se convierta en un Asesor Personal y el resto de operaciones puedan ser realizadas mediante personal de Staff. Maximizar la automatización de tareas. Figura del call center para atención actual y ventas. 4. Repercutiendo beneficios de gestiones centralizadas (contratación, contabilidad,
jurídico…) en los clientes con efecto Cautividad. La gestión de contrataciones centralizada
en servicios domésticos (limpieza, asistencia, pequeños arreglos), seguros, servicios contables
(inversores de inmuebles particulares), servicios jurídicos básicos con Partner o abogado en
plantilla, servicio optimización de gastos familiares (luz, internet…) y otros permitirán no sólo
incrementar nuestra rentabilidad, sino que los vecinos de comunidades podrán tener acceso a
un abanico de servicios bajo el estándar de calidad Efinca, consiguiendo aún más cautividad.
SERVICIOS EFINCA
TIPOS DE SERVICIOS:
EFINCA BASIC EFINCA
PREMIUM EFINCA CONFORT
Administración Administración Administración
Limpieza Limpieza
Mtmo. Preventivo Mtmo. Preventivo
Otro servicio a demanda
(mtmo jardín, calefacción…)
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Los servicios que ofrecemos en EFINCA son:
1. EFINCAbasic
Gestión, Administración y Asesoramiento profesional para su comunidad
2. EFINCApremium
La comodidad de gestionar los principales servicios, con un único operador de
confianza y profesional.
Gestión y Administración, Limpieza Especializada y Mantenimiento
3. EFINCAconfort
Servicio amplio e integrado, que ofrece a la comunidad, economía y eficiencia,
centralizando los principales servicios que su comunidad pueda demandar.
Contiene EFINCApremium, más un amplio abanico de servicios personalizados. Desde
un Estudio de Eficiencia Energética, hasta servicios de acceso a internet a muy bajo
coste.
EFINCA BASIC
La administración de la comunidad es asumida por la empresa que ejecuta todas las tareas que
competen al administrador elegido en la junta general de la Comunidad, y que se resumen en:
RECEPCION DE LA FINCA, CONTRATACION DE SERVICIOS, ADMINISTRATIVOS (convocatorias y
actas), PRESENCIA EN JUNTA GENERALES, FINANCIEROS Y CONTABLES, EMISION Y GESTION
PAGO CUOTAS, INFORMATICOS, DE SEGURIDAD, APOYO JURIDICO GRATUITO.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO incluido en Efinca Premium
Este plan contempla visitas periódicas a las comunidades administradas, realizando las
reparaciones necesarias y el mantenimiento preventivo de las instalaciones de la comunidad.
PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO – VERIFICACIONES PERIÓDICAS:
ILUMINACIÓN
VERIFICAR:
Si todas las lámparas están funcionando correctamente: si se encienden por los medios
previstos (interruptores, sensores de movimiento u otros).
Luces de emergencia de las escaleras y luces de los ascensores.
En caso de que alguna lámpara no se encendiese, sustituirla lo antes posible.
Las averías eléctricas deben ser comunicadas a EFINCA por parte del personal de
mantenimiento.
HALL DE ENTRADA
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VERIFICAR:
Todas las puertas de acceso al interior del edificio, especialmente en lo relacionado con
su estado de conservación general, electrificación, ajuste y cierre, bisagras y muelles de
compensación.
Panel de interruptores, estado de los buzones de correo, y verificar si hay
correspondencia en el buzón de la administración.
Sustituir la información en el tablón de la comunidad siempre que sea necesario,
verificar el estado de las tomas de electricidad y del cuadro de interruptores.
ÁREAS RESERVADAS
Estas áreas comprende: cuartos de máquinas de los ascensores, salas de transformadores,
calderas de gas y otras que revistan peligrosidad por los equipos que alberguen, debido a que
éstos puedan ocasionar lesiones o incluso la muerte si sufren averías, desperfectos o son
indebidamente manipulados.
VERIFICAR:
Si estas áreas están debidamente vedadas al acceso público.
