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Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

=== * === Descripciones de Puestos Dirección Financiera Puesto: Director Financiero Código: MOF-302-1-1

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 5

NOMBRE FUNCIONAL: Director Financiero AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Director y Subdirector General de la Cancillería SUPERVISA A: Subdirector, Jefes de Departamento, Coordinadores

de Unidad y Asistente del área OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, organizar, dirigir, administrar y evaluar las

actividades de los Departamentos de Presupuesto, Contabilidad, Caja y Compras de la Dirección Financiera.

RELACIONES: Internas: Directores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, embajadas, organizaciones no gubernamentales, instituciones y organizaciones de cooperación internacional, sociedad civil organizada, sector académico y sector privado en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Coordinar, ejecutar, planificar y programar las actividades de los Departamentos de la Dirección Financiera. Coordinar el registro y control de las operaciones financieras de las unidades ejecutoras del Ministerio, para facilitar la generación de información financiera. Coordinar y asesorar en materia de ejecución presupuestaria de ingresos y gastos a las unidades ejecutoras del Ministerio. Coordinar la implementación de los procedimientos administrativo-financieros de la institución, verificando el cumplimiento de las normas presupuestarias y las leyes vigentes. Proponer a las autoridades superiores la política de erogaciones de la institución, en función del plan estratégico institucional y planes operativos anuales, las necesidades, así como las asignaciones y programaciones presupuestarias anuales. Establecer criterios técnicos para el control presupuestario de las operaciones financieras de las unidades ejecutoras del Ministerio. Planificar e implementar las acciones que en materia de administración financiera, se desarrollan en las unidades ejecutoras del Ministerio. Revisar y avalar la correspondencia oficial, que se generan en cada Departamento de la Dirección Financiera. Asesorar y avalar las opiniones sobre temas presupuestarios y financieros. Analizar y resolver los asuntos de carácter financiero solicitados por el Director General de Cancillería o

Subdirector General de Cancillería. Autorizar y avalar cheques para pago a proveedores y exfuncionarios del Ministerio. Asegurar la ejecución eficiente de los recursos financieros asignados a la institución.

13 14 15 16

Velar por que se mantengan actualizados y presentar al Ministro, los estados de ejecución presupuestaria y financiera de la institución, velando por la veracidad de los mismos; y proporcionar a las autoridades superiores del Ministerio, la información oportuna sobre la asignación, disponibilidad y ejecución presupuestaria. Revisar y avalar recibos oficiales de caja los cuales se emiten con la recepción de los fondos que asigna la Tesorería Nacional por el reintegro de fondos rotativos y sueldos del exterior. Revisar y avalar documentación requerida por la Dirección General, Contraloría General de Cuentas, Congreso de la República, Unidad de Acceso a la Información Pública y Dirección General de Migración, entre otros. Analizar y marginar la correspondencia, documentos y expedientes recibidos en la Dirección Financiera, para su resolución o archivo correspondiente.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7

Revisar y avalar hojas de seguridad para la solicitud de divisas al Banco de Guatemala, de acuerdo a los nombramientos administrativos o acuerdos ministeriales, para la compra de viáticos, gastos de traslado, fondo rotativo ordinario, fondo rotativo extraordinario, envío de sueldos y prestaciones laborales al exterior. Coordinar la tramitación administrativa del gasto y solicitud la asignación de recursos. Controlar y evaluar el flujo financiero derivado de los Fondos Rotativos. Presentar los informes financieros de la ejecución presupuestaria del Ministerio. Revisar y avalar los documentos de contratación para cotización, licitación, excepción, proveedor único y arrendamiento así como preparar sus respectivas bases que se publiquen en el portal de Guatecompras.

Revisar y avalar los cálculos de diferencial cambiario de las nóminas del exterior. Dar seguimiento y avalar información a la Unidad de Acceso a la Información Pública relativa a los

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renglones controlados de viáticos exterior y alimentos. Revisar y avalar el informe del arqueo de Caja. Diseñar y proponer instrumentos técnicos que agilicen los procedimientos financieros. Coordinar la creación y modificación de usuarios del sistema SICOIN de los funcionarios del servicio exterior para la operatoria del programa de inventarios de sus respectivas sedes así como el sistema SIGES en planta central. Velar por la capacitación del personal que labora en la Dirección Financiera. Evaluar la ejecución presupuestaria del Ministerio. Proponer los proyectos de manuales de organización, normas procedimientos administrativos, técnicos, legales y operativos que sean necesarios para incrementar en forma sostenida la eficiencia de la Dirección. Coordinar la elaboración del Plan operativo Anual, Memoria Anual de Labores de la parte que le corresponde y coordinar la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto Anual del Ministerio. Asesorar y avalar el anteproyecto de presupuesto, transmisión de Mando Presidencial, presidencia pro tempore, cierre de fondo

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 Participar en reuniones de trabajo de los distintos

temas financieros que soliciten las demás direcciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas, preferiblemente con especialización en el área.

Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Sistemas informáticos financieros propios del sector público.

Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Gerencia Pública y

negociación. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena

comunicación y manejo de personal. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y

buena presentación personal. Experiencia: Cinco años de experiencia profesional en puestos

directivos similares en el sector público.


=== * === Descripciones de Puestos Dirección Financiera Puesto: Subdirector Financiero Código: MOF-302-

1-2


NOMBRE FUNCIONAL: Subdirector Financiero AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Director Financiero SUPERVISA A: Jefes de Departamento OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, coordinar, dirigir, administrar y evaluar las

actividades de los Departamentos de Presupuesto, Contabilidad, Caja y Compras de la Dirección Financiera.

RELACIONES: Internas: Directores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, embajadas, organizaciones no gubernamentales, instituciones y organizaciones de cooperación internacional, sociedad civil organizada, sector académico y sector privado en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Planificar, coordinar y programar las actividades de los Departamentos de la Dirección Financiera con el Director Financiero. Revisar y avalar documentos oficiales que se generan en cada departamento relacionados a contrataciones, formas oficiales, erogación de fondos de caja, liquidaciones, inventarios del exterior y planta central, CUR de devolución, contables y de otros ingresos, certificaciones, actas, solicitud de vehículo y fondos de caja chica. Coordinar y supervisar la entrega de la información para el registro de los renglones controlados a la Unidad de Acceso a la Información Pública. Asumir las atribuciones de las Unidades de Administración Financiera -UDAF- asignadas en la legislación. Establecer y supervisar la aplicación de las normas y procedimientos técnicos de control interno, velando por la continuidad eficiente de las operaciones. Coordinar los procesos para la administración de los Fondos Privativos. Coordinar y supervisar la programación y ejecución de la producción terminal del Ministerio de Relación Exterior Supervisar la ejecución de los procedimientos financieros ejecutados por los Departamentos, verificando el cumplimiento de las normas establecidas por la Dirección. Asesorar sobre temas de procedimientos, normativas, aclaraciones y toma de decisiones sobre cálculo de viáticos, reintegro de boletos, inventarios, documentos de respaldo y tema tributario. Preparar opiniones especiales, revisar y corregir opiniones de disponibilidad presupuestaria de la

Dirección Financiera. Monitorear publicación de leyes, reglamentos y normas que se relacionen con las funciones de la Dirección Financiera, para su oportuna y correcta aplicación.

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Preparar el archivo de la papelería y documentos a cargo de la Subdirección Financiera. Brindar asesoría profesional al Director Financiero y sustituir a éste en caso de ausencia. Cumplir las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el jefe inmediato superior o el Ministro le asignen.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Revisar la documentación generada por los departamentos de la Dirección Financiera para Dirección General de la Cancillería, Contraloría General de Cuentas, Congreso, Transparencia, Unidad de Acceso a la Información Pública y Dirección General de Migración. Participar en reuniones de trabajo de los distintos temas financieros que soliciten las demás direcciones del Ministerio de Relaciones Exteriores. Dar seguimiento, revisar, corregir y avalar información a la Unidad de Acceso a la Información Pública relativa a los renglones controlados de viáticos exterior e interior y alimentos. Revisar y avalar el informe mensual del arqueo de Caja. Supervisar y analizar la ejecución del gasto a través del comprobante único de registros, el movimiento de consumo de combustibles asignado a la Dirección Financiera y la ejecución de la programación de caja. Controlar la programación y liquidación del Fondo Rotativo institucional y verificar los diferenciales

cambiarios en el movimiento de remesas al exterior. Coordinar el acreditamiento a cuenta de los diferentes proveedores del Ministerio Coordinar la administración y liquidación del Fondo Rotativo Institucional del Ministerio. Velar conjuntamente con el Director Financiero por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas

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en los planes de trabajo Asistir a reuniones de trabajo que soliciten de otras entidades de gobierno para temas relacionados o de capacitación. Evaluar conjuntamente con el Director Financiero, el grado de desempeño del personal que labora en la Dirección. Coordinar la elaboración del informe anual de la ejecución presupuestaria del Ministerio.

