procedimiento 6048 personeria juridica
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Ministerio del Interior República de Colombia
PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL
Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS NO CATOLICAS
Código: AJ-RE-P01
Versión: 05
Fecha: 27/03/2012
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y actividades requeridas para atender las solicitudes de las Entidades Religiosas no Católicas de:
El reconocimiento de personería jurídica especial a entidades religiosas no católicas La extensión de los efectos jurídicos de personerías jurídicas especiales a sus entidades
religiosas afiliadas o asociadas La aprobación de reforma de estatutos de entidades religiosas no católicas La inscripción del Representante Legal de una entidad religiosa con personería jurídica especial o
extendida La expedición del certificado de existencia y representación legal de personería jurídica especial y
de personerías jurídicas especiales extendidas.
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de la solicitud y anexos, continúa con el estudio de los documentos aportados que cumplan con los requisitos de ley y finaliza con la entrega y la notificación del acto administrativo y el certificado de Existencia y Representación Legal de las Entidades Religiosas no Católicas.
3. DEFINICIONES
Acto administrativo Decisión unilateral de carácter jurídico proferida por cualquier órgano del estado en ejercicio de una función administrativa o por los particulares autorizados por la ley susceptible de crear modificar o extinguir una relación jurídica.
Entidad Religiosa no Católica: Son aquellas que profesan una confesión diferente a la católica (Musulmana, Cristiana, Evangélicos, etc).
Extensión: Extiende efectos jurídicos de una Personería Jurídica Especial a una entidad religiosa afiliada o asociada
Personas Jurídicas de Carácter Religioso: De conformidad con el Articulo 9 de la ley 133 de 1994. Son entidades religiosas: Iglesias, Confesiones, Denominaciones, sus Federaciones, Confederaciones y las Asociaciones de Ministros
Personería Jurídica Especial: Es el reconocimiento legal mediante Acto Administrativo por parte del Ministerio del Interior a una entidad religiosa no católica luego de la solicitud y estudio pertinente de la documentación aportada.
Personería Jurídica Extendida: Es el reconocimiento legal por parte del Ministerio del Interior a una entidad religiosa que está asociada o afiliada a otra que ya cuenta con Personería Jurídica Especial.
Representante Legal: La representación es una figura que comprende toda clase de actos jurídicos La utilidad de esta figura es la facultad otorgada a una persona para obrar en nombre de otra.
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Fecha: 27/03/2012
4. NORMATIVIDAD Leyes. Ley 133 de 1994: Por la cual se desarrolla la libertad religiosa y de culto reconocida en el Art.19.
Decretos. Decreto 782 de 1995, Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 25 de 1992 y 133 de
1994. Capitulo V Articulo 17 parágrafo 1º. Decreto 1455 de 1997: Reglamenta la Ley 133/94 Decreto 1396 de 1997, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 133 de 1994, el artículo 45
del Decreto ley 2150 de 1995 y se modifica el Decreto 782 de 1995. Decreto 1455 de 1997, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 133/94 y se modifican los
artículos 12 y 17 del Decreto número 782 de 1995. Decreto 1319 de 1998 por la cual reglamenta parcialmente la Ley 133 de 1994 Decreto 354 DE 1998, por el cual se aprueba el Convenio de Derecho Público Interno número 1
de 1997, entre el Estado colombiano y algunas Entidades Religiosas Cristianas no Católicas Decreto 1519 de 1998, por el cual se establecen medidas tendientes al libre ejercicio del derecho
de libertad religiosa y de culto en los centros penitenciarios y carcelarios. Decreto 1321 de 1998, por el cual se crea el Comité Interinstitucional para la reglamentación de
los Convenios de Derecho Público Interno. Decreto 505 de 2003: Reglamenta la Ley 133/94 Decreto 2893 de 2011, por el cual se establece la estructura del Ministerio del Interior
Otros. Constitución Política, Art.19: Por el cual se garantiza la libertad de cultos NTGP 1000:2009 Numerales 4.2.3, 4.2.4, 7.2.1. Resolución 1734 de 2011, por la cual se delega en el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica del
Ministerio del Interior, la facultad de reconocer personería jurídica a las Iglesias y se delega la facultad de aprobar las inscripciones de todos los actos de entidades extranjeras
5. DESARROLLO
5.1. EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO PARA EL RECONOCIMIENTO DE LA PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL
5.1.1. DOCUMENTOS REQUISITO
Solicitud de reconocimiento de personería jurídica especial usando optativamente el modelo de solicitud, ubicado en página web y presentarlo debidamente diligenciado en área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos
Original de Acta de constitución de la entidada. Lugar, fecha y hora de celebración de la asamblea constitutiva.b. Orden del día con el contenido de los temas a tratar.c. Nombre y documento de identidad de quienes participaron. d. Relación de los asuntos discutidos y aprobados por los participantes.
