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Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 07 de enero de 2010INF-DGAI-001-2010

LicenciadoFabricio Chavarría Bolaños Director Administrativo y Financiero

Asunto: Servicios de Auditoría

Estimado Fabricio:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-001-2010 sobre la “Verificación del pago de facturas a proveedores por medio del fondo fijo de caja chica”.

En el estudio se determinaron algunos aspectos del funcionamiento del fondo fijo de caja chica que requieren ser fortalecidos por parte de la administración, para garantizar en forma razonable que el pago de facturas a proveedores, por medio del fondo a cargo del Departamento de Recursos Financieros, se realiza de conformidad con el bloque de legalidad, entre otras normativas, la Ley 8292 Ley General de Control Interno, el Reglamento general del fondo cajas chicas, el Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la caja chica, el Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria, las directrices emitidas por la Tesorería Nacional, y por los órganos rectores del Sistema de Administración Financiera.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en la Institución, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto, dentro del plazo antes señalado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

C. Estudio 336-2009

“Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social"San José, Avenida Segunda, Calle 1 y 3 Teléfono 2284-5242 Telefax: 2222-1334

INFORME SOBRE VERIFICACIÓN DEL PAGO DE FACTURAS A PROVEEDORES POR MEDIO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

INF-DGAI-001-2010

Enero, 2010



INF-DGAI-001-2010- 07 de enero de 2010

INFORME SOBRE VERIFICACIÓN DEL PAGO DE FACTURAS A PROVEEDORES POR MEDIO DEL FONDO DE CAJA CHICA

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO...................................................................................................................................... i

1. INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................2

1.1. Origen..........................................................................................................................................................2

1.2. Objetivo.......................................................................................................................................................2

1.3. Alcance........................................................................................................................................................2

1.4. Salvedades...................................................................................................................................................2

1.5. Normativa relacionada................................................................................................................................2

1.6. Comunicación de resultados........................................................................................................................3

1.7. Aspectos generales......................................................................................................................................3

2. RESULTADOS................................................................................................................................................5

2.1 Sobre los controles generales establecidos para la operación del fondo fijo de caja chica.........................5

2.2 Aspectos relacionados con las operaciones del fondo................................................................................6

2.2.1 Necesidad de fortalecer los controles en los adelantos de Gastos Confidenciales..................................6

2.2.2 Necesidad de regular algunos gastos de naturaleza fija o permanente...................................................7

2.2.3 Sobre la necesidad de fortalecer el control en las compras de bienes....................................................7

2.2.4 Sobre la necesidad de fortalecer el control en la reparación de equipo de cómputo..............................8

2.2.5 Sobre la compra de tiquetes aéreos.........................................................................................................9

2.3 Necesidad de mejorar el proceso de Autoevaluación de Control Interno....................................................10

3. CONCLUSIONES.........................................................................................................................................10

4. RECOMENDACIONES...............................................................................................................................11

“Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social"San José, Av. 2, Calles 1 y 3 Teléfono 2284-5242 Telefax: 2222-1334


INF-DGAI-001-2010- 07 de enero 2010

INFORME SOBRE VERIFICACIÓN DEL PAGO DE FACTURAS A PROVEEDORES POR MEDIO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

RESUMEN EJECUTIVO

Este informe de auditoría es producto del estudio sobre la verificación del pago de facturas a proveedores por medio del fondo fijo de caja chica del Ministerio, el cual se realizó de conformidad con el Plan de Auditoría del año 2009. El objetivo del estudio consistió en evaluar que estos pagos se realicen de acuerdo al marco normativo vigente y a las disposiciones que regulan el funcionamiento del fondo.

Para efectos de este estudio, se solicitó la colaboración de la Tesorería Nacional para obtener la información contenida en la base de datos del SIGAF para el periodo comprendido entre el 01 de enero del 2008 al 31 de diciembre del 2008, a fin de evaluar las operaciones realizadas en este periodo, correspondientes a pagos de facturas a proveedores en una muestra selectiva.

En el estudio se determinó que el pago de facturas a proveedores por medio del fondo de caja chica dispone de controles generales que garantizan razonablemente el gasto por este medio, no obstante, se encontró algunos aspectos que requieren ser fortalecidos por parte de la administración, para que el pago de facturas a proveedores por este medio se realiza de conformidad con el bloque de legalidad en forma plena.

