modelo de formato de procedimientos

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL

TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO Y MANEJO DE COMBUSTIBLES

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Revisión Actual

Revisión FechaPróxima

RevisiónElaborado Por Revisado Por Aprobado por

Autorización del Directorio de

Historial de Revisiones

No- Revisión Fecha Paginas Revisadas

Motivo de la Revisión

Control de Distribución

Ubicación del Documento Controlada No Controlada

1. OBJETIVO:

Planificar, evaluar y determinar la adecuación y eficacia del funcionamiento de la organización y de su SGI.

Analizar las tendencias de los procesos del SGI, con el fin de detectar oportunidades de mejoramiento.

Evaluar el Comportamiento Ambiental de la Organización. Evaluar los aspectos relacionados con la Seguridad y la Salud Ocupacional de los

colaboradores.

2. ALCANCE:

Doc. Reg. N°

Revisión N° 1 Año Revición: 2012

Elaborado por: UNIDAD DE SEGURIDAD, SALUD

Fecha elaboración:ENERO 2012

Firma:

Aprobado por: GERENCIA GENERAL

Fecha revisión:ENERO 2012

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Política y Objetivos y Metas del SGIInformes de Resultados Financieros.Reporte mensual de actividades.Base de control de SAC’s y SAPM’s Informes de Evaluación Satisfacción del cliente.Análisis de Tendencias de Indicadores claves de gestión (según F-GE.05) Análisis de No Conformidades del productoAnálisis de No conformidades ambientalesCumplimiento de Leyes ambientales aplicables a la organizaciónActas de Revisiones anterioresRecomendaciones para la mejoraCambios que puedan afectar al funcionamiento del SGI

PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION

Decisiones relacionadas con cambios en las Políticas, Objetivos y Metas.Mejoramiento del SistemaAsignación de recursos.

N/A



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Este procedimiento tiene incidencia en la planificación y evaluación del funcionamiento de la organización y de los procesos que constituyen su SGI. Incluye el Análisis de Tendencias de los Indicadores Claves de Gestión.

3. REFERENCIAS:

3.1 REFERENCIAS NORMATIVAS:

ISO 9001-2000: Requisitos 5.6 / 8.4. ISO 14001-2004: Requisito 4.6 OHSAS 18001-2007 Requisito 4.6.

3.2 RESUMEN DEL PROCESO

4. RESPONSABLES E INVOLUCRADOS:

4.1 RESPONSABLES DEL PROCESO:

Gerente General es responsable de:

En coordinación con el Consejo del SGI, elaborar y actualizar la Política y los Objetivos del SGI,

En coordinación con el Consejo del SGI, identificar los procesos necesarios y sus interrelaciones para el funcionamiento efectivo del SGI de la compañía.

4.2 INVOLUCRADOS:

Consejo del SGI es responsable de:

En coordinación con el Gerente General, elaborar y actualizar la Política y los Objetivos del SGI,

Doc. Reg. N°




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En coordinación con el Gerente General, identificar los procesos necesarios y sus interrelaciones para el funcionamiento efectivo del SGI de la compañía.

Definir y revisar los Indicadores Claves de Gestión. Decidir sobre cambios significativos del SGI.

Representante de la Dirección es responsable de:

Ingresar los nuevos procesos a la Cadena de Valor de la Empresa identificados por el Concejo del SGI cuando aplique.

Registrar los resultados de las Revisiones Gerenciales en el Acta de Reunión del Consejo del SGI.

Coordinar la Célula de Gestión responsable de la implantación, mantenimiento y mejora del SGI.

Mantener informado a la gerencia general sobre el estado del SGI.

Todos los Gerentes y Jefes de las diferentes Áreas de la Compañía tienen la responsabilidad de:

Elaborar el Plan Anual de Actividades y el Presupuesto de Gastos de cada área. Analizar los indicadores y tomar acciones en los diferentes procesos del SGI. Elaborar un Reporte Mensual de Actividades.

5. PROCEDIMIENTO:

El Gerente General en coordinación con el Consejo de SGI elaboran y actualizan la Política y los Objetivos del SGI con sus respectivos indicadores, éstos son revisados al menos una vez al año para verificar su continua adecuación a los objetivos organizacionales y con la Ideología de la empresa. Tanto la Política como los Objetivos del SGI son difundidos al personal a través del procedimiento de Comunicación Interna y Externa P-CI.

El Gerente General en coordinación con el Consejo de SGI, identifican los procesos necesarios y sus interrelaciones para el funcionamiento efectivo del SGI de la compañía.

