ministerio pÚblico personerÍa del municipio de tuluÁ … · 2018. 11. 14. · personeria...

MINISTERIO PÚBLICO PERSONERÍA DEL MUNICIPIO DE TULUÁ

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Carrera 25 con Calle 25 Esquina 2 piso Edificio CAM Tuluá Valle del Cauca

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Teléfonos 226 17 93 - 233 93 00 Extensiones 8021.

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SIMBOLOGIA UTILIZADA

Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación, se

representa gráficamente la simbología utilizada en las operaciones, para la

ejecución de cada proceso de la Alcaldía de Tuluá:

SIMBOLO SIGNIFICADO

Indica el inicio o fin de una actividad, se usa para mostrar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Conecta los símbolos, señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

Indica la ejecución de una actividad u operación relativa a un procedimiento.

Pregunta, toma de decisión, indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos.

Documento, registro que se genera de la actividad.

Señala la posición de una actividad que más adelante se conecta con otra.

Conector de página.

Archivar documentos.

http://www.personeriatulua.gov.co/






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OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual de procesos tiene como objetivo principal fortalecer los

mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar

fortalecimiento a la cultura del autocontrol y del mismo Sistema de Control Interno.

Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y

visión en conjunto, de los procesos gerenciales, misionales, de apoyo y de

seguimiento y evaluación, con el fin de dotar a la misma entidad, de una

herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de su

misión.

Así mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de

consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo en la

Personería, en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las

actividades misionales de la misma.

En este sentido, el manual de procesos y procedimientos está dirigido a

todas las personas que, bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la

personería y se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de

las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar, conjuntamente con el Control

Interno, en la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la

información y consolidar el cumplimiento normativo.

Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una

secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada

procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene, además, diagramas de flujo,

que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones, precisando

sus responsabilidades y la participación de cada cual.

Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, este

manual requiere de revisiones periódicas para su actualización, ya que el

propósito a corto plazo, es enfocarlo como documento de Control Interno; sus

modificaciones, deben ser sugeridas al personero; para su análisis, presentación a

la instancia correspondiente, aprobación e implementación.

Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo

el personal profesional, técnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo

establecido implicará responsabilidad personal y profesional.

CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS

Entender la importancia de la operación por procesos, implica conocer con

más detalle el concepto de proceso; este se define como el conjunto de

actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las







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cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los procesos de la

Personería de la Alcaldía de Tuluá se clasifican en:

Procesos Estratégicos: incluyen los relativos al establecimiento de

políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos

necesarios y revisiones por la Dirección.

Procesos Misionales: son aquellos que proporcionan el resultado previsto

por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser.

Procesos de Apoyo: proveen los recursos necesarios para el desarrollo de

los procesos estratégicos, misionales y de evaluación.

Procesos de Evaluación: “necesarios para medir y recopilar datos para el

análisis del desempeño y la mejora integral de los procesos estratégicos, de apoyo

y misionales” (MECI, 2005)







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PRINCIPIOS PARA LA APLICACIÓN DE LOS PROCESOS

La Ley le asigna a la Personería las funciones que debe cumplir

estrictamente, mediante la ley 734 de 2002; y que gracias a la versatilidad de la

tecnología le permite innovar para servir mejor a la sociedad y ejecutar

estrategias, para que los usuarios perciban la prestación del servicio con un valor

agregado.

El Sistema del Control Interno se implementa a través de cuatro (4) grupos

de macro procesos, y doce (12) procesos específicos con sesenta y cinco (65)

subprocesos o actividades que mencionaremos a continuación:

PROCESOS ESTRATÉGICOS: Son aquellos a través de los cuales la

Personería Municipal busca el establecimiento de políticas y/o estrategias, fijación

de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de los

recursos necesarios, planificación, dirección y control de la misma.

Planeación Institucional: son las acciones correspondientes a formular y

evaluar el plan de acción.

PROCESOS MISIONALES; Son los que proporcionan el resultado o

productos y/o servicios de la Personería Municipal de Tuluá.

Guarda y Promoción de los Derechos Humanos y Medio Ambiente:

Comprende la promoción de los Derechos Humanos, divulgación de

su legislación y especial atención a la población desplazada y

víctimas, y el cuidado con el medio ambiente.

Protección del Interés Público, y Promoción de la Participación

Ciudadana.

Ministerio público.

Vigilancia de la Conducta del Servidor Público.

Vigilancia del Cumplimiento del Orden Jurídico.

PROCESOS DE APOYO: Son los que proporcional el soporte y ayuda a los

demás procesos de la Personería Municipal para cumplir la misión, visión y

objetivos de la misma.

Asesoría Jurídica.

Gestión Documental y Comunicaciones Públicas.

Gestión del Recurso Financiero.







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Gestión del Talento Humano.

Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias – PQRS.

PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIÓN: Es aquel que proporciona los

subprocesos que permiten evaluar, revisar y medir los demás Procesos de la

Personería Municipal, a fin de aplicar acciones correctivas y preventivas que

permitan el mejoramiento continuo de la entidad aplicando los principios de

eficiencia, eficacia y efectividad.

Evaluar, revisar y medir los demás Procesos.

Una vez identificados y clasificados los procesos se continúa con la

caracterización de cada uno, para lo cual se tienen en cuenta los siguientes datos,

contemplados dentro del formato de caracterización que se presenta a

continuación de las siguientes definiciones:

Nombre: Identifica el proceso, diferenciándolo de los demás.

Objetivo: Amplía la información del nombre, se redacta de manera que se pueda

utilizar como resumen del proceso, describe de manera precisa y clara la razón de

ser del mismo.

Alcance: Indica en qué casos se aplica el proceso y la cobertura en cuanto a las

áreas y/o miembros de la organización se refiere.

Recursos necesarios: Hace referencia a los requerimientos del proceso en

cuanto a los diferentes recursos: humanos, físicos, financieros.

Descripción del proceso: Se hace la descripción de acuerdo al ciclo PHVA,

teniendo en cuento que se hace paso por paso en el proceso.

Responsabilidad del proceso: Se asigna el propietario o responsable del

proceso, conocido también como líder del proceso, quienes se encargan de la

supervisión y control del proceso, asegurando su correcto funcionamiento.

Firmas: Se identifican los nombres, cargos y las firmas respectivas para quienes

elaboran, revisan, aprueban y controlan el proceso.







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NOMBRE PLANEACION INSTITUCIONAL Código: E-PI-PTO

RESPONSABLE Personero Fecha de emisión

23/12/2016

OBJETIVO Establecer los lineamientos de funcionamiento de la personería que permita ordenar el uso de sus

recursos, para lograr el cumplimiento de su misión. Visión y objetivos institucionales.

Versión 1

ALCANCE Inicia con el estudio de las necesidades de la comunidad y termina con la elaboración del plan de

acción.

Página

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ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

INSUMO PROVEEDOR P PRODUCTO CLIENTE

Comunidad

Personería Municipal

Procuraduría general de la

nación.

Necesidades de protección asesoría y acompañamiento. Necesidades de la entidad. Plan de acción del año anterior. Circulares y recomendaciones

Identificar las necesidades de la comunidad y la personería.

Plan de acción.

Personería municipal.

Concejo Municipal.

Administración municipal.

Comunidad

H

Consolidar las necesidades de la entidad y establecer las posibles

soluciones.

