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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
ECONOMÍA Y SERVICIOS INSTRUCCIÓN GENERAL No.253
14 de febrero de 2014
“AÑO 56 DE LA REVOLUCIÓN”
Asunto: Metodología para el Tratamiento y la Gestión de los Inventarios, en
Particular de Lento Movimiento y Ociosos
General: Para dar cumplimiento al Decreto No. 315 del 10 de agosto de
2013 del Consejo de Ministros “Reglamento para el Tratamiento y la Gestión
de Inventarios, en Particular de Lento Movimiento y Ociosos, así como de las
Resoluciones No. 301/2013 del Ministerio de Comercio Interior y 386/2013
del Ministerio de Finanzas y Precios relacionadas con lo reglamentado en el
decreto, establecemos las normas complementarias para el Sistema
Nacional de Salud, mediante el siguiente:
PROCEDIMIENTO:
I - ASPECTOS ORGANIZATIVOS
Los inventarios de medios materiales en almacenes constituyen una partida
importante en la producción de bienes y servicios tanto por su valor como
por su valor de uso lo que justifica que el MEP lo haya considerado como
fuentes del Plan y la dirección del país haya reglamentado su administración.
No forman parte de este proceso los inventarios considerados por los
organismos ramales y las propias entidades como Estratégicos; así como
tampoco los pertenecientes a las Reservas Materiales (Estatales e
Intocables para la Defensa)
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NOMBRAMIENTO DEL GESTOR Y FUNCIONES.
1. La gestión de inventarios, como principio básico, se realiza con
eficiencia y eficacia. Para contribuir a ello, entre otras acciones, el jefe
máximo de las entidades designará mediante Resolución al “gestor
de la actividad de inventarios”, preferentemente del área logística o
comercial en las empresas o del área de planificación o
abastecimientos en las unidades presupuestadas. Este se
subordinará directamente al jefe máximo o al dirigente que
determine a nivel de entidad.
2. El “gestor de la actividad de inventarios” será el encargado de:
En los niveles superiores de dirección:
Dirigir normativa y metodológicamente las tareas inherentes a
la administración de los inventarios, particularmente las
relacionadas con los de lento movimiento y ociosos y exigir su
cumplimiento.
Establecer el sistema de trabajo, los procesos y procedimientos
de control interno que permitan desarrollar con eficiencia y
eficacia la administración de los inventarios.
Diseñar y exigir las informaciones necesarias para evaluar el
cumplimiento de las tareas de acuerdo a los parámetros
definidos.
Garantizar que se desarrollen las tareas organizativas
siguientes:
Organización de los almacenes y áreas de trabajo
objeto de inventarización.
Revisión y/o actualización de la codificación de los
productos
Actualización de los registros contables.
Determinación de los parámetros técnicos.
Conocimiento del procedimiento para la formación de
precios
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Dominio del tratamiento financiero.
Controlar el cumplimiento de las tareas ejecutivas siguientes:
Actualización contable del inventario físico de
productos.
Determinación de los inventarios estratégicos, de lento
movimiento y los ociosos.
Identificación del destino final y movilización de los
inventarios ociosos.
Comercialización de los inventarios ociosos
Tratamiento de los inventarios declarados no
comercializables.
En la Entidad Ejecutora
Cumplir y hacer cumplir las tareas organizativas y ejecutivas que
por la presente se establecen, con un contenido razonable pero no
limitado, pudiendo imprimirle un alcance mayor de acuerdo a las
características de la entidad.
SISTEMA DE TRABAJO
3. El sistema de trabajo se refiere a la organización y métodos que asume el gestor de la actividad de inventarios en el nivel que se desempeña, para desarrollar con eficiencia y eficacia la administración de los inventarios, particularmente las relacionadas con los de lento movimiento y ociosos.
Entre las acciones e instrumentos de dirección que se pueden utilizar se destacan:
Emisión de documentos con las orientaciones y procedimientos.
Organización de encuentros con los subordinados y ejecutores.
