GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACION Y TELECOMUNICACIONES

SOLICITUD DE COMPRA O PEDIDO DE EMERGENCIA

CODIGO: MN_TIC_03

FECHA DE VIGENCIA: 27/02/2015

1. OBJETIVO.

Solicitar y controlar las compras y pedidos de emergencia

2. ALCANCE.

Involucra al personal de Gestión de compra que se involucran en la creación de un pedido de emergencia en SAP.

3. RESPONSABLE.

Todos los asesores de partequipos repuestos

4. DEFINICIONES.

N/A.

5. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS.

SAP BUSSINES ONE

6. ELEMENTOS DE PROTECCION INDIVIDUAL -EPI.

N/A

7. ACTIVIDADES

GENERALIDADES

Para efectos de la solicitud de un pedido de emergencia el asesor debe diligencias su solicitud a través de SAP adjuntando el soporte del anticipo del SN que es?? para esto debe comunicarse con el encargado de Caja quien le indicara el número de recibo.

PASOS PARA LA CREACION DE UNA SOLICITUD DE COMPRA

1. Crear la orden de venta de los artículos que solicita el cliente para importación, los campos que se deben de ingresar adicionales a cualquier orden de compra son: Emergencia: Es el campo que nos indica el tipo de emergencia que vamos a solicitar RED, BLUE, GROUND. Vendedor: Es el campo que indica el vendedor al cual se le va a hacer el pedido de importación. Valor de importación: valor cotizado por el encargado de compras Peso de importación : valor indicado por el encargado de compras

Nuestra Calidad y Servicio Hacen la Diferencia Pág. 1 de 6

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACION Y TELECOMUNICACIONES

SOLICITUD DE COMPRA O PEDIDO DE EMERGENCIA

CODIGO: MN_TIC_03

FECHA DE VIGENCIA: 27/02/2015

2. Ir a la pestaña Logística y dar clic en el Ckeck Box Documento de aprovisionamiento, con esta acción se indica que se va a realizar la orden de compra preliminar solicitando los repuestos, y activan el asistente de creación de documento de compra. SI SE OLVIDA PONER EL DOCUMENTO DE APROVISIONAMIENTO Y DAN SIGUIENTE SIN PONER CHULO QUEPASA? …

3. Luego de crear la orden de venta se activa el asistente de aprovisionamiento que es el que nos permite crear el pedido de importación. En este asistente el paso 1 de 6 nos indica el socio de negocios (Clientes) que está solicitando los repuestos para importación. Dar Clic en siguiente

Nuestra Calidad y Servicio Hacen la Diferencia Pág. 2 de 6

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACION Y TELECOMUNICACIONES

SOLICITUD DE COMPRA O PEDIDO DE EMERGENCIA

CODIGO: MN_TIC_03

FECHA DE VIGENCIA: 27/02/2015

4. El paso 2 de 6 nos indica la orden de venta que se creó para el pedido de importación. Dar Clic en siguiente

5. En el Paso 3 de 6 debemos seleccionar el documento de destino que para este caso debe ser (Solicitud de Compra), de inmediato cambiara el formulario y aparecerán los campos de solicitante y nombre correspondientes al asesor que está solicitando la compra. En este paso debemos cambiar el proveedor a (partequipos USA) e indicar el almacén donde debe llegar la mercancía.. SI NO SE CAMBIA EL PROVEEDOR NI SE INDICA EL ALMACEN SE DEJA SEGUIR?

Nuestra Calidad y Servicio Hacen la Diferencia Pág. 3 de 6

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACION Y TELECOMUNICACIONES

SOLICITUD DE COMPRA O PEDIDO DE EMERGENCIA

CODIGO: MN_TIC_03

FECHA DE VIGENCIA: 27/02/2015

6. En el paso 4 de 6 debemos dar clic en el checkbox consolidado por, y luego dar clic en el botón siguiente.

7. En el paso 5 de 6 veremos la vista previa de los datos que finalmente definimos para la solicitud de compra

Nuestra Calidad y Servicio Hacen la Diferencia Pág. 4 de 6

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACION Y TELECOMUNICACIONES

SOLICITUD DE COMPRA O PEDIDO DE EMERGENCIA

CODIGO: MN_TIC_03

FECHA DE VIGENCIA: 27/02/2015

8. Paso 6 de 6 nos muestra el resumen del proceso de creación de la importación y nos muestra el documento preliminar de orden de compra el cual tiene la flecha amarilla. Al dar clic en esta flecha se abrirá el documento Solicitud de compra que hemos creados con la ayuda del asistente.

9. Ya en el documento el asesor debe escribir la línea del repuesto que solicito, en el campo de comentarios.. NO ES MEJOR TENER ESTO COMO UN CRITERIO DEL 1 PUNTO? Y NO COMOM UN COMENTARIO? … QUE TAL SE LE OLVIDE AL ASESOR PONER HITACHI… O LBX.. SI EL PEDIDO FUERA ISUZU… SE SABEN QUE HAY DOS OPCIONES EN ISUZU COMPRAR POR HITACHI O POR LBX.. COMO SABEMOS POR DONDE SE PIDE SI ES ISUZU?? EL TENDRA QUE PONER ISUZU LBX? O ISUZU HIT?

Nuestra Calidad y Servicio Hacen la Diferencia Pág. 5 de 6

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACION Y TELECOMUNICACIONES

SOLICITUD DE COMPRA O PEDIDO DE EMERGENCIA

CODIGO: MN_TIC_03

FECHA DE VIGENCIA: 27/02/2015

Adicional, me parece que al asesor no debería dejarlo seguir al siguiente paso sin completar todo.. que le salga un mje donde diga que aun no podrá darle siguiente o que le active el botón siguiente hasta que no ha completado todo en cada paso…

10. Finalmente el usuario encargado de las compras recibirá la alerta y procederá a la creación del pedido según los criterios establecidos para este proceso. EL asesor podrá saber si su pedido de emergencia fue atendida consultando el estado de su solicitud que debe estar Cerrado si se generó el pedido correspondiente.

7. OBSERVACIONES.

N/A

8. INDICADORES.

N/A

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA COMENTARIOS

01 27/02/2015 Inicio de Documento

ELABORO: REVISO: CONTROL QA/QC: APROBO:

NOMBRE: Cesar Tovar NOMBRE: Juan Noreña NOMBRE: Luis Zambrano NOMBRE: Pedro Cano

Nuestra Calidad y Servicio Hacen la Diferencia Pág. 6 de 6

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACION Y TELECOMUNICACIONES

SOLICITUD DE COMPRA O PEDIDO DE EMERGENCIA

CODIGO: MN_TIC_03

FECHA DE VIGENCIA: 27/02/2015

CARGO: Analistas TICCARGO: Jefe TIC CARGO: Coordinador SGI CARGO: Gerente

Nuestra Calidad y Servicio Hacen la Diferencia Pág. 7 de 6