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INTRODUCCIÒN

Hoy en la actualidad nos consideramos seres racionales que nos

encontramos en un mundo moderno la cual esta pleno de competitividades y

oportunidades; donde estamos obligados a estar sometido en ello para

lograr algún desafío. Es decir que necesitan profesionales creativos,

innovadores, investigadores, etc. con caracteres emprendedores como:

capacidad de trabajo, iniciativa, diplomacia, fiabilidad, responsabilidad,

puntualidad, eficiencia, eficacia, etc. de acuerdo a las exigencias de la

demanda laboral.

Desde este óptica el Instituto de Educación Superior Tecnológico

Público de Uchiza “Francisco Vigo Caballero”, programa la realización de

las prácticas Modular I, en la especialidad de Secretariado Ejecutivo, el cual

al estudiante le permite conectarse con el campo real de trabajo, siguiendo

los lineamientos aprendidos. Por lo tanto la secretaria ejecutiva cumple un

papel importante y determinante en las labores de carácter administrativa, en

donde aporta todo el potencial humano - cognitivo y profesional.

El objetivo básico de este informe es hacer conocer las experiencias y

acontecimientos logradas en el lapso de mi Practica Módulo I; espacio que

me ha permitido profundizar las nociones y aspectos teóricos - prácticos

dentro de mi formación profesional, en lo que he comprendido que toda

secretaria ejecutiva ejerce una labor extensa, complicada y sobretodo utiliza

todas las cualidades esenciales como: cortesía, respeto, capacidad de

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trabajo, responsabilidad, discreción, etc., debido a que ella es la persona

facultada de ejecutar arduas actividades dentro de una empresa o

institución, ya sea pública o privada.

En el contenido de este informe se redactan y revelan en forma

concreta, veraz y objetiva el trabajo realizado en la OFICINA DE LA

AGENCIA AGRARIA – TOCACHE, destacando las diferentes

características y perfiles profesionales tales como la identificación y manejo

del programa o sistema que utilizan, sus reglamentos y normas, su

organización, funciones de sus funcionarios; personas que día a día se

especializan para ofrecer una mejor calidad de vida a los agricultores.

9

PRESENTACIÓN

El presente informe de práctica modular I fue realizado con mucho

esfuerzo y dedicación para la jurada y para todos los lectores que en su

contenido plasma “TODO LO RELACIONADO A LA OFICINA AGENCIA

AGRARIA TOCACHE Y TODAS LAS EXPERIENCIAS QUE PUDE

OBTENERLO” en la cual mencionamos los resultados significativos que la

práctica es una herramienta fundamental para el desarrollo personal y

profesional.

El rol de una secretaria, actualmente es muy preponderante en una

empresa o institución, es ella quien va a tener la información en tiempo

real, asimismo influye en la toma de decisiones que debe realizar el

ejecutivo; del mismo modo debe tener constante actualización en la

recepción y manejo de la información.

En un mundo globalizado se necesita profesionales técnicos creativos,

innovadores, competitivos de acuerdo a las exigencias de la demanda

laboral.

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INFORMACIÓN GENERAL

1.1DATOS DE LA ALUMNA (O)

1.1.1 Apellidos y nombres

FERNÁNDEZ TENORIO, Nelvita

1.1.2 Carrera Profesional

SECRETARIADO EJECUTIVO

1.1.3 Semestre de Estudios

2010-II

1.1.4 Modulo

Recepción y manejo de información.

1.1.5 Duración de la practica

285 Horas

1.1.6 Periodo de ejecución

Del 10 de enero al 02 de marzo del 2011

1.1.7 Docente Tutor

Tec. Comp. Mucha Colca Edgar Dennis.

11

1.2 DEL CENTRO DE PRÁCTICAS

1.2.1 Razón Social

AGENCIA AGRARIA TOCACHE

1.2.2 Ubicación geográfica

Las instalaciones de las Oficinas donde funciona la Agencia

Agraria - Tocache, ubicado en el Jr. Chorro San Juan N. 715,

del Distrito de Tocache, provincia de Tocache y Región de

San Martin.

1.2.3 Reseña Histórica

La Agencia Agraria Tocache se encuentra ubicada en la

capital de la provincia; la misma que está ubicada al sur de la

Región San Martín, es la dependencia de la Dirección

Regional Agraria San Martín encargada de efectuar en su

respectiva circunscripción territorial de la Agencia está

delimitado en base a cuencas hidrográficas, comprendido

parte, una o más de una provincia según sea el caso.