V

Verificar que las actividades

ejecutadas correspondan a las planeadas.

A

Seguimiento y mejoramiento de las

actividades.

RECURSOS

Talento Humano Funcionario con conocimientos en trámite PQRS

Normatividad Normograma institucional.

Administración del riesgo Mapa de riesgo institucional.

Documentos asociados TRD, ley anticorrupción y racionalización de trámites.







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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS E-PI-PTO-01

Formulación del plan de acción.

PERSONERIA MUNICIPAL SECRETARIA

6. Archivar el

documento y

anexos.

Fin

1. Realizar un diagnóstico previo de las

necesidades de la personería.

3. Realizar plan de acción a presentar.

Inicio

2. Realizar proyección del documento

final.

4. Presentar el plan de acción.

5. Publicar el plan de acción.

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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS E-PI-PTO-02

Formulación del plan estratégico


6. Archivar el

documento y

anexos.

Fin

2.1

Derechos

humanos.

Inicio

2. Definir el plan estratégico.

3. Define los rubros presupuestales

4.Aprueba el presupuesto estratégico.

1. Realizar plan estratégico.

2.2 Interés

público.

2.3 Trabajo

social, habitantes

de la calle.

2.4

Fortalecimiento

institucional.

5. Emite resolución de aprobación.

6. Se pública en la página web de la personería.

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NOMBRE GUARDA Y PROMOCIÓN DE LOS DERECHOS

HUMANOS

Código: M-DH-

PTO

RESPONSABLE Personero delegado para los derechos humanos Fecha de emisión

23/12/2016

OBJETIVO Proteger el bienestar de la comunidad y divulgar los derechos humanos.

Versión 1

ALCANCE Inicia con la recepción de la solicitud de intervenir, hacer seguimiento a la acción de

protección hasta la promoción de los derechos humanos.

Página

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Petición del ciudadano o comunidad.

Acción que protege el derecho.

Oficios de

acción.

Tutelas

Capacitaciones

Comunidad

Procuraduría general.


Proceso de

guarda y de los derechos humanos.

Personero

delegado para los derechos humanos.

Defensor del

pueblo.

Identificar las causas de la vulneración de los derechos humanos.

Petición del ciudadano o comunidad.

Acción que protege el derecho.

Documentos de la petición

y la acción radicados y entregados.

Jornadas de

capacitación y comunicación.

Usuario o comunidad.

Procuraduría

regional.

Defensoría del pueblo.

Personero

delegado para los derechos

humanos.

H

Hacer seguimiento a la posible vulneración. Iniciar las medidas de protección pertinentes. Remitir a la autoridad competente.

V

Verificar la efectividad de cada una de las actuaciones y las

medidas tomadas.

A

Seguimiento continuo a las

medidas tomadas.

RECURSOS

Talento Humano Profesional en derecho, con conocimientos en derechos humanos.



Documentos asociados Registro de las acciones elaboradas, constitución política de Colombia, jurisprudencia en materia de los derechos humanos, código penal, código de infancia y adolescencia, corte internacional de derechos

humanos.







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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS M-DH-PTO-01

Derechos humanos preventivas


Sí No No Si

5. Archivar el

proceso y

documentos

anexos.

Fin

1.Queja o solicitud de

funcionario público.

Inicio

3. oficio de función

preventiva.



4. Respuesta del funcionario o entidad.

6. Remite informe al

funcionario o entidad.

7. Se da respuesta satisfactoria.

8. Se da respuesta, y

sigue no satisfactoria o

no responde, pasa a

proceso disciplinario.

9. Oficina

CID de la

entidad.

10.

Procuraduría

11.

Profesional

universitario.

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Derechos humanos, visita a la cárcel concejo de disciplina


Fin

Inicio

2. Solicitud copias de las actas

1.Participar como miembro

con voz y voto en el consejo

de disciplina del centro

carcelario (dos veces al mes,

si hay merito)

3. Informar al personero y a

órganos de control.

Página 3 de 10







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Derechos humanos, cárcel - Verificación


Si No

Fin

Inicio

7. Continúa siendo

insatisfactoria la respuesta.



2.Si es de oficio.

3. Función preventiva.

4. Envía documento

para dar respuesta. 5. Da respuesta

6. Se da respuesta satisfactoria, o no responde.

7. Se reitera

envío del

documento

para dar

respuesta.

7.1 C.I.D.

INPEC 7.2 Procuraduría.

1

2

Acción de tutela

para la protección

de los derechos

fundamentales

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Derechos humanos, Tutelas


Inicio



2.Si es de oficio.

3. Escrito acción de

tutela.

3.1

Oficioso

personería

.

4. Sentencia judicial.

3.2 A

nombre

del

usuario.

3.3

Oficioso

familiar.

5. Incidente de

desacato.

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Derechos humanos, NNA- Adultos mayores y población vulnerable


Si No

Inicio

7. Continúa siendo




2.Si es de oficio.


4. Envía documento



8. Se reitera

envío del

documento

para dar

respuesta.

7.1 C.I.D. 7.3 Procuraduría.

1

2

7.2 Profesional

universitario.

9. La respuesta

es satisfactoria.

9.1 Informe a la

unidad solicitante.

9.2 Archivar el

proceso y

documentos

anexos.

Acción de tutela

para la protección

de los derechos

fundamentales

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Derechos humanos, medio ambiente


Si No

Inicio

7. Continúa siendo




2.Si es de oficio.


4. Envía documento



8. Se reitera

envío del

documento

para dar

respuesta.

7.1 C.I.D. 7.3 Procuraduría.

1

2

7.2 Profesional

universitario.

9. La respuesta

es satisfactoria.

9.1 Informe a la

unidad solicitante.

9.2 Archivar el

proceso y

documentos

anexos.

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Derechos humanos, derechos de petición


Inicio



3.Entrega documento

al usuario.

2. Elabora documento

preventivo.

4. Elabora documento,

y remite según

competencia.


y se realiza

seguimiento al P.P

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Derechos humanos, vinculación acción de tutela


Inicio

1.Oficio juzgado

3. Sentencia


para dar respuesta a la

tutela.

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Derechos humanos, orientar los personeros estudiantiles


Inicio

1. Solicitud del

usuario

3. Capacitaciones,

seminarios y

conferencias.

2. De oficio.

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NOMBRE Vigilancia de la conducta del servidor público. Código: E-VP-PTO

RESPONSABLE Personero delegado y Profesional Universitario Fecha de emisión

23/12/2016

OBJETIVO Ejercer de manera eficaz y transparente el control a las actividades emprendidas por la administración municipal (art 209 CNC de 1991), y Velar por el cumplimiento de la ley 734 de 2002

Versión 1

ALCANCE Va desde el análisis de la queja o informe hasta el archivo o tramite de apelación.

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ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS


Queja. Identificación de una presunta irregularidad. Informe Requerimiento circulares y recomendaciones. Queja

Comunidad Personería Municipal. Servidor Público. Procuraduría General de la Nación. Veeduría Ciudadana. Juntas de acción comunal.

Identificar las posibles irregularidades que constituyan faltas

disciplinarias de los servidores públicos.

Comunidad Personería Municipal. Servidor Público. Procuraduría General de la Nación. Veeduría Ciudadana. Juntas de acción comunal.

Comunidad. Personería Municipal. Servidor Público. Procuraduría General de la Nación. Contraloría General de la Nación. Veeduría Ciudadana. Juntas de acción Comunal.