Cuando el Consejo de SGI identifica un nuevo proceso dentro del SGI, éste es ingresado por el Representante de la Dirección a la Cadena de Valor de la Empresa. El responsable del proceso identificado se encargará de la elaboración del respectivo Procedimiento y de los Métodos de Trabajo (sí es el caso), de acuerdo a los lineamientos dados en el procedimiento P-DR.

Los responsables de las diferentes áreas de la empresa (Jefaturas y Gerencias) elaboran hasta la segunda semana del mes de Enero su Plan Anual de Actividades en el formato F-GE.01, en el que se incluyen las actividades necesarias para dar cumplimiento a los Objetivos del SGI vigentes, y así lograr la satisfacción continua de nuestros clientes, el cuidado del ambiente y la gestión en seguridad y salud ocupacional. En este Plan anual de Actividades también se incluye el Presupuesto de Gastos requerido para su cumplimiento.

5.1 PLANIFICACION Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS.

La Dirección, a de Ventas presentados por las Gerencias de Comercialización. La Dirección de la empresa aprueba los Planes Anuales de Actividades y sus Presupuestos hasta la primera semana del

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mes de Febrero. A partir de la fecha de aprobación, las diferentes áreas de la empresa comienzan las actividades estipuladas en los planes.

Si se requieren modificaciones en los Planes Anuales de Actividades, el gerente general conjuntamente con los involucrados coordina la realización de dichas modificaciones, hasta que el plan sea aprobado.

Para todos los proyectos de mejora de procesos o infraestructura que estén o no contemplados en el Plan Anual de Actividades, se gestionaran mediante el método de Preparación, Control y Evaluación de Proyectos MT-GE.02. Si los responsables de los procesos del SGI detectan la necesidad de recursos adicionales a los asignados a través del Presupuesto Anual de cada área, el Gerente de Area solicita los mismos al Gerente General a través de las reuniones del Consejo del SGI o mediante reuniones directas entre el Gerente de Area y la Gerencia General.

5.2 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.

5.2.1. INDICADORES DE GESTION:

El consejo del SGI revisa anualmente los objetivos del SGI y aprueba las metas de los indicadores claves de gestión y de los indicadores locales de los procesos en base a la Matriz de Indicadores del SGI F-GE.05. Para esto previamente los gerentes de planta sugieren las metas de sus indicadores en base al análisis estadístico usando el formato F-GE.07 Estadística de Indicadores. La descripción de cada indicador consta en el formato F-GE.06 Registro de Indicadores para Sueldo Variable, documento que servirá para actualizar las Matriz de Indicadores del SGI F-GE.05.

5.2.2. REVISIÓN DE RESULTADOS FINANCIEROS DE LA COMPAÑÍA:

La Dirección de la Empresa revisa al menos trimestralmente en reunión gerencial los resultados financieros de la compañía, presentados como salida del proceso de Análisis de Costos y Resultados P-AF.

5.2.3. REVISIÓN DE REPORTES MENSUALES DE ACTIVIDADES:

Las jefaturas de las diferentes áreas de la empresa presentan mensualmente a su respectivo gerente los Reportes Mensuales de Actividades en el formato F-GE.02, así como también el Análisis de Tendencias de los Indicadores que apliquen a su área de trabajo en el formato F-GE.03.

Los gerentes de las diferentes áreas de la compañía consolidan dichos reportes y elaboran su Reporte Mensual de Actividades en el formato F-GE.02, el mismo que contiene los resultados de los indicadores de su área para efectos del pago de sueldos variables, este reporte se presenta a la gerencia general conjuntamente con el Análisis de Tendencias de los Indicadores de su área, en el formato F-GE.03. Los resultados de los indicadores reportados son validados en forma aleatoria por el Auditor Interno.

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El gerente general revisa lo reportes de cada gerente de área y coordina con los involucrados las acciones a tomar para lograr el cumplimiento del Plan Anual de Actividades, y de los objetivos del SGI respectivos.

Los indicadores que aparecen en los diferentes procedimientos del SGI, y que no son parte de los indicadores Claves de Gestión, son analizados por el responsable de su cálculo conjuntamente con el jefe y/o gerente de área respectivo.

Además de los reportes mensuales de actividades, todos los gerentes de área presentarán a la Gerencia General durante la primera quincena de enero un Reporte Anual de Actividades con los resultados más relevantes de las actividades realizadas en sus respectivas áreas durante el año anterior, para esto utilizarán le mismo formato del Reporte Mensual de Actividades indicando que el periodo reportado corresponde a un año.