e. Las firmas de quienes participaron y la aprobaron Original de Estatutos
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a. Nombre de la entidad religiosa;( verificar posible homonimia o similitud)b. Domicilio Principal y el de las filiales cuando las tuviere;c. Duración, que de no especificarse se entenderá indefinida para todos los efectos
legales;d. Fines religiosos y su carácter confesional específico;e. Antecedentes históricos en el país y/o en el exterior;f. Régimen de funcionamiento;g. Derechos, deberes y prohibiciones de sus miembros;h. Causales de suspensión, retiro y expulsión; i. Esquema de organización; j. Órganos representativos con expresión de sus facultades, requisitos para su válida
designación y período;k. Clases de asambleas, su convocatoria y quórum;l. Designación del representante, funciones y período de ejercicio;m. Procedimiento para modificar los estatutos y reglamento interno;n. Los ministerios que desarrolla:o. Cómo se les confiere las órdenes religiosas;p. Requisitos para la designación de cargos pastorales;q. Normas sobre disolución y liquidación, yr. Pautas sobre destinación del remanente de los bienes de la entidad religiosa, una
vez disuelta y liquidada.
Original del Reglamento interno Original de Acta de aprobación de estatutos y de reglamento interno Original Acta de designación de dignatarios con indicación del nombre, documento de
identidad y cargo respectivo Original Acta de designación del representante con indicación del nombre documento de identidad
y período de ejercicio. Original Constancia de la designación de los lugares destinados permanente y exclusivamente
para culto, indicando la ciudad, dirección, teléfono si lo hubiere, nombre y documento de identidad del Ministro de Culto responsable
Original constancia de la determinación de las filiales indicando la ciudad, dirección y teléfono si lo hubiere.
Original Relación aproximada del número de sus miembros Original Acta de creación de los institutos de formación y estudios teológicos, si los hubiere,
indicando la ciudad, dirección, teléfono si lo hubiere, nombre y documento de identidad del director de los mismos
Personería jurídica adquirida conforme al régimen de derecho privado, si la hubiere.
Las actas y constancias requeridas anteriormente, deberán ser expedidas por el representante y Secretario de la entidad religiosa, con sus respectivas firmas y documento de identidad.
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No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
1Recibir la Solicitud
Recibir la solicitud en Anexo 1 (optativo) y documentos adjuntos, revisar el destinatario y contenido, aplicando el procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa
Funcionario responsable – Área de Correspondencia
2Transferir a
Responsables
Recibir solicitud y documentos adjuntos y actualizar control de manual o en el modulo SIGOB
Secretaria –Oficina Asesora Jurídica
3Asignar
responsable
Recibir y asignar funcionario responsable
Coordinador de Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
4
Asignar Consecutivo y
Crear Expediente
Asignar número consecutivo a la solicitud y documentos adjuntos aplicando el Anexo 2 Formato AJ-RE-P02-F01, Consecutivo expediente reconocimiento personería jurídica especial
Crear y numerar el expediente de la Entidad Religiosa no Católica
Transferir al funcionario responsable a quien se le asigno la solicitud
Secretaria de Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
5Verificar
Requisitos
Revisar y verificar el contenido de la solicitud y de los documentos adjuntos frente a los requisitos legales, establecido en el numeral 5.1.1. de este procedimiento
Verificar el cumplimiento requisitos Si cumpleaplicar Tarea 11Si no cumple aplicar Tarea 6
Profesional Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
6
Elaborar y Aprobar
6.1 Elaborar oficio comunicando las observaciones dirigidas al solicitante de la revisión de requisitos, solicitando cumplir con el término para dar respuesta, aplicando Anexo 3
Revisar el contenido del oficio de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Profesional asignado- Coordinador del Grupo de
Asuntos Religiosos No Católicos
6.2 Revisar y aprobar el oficio de observaciones al solicitante
Revisar el contenido del oficio de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
7 Elaborar sobre
Elaborar sobre para envío por correo normal de oficio y soportes, entregar al Área de Correspondencia de salida, aplicando el Procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias.
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
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No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
8
Elaborar y Aprobar Acto Administrativo
Ordena Archivo
8.1 Si el peticionario no contesta o contesta fuera de término o no cumple con requisitos
Elaborar Acto administrativo que ordena archivo de los documentos utilizando el Anexo 4 Acto administrativo ordena archivo
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Profesional asignado- Coordinador del Grupo de
Asuntos Religiosos No Católicos
8.2 Revisar y aprobar el Acto administrativo
Jefe Oficina Asesora Jurídica.
9Numerar Acto Administrativo
Numerar, fechar y archivar original del Acto administrativo.