H

Atender las solicitudes y emprender las actuaciones y los procesos

pertinentes.

V

Revisar la eficacia y eficiencia del proceso que se adelante por el

funcionario competente.

A

Realizar seguimiento continuo a las

actividades de la administración.

RECURSOS

Talento Humano Profesional en derecho, con conocimiento en derecho disciplinario, constitucional, administrativo, derecho procesal y gestión pública.



Documentos asociados Manual disciplinario, Constitución Política, código general del proceso código penal y código administrativo, y demás asociados al desempeño del proceso.







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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS E-VP-PTO-01

Tramite de procesos disciplinarios ordinario.


No Si No Si

Inicio

1. Recibir queja, informe

del servidor público.

3. Auto que abre indagación preliminar o investigación.

1

Si es de Oficio

2. Valoración formal de la queja o

informe a fin de determinar si se

abre indagación preliminar o

investigación formal.

3.1.2 Archivo de la actuación, y notifica.

3.1.1 Recepción de testimonios versión libre, ratificación de queja o práctica de otras pruebas a fin de individualizar e identificar la falta y al disciplinado.

3.2.1 Recepción de testimonios versión libre, ratificación de queja o práctica de otras pruebas, a fin de valorar y calificar la gravedad y responsabilidad de la falta.

1

3.2.2 Evaluar y

Decidir.

3.1Indagación Preliminar, notifica

3.2 Investigación, notifica.

4. Auto de cierre de investigación.

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Tramite de procesos disciplinarios.


2

7. Traslado para

descargos. Solicitud de

pruebas.

7. Traslado para

alegatos. Art 55 ley

1474

3

6. Pliego de cargos, y

notificar

8. Decreto de pruebas,

solicitud de parte o de

oficio, notifica

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Tramite de procesos disciplinarios.


No Si No Si

8. Fallo de primera

instancia, notifica.

4

8.2 Sancionatorio susceptible de reposición o apelación.

8.1 Absolutorio

Archivo o

apelación.

8.3 Recurso de Apelación.

9.1 Archivar

el proceso y

documento

s anexos,

notifica.

Fin

9.2 Enviar expediente al personero para ser remitido a la procuraduría.

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Tramite de procesos disciplinarios verbal.


Inicio

1.Noticia disciplinaria

2.Valoración funcionario responsable.

3.Citación audiencia. Notificación

4.Audiencia

5.Solicita 0 aporte de pruebas.

4.1Versión

libre.

5.1Niega

pruebas.

5.2Práctican

pruebas.

6.Noticificad

a de estrados

7.Recursos

8. Reposición. 9. Apelación.

10. Alegatos

de conclusión.

1

14. En audiencia, 12. Oficia

solicitando prueba

o Visita especial.

13. Se comunica,

fija fecha y hora

para visita.

1

11. Fuera de

audiencia.

3 4

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Tramite de procesos disciplinarios verbal.


Fin

14. Fallo.

2

15. Sustentación,

apelación de pruebas.

2

17. Superior 16. Notifica

16.1

Ejecutoria.

16.2

Apelación

sustentada.

18. Decreto de

pruebas.

19. Alegatos de

conclusión.

20. Fallo 2da

Instancia.

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NOMBRE Protección del interés publico Código: M-PP-PTO

RESPONSABLE Personero delegado para la contratación, y

promoción de la participación ciudadana.

Fecha de emisión

23/12/2016

OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para lograr la protección del interés general.

Versión 1

ALCANCE Desde la recepción de las peticiones de intervención de la comunidad, y el envío de la

documentación a la autoridad judicial o administrativa competente, hasta la realización del

seguimiento pertinente.

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Petición del ciudadano.

Solicitud recepción.

Acción y ordenamient

o jurídico vigente

La comunidad

Personero municipal

Técnico administrativo

Personero delegado

.

Identificar las necesidades, con el fin de prestar la atención oportuna.

Solicitud

decepcionada

Acción a

seguir con el fin de

proteger los intereses públicos.

Fallo

protegiendo los

derechos o intervenció

n de la autoridad

administrativa en lo de

su competenci

a.

Personero municipal


Personero delegado

Funcionario público, judicial o administrativo

o entidad privada

H

Recepción de las peticiones de intervención de la comunidad.

Acompañar y dar seguimiento a las actuaciones judiciales. Realizar

actividades comisionadas o requeridas como agentes de interés

público.

V

Comprobar que las actuaciones del

ministerio público sean eficaces para

la protección de los derechos

humanos.

A

Emprender actuaciones que permitan la real protección de los

derechos humanos.

RECURSOS

Talento Humano Profesional en derecho, técnico con conocimientos de archivos, mensajero

Normatividad Normograma institucional. Administración del riesgo Mapa de riesgo institucional.

Documentos asociados Ordenamiento jurídico vigente.







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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS M-PP-PTO-01

Servicios públicos domiciliados, salud municipio de Tuluá.


No Si No Si Si No Si No

Inicio

1.Petición usuario

2.Valoración funcionario responsable.

3. Servicios

públicos. 10. Salud.

4. Es pertinente la reclamación.

12. Solución,

comunicación

telefónica.

7. Asesora al usuario

para reclamación.

14. A nombre

propio.

Personería.

18. Tutela.

3. Identifica, analiza el caso y genera

documento.

5. Explica

ciudadano.

6. Explica

ciudadano

8. Regresa o No el usuario

9. Recurso de

reposición y

apelación.

Fin

11. Analiza caso,

petición de

tutelas, asesora

al usuario.

13.

Petición.

15. Esperar

respuesta.

16. Dan respuesta.

17. Es

satisfactoria.

19. A nombre

propio.

Personería.

20. Se realiza

seguimiento.

21. Dan cumplimiento.

22. Desacato

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Vigilar la efectiva prestación de servicios de salud


Inicio

1. Solicita por oficio a entidades

de salud, informe sobre

control y vigilancia de

servicios prestados.

1.1

Secretaria

de salud.

1.3 I.P.S. 1.2 E.P.S.

Página 3 de 4







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Seguimiento al patrimonio público.


Inicio

1 Petición de oficio o de terceros

2. Evaluación o seguimiento al

patrimonio público.

3. Solicitud a la dependencia

encargada, del patrimonio del estado.

Fin

Página 4 de 4







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NOMBRE MINISTERIO PUBLICO Código: M-MP-PTO

RESPONSABLE Profesional especializado Fecha de emisión

23/12/2016

OBJETIVO Representar los intereses de la comunidad ante las autoridades judiciales y de policía

Versión 1

ALCANCE Inicia con solicitud de intervención o la interposición de la denuncia o la demanda y termina con el seguimiento del caso o el informe final

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Comunidad

Autoridades judiciales y

administrativas

Órganos de control

Solicitud de

acompañamiento.

Administración Municipal.


administrativas

Órganos de control

Identificar las necesidades con el fin de prestar la atención oportuna.

Visitas al lugar de los hechos. Diligencia de policía judicial. Interposición de recursos y solicitudes ante las autoridades Judiciales. Informe solicitado.

Comunidad


administrativas

Órganos de control

H

Acompañar y dar seguimiento a las actuaciones judiciales y de policía para la protección de los intereses de la comunidad y el debido proceso. Realizar actividades comisionadas o requeridas como agente del ministerio público.