Dentro de los aspectos determinados, se encuentran las autorizaciones de adelantos de dinero para gastos confidenciales por encima del monto establecido por la Tesorería Nacional, sin oficio de este ente rector, además en el caso de los gastos recurrentes en un mismo periodo, se realizan a favor de un mismo proveedor, también se detectaron casos en los cuales no se cumple con todos los requisitos necesarios de acuerdo a la normativa, en el proceso de compra de bienes por caja chica.

Adicionalmente se encontró que se dan casos en las que no se deja evidencia documental suficiente, cuando se presentan situaciones particulares durante el proceso de compra, como lo son los incrementos en el precio cotizado versus lo pagado o las decisiones tomadas por el oficial presupuestal.

Por otra parte, se estima necesario que se revise y fortalezca el proceso de autoevaluación anual de control interno, de manera que se involucre en el proceso a todos los funcionarios del Departamento de Recursos Financieros y se obtenga mejor información de la situación real que presenta el sistema de control interno, con miras a la formulación de un plan de mejora ajustado a las necesidades.

Las recomendaciones de este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna y sus reformas, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado.

i “Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social"San José, Av. 2, Calles 1 y 3 Teléfono 2284-5242 Telefax: 2222-1334

Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

INF-DGAI-001-2010 - 07 de enero 2010

INFORME SOBRE VERIFICACIÓN DEL PAGO DE FACTURAS A PROVEEDORES

POR MEDIO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

Este estudio se realiza de conformidad al Plan de Auditoría 2009 de la Dirección General de Auditoría Interna, como una auditoría de cumplimiento.

1.2. Objetivo

Verificar que el pago de facturas a proveedores que se realiza en el Departamento de Recursos Financieros por medio del fondo fijo de caja chica del Ministerio de Hacienda, se ajusta al marco normativo y disposiciones que regulan el funcionamiento del fondo.

1.3. Alcance

Comprende la revisión general del marco legal, antecedentes y la documentación acerca del pago de facturas a proveedores, realizado por medio del fondo fijo de caja chica en el Ministerio de Hacienda. Además comprende la evaluación de la validez y suficiencia de los controles generales establecidos, así como el cumplimiento de las disposiciones que regulan el funcionamiento en una muestra selectiva de operaciones correspondientes al periodo 2008, extendiéndose cuando se considero necesario.

En la revisión física no se incluyeron boletas de caja chica referentes al mantenimiento de vehículos, debido que este tema fue abordado en el informe INF-DGAI-028-2009 del 10 de noviembre de 2009.

Los resultados y las conclusiones a las que se llega en este informe están en función de la información facilitada por el Departamento de Recursos Financieros.

1.4. Salvedades

Debido a la amplitud del tema objeto de estudio, y la diversidad de la normativa aplicable a los pagos de caja chica, la verificación de las medidas de control establecidas por la Administración para pago de facturas a proveedores por el fondo de caja chica, se realizó mediante una muestra selectiva de operaciones, por lo que los resultados y conclusiones se enmarcan en este contexto y no corresponden a una revisión exhaustiva de la corrección y exactitud de las operaciones efectuadas en el año 2008.

1.5. Normativa relacionada

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto a la atención de informes.

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

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“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados.// “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6. Comunicación de resultados

Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados al Lic. Fabricio Chavarría Bolaños, Director Administrativo y Financiero, a la Licda. María Elena Powan, Jefe del Departamento de Recursos Financieros, en reunión realizada el 07 de enero del 2010. Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

1.7. Aspectos generales

En la Ley 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, publicada en la Gaceta N° 198 el 16 de octubre de 2001, se señala en su artículo 61 como parte de las atribuciones de la Tesorería Nacional “Autorizar el uso de cajas chicas en las dependencias de la Administración Central para gastos menores, conforme a la reglamentación que se dictará para el efecto”. Los artículos 79 y 82 del Reglamento de la Ley 8131 emitido mediante Decreto No. 32988-H-MP-PLAN y publicado en La Gaceta No. 74 del 18 de abril del 2006, determina en concordancia con el artículo 61 de la Ley supracitada, conferir a la Tesorería Nacional la competencia para emitir la normativa y los procedimientos específicos para regular la operación de los fondos de caja chica que la legislación autorice, dentro del marco de respeto al principio de caja única.