Funcionario asignado Secretaria General
10 Notificar el Acto
Recibir copia de acto para transferir al responsable para notificar al solicitante, aplicando la Tarea 13
Secretaria – Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
11Elaborar y
Aprobar Acto Administrativo
11.1 Si cumple requisitos de ley: Elaborar proyecto de
Resolución de reconocimiento de personería jurídica especial a la Entidad religiosa no católica en el Anexo 8 Acto Administrativo que reconoce personería jurídica
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Profesional asignado – Coordinador del Grupo de
Asuntos Religiosos No Católicos
11.2 Revisar y aprobar el Acto Administrativo
Jefe Oficina Jurídica
12Numerar el Acto Administrativo
Numerar, fechar y archivar original del Acto administrativo
Funcionario asignado Secretaria General
13 Notificar el Acto
13.1 Recibir copia del Acto Administrativo y elaborar comunicado solicitando al peticionario notificarse dentro de los cinco días hábiles, aplicando el Anexo 5 Oficio de notificación
Revisar y aprobar la comunicación
Secretaria – Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno si no cumple se devuelve al responsable.
Jefe Oficina Asesora Jurídica
13.2 Sí el solicitante se presenta personalmenteColocar sello al reverso de la copia del Acto administrativo , diligenciar datos, aplicando Anexo 6 ( Sello de Notificación)
Secretaria – Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
13.3Firmar en sello de notificación Solicitante
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No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
13.4 Sí el peticionario no se presentó dentro de los cinco días siguientes a la fecha del comunicado de notificaciónElaborar Edicto, aplicando el Anexos 7, 9 y 11
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
13.5 Revisar y aprobar el Edicto de notificación
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Jefe Oficina Jurídica.
13.6 Publicar Edicto de notificación en cartelera del 10 piso, Carrera 8 No. 12B-31, durante el término establecido en la norma.
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
14Recibir
Recursos
Recibir la comunicación de recursos de reposición o revocatoria directa, radicar en Área de Correspondencia. Revisar expediente y verificar requisitos de ley
Verificar requisitos de ley Si cumple aplicar tarea 15
Profesional asignado – Grupo de Asuntos Religiosos No Católicos y Entidades no
Extranjeras
15
Elaborar y Aprobar Acto que resuelve
recurso
15.1 Elaborar Acto administrativo mediante la cual se resuelve o rechaza el recurso, aplicando Anexo 10
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Profesional asignado – Coordinador de Grupo de
Asuntos Religiosos No Católicos
15.2 Revisar y Aprobar el Acto Administrativo
Jefe Oficina Asesora Jurídica.
16Numerar Acto Administrativo
Numerar, fechar y archivar original de Acto Administrativo
Funcionario asignado– Secretaria General
17Notificar el Acto Recibir copia de acto y transferir al
responsable de elaboración para notificar aplicando el paso 13
Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No Católicos
18Registrar y
actualizar datos
Registrar y actualizar datos de la Entidad Religiosa no Católica en el Registro Publico de entidades Religiosas en Anexo 12 Formato AJ-RE-P02-F03
Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No Católicos
19
Archivar en Expediente
Archivar en el expediente de la Entidad religiosa no católica, la solicitud y anexos, los actos administrativos y comunicaciones
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No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
20Publicar en
Pagina WEB
Enviar por correo electrónico semanalmente el Registro Publico de entidades Religiosas en Anexo 12 Formato AJ-RE-P02-F03 al Área de Prensa de la Oficina de Información Pública
Coordinador Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
5.2. EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO PARA LA EXTENSIÓN DE LOS EFECTOS JURÍDICOS DE LAS PERSONERÍAS JURÍDICAS ESPECIALES
5.2.1 DOCUMENTOS REQUISITOS
Solicitud de extensión de personería jurídica especial, usando optativamente el modelo de solicitud, ubicado en página web, presentarlo debidamente diligenciado en área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos
Original de carta manifestando la petición para extender los efectos jurídicos de la entidad con personería jurídica especial a su afiliada o asociada, suscrita por el Representante Legal.
Original Acta de fundación de la entidad afiliada o asociada. Original de Estatutos de la entidad afiliada o asociada o la manifestación de acogerse a
los de la entidad que la ampara Fotocopia documento de identificación del representante legal Original Certificación expedida por el Representante legal con personería jurídica especial
en la que se acredite el objeto religioso exclusivo de la afiliada o asociada y el cumplimiento de los requisitos de los Artículos 1, 2 y 3 Decreto 1319 de 1998
Original Autorización de la afiliada o asociada para que el ente con Personería Jurídica Especial realice el trámite.