Exigir y controlar la confección de un plan o cronograma de trabajo.
Realizar despachos individuales con los gestores de las entidades
ejecutoras para controlar el cumplimiento del plan.
Efectuar visitas de control a las entidades.
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ORGANIZACIÓN DE LOS ALMACENES
El Manual de Inventarios de Medios Materiales en Almacén del Minsap
establece el Subsistema de Control Interno para los almacenes de las
entidades del SNS.
La Resolución No. 301 del 24 de septiembre de 3013 del Ministerio de
Comercio Interior aprueba las indicaciones para el almacenamiento y
comercialización mayorista y minorista de los inventarios de lento
movimiento y ociosos en poder de las entidades.
4. La dirección de las entidades ejecutoras previo a la declaración de los
inventarios de lento movimiento y ociosos deben revisar la aplicación de
los aspectos organizativos y de control normados por estos documentos
en particular los referidos a:
- Delimitación de las áreas del almacén: recepción, almacenamiento y
despacho,
- organización de las mercancías en las estibas, estantes y
anaqueles,
- colocar los productos de igual código y precio en un solo lugar,
evitando duplicidades de un mismo producto en lugares diferentes lo
cual perjudica la localización e inventarización.
Organización de la recepción y entrega de mercancías en almacenes de las
entidades ejecutoras.
5. Para cumplir su objetivo el almacén necesita de una adecuada
administración, ordenando la realización de las tareas en el tiempo
disponible, siendo esencial:
- Atender las solicitudes y despachos en la sesión de la mañana.
- Dedicar la tarde a recepcionar, contar, ordenar y limpiar.
- Determinar y establecer los Ciclos de Pedidos y Despachos.
- Organizar los pedidos por días y áreas de trabajo y los despachos
en el mismo día o en días alternos.
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- Dedicar preferentemente los sábados u otro día (fijo) a realizar los conteos físicos periódicos (del 10 %).
ACTUALIZACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES
6. Es una premisa fundamental que debe garantizar el Área Económica para
realizar cualquier proceso relacionado con los inventarios de recursos
materiales en almacén y en uso. Son tareas principales:
Mantener al día la anotación en las tarjetas de estiba y en los
submayores de contabilidad, del movimiento de entradas y salidas
contenida de los modelos primarios.
Cuadre diario entre los saldos en almacén y los de contabilidad.
Cuadre entre los saldos de los submayores con los de las
subcuentas y cuentas contables.
Al momento de realizar la acción (inventario, revalorización, etc.)
garantizar que todos los registros estén al día y no exista ningún
modelo primario pendiente de anotar.
Mantener igual consideración cuando se trate de recursos materiales en uso (Fondos Fijos).
REVISIÓN DE LA CODIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS
7. La codificación de los productos tiene como objetivos principales: Identificación, clasificación y organización de las existencias lo cual beneficia la localización, planificación, contabilización y automatización de los mismos.
Generalmente los inventarios mantienen la codificación establecida en el
Clasificador Uniforme de Productos (CUP) en este trabajo se pretende
adoptar el Clasificador de Productos de Cuba (CPCU), en proceso de
aprobación y puesta en vigor por la Oficina Nacional de Estadística e
Información.
Mientras no recibamos el nuevo clasificador hay que actualizar y trabajar
con la codificación que tienen aplicada.
8. Cuando se reciba el Clasificador de Productos de Cuba (CPCU),
proceder de inmediato a realizar las adecuaciones necesarias para la
aplicación
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DETERMINACIÓN DE LOS PARÁMETROS TÉCNICOS
Por los gestores de los niveles de dirección
9. Implementar las indicaciones complementarias que a ese nivel corresponda para definir parámetros respecto a:
Ciclos de venta (empresas) Rotación de inventarios Ciclos de reaprovisionamiento Cobertura necesaria Inventarios máximos y mínimos de productos o grupo de
productos seleccionados.