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4

Brindar asesoría en temas financieras en la elaboración de anteproyecto de Presupuesto, transmisión del Mando Presidencial, presidencia pro tempore, cierre de fondo rotativo institucional, acompañamiento de los procesos de cotización y licitación de los servicios fijos. Representar al Ministerio en los procesos de gestión financiera ante otras instituciones gubernamentales. Cubrir funciones de los jefes de Departamento en su ausencia. Atender y resolver problemas de casos especiales de tipo financiero designados por la autoridad superior

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas, preferiblemente con especialización en el área.


Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Gerencia Pública y

negociación. Funcionamiento del Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena

comunicación y manejo de personal. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y

buena presentación personal. Experiencia: Tres años de experiencia

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Dirección Financiera Puesto: Asistente de Dirección Código: MOF-302-1-

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NOMBRE FUNCIONAL: Asistente de Dirección AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Director Financiero SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Brindar la asistencia profesional necesaria a la

Dirección Financiera, en el seguimiento de procesos de gestión y de actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones y metas del área.

RELACIONES: Internas: Directores Generales, Subdirectores Generales, Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, organismos internacionales, embajadas y público en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Elaborar y dar seguimiento a la correspondencia que se genera en la Dirección Financiera para las diferentes Direcciones de la Cancillería, misiones diplomáticas y consulares de Guatemala en el exterior y para las Entidades externas. Elaborar, recibir, enviar y registrar la correspondencia de la Dirección, tanto interna y externa. Reproducir, escanear y enviar correspondencia oficial a las misiones diplomáticas y consulares de Guatemala en el Exterior. Organizar y resguardar los documentos generados en la Dirección Financiera. Llevar el control de archivos de correspondencia y documentos oficiales. Proporcionar información a través de llamadas telefónicas a funcionarios de Cancillería o Instituciones con las que mantiene relación la Dirección Financiera. Preparar y dar seguimiento a la agenda diaria del Director y Subdirector Financiero. Coordinar, convocar y confirmar reuniones del Director y el Subdirector. Contribuir a la eficiente realización de las funciones generales y específicas de la Dirección. Tramitar los viáticos al interior y exterior del país de la Directora y Subdirector Financiero. Realizar convocatorias de trabajo de acuerdo a instrucciones superiores con los jefes de departamento de la Dirección. Realizar todas las actividades adicionales que le sean asignadas por el Director. Coordinar y llevar el control de la entrega de correspondencia a las diferentes Entidades externas Dar seguimiento a los expedientes y solicitudes de información por parte de la Dirección a los Diferentes Departamentos.

15 Solicitar y revisar y consolidar la información del POA, mensual y cuatrimestral a los diferentes Departamentos, para enviar a Dirección General previo revisión del Subdirector o Director Financiero.

b) PERIÓDICOS


Recopilar información financiera suministrada por los diferentes departamentos para informes requeridos a la Dirección. Solicitar y administrar los suministros de oficina, para uso de la Dirección y Subdirección Financiera. Participar en sesiones de trabajo, da seguimiento a temas y tareas. Ingresar, reproducir y distribuir a los Departamentos

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4 5

Preparar y coordinar la entrega de expedientes en la Contraloría General de Cuentas y Congreso de la República. Elaborar series estadísticas, cuadros, gráficos y proyecciones de tipo financiero. Elaborar informes solicitados por la Dirección Financiera. Participar en comisiones de trabajo de actividades organizadas por la Cancillería. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Quinto semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas, Jurídicas o Sociales.

Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet.

Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del

Sector Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Buenas relaciones interpersonales, proactivo y buena

presentación personal. Experiencia: Dos años de experiencia en puestos similares,

preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Caja Puesto: Jefe del Departamento de Caja Código:

MOF-302-2-1


NOMBRE FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Caja AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Subdirector Financiero SUPERVISA A: Analistas OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las

operaciones propias del área de tesorería para el eficiente manejo de los valores monetarios del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las labores que se realizan en el Departamento de Caja (Tesorería). Supervisar y distribuir las actividades del personal a su cargo. Revisar y avalar los formularios FR03 de fondos rotativos de Cancillería, de fondos extraordinarios, para la recuperación de los gastos efectuados. Revisar y avalar los formularios FR03 del fondo rotativo especial de privativos, para la liquidación de cada fondo privativo. Revisar y avalar papelería para el envío y compra de remesas para el servicio exterior y Cancillería (fondos rotativos, fondos extraordinarios, fondo rotativo especial de privativos, gastos de traslado, sueldos, etc.). Avalar notas y confirmar claves para el envío de remesas ante el BANGUAT por diferentes conceptos. Revisar y avalar formularios de demandas para ingreso y egreso de divisas (BANGUAT). Revisar y avalar notas, confirmar claves por envíos al fondo común y al fondo común de ingresos privativos. Supervisar y revisar al Cajero-Pagador las operaciones en el sistema contable y saldos en chequeras de las cuentas monetarias. Velar por el cumplimiento de tareas del personal a su cargo. Revisar y firmar la solicitud de cheques en concepto de viáticos, Courier, etc. Revisar y avalar pago de cheques de las cuentas bancarias. Revisar y avalar documentación para el envío de giros a la Dirección General de Migración por ingresos consulares. Revisar y firmar los recibos 63-A2, procedentes de las Misiones en el exterior, en concepto de envío de

15 fondos realizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas por el Subdirector o Director Financiero.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Supervisar y coordinar la entrega de viáticos a funcionarios. Supervisar y coordinar la entrega de gastos de traslado. Revisar y avalar informes solicitados por diferentes entes. Revisar y firmar el informe de caja de cuentas por liquidar. Avalar informes de saldos en caja. Velar por la capacitación del personal a su cargo. Firmar los informes de saldos en caja. Solventar los reparos que la Contraloría General de Cuentas o Auditoría Interna realiza sobre operaciones relacionados con la Tesorería. Solicitar y liquidar los fondos rotativos asignados por la Tesorería Nacional. Informar a la Dirección de Contabilidad del Estado sobre los ingresos extraordinarios y depósitos a la cuenta bancaria “Fondo Común” de la Tesorería Nacional. Llevar el control de las existencias de cheques de las diferentes cuentas bancarias del Ministerio de Relaciones Exteriores.

c) EVENTUALES


Participar en la elaboración de normas y procedimientos de la Unidad. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas. Coordinar la apertura y cierre de cuentas bancarias, cuando el caso lo amerita. Mantener actualizados el registro de firmas autorizadas para girar con cargo a las diferentes cuentas que tiene la Cancillería. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación

y actualización profesional que se realizan y a los que se le designen.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura en alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales.


Dominio de otros idiomas: Conocimientos del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector

Público. Sistemas informáticos financieros propios del Sector Público.

Habilidades específicas: Trabajo en equipo, toma de decisiones, buena comunicación y manejo de personal.

Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales y buena presentación personal.

Experiencia: Siete años de experiencia profesional en puestos similares, preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Caja Puesto: Analista de Control de Caja Código: MOF-

302-2-2


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Control de Caja AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Caja SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y apoyar la

administración de las operaciones de caja del Ministerio.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general. Externas: Otras instituciones públicas y público en general.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción

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Dar seguimiento al control, registro, y distribución de los ingresos consulares, reportados por las Embajadas y Consulados en el Exterior. Coordinar la entrega a la Dirección General de Migración de giros por ingresos en concepto de la emisión de visas y pasaportes enviados por las Embajadas y Consulados en el exterior. Coordinar los depósitos de ingresos por concepto de legalizaciones y tarjetas de Identificación Consular en el Banco de Guatemala y trasladar a las Embajadas y Consulados copia del depósito. Mantener actualizado el control electrónico de los Ingresos Consulares. Tramitar gastos de representación por nombramientos, remoción, y traslado de personal de Consulados, Embajadas y Misiones Permanentes. Llevar el estricto control y archivo de los depósitos, recibos 63-A2 enviados del exterior, fondos rotativos, fondos extraordinarios, fondo rotativo espacial de privativos y sueldos. Atender las diferentes consultas y requerimientos de las Misiones en el exterior acerca de Ingresos Consulares o gastos de traslado. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Realizar la requisición de pedidos al almacén, según los

lineamientos establecidos por la institución para el efecto.