No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
1 Recibir Solicitud
Recibir la solicitud en Anexo 13 y documentos adjuntos, revisar destinatario y contenido, aplicando el procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa
Funcionario responsable – Área de Correspondencia
2 Transferir a Responsables
Recibir solicitud y documentos adjuntos y actualizar control de manual o en el modulo SIGOB
Secretaria –Oficina Asesora Jurídica
3 Asignar Responsable
Recibir y asignar funcionario responsable
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4Asignar
Consecutivo y Crear Expediente
Asignar consecutivo a la solicitud y documentos adjuntos aplicando el Anexo 14 Formato AJ-C-RE-P02F02 Consecutivo expediente de extensión de personería jurídica especial
Secretaria Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
5 Transferir a Responsables
Transferir al funcionario responsable la solicitud y documentación requisito por el SIGOB modulo de correspondencia.
Secretaria – Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos y Entidades no Extranjeras
6 Verificar requisitos
Revisar y verificar contenido de solicitud y de los documentos adjuntos frente a los requisitos legales.
Si no cumple con los requisitos de ley, aplicar Tarea 7Sí cumple aplicar tarea 9
Profesional asignado- Grupo de Asuntos
Religiosos No Católicos
7 Elaborar y Aprobar
7.1 Elaborar oficio comunicando las observaciones dirigidas al solicitante de la revisión de requisitos, solicitando cumplir con el término para dar respuesta, aplicando Anexo 3 Oficio de observaciones
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
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7.2 Revisar y aprobar el comunicado
Jefe Oficina Asesora Jurídica
8 Elaborar Sobre Elaborar sobre para envío por correo normal y entregar al Área de Correspondencia de salida, aplicando el Procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias.
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
9 Elaborar y Aprobar Acto
9.1 Sí el peticionario no contesta o contesta fuera del término o no cumple los requisitos
Elaborar Acto administrativo que ordena archivo de los documentos en Anexo 4
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Profesional asignado- Coordinador Grupo de Asuntos Religiosos No
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9.2 Revisar y aprobar el Acto administrativo
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
10 Numerar Acto Administrativo
Numerar, fechar y archivar original del Acto administrativo
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11
Notificación del Acto administrativo
11.1 Recibir copia del Acto Administrativo y elaborar comunicado solicitando al peticionario notificarse dentro de los cinco días hábiles, aplicando el Anexo 5 Oficio de Notificación
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Católicos
11.2 Revisar y aprobar la comunicación
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Jefe Oficina Asesora Jurídica.
11.3 Si el solicitante se presenta personalmenteColocar sello al reverso de la copia del Acto administrativo , diligenciar datos, aplicando Anexo 8 ( Sello de Notificación)
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
11.4 Firmar en sello de notificación
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Solicitante
11.5 Si el peticionario no presentó dentro de los cinco días siguientes a la fecha del comunicado de notificaciónElaborar Edicto , aplicando el Anexo 15
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
11.6 Revisar y aprobar el Edicto de notificación
Jefe Oficina Asesora Jurídica
11.7 Publicar Edicto de notificación en cartelera del sexto piso, Carrera 8 No. 12B-31, durante el término establecido en la norma.
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
12 Recibir Recursos
Recibir la comunicación de recurso de reposición o revocatoria directa, radicada en Área de Correspondencia. Revisar expediente y verificar requisitos de ley
Verificar requisitos de ley Si cumple aplicar tarea 13
Profesional asignado – Grupo de Asuntos
Religiosos No Católicos
13 Elaborar y Aprobar Acto que resuelve
recurso
13.1 Elaborar Acto administrativo mediante el cual se decide el recurso interpuesto, aplicando el Anexo 10
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Profesional asignado – Coordinador Grupo
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Fecha: 27/03/2012
No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
13.2 Revisar y Aprobar el Acto Administrativo
Jefe Oficina Asesora Jurídica
14 Numerar Acto Administrativo
Numerar, fechar y archivar original de Acto Administrativo
Funcionario asignado – Secretaria General
15
NotificaciónActo que decide
Recursos
Recibir copia de acto y transfiere al responsable de elaboración para notificar aplicando Tarea 11
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16
Elaborar y Aprobar Acto de extensión
de personería jurídica especial
16.1 Si cumple requisitos de ley:
Elaborar proyecto de Resolución de extensión de personería jurídica especial a una Entidad religiosa no católica aplicando el Anexo 16
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Profesional asignado – Coordinador del Grupo de
Asuntos Religiosos No Católicos
16.2 Revisar y firmar el Acto Administrativo
Jefe Oficina Jurídica
17 Numerar ActoNumerar, fechar y archivar original del Acto Administrativo
Funcionario asignado – Secretaria General
18
NotificarActo Administrativo
Que Reconoce Personería
Recibir copia de acto y transferir al responsable de elaboración para notificar aplicando Tarea 11
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Católicos
19
Registro en Registro Publico de
Entidades Religiosas
Registrar y actualizar datos de la Entidad Religiosa no Católica en el Registro Publico de entidades Religiosas en Anexo 12 Formato AJ-RE-P02-F03 Registro Público
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20
Archivar en Expediente
Archivar en el expediente de la Entidad religiosa no católica, la solicitud y anexos, los actos administrativos y comunicaciones
Secretaria – Grupo de Asuntos Religiosos No
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21
Publicar la Web
Enviar por correo electrónico semanalmente el Registro Publico de entidades Religiosas en Anexo 12 Formato AJ-RE-P02-F03 al Área de Prensa de la Oficina de Información Pública
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5.3. EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO PARA LA APROBACIÓN Y REGISTRO DE REFORMA ESTATUTARIA
5.3.1. DOCUMENTOS REQUISITO Solicitud de aprobación y registro de reforma estatutaria especial, usando optativamente
el modelo de solicitud, ubicado en página web y presentarlo debidamente diligenciado en área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos
Original Carta manifestando la solicitud de aprobación de la Reforma Estatutaria
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Código: AJ-RE-P01
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Original Acta en la que se demuestre la reforma aprobada por la Entidad, adoptadas por órgano competente, con el lleno de los requisitos estatutarios.