V

Comprobar que las actuaciones del ministerio público sean eficaces para la protección de los derechos humanos.

A

Emprender actuaciones que permitan la real protección de los derechos e intereses de la comunidad.

RECURSOS

Talento Humano Profesional en derecho, con conocimientos en actuaciones judiciales y de policía.



Documentos asociados Documentos de ministerio público.







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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS M-MP-PTO-01

Tramite de proceso de ministerio público –

Autoridades judiciales.


No Si

2. Identifica el funcionario

pertinente a la solicitud.

7. Realiza informe

anual o cuando se

requiera.

Inicio

4. Es

competencia del

agente del M.P

4.2 Agenda solicitud y programa

fecha de visita.

5. Asiste a la diligencia

6. Entidad judicial levanta acta,

con copia al representante del

ministerio público.

8. Archivo

documento

s soportes.

Fin

1. Petición de autoridad

judicial.

3. Identifica la entidad de

donde proviene la solicitud.

4.1 Notifica

devolución,

autoridad

judicial.

Página 2 de 4







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Representación del ministerio público – Actuaciones

judiciales en materia penal.


No Si No Si



7. Se notifica

al solicitante.

Inicio

3. Es

competencia del

agente del M.P

5. Se realiza requerimiento

6. Dan respuesta

8. Archivo

documento

s soportes.

Fin

1.Solicitud de actuación

judicial en materia penal.

3.1 Notifica

devolución,

autoridad

competente.

3.1 Genera documento oficial, para

solicitar información a la autoridad

competente, o programa visita.

4. ¿Hay

respuesta?

Página 3 de 4







Página 32 de 76


Representación del ministerio público – Orientación al

ciudadano.


Si No



Inicio

5.1 Requiere la respuesta

8. Archivo

documento

s soportes.

Fin

1.Solicitud petición

orientación al ciudadano.

3 Genera documento de oficio, con

petición del ciudadano.

5. ¿Dan

respuesta?

4. Remite a la entidad

competente para que

informen.

5.2 Notifica

respuesta al

solicitante.

Página 4 de 4







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NOMBRE Vigilar el cumplimiento del orden jurídico Código: M-OJ-PTO

RESPONSABLE Personero Fecha de emisión

23/12/2016

OBJETIVO Vigilar que los servidores públicos de la personería cumplan sus funciones de acuerdo a las normas

pertinentes a cada caso.

Versión 1

ALCANCE El proceso va desde la recepción de queja o inicio de una acción de oficio, hasta el archivo, sanción o traslado del caso y posterior informe al queso o a la

comunidad.

Página 1 de 5



Ciudadanía en general.

Queja

Identificación

de una presunta

irregularidad.

Requerimiento circulares y recomendaci

ones.

Respuesta acta de visita.

Comunidad


Personeros

Funcionarios competentes

Autoridad competente

Identificar las posibles irregularidades que constituyan faltas

disciplinarias de los servidores públicos.

Aclaración si hubo

falta o no.

Capacitación.

Acción pertinente.

Respuesta de

autoridades competente

s.

Comunidad

Personero

Funcionarios de la personería.


Autoridad

competente

Veedurías ciudadanas.

H

Atender las solicitudes y emprender las actuaciones y los procesos

pertinentes.

V

Revisar la eficacia y eficiencia del proceso que se adelante por el


A

Realizar seguimiento continuo a las actividades de la administración.

RECURSOS

Talento Humano Abogado competente



Documentos asociados Quejas, formatos de registros, normatividad jurídica vigente.







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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS M-OJ-PTO-01

Atención, orientación al ciudadano.


No Si



Inicio

5.1 informa al

usuario.

Fin

1.Orientación al usuario.

5. ¿Hay

respuesta?

5.2 Solicita

respuesta.

3. Valora solicitud, y asigna


2

1

2. Queja, reclamo, petición

o tutela, incidente de

desacato,

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Agenda atención de la personería.


Sí No

4. Anuncia la cita al

personero de forma verbal o

escrita (por medio de

dispositivo de

comunicación, aplicación o

pizarra de la oficina de la

personería).

Inicio

5.2 informa al

usuario.

Fin

1.Orientación al usuario.

5. ¿Puede

atender al

usuario?

2. Agenda al usuario.

5.1 Consolida

asistencia con

él usuario.

3. Define la fecha y la hora

de atención.

2

6.Ubica al usuario, y

reprograma cita.

1

Página 3 de 11







Página 36 de 76


Agenda atención al ciudadano.


Inicio

1.Usuario, declara un hecho.

2. Agenda, y orienta al

usuario.

3. Informa requisitos, y

solicita documentos a

evidenciar.

Fin

Página 4 de 11







Página 37 de 76


Vigilar el cumplimiento del orden jurídico. Seguimiento

derechos y peticiones.


No Si

2. Funcionero competente

para dar respuesta a la

solicitud.

Inicio

3.2 Resuelve

solicitud

Fin

3. ¿Puede

atender al

usuario?

3.1Delega al

funcionario

competente,

para dar

respuesta.

Página 5 de 11

1. Solicitud por el usuario.

4. Notifica

al usuario.

5. Entrega copia

al usuario.

6. Archivo

documentos

soportes.







Página 38 de 76


Participación en consejos, comités y mesas.


No Si

4. Se informa asistencia al

personero.

Inicio

5.2 Asiste al

evento.

Fin

1.Solicitud, asistencia a

evento.

5. ¿Asiste al

evento? 2. Agenda la solicitud.

5.1 Delega

funcionario

asistencia.

3. Se identifica el tipo de

evento.

7. Identifica funcionario

competente, para realizar

seguimiento a los

compromisos.

Página 6 de 11

6. Solicita la copia del

acta de compromisos e

informa al personero.

8. Archivo

documentos

soportes.







Página 39 de 76


Agenda atención víctimas del conflicto armado.


4. Valora solicitud, y asigna


Inicio

Fin

1.Orientación al usuario, de

manera personal o

telefónicamente.

2. Agenda al usuario.

6. Firma digital e

imprime según

necesidad.

3. Define la fecha y la hora

de atención.

5. Toma declaración del

solicitante.

5.1 Toma

en línea.

5.2 Toma

en físico.

7. Archivo

documento

s soportes.

8. El personero

firma el

documento.

10. Enviar c/d 15

días, a la unidad

de víctimas,

valoración.

9. Enviar

informe en

Excel al

Alcalde.

11. Enviar,

secretaria de

salud,

gobierno,

educación.

Tabla en

Excel.

Página 7 de 11







Página 40 de 76


Elaboración y presentación de los informes


1. Solicitud de informes

periódicos de la procuraduría.

3. Realiza informe solicitado

Inicio

4. Firma documento el personero.

5. Enviar documento a:

6. Archivo

documento

s soportes.

Fin

5.1

Documento

físico.

2. Solicita a las diferentes

dependencias, información

pertinente.

Página 8 de 11

5.2 Documento

correo

electrónico..







Página 41 de 76


Mesa de víctimas.


1. Solicitud mesa de víctimas o

de oficio secciones de mesa.

2. Invitación a las secciones,

se levanta acta.

Inicio

3. Seguimiento de

compromisos

5. Verifica cumplimiento

6. Archivo

documentos

soportes.

Fin

Página 9 de 11

4. Genera documento de

evaluación de compromisos.