Este mismo reglamento establece en el artículo 22 y 23 la responsabilidad de las Unidades Financieras de la Administración Central de administrar el fondo que hubiere autorizado la Tesorería Nacional, de conformidad con las disposiciones que se establezcan para tal efecto, por su parte el artículo 7 del Reglamento General de Caja Chica establece que el responsable del fondo de caja chica central de cada Ministerio será el Oficial Presupuestal o el funcionario que haga las veces de este.

La creación, organización, funcionamiento y control de los fondos de caja chica autorizados a los Ministerios y Poderes a que se refiere esta ley, están regulados mediante Decreto Ejecutivo N° 32874-H publicado en La Gaceta N° 22 del 31 de enero del 2006, Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas.

El Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas indica que resulta indispensable que los órganos y entes administradores y custodios de fondos públicos, dispongan de un fondo fijo de recursos financieros que les permita afrontar gastos menores, indispensables y urgentes, bajo un marco normativo que establezca reglas claras y responsabilidades definidas en su manejo. La ejecución del gasto mediante cajas chicas es un procedimiento de excepción limitado a casos de verdadera urgencia y necesidad según criterio de la administración; que justifique el sistema de pago fuera de los trámites ordinarios establecidos para el Gobierno Central, en las partidas autorizadas reglamentariamente por la Tesorería Nacional. Las proveedurías institucionales deberán organizarse y planificar adecuadamente las compras de materiales y suministros que su institución necesite, con el fin de utilizar lo menos posible el fondo de caja chica autorizado.

Para el funcionamiento de la caja chica se señala en el artículo 17 del citado reglamento que “Los responsables de la administración de los fondos fijos de caja chica deberán disponer de un Manual Institucional de Operación actualizado y oficializado por resolución administrativa, previo a la autorización por parte de la Tesorería Nacional, estableciendo en forma detallada, clara y precisa, las rutinas de trabajo relacionadas con el manejo de dicho fondo y los responsable de ejecutarlas, en concordancia con el artículo 3 del presente reglamento”.

En este caso se autorizó por la Tesorería Nacional mediante oficio TN-1699-2008 del 21 de octubre de 2008, el Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la caja chica, el cual fue divulgado a todos los funcionarios del Ministerio de Hacienda mediante oficio DRF-790-2008 del 22 de octubre del 2008 y resolución DRF 001-2008 del 01 de agosto del 2008 por parte del Departamento de Recursos Financieros.

El manual representa un instrumento necesario para los funcionarios que intervienen en las operaciones con cargo al fondo de caja chica asignado al Ministerio de Hacienda, complementando el reglamento general de caja chica emitido por la Tesorería Nacional, pues en éste se establecen disposiciones generales que regulan la asignación, operación y control del fondo fijo de caja chica del Ministerio de Hacienda.

Existen otros reglamentos adicionales que están relacionados con aspectos del manejo y tratamiento de gastos por medio del fondo de caja chica, según se indica.

Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República, R-2-2003-CO-DFOE emitido por la Contraloría General de la República y publicado en La Gaceta N°235, del 5 de diciembre de 2003. En este reglamento se delegó en la Administración Activa la responsabilidad de la verificación de la legalidad de sus actos y de las actuaciones de sus funcionarios.

Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado (M-1-2003-CO-DFOE) emitido por el órgano contralor y publicado en La Gaceta el 11 de diciembre del 2003 en la Gaceta No. 239, el cual contiene aspectos




puntuales que se deben observar en el análisis jurídico, contable y presupuestario de la ejecución del gasto de las unidades financieras, según sus competencias y responsabilidades.

Actualmente el fondo autorizado en caja chica para el Ministerio de Hacienda por la Tesorería Nacional es de un monto de ¢25.000.000.00 (veinticinco millones de colones), para el cual se tiene asignado la cuenta 13431-2 del Banco Nacional de Costa Rica y el número de cuenta cliente es 15100010010134315. De este monto se dispone de un fondo en efectivo de ¢100.000.00 colones, para atender gastos inferiores o iguales al 15% de ese monto (artículo 12 RGCC). Todo gasto que supere el límite económico establecido por el ente rector, en este caso los ¢300,000.00 colones, debe llevar el oficio de autorización de la Tesorería Nacional (articulo 19 RGCC).

2. RESULTADOS

2.1 Sobre los controles generales establecidos para la operación del fondo fijo de caja chica

De acuerdo con el resultado de la evaluación de control interno del Departamento de Recursos Financieros, se determinó la existencia de distintos controles para la operación del fondo, establecidos en beneficio del fortalecimiento de su sistema de control interno.