Si en la puerta de estas salas hay una placa informativa o una pegatina con el nombre y
el teléfono de la entidad que debe intervenir en caso de avería.
INTERRUPTORES
VERIFICAR el estado de conservación y buen funcionamiento, con especial atención a las
condiciones de seguridad tales como: cables a la vista, cajetines rotos, etc.
TEMPORIZADORES, AUTOMÁTICOS DE ESCALERA Y SENSORES
VERIFICAR el buen funcionamiento de estos equipamientos, tanto en cuanto al radio de acción
como al tiempo de programación. Procede a los ajustes necesarios.
CUADRO ELÉCTRICO
VERIFICAR:
El estado de conservación general
Cierres
Humedades y otros factores comprometedores de la seguridad
ESCALERAS
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VERIFICAR:
Luces de emergencia, simulando la falta de electricidad en la finca
Desatascos de todas las puertas de emergencia (corta fuegos)
Estado de conservación de las claraboyas o luminarias cuando existan
SALA DE CONTADORES
VERIFICAR:
El estado de conservación de las cajas de contadores de gas y electricidad
Despejar el paso hacia las escaleras y salidas de emergencia
EXTINTORES
En el momento en que se hace la recepción de la finca, deberá hacerse el levantamiento de los
extintores existentes con la revisión obligatoria de los siguientes elementos:
Tipo
Peso
Ubicación
Plazo de validez
VERIFICAR regularmente el estado del sello de inviolabilidad de los extintores.
GARAJES, APARCAMIENTOS Y PORTONES DE ACCESO
VERIFICAR:
La correcta apertura de los portones
Parte eléctrica
Estado de los muelles, las bisagras, cadenas y palancas, procediendo a lubricarlos
regularmente
No lubricar las partes eléctricas (motores)
Verificar la existencia de aceite en el suelo y, en su caso, proceder a su remoción
Estado de los equipos de iluminación
Desatascar los imbornales y rejillas de colección de aguas del garaje y los
aparcamientos
Colocar la señalización de “prohibido fumar o hacer fuegos en garajes cerrados”
PARTES EXTERIORES
VERIFICAR:
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Condiciones de la accesibilidad a la finca
Existencia de cristales rotos, paramentos dañados, grafitis y pintadas, así como de
publicidad adherida a las paredes
Funcionamiento de la iluminación exterior a la finca
En caso de que la iluminación pública estuviera averiada, se debe dar a conocer al
gestor de comunidades
Limpieza y desatasco de cañerías, canalones para agua de lluvia en los patios o terrazos
comunes, así como en los tejados y aleros
CERRADURAS Y BISAGRAS
Las cerraduras deben poder abrirse sin dificultad. Siempre que sea necesario, aplicar un poco de
lubricante tanto en la lengüeta de la cerradura como en el bombín.
Las lengüetas deben siempre poder bloquear la puerta cada vez que se cierre.
Siempre que se haya de sustituir una cerradura, habrá que avisar previamente a los
copropietarios del día y la hora en la que esto se hará.
COMPOSICIÓN DE LA CAJA DE HERRAMIENTAS
La caja de herramientas debe estas siempre ordenada, limpia y completa.
Ésta debe contener, básicamente:
Llaves de rosca de varios tamaños
Alicate universal
Alicate de puntas
Alicate de corte
Llave 6/7
Llave 8/9
Llave 10/11
Llave inglesa
Martillo
Linterna
Abrazaderas plásticas de varios
tamaños
Espray limpia-contactos
Espray lubricante
Lija del 400
Surtido de tornillos y tuercas
LIMPIEZA ESPECIALIZADA (incluido en Efinca Premium)
LOS PLANES DE LIMPIEZA SE DESTINAN ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE A LAS COMUNIDADES DE
PROPIETARIOS CUYAS FINCAS ESTÁN ADMINISTRADAS POR EFINCA.
Hemos ideado planes de limpieza adaptados a las necesidades de las comunidades de
propietarios de viviendas y de locales comerciales u oficinas, utilizando métodos y equipos
específicos para cada situación.