Página 42 de 76


Respuesta de derechos de peticiones en materia de

víctimas.


1. Solicitud

del usuario.

2. Realizar

formato de

solicitud.

Inicio 3. Radica la solicitud

5. Entrega copia al

usuario.

6. Archivo

documentos

soportes.

Fin

Página 10 de 11

4. Remite por

competencia a las

diferentes entidades

de forma

argumentada.







Página 43 de 76


Constancia VIVANTO


1. Solicitud

de víctima.

2. Formato

VIVANTO.

Inicio 3. Radica

documento.

5. Entrega copia al

usuario.

6. Archivo

documentos

soportes.

Fin

Página 11 de 11

4. Elabora constancia

firma del personero.







Página 44 de 76

NOMBRE Gestión de recursos financieros Código: A-RF-PTO

RESPONSABLE Director administrativo Fecha de emisión

23/12/2016

OBJETIVO Garantizar los registros de las operaciones contables y de presupuesto de la personería, bajo

los parámetros de normatividad contable.

Versión 1

ALCANCE Este proceso inicia desde la aprobación del presupuesto y registro contable, hasta la generación y presentación de informes al

personero, y entes de control.

Página 1 de 6



Proyecto de presupuesto de ingresos y

de gastos.

Borrador presupuesto

de la personería.

Liquidación presupuesto

de la personería.

Planes

estratégicos y de acción.

Plan de

compras.

Secretaria de hacienda.

Personería.

Director

administrativo.

Manual contable y de

procedimientos sector público.

Normatividad legal vigente.

Decreto 1599 de

2005, MECI

Realizar y planificar el borrador del presupuesto de los periodos

siguientes.

Proyecto de

presupuestos.

Certificado

C.D.P. afectación

del presupuest

o.

Registro presupuest

al R.P.

Comprobantes de

egresos.

Conciliación bancaria.


Director administrativo.

Entes de control (secretaria de

hacienda, contraloría, personero

delegado para la contratación)

H

Ejecutar presupuesto. Ejecución del plan mensualizado de caja P.A.C.

Elaborar y presentar Informe financiero.

V

Evaluar los resultados de los indicadores del proceso para tomar

decisiones sobre ajustes, correctivos o acciones a que haya lugar

A

Implementar planes de mejoramiento que surjan de la revisión efectuada al

proceso.

RECURSOS

Talento Humano Contador público con conocimientos contables del sector público (cuentas cero)



Documentos asociados Datos históricos de ejecuciones presupuestales, plan de compras y suministros, plan de capacitaciones, plan estratégico, plan de acción,

estatuto presupuestal, manual contable y procedimientos sector público, y plan único de cuentas.







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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS A-RF-PTO-01

Formulación del proyecto de presupuesto de la

personería de Tuluá.


Inicio

2. Clasifica los rubros

presupuestales.

3. Relaciona los valores

presupuestales.

Fin

1. Realiza documento borrador

identificando los requerimientos

presupuestales de la personería.

4. Enviar a secretaria de Hacienda

Municipal.

5. CONFIS

Página 2 de 6







Página 46 de 76


Aprobación del presupuesto fiscal de la personería de

Tuluá.


Inicio

1. Llega la admisión del acuerdo

municipal, con el presupuesto

aprobado.

Fin

2. Emisión resolución personero,

con aprobación presupuesto

fiscal del periodo.

5. Apropiación inicial del

presupuesto, registro pto al

programa presupuestal.

6. P.A.C

3. Reajuste borrador según el

presupuesto aprobado.

6. C.D.P. 7. R.P.

Página 3 de 6







Página 47 de 76


Realización y ejecución de los pagos respectivos de la personería.


No Si

1. Verificar que los pagos

estén con su respectivo CDP

- RP

3. Realizo

C.D.P o RP

Inicio

2. ¿El pago

contiene CDP –

RP?

4. revisar los soportes que

cumplan con requisitos de paga.

5. Ejecución del pago respectivo.

6. Contabiliza las órdenes de pago

7. Archivo

documento

s soportes.

Fin

Página 4 de 6







Página 48 de 76


Realización de los inventarios, activos fijos de la personería.


1. Realiza los inventarios de

los activos fijos de la

personería.

3. Llevar hoja de vida de los

activos, y sus respectivos

responsables a cargo.

Inicio

2. Relacionar los

funcionarios responsables y

los activos bajo su custodia.

4. Hacer firmar por los

funcionarios responsables de los

activos a cargo.

5. Realizar seguimiento a los

activos.

7. Archivo

documento

Fin

Página 5 de 6







Página 49 de 76


Informe rendición de cuentas de la personería.


1. reunir la información

requerida para la realización

del informe.

2. Realizar informe

detallando todos los gastos

en la ejecución del

presupuesto.

Inicio

3. Presentar el informe

financiero a las instancias

respectivas.

4. Firma acta del informe

7. Archivo

documento

Fin

5. Socializar informe con los

entes que lo requieran.

Página 6 de 6







Página 50 de 76

NOMBRE Gestión del talento humano Código: A-TH-

PTO

RESPONSABLE Director administrativo Fecha de emisión

23/12/2016

OBJETIVO Administrar el recurso humano garantizando su idoneidad, procurándole la inducción, reinducción, el

bienestar y la capacitación.

Versión 1

ALCANCE Inicia con la vinculación pasando por la vida laboral de los servidores públicos de la personería mientras

estén vinculados.

Página 1 de 5



Departamento

administrativo de la función pública.

Personería Municipal. Manual de funciones y requisitos.

Identificación

del cargo vacante, y

requisitos del candidato.

Comunicado

de la comisión

nacional del estado civil. Hoja laboral

del candidato. Manual de inducción.

Plan de reinducción.

Decreto 1599 de 2005 MECI.

Director administrativo.

Comisión nacional del estado civil.

Candidatos.

Candidatos seleccionados.

Personero.

Realizar verificación del personal a ingresar a laborar en la Personería.

Plan de inducción y reinducción.

Acta de inducción y reinducción.

Plan de

bienestar laboral.

Acto

administrativo de

vinculación.

Plan de Capacitación

.

Plan de Incentivos.

Funcionarios debidamente capacitados.

Personería Municipal.

Candidato

seleccionado.

Gestión talento

humano, carpeta laboral.

Director

administrativo.

Proceso de gestión de recursos

financieros.

Carpeta laboral,

entidades de seguridad

social, CNSC.

H

Realizar inducción y reinducción al

personal que ingresa a laborar en la Personería. Encargarse del bienestar social del personal. Ejecutar el plan de capacitación. Ejecutar el plan de

bienestar.

V

Evaluar los resultados de los

indicadores del proceso para tomar decisiones sobre ajustes, correctivos

o acciones a que haya lugar.

A


proceso.

RECURSOS

Talento Humano Funcionario con conocimientos en normas de administración del recurso humano del sector público, y liquidación de nómina.



Documentos asociados Manual de funciones, y competencias laborales, ley 909 y sus decretos reglamentarios.







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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS A-TH-PTO-01

Historias laborales


1. Recepción historias

laborales.

Inicio

2. Llevar reporte de las

hojas laborales.

3. Archivo

documento

hojas laborales

Fin

Página 2 de 5







Página 52 de 76


Inducción – reinducción del personal.


1. Realizar la inducción al

personal nuevo que ingrese

a la entidad, de acuerdo al

manual de inducción y

reinducción.

