MODELO DE JACK FLEITMAN

EVALUACION INTEGRAL

1.- ¿ QUE ES LA EVALUACION INTEGRAL ?

2.- ALCANCE LA EVALUACION INTEGRAL

3.- VENTAJAS Y BENEFICIOS DE LA EVALUACION

INTEGRAL

4.- METODOLOGIA DE EJECUCION

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¿ QUE ES LA EVALUACION INTEGRAL ?

ES UNA METODOLOGIA POR MEDIO DE LA CUAL SE ESTUDIAN, ANALIZAN Y EVALUAN LAS FUERZAS, DEBILIDADES, AMENAZAS Y OPORTUNIDADES DE LAS EMPRESAS; SIRVE COMO INSTRUMENTO POR MEDIO DEL CUAL SE ANALIZA Y EVALUA UN ORGANISMO:

EL ENTORNO SU BASE LEGAL ORGANIZACIÓN ESTRUCTURA POLITICAS PLANES PROGRAMAS SISTEMAS Y CONTROLES

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NATURALEZA

ES UNA FUNCION REVISORA DE MAYOR AMPLITUD, DE NUEVOS ENFOQUES CUALITATIVOS Y CON LA PARTICIPACION DE UN GRUPO MULTIDISCIPLINARIO DE PROFESIONALES EXPERTOS.

ALCANCE

ES UNA REVISION GENERAL DE TODAS LAS AREAS Y SUS INTERRELACIONES , LA CUAL PERMITE TENER UNA VISION CLARA, SIMPLE, Y PRECISA DEL ORGANISMO, CON EL PROPOSITO DE DETECTAR LAS AREAS CRITICAS O AREAS PROBLEMA.

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OBJETIVOS

EVALUA EL GRADO Y FORMA EN QUE UNA EMPRESA, PUBLICA O PRIVADA , CUMPLE CON SUS OBJETIVOS.

PERMITE CONOCER SI LOS PROGRAMAS Y RECURSOS SON ADMINISTRADOS CON EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMIA.

VERIFICA SI SE ACATAN LAS DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS APLICABLES.

VERIFICA SI LA OBLIGACION DE RENDIR CUENTAS ES RAZONABLEMENTE CUMPLIDA.

EVALUA LA SUFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y OPERACIONAL.

REVISA EL SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL PARA LA TOMA DE DECISIONES

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ES UN SISTEMA DE EVALUACION Y CONTROL QUE TIENE UN ENFOQUE CONSTRUCTIVO, QUE PERMITE NO SOLO SER UN INSTRUMENTO DE VIGILANCIA, SINO TAMBIEN DE PROMOCION Y APOYO PARA COADYUVAR A ELEVAR LOS NIVELES DE EFECTIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD DE LAS EMPRESAS.

SE ENFOCA A LA DETECCION DE HALLAZGOS Y SITUACIONES RELEVANTES QUE LIMITEN EL DESARROLLO DE LA EMPRESA EN SU CONJUNTO O EL DE ALGUNA AREA ESPECIFICA.

PERMITE ELABORAR DIAGNOSTICOS Y RECOMENDACIONES SUSTENTADAS EN EVALUACIONES SISTEMATIZADAS Y CON UNA METODOLOGIA

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ALCANCE DE LA EVALUACION INTEGRAL

DE DEBERA TOMAR EN CUENTA LOS SIGUIENTES FACTORES DE LA EMPRESA:

LOS FUNDAMENTOS LEGALES, OBJETIVOS, METAS, PROGRAMAS, SISTEMAS Y CONTROLES.

EL ESTADO DEL ENTORNO. EL AREA GEOGRAFICA QUE ABARCA LA COMPLEJIDAD ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL EL GRADO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL. LA DIMENSION Y EL ALCANCE DE LAS INTERRELACIONES Y

OPERACIONES INTERNAS Y EXTERNAS. LA DISPOSICION DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA LA

REALIZACION EL TIEMPO NECESARIO LAS FACILIDADES QUE SE TENGAN PARA OBTENER LA

INFORMACION LO QUE ESPERA OBTENER EL CLIENTE QUE CONTRATA LA

EVALUACION.

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VENTAJAS Y BENEFICIOS DE LA EVALUACION INTEGRAL.

DETERMINA SI LA EMPRESA ESTA OPERANDO CON LAS UTILIDADES QUE DEBIERA, O SI ESTA CUMPLIENDO CON LOS OBJETIVOS SOCIALES PARA LO CUAL FUE CREADA.

IDENTIFICA AREAS ESPECIFICAS QUE PUEDEN MEJORARSE.