La Visión:

Al 2011 la agencia agraria de Tocache es una institución líder

en el fortalecimiento y desarrollo del sector agrario,

conjuntamente con los productores organizados, instituciones

públicas y privadas.

La Misión:

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Promover y orientar el desarrollo de la producción a través de

las capacitaciones y extensión agraria dentro del marco de las

cadenas productivas con una información oportuna y confiable

1.2.4 Descripción de la Infraestructura

La agencia agraria Tocache cuenta un ambiente alquilado de

material noble, el edificio no es propio es alquilado; y de

atención al cliente es de primera; y cuenta con cuatro áreas

específicas para diferentes cargos como se mencionan a

continuación área de secretaria, área de dirección, área de

administración y área de mesa de partes.

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1.2.5 Organigrama Estructural

Direccion

Programa Maquinaria

Oficina Agraria Uchiza

Oficina de Promocion de Competitividad

Agraria

Secretaria

Administracion

Tramite Documentario

Guardiania

Oficina de Estadistica Agraria

Tenencia de Tierras

Cadenas Productivas

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1.2.6 Organigrama Funcional

DirectorFormular, aprobar, ejecutar, evaluar, dirigir, controlar y administrar los planes y políticas de la región

Oficina de Estadística Agraria

Órgano encargado de brindar apoyo en materia de estadística y estudios económicos

AdministraciónEncargada de administrar los recursos materiales y humanos, y conducir la ejecución presupuestaria

Oficina de Promoción de Competitividad

AgrariaEncargada de proponer y ejecutar políticas públicas, estrategias y planes regionales orientados a propiciar la competitividad del sector

Tenencia de TierrasEncargada del saneamiento físico legal de la propiedad rural y reversión de tierras en el ámbito departamental

SecretariaRedacción de documentación, para realizar coordinaciones con otras instituciones solicitados por el Director

Agencia Agraria Uchiza

Encargada de efectuar en su respectiva circunscripción territorial, las acciones en materia agraria

Tramite documentarioOrganizar, dirigir, ejecutar, coordinar y supervisar la administración documentaria de la Dirección Regional de Agricultura

GuardianíaEncargada de vigilar y cuidad los recursos materiales de la agencia agraria

Programa Maquinaria

Facilitar a los productores Agrarios organizados el acceso a los servicios de alquiler de maquinarias agrícolas

Cadenas Productivas

Encargada del saneamiento

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1.2.7 Actividades Principales

Promover las actividades que faciliten la organización

de los productores agrarios para el desarrollo de la

cadena productiva de los productos más significativos en

la Provincia.

Velar por el cumplimiento de la normatividad

concerniente al sector agrario en el ámbito de su

competencia.

Canalizar los flujos de información de interés sectorial

local, desde y hacia los agentes económicos locales y

regionales.

Promover la convocatoria y concertación con los

organismos públicos, organizaciones no

gubernamentales y empresas de servicios para contribuir

a la resolución de problemas de los productores

organizados.

Cumplir el rol de agente promotor de los acuerdos y/o

contratos de los productores organizados de las cadenas

productivas más significativas ubicadas en la jurisdicción

de la Provincia de Tocache.

Promover la creación de organizaciones agrarias

privadas de tipo empresarial locales, vinculadas a las

cadenas productivas de los productos más significativos.

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La jurisdicción de la Dirección de Titulación, Reversión de

Tierras y Catastro Rural comprende el ámbito territorial

del Departamento de San Martín

La Dirección de Titulación, Reversión de Tierras y

Catastro Rural es la encargada del saneamiento físico

legal de la propiedad rural y reversión de tierras en el

ámbito departamental, enmarcado en el proceso de

descentralización y regionalización.

1.2.8 Horario de Atención

Lunes a viernes

Mañanas: 7:30 am – 1:00 pm

Tardes: 2:30 pm – 5:00 pm

1.2.9 Recursos Humanos

a) Nombrados

TEC. JACOB PINTO RIOS

APOLONIO BACA PINO

b) Contratados

ANDERSON SABOYA FASABI

OSCAR RODAS MENDOZA

TOMAS DUEÑAS GONZALES

CARLOS MARIN PEZO

GABRIEL FERNANDEZ VIERA

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SRA. NOEMI VELA RODRIGUEZ

ING. ARTIDORO VELA TORRES

ING. LUIS VELEZ LEYVA

ING. CARLOS MONT.VILLAVIC.