3. Hacer firmar el acta de

inducción o reinducción.

Inicio

2. Realizar la reinducción al

personal que elabora en la

entidad, de acuerdo al

manual de inducción y

reinducción.

4. Archivo

documento.

Fin

Página 3 de 5







Página 53 de 76


Capacitación al personal.


1. Realizar el diagnostico

con los funcionarios, para

identificar las necesidades

de capacitación de cada

uno, de acuerdo con sus

responsabilidades laborales.

2. Realizar el plan

institucional de

capacitación, teniendo en

cuenta el plan del año

anterior y lo especificado

por el DAFP, en la guía de

formulación del plan

institucional de capacitación

del DAFP.

Inicio

3. Ejecutar el plan

institucional de capacitación

de la personería.

4. Archivo

documento.

Fin

Página 4 de 5







Página 54 de 76


Bienestar social para funcionarios de la personería.


1. Realizar el diagnostico de

las necesidades de bienestar

social laboral, para los

funcionarios de la

personería.

2.Realizar el plan de

bienestar social laboral

teniendo en cuenta el

diagnostico de necesidades,

el plan del año anterior, y la

guía bienestar social laboral

del DAFP.

Inicio

3. Ejecutar el plan de

bienestar social laboral de la

personería.

4. Archivo

documento.

Fin

Página 5 de 5







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NOMBRE Gestión documental y comunicaciones oficiales Código: M-CO-PTO

RESPONSABLE Auxiliar administrativo. Fecha de emisión

23/12/2016

OBJETIVO Conservar, custodiar, salvaguardar y administrar la producción documental de la Personería y brindar

una información oportuna y veraz, de manera eficiente y eficaz tanto a los clientes internos como

externos.

Versión 1

ALCANCE Se inicia con la recepción de documentos o peticiones de los usuarios, y termina con la

disposición final que se decida a este.

Página 1 de 9



Requisitos exigidos

por el Art. 21 de la Ley

594 de 2000.

Formato para quejas y reclamos,

formatos para servicio

al usuario

Archivo general de nación.

Comunidad.

Elaborar el programa de Gestión documental

Manual de Archivo.

Programa de gestión documental

MARVI. Radicador

de comunicaci

ones Oficiales.

Manual de Correspond

encia.

Manual de satisfacción del cliente

Registro de quejas y

Reclamos.

Ficha de consulta.

Archivo general de la nación.


Comunidad.

H

Recepcionar el documento. Atender consultas de cliente internos

y externos. Atender quejas y reclamos de los

clientes internos y externos.

V


decisiones sobre ajustes, correctivos o

acciones a que haya lugar.

A


proceso. Listados de chequeo.

RECURSOS

Talento Humano Funcionario con conocimientos en la ley general de archivos, ley 594 de 2000 y el decreto 2609 de 2012.

Normatividad Normograma institucional. Administración del riesgo Mapa de riesgo institucional.

Documentos asociados Tablas de valoración y retención documental, cuadros de clasificación documental, ley 594 de 2000 y el decreto 2609 de 2012.







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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS M-CO-PTO-01

Gestión documental y comunicaciones oficiales producción documental


No

si No

4. Dependencia elige los

medios de elaboración,

registro, impresión y el tipo de

soporte que requiere (papel,

medio magnético, electrónico,

otros).

1. Dependencia

identifica, elige y

elabora el

documento.

Consultar: - Manual de

Procedimientos de la Entidad

elaborado conforme a la NTC

3393 o la que la modifique o

actualice y demás formatos

específicos por dependencias

5. Dependencia elabora el

documento y produce el número

copias requeridas e imprime, o

graba. De igual forma marca el

sobre o elabora rótulo o etiqueta

según el soporte (cuando se

necesite) y adjunta los anexos

Inicio

2. conoce

directrices para

su elaboración.

6. ¿El

documento es

interno?

6.2 Aplica

procedimientos

para

documentos

externos.

6.1 Aplica

procedimientos

para

documentos

internos.

1 2

Página 2 de 9







Página 57 de 76


Gestión documental y comunicaciones oficiales recepción de documentos externos


si No

5. La Unidad de

Correspondencia analiza el

documento con base en la

Tabla de Retención

.Documental para determinar

su direccionamiento e imprime

el rótulo de radicación y

consigna en la planilla de

registro y radicación los datos

(Nombre de la persona y/o

Entidad Remitente, Nombre o

código de la(s) Dependencia(s)

competente(s), Número de

radicación, fecha y hora de recibo,

Nombre del funcionario responsable

del trámite, Anexos y Tiempo de

respuesta (Si lo amerita)) y

adicionalmente aquella información

que la entidad haya regulado en

procedimientos vigentes. (Anexo 2.2)

4. La Unidad de

Correspondencia hace la

revisión de los documentos que

ingresan a la entidad para

verificar la competencia, los

anexos, el destino y los datos

de origen del ciudadano o

entidad que las remite, dirección

donde se deba enviar respuesta y

asunto correspondiente, si es

competencia de la entidad, se

procederá a la radicación del mismo.

Cuando una comunicación no esté

firmada ni presente el nombre del

responsable o responsables de su

contenido, se considerará anónima y

deberá ser remitida sin radicar, a la

oficina de su competencia, donde se

determinarán las acciones a seguir.

1.La Unidad de

Correspondencia recibe los

documentos externos por

diferentes medios.

6. La Unidad de

Correspondencia excluye de

radicación las comunicaciones

de carácter informativo, al igual

que los libros, revistas, folletos,

periódicos, invitaciones, tarjetas,

entre otros que no hayan sido

remitidos con una comunicación. Para

estos documentos cada entidad

diseñará formatos de control de

entrega (Anexo 2.3)

3. La Unidad de Correspondencia,

devuelve el documento al

remitente o lo re-direcciona a la

entidad competente, dejando

constancia mediante comunicación

escrita.

7. La Unidad de

Correspondencia clasifica y

organiza los documentos

recibidos y los ubica en las

unidades de conservación

destinadas para cada

dependencia. Ver 3.1

Distribución de documentos

recibidos.

8. Archivar el

proceso y

documentos

anexos.

Fin

Inicio

2. El documento

es competente

de la entidad.

1

Página 3 de 9







Página 58 de 76


Gestión documental y comunicaciones oficiales recepción de documentos internos.


si No

8. Archivar el

proceso y

documentos

anexos.

5. La Dependencia receptora registra y

radica en la planilla de control de

comunicaciones internas el documento,

señalando datos como (Nombre y

código de la dependencia remitente,

Número de radicación, fecha y hora de

recibo, Nombre del funcionario

responsable del trámite, anexos y

tiempo de Respuesta, si lo amerita), y

adicionalmente aquella información que

la entidad haya regulado en

procedimientos vigentes. Ver Anexo 2.4

y (Ver 4. Trámite de documentos)

4. La Dependencia receptora verifica,

firmas, folios, copias, anexos y todos

aquellos datos que la entidad haya

regulado en procedimientos o

reglamentos, además observa el estado

de conservación documental. Si el

documento está incompleto se

determina si se puede recibir y pedir lo

faltante o devolver a la dependencia

remitente el documento.

1.La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.

3. La Unidad de Correspondencia,

devuelve el documento al

remitente o lo re-direcciona a la

entidad competente, dejando

constancia mediante comunicación

escrita.

