AGSP/SA-01-139-2015

10 de febrero de 2015

LicenciadoCelso Gamboa SánchezMINISTRO DE SEGURIDAD PÚBLICA

Estimado señor:

Presentamos para su conocimiento informe de control interno Nº 01-005-2015 CI/SA, relacionado con la auditoría sobre el “Pago de horas extras a los funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública durante el año 2013”, realizado en atención al Plan Anual de labores de esta Auditoría General para el año 2014.

Durante el desarrollo del estudio se identificaron algunas deficiencias de control interno que se exponen en el presente informe, con la finalidad de mejorar los procedimientos de control sobre el pago de la jornada extraordinaria, el cual se encuentra regulado en el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Seguridad, según el Decreto N° 24896, Sección II, “De la Jornada extraordinaria”.

Los resultados del presente estudio fueron presentados el día 2 de febrero del año en curso, en presencia de las señoras Licda. Patricia Hernández Arce, Jefe de la Sección de Incentivos y Beneficios; Licda. Yani Fuentes López, Asesora de la Dirección General Administrativa y Financiera y la Licda. Ivonne Calderón Monge, Asesora del Despacho de la Viceministra Administrativa.

Es preciso informar que las actividades de la auditoría interna fueron realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.

I. RESULTADOS OBTENIDOS

Producto de la verificación realizada, se obtuvo los siguientes resultados:

1.1) Procedimiento utilizado en la s solicitudes de horas extras de los funcionarios del Ministerio de Seguridad durante el año 2013

Para la revisión, esta Auditoría consideró una muestra de 56 expedientes de funcionarios con montos de pago por concepto de horas extra, a los cuales se

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les pago más por este concepto, para una escogencia conveniente de 4 funcionarios de cada uno de los grupos contemplados en el programa 089 y 1 funcionario de cada uno de los otros sub-programas, a saber Servicio Nacional de Guardacostas, Dirección General de la Fuerza Pública, Escuela Nacional de Policía, Servicio de Vigilancia Aérea y la Policía Control de Drogas.

a) Justificaciones para la solicitud de jornada extraordinaria

De la muestra seleccionada para la elaboración de este estudio, no se identificó documento alguno que demuestre la justificación, por parte del jefe inmediato para la realización de trabajo en horas fuera de la jornada laboral ordinaria, para dos jefaturas como en el caso del Lic. Thomas Brealey Zamora, Director Financiero y de la Licda. Josefina Montero Varela, Sub-proveedora Institucional.

De la información que contienen las solicitudes de autorización de jornada extraordinaria, para los funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública, durante el año 2013, se determinó que las mismas responden a una justificación general que realizaba la jefatura de cada unidad como requisito para disponer de la autorización de horas extra, por parte de la Dirección General Administrativa y Financiera.

Sobre el particular, se le consultó a la Licda. Patricia Hernández Arce, Analista de la Sección de Incentivos y Beneficios, encargada del proceso de horas extras, quien manifestó que se toman las justificaciones generales enviadas por cada Departamento, las mismas son revisadas por la Dirección General Administrativa y Financiera, finalmente se avala por medio de la resolución que esta última emite, por lo que no se pide una justificación adicional a la jefatura.

La situación anterior incumple uno de los requisitos para la autorización de jornada extraordinaria, como es la justificación del Jefe inmediato; en donde se indique el porqué, se requiere efectuar el trabajo fuera de la jornada laboral ordinaria, tal y como se menciona en el Decreto N° 24896-SP Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Seguridad Pública, en su artículo 19, que establece dentro de los requisitos para aprobar tiempo extraordinario, lo siguiente:

“…, y deberá cumplir los siguientes requisitos:a) Indicar la justificación por la cual se requiere el trabajo.”

Según lo consultado a la Licda. Yani Fuentes López, Asesora de la Dirección General Administrativa y Financiera, no se realizó la justificación directa, por cuanto los directores, dentro de la solicitud anual que hacen para el personal, se

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incluyen ellos; razón por la cual, se toman las justificaciones generales enviadas por cada departamento, que al final son revisadas por la Dirección General Administrativa y Financiera, y se avala por medio de la resolución que esta última emite.

De mantenerse la situación en cuestión, de no contar con la respectiva justificación como la indicada anteriormente, ocasiona que la Administración incurra en el riesgo de no justificar las horas extra que se les autorizan a los Jefes de Departamentos, como requisito para el cumplimiento de trabajos que deben realizar ocasionalmente.