No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
1 Recibir la Solicitud
Recibir la solicitud en Anexo 17 (optativo) y documentos adjuntos, revisar el destinatario y contenido, aplicando el Procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa
Funcionario responsable – Área de Correspondencia
2 Transferir a Responsables
Recibir solicitud y documentos adjuntos y actualizar control de manual o en el modulo SIGOB
Secretaria –Oficina Asesora Jurídica
3 Asignar Responsable
Recibir y asignar funcionario responsable
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4 Transferir a Responsables
Transferir al funcionario responsable la solicitud y documentación requisito por el SIGOB modulo de correspondencia
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5 Verificar Requisitos
Revisar y verificar el contenido de solicitud y de los documentos adjuntos frente a los requisitos legales, dejando evidencia en el Anexo Nro. 3, si aplica
Si no cumple con los requisitos aplicar tarea 6Si cumple aplicar tarea 8
Profesional asignado- Grupo de Asuntos
Religiosos No Católicos
6Elaborar y Aprobar comunicación de observaciones
6.1 Elaborar oficio comunicando las observaciones dirigidas al solicitante de la revisión de requisitos, solicitando cumplir con el término para dar respuesta, aplicando Anexo 3 Oficio de observaciones
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Profesional asignado- Coordinador del Grupo de
Asuntos Religiosos No Católicos
6.2 Revisar y aprobar el comunicado
Jefe Oficina Asesora Jurídica
7 Elaborar sobre Elaborar sobre para envío por correo normal y entregar al Área de Correspondencia de salida, aplicando el Procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias.
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Código: AJ-RE-P01
Versión: 05
Fecha: 27/03/2012
No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
8 Elaborar y Aprobar Acto Administrativo
Elaborar proyecto de Acto que declara conforme a la ley la reforma de los estatutos de la entidad religiosa no Católica, aplicando el Anexo 17
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Profesional asignado – Coordinador del Grupo de
Asuntos Religiosos No Católicos
9 Revisar y aprobar Acto
Revisar y aprobar el Acto Administrativo
Jefe Oficina Asesora Jurídica
10 Numerar el ActoNumerar, fechar y archivar original del Acto Administrativo
Funcionario asignado – Secretaria General
11Notificar el acto
11.1 Recibir copia del Acto Administrativo y elaborar comunicado solicitando al peticionario notificarse dentro de los cinco días hábiles, aplicando el Anexo 5 Oficio de notificación
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
11.2 Revisar y aprobar la comunicación
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Jefe Oficina Asesora Jurídica
11.3 Si el solicitante se presenta personalmenteColocar sello al reverso de la copia del Acto administrativo , diligenciar datos, aplicando el Anexo 8 ( Sello de Notificación)
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
11.4 Firmar en sello de notificación
Solicitante
11.5 Si el peticionario no se presentó dentro de los cinco días siguientes a la fecha del comunicado de notificaciónElaborar Edicto , aplicando el Anexo 18
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
11.6 Revisar y aprobar el Edicto de notificación
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Director Jurídico
11.7 Publicar Edicto de notificación en cartelera del sexto piso, Carrera 8 No. 12B31, durante el término establecido en la norma.
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No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
12 Recepción de Recurso
Recibir la comunicación de recurso de reposición o revocatoria directa. Revisar el expediente y verificar requisitos de ley
Verificar requisitos de ley Si cumple aplicar tarea 13
Profesional asignado - Grupo de Asuntos
Religiosos No Católicos
13 Elaborar y Aprobar el acto
13.1 Elaborar Acto administrativo mediante la cual se decide, aplicando el Anexo 10
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
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Asuntos Religiosos No Católicos
13.2 Revisar y Aprobar el Acto Administrativo
Jefe Oficina Asesora Jurídica.