Fin

Inicio

2. El documento

es competente

de la entidad.

2

Página 4 de 9







Página 59 de 76


Gestión documental y comunicaciones oficiales distribución de documentos recibidos.


No Si

Si No

4. La Unidad de correspondencia aplica la

directriz para la entrega de los

documentos a las dependencias.

3.1 Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para su redireccionamiento.

1.la Unidad de correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a las dependencias correspondientes. Ver Anexo 2.5

3. Consultar: Directriz para la distribución de documentos recibidos. Anexo 2.6

7. Archivar el

proceso y

documentos

anexos.

Fin

Inicio

2. El documento

es competente

de la entidad.

5. ¿Es

competencia de la

dependencia?

6. La dependencia deja constancia de

recibo de los documentos en la planilla

de registro de comunicaciones recibidas.

(Ver 4 Trámite de documentos)

Página 5 de 9







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Gestión documental y comunicaciones oficiales distribución de documentos internos.


Si No

3. Hace entrega de los documentos con

sus respectivos anexos si los hay, a la

Dependencia destinataria.

2. Consulta manual de procedimientos de cada dependencia según el caso.

5. Archivar el

proceso y

documentos

anexos.

Fin

Inicio

1. ¿conoce el

procedimiento

para

distribución de

documentos?

4. La Dependencia destinataria recibe el

documento, verifica y da constancia de

recibido (Ver 4 Trámite de Documentos)

Página 6 de 9







Página 61 de 76


Gestión documental y comunicaciones oficiales distribución de documentos enviados.


No Si

Si No

1. La Dependencia productora

remite a la Unidad de

Correspondencia para su

distribución, los documentos

elaborados en su respectivo

soporte, con el número de

copias requeridas, sus anexos y

el sobre.

2.

5.1 Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para su redireccionamiento.

4. La Unidad de Correspondencia

verifica cumplimiento de requisitos

conforme a manual de

procedimientos.

7. Archivar el

documento

soporte.

Fin

Inicio

2. conoce la

directriz para la

distribución. 5. ¿El documento

cumple requisitos?

5.2 La Unidad de Correspondencia realiza

la radicación y el registro con sus datos

básicos.

3. La Unidad de Correspondencia consulta la directriz establecida en la entidad para la distribución de documentos enviados

6. La Unidad de Correspondencia realiza

la distribución de los documentos

utilizando medios como entrega

personal, fax, correo tradicional, correo

electrónico, página web, entre otros.

7. La Unidad de Correspondencia realiza

la radicación y el registro con sus datos

básicos.

Página 7 de 9







Página 62 de 76


Gestión documental y comunicaciones oficiales tramite de documentos.

SECRETARIA

No Si No Si

La Dependencia recibe documento de la Unidad de

Correspondencia o de otra dependencia

¿Amerita trámite?

Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente. (Ver 5.

Organización de documentos)

El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de

turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud.

El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario

competente para que proceda con el trámite, las anotaciones de

chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia

respectiva para continuar con el trámite.

¿Amerita

respuesta?

Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente.

El Jefe de la dependencia entrega el documento al

funcionario competente para que proyecte respuesta

Fin

1

Página 8 de 9







Página 63 de 76


Gestión documental y comunicaciones oficiales tramite de documentos.

PERSONERIA MUNICIPAL

El funcionario competente hace acopio de la información necesaria, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para

revisión.

¿La solicitud es

clara?

Se solicita ampliar o precisar la

información.

¿Aporta la información necesaria?

Archiva documento y proyecta respuesta.

Aplica directriz para la distribución de

documentos internos.

Aplica el procedimiento para la distribución y envío

de documentos externos.

¿La respuesta es para

una dependencia?

Fin

2

Página 9 de 9







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NOMBRE Asesoría Jurídica Código: A-AJ-PTO

RESPONSABLE Personero delegado para la contratación, servicios

públicos y defensa del interés público, profesional

especializado.

Fecha de emisión

23/12/2016

OBJETIVO Asesorar jurídicamente al personero en los asuntos jurídicos administrativos, y en los procesos de

contratación de la entidad y verificar la contratación de la administración central y descentralizada.

Versión 1

ALCANCE Inicia con la verificación del servicio o bien en el plan de compras, pasando por todo el proceso de

contratación e igualmente las actividades necesarias para hacer seguimiento a la

contratación de la administración central y descentralizada.

Página 1 de 5



Plan de

compras.

Presupuesto oficial.

Solicitud del

C.D.P

Modalidad de

contratación.

Solicitudes de los entes de control o

de los interesados.

El SECOP


Publicación en el SECOP, ventanilla única o correo

electrónico.

Realizar programación de las actividades semanales, identificando las necesidades de la personería en materia de contratación, y asesoría

al personero.

Respuesta a

Derecho de Petición.

Oficio de

remisión a la

entidad competente

Acta de inicio.

Oficios

remisorios.

Notificación supervisión

Concepto emitido.


H

Proyectar las acciones constitucionales y legales a que haya lugar. Dar respuesta a Derechos de petición. Definir la modalidad de contratación. Realizar, y emitir conceptos.

V


decisiones sobre ajustes, correctivos o acciones a que haya lugar.

A


proceso.

RECURSOS

Talento Humano Funcionario con conocimientos en contratación.



Documentos asociados Plan de compras, presupuesto, manual de contratación, manual de funciones y procesos, estatuto general de la contratación.







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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS A-AJ-PTO-01

Contrataciones.


No Si

2. Estudio previo de la contratación.

1. Identifica la necesidad contractual de la personería, genera certificado de personal insuficiente.

inicio

3. Verifica el presupuesto con dirección administrativa.

4. genera documento C.D.P.

5 Pública el estudio

previo e invitación

pública, según ley 80,

de contratación.

5.1 Declarar de cierto. acto administrativo, debidamente motivado.

5.1.2. genera documento acto administrativo.

5.2 Inicio de proceso de contratación.

6. Contratación.

1

1

Página 2 de 5







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Contrataciones.


No Si No

7. Determina el modo de contratación. (directa o SECOP)

8. Contrato, idoneidad contratista, acta de inicio, resolución de pólizas, notificación supervisor de contratos.

15. Se presentan

propuestas.

7.2 SECOP

13. Recibe propuesta y se genera acta.

9. Apropiación presupuestal

2

2

7.1 Directa

14. Apertura de propuestas.

16. Realiza documento acto administrativo motivado.

17. ¿Cumple

requisitos?

15.2 Desierto o no cumple.

18. Adjudica contrato.

12. Archivar los

documentos

soportes.

Fin

10. Ejecución informe.

11.Acta de finalización y liquidación.

15.1 Realiza estudio de propuestas.

Página 3 de 5

3

4







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Observación a la contratación.


No Si

1. Petición a solicitud del interesado.

2. Realiza documento, y analiza la petición para dar respuesta

inicio

3. ¿Da respuesta?

5. Publica respuesta.

6. Informa por medio de adenda, modificatoria #1

7. Corrige el proyecto de condiciones / invitación o informe de evaluación

4. Da respuesta a las observaciones.

8. Publica.

9. Archivar los

documentos

soportes. Fin

11. Publica.

10. Corrige informe evaluación, si hay

fundamento.

. 12. Adjudica contrato.

Página 4 de 5







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Participación ciudadana.


1. Se recibe solicitud para

constitución de veeduría.