Sobre el particular es importante mencionar que de acuerdo con la situación comentada, esta Auditoría ya se había pronunciado en el informe AGSP/EE-A02-46-2013 del 19 de diciembre 2013, mediante el cual se emitió la recomendación 3.1.b), que a la letra indicó lo siguiente:

“3.1.b) Ordenar que, de manera periódica, quincenal, las instancias que disfrutan el pago de tiempo extraordinario, presenten a la Dirección General Administrativa y Financiera, la justificación para que autorice laborar extra jornada. Dicha solicitud debe contar con los criterios respectivos y pertinentes que justifiquen la ejecución de esas tareas fuera de la jornada, bajo el marco de excepcionales, imperiosas y ocasionales, no existiendo otra alternativa, que atenderlas temporalmente fuera de la jornada ordinaria de trabajo”.

No obstante lo anterior, en la exposición de resultados de este informe la Licda. Yani Fuentes López, Asesora de la Dirección General Administrativa y Financiera manifestó que en relación con la recomendación 3.1.2), referida al cumplimiento de la recomendación 3.1.b) del informe AGSP/EE-A02-46-2013 del 19 de diciembre 2013, solicitó reconsiderar por parte de esta Auditoría, el plazo otorgado mediante recomendación sobre la periodicidad con la que debe presentarse las justificaciones para la autorización de la jornada extraordinaria, la cual considera su presentación mensualmente y no quincenalmente como se solicitó en el informe en mención, debido al exceso de acciones que se deben realizar.

Adicionalmente dicha reconsideración fue planteada mediante oficio Nº DGAF-0137-2015 del 2 de febrero de 2015, suscrito por el Lic. Rodrigo Villegas Arias, Director General Administrativo y Financiero, mediante el cual solicita reconsiderar el plazo establecido en el cuerpo de la recomendación 3.1.2) del informe en mención y 3.1.2 a) del presente informe de Auditoría, realizado sobre

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el pago de jornada extraordinaria del año 2013, lo anterior con la finalidad de valorar el cambio de lo ahí solicitado en relación con la presentación de las justificaciones de autorización de jornada extraordinaria y se establezca un plazo mensual y no quincenalmente como lo había solicitado esta Auditoría, debido a que tanto para la Dirección General Administrativa, como para las Áreas adscritas al Despacho del señor Ministro, les implica un incremento en los tiempos dedicados a la elaboración de informes, dado que la programación y presentación de horas extraordinarias se llevan a cabo mensualmente.

Por lo anterior esta Auditoría considera conveniente atender lo solicitado y que dicha justificación para que la autorización de laborar extra jornada se presente mensualmente, lo anterior sin perjuicio del control interno establecido por la Sección de Incentivos de la Dirección de Recursos Humanos y la normativa vigente.

b) Autorización de jornada extraordinaria para puestos del Programa 090 destacados en el Programa 089.

Para el período revisado se constató que el puesto número 365507, clase Profesional de Servicio Civil 1-B, Grupo de Especialidad Administración, Subespecialidad Generalista, con código presupuestario 205-090-03-01-0001, mediante convenio N° 049-2013-CS-MSP, fue destacado en el Despacho Viceministro Administrativo durante el año 2013, período en el cual devengó el pago de horas extras.

Ese puesto corresponde a uno de los cincuenta (50) que van del número 365497 al 365546, mismos que fueron autorizados por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria con los oficios STAP N° 1870-2012 del 24 de agosto de 2012 y STAP N° 2336-2012 del 07 de noviembre de 2012, en respuesta a la propuesta presentada por el Ministerio de Seguridad Pública, ampliamente justificada, para cubrir necesidades de personal en unidades, tales como: Dirección de Servicios de Seguridad Privados, Dirección Administrativa y Financiera, Dirección de Recursos Humanos, Asesoría Jurídica, Dirección de Proveeduría Institucional, Departamento Control y Fiscalización de Activos, Departamento Programación y Control, Departamento Contratación Administrativa y Departamento Disciplinario Legal.

Dado lo anterior, se consultó en el Departamento Análisis Ocupacional, donde se nos informó, que en el caso del puesto 365507 se había asignado inicialmente a la Dirección General Administrativa; no obstante, por la creación del Vice-ministerio Administrativo, se requirió cambiar su ubicación, presentando la

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justificación correspondiente; por lo tanto, se asignó al Régimen de Servicio Civil destacado en ese Despacho.