2 3

Preparar toda la documentación del Departamento de Caja para el envío al archivo general, para su archivo correspondiente. Llenar mensualmente

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4 5 6

Participar en reuniones de trabajo relacionados con el tema de competencia. Participar en comisiones de actividades organizados por la Cancillería Realizar conciliación anual de saldos de cuenta de los Ingresos Privativos de este Ministerio y enviar al Ministerio de Finanzas Publicas. Generar y solicitar en el módulo de ingresos del Sistema Integrado de Contabilidad -SICOIN- el Comprobante Único de Registro -CUR- de Ingresos Privativos; en concepto de la emisión de la Tarjeta de Identificación Consular Guatemalteca -TICG-. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan y a las que se le designe.

Realizar otras tareas por designación del Jefe del Departamento.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura de alguna carrera de las Ciencias Económicas.



Público. Habilidades específicas: Trabajo en equipo, buena comunicación. Otros requisitos: Colegiado activo. Buenas relaciones interpersonales,

proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia profesional en puestos similares,


Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Caja Puesto: Analista de Remesas al Exterior Código:

MOF-302-2-3


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Remesas al Exterior AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Caja SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y apoyar la

administración de las operaciones de remesas al exterior del Ministerio.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7

Gestionar la compra de divisas ante el Banco de Guatemala en concepto de fondo rotativo a Embajadas, Misiones y Consulados en el exterior. Llevar a cabo el proceso para el trámite de claves del Banco de Guatemala para compra de remesas del servicio exterior fondo rotativo. Elaborar, escanear y enviar notas en concepto de fondo rotativo al servicio exterior. Realizar descuento de facturas del fondo rotativo del servicio exterior por gastos a cuenta de las diferentes misiones del servicio exterior. Resolver consultas vía telefónica y por correo electrónico del servicio exterior en relación al fondo rotativo sueldos, bono 14 y aguinaldo. Registrar los movimientos en las cuentas por liquidar del fondo rotativo del servicio exterior. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas por sus superiores.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2

Mantener actualizado el archivo de correspondencia del servicio exterior con relación al fondo rotativo y sueldos. Atender y dar seguimiento a la correspondencia del servicio exterior por fondo rotativo, sueldos, bono 14 y aguinaldo.

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Tramitar la compra de divisas ante el Banco de Guatemala en concepto de sueldos del personal del servicio exterior. Tramitar la compra de divisas ante el Banco de Guatemala en concepto de fondos rotativos a las misiones en el exterior. Elaborar el reporte por diferencial cambiario. Preparar reporte de cuenta corriente de las cuentas por liquidar del fondo rotativo del servicio exterior. Preparar expedientes y trámite para solicitud de pago a Organismos Internacionales al departamento de compras. Trasladar expedientes para pago de Organismos

Internacionales ante la Tesorería Nacional. Operar cuadro de control y reporte de pago a Organismos Internacionales. Realizar y trasladar integración de sueldos del servicio exterior al Departamento de Contabilidad. Tramitar la compra de divisas, ante el Banco de Guatemala en concepto de aguinaldo y bono 14, del personal del servicio exterior. Realizar y trasladar

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3

Asistir a capacitaciones designadas por el Jefe del Departamento. Participar en comisiones de trabajo de actividades organizadas por Cancillería. Apoyar al Departamento de Presupuesto en la formulación del Anteproyecto de presupuesto multianual.

4 5

Conciliar cuenta corriente de los fondos rotativos de las Embajadas, Misiones y Consulados en el exterior, con el Departamento de Presupuesto. Realizar otras funciones que sean asignadas por el jefe inmediato superior.







Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Caja Puesto: Analista de Fondos Rotativos Código:

MOF-302-2-4


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Fondos Rotativos AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Caja SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y apoyar la

administración de las operaciones de los fondos rotativos del Ministerio.



Realizar el trámite ante el Banco de Guatemala para el envío de Fondos Extraordinarios a las misiones en el exterior, reintegro de boletos aéreos a funcionarios del Servicio Exterior, otros y fondo rotativo especial de privativos. Elaborar y coordinar la entrega de notas por concepto de fondos extraordinarios, reintegro de boletos aéreos del servicio exterior, otros y fondo rotativo especial de privativos. Llevar el control de recibos 63-A2 del servicio exterior reintegro de boletos aéreos, fondos extraordinarios y fondo rotativo especial de privativos, así como la documentación oficial recibida. Actualizar reportes del fondo rotativo especial de privativos por concepto de repatriaciones y otros gastos, así como de fondos extraordinarios. Atender consultas del servicio exterior sobre reintegro de boletos aéreos, fondos extraordinarios y del fondo rotativo especial de privativos. Revisar expedientes por liquidación de Fondos Extraordinarios y del fondo rotativo especial de privativos de las misiones en el exterior. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas por sus superiores.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Ingresar en el SICOIN WEB las liquidaciones de gastos

de traslado, reintegro de boletos aéreos, fondos extraordinarios, así como del fondo rotativo especial de privativos por concepto de repatriaciones y

2 3 4

sueldos asistentes consulares y migratorios y otros gastos. Conformar expedientes de gastos de traslado, reintegro de boletos aéreos, fondos extraordinarios y del fondo rotativo especial de privativos para

asignación de estructura presupuestaria. Conformar expedientes de gastos de traslado, fondos extraordinarios, reintegro de boletos aéreos y otros, así como del fondo rotativo especial de privativos para el trámite correspondiente. Operar los movimientos bancarios por compra de divisas, en el control de cuentas por liquidar del fondo rotativo especial de privativos.

c) EVENTUALES


Participar en capacitaciones por nombramiento del Jefe del Departamento. Asistir a reuniones especiales en el área de su competencia. Analizar expedientes de casos de repatriaciones de connacionales. Realizar otras funciones que sean asignadas por el Jefe Inmediato Superior.








=== * === Descripciones de Puestos Departamento de Caja Puesto: Analista de Bancos Código: MOF-302-2-5


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Bancos AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Caja SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y apoyar la

administración de las operaciones de bancos del Ministerio.



Elaborar y codificar las partidas de diario con base en los movimientos de los libros de bancos. Registrar diariamente los libros de bancos los depósitos, cheques, notas de crédito y débito. Cuadrar a diario y elaborar reporte del control de las cuentas que integran los distintos fondos. Conformar el expediente de pago, hojas de seguridad de divisas ante el Banguat y demandas cuando corresponda. Asegurar que la documentación visada lleve los sellos previa a su liquidación. Emitir y llevar correlatividad de recibos oficiales 63-A2 por reintegros de parte de Tesorería Nacional por trámite de CUR y otros ingresos. Mantener control de los CUR emitidos a los que les solicita pago y trasladar al departamento de contabilidad. Dar seguimiento a los traslados de fondos por parte de Tesorería nacional a las cuentas del Ministerio. Efectuar retenciones del Impuesto sobre la renta e impuesto al valor agregado IVA. Realizar depósitos correspondientes del día. Emitir cheques solicitados.

b) PERIÓDICOS


Realizar cuadre con los encargados de cuentas locales y del exterior. Llevar control de declaraciones juradas y retenciones del ISR y reten IVA. Conciliar las cuentas bancarias con la caja fiscal. Custodiar los cheques emitidos. Realizar cualquier otra actividad requerida por su Jefe Inmediato.

c) EVENTUALES


Apoyar en tareas de otros puestos del mismo departamento, a criterio del jefe inmediato. Asistir a reuniones que tengan relación con el tema de su competencia. Participar en cursos de capacitación. Participar en reuniones en ausencia del inmediato. Elaborar informes ejecutivos a requerimiento del Jefe de Caja. Apoyar en la estructuración del POA del área

de Caja.



Dominio de otros idiomas: Conocimiento del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del


presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia profesional en puestos

similares, preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Caja Puesto: Analista de Fondos Rotativos Planta

Central Código: MOF-302-2-6


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Fondos Rotativos Planta Central AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Caja SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y apoyar la

administración de las operaciones de los fondos rotativos del Ministerio.