PROCEDIMIENTOS DE LIMPIEZA PARA UN MEJOR DESEMPEÑO DEL SERVICIO DE
LIMPIEZA:
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a) Presentación a los trabajadores de los productos de limpieza, y la explicación
pormenorizada sobre la forma correcta de aplicar los mismos.
b) Entrega de un mapa de trabajo indicando las zonas a limpiar y los días, para dar un
servicio de calidad. (Anexo 1)
c) Guía especificando el desarrollo de los trabajos, como, por ejemplo:
- Los lunes se hace limpieza general de la finca
- Los viernes se hace una limpieza de la entrada y de los ascensores
- El primer día laborable de cada mes se limpiarán los elementos de madera (puertas
y techos)
d) Verificar y comprobar el correcto funcionamiento de elementos comunes a mantener
(Anexo 2).
e) Después de haber limpiado los suelos, dejar las alfombras por alto, apoyadas en la
puerta (para que no existan dudas de que se limpió el suelo debajo de las alfombras).
f) Durante el día en que se hace la limpieza completa, prestar atención a los siguientes
detalles:
Lámparas y luminarias
Ceniceros
Rodapiés
Techos
Paredes
Puertas
Interruptores
Alfombras
EMPLEADOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO
1) Los empleados deben utilizar obligatoriamente el uniforme y la tarjeta de identificación
proporcionados por la entidad empleadora.
2) Siempre que se encuentren en el ejercicio de sus funciones, deben adoptar un
comportamiento discreto, evitando hacer ruidos o molestar a los copropietarios y demás
habitantes de la finca.
3) Está absolutamente prohibido a los empleados fumar o utilizar equipos de sonido,
auriculares, MP3, etc., cuando estén dentro de los edificios.
4) Si algún copropietario presenta reclamaciones o peticiones de realización de trabajos, el
empleado deberá solicitarle amablemente que dirija su petición al administrador de la
comunidad.
5) En todas las comunidades administradas por EFINCA debe existir un cuadrante de limpieza,
en el que se fijen las horas de presencia de los empleados de mantenimiento y limpieza. Los
empleados, siempre que estén presentando servicio en el edificio, deben rellenar su
cuadrante. Cuando el cuadrante esté completo, debe ser sustituido, entregando las hojas
rellenadas al gestor/a de comunidades del centro EFINCA. (Anexo 3)
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6) En caso de duda en la ejecución del trabajo, tanto en lo concerniente a la limpieza como al
mantenimiento, los empleados deberán siempre consultar con el/la gestor/a EFINCA de la
comunidad.
7) Los empleados de EFINCA tienen expresamente prohibida la prestación de servicios de
limpieza o mantenimiento a los copropietarios a título particular, es decir, dentro de sus
viviendas, excepto si es EFINCA quien realiza la contratación siguiendo los procedimientos
estipulados.
8) Toda situación susceptible de constituir peligro debe ser comunicada de inmediato al/a la
gestor/a de la comunidad, siendo imperativo hacer todos los esfuerzos para eliminar el
peligro en el menor tiempo posible.
POSIBLES SITUACIONES DE PELIGRO
Cables eléctricos desprotegidos
Humedad próxima a instalaciones eléctricas
Olor a gas dentro del edificio
Cristales rotos
Avería en los ascensores
Cuando se detecte alguna de estas situaciones notificar a la oficina del Administrador. En los
planes de mantenimiento y limpieza deberíamos tener en cuenta los siguientes aspectos:
Son un valor añadido, ya que este personal son nuestros ojos y nuestras manos en la
comunidad
Los puestos de trabajo deben estar definidos; se debe definir con el empleado sus
funciones y el tiempo de ejecución
Llevan asociado un seguimiento de la labor realizada. Además de una supervisión
periódica es conveniente realizar alguna visita sorpresa
Los productos deben ser establecidos por EFINCA
Los empleados de limpieza y mantenimiento deben ir uniformados
SERVICIOS EFINCA PREMIUM
EFINCA PREMIUM PRESENTA UN CONJUNTO DE SERVICIOS CUYA CONTRATACIÓN PERMITE A
LAS COMUNIDADES UNA REDUCCIÓN DE LOS COSTES GLOBALES.