En vista de la justificación a la cual se hace referencia, esta Auditoría conoció el oficio N° 0440-2013 DM del 01 de febrero de 2013, suscrito por el Lic. Mario Zamora Cordero, Ministro de esta Cartera en ese entonces, con el cual, solicitó al Departamento Análisis Ocupacional la asignación de tres plazas una técnica y dos profesionales; sin especificar; necesariamente, que tenga que haber sido el puesto N° 335507.

La situación anterior, riñe con lo indicado en los oficios STAP N° 1870-2012 y STAP N° 2336-2012, por cuanto los puestos fueron aprobados para unidades específicas, con la finalidad de satisfacer necesidades de recurso humano.

Asimismo, el Procedimiento: FM-01-4-1: Autorización pago horas extras entre Programas, Subprogramas y Convenios interinstitucionales en el Gobierno de la República, indica lo siguiente:

“4.1- Corresponde a los Directores y Subdirectores de Programas o Subprogramas, solicitar autorización para el reconocimiento del pago de horas extras que en cumplimiento de objetivos y metas requieran laborar funcionarios en programas y subprogramas diferentes al que pertenecen presupuestariamente, mediante oficio firmado y sellado por su puño y letra, dirigido al Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, fundamentando solicitud con justificación sobre la necesidad de laborar tiempo extraordinario, garantizando la suficiente disponibilidad de recursos financieros para el pago de horas extras durante el correspondiente ejercicio económico”.

Es importante acotar que el procedimiento anterior fue dado a conocer a nivel institucional, mediante la “Circular N° DGAF-276-2010” del 12 de julio del 2010, con la que se dan a conocer las regulaciones en cuanto al pago de jornada extraordinaria entre programas presupuestarios, con respecto a la aplicación del procedimiento FM-01-4-1 “Autorización pago de horas extras entre Programas, Subprogramas y Convenios Interinstitucionales en el Gobierno de la República”.

Situaciones como la anterior provoca que, puestos como los contemplados en los oficios STAP N° 1870-2012 y STAP N° 2336-2012, los cuales fueron autorizados para reforzar unidades específicas como en el caso de la Proveeduría Institucional, ante la necesidad de recurso humano, se hayan estudiado en despachos ministeriales, con el consecuente desajuste en la estructura ocupacional de la institución.

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1.2) Revisión de una muestra de registros de control interno sobre el pago de horas extras a los funcionarios, durante el año 2013

a) Registros de marcas para el trámite reconocimiento de pago de jornada extraordinaria

De la revisión efectuada a los 56 funcionarios de la muestra seleccionada, se determinó la hoja del registro de marcas del funcionario Thomas Brealey Zamora, en la cual el día 18 de abril de 2013 presentó sobre marca en la anotación de la hora de salida (6:00 p.m.).

Al respecto, las “Normas de Control Interno para el Sector Público” (N-2-2009-CO-DFOE), emitidas por la Contraloría General de la República, en cuanto a este tema indica:

“4.2 Requisitos de las actividades de controlLas actividades de control deben reunir los siguientes requisitos:…e) Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación”.

Asimismo, el “Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Seguridad Pública”, en el artículo 26, establece lo siguiente:

“Artículo 26 Registro del tiempo.Todo funcionario a quien se le autorice laborar tiempo extraordinario deberá efectuar los registros respectivos en el reloj marcador, donde se demuestre el tiempo efectivamente laborado. En los casos en que no se utilice reloj marcador, o bien el funcionario esté exento de marca, deberá llevarse el control en forma manual, el cual debe ser refrendado por el superior inmediato dando fe del tiempo extraordinario reportado por el servidor. Los registros de asistencia deberán estar avalados por el Departamento de Control y Documentación de la Dirección de Recursos Humanos.”

Al efectuarse la marca sin el debido cuidado por parte del funcionario, provoca debilidad en el sistema de control interno institucional en materia de solicitud, justificación, aprobación, trámite y reconocimiento de pago de la jornada

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extraordinaria a los funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública, máxime en aquellos casos en que los funcionarios no registran la marca de entrada y salida de manera electrónica.

b) Documentos de respaldos de las labores que justifican el reconocimiento del pago de la jornada extraordinaria a los funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública durante el año 2013

b.1) De los documentos revisados a la muestra de 56 funcionarios, se verificó que algunas unidades llevan controles deficientes, para el registro de actividades extraordinarias de cada servidor que tiene autorizadas horas extras; registros requeridos para justificar el reconocimiento del pago de extras.