5.3 REVISIÓN GERENCIAL DEL FUNCIONAMIENTO DEL SGI:

5.3.1. TEMAS TRATADOS EN LA REVISIÓN GERENCIAL:

La Revisión Gerencial del funcionamiento del SGI comprende el tratamiento de los siguientes temas (Información de entrada para la revisión):

ITEM

TEMA DOCUMENTO/ REGISTRO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

1Revisión de Política del SGI ( Cuando sea necesario evaluar posibles cambios)

Política de SGI No aplica Representante de la Dirección

2Revisión Objetivos de SGI ( Cuando sea necesario evaluar posibles cambios)

Objetivos de SGI No aplica Representante de la Dirección.

3Revisión Resultados de Auditorias Internas / Externas

Base de Control de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora F-AC.03

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora P-AC

Jefe del SGI de cada Localidad

4 Retroalimentación del cliente

Análisis Satisfacción del Cliente F-SC.05.

Análisis de Quejas de Clientes F-SC.02

Servicio al Cliente P-SC

Gerentes Comerciales.

5 Revisión Resultados Indicadores claves de gestión.

Análisis de Tendencias F-GE.03

Planificación y Evaluación de la Gestión P-GE

Gerentes de las diferentes Areas de la empresa,

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según aplique.

6

Revisión de No Conformidades.

Análisis No Conformidades del Producto F-NC.02Análisis No conformidad ambiental F-NC.03Análisis de No Conformidad de SySO.

Control de No Conformidades P-NC

Gerentes de Planta

7

Estado de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora generadas por la operación del SGI

Base de Control de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora F-AC.03

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora P-AC

Jefe del SGI de cada localidad

8

Cumplimiento de Leyes Ambientales aplicables al negocio de la Organización.Cumplimiento de la Legislación en Seguridad y Salud Ocupacional.

Reportes de Monitoreos Matriz de Legislación Ambiental (F-LA.01).Reportes de cumplimiento de legislación SySO.

Procedimiento Seguimiento y Medición Ambiental P-SMA.Procedimiento de Requisitos Legales P-LA.Procedimiento de Evaluación del Cumplimiento Legal P-CL.Procedimiento de Riesgos Industriales P-RI

Gerentes de Planta / Jefe SGI

9Seguimiento a acciones del Acta de la reunión de Revisión Gerencial anterior.

Acta de Reunión del Consejo de SGI F-GE.04

Planificación y Evaluación de la Gestión P-GE

Representante de la Dirección

10 Cambios que puedan afectar al funcionamiento del SGI. No aplica No aplica Consejo de SGI

11 Recomendaciones para la mejora del SGI. No aplica No aplica Consejo de SGI

Nota: Las Revisiones Gerenciales se llevan a cabo en reunión del Consejo de SGI al menos una vez al año.

5.3.2. RESULTADOS DE LA REVISION GERENCIAL:

Los resultados de las Revisiones Gerenciales son registrados por el Representante de la Dirección en el Acta de Reunión del Consejo del SGI F-GE.04. Dicha Acta contempla las decisiones y acciones relacionadas con:

La mejora de la eficacia del SGI y de sus procesos, La mejora del producto con el fin de satisfacer los requisitos de los Clientes, La necesidad para cumplir Requisitos Legales ambientales y en SySO, aplicables a

nuestras actividades, y La necesidad de recursos para llevar a cabo las mejoras antes mencionadas.

Cuando sea necesario, las decisiones y acciones tomadas son procesadas de acuerdo al procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora P-AC.

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Si por cualquier motivo se deben realizar reuniones extraordinarias del Consejo de SGI, el Representante de la Dirección registra en el Acta de Reunión del Consejo de SGI F-GE.04, cuales puntos de los mencionados en 5.3.1, fueron tratados en dicha reunión.

Cuando uno de los puntos mencionados en 5.3.1 no ha sido tratado en la Revisión Gerencial, el Representante de la Dirección registra en el acta de Reunión del Consejo de SGI F-GE.04, las razones por las cuales no se pudo tratar dichos puntos.

Cuando durante una reunión exclusiva del consejo del SGI no se alcance a revisar todos los puntos mencionados en 5.3.1, los puntos pendientes se revisarán en las reuniones gerenciales mensuales (acta F-PI.02), donde además de revisar los resultados de la empresa, se realiza la planificación de compras de materias primas y las estadísticas de importaciones de acero.