Realizar los cálculos y tramitar la solicitud de cheque en concepto de viáticos. Diligenciar el proceso de viático anticipo para funcionarios nombrados en comisión oficial al exterior e interior del país. Recibir y revisar la liquidación de los viáticos de los funcionarios nombrados a comisiones oficiales al exterior e interior del país. Realizar los cálculos para liquidar viáticos por

comisiones efectuadas por funcionarios de cancillería. Almacenar la información de los formularios de viáticos entregados a funcionarios de la Cancillería, Dirección General de Límites y Aguas Internacionales y del servicio exterior, en hoja de cálculo de Excel y en el libro correspondiente. Atender consultas del Servicio Exterior y de planta central sobre cálculo de viáticos. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas por sus superiores.

b) PERIÓDICOS


Ingresar en el SICOIN WEB las liquidaciones del Fondo Rotativo Local (Cajas Chicas, Gastos Varios, Viáticos, etc.). Conformar expedientes de viáticos, etc. para asignación de estructura presupuestaria.

3 4 5 6 7

Conformar expedientes de viáticos, y otros gastos para el trámite correspondiente. Operar los movimientos bancarios de cheques emitidos por gastos locales para el control de las cuentas locales por liquidar. Operar los movimientos bancarios de las cuentas por liquidar de sueldos, bono 14 y prestaciones laborales, así como del aguinaldo. Mantener archivo digital actualizado de las liquidaciones de viáticos de planta central y del servicio exterior, así como del escaneo de los documentos de respaldo de los viáticos. Cumplir con enviar al funcionario encargado de COPRET, la información almacenada en la hoja de cálculo de Excel, de los viáticos entregados a funcionarios

c) EVENTUALES


Participar en capacitaciones por nombramiento del Jefe del Departamento. Asistir a reuniones especiales en el área de su competencia. Cargar información según aspecto 12 y 22 (boletos, viáticos y compras directas) generado por el Departamento al Portal de Transparencia de la Cancillería. Realizar otras funciones que sean asignadas por el Jefe Inmediato Superior.







Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Contabilidad Puesto: Especialista de Contabilidad Código:

MOF-302-3-2


NOMBRE FUNCIONAL: Especialista de Contabilidad AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Contabilidad SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Asesorar al Departamento de Contabilidad para el

correcto registro, operación y rendición de cuentas de los recursos financieros del Ministerio.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8

Revisar y analizar en aspectos legales, fiscales y administrativos los expedientes de fondos privativos, fondos extraordinarios, viáticos, reintegros de viáticos, gastos de traslado de personal de planta central al servicio exterior, servicios por contrato anual. Revisar y analizar órdenes de compra por compras menores, gastos de reparación de vehículos, pago de teléfono, compra de bienes, servicios protocolarios etc. Revisar y analizar expedientes para compra de boletos aéreos del personal que viaja al exterior y viceversa. Revisar los gastos realizados a través de las cajas chicas que se lleven en las Unidades Administrativas correspondientes. Operar cuadro de control de proveedores, vehículos, gastos fijos y expedientes de prestaciones. Codificar y registrar los documentos de conformidad con el código de las cuentas contables de los gastos que se realizan con el fondo rotativo interno y fondos de donación y préstamo. Actualizar el sistema automatizado de las conciliaciones bancarias con la información de los estados de cuenta del banco. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Mantener actualizado el cuadro de

prestaciones de personal inactivo.

2 3 4 5 6 7

Coordinar la entrega a la Contraloría General de Cuentas de la caja fiscal de Planta Central. Cargar información a la página web de transparencia en relación a informes técnicos y profesionales y cuadro de la programación del sub-grupo 18. Practicar cortes y arqueo de caja chica. Mantener actualizado el cuadro de personal del sub grupo 18. Revisar y analizar en aspectos legales, fiscales y administrativos los expedientes relacionados con facturas por servicios técnicos y profesional de subgrupo 18, personal bajo el renglón 029, pago de prestaciones laborales de personal fuera de servicio, nóminas de sueldo del servicio exterior, nóminas de horas extras de planta central, pago de cuotas de pertenencia a organismos internacionales previos a la emisión de cheques, comprobante único de registro CUR. Responsable de remitir a la Unidad de Auditoría Interna, el original y copia de las conciliaciones bancarias con los documentos de soporte.

c) EVENTUALES


Mantener actualizado el reporte de contratos del personal 029 y subgrupo 18 de técnicos y profesionales. Elaborar certificaciones de ingreso al personal 029 y 018 de servicios técnicos y profesionales. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan y, a las que se le designe.





proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Cuatro años de experiencia profesional en puestos

similares, preferiblemente en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Contabilidad Puesto: Analista de Formas Oficiales Código:

MOF-302-3-3


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Formas Oficiales AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Contabilidad SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y apoyar la

administración de las formas oficiales que se utilizan en el Ministerio.



Gestionar solicitudes de planta central y servicio exterior de formas oficiales autorizadas por la Contraloría General de Cuentas: hojas móviles, formas fiscales 200A-5, recibos 63-1, Recibos 63-A2. Recepcionar duplicados de caja fiscal del servicio exterior y gestionar traslado ante la Contraloría General de Cuentas. Revisar y resguardar las actas de formas oficiales del servicio exterior. Revisar y coordinar la distribución de los triplicados y quintuplicados de cajas fiscales del servicio exterior. Llevar control actualizado de las cajas fiscales recibidas. Realizar conteo físico y embalaje de las hojas móviles, recibos 63-1, recibos 63-A2, formas fiscales 200A-5 de planta central y servicio exterior. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas.

b) PERIÓDICOS


Elaborar informes de formas oficiales. Elaborar informe de recibos enviados al servicio exterior para la Contraloría General de Cuentas. Gestionar la entrega de formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas de los formularios de ingresos y egresos al almacén. Gestionar la entrega de tarjetas de responsabilidad autoriza la Contraloría General de Cuentas al Encargado de Inventarios del Servicio Exterior.

c) EVENTUALES


Gestionar el trámite de los recibos 200-A-3 Mantener control y registro en libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas de los recibos de ingresos por servicios en el exterior 63-1 del servicio exterior. Gestionar el trámite de autorización, entrega y recepción de hojas móviles, recibos 63-A2, duplicados

de caja fiscal solicitadas por planta central y servicio exterior. Gestionar la apertura y cierre de cuentadancias.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Tercer semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas.




presentación personal. Experiencia: Dieciocho meses de experiencia en puestos similares,


Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Contabilidad Puesto: Analista de Kardex y Archivo CUR

Código: MOF-302-3-4


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Kardex y Archivo CUR AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Contabilidad SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y apoyar la

administración del Kardex y del archivo de los CUR que se utilizan en el Ministerio.



1 2 3 4 5 6

Revisar y ordenar los comprobantes del CUR de forma ordenada y sistemática según correlativos asignados al CUR. Operar el programa específico de Kardex de materiales y suministros en el almacén. Crear códigos para la operación del sistema de Kardex, las descripciones de productos y centros. Revisar la información de ingresos y egresos grabada en el programa de almacén. Resguardar los documentos de entradas y salidas al almacén. Cumplir las demás funciones inherentes a la naturaleza de sus actividades y las que el jefe inmediato le asigne.

b) PERIÓDICOS


Trasladar información relacionada al consumo de las líneas telefónicas celulares asignados a los funcionarios de planta central, para ser colocado en el portal de Acceso a la Información Pública del Ministerio. Elaborar CUR para regularización o traslados al fondo común. Elaborar hoja de cálculo de la nómina de sueldos del Servicio Exterior. Elaborar CUR de nómina del Servicio Exterior y servicio temporal renglón 022. Llevar control de facturas de líneas telefónicas contratadas en las Delegaciones Departamentales.