Lo anterior, por cuanto del Programa 089 se pudo determinar el caso de la servidora Paula Solano Aguilar, quien nos indicó que específicamente, para el mes de diciembre del año 2013, no llevó ningún control de actividades realizadas en el tiempo extraordinario, mientras se encontraba destacada en uno de los despachos de este Ministerio.

En la misma situación se encontró el caso del señor Edwin Araya Loría, cédula N° 1-374-201, destacado en Asesoría Jurídica, para quien se solicitó extras durante los meses febrero y abril del 2013 con el oficio N° 15258-2012-A.J. del 30 de noviembre del 2013, mismas que fueron aprobadas por parte de la Dirección General Administrativa y Financiera, mediante la Resolución N° 008-2013-DGAF-HE-JE del 22 de enero de 2013 y no consta ningún registro sobre las tareas realizadas por este funcionario durante esos meses.

También se pudo comprobar la inexistencia de documentos de respaldo de actividades realizadas en tiempo extraordinario, para los funcionarios Josefina Montero Varela y Alejandro López Monge, ambos funcionarios en ese entonces de la Proveeduría Institucional.

De igual manera del Programa 090-03, para los funcionarios Elsie Fonseca Araya, Alexandra Trejos Nájera y María Elena Espinoza Solano, todos destacados en la Dirección General de la Fuerza Pública; así como los funcionarios: Ivonne Murillo Azofeifa, Greivin Arce Umaña, ambos del Servicio de Vigilancia Aérea y Xinia López Arias funcionaria del Servicio Nacional de Guardacostas, no se ubicó algún documento que demuestre las labores que realizaron en el tiempo extraordinario.

En el caso de los servidores de la Dirección General de la Fuerza Pública, la Licda. María Elena Espinoza Solano, Encargada de Personal de esa instancia, indicó que lo anterior se debe a que la jefatura no les había pedido dicho registro,

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solamente se hace y se presenta el formulario de liquidación de las extras laboradas.

b.2) Se determinó también la falta de uniformidad en los controles para el registro de actividades extraordinarias, debido a que se indicó por parte de algunos funcionarios que ellos eran los que creaban y llevaban ese control, por lo que son formatos distintos, algunos contienen: nombre y firma del funcionario, horario de entrada y de salida, detalle de las tareas que se realizan diariamente, otros registran el nombre del funcionario y del superior inmediato; otros son controles firmados únicamente por el superior inmediato y se dieron casos en los que hay ausencia de firmas.

En algunos casos no fue posible verificar que se llevara un control correspondiente sobre la utilización de horas extra y en otros casos aunque existe no se registra la firma del jefe inmediato, quien debe dar fe de las labores que desempeñan los subalternos en el tiempo extraordinario.

Ante la consulta efectuada en la Sección de Incentivos y Beneficios, se nos indicó que se lleva el registro y la verificación de los pagos y el control del uso en cuanto a la cantidad de horas que laboró el funcionario, no así en lo que fueron utilizadas las horas extras, debido a que cada jefatura es responsable de determinar en qué se usaron las extras; porque para ellos es materialmente imposible determinar que las extras autorizadas se están utilizando en lo que se justificó; además de que se verifica que las extras reportadas estén de acuerdo con los registros.

Al respecto el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Seguridad Pública Decreto Ejecutivo Nº 24896, Sección II, “De la Jornada extraordinaria”, responsabiliza a los jefes superiores inmediatos del establecimiento de controles y mecanismos de asignación de tareas, trabajos, casos y funciones en el campo extraordinario, así como su valoración, resultados y/o laboral de tal forma que se cumpla con lo que esté debidamente regulado y que la inversión de recursos en estas labores impliquen la ejecución de mayor eficiencia y eficacia.