Entre estos se encuentran los siguientes: para la custodia de cheques en blanco, dinero en efectivo y cheques emitidos pero no retirados, se cuenta en el Departamento con una caja fuerte con acceso restringido, únicamente la oficial presupuestal y coordinadora de registro y control contable mantienen llaves y se encargan del flujo de los documentos.

Por otro lado se mantienen varios registros auxiliares en Excel para el control de las existencias de cheques en blanco, cheques trasladados para entrega en ventanilla, cheques emitidos y aún no entregados, además del control individual del saldo de reservas emitidas. También se lleva un control de registros de depósitos, cheques, reintegros y saldo de cuenta corriente mediante un libro mayor foliado autorizado por Auditoría Interna, se hacen reportes mensuales de control de erogaciones de efectivo, conciliación de la cuenta corriente, arqueos de fondo de efectivo, los cuales se adjuntan en el reporte trimestral de la Tesorería Nacional. La atención de solicitudes de pedido se organiza por programas con tres analistas profesionales, los cuales son rotados anualmente o cuando se determine conveniente. En el Departamento se entregan las funciones por escrito a los funcionarios y se han definido niveles autorización y aprobación de las operaciones. En el caso de la oficial presupuestal y coordinadora de registro y control contable rinden póliza de fidelidad al Estado. Además se cuenta con formularios estandarizados y aprobados por la Tesorería Nacional para respaldar las operaciones.

En el Departamento se mantienen procedimientos tanto en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración financiera (SIGAF), así como internos y de labores diarias oficializados al 2008.

A continuación se describe brevemente el procedimiento seguido en el Departamento de Recursos Financieros (DRF) para trámite de pago de facturas por medio del fondo fijo de caja chica:

Las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera remiten al DRF, los documentos necesarios para la compra del bien o servicio (solicitud de pedido de compra por caja chica, facturas proformas y cualquier otro necesario de acuerdo con el tipo de gasto que se trate.)

Recibida la documentación, se traslada al analista que atiende el programa al que corresponde la compra, y se verifica que la solicitud corresponda a la sub-partida presupuestaria, la justificación del gasto, que el monto se ajuste al límite de gasto establecido por la Tesorería Nacional para gastos por este medio, la existencia de dos proformas o en su defecto la justificación brindada para utilizar un único proveedor. Adicionalmente se verifica que el




gasto no sea planificable, ni que se esté fraccionando. De encontrarse lo anterior a satisfacción, se genera la orden de pedido.

Posteriormente el Coordinador del área analiza y verifica que la solicitud de pedido y demás documentación se ajuste a la normativa vigente, y procede a firmar la orden de pedido, el proveedor es seleccionado únicamente por la Coordinadora del área o la Oficial presupuestal.

La orden de pedido es entregada a la persona autorizada por parte de la Gestoría para que estos procedan a realizar la compra. Una vez realizada la compra, la Gestoría remite tanto la factura como la orden de pedido original con el respectivo visto bueno de recibido conforme del bien o servicio. Con dicha información en Recursos Financieros se procede a confeccionar el cheque a favor del proveedor para cancelar el compromiso adquirido.

De acuerdo con la evaluación de los controles aplicados en el manejo y administración del fondo de caja chica en el Departamento de Recursos Financieros del Ministerio de Hacienda, se evidencia que existen controles suficientes lo que permite garantizar en forma razonable que el proceso de pago de facturas a proveedores se realiza conforme el bloque de legalidad, no obstante, de acuerdo con el resultado de la revisión física de documentos efectuada, se determinó que existen aspectos susceptibles de mejora.

2.2 Aspectos relacionados con las operaciones del fondo

Para la verificación de los controles de funcionamiento aplicados por el departamento de Recursos Financieros en el proceso de pagos a proveedores por medio del fondo fijo de caja chica, se seleccionó una muestra física de documentos, para lo cual se extrajeron de SIGAF todos los movimientos del fondo de caja chica durante el periodo 2008. La información obtenida fue delimitada hasta obtener únicamente pagos de facturas a proveedores, posteriormente se tomaron los cuatro centros gestores que abarcaban el 80% del monto total de operaciones con sus respectivas partidas presupuestarias, destacadas por su relevancia en monto invertido, en total se tenía una población de 629 boletas. Por último se aplicó una fórmula estadística para seleccionar de cada partida presupuestaria, las boletas de caja chica que serían sujeto de revisión.