Por los gestores de las entidades ejecutoras
10. Efectuar el cálculo para determinar los parámetros acordes a las
actividades que realizan, que permitan controlar que los niveles de
inventarios aseguren los procesos y no se produzcan ociosos.
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMACIÓN DE PRECIOS
11. Las entidades ejecutoras elaborarán los procedimientos para la
formación de los precios de venta mayoristas de los inventarios de
lento movimiento y ociosos, a entidades estatales y otras formas de
gestión, tomando como referencia su valor en libros, teniendo en
cuenta las rebajas de precios, que de forma progresiva puedan realizar
a los productos para facilitar la comercialización.
Los procedimientos deben ser analizados y aprobados en sus respectivos
Consejo de Dirección, enviando el resultado al nivel superior para la
validación.
12. Las entidades ejecutoras forman los precios de venta en pesos cubanos
(CUP) y pesos convertibles (CUC) por acuerdo entre las partes, a partir
de la conciliación entre vendedor y comprador, según los
procedimientos que se establezcan.
13. El Director de Economía del Minsap, Consejo de la Administración
Provincial u OSDE, según corresponda, valida los procedimientos que
establezcan sus entidades subordinadas, para la venta de estos
inventarios.
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14. Las empresas autorizadas para las ventas minoristas fijan los precios en
las dos monedas, teniendo en cuenta las referencias de precios de sus
similares en el mercado, pudiendo realizar rebajas de forma progresiva.
15. Las empresas estatales creadas para comercializar inventarios ociosos
cobrarán una comisión determinada por acuerdo entre éstas y la entidad
propietaria del inventario.
TRATAMIENTO FINANCIERO
16. El Ministerio de Finanzas y Precios emitió la Resolución No.386 de 20 de
septiembre de 2013 poniendo en vigor el “Procedimiento Financiero y de
Precios para la Venta de los Inventarios de Lento Movimiento y Ociosas,
de las Entidades Estatales”.
17. Los niveles superiores de dirección deben establecer los procedimientos
mediante los cuales las entidades subordinadas le envíen la información
necesaria para controlar la venta de ociosos, la que debe contener, al
menos, los datos siguientes:
Canal de comercialización utilizado, productos vendidos,
cantidades, precio unitario mínimo, así como la información
detallada cuando los ingresos por venta no cubran el importe con
que están registrado en libros.
18. Los jefes máximos de las entidades ejecutoras deben reportar al nivel
superior de subordinación, mediante comunicación escrita, la liquidación
de todo el inventario de lento movimiento y ocioso aprobado vender,
adjuntando copia del Estado Financiero.
19. El MFP establece mecanismos de estimulación a las entidades por
disminución de los inventarios de lento movimiento y ociosos y de
penalización por el incremento de los mismos.
II - INVENTARIO GENERAL.
1. Es una práctica de la administración de los inventarios, realizar un
inventario general anual a fin de garantizar la coincidencia de las
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existencias físicas con los registros contables y avalar la confiabilidad de
los Estados Financieros de la entidad.
2. La confiabilidad de este inventario sólo se alcanza aplicando medidas
organizativas previas, realizarlo por cuenta o subcuenta contable y aplicar
el “Método de Doble Conteo” y un tercero en caso de diferencia, todos por
personas distintas.
3. Para mantenerlo actualizado de un inventario a otro se realizan controles
sistemáticos como:
cuadre diario de las existencias por los operarios de las distintas
secciones al concluir los despachos y recepciones,
conteos periódicos del 10% de las existencias, semanal por el
personal del Área de contabilidad, mensual por el personal de la
administración y
después de registrado cada movimiento, anotar el saldo en cada
renglón del modelo que lo ampara para su posterior conciliación en
el submayor de contabilidad.
4. En las entidades donde no se cumplió el inventario general durante el
año 2013, deben realizarlo previo a la clasificación de los inventarios
estratégicos, de lento movimiento y ociosos.
III - DETERMINACIÓN DE LOS INVENTARIOS DE LENTO MOVIMIENTO
Y LOS OCIOSOS.