COMPRUEBA LA EFICACIA EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y METAS PLANTEADOS, Y DETECTA LA EXISTENCIA DE OPORTUNIDADES DE MEJORAR.

EXAMINA LA EFICIENCIA DEL PERSONAL.

VERIFICA LA ECONOMIA CON QUE SE MANEJAN LOS RECURSOS Y EL USO QUE SE LES DA.

DETERMINA LA OPORTUNIDAD, CONGRUENCIA Y CALIDAD CON QUE SE TOMAN LAS DECISIONES.

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COTEJA EL LOGRO DE LAS METAS EN RELACION CON LOS PLANES, PRONOSTICOS Y PRESUPUESTOS ASIGNADOS.

VERIFICA LA VALIDEZ Y CONGRUENCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

REVISA EL PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA.

ESTABLECE LA NECESIDAD DE MEJORAS A LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS EXISTENTES.

IDENTIFICA CARGAS DE TRABAJO, DEFINIENDO CON CLARIDAD FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y RELACIONES ENTRE LOS ORGANOS PARA EVITAR DUPLICIDAD O TRABAJO INNECESARIO.

SIMPLIFICA METODOS DE TRABAJO Y OPERACIONES ADMINISTRATIVAS PARA REDUCIR EL TIEMPO OCIOSO Y LOGRAR EL APROVECHAMIENTO PLENO DE LA REALIZACION DE ESFUERZOS.

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METODOLOGIA DE EJECUCION

ETAPA NOMBRE INFORMES Y PROGRAMAS

1 ANALISIS PRELIMINAR PROPUESTA INICIAL Y PROGRAMA GENERAL

2 REVISION INTEGRAL DIAGNOSTICO GENERAL Y PROGRAMAS ESPECIFICOS

3 EVALUACION ESPECIFICA DIAGNOSTICO ESPECIFICO POR AREA EVALUADA

4 OPINIONES Y RECOMENDACIONES

INFORME FINAL E INFORME EJECUTIVO

5 PROGRAMA DE IMPLANTACION DE RECOMENDACIONES

INFORME DE AVANCE DE IMPLANTACION DE RECOMENDACIONES

6 EVALAUCION DE LAS MEJORAS OBTENIDAS

INFORME DE RESULTADOS Y BENEFICIOS.

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ETAPA 1.- ANALISIS PRELIMINAR:

SE PRETENDE OBTENER UNA VISION GENERAL DE LA EMPRESA. EN ESTA PARTE SE CONCRETA LA INFORMACION INDISPENSABLE PARA ELABORAR Y PRESENTAR UNA PROPUESTA INICIAL QUE CONTENGA, CUANDO MENOS, EL ALCANCE Y RESULTADOS ESPERADOS DE LA EVALUACION A LAS PERSONAS DE LA EMPRESA QUE CONTRATARON LA EVALUACION.

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ETAPA 2.- REVISION INTEGRAL:

EN ESTA SE REALIZAN LAS PRUEBAS DE EVALUACION Y SE LLEVA A CABO UNA IVESTIGACION DE CAMPO PROFUNDA, APLICANDO CUESTIONARIOS ESPECIFICOS POR AREA.

EL PROGRAMA DEBERA CUBRIR COMO MINIMO EL ESTUDIO, ANALISIS Y EXAMEN DE :

EL ENTORNO O MEDIO AMBIENTE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN LOS PLANES COMERCIALES, FINANCIEROS Y DE OPERACION. ETC.

DEFINICION DE AREAS CRITICAS:

EN ALGUNAS REVISIONES ES FACIL IDENTIFICAR LAS AREAS QUE REQUIEREN UNA EVALUACION MAS PROFUNDA, PERO EN OTRAS NO ES ASI. EN ESE CASO, LO IMPORTANTE SERA DEFINIR LAS PRIORIDADES TOMANDO EN CUENTA LA PROBLEMÁTICA DE LA EMPRESA EN SU CONJUNTO.

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DIAGNOSTICO GENERAL:

SE DA UNA VISION GLOBAL Y DINAMICA DE LA EMPRESA, SE INFORMA SOBRE EL DESCUBRIMIENTO DE FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES, ASI COMO DE INEFICIENCIAS Y DEBILIDADES Y EL CALCULO DEL IMPACTO DE ESTAS EN EL EQUILIBRIO DE LA EMPRESA.

COMO RESULTADO TENEMOS UN:

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ETAPA 3.- EVALUACION ESPECIFICA:

SE DEBE HACER UNA REVISION EXHAUSTIVA E INTENSIVA PARA CONOCER PROFUNDAMENTE LA PROBLEMÁTICA DEL AREA O PROCESO CRITICO QUE SE HAYA DECIDIDO EVALUAR.