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Llevar control de consumo de líneas telefónicas celulares, para pago por exceso. Preparar información estadística para toma de decisiones y para el control de mínimos, máximos y promedio de los saldos de bienes y suministros en el Almacén. Elaborar el reporte mensual del movimiento de inventarios en el Almacén. Participar en reuniones de trabajo del Departamento y especificas del Almacén. Llevar el control del kilometraje del vehículo asignado a la Dirección Financiera. Efectuar inventario físico en el Almacén de acuerdo a la programación anual. Elaborar hoja de cálculo de la nómina de sueldos del Servicio Exterior de bono 14 y aguinaldos. Apoyar otras funciones del Departamento de Contabilidad, asignadas por el jefe inmediato.

c) EVENTUALES


Trasladar los expedientes a la delegación permanente de la Contraloría General de Cuentas conforme las solicitudes que realizan. Participar en reuniones de trabajo asignados por el Departamento de Contabilidad. Efectuar cierre mensual del programa de Kardex.

Elaborar informes especiales solicitados por las Autoridades Superiores. Gestionar los pagos oportunos de los servicios básicos de la institución. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Tercer semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas.






Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Inventarios Puesto: Coordinador de Inventarios Planta Central



NOMBRE FUNCIONAL: Coordinador de Inventarios Planta Central AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe de Departamento de Contabilidad SUPERVISA A: Técnicos de Inventarios OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las

operaciones a realizar en la administración de los inventarios de activos fijos y bienes fungibles.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general en planta central. Externas: Otras instituciones.


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Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar el proceso contable del personal bajo su responsabilidad, así como evaluar las actividades técnicas y administrativas que se realizan en la Unidad de Inventarios. Elaborar el plan de trabajo anual de la Unidad bajo su cargo. Velar por la actualización respectiva en las tarjetas de responsabilidad de cada funcionario en el libro de Inventarios tanto en forma física como en archivo digital. Coordinar y supervisar la toma física de inventario por toma de posición de cargo y por entrega de cargo. Revisar y aprobar todos los traslados y las bajas en las tarjetas de responsabilidad, verificando que cada bien quede cargado en tarjeta de responsabilidad o bodegas de inventario. Supervisar el debido resguardo de los documentos fehacientes de adiciones, bajas y existencias de inventarios. Suscribir actas por intervenciones de la toma física de inventarios. Ingresar las altas y las bajas al libro de inventarios de activos fijos conformando el expediente correspondiente. Verificar que todas las adquisiciones de activo fijo bajo el grupo 3, sean ingresados al SICOIN WEB, con su código interno y SICOIN. Velar por la codificación y cargo en tarjeta de responsabilidad de adquisiciones de activos fijos y bienes fungibles. Aprobar en el sistema SICOIN todos los resguardos por traslados de mobiliario y equipo a distintas unidades administrativas de la planta central de la Cancillería. Depurar expedientes de ejercicios anteriores (bajas no autorizadas por la Contraloría General de Cuentas).

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Certificar los bienes propiedad de la Institución para registro de gastos y para trámites ante entidades del Estado. Revisar los bienes a solicitud del personal de la Cancillería. Formar expedientes de activos fijos por donación. Atender comisiones a las que se le nombra. Coordinar y dar seguimiento a los expedientes de baja para la depuración del inventario se agregó Coordinar y supervisar la toma física del inventario y la conciliación con el libro de inventarios y los registros en el Sistema SICOIN. Velar porque los registros en el Sistema SICOIN, libro de Inventarios y Tarjetas de responsabilidad estén actualizados. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas por el Jefe de Contabilidad, Subdirector o Director Financiero

b) PERIÓDICOS


Operar los registros de ingreso y egreso en el Libro de Inventarios de activo fijo autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Elaborar mensualmente el informe del movimiento de inventarios de Bienes Muebles de la Cancillería e ingresarlo al portal de Transparencia. Integrar anualmente el Inventario de Activos Fijos de la planta central de la Cancillería. Coordinar y remitir la impresión en el Sistema SICOIN el FIN I y FIN II, de toda la Cancillería, para enviar la las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas. Preparar y enviar información relacionada con inventario anual a la Dirección de Bienes del Estado y a la

6 Contabilidad del Estado. Coordinar y supervisar la conciliación mensual de las cuentas de inventarios con los datos reportados con las cuentas contables de la Dirección de Contabilidad del Estado.

c) EVENTUALES


Suscribir actas relacionadas a Inventarios (recepción de vehículos, mobiliario o equipo, adiciones, bajas, traslados, donaciones). Emitir solvencias de inventario al personal permanente bajo el renglón 011 y al personal temporal bajo el renglón 029. Después de verificar físicamente la entrega por parte el funcionario o empleado de los bienes que tiene cargados en tarjeta de responsabilidad, tanto del activo fijo como del fungible. Elaborar el listado de las bajas definitivas tanto de bienes ferrosos como no ferroso para preparar las bajas definitivas, traslado con afectación al libro para

posteriormente elaborar el acta respectiva y darle el trámite donde corresponda. Coordinar con la dirección de Informática para codificar equipos nuevos, traslado de equipo en unidades administrativas y recibir equipo en mal estado para proceder a la baja definitiva del equipo de computación. Realizar otras funciones afines asignadas por la Autoridad inmediata superior. Elaborar la programación anual del Inventario físico anual. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan y, a las que se les designe.







Experiencia: Cinco años de expe

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Inventarios Puesto: Técnico de Inventarios Código: MOF-302-

3-6


NOMBRE FUNCIONAL: Técnico de Inventarios AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Coordinador de Inventarios SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Realizar las operaciones de registro, control,

inspección, etc., de los activos fijos y bienes fungibles del Ministerio para apoyar la administración de los mismos, así como su resguardo y conservación.

RELACIONES: Internas: Directores, Subdirectores, Embajadores, Ministros Consejeros, Consejeros y personal de la Institución en general en planta central. Externas: Otras instituciones.

2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Clasificar y codificar los bienes de activo fijo y fungible que ingresan al almacén. Participar en inventarios físicos de bienes, de activo fijo y fungible. Realizar la conciliación de las adquisiciones con Contabilidad. Actualizar el listado digital con base en los cambios que se efectúan en las Tarjetas de Responsabilidad. Elaborar actas de bienes de baja. Resguardar las Tarjetas de Responsabilidad de los funcionarios de Planta Central. Mantener actualizado el Inventario físico de los bienes de las diferentes bodegas. Elaborar la conciliación mensual de las cuentas de inventario con las cuentas contables de la Dirección de Contabilidad del Estado. Realizar los registros en el módulo de inventarios del Sistema SICOIN. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas.

b) PERIÓDICOS


Llevar el control y actualización de los bienes en el SICOIN y en el Listado interno, así como su actualización física en las Tarjetas de Responsabilidad. Elaborar listados de bienes para los traslados entre las diferentes Unidades Administrativas en SICOIN, los

3 4 5 6 7

cuales se entregan al jefe inmediato para su aprobación. Realizar verificación de bienes nuevos para la creación de los códigos respectivos así como la colocación de los mismos al momento de ser creados. Ordenar y controlar los bienes en las distintas bodegas de bienes en mal, regular y buen estado que están a cargo del Departamento de Inventarios. Asesorar a los funcionarios sobre el buen uso y custodia de los activos fijos y fungibles que tiene bajo su responsabilidad. Ordenar físicamente y elaborar listado de bienes en

mal estado para elaborar actas para realizar bajas definitivas. Mantener actualiza

c) EVENTUALES

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8

Participar en reuniones de trabajo del Departamento y específicas de los activos fijos. Realizar revisión de inventario en las Delegaciones Departamentales del Ministerio. Crear códigos en el Sistema SICOIN. Elaborar Tarjetas de Responsabilidad. Realizar ciertas funciones del encargado de Inventarios en su ausencia. Asistir en el trámite de baja de bienes por traslados a entidades del Gobierno con o sin afectación a libros. Elaborar informes de actividades realizadas en el Departamento de Contabilidad. Elaborar reportes de bienes por donaciones, traslados y bajas.

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Operar las adiciones y bajas de bienes fungibles en el libro respectivo autorizado. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan y a las que se le designe.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica:

Tercer semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas.

Conocimientos de Computación: Manejo de Microsoft Office, correo electrónico y navegación en Internet. Sistemas informáticos financieros del sector público.





Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Presupuesto Puesto: Jefe del Departamento de

Presupuesto Código: MOF-302-4-1


NOMBRE FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Presupuesto AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Subdirector Financiero SUPERVISA A: Analistas OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las

operaciones propias del área de presupuesto para el eficiente manejo de los recursos monetarios asignados del Ministerio.