5.4 CELULAS DE GESTION:

Para mantener una cultura de trabajo en equipo, se incentiva la creación de las Células de Gestión Integral, para trabajar en temas específicos de Gestión en Calidad, Medio Ambiente o en Seguridad y Salud Ocupacional (SySO). La empresa hace una evaluación anual del trabajo de las Células de Gestión Integral por medio de Jornadas de Células de Gestión en cada planta. La inscripción, funcionamiento y evaluación de las Células de Gestión Integral se hace de acuerdo al método MT-GE.01.

6. REGISTROS:

Código Nombre Responsable Almacenamiento Orden Retención Acceso

F-GE.01 Plan Anual de Actividades

Gerente General /

Gerentes de Area (*)

Gerencia General / Oficina Gerencias

de Area (*)

Por Area /Cronológico Tres años

F-GE.02 Reporte Mensual de Actividades

Gerente General /



de Area (*)

Por Area /Cronológico

Tres años

F-GE.03 Análisis de Tendencias

Gerente General /



de Area (*)


F-GE.04Acta de Reunión Consejo de

SGI

Representante de

La Dirección

Of. Representante de la Dirección Cronológico Tres años

F-GE.05Matriz de Indicadores del

SGI

Representante de

La Dirección

Of. Representante de la Dirección Cronológico Tres años

F-GE.06 Registro de Indicadores para Sueldo Variable

Gerente General /



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de Area (*)

F-GE.07 Estadística de Indicadores

Gerente General /



de Area (*)


(*): Los Gerentes de Area mantendrán los registros de Planes Anuales de Actividades, Reportes Mensuales de Actividades y Análisis de Tendencias generados por cada una de las jefaturas involucradas, en los casos en que las Gerencias lo consideren necesario.

7. INFORMES E INDICADORES DEL PROCESO:

N/A

8. DEFINICIONES:

Indicadores Claves de Gestión.- Indicadores definidos por el Consejo del SGI y que se consideran críticos para el desempeño de la compañía.

9. ANEXOS :

Anexo 1: Historia de revisiones.Anexo 2: Formato Plan Anual de Actividades: F-GE.01 Anexo 3: Formato Reporte Mensual de Actividades: F-GE.02Anexo 4: Formato Análisis de Tendencias: F-GE.03Anexo 5: Formato Acta de Reunión Consejo de SGI: F-GE.04Anexo 6: Formato Matriz de Indicadores del SGI: F-GE.05Anexo 7: Formato Registro de Indicadores para Sueldo Variable: F-GE.06Anexo 8: Formato Estadística de Indicadores: F-GE.07Anexo 9: Funcionamiento de Células de Gestión: MT-GE.01Anexo 10: Planificación, control y evaluación de proyectos: MT-GE.02

4 Anexo 1: 5 HISTORIA DE REVISIONES

Fecha Edición Descripción del Cambio Página02/01/03 Segunda Se corrige el código del acta de reunión del consejo de calidad 4

17/06/05 TerceraSe incluyen todos los lineamientos de ISO 14001: 2004,responsabilidades y autoridades, se modifican los intervalos de reunión del consejo de SGI,

Todo el documento

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2006-10-06 Cuarta

Se incluye que anualmente los gerentes de área reportarán sus actividades más relevantes a la Gerencia General. Se realizan modificaciones al F-GE.04 Acta de Reunión del Consejo de SGI.

4 y Anexo 5

2006-12-04 Quinta Se incluye la matriz de Indicadores.Se hace referencia a la revisión de los indicadores claves de gestión, matriz F-GE.05 en el literal 3.2 ( Resumen del proceso )

1 y Anexo 6

2007-09-14 Sexta Se crea el punto 5.4 Células de Gestión y el MT-GE.01 Funcionamiento de Células de Gestión. 6 y Anexo 7

2008-01-23 SéptimaSe incluye referencia al método de Planificación, control y evaluación de proyectos. 3 y Anexo 8

2008-03-06 Octava

Se incluyen el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (SySO), dentro de todo el procedimiento.Se incluye los registros F-GE.05 Matriz de indicadores del SGI, y los formatos F-GE.07 Estadística de Indicadores (para el cálculo de las metas y el formato F-GE.06 Registro de indicadores para sueldo variable. Todo esto esta contemplado en el numeral 5.2.1 Indicadores de Gestión.

Todo el documento

2009-03-13 Novena Se incluyen las reuniones gerenciales mensuales como parte del Proceso de Revisión por la Dirección. 6

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modelo de formato de procedimientos

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