1.3 ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL CENTRO DE PRACTICAS

1.3.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Redacción y digitación algunos documentos

administrativos, tales como cartas, memorandos,

informes, oficios, comunicados y otros.

Elaborar las actas de las sesiones en cada reunión

de diversa índole.

Apoyo al director de la oficina agencia agraria

Tocache en diferentes actividades que eran

necesarios.

Apoyo en las distintas capacitaciones, charlas, etc.

realizadas por la Municipalidad Provincial de

Tocache, dirigidos a los agricultores de diferentes

sectores.

Innovación de los archivos de la Oficina agencia

agraria tocache.

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Archivar los diferentes documentos que ingresan a

la Oficina agencia agraria tocache, en los

archivadores de acuerdo a la fecha y el mes.

Actividades rutinarias tales como:

oLimpieza y orden de la Oficina agencia agraria

tocache y de los equipos de trabajo.

oRecepción de llamadas telefónicas y de

documentos administrativos (cartas, oficios,

informes, comunicados, etc.).

oEnvío de documentos a la DIRECCION

REGIONAL AGRARIA SAN

MARTIN/DRASAM mediante fax, etc.

oBrindar una excelente atención al cliente.

oVelar diariamente por la adecuada presentación

de la oficina, el buen uso y cuidado de los

elementos de trabajo a mi cargo.

oLlegar puntualmente y atender las necesidades

de los agricultores, dándole una solución rápida

y oportuna.

oOtros.

1.3.2 DESCRIPCIÓN DE MATERIALES UTILIZADOS

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MATERIALES:

De Oficina

Papel bond.

Lapiceros (azul, negro y rojo).

Lapiceros tinta líquida.

Lápiz.

Vinifan.

Cinta scosh.

Papel lustre.

Reglas.

Cuaderno grande.

Cuaderno de actas.

Plumones.

Corrector.

Resaltadores.

Engrapador.

Perforador.

Clip

Bandeja de papel.

Sellos.

Porta sellos.

Tijeras.

CD.

Cartulina, etc.

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De limpieza

Cera.

Trapeador.

Escoba.

Ambientador.

Detergente.

Jabón de tocador.

Toallas.

Papel higiénico.

Tachos de basura.

Otros.

EQUIPOS:

Computadoras.

Impresora.

Teléfono.

fax

Celulares RPM

USB.

VEHÍCULOS:

Moto

Tractores

Camionetas

2.1 DESCRIPCION TÉCNICA DE EQUIPOS, INSTRUMENTOS Y

MOBILIARIO DE CADA SERVICIO:

21

DESCRIPCION TECNICA DE EQUIPOS:

Durante el desarrollo de mis practicas pre profesionales modular y me

dado cuenta que cada institución y sus diversas áreas que se dividen

poseen unos equipos como tecnología que los facilitan en gran

porcentaje de sus trabajos de los profesionales de esta institución y de

esta forma brindan un buen servicio al público en general. Todas las

instituciones coinciden con los siguientes equipos:

Computadoras.

Impresora.

Teléfono.

Fax.

Celulares RPM.

USB, etc.

DESCRIPCION TECNICA DE LOS INSTRUMENTOS:

En la institución que realice mis prácticas pre profesionales del módulo I

he podido darme cuenta que trabajan con programas sofisticadas que

permiten desarrollar el trabajo de manera eficiente y eficazmente:

Los paquetes o programas más comunes que utiliza la agencia agraria

Tocache son el empleo del paquete office que comprende los programas

MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access y otros

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DESCRIPCION TECNICA DE LOS MOBILIARIOS:

Los diferentes mobiliarios que cuenta la institución presentan

características adecuadas para sentirse cómodos, de esta manera nos

facilitan realizar un trabajo eficiente y eficaz. Los mobiliarios son

preparados o adquiridos de acuerdo a las especificaciones de cada área

y teniendo en cuenta la cantidad de personal que laboran. Los

mobiliarios que cuenta la institución son los siguientes:

Sillas de madera.

Sillas ergonómicas.

Sillas de plástico.

Sofás.

Mesas de madera.

Escritorios.

Gavetas.

Archivadores.