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las labores que se realizan en el Departamento de Presupuesto. Coordinar la programación de la ejecución presupuestaria de las unidades ejecutoras de programas del ministerio, apoyándolas en las fases de programación del gasto, definición de indicadores de gestión y evaluación presupuestaria. Revisar y aprobar en el módulo del Fondo Rotativo del Sistema de Contabilidad Integrado –SICOIN- la regularización de los gastos efectuados por las Embajadas, Consulados y Misiones. Revisar y avalar la correspondencia oficial dirigida a los Jefes de Misión por liquidaciones del fondo rotativo de acuerdo con las observaciones de la UDAI. Planificar, coordinar y supervisar el trabajo del personal del Departamento. Controlar y dar seguimiento a las transferencias solicitadas para la aprobación del Ministerio de Finanzas Públicas. Asignar partida presupuestaria a los comprobantes de gasto que se ejecutan a través del sistema de Gestión –SIGES- y SICOIN. Supervisar y dar seguimiento a los trámites de transferencias internas, externas, programación y reprogramación de cuotas financieras y otros. Revisar y avalar las órdenes de compra que se ejecutan a través del Fondo Rotativo. Llevar el control y proponer las reprogramaciones respecto al renglón 029. Coordinar con la Dirección de Limites las reprogramaciones de reglón 031. Controlar los gastos y fuentes de financiamientos, para determinar la reprogramación de cuotas.

13 14 15

Participar en las labores de evaluación y la ejecución del presupuesto aplicando normas y criterios establecidos en la Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento y las normas internas establecidas. Gestionar ante el Ministerio de Finanzas Públicas y otras dependencias, diferentes expedientes relacionados con la formulación, ejecución y evaluación de la ejecución presupuestaria. Realizar otras

b) PERIÓDICOS

No. Descripción

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Aprobar en el Sistema Integrado de Contabilidad -SICOIN- las transferencias internas, de acuerdo con la resolución del Despacho Superior. Coordinar y supervisar la elaboración de diferentes informes presupuestarios, requeridos por el Despacho Ministerial y otras entidades. Preparar y coordinar la presentación de informes al Congreso de la Republica los informes correspondientes. Elabora las transferencias presupuestarias (internas y externas). Coordinar a lo interno del Departamento, la formulación del Anteproyecto de Presupuesto. Apoyar y participar en la elaboración del Plan Operativo Anual. Coordinar la elaboración en el anteproyecto presupuestario anual. Coordinar la liquidación del Presupuesto Anual. Elabora el cierre presupuestario anual.

c) EVENTUALES


Asesorar a las diferentes unidades de la institución en materia presupuestaria. Participar a reuniones en el área de su competencia. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan y, a los que se le designe. Bridar capacitación al personal nombrado al Servicio Exterior, en temas de ejecución presupuestaria. Tramitar y operar en el Sistema de Contabilidad Integrada del Ministerio de Finanzas Públicas las modificaciones presupuestarias.








Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Unidad de Formulación, Programación y Control Puesto: Analista de

Programación Presupuestaria Código: MOF-302-4-2


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Programación Presupuestaria AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Presupuesto SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y apoyar la

administración del presupuesto del Ministerio, para una eficiente y transparente ejecución del mismo.



Llevar el estricto control y seguimiento de la programación y ejecución financiera por fuente de financiamiento y grupo de gasto, plantear oportunamente la reprogramación financiera necesaria para la ejecución total de la cuota. Revisar y registrar en los controles auxiliares, la ejecución presupuestaria por programa y renglón para efectos de cierre mensual e informes presupuestarios, control de los servicios básicos y subgrupo pagos fijos. Aprobar pedidos y solicitudes de compra que generan las diferentes unidades ejecutoras, tanto en el sistema interno como en el SICOIN. Verificar y asignar partidas presupuestarias a los comprobantes de gasto efectuados por medio del fondo rotativo local. Analizar, preparar y proponer los ajustes de los requerimientos de presupuesto de las unidades

sustantivas, embajadas, misiones y consulados para la elaboración de la transferencia de cierre. Administrar el sistema de usuarios en -SICOIN-. Crear, activar e inactivar, cambios de unidad administrativa, reiniciar contraseñas y otros, de acuerdo a las solicitudes recibidas del exterior y planta central. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Registrar y solicitar la transferencia de cierre para

cubrir las deficiencias de saldos en los renglones de gasto no controlados, en el Sistema Integrado de Contabilidad -SICOIN-

2 3 4 5 6 7 8 9 10

Revisar y registrar la programación y reprogramaciones de cuota financiera, en el Sistema Integrado de Contabilidad -SICOIN- Analizar y preparar la información y cuadros necesarios para el informe presupuestario financiero y someterlo a consideración del Jefe de Departamento. Solicitar e integrar la información para la presentación de la programación y reprogramación de Cuota Financiera. Elaborar los reportes necesarios para publicar en el portal de Transparencia del Ministerio, la Información Pública de Oficio de los aspectos 7, 8 y 30 de la Ley de Acceso a la Información Pública. Elaborar el proyecto de justificación para las solicitudes de programación y reprogramación de Cuota Financiera y someterlos a consideración del Jefe del Departamento. Elaborar los proyectos de dictamen y resolución para la aprobación de Modificaciones Presupuestarias y someterlos a consideración del Jefe del Departamento. Registrar y solicitar de la Programación Indicativa Anual del presupuesto. Participar en la integración y registro de información para la formulación del Anteproyecto de Presupuesto. Participar en la integración y registro de información para la liquidación del presupuesto, controlando las modificaciones presupuestarias correspondientes.

c) EVENTUALES


Apoyar en el registro y solicitud de CUR de compromiso y devengado para pago a proveedores en el Sistema de Gestión (SIGES). Apoyar en el registro y solicitud de programaciones y reprogramaciones de Transferencias Corrientes y de Capital (Organismos Internacionales). Crear estructuras presupuestarias en el Sistema de

Contabilidad Integrada (SICOIN).

4 5 6

Apoyar en el ingreso de Fondos Rotativos del Servicio Exterior al Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN). Apoyar en el análisis de revisión de Fondos Rotativos del Servicio Exterior ya ingresados al Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN). Elaborar cuadros estadísticos de gastos del presupuesto por períodos.



Dominio de otros idiomas: Conocimiento del idioma inglés, preferiblemente. Otros conocimientos: Legislación aplicable al área. Funcionamiento del Sector


proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia profesional en puestos similares

en el sector público.


Operación SIGES Código: MOF-302-4-3


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Operación SIGES AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Presupuesto SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y realizar

las operaciones necesarias en el Sistema de Gestión (SIGES), para una eficiente y transparente ejecución del presupuesto del Ministerio.



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Revisar y analizar la documentación de soporte y las observaciones vertidas por la Unidad de Auditoría Interna a los expedientes de liquidación de fondos rotativos de las Misiones en el exterior, la aplicación de renglones presupuestarios. Elaborar notas de observaciones y correcciones para los Jefes de Misión en el Servicio Exterior en el área de competencia. Registrar en el programa interno por renglón y misión los gastos efectuados a través del fondo rotativo de las misiones en el exterior. Registrar generar y solicitar en el módulo de fondos rotativos del Sistema Integrado de Contabilidad -SICOIN-el formulario FR02, de integración de las liquidaciones de los fondos rotativos. Elaborar y llevar el control de la cuenta corriente por cada misión Ingresar datos al cuadro de control de envíos y rendiciones de los fondos rotativos del servicio exterior. Atender consultas relacionadas con la ejecución del fondo rotativo vía telefónica y correo electrónico, a las embajadas, consulados y misiones diplomáticas. Dar seguimiento a las notas de solicitud de correcciones y/o modificaciones de los expedientes de liquidación según corresponda. Resguardar documentos de soporte y formularios que integran el Fondo Rotativo del exterior en los No. de CUR gasto. Conformar los expedientes originales de los fondos rotativos con las correcciones enviadas y trasladarlas para el archivo correspondiente. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas.

b) PERIÓDICOS


Apoyar en la formulación del Anteproyecto Multianual de Presupuesto Revisar y llevar el control de ejecución mensual de las Misiones en el exterior. Crear las estructuras presupuestarias en SICOIN, de los programas de servicio de política exterior y Servicios Consulares.

c) EVENTUALES


Apoyar en el registro de la transferencia de cierre mensual en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- Realizar otras tareas afines que le sea asignada. Revisar y registrar en los controles auxiliares las transferencias entre renglones solicitadas por las Misiones en el Exterior. Mantener actualizado el control analítico de la

ejecución de los Consulados, Embajadas y Misiones. Asistir a las reuniones de trabajo a que es convocado, presentando los informes técnicos que se le requieran. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan y, a las que se le designe.





presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia profesional en puestos

similares en el sector público.