14 Numerar el Acto Administrativo
Numerar, fechar y archivar original de Acto Administrativo
Funcionario asignado– Secretaria General
15 Archivar en Expediente
Recibir copia Acto y archivar en expediente de la Entidad religiosa no católica
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos16 Notificar el Acto
Que Decide Recursos
Recibir copia de acto y transferir al responsable de elaboración para notificar aplicando Tarea 11
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
17 Archivar en Expediente
Recibir copia y archivar en expediente dos copia de acto administrativo y las demás comunicaciones
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
18 Notificar elActo Administrativo
Recibir copia de acto y transferir al responsable de elaboración para notificar aplicando Tarea 10
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
5.4. EXPEDICION ACTO ADMINISTRATIVO QUE APRUEBA LA INSCRIPCION Y CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL
5.4.1. DOCUMENTOS REQUISITO Solicitud de inscripción y cambio de representante legal. usando optativamente el
modelo de solicitud, ubicado en página web y presentarlo debidamente diligenciado en área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos
Original de solicitud escrita manifestando la inscripción del Representante legal de la entidad religiosa con personería jurídica especial o extendida.
Fotocopia del documento de identificación. Original del Acta de designación como Representante legal
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PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO E INSCRIPCION DE PERSONERIA JURIDICA ESPECIAL
Y NOVEDADES A ENTIDADES RELIGIOSAS NO CATOLICAS
Código: AJ-RE-P01
Versión: 05
Fecha: 27/03/2012
No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
1 Recibir La Solicitud
Recibir la solicitud en Anexo 20 (optativo) y documentos adjuntos, revisar el destinatario y contenido, aplicando el Procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa
Funcionario responsable – Área de Correspondencia
2Direccionamiento
a los responsables
Recibir solicitud y documentos adjuntos y actualizar control de manual o en el modulo SIGOB
Secretaria –Oficina Asesora Jurídica
3Asignar
Responsable
Recibir y asignar funcionario responsable
Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
4Transferir a
Responsables
Transferir al funcionario responsable la solicitud y documentación requisito por el SIGOB modulo de correspondencia
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
5 Verificar requisitos
Revisar y verificar el contenido de solicitud y de los documentos adjuntos frente a los requisitos legales.
Si no cumple con los requisitos aplicar tarea 6
Si cumple aplicar tarea 9
Profesional asignado- Grupo de Asuntos
Religiosos No Católicos
6Solicitar
Cumplimiento de Requisitos
Elaborar comunicación dirigida al peticionario de la revisión de requisitos y explicación de las observación solicitando cumplir
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Profesional asignado- Coordinador del Grupo de
Asuntos Religiosos No Católicos
7Revisar y aprobar
comunicaciónRevisar y aprobar la comunicación
Jefe Oficina Asesora Jurídico
8
Elaborar sobre Elaborar sobre para envío por correo normal y entregar al Área de Correspondencia de salida, aplicando el Procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias.
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
9Elaborar y Aprobar
Comunicación
Elaborar proyecto de comunicación, donde se comunica al Representante la inscripción y cambio en el Registro Público representación legal aplicando el Anexo 20
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve al responsable
Profesional asignado – Coordinador del Grupo de
Asuntos Religiosos No Católicos
10Revisar y aprobar
comunicaciónRevisar y aprobar la comunicación
Jefe Oficina Asesora Jurídico
11 Elaborar SobreElaborar sobre para envío por correo normal y entregar al Área de Correspondencia de salida
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
12Archivar en Expediente
Recibir copia y archivar en expediente copia de acto administrativo
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
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No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
13
Registrar en Registro Público
De Entidades Religiosas
Actualizar datos de la Entidad Religiosa no Católica en el Registro Público de entidades Religiosas en Formato AJ-RE-P02-F03
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
14Publicar en Pagina
Web
Enviar por correo electrónico semanalmente el Registro Público de entidades Religiosas en Anexo 12 Formato AJ-RE-P02-F03 al Área de Prensa de la Oficina de Información Pública
Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
5.5. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL EN LAS ENTIDADES RELIGIOSAS
5.5.1 DOCUMENTOS REQUISITO Solicitud de certificación de inscripción de Personería Especial o de inscripción de
Personería extendida, usando optativamente los modelos de solicitud, ubicados en página web y presentarlo debidamente diligenciado en área de correspondencia del Ministerio del Interior, en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos
Original y dos fotocopias de recibo de consignación por el valor ajustado cada vigencia efectuada en el Banco Popular Cuenta Nro. 050-000249 código 121280, por el valor establecido para cada vigencia a nombre de la Dirección General del Tesoro actualizar
No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