Por otra parte en el Oficio N° 1461-2011-DRH-RC-IB del 08 de febrero de 2011, suscrito por la MSc. Patricia Hernández Arce, Analista de la Sección Incentivos y Beneficios en ese momento, se estipuló claramente a cada jefatura el control sobre las tareas que ejecuten los servidores en tiempo extraordinario, en los siguientes términos:

“Con instrucciones del Director General Administrativo Financiero, Máster Juan Fco. López Trejos, se les informa que es obligación de cada oficina llevar el control de cuáles son las actividades que

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realizan los funcionarios en jornada extraordinaria y velar porque las mismas se cumplan con las condiciones básicas de este tipo de pago, a saber tareas excepcionales, imperiosas y ocasionales, siendo que no existe otra alternativa que atenderlas transitoriamente fuera del tiempo ordinario de trabajo, sin que ello pueda convertirse en labores habituales o permanentes. (Artículo 16 Reglamento Autónomo de Servicio).Por lo anterior, se debe llevar una hoja de control en la cual se indique el detalle de actividades que realiza el funcionario en su jornada extraordinaria, y este control deberá ser resguardado en cada oficina, a fin de que esté disponible para efectos de revisión por parte de la Dirección General Administrativa, Auditoría Interna, Dirección General de Presupuesto Nacional, etc.”(El subrayado no es del original)

De igual manera, con la circular N° DGAF-1179-2012 del 10 de abril del 2012, sobre asignación de jornada extraordinaria, se da a conocer el fundamento establecido en el Decreto N° 24896.

Situaciones como las expuestas pueden materializar los riesgos relacionados con pagos improcedentes de horas extra, debido a que no se está controlando y documentando adecuadamente el uso del tiempo extra laborado, causando un eventual perjuicio a los recursos destinados para solventar el pago de este rubro.

1.3) Cálculos efectuados para el respectivo pago de horas extras a los funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública durante el año 2013

a) Solicitudes de cambios de horas asignadas y de horas adicionales

Del análisis y revisión de documentos suministrados por la Sección de Incentivos y Beneficios, sobre jornada extraordinaria durante el año 2013, efectuada por funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública, se presentaron varias solicitudes de cambios en la asignación de horas extras por parte de esa instancia, entre ellas las indicadas en los oficios N° 2013-2276-AJ-R del 22 de febrero de 2013, aprobado con resolución N° 041-2013-DGAF-HE-JE del 01 de marzo de 2013, oficio N° 2013-2614-AJ-R del 27 de febrero de 2013, aprobado con resolución N° 039-2013-DGAF-HE-JE del 28 de febrero de 2013 y N° 2013-8118-AJ-PJA del 16 de julio de 2013, que hizo surgir la resolución N° 101-2013-DGAF-HE-JE del 18 de julio, 2013.

No obstante, de las anteriores solicitudes se identificó el oficio N° 2013-5006-A.J-PJC-FLM del 10 de mayo de 2013, con la cual se emitió la resolución N° 072-

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2013-DGAF-HE-JE del 16 de abril de 2013, con fecha anterior a la solicitud, lo que no permite establecer congruencia entre la fecha de presentación de la solicitud para el cambio de horas extras asignadas y la fecha de emisión de la resolución que aprueba el cambio en la asignación de la jornada extraordinaria solicitada, por cuanto la resolución se generó con fecha anterior a la solicitud presentada.

Es necesario indicar que las “Normas de control interno para el Sector Público” (N-2-2009-CO-DFOE), estipulan la observancia en cuanto a la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información, con la finalidad de respaldar la gestión institucional, tal y como se da a conocer en la norma 5.6 que se transcribe a continuación:

“5.6 Calidad de la información El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo.”

Al tener fecha posterior la solicitud utilizada para la elaboración de la resolución que aprobó el cambio en la asignación de horas extras a la Asesoría Jurídica, se incurre en eventuales riegos relacionados con la calidad de la información que respalda este proceso.

b) Cálculos efectuados para el respectivo pago de horas extras a los funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública durante el año 2013

En cuanto al reporte de horas extras se determinó que en la liquidación de jornada extraordinaria, para el mes de julio del 2013, perteneciente a la funcionaria Xinia López Arias, cédula N° 6-259-124, destacada en el Servicio Nacional de Guardacostas, se generaron errores de sumatoria en los totales de horas extras reportadas para el mes de julio de 2013, para el cual, se tenían aprobadas 10 horas. No obstante, el día 17 de julio de 2013 reporta 2 horas extras laboradas y renglones más adelante se repite y por consiguiente, se generó 2 horas extras de más en la sumatoria (20,15 horas), aunque se consideraron 10 horas para pagar, que fue la cantidad de horas autorizadas.

De igual manera, para esta funcionaria se identificó la liquidación de jornada laboral del mes de setiembre, para el cual se tenía autorizado laborar 10 horas, reportó un horario de 8:00 am a 4:00 pm y el día 11 de setiembre registró la hora

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de entrada a las 8:07 am y la hora de salida a las 17:03 pm, por lo que se contabilizó 1 hora extra que no correspondía.