5. Firma resolución para creación y

registro de veeduría.

Inicio

3. Recepcionar los

documentos para ser objeto

de estudio.

7. Archivo

documento

Fin

6. Socializar resolución por medio

publicitario, y registrar en el libro

de veedurías.

4. Hacer estudio documental

y proyectar resolución.

7. Entregar original de la

resolución al interesado.

Expedir auto de conocimiento

y carnetizar a los dignatarios.

2. Asesorar a las personas

para que se organicen,

cumpliendo los requisitos

de ley.

Página 5 de 5







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NOMBRE Peticiones, Quejas y Reclamos. Código: M-CO-

PTO

RESPONSABLE Profesional especializado. (técnico administrativo) Fecha de

emisión

23/12/2016

OBJETIVO Tramitar las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias radicadas en la personería, hasta la decisión final.

Versión 1

ALCANCE Este proceso va desde recibir la petición, queja o reclamo hasta radicar la respuesta final.

Página 1 de 4



PQRS

Usuario

Personero

Funcionarios de la personería

Garantizar que se apliquen y cumplan todas las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos referentes a

las PQRS

PQRS radicada

Asignación

de funcionarios

Aviso de

proximidad a la fecha de

vencimientos

Respuesta proyectada

Respuesta

PQRS aprobada, radicada y publicada.

Usuario

Personero

Funcionarios de la

personería

H

Recepcionar la petición, queja, reclamo o sugerencias en la ventanilla única o en el link http://www.personeriatulua.gov.co/peticiones-

quejas-y-reclamos/ y radicar todas las peticiones en el consolidado.

V

Proporcionar la información requerida por el (la) auditor(a) en cuanto a evidencias de

gestión de PQRS.

A

Hacer inspecciones a los procedimientos de aplicados a las peticiones quejas, reclamos o sugerencias, para que estas no se vuelvan a

presentar.

RECURSOS

Talento Humano Funcionario con conocimientos en trámite PQRS



Documentos asociados TRD, ley anticorrupción y racionalización de trámites.


http://www.personeriatulua.gov.co/peticiones-quejas-y-reclamos/







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Trámite de los documentos peticiones, quejas, reclamos y sugerencias recibidos por ventanilla única de la dependencia.


No Si

1.recibir el documento de una petición,

queja, reclamo o sugerencia.

2. Análisis de la solicitud para diligenciamiento del documento PQRS correspondiente.

5. Se revisa el documento PQRS.

7. Archivar el

documento

soporte.

Fin

Inicio

6. ¿El PQRS

corresponde a una

dependencia?

6.1 Dar trámite al

documento PQRS

según la necesidad,

informando a la

dependencia para

proyectar su

solución.

4. Remitir el documento según

clasificación PQRS a la personería.

3. Registrar el documento en el libro

Radicador.

6.1 Se radica oficio

según complejidad

en la entidad

responsable o se

dará solución

inmediata si es

posible.

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Trámite Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias del Buzón


No Si

1.Apertura buzón de sugerencias. Se

realiza cada 10 días, tres veces por mes.

2. se realiza el conteo y revisión de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

5. Se revisa el documento PQRS

7. Archivar el

documento

soporte.

Fin

Inicio

6. ¿El PQRS

corresponde a una

dependencia?

6.1 Dar trámite al

documento PQRS


informando a la

dependencia para

proyectar su

solución.

5. Se clasifica la solicitud y se remite el

documento según clasificación PQRS a la

personería.


según complejidad

en la entidad

responsable o se

dará solución

inmediata si es

posible.

4. Se elabora acta de los hallazgos encontrados en el buzón y se registra el documento en el libro Radicador.

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Trámite Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de la web http://www.personeriatulua.gov.co/peticiones-quejas-y-reclamos/


No Si

1.Recepcionar la petición, queja,

reclamo o sugerencias en el link

http://www.personeriatulua.gov.co/pet

iciones-quejas-y-reclamos/

2. se realiza el conteo y revisión de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de la web.

6. Se revisa el documento PQRS

8. Archivar el

documento

soporte.

Fin

Inicio

7. ¿El PQRS

corresponde a una

dependencia?

7.1 Dar trámite al

documento PQRS


informando a la

dependencia para

proyectar su

solución.

5. Se clasifica la solicitud y se remite el

documento según clasificación PQRS a la

personería.


según complejidad

en la entidad

responsable o se

dará solución

inmediata si es

posible.

4. Se elabora acta de los hallazgos encontrados en la web y se registra el documento en el libro Radicador.

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NOMBRE Control y evaluación Código: M-CE-

PTO

RESPONSABLE Profesional especializado. Fecha de

emisión

23/12/2016

OBJETIVO Garantizar la eficacia, eficiencia y economía de todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución

de las funciones y actividades, y el uso de los recursos definidos para el logro de la misión y cumplimiento de los

objetivos institucionales.

Versión 1

ALCANCE Inicia con la programación de los procesos a evaluar y termina con la evaluación de todos los procesos de la

personería.

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Funcionarios

de la personería

Órganos de

control

Director

administrativo

Profesional especializado

Personería municipal

Funcionarios de

la personería

Consejo asesor del Gobierno Nacional en materia de

control interno. Contraloría municipal.

Realizar programación de la evaluación del control interno de la personería.

Listas de cheque

Planes de

mejoramiento

Seguimientos

Informes

Capacitación.

Funcionarios de la

personería municipal

H

Realizar el control interno de la personería. Documentar las no conformidades según

hallazgos en la auditoria de control interno. Realizar planes de mejoramiento a los procesos

según responsabilidad de cada funcionario.

V

Aplicación de los planes de mejoramiento a los procesos que lo requieran.

A

Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento que han surgido de la revisión efectuada al

sistema de control interno.

RECURSOS

Talento Humano Funcionario con conocimientos en control interno del sector público.



Documentos asociados Manuales, instructivos y formatos que genere el MECI. Las normas, manuales e instructivos que regulan el sistema de control interno de entidades públicas.







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FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS M-CE-PTO-01

Programación de las auditorias de control interno


1. Identificar la necesidad de auditoria

interna de la personería. Definir criterios

de la auditoria a realizar.

6. Archivar el

proceso y

documentos

anexos.

Fin

Inicio

2. Realizar la programación de la

auditoria según los procesos de la

personería.

4. Realizar la publicación de la auditoria,

según su planeación.

3. Elaborar el plan de auditoria.

5. Elabora acta de divulgación de la planeación de la auditoria. Verifica la firma de los funcionarios notificados.

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Ejecución de las auditorias de control interno


Sí No

1. Requerimiento, solicitud de oficio.

4. Archivar.

Fin

Inicio

3. ¿Hay o no

conformidades?

2. Verificar mediante listado de chequeo; que los procesos sean acordes a las funciones asignadas a cada funcionario de la personería.

3.1 Elabora informe de auditoría.

3.1 Elabora plan de mejoramiento, y envía a la dependencia pertinente.

5. Hacer

seguimiento

al plan de

mejoramiento

.

1

2

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Ejecución de las auditorias de control interno


Sí No

6. ¿El plan de

mejoramiento

es positivo?

6.1 Realiza plan de mejoramiento y solicitud de acciones correctivas.

2

6.2 Levanta plan de mejoramiento.

1 4

3

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ministerio pÚblico personerÍa del municipio de tuluÁ … · 2018. 11. 14. · personeria...

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