En total se revisaron 61 boletas de todos los pagos a proveedores por medio del fondo de caja chica durante el 2008 y se obtuvieron los siguientes resultados:

2.2.1 Necesidad de fortalecer los controles en los adelantos de Gastos Confidenciales

La norma 4.1 del Manual de normas generales de control interno (MNGCI) “Prácticas y medidas de control” indica que: “La administración debe diseñar y adoptar las medidas y las prácticas de control interno que mejor se adapten a los procesos organizacionales, a los recursos disponibles, a las estrategias definidas para el enfrentamiento de los riesgos relevantes y a las características, en general, de la institución y sus funcionarios, y que coadyuven de mejor manera al logro de los objetivos y misión institucionales”.

Asimismo, la norma 4.2 de este Manual “Control integrado” establece que “Las medidas y las prácticas de control interno diseñadas por la administración deberán establecerse para ejercer control previo, concomitante y posterior de modo tal que estén integradas en los procesos, actividades, operaciones y acciones y promuevan su ajuste a los objetivos y misión organizacionales.”

Específicamente, el reglamento de gastos confidenciales como fondo de trabajo para las administraciones tributarias emitido mediante decreto No.31866-H, establece en el capítulo III referente a los adelantos de dinero y su liquidación en el artículo 7 inciso 2 “Las solicitudes de




adelanto de dinero no podrán exceder el monto establecido para compras por caja chica”. Asimismo, este mismo artículo, en el inciso 7 indica: “En ningún caso se tramitará un nuevo adelanto, si hay una liquidación pendiente.”

Durante la revisión física de la muestra seleccionada se determinó la emisión de un adelanto para gastos confidenciales que supera el monto establecido para caja chica, sin que conste en la documentación revisada la autorización de la Tesorería Nacional. El caso mencionado corresponde al adelanto girado mediante cheque 90326-8 del BNCR del 29 de noviembre del 2007 por ¢350.000.00 a nombre del señor Eliecer Valverde Román, gerente ai. de la Administración Tributaria de Puntarenas, cuya liquidación fue presentada el 19 de diciembre del 2007 por ¢350,007.25.

Por otra parte, se determinó la emisión de dos adelantos a nombre del gerente a.i . de la Administración Tributaria de San José, señor Ronald Solórzano Vega, el primero efectuado mediante cheque 90453-1 del BNCR emitido el 11 de diciembre del 2007 por ¢200,000.00 y el segundo con el cheque 90491-9 emitido el 13 de diciembre del 2007 por ¢300,000.00, los cuales fueron utilizados, según se indica en la liquidación presentada por el señor Solórzano Vega al DRF mediante oficio ACCEF-12-2008 del 10 de enero del 2008, para atender denuncias de contribuyentes del 12 de diciembre al 28 de diciembre del 2007 por parte de los funcionarios del Área Control de Cumplimiento de esa administración tributaria. De acuerdo con lo señalado, el segundo adelanto fue girado sin que se hubiese liquidado el primero, lo cual es contrario a la norma citada.

Las condiciones descritas tienen su origen en debilidades en la aplicación de los controles establecidos que dan como lugar el incumplimiento de disposiciones que regulan la operación del fondo fijo de caja chica en cuanto a límite de gasto y la frecuencia de los adelantos, que constituyen un riesgo en el adecuado uso del mismo.

2.2.2 Necesidad de regular algunos gastos de naturaleza fija o permanente.

De acuerdo con la norma 4.13 del MNGCI Revisiones de control “Las operaciones de la organización deben ser sometidas a revisiones de control en puntos específicos de su procesamiento, que permitan detectar y corregir oportunamente cualquier desviación con respecto a lo planeado”

Específicamente en el Reglamento General de Caja Chica, en el Articulo 20 indica: “Para efectuar compras por medio del Fondo Fijo-Caja Chica se utilizaran los siguientes formularios elaborados y aprobados por la Tesorería Nacional: 1. Solicitud de pedido de compras por fondo fijo-caja chica y 2. Pedido de compra por fondo fijo-caja chica”.