1. Teniendo como premisas: la organización de los almacenes,
actualización de los registros contables, revisión o actualización de la
codificación de los productos y la realización del inventario general
anual corresponde:
identificar los inventarios de lento movimiento y ociosos.
determinar los inventarios de lento movimiento que pudieran
convertirse en ociosos, al no asimilar ninguna variante de destino
económicamente útil dentro del organismo, criterio que se
evaluará previamente con el nivel superior del que depende
Colocarlos de forma separada de los demás inventarios y si es
necesario, reubicarlos en el almacén atendiendo a las
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Características de los mismos, tales como: su envase y embalaje,
el surtido y la masividad; en cuyo caso se les habilitará nueva
tarjeta de estiba.
El importe de estos inventarios se registrarán contablemente en
las cuentas específicas habilitadas en el nomenclador vigente.
2. Analizar las existencias de bienes de lento movimiento y ociosos para que
sean tomadas como fuentes en los planes anuales, especialmente de
aquellas que demanden recursos financieros para su importación.
IDENTIFICACIÓN DEL DESTINO FINAL Y MOVILIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS OCIOSOS.
3. El gestor de inventarios conjuntamente con la dirección de la entidad
procederá, de forma minuciosa y por surtido o producto, a determinar
el posible destino de los inventarios identificados de lento movimiento
y los ociosos atendiendo, según su nivel, al orden de prelación que
corresponde gestionar la comercialización:
a) Entre las entidades que integran el Grupo,
b) Entre las entidades que integran la Subordinación
Nacional incluyendo al Grupo,
c) Entre las entidades subordinadas a las Direcciones
Provinciales de Salud y del Municipio Especial Isla de la
Juventud,
d) Mayorista fuera de la rama (SNS),
e) Entidad especializada del Ministerio de Comercio
Interior.
IV - DE LA COMERCIALIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS OCIOSOS
Por las entidades del SNS.:
1. Los jefes máximos de las entidades ejecutoras que poseen inventarios
de lento movimiento y ociosos, aprueban la venta mayorista ya sea por
gestión directa o a través de una empresa autorizada a comercializar
estos inventarios. También les corresponde aprobar la venta fuera de la
rama; en todos los casos respetando el orden de prelación señalado en el
numeral precedente.
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Por las entidades del Sistema de Comercio Interior :
2. Cuando las entidades del SNS agoten la posibilidad de la comercialización
mayorista de forma directa dentro de la rama, solicitar a la entidad
especializada del Ministerio del Comercio Interior, la gestión de
comercialización de los inventarios de bienes ociosos.
3. La entidad especializada del Ministerio del Comercio Interior se faculta
para:
Gestionar la comercialización mayorista;
coordinar con las entidades la comercialización minorista;
emitir la certificación del inventario no comercializable una vez
agotada la posibilidad de su comercialización
TRATAMIENTO DE LOS INVENTARIOS DECLARADOS NO COMERCIALIZABLES
4. Cuando la entidad especializada del Ministerio del Comercio Interior
emite la certificación de inventario de lento movimiento y ocioso no
comercializable, el gestor de inventarios de la entidad propietaria, en
coordinación con su homólogo del nivel superior, procede a
determinar el posible destino atendiendo al orden de prelación que
corresponde gestionar:
a. Venta a las Empresas de Recuperación de Materias Primas; b. despiece; c. destrucción, en coordinación con los organismos que
corresponda según el caso, cumpliendo los procedimientos de control establecidos.
V - MEDIDAS PARA DISMINUIR Y EVITAR LA CREACIÓN DE OCIOSOS.
1. Analizar en los Consejos de Dirección las causas que provocaron los
inventarios de lento movimiento y ociosos, así como las medidas
correspondientes para su reducción y evitar nuevamente su
acumulación.
2. Velar sistemáticamente por el cumplimiento de los parámetros
establecidos para los surtidos correspondientes, acordes con las
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actividades en que intervienen y así controlar que los niveles de
inventarios aseguren los procesos y no se produzcan inventarios
ociosos.