Asimismo, el día 20 de setiembre se contabilizó 2 horas y el día 23 de ese mismo mes 3 horas, tomando como horario de ingreso a las 7:00 am a 15:00 pm, cuando en realidad el horario de esa funcionaria estuvo reportado de 8:00 am a 4:00 pm. Dicha situación provocó que la sumatoria diera como resultado 3 horas laboradas como extras y no 5 como se contabilizó, para un total calculado de 17,15 horas extras, aunque lo autorizado para pagar ese mes fue de 10 horas extras.

Relacionado con este tema, se le consultó a la señora Patricia Hernández Arce, Analista de la Sección Incentivos y Beneficios analista de la Sección de Incentivos y Beneficios, quien indicó que ellos pagan únicamente lo que está autorizado; por lo que cada jefatura debe procurar que los funcionarios que tienen autorizadas horas extra realicen solamente esa cantidad, según lo indicado en el artículo18 del Reglamento Autónomo de Servicio de esta institución.

Cabe indicar que en el caso particular, no se generó el pago de más, por cuanto a la funcionaria se le cancelaron únicamente 10 horas extras que tenía autorizadas durante los meses de julio y setiembre del año 2013; aunque la sumatoria generada para el mes de julio fue de 20,15 horas (la sumatoria correcta era 18,15) y para setiembre 17,15 (la sumatoria correcta era 14,15 horas).

De acuerdo con lo establecido en el Decreto N° 24896-SP Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Seguridad Pública y referido a la liquidación mensual, el artículo 21 en el inciso c) indica lo siguiente:

“Artículo 21.—Liquidación mensual. Cada una de las dependencias autorizadas para laborar tiempo extraordinario, remitirá una liquidación de las horas extras laboradas de forma mensual a la Sección de Incentivos y Beneficios. Dicha liquidación deberá de contener: …c- Las fechas de los días laborados, así como la hora de entrada y de salida del funcionario.”

Es importante indicar que las actividades N° 6 y N° 8 del procedimiento “Reconocimiento de pago de la jornada extraordinaria”, para la atención de liquidaciones de jornada extraordinaria, elaborado por el Instituto Tecnológico de

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Costa Rica y aprobado por la Licda. Lys Espinoza Quesada, indica lo siguiente:

“Revisa las marcas indicadas en la liquidación mensual del reconocimiento de pago de la jornada extraordinaria contra el reporte de asistencia respectivo y determina la cantidad horas extras a reconocer”.

“Realiza el cálculo de horas laboradas por día y realiza la sumatoria de las horas extras mensuales y anota en cada liquidación el monto total de horas (según sea horas sencillas, horas extra y horas doble) conforme el máximo aprobado y la cantidad de dinero a reconocer”.

La realización de cálculos incorrectos contenidos en las liquidaciones de horas extra denota que no se está efectuando una adecuada revisión de estos documentos de previo a su aprobación y emisión en limpio, siendo que esta situación puede generar la materialización de riesgos asociados con el pago de horas extra que no correspondan, con las eventuales consecuencias en perjuicio de la sana administración de los recursos presupuestarios destinados para cancelar este rubro.

c) Sumas canceladas a los funcionarios por concepto de horas extras durante el año 2013.

Se efectuaron pruebas analíticas de las sumas canceladas a los funcionarios del Ministerio durante el año 2013; para lo cual se cotejaron los montos calculados por la Sección de Incentivos y Beneficios, reportados al Departamento de Remuneraciones para el pago respectivo. De la verificación realizada se determinó que los montos reportados corresponden a las horas trabajadas por los funcionarios.

II. CONCLUSIONES

Del estudio realizado sobre el Pago pago de horas extras a los funcionarios del Ministerio de Seguridad Pública durante el año 2013, se desprenden las siguientes conclusiones:

2.1) Durante el año 2013, al menos para dos funcionarios se tramitó el pago de horas extras, sin la debida justificación por parte de las jefaturas, requisito básico para la autorización de jornada extraordinaria.

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2.2) El puesto número 335507, código presupuestario 205-090-03-01-0001, estudiado en el Despacho Viceministerial, está contemplado dentro de los puestos que la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, autorizó para reforzar unidades determinadas y que mostraban faltante de personal, como en el caso de la Proveeduría Institucional, entre otros.