Fondo Rotativo Exterior Código: MOF-302-4-4


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Fondo Rotativo Exterior AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Presupuesto SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y realizar

las operaciones necesarias para el manejo eficiente y transparente de los fondos rotativos del servicio exterior del Ministerio.



Revisar y analizar la documentación de soporte y las observaciones vertidas por la Unidad de Auditoría Interna a los expedientes de liquidación de fondos rotativos de las Misiones en el exterior, la aplicación de renglones presupuestarios. Elaborar notas de observaciones y correcciones para los Jefes de Misión en el Servicio Exterior en el área de competencia. Registrar en el programa interno por renglón y misión los gastos efectuados a través del fondo rotativo de las misiones en el exterior. Registrar generar y solicitar en el módulo de fondos rotativos del Sistema Integrado de Contabilidad -SICOIN-el formulario FR02, de integración de las liquidaciones de los fondos rotativos. Elaborar y llevar el control de la cuenta corriente por

cada misión. Ingresar datos al cuadro de control de envíos y rendiciones de los fondos rotativos del servicio exterior. Atender consultas relacionadas con la ejecución del fondo rotativo vía telefónica y correo electrónico, a las embajadas, consulados y misiones diplomáticas. Dar seguimiento a las notas de solicitud de correcciones y/o modificaciones de los expedientes de liquidación según corresponda. Resguardar documentos de soporte y formularios que integran el Fondo Rotativo del exterior en los números de CUR gasto. Conformar los expedientes originales de los fondos rotativos con las correcciones enviadas y trasladarlas para el archivo correspondiente. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas.

b) PERIÓDICOS


Apoyar en la formulación del Anteproyecto Multianual de Presupuesto Revisar y llevar el control de ejecución mensual de las Misiones en el exterior. Crear las estructuras presupuestarias en SICOIN, de los programas de servicio de política exterior y Servicios Consulares.

c) EVENTUALES


Apoyar en el registro de la transferencia de cierre mensual en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- Realizar otras tareas afines que le sea asignada. Asistir a las reuniones de trabajo a que es convocado, presentando los informes técnicos que se le requieran. Revisar y registrar en los controles auxiliares las transferencias entre renglones solicitadas por las Misiones en el Exterior. Mantener actualizado el control analítico de la ejecución de los Consulados, Embajadas y Misiones. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan y, a las que se le designe.







Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Compras Puesto: Jefe del Departamento de Compras



NOMBRE FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Compras AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Subdirector Financiero SUPERVISA A: Especialista y Analistas de Compras OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las

operaciones propias del área de compras para la eficiente y transparente realización de los procesos de adquisiciones del Ministerio.



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Planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las labores que se realizan en el Departamento de Compras. Analizar y autorizar las compras directas solicitadas a través de Pedidos de Bienes y Servicios o memorándums. Coordinar los procesos de cotización conforme a la Ley de Compras y Adquisiciones del Estado. Coordinar y supervisar los proyectos de bases de cotización para los procesos de cotización y licitación. Revisar y autorizar la emisión y liquidación de órdenes de compra por medio del SIGES y por medio de orden tradicional. Supervisar el ingreso de facturas, pedidos de bienes y servicios y darle el seguimiento necesario. Revisar y coordinar con el personal las compras de bienes y servicios a través de las diferentes formas de contratación. Gestionar y dar seguimiento a los documentos pendientes para la liquidación el cierre mensual y anual Supervisar el ingreso de facturas y emisión de contraseña de pago. Supervisar actividades de compra y Liquidación de boletos aéreos y terrestres con el encargado de boletos Notificar al proveedor la adjudicación de las compras directas y coordinar la entrega de los bienes y servicios. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas por el Subdirector o Director Financiero.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Revisar y firmar las liquidaciones de caja chica asignadas al departamento. Supervisar las funciones del personal para que los objetivos y metas del departamento se cumplan. Apoyar en todo el proceso de compras por cotización de la institución, compras por contrato abierto establecidas en la ley de Compras y Contrataciones del Estado. Revisar todos los documentos que elabora el encargado de procesos previo a las publicaciones en Guatecompras. Realizar la programación y reprogramación de las compras mensuales para la cuota financiera. Gestionar la obtención de los cupones de combustible. Revisar los reportes mensuales del departamento. Coordinar la programación por cuatrimestres. Coordinar la elaboración del Plan anual de compras Gestionar la solicitud de cupones de Combustible

c) EVENTUALES


Supervisar la publicación de los documentos en el portal de transparencia.

Coordinar la elaboración de documentación solicitada para informes requeridos por el Congreso de la República y la Contraloría General de Cuentas.

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Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan y a los que se le designe. Asistir a las reuniones de trabajo a que es convocado, presentando los informes técnicos que se le requieran.







Experiencia: Siete años de experiencia profesional en puestos similares en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Compras Puesto: Especialista de Procesos de Compra



NOMBRE FUNCIONAL: Especialista de Procesos de Compra AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Compras SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Asesorar al Departamento de Compras para la correcta

realización de los procesos de cotización y licitación de bienes y servicios para el Ministerio, así como la observancia de los aspectos técnicos y legales relacionados.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES

a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Coordinar los procesos de compra, cotización, licitación, manifestación de interés, etc. y preparar documentación de soporte. Elaborar cronogramas de los procesos según modalidad de la compra tomando en cuenta los plazos de Ley. Elaborar documentación de soporte para la publicación en el portal de Guatecompras para la creación de un NOG. Administrar el proceso de manejo de caja chica desde su inicio hasta el descargo correspondiente. Revisar y analizar los expedientes para liquidación por caja chica y cuadre diario de caja chica. Dar seguimiento a la conformación de expedientes de los gastos por caja chica para su liquidación Mantener actualizado el archivo digital y físico de expedientes de contratación de servicios y compras por proceso de cotización, licitación y otros así como de los contratos del personal bajo los renglones 029 y subgrupo 18. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas por el Subdirector o Director Financiero. Elaborar proyectos de bases de cotización y licitación para los procesos de adquisiciones.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Gestionar la liquidación de las

cajas chicas para trámite de cheque.

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Velar por la actualización del archivo físico y digital de expedientes de procesos de cotización y licitación y contratos de personal por renglón 029 y subgrupo 18. Mantener actualizada la información que se publica en la página de acceso a la información pública. Apoyar en gestionar la solicitud de cupones de combustible correspondientes al contrato suscrito y dar seguimiento a la entrega de los mismos. Dar seguimiento a procesos de compra por modalidad de manifestación de interés, cotización, licitación y excepción. Apoyar en la elaboración del plan anual de compras requerido por la

Dirección Normativa de Contrataciones del Estado.

c) EVENTUALES


Brindar asesoría al personal que ingresa por contrato al renglón 029 o subgrupo 18. Elaborar informes requeridos por el Congreso de la República y la Contraloría General de Cuentas. Elaborar documentación relacionados a los procesos de cotización, licitación y manifestación de interés o excepción. Dar seguimiento al control del gasto del programa de asistencia alimenticia a las personas deportadas de Estados Unidos de América. Coordinar y revisar la documentación que se requiere para la publicación de procesos a través del portal de Guatecompras. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan y, a las que se le designe. Asistir a las reuniones de trabajo a que es convocado, presentando los informes técnicos requeridos.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Título universitario a nivel de licenciatura de alguna carrera de las Ciencias Económicas o Sociales.




proactivo y buena presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia profesional en puestos similares

en el sector público.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Compras Puesto: Analista de Programación y

Operaciones Código: MOF-302-5-3


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Programación y Operaciones AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Compras SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y realizar la

programación de los procesos de compras, así como la operativa dentro de los mismos.