Generalidades:
1. Esta Instrucción General es de obligatorio cumplimiento por las direcciones de las entidades del SNS.
2. Surte efectos a partir de la fecha de su emisión.
Luis Danilo Tolosa Escalona Director de Economía
Vto. Bno.
MsC. Luis Fernando Navarro Martínez
Viceministro
Registrado:
Dpto. Sistemas y Métodos:
Dictaminado Conforme:
Lic. Víctor Bermejo Bencomo
Director Jurídico
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ANEXO NO. I – GLOSARIO
Bienes de consumo: los producidos por el hombre destinados al consumo
de las personas denominados también bienes finales. Se distinguen entre
estos los bienes perecederos de los duraderos.
Bienes intermedios: los que se utilizan en el proceso de producción o
servicios para transformarlos en bienes finales o servicios prestados.
Carga fraccionada: unidad de carga de productos cuyo peso, volumen y
cantidad por surtido son reducidos, lo cual permite o requiere su selección
manual. Para ello se destinan estanterías para cargas fraccionadas.
Ciclo de venta: período que transcurre desde que el bien está listo para la
venta en la red comercializadora hasta que se realiza.
Ciclo de reaprovisionamiento: cobertura del inventario que asegura la
satisfacción de la demanda hasta la recepción del siguiente período.
Cobertura: período en que, con el inventario actual, se asegura la
satisfacción de la demanda.
Entidades estatales: las empresas estatales y las unidades
presupuestadas.
Inventarios: las existencias de recursos materiales destinados al consumo
de la entidad o a su comercialización.
Inventarios de lento movimiento: bienes en exceso que por su cantidad o
período mínimo de rotación expuestos a la venta o almacenados para el
consumo, requieren tiempo prolongado para su venta o consumo con
independencia del valor de uso que posean. Los bienes de consumo e
intermedios se definen de lento movimiento cuando las cantidades en
existencia superan los ciclos de ventas o reaprovisionamiento establecidos
para cada actividad.
Para los de consumo, cuando supera los ciento vente (120) días, expuestos
a la venta o al consumo y posean cobertura para más de tres (3) meses.
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Inventarios estatales: son aquellos inventarios que fueron adquiridos por el
Presupuesto del Estado, por decisión de gobierno, para mejorar la situación
económico-financiera de las Empresas estatales que los poseían.
Inventarios estratégicos: productos del inventario total que se guardan
durante etapas prolongadas, pues sirven de repuesto a equipos específicos
y fundamentales de la entidad.
Inventarios ociosos: bienes cuyo bajo o nulo valor de uso comercial, para
la entidad propietaria o depositaria, determina su inmovilización absoluta por
ausencia total de demanda. El tiempo admisible para definir un bien ocioso
no debe exceder un año, salvo casos excepcionales en correspondencia con
las normas de los órganos, organismos de la Administración Central del
Estado y las organizaciones superiores de dirección empresarial, según
corresponda.
Inventarios propios: aquellos inventarios adquiridos por las entidades
estatales y las sociedades mercantiles para la realización de sus actividades.
Producto bloqueado: Aquel que en su ubicación en el área de
almacenamiento, tanto en estiba directa, como en estanterías, no permite
ningún movimiento (manual o mecanizado)o sea, que no accede al pasillo
de trabajo, ocasionando pérdida de tiempo y gastos por una doble
manipulación.
Provisión financiera: aquella que se crea para cubrir las pérdidas que se
generen por la venta de los inventarios de lento movimiento y ociosos, por
debajo de su precio según libro o por rebajas en los precios de venta
minorista.
Reaprovisionamiento: acción de comprar para reponer las existencias que
garantizan los ciclos de venta o procesos productivos, en correspondencia
con las normas de consumo y niveles de eficiencia planificados.
Rotación: número de veces que es necesario renovar el inventario para
satisfacer la demanda en un período determinado, generalmente por un (1)
año.