2.3) El registro autorizado para la inclusión de marcas de entrada y salida correspondiente al Lic. Thomas Brealey Zamora, Director Financiero, presenta sobre-marcas o sobre escrituras en los datos anotados, situación de hace perder veracidad y calidad a estos controles.

2.4) Existe falta de uniformidad en los registros de las actividades que los funcionarios realizan en la jornada extraordinaria, y en algunos casos ausencia de los mismos.

2.5) Para una solicitud de cambio de asignación de jornada extraordinaria correspondiente a la Asesoría Jurídica, se emitió resolución de aprobación con fecha anterior a la fecha de solicitud planteada, cuando por orden lógico primero se genera la solicitud y después la Resolución de aprobación; situación que debilita el control interno sobre el proceso de aprobación y pago del tiempo extra.

2.6) Se detectaron errores de sumatorias de horas en una liquidación de horas extraordinarias del mes de julio y en varias del mes de setiembre del 2013, para el caso de los documentos correspondientes a una funcionaria del Servicio Nacional de Guardacostas.

III. RECOMENDACIONES

Para coadyuvar con la Administración en el fortalecimiento del control interno institucional, solicitamos a ese Despacho, ordenar a las instancias responsables, el cumplimiento de las siguientes acciones:

3.1) A la Máster. Bernardita Marín Salazar, Viceministra Administrativa

Solicitar al Lic. Rodrigo Villegas Arias, Director General Administrativo y Financiero el cumplimiento de las siguientes acciones:

3.1.1) Implementar a nivel institucional un mecanismo de control para que los jefes inmediatos, utilicen y conserven bajo su custodia los documentos de respaldo de las labores extraordinarias que realizan los servidores afectos al reconocimiento de pago de la jornada extraordinaria.

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Dicho control podría denominarse de esta forma “Detalle de Utilización de Horas Extra Laboradas”, el cual debe contener espacios para indicar el nombre del funcionario, fecha, día laborado, cantidad de horas extras laboradas, lugar visitado, descripción del trabajo realizado, firma del funcionario y de jefe inmediato y fecha en que se firma. (Ver anexo)

Para el cumplimiento de la recomendación anterior se considera un plazo de inmediato, para lo cual se debe informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría de las acciones realizadas para su cumplimiento.

3.1.2) Girar instrucciones a la Licda. Lys Espinoza Quesada, Directora de Recursos Humanos para el cumplimiento de las siguientes acciones:

a) Garantizar el cumplimiento de la recomendación 3.1.b) del informe AGSP/EE-A02-46-2013 del 19 de diciembre 2013, para que de manera mensual, las instancias que disfrutan el pago de tiempo extraordinario, presenten a la Dirección General Administrativa y Financiera, la justificación para que autorice laborar extra jornada.Por lo que, esta solicitud debe contar con los criterios respectivos y pertinentes que justifiquen la ejecución de esas tareas fuera de la jornada, bajo el marco de excepcionales, imperiosas y ocasionales, no existiendo otra alternativa, que atenderlas temporalmente fuera de la jornada ordinaria de trabajo.

b) Ejercer el control y seguimiento de los puestos contemplados en los oficios STAP N° 1870-2012 del 24 de agosto de 2012 y STAP N° 2336-2012 del 07 de noviembre de 2012, emitidos por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, de tal manera que, ante la solicitud de pago de jornada extraordinaria para los mismos, sea en labores destinadas a cubrir las necesidades de las unidades para las cuales fueron autorizados.

Para el cumplimiento de las recomendaciones anteriores se considera un plazo inmediato, para lo cual se debe informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría de las acciones realizadas para su cumplimiento.

c) Girar instrucciones al Lic. Francisco López Trejos, Jefe del Departamento Remuneraciones y Compensaciones, para que cumpla con lo siguiente:

Solicitar a la Licda. Patricia Hernández Arce, actualmente Jefe de la Sección de Incentivos y Beneficios, el cumplimiento de las siguientes acciones:

c.1) Emitir la resolución de aprobación de cambios en la asignación de jornada extraordinaria, posterior a la presentación de la solicitud, por parte de la jefatura

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de la unidad solicitante de dicho cambio.

c.2) Tomar las previsiones correspondientes a lo interno de la Sección de Incentivos y Beneficios, de tal manera que en lo sucesivo, los funcionarios que realicen la revisión de los cálculos de horas extras recibidos, consideren la importancia que reviste la observancia de aspectos sumatorios, para el pago de la jornada extraordinaria a los funcionarios.

c.3) Realizar las acciones pertinentes, para que las jefaturas de las unidades, presenten las liquidaciones de la jornada extraordinaria, en estricto apego a la normativa vigente.

