modelaciond e procesos
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Objetivos
• Conocer y comprender los conceptos y fundamentos de la Modelación y Documentación de procesos para un Sistema de Gestión de calidad
General
• Comprender cómo se elaboran los diagramas de flujo.
• Entender cómo se elaboran los procedimientos y Manual de Calidad
Objetivo específico
Programa
Introducción
El Sistema de Gestión de calidad tiene que estar bien documentado a fin de normalizar los procesos de la organización y lograr así mismo que toda persona que realice una actividad o tarea, la haga de la misma forma.
Para ello, se recomienda que la documentación se lleve a cabo siguiendo los cuatro principios básicos de la modelación.
Tú: ¿Cómo definirías “Modelo”?
Definición: Modelo
“Modelo” es una palabra de origen Italiano (modello). Según la Real Academia Española (RAE), modelo es un arquetipo o punto de referencia para imitarlo o reproducirlo.
Modelo
Representación simplificada de la realidad:
Resalta los elementos fundamentales.
Hace abstracción de los detalles.
Representa de manera abstracta de aspectos específicos de la realidad.
Objetos,
Actividades,
Entradas/salidas,
Usuarios, etc.
Los modelos permiten identificar:
Cómo trabaja realmente el proceso;
los vacíos, las áreas débiles y los riesgos;
Dónde se generan las pérdidas y el desperdicio;
Cuáles son los cuellos de botella;
Cuáles son las oportunidades de mejora;
Qué coordinación se requiere entre las funciones y responsabilidades de las distintas áreas involucradas; etc.
Comenzando la modelación de los procesos
Se recomienda que la documentación se lleve a cabo siguiendo los cuatro principios básicos de la modelación que se presentan a continuación…
Primer principio Básicos de la Modelación de Procesos
ENTENDIBLE
Principios Básicos de la Modelación de Procesos (1)
Entendible, todo procedimiento debe:
Ser expresado con claridad.
Ser comprensible para el personal involucrado.
Descritos en los términos más sencillos posibles, ojalá de gráficos.
Tomar en cuenta las capacidades del personal menos preparado.
Segundo principio Básicos de la Modelación de Procesos
REALIZABLE
Principios Básicos de la Modelación de Procesos (2)
Realizable
Se deben poder implantar en la práctica.
Ser elaborado teorizando lo justo y necesario.
Bien definidos y razonables ágiles.
Seguros y confiables.
Ser validado (su ejecución).
Generalmente en las primeras etapas de la implantación parte de los procedimientos no son realizables en la práctica.
Tercer principio Básicos de la Modelación de Procesos
REPETIBLE
Principios Básicos de la Modelación de Procesos (3)
Repetible
Siempre se deben ejecutar de manera consistente y homogénea.
Ideal es que estén documentados.
Cuarto principio Básicos de la Modelación de Procesos
AUDITABLE
Principios Básicos de la Modelación de Procesos (4)
Auditable, todo procedimiento debe:
Ser auditable:
Proveer mecanismos que demuestren si se ha seguido o no.
Utilización de registros.
Ser trazable:
Establecer una retrospectiva de la realización correcta del procedimiento.
Generar evidencia objetiva:
Registros
Características de la Modelación
Para que no se modele erróneamente, es importante tener en consideración lo siguiente:
Los usuarios.
La generación de valor agregado.
La claridad de objetivos.
La interacción y comunicación.
El control y mejoramiento.
Proceso de Modelación
1º Seleccionar el proceso
2º Caracterizar el proceso: Objetivos, Límites, Clientes, Proveedores, Entradas, Salidas
3º Definir el equipo de modelación
4º Definir el proceso: ¿Dónde comienza?, ¿Dónde termina?, ¿Cuáles son las etapas?, ¿Dónde se toman las decisiones?, ¿Quiénes deciden?, etc.
5º Formular un esquema lógico que relacione las etapas con los detalles operativos
6º Elaborar el modelo
Mejorar el proceso: (reordenamiento...reingeniería): ¿Qué puede simplificarse? ¿Qué se puede o debe reorganizar? ¿Qué actividades se pueden combinar? ¿Qué actividades se pueden desagregar? ¿Qué actividades se pueden eliminar? etc.
Métodos, Técnicas y Herramientas de Modelación
Existen muchos métodos, técnicas y herramientas de modelación.
La mayoría son complementarias, ya que abordan el modelado desde distintos puntos de vista.
La selección de una u otra depende de:
Complejidad de los procesos,
Envergadura de los procesos,
Cultura de la organización,
Experiencia de la organización,
Competencia del personal, etc..
Diagrama de Flujo
Una de las herramientas para modelar procesos es a través de la realización de diagramas de flujo.
Una representación gráfica de la secuencia de pasos necesarios para producir alguna salida. La salida puede ser un producto físico, un servicio, cierta información o una combinación de los tres.
Diagrama de flujo
Los diagramas de flujo presentan una simbología tipo la
cual se presenta a continuación
Simbología del Diagrama de Flujo
Símbolo de Actividad
El Símbolo para designar una actividad es un rectángulo. Dentro de éste, se escribe una breve descripción de la actividad.
Símbolo de decisión
El símbolo para designar un punto de decisión es un rombo, desde el cual el proceso se divide en dos o más trayectorias. Dentro de éste se escribe una pregunta, cuya respuesta indica el curso que toma el proceso.
Símbolo de inicio o término
EL símbolo para designar comienzo o fin de un proceso es un rectángulo con vértices redondeados.
Símbolo de documento
Este símbolo representa la existencia de un documento pertinente o relacionado con el proceso.
Línea de flujo
Este símbolo sirve para conectar los distintos elementos de un proceso. La punta de la flecha indica la dirección del proceso.
Conectores
Los conectores son círculos que se usan para indicar que el diagrama continúa.
Tipos de Diagrama de Flujo
Hay diversos tipos de diagramas de flujo dentro de los cuales se pueden encontrar los siguientes:
Diagrama de flujo básico
Diagrama de flujo de funciones cruzadas
Diagrama de Flujo básico
Diagrama de flujo básico
Son diagramas de flujo descendentes, de seguimiento de información, de diseño de procesos y predicción de estructuras
Ejemplo de diagrama de Flujo básico
Ejemplo de Diagrama de Flujo
Inicio
Despertar en la mañana Responsable: Mamá
Ir al baño Responsable: Niño
¿Jueves?
Vestir ropa deportiva Responsable: Niño
Vestir uniforme Responsable: Niño
Desayuno Responsable: Mamá
Transporte Responsable: Chofer
Entrar al aula Responsable: Inspector
Fin
Boleto
SÍ NO
Nombre Proceso: “Ir al colegio”
Diagrama de Flujo de funciones cruzadas
Diagrama de flujo de funciones cruzadas
Son diagramas que ilustran las relaciones existentes entre los procesos y los departamentos de una organización.
Este tipo de diagrama también se puede utilizar para definir responsabilidades según cargo en el mismo diagrama.
Ejemplo de diagrama de Flujo de funciones cruzadas por áreas
Ejemplo de diagrama de Flujo de funciones cruzadas por cargos
Hagamos un ejercicio
REALIZA:
-Identifica un proceso en el cual eres partícipe y realiza su diagrama de flujo utilizando la simbología presentada.