DEBE ELELABORARSE UN PROGRAMA DE EVALUACION ESPECIFICA PARA CADA AREA CRITICA.

LOS PASOS SON:

ELABORAR UN PROGRAMA DE TRABAJO QUE DEBERA CONTENER OBJETIVOS, ALCANCES, EL TRABAJO Y LAS POSIBLES ESTRATEGIAS.

DEFINIR ESTUDIOS, TECNICAS DE APOYO, CRITERIOS DE MEDICION Y ADAPTAR CUESTIONARIOS ESPECIFICOS PARA LAS AREAS QUE SE VAYAN A EVALUAR.

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UNA VEZ ELABORADOS LOS CUESTIONARIOS SE INICIA LA INVESTIGACION DE CAMPO DE CADA AREA, PROCESO O SISTEMA.

OBJETIVOS, PLANES, PROGRAMAS, SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES.

USO DE RECURSOS MATERIALES, TECNICOS Y FINANCIEROS, ASIGNADOS.

LA CALIDAD DEL PERSONAL. LA POSICION ESTRATEGICA DEL AREA EN LA EMPRESA. LOS INFORMES QUE EL PERSONAL DEL AREA PRESENTA A

SUS SUPERIORES. EL DESARROLLO TECNICO-ADMINISTRATIVO. EL USO DE NUEVAS TECNICAS ADMINISTRATIVAS.

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COMPRENSION DE UN PROBLEMAPOR RESOLVER

FORMULACION DEL PROBLEMA

RECOPILACION E INVESTIGACIONDE INFORMACION

ANALISIS DEL PROBLEMA

PROCEDIMIENTOS Y PRUEBASDE EVALUACION

SELECCIÓN DE SOLUCIONES

SOLUCIONES DETALLADAS

PROCESO

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ANALISIS DEL PROBLEMA:

INFORMACION Y OPINIONES IMPORTANTES

FORMULACION DEL PROBLEMA

ANALISIS DEL PROBLEMA

CAUSAS QUE IMPIDEN LA OPERACIÓN NORMAL DEUN PROCESO O SISTEMA

DEFINICION DETALLADA DEL PROBLEMA EN FUNCIONDE ALTERNATIVAS, SOLUCION Y RESTRICCIONES

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ETAPA 4.- OPINIONES Y RECOMENDACIONES

EL GRUPO DE EVALUACION EMITE SU OPINION SOBRE CUAL ES EL CAMINO MAS VIABLE PARA MEJORAR LA EMPRESA Y PROPORCIONA OPCIONES DE EVALUACION.

GENERACION DE OPCIONES DE SOLUCION

SELECCIÓN DE OPCIONES DE SOLUCION

SELECCIÓN DE LA MEJOR OPCION

FORMULACION DE RECOMENDACIONES

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RECOMENDACIONES MAS COMUNES:

RECOMENDACIONES PROGRAMATICAS, ORGANIZACIONALES, ADMINISTRATIVAS, OPERACIONALES, DE DIRECCION, TECNICAS Y DE CONTROL.

ACCIONES QUE PUEDAN TOMARSE PARA REENCAUZAR LAS OPERACIONES HACIA LAS METAS PLANTEADAS.

OPCIONES PAA TENER OPERACIONES MAS EFICACES Y CON MEJOR ECONOMIA Y CALIDAD.

MEDIDAS PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS QUE DEBAN EFECTUARSE MEJORES FORMAS DE CONTROL. ESTRATEGIAS DE COMERCIALIZACION ESTRATEGIAS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO. NECESIDADES DE CAPACITACION. NECESIDADES DE GENERAR UNA CULTURA DE CALIDAD TOTAL NECESIDADES DE FINANCIAMIENTO MEJORAMIENTO DE INSTALACIONES NECESIDADES DE MANO DE OBRA Y DE PERSONAL ADMINISTRATIVO NECESIDAD DE DESARROLLO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS INTEGRADOS NECESIDAD DE MECANIZACION Y ESTANDARIZACION GENERAL INVERSIONES EN TECNOLOGIA, MAQUINARIA Y EQUIPO. DESARROLLO DE NUEVOS PROYECTOS. ADQUISICIONES ESTRATEGICAS DE OTRAS EMPRESAS..

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DIAGNOSTICO ESPECIFICO DE LAS AREAS EVALUADAS:

EN ESTE DOCUMENTO SE SEÑALAN BASICAMENTE:

EL GRADO Y FORMA DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS, PROGRAMAS Y FUNCIONES DEL AREA EVALUADA.