Para EFINCA estos planes suponen posicionarnos a distancia de la competencia, ganando en
competitividad y prestigio de los servicios presentados, más allá de potenciar la facturación de
nuestro Centro EINCA.
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Este plan pone a disposición de las comunidades de propietarios un conjunto de servicios
integrados y pensados para optimizar la administración de la comunidad, con un elevado
estándar de calidad en la prestación de los servicios, siempre con el coste más bajo.
Incluye los servicios de Administración, Limpieza y Mantenimiento.
Este servicio es SERVICIO ESTRELLA, que ofrece las mejores condiciones para el cliente y para
Efinca
EFINCA CONFORT
Es un plan integral de servicios pensados para el bienestar de los propietarios en comunidad.
Incluye además de Administración, Limpieza y Mantenimiento, un servicio de Portería Exclusiva,
Mantenimiento de Calefacción, Jardinería o cualquier servicio a demanda.
SERVICIO ADAPTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PROTECCION DE DATOS
EFINCA ofrece a las comunidades de Propietarios el servicio de Consultoría, Auditoría y
Prestación de otros servicios en el ámbito del Reglamento Europeo de Protección de datos de
carácter personal y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los
Derechos Digitales. Este servicio se subcontrata a otra empresa. Actualmente TOTALDAT.
Diagnosis inicial e inscripción registral de Ficheros.
Redacción de documento de seguridad.
Contratos de tratamiento por cuenta de terceros.
Asesoramiento legal.
Cláusulas legales de información.
Mantenimiento y actuación.
En Anexo PROTECCIÓN DE DATOS encontrará más información sobre este tema.
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ANEXO 1: TAREAS Y FRECUENCIA DEL SERVICIO DE LIMPIEZA EFINCA
TAREA Diaria Semanal Mensual Bimestral Semestral Anual
SERVICIOS DIARIOS
Barrido de Suelos X
Fregado de suelos con producto neutro X
Limpieza de huellas en cristales de puerta de entrada X
Desempolvado de mobiliario X
Desempolvado de enchufes, bordes, marcos, zócalos X
SERVICIOS SEMANALES
Limpieza de papeleras x
SERVICIOS MENSUALES
Limpieza de cristales interiores y exteriores x
SERVICIOS BIMESTRALES
Limpieza de Garaje X
SERVICIOS SEMESTRALES
Limpieza de extintores X
Limpieza de puertas y marcos X
Limpieza de pulsadores X
Limpieza de señalización X
SERVICIOS ANUALES
Higienización con producto desinfectante homologado X
Abrillantado de suelos X
SERVICIOS EXTRAORDINARIOS SOBRE PEDIDO
Actos vandálicos
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Inundaciones, incendios, otros…
MANTENIMIENTO PREVENTIVO EFINCA
Todos los Miércoles x
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ANEXO 2: SUPERVISIÓN MANTENIMIENTO POR PERSONAL DE LIMPIEZA
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ANEXO 3: CUADRANTE LIMPIEZA
Nombre de la Comunidad:
Código: 029002
Hora
Fecha Llegada Salida Observaciones Empleada
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ANEXO 4: PETICIÓN DE PRODUCTOS DE LIMPIEZA O ÚTIL
HOJA DE PEDIDO
FECHA
CONCEPTO CANTIDAD
Fregona tiras algodón PLA
Fregona tiras planas azul o amarilla
Palo de fregona
Cubo de fregona + escurridor
Lejía 4 l
Amoniaco 1 l
Friegasuelos 1,5 litros
Friegasuelos 5 litros
Ambientador 1 litro
Paño de cristales
Paños varios
Bayetas 3 Uds.
Cepillo barrer
Palo de cepillos
Recogedor
Rollo Celulosa grande
Rollo Celulosa pequeño
Bolsas de Basura pequeñas
Bolsas de Basura grandes
Limpiacristales 1 litro
Multiusos 1 litro
Bote líquido Suelos de Mármol
Bote Espray para Madera
Palo alargador metálico limpiacristales
Guantes
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