Dar seguimiento al trámite de las órdenes de compra de las solicitudes recibidas y aprobadas en el Sistema de Gestión – SIGES-. Elaborar y dar seguimiento a correspondencia generada en el Departamento. Elaborar de órdenes de liquidación en el Sistema de Gestión SIGES. Revisión y análisis de expedientes para liquidación en el SIGES. Resolver consultas de proveedores por consulta de pagos. Traslado a la sección de Presupuesto las Órdenes de Compra realizadas en el Sistema de Gestión –SIGES- para elaborar CUR de compromiso y devengado. Dar seguimiento a los procesos de cotización que estén vigentes. Elaborar proyectos de puntos resolutivos de los procesos de compra. Proporcionar apoyo técnico a las Juntas de Cotización y dar seguimiento a todo el proceso relacionado. Realizar todas las actividades adicionales que le sean asignadas.

b) PERIÓDICOS

No. Descripción 1 Elaborar órdenes de compra y de liquidación de los

pedidos recibidos del Proyecto AdA-Integración entre

U.E y C.A. en el Sistema de Gestión – SIGES. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Recibir los pedidos de compra de las diferentes Direcciones de la Cancillería a través de la mesa de entrada para elaboración de Órdenes de Compra en el Sistema de Gestión –SIGES-. Revisar y analizar expedientes para su liquidación en el SIGES del Proyecto AdA-Integración entre U.E y C.A Elaborar y coordinar entrega de Retenciones de IVA e ISR en el SIGES. Elaborar reporte de pedidos de bienes y servicios pendientes de elaboración y liquidación. Elaborar reporte de Información Pública e ingreso de la información al SIMRE. Generar en el SIGES el reporte mensual de compras directas (Aspecto 22) y se procede a subir la información al portal de la Unidad de Información Pública en la página del Ministerio. Apoyar en la elaboración de la programación y/o reprogramación de compras de bienes y servicios. Apoyar en la elaboración de la programación por cuatrimestres. Apoyar en la elaboración del Anteproyecto Anual. Elaborar pedidos de bienes y servicios de los servicios básicos. Elaborar requisiciones de bodega.

c) EVENTUALES


Apoyar en la cotización de suministros, bienes y/o servicios para magnos eventos. Presentar informes especiales requeridos por el Jefe del Departamento. Revisar, analizar y coordinar entrega de información solicitada por el Congreso de la Republica y /o de la Contraloría General de Cuentas. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan y a las que se le designe.

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Asistir a las reuniones de trabajo a que es convocado, presentando los informes técnicos que se le requieran. Apoyo en la elaboración del Plan Anual de Compras.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Sexto semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas.




presentación personal. Experiencia: Un año de experiencia en puestos similares,


Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de Compras Puesto: Analista de Compras Código: MOF-

302-5-4


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Compras AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Compras SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y realizar la

gestión y compra de los boletos aéreos necesarios para las diferentes comisiones oficiales.



Realiza y analiza las cotizaciones y elige la oferta que mejor convenga considerando costo e itinerario y agenda del pasajero. Dar seguimiento a los acuerdos ministeriales y gubernativos por nombramientos, remociones, traslados y reintegros de funcionarios de embajadas, consulados, misiones permanentes y de personal de planta central para la compra de boletos aéreos así como por comisiones, becas o reuniones en el extranjero. Requerir certificaciones notariales de acompañantes, actas de matrimonio de nacimiento y contrato de trabajo de empleada doméstica al personal que se traslada al servicio exterior. Emitir órdenes de compra para de boleto. Preparar documentación para el trámite de pago de boletos aéreos al Departamento de Contabilidad. Atender consultas a funcionarios de planta central y servicio exterior en el área de su competencia. Realizar cualquier otra actividad inherente a la naturaleza de sus funciones que el jefe inmediato le designe.

b) PERIÓDICOS


Preparar la información para COPRET sobre el reglón controlado 141 para página de Transparencia de vicepresidencia. Ingresar información de boletos al portal de Transparencia.

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Preparar reporte por compra de boletos aéreos y reintegros. Revisar y realizar la programación y reprogramación de cuota de boletos aéreos para pago.

c) EVENTUALES


Participar en reuniones de trabajo por designación del Jefe del Departamento. Elaborar informes requeridos por el Congreso de la República y la Contraloría General de Cuentas. Realizar en SIGES la liquidación de orden de compra. Presentar informes estadísticos especiales a requerimiento de las Autoridades Superiores.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Quinto semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas.







=== * === Descripciones de Puestos Departamento de Compras Puesto: Analista de Compras I Código: MOF-302-5-5


NOMBRE FUNCIONAL: Analista de Compras I AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Jefe del Departamento de Compras SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Analizar, emitir opiniones, dar seguimiento y brindar el

apoyo en la gestión de los diferentes procesos de compra.



Recibir, revisar y conformar los expedientes de pago a los proveedores por compra de boletos aéreos, suministros, Bienes y/o servicios. Elaborar y dar seguimiento a correspondencia generada en el Departamento. Elaborar solicitud de las cotizaciones de suministros, bienes y/o servicios que ingresan al Departamento de Compras. Recibir, revisar y llevar el control de los formularios de pedidos de bienes y servicios que ingresan al Departamento de Compras para el trámite correspondiente. Elaborar la orden de compra tradicional, para pago de proveedores y compra de boletos aéreos a través de fondo rotativo y gestionar la visa de los expedientes, previo a su traslado al Departamento de caja. Atender y resolver consultas a proveedores. Registrar y llevar el control en el reporte compartido del renglón controlado para la publicación de la información de transparencia. Mantener actualizada la información del gasto diario para su presentación y publicación semanal a través de la página de la Vicepresidencia. Asistencia a personal de otras Direcciones, sobre pedidos de bienes y servicios, y otros documentos de soporte de los mismos. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato.

b) PERIÓDICOS


Registrar, elaborar y trasladar la información para COPRET sobre el renglón controlado 185, 196, 211 y 141 para página de transparencia de Vicepresidencia. Elaborar el requerimiento mensual de suministros para el Departamento de Compras. Apoyar en la recepción de los cupones de combustible. Apoyar en la elaboración

c) EVENTUALES


Apoyar en la elaboración de informes requeridos por el Congreso de la República y la Contraloría General de Cuentas. Asistir a las reuniones de trabajo a que es convocado, presentando los informes técnicos que se le requieran. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización a las que se le designe. Presentar informes especiales requeridos por el Jefe del Departamento. Realizar en SIGES la liquidación de orden de compra cuando se requiera. Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato para el logro de los objetivos institucionales.

3. REQUISITOS DEL PUESTO Formación académica: Quinto semestre aprobado de alguna carrera de las Ciencias Económicas.






Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES === * === Descripciones de Puestos Departamento de

Fondos Privativos Puesto: Jefe del Departamento de Fondos Privativos Código: MOF-302-6-1


NOMBRE FUNCIONAL: Jefe del Departamento de Fondos Privativos AREA FUNCIONAL: Dirección Financiera REPORTA A: Subdirector Financiero SUPERVISA A: Ninguno OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las

operaciones realizadas en la administración de los fondos privativos del Ministerio.


2. DEBERES Y RESPONSABILIDADES a) DIARIOS No. Descripción 1 2 3 4 5 6

Planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las labores que se realizan en el Departamento de Fondos Privativos. Supervisar el seguimiento al control, registro, y distribución de los ingresos consulares, reportados por las Embajadas y Consulados en el Exterior. Verificar que se mantenga actualizado el control electrónico de los Ingresos Consulares. Supervisar la coordinación de los depósitos de ingresos por concepto de legalizaciones y tarjetas de Identificación Consular en el Banco de Guatemala y el traslado a las Embajadas y Consulados de la copia del depósito. Atender las diferentes consultas y requerimientos de las Misiones en el exterior acerca de Ingresos Consulares o gastos de traslado. Realizar otras actividades inherentes a la naturaleza de sus funciones que le sean asignadas por el Subdirector o Director Financiero.

b) PERIÓDICOS


Supervisar las funciones del personal a su cargo para que los objetivos y metas del departamento se cumplan. Revisar los reportes mensuales del departamento. Supervisar la requisición de pedidos al almacén, según

los lineamientos establecidos por la institución para el efecto.

4 Coordinar la preparación de toda la documentación del Departamento que se envía al archivo general.

c) EVENTUALES


Participar en comisiones de actividades organizadas por la Cancillería. Realizar otras tareas por designación del Jefe del Departamento. Asistir a cursos y seminarios de formación, capacitación y actualización profesional que se realizan y, a las que se les designe. Coordinar la elaboración de documentación solicitada para informes requeridos por el Congreso de la República y la Contraloría General de Cuentas. Asistir a las








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