LA EFICIENCIA EN EL USO DE LOS RECURSOS HUMANOS Y LA EFICACIA Y ECONOMIAS DE LOS TECNICOS, MATERIALES Y FINANCIEROS DEL AREA.

EL GRADO Y CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN. LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL AREA EN RELACION CON LA EMPRESA

EN SU CONJUNTO. LOS EFECTOS GLOBALES QUE LA INEFICACIA PUEDE CAUSAR EN EL

DESARROLLO DE LA EMPRESA. LAS DEFICIENCIAS, HALLAZGOS Y SITUACIONES DETECTADAS DURANTE EL

TRABAJO DE REVISION DEL AREA.

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INFORME FINAL:

INTRODUCCION SINTESIS DEL DIAGNOSTICO GENERAL SINTESIS DEL DIAGNOSTICO ESPECIFICO FORTALEZAS Y DEBILIDADES OPORTUNIDADES Y AMENAZAS PRELACION DE PROBLEMATICAS COMENTARIOS Y CONCLUSIONES RECOMENDACIONES Y ALTERNATIVAS DE IMPLANTACION.

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ETAPA 5.- PROGRAMA DE IMPLANTACION DE RECOMENDACIONES

ES LA ETAPA MAS IMPORTANTE DE TODAS, YA QUE DEBE LLEVARSE LA IMPLANTACION DE LA RECOMENDACIONES

UNA VEZ IMPLANTADA LA OPCION DEFINIDA, ES INDISPENSABLE COMPROBAR SU EFICACIA Y EN SU CASO, SUGERIR MEDIDAS CORRECTIVAS, PARA LO CUAL DEBERA MODIFICARSE LA CAUSA QUE GENERA EL O LOS PROBLEMAS ENCONTRADOS.

ELABORACION DE UN PROGRAMAESPECIFICO DE IMPLANTACION

INTEGRACION DE LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, TECNICOS Y

FINANCIEROS.

EJECUCION DEL PROGRAMA

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INFORMES DE AVANCE DE IMPLANTACION DE RECOMENDACIONES

CONTENIDO DEL INFORME:

GRADOS DE AVANCE DE LA IMPLANTACION DE CADA RECOMENDACIÓN

CAUSAS DE LAS DESVIACIONES AL PROGRAMA LIMITACIONES PARA EL CUMPLIMIENTO PROGRAMACIONES ACORDES A LAS DESVIACIONES.

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ETAPA 6 EVALUACION DE LAS MEJORAS OBTENIDAS

ES LA ULTIMA ETAPA DE LA REVISION Y EN ELLA SE EVALUAN LAS MEJORAS OBTENIDAS POR LA EMPRESA.

VERIFICAR LA IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES Y EN SU CASO, LAS DESVIACIONES Y SU CAUSA

INVESTIGAR LA REACCION DEL PERSONAL Y LOS DIRECTIVOS

REVALUAR LO LOGRADO EN LA CONSECUCION DE LOS OBJETIVOS ECONOMICOS Y SOCIALES.

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INFORME DE RESULTADOS Y BENEFICIOS

EN ESTE ULTIMO INFORME SE DEBEN MENCIONAR LOS ULTIMOS CAMBIOS, LAS MEJORAS Y LOS BENEFICIOS SOCIALES, LABORALES, DE DESARROLLO HUMANO, DE MODERNIZACION, PRODUCTIVIDAD, EFECTIVIDAD, CALIDAD Y COMPETITIVIDAD EN LA EMPRESA QUE SON PRODUCTO DE LAS RECOMENDACIONES FORMULADAS DURANTE EL PROCESO DE EVALUACION INTEGRAL.

TIPOS DE INFORME:

INFORMES DE AVANCE INFORMES CONFIDENCIALES INFORMES EJECUTIVOS.

EXPOSICION ORAL DEL INFORME.

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NORMAS PARA LA ELABORACION DE INFORMES

Deben ser objetivos, veraces y presentados conforme al calendario previamente establecido.

Los datos se deben presentar en forma exacta y razonable, describir los hallazgos de manera convincente, clara, sencilla y concisa y completa.

Incluir una mención especial sobre los logros obtenidos, destacando las mejoras.

Cuidar aspectos de sintaxis y presentación.

Enviarlos a corrección de estilo con especialistas en lenguaje.

Considerar a quien van dirigidos y su relación con las áreas o sistemas evaluados.

Elaborar borradores y reescribir el documento las veces que sean necesarias.

Enviar el borrador a aquellos directivos que solicitaron la evaluación a fin de que ellos lo revisen.

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