Estantes.

Caja fuerte de metal, etc.

3.1 CONCLUSIONES

23

Durante la realización de mi Práctica MODULAR I he llegado

a las siguientes conclusiones:

La Secretaria Ejecutiva es un ente esencial en toda oficina;

porque cumple un rol fundamental en toda entidad o institución, ya

sea de carácter público o privada.

La Secretaria Ejecutiva debe practicar mucho la FIDELIDAD y

DISCRECIÓN (secreto profesional) en el ámbito de su trabajo;

porque le permitirá desarrollarse personalmente y

profesionalmente. Y así generará éxitos para su empresa o

institución para la cual trabaja.

Las Relaciones Humanas y Públicas aplicada por la ejecutiva

dentro de una institución son muy significativos, puesto que

genera una mejor y excelente interacción con las personas de su

alrededor.

Para integrarse en el llamado mundo globalizado (mundo de la

competitividad), una Secretaria Ejecutiva debe estar bien

preparada y al mismo tiempo seguir preparándose o

especializándose para dar solución a las exigencias prioritarias

de trabajo empresarial y/o institucional; por ende tener

conocimientos de cultura general, etiqueta, habilidades, perfil

profesional, sus funciones y destrezas sociales, de trato humano,

e idiomas ya que es importante para lograr entrar al mercado

laboral competitivo.

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3.2 SUGERENCIAS

A La Agencia Agraria Tocache:

25

Seguir brindando la oportunidad a las alumnas de la

especialidad de Secretariado Ejecutivo para ejecutar prácticas

pre – profesionales ya sea tradicionales o modulares.

Implementar con mobiliario y útiles de oficina.

Al Instituto de Educación Superior Tecnológico Público de

Uchiza “Francisco Vigo Caballero”

Debe edificar un Laboratorio de Cómputo propio e

implementarla, para la carrera de Secretariado Ejecutivo.

Realizar convenios con instituciones del ámbito local, regional,

y nacional para poder facilitar y ampliar el campo de desarrollo

de las prácticas pre – profesionales ya sean tradicionales o

modulares.

Edificar aulas propias e implementarlas para la carrera de

secretariado ejecutivo.

3.3 GLOSARIO

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COGNITIVO: Perteneciente o relativo al conocimiento.

DEMANDA: Cuantía global de las compras de bienes

y servicios realizados o previstos por una

colectividad.

ENDE: por tanto.

EFICIENCIA: Capacidad de disponer de alguien o de

algo para conseguir un efecto determinado.

EFICACIA: Capacidad de lograr el efecto que se

desea o se espera.

INMERSO: sumergido sumido o recogido.

INELUDIBLE: Evitar con astucia una dificultad o una

obligación.

LAPSO: Paso o transcurso.

RETO: Objetivo o empeño difícil de llevar a cabo, y

que constituye por ello un estímulo y un desafío

para quien lo afronta.

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BIBLIOGRAFIA

Documentos de gestión (ROF). Agencia agraria – Tocache

GRUPO OCÉANO/CENTRUM. 2001. “Manual de la secretaria

Ejecutiva en el mundo globalizado”. Estados Unidos.

PECINA, J. “La labor de la Secretaria en Escuelas Superiores”.

Editorial “INTERAMERICANA”. México. 1996.

28

29

Fig. 01. Razón social donde ejecuté mi Práctica del módulo I – jefe que lo

conduce Ing. Raúl Díaz Díaz.

30

31

Fig. 02. Desarrollando las actividades en el Área de recepción.

Fig. 03. Brindando una excelente atención al cliente, demostrando el perfil

profesional.

32

Fig. 04. Buscando un documento encomendado por mi jefe superior.

33

Fig. 05. Recepcionando las llamadas telefónicas oportunamente,

adecuadamente y Cortez.

Fig. 06. enviando un documento por medio del Fax.

34

Fig. 07. Digitando diversos documentos administrativos con la mayor posible

rapidez, eficacia y eficiencia.

Fig. 08. Ejecutando la limpieza adecuado de los equipos de oficina.

35

Fig. 09. Haciendo conocer a la secretaria los documentos recibidos.

Fig. 10. Aprendiendo el uso adecuado del fax.

36

Fig. 11. Haciendo firmar los documentos redactados para la contestación.

Fig. 12. Colocando los cables adecuadamente para el funcionamiento

correcto de la computadora