Para el cumplimiento de las recomendaciones anteriores se considera un plazo inmediato, para lo cual se debe informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría de las acciones realizadas para su cumplimiento.

3.1.3) Solicitar al Lic. Thomas Brealey Zamora, Director Financiero

Procurar que el registro de marcas de entrada y salida que se aportan para el reconocimiento de pago de horas extras a los funcionarios, contenga los requerimientos de control interno necesarios, a fin de presentar los informes sin sobreescrituras, tachaduras o cualquier inconsistencia que pueda hacer dudar de su validez.

Para el cumplimiento de la recomendación anterior se considera un plazo de inmediato, para lo cual se debe informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría de las acciones realizadas para su cumplimiento.

Finalmente recordamos a su Despacho que dispone de 30 días hábiles para ordenar la ejecución de las recomendaciones, según lo dispuesto en el Ley General de Control Interno N° 8292, artículo N° 37.

Dejándolo informado para la toma de decisiones, suscribe.

Atentamente;

Lcda. Karol Cascante RamírezSUBAUDITORA INTERNA

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C.: Licda. Bernardita Marín Salazar- Viceministra de Seguridad Pública

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ANEXO 1

DETALLE DE UTILIZACION DE HORAS EXTRA

FUNCIONARIO:__________________________ Área de Trabajo: __________________________

FECHA DE EMISION: _______________________________

FECHA CANTIDAD DE HORASEXTRA LABORADAS

LUGAR VISITADO

DETALLE DE LOS TRABAJOS REALIZADOS

___________________ _____________ ___________________________ _______________ Firma del funcionario Fecha Firma Jefe Inmediato Fecha

Iam/jasn

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ANEXO 2

OBSERVACIONES A LA PRESENTACION DE RESULTADOS DEL INFORME DE LA AUDITORIASOBRE EL PAGO DE HORAS EXTRA A LOS FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO DE

SEGURIDAD PÚBLICA DURANTE EL AÑO 2013

Nº RECOMENDACION 3.1.2) a)Observación de la Administración sobre el plazo de cumplimiento establecido en la recomendación 3.1.b) en concordancia con la recomendación 3.1.2 a) del borrador del informe a emitir.

La Licda. Yani Fuentes López, Asesora del Despacho de la Dirección General Administrativa y Financiera, al momento de la presentación de los hallazgos del informe, solicita reconsiderar el plazo contemplado en la recomendación 3.1.2) a) del borrador del informe sobre la Auditoría al pago de horas extra por emitir de un plazo quincenal a un plazo mensual como había estado establecido, debido al exceso de acciones a realizar y la duplicidad de documentación que se emite para dicho trámite. (Ver recomendación 3.1.b) del informe AGSP/EE-A02-46-2013 del 19 de diciembre del 2013, mediante el cual se recomendó que, de manera periódica quincenal las instancias que solicitan el pago de tiempo extraordinario, presenten a la Dirección General Administrativa y Financiera, la justificación para que autorice laborar extra jornada.)

Ver oficio Nº DGAF-0137-2015 del 2 de febrero de 2015, suscrita por el Lic. Rodrigo Villegas Arias, Director General Administrativo y Financiero, mediante el cual solicita reconsiderar el plazo establecido en el cuerpo de la recomendación 3.1.2) del informe en mención y 3.1.2 a) del presente informe de Auditoría, realizado sobre el pago de jornada extraordinaria del año 2013, lo anterior con la finalidad de valorar el cambio de lo ahí solicitado en relación con la presentación de las justificaciones de autorización de jornada extraordinaria y se establezca un plazo mensual y no quincenalmente como lo había solicitado esta Auditoría, debido a que tanto para la Dirección General Administrativa, como para las Áreas adscritas al Despacho del señor Ministro, les implica un incremento en los tiempos dedicados a la elaboración de informes, dado que la programación y presentación de horas extraordinarias se llevan a cabo mensualmente.

Pronunciamiento de la Auditoría

Se acepta x No se acepta Se acepta parcialmente

Argumento de la Auditoría General

La Auditoría General toma en cuenta los argumentos presentados por la Administración, por lo que se acoge la observación planteada y procede a ampliar el plazo establecido en el cuerpo de la recomendación 3.1.2) a) del presente informe sobre el pago de horas extras, de la evaluación del año 2013.

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