1 Recibir la Solicitud Recibir la solicitud en anexo 22 y 23 (optativos) y documentos adjuntos, revisar el destinatario y contenido, aplicando el Procedimiento para la recepción y distribución de la correspondencia externa
Funcionario responsable – Área de Correspondencia
2 Direccionamiento a Responsables
Recibir solicitud y documentos adjuntos y actualizar control de manual o en el modulo SIGOB
Secretaria –Oficina Asesora Jurídica
3 Asignar Responsable
Recibir y asignar funcionario responsable
Coordinador del Grupo de Asuntos Religiosos No
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Versión: 05
Fecha: 27/03/2012
No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
4 Verificar Requisitos
Recibir solicitud y verificar requisitos legales, dejando evidencia en el Anexo 5 Si aplica
Revisar en el expediente: La existencia del acto administrativo que inscribe tanto a la entidad, como a sus representantes legales y apoderados, si constata que no ha habido cambios al interior de la entidad religiosa no católica, se procede
Verificar cumplimiento de requisitos aplicar tarea 6
Si no cumple con los requisitos aplicar tarea 3
Secretaria – Grupo del de Asuntos Religiosos No
Católicos
5Solicitar
Cumplimiento Requisitos
Elaborar comunicación dirigida al peticionario de la revisión de requisitos y explicación de las observaciones solicitando cumplir
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple devuelve al responsable
Profesional asignado- Coordinador del Grupo de
Asuntos Religiosos No Católicos
6 Revisar y Aprobar comunicación
Revisar y aprobar la comunicación
Jefe Oficina Asesora Jurídico
7 Elaborar sobre Elaborar sobre para envío por correo normal y entregar al Área de Correspondencia de salida
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos8 Elaborar y Revisar
Certificación8.1 Elaborar proyecto de certificación en Anexo 23 Certificación de inscripción de personería jurídica especial y Anexo 24 Certificación de inscripción de personería jurídica extendida
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
9 Revisar y aprobar de Certificación
Revisar y aprobar Certificación Jefe Oficina Asesora Jurídica
10 Entregar Certificación
10.1 Poner sello seco “Ministerio del Interior-Grupo Religiosos y cultos”
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos10.2 Elaborar, comunicado de remisión de la certificación cuando el solicitante es de fuera de Bogotá
Revisar el contenido del acto de fondo y de forma. Si cumple da visto bueno Si no cumple se devuelve
al responsable
Secretaria – GrupoCoordinador del Grupo de
Asuntos Religiosos No Católicos
10.3 Revisar y aprobar la comunicación
Jefe Oficina Asesora Jurídica
10.4 Elaborar sobre para envío por correo normal y entregar al Área de Correspondencia de salida, aplicando el Procedimiento para la Gestión de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias.
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Católicos
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Código: AJ-RE-P01
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Fecha: 27/03/2012
No. Tarea Descripción de la tarea Punto de Control Responsable
10.5 Entregar personalmente en la Oficina Jurídica ubicada en la Carrera. 8 Nro. 12B-31 Piso 10 en los horarios establecidos, si así lo solicita el solicitante
Secretaria – Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
10.6 Recibe certificación y firma copia
Revisar datos del solicitante y firma de recibido en copia de certificación
Solicitante
11 Registrar datos Registrar datos de la Certificación e Formato informe trimestral QRS
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos
12 ArchivarCertificación
Archivar copia de certificación en Expediente
Secretaria - Grupo de Asuntos Religiosos No
Católicos13 Publicar en pagina
WEBPublicar en pagina WEB el archivo de Informe trimestral de Quejas Reclamos y sugerencias
Funcionario asignado –Área de Prensa
6. REGISTROS
Solicitud de reconocimiento personería jurídica especial de entidad religiosa AJ-C-RE-P02F01 Consecutivo expediente reconocimiento personería jurídica especial Oficio comunicación de observaciones Acto administrativo ordena archivo Oficio de Notificación Sello de notificación Edicto archivo personería especial Acto administrativo de reconocimiento e inscripción de personería jurídica especial Edicto reconocimiento personería especial Acto administrativo que decide recursos Edicto resuelve recurso de apelación Formato AJ-C-RE-P02F03 Registro Público de Entidades Religiosas no católicas Solicitud de reconocimiento de Personería Jurídica extendida a las Personerías Jurídicas
Especiales Formato AJ-C-RE-P02F02 Consecutivo expediente de extensión de personería jurídica
especial Edicto Personería extendida Acto Administrativo que extiende los efectos de personería jurídica especial Solicitud de Aprobación y registro de Reformas Estatutarias de Entidades Religiosas no
Católicas con personería jurídica especial o extendida Acto de modificación de estatutos Edicto Reforma de Estatutos
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Código: AJ-RE-P01
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Fecha: 27/03/2012
Solicitud de Inscripción de cambio de representante legal de una entidad religiosa no católica
Comunicación cambio de representante legal Solicitud expedición del Certificado de Existencia y Representación Legal de una entidad
religiosa no católica Certificación de inscripción de Personería Especial Certificación de inscripción de Personería extendida