Asimismo, en el artículo 21 RGCC, se establecen los requisitos para las compras, en el punto 1 inciso g) se indica: “Para la compra de una mercancía o de un bien se deberán adjuntar a la solicitud de pedido de compra, dos o tres cotizaciones a fin de que el responsable elija tomando en cuenta aspectos como precio y calidad. Excepcionalmente y con la debida justificación, el responsable podrá autorizar que el trámite se realice considerando una sola cotización, no fraccionando la compra en dos facturas diferentes”.

En la revisión física de boletas de reintegro, se observó la boleta número 558-08 por servicio de lavandería para limpiones, paños, batas y sábanas del Departamento de Servicios Médicos, contratado a la señora Ana María Quesada González por un monto de ¢15,900.00, girado con cheque N°91427-2 BNCR que ampara la cancelación de las facturas 131-177-178. Asimismo, se observaron las boletas 97, 240 y 355-08, con las cuales se compran bidones de agua para el Despacho a la Rueda Rusa, S.A. por un monto total de ¢113,400.00.




La boleta 97-2008 incluía los siguientes documentos de respaldo: las facturas 220169-219711 y el cheque 90616-6 BNCR, la boleta 240-2008 incluía la factura 226909 y el cheque 90904-1 BNCR, por último la boleta 355-2008 incluía las facturas 229711, 228615 y los cheques 91066-1, 91003-8 BNCR.

En ninguno de los casos citados se encuentra adjunta la solicitud de pedido ni facturas proforma. Sobre el particular, la Licda María Elena Powan, Jefe del DRF, señaló que estos corresponden a gastos fijos que carecen de documentación y que están pendientes de regulación con la Tesorería Nacional, pues esa condición no se encuentra prevista en las regulaciones vigentes.

La compra de bienes o servicios en favor de determinados proveedores, en forma permanente y sin cumplirse con los requisitos establecidos para compras por caja chica, representa no sólo un incumplimiento de las disposiciones que regulan estas erogaciones, sino también, no permiten constatar que los bienes o servicios adquiridos responden a las mejores condiciones de compra que puede obtener el Ministerio para este tipo de gastos.

2.2.3 Sobre la necesidad de fortalecer el control en las compras de bienes

De acuerdo con la norma 2.1 del MNGCI Ambiente propicio para el control se indica “La administración activa, principalmente el jerarca, debe fomentar un ambiente propicio para la operación del control interno, mediante la generación de una cultura que promueva, entre los miembros de la institución, el reconocimiento del control como parte integrante de los sistemas institucionales. Y la norma 2.2 Actitud de apoyo superior al control interno “El jerarca, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, debe mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institución, mediante la divulgación de éstas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores cotidianas”.

En el artículo 21 del RGCC se establecen los requisitos para las compras, en el punto 1 inciso d) se indica “Para las compras de bienes superiores a un monto mínimo que defina la respectiva institución atendiendo orientaciones que establezca la Tesorería Nacional, se requiera constancia de la Proveeduría Institucional incluida en el formulario solicitud de pedido de compra por fondo fijo-caja chica indicando que el bien solicitado no existe en bodega”. Además en el inciso h) se indica: “Las compras de bienes y servicios se realizarán de acuerdo al formulario denominado solicitud de pedido de compra por fondo fijo-caja chica, documento que respalda el proceso de compra anta la unidad financiera”.

En la revisión de la boleta de reintegro 1837-07, por concepto de la compra de un tóner para impresora láser efectuada mediante cheque 89364-7 BNCR, se determinó que no consta la solicitud de pedido y por ende no se hacía referencia de la Proveeduría Institucional acerca de la existencia en inventarios de este bien, tampoco se encontraron proformas en la documentación de respaldo, únicamente se ubicaron los siguientes documentos: el formulario de boleta, la factura 1160, la orden de pedido 878/2007 y el cheque 89364-7 BNCR. Al respecto la Licda. Maria Elena Powan, justificó esta situación en la urgencia de contar con ese artículo para uso de su Departamento.

El hecho de que el artículo adquirido fuera considerado de urgencia por la jefatura del DRF, no se considera suficiente justificación para no cumplir con la normativa citada, pues el fondo fijo de caja chica y sus regulaciones están precisamente establecidas para hacer frente a gastos de esta naturaleza. Por otra parte, el no cumplimiento de los requisitos establecidos, no permite evaluar la conveniencia de la compra.

2.2.4 Sobre la necesidad de fortalecer el control en la reparación de equipo de cómputo




En las