7. INFORMACIÓN SECUNDARIA.
INFORMACIÓN A PUBLICAR
RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN
Registro Publico de entidades Religiosas no Católicas
Profesional asignado Mensual TRD RE-0424
F37 “Gestión Ministerial” para la rendición de la cuenta anual consolidada para la Contraloría General de la Republica
Coordinador
Anual TRD RE-0424
Formato informe trimestral QRS
Secretaria Mensual TRD RE-0424
8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE INFORMACIÓN
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN
Pagina WEB Ministerio del Interior
Herramienta que dar a conocer al ciudadano la gestión de la entidad de acuerdo con la política de gobierno
Profesional encargado www.mininterior.gov.co
Sigob Modulo de Correspondencia
Herramienta que permite administrar la recepción y control de la documentación que ingresa al Ministerio del Interior
Profesional encargado www.mininterior.gov.co
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9. ANEXOSAnexo1. Solicitud de reconocimiento personería jurídica especial de entidad religiosaAnexo2. Formato AJ-RE-P-02-F-01 Consecutivo expediente reconocimiento personería
jurídicaAnexo3. Oficio comunicación de observaciones Anexo4. Acto administrativo ordena archivoAnexo5. Oficio de Notificación Anexo6. Sello de notificaciónAnexo7. Edicto archivo personería especial Anexo8. Acto administrativo de reconocimiento e inscripción de personería jurídica especialAnexo 9. Edicto reconocimiento personería especial Anexo10. Acto administrativo que decide recursosAnexo11.Edicto resuelve recurso de apelación Anexo12.Formato AJ-RE-P-02-F-03 Registro Público de Entidades Religiosas no
católicasAnexo13.Solicitud de reconocimiento de Personería Jurídica extendida a las Personerías
Jurídicas Especiales Anexo14.Formato AJ-RE-P-02-F-02 Consecutivo expediente de extensión de personería
jurídica especial Anexo15. Edicto Personería extendida Anexo16. Acto Administrativo que extiende los efectos de personería jurídica especialAnexo17.Solicitud de Aprobación y registro de Reformas Estatutarias de Entidades
Religiosas no Católicas con personería jurídica especial o extendidaAnexo18. Acto de modificación de estatutos Anexo19. Edicto Reforma de EstatutosAnexo20.Solicitud de Inscripción de cambio de representante legal de una entidad religiosa
no católicaAnexo21. Comunicación cambio de representante legalAnexo22. Solicitud expedición del Certificado de Existencia y Representación Legal de una
entidad religiosa no católica Anexo23. Certificación de inscripción de Personería Especial Anexo24. Certificación de inscripción de Personería extendida 10. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIÓN18/08/2009 Actualización de los tramites inscripción, certificación
y documentación de los tramites, modificación de estatutos y cambio de representante legal del tema Entidades Extranjeras, de conformidad con la Resolución 1512 de 2009 y normatividad vigente.
Versión 02
10/11/2010 Se cambio el formato y la versión del sistema Versión 0329/12/2012 Se ajusta por modificación de estructura
organizacionalVersión 04
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Versión: 05
Fecha: 27/03/2012
establecida en el decreto 2893 de agosto de 2011 a la Oficina Asesora Jurídica y a la Guía de llineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos versión 03 19/10/2011. Se adiciona el establecimiento de puntos de control, se ordenan los registros en el orden de la secuencia de las tareas, se describen los documentos requisito en coherencia con los señalados en el SUIT (Sistema único de trámites) y con los requisitos del 7.2.1. DE LA NTCGP1000:2009
27/03/2012 Se elimina “Procedimiento para la inscripción, modificación de estatutos, cambio representante legal y certificación de entidades extranjeras sin ánimo de lucro”AJ-RE-P01 V04 del 26/12/2011, en consecuencia la numeración de este pasa de AJ-RE-P02 V04 a AJ RE P01-V05
Versión 05
ElaboroFirma
Revisó y AprobóFirma
_________________________Marco Jesús Suarez VelásquezProfesional Especializado
________________________Rubén Darío GaonaProfesional Universitario
__________________________Alfonso Cajiao CabreraJefe de Oficina Asesora Jurídica
_________________________Margarita ReyesProfesional Especializado
________________________Jeannette Muños NietoProfesional Universitario
_________________________Jorge Luis Duarte BritoProfesional Universitario
_________________________Myriam Rincón LaverdeProfesional Especializado
_________________________Elisa Vallejo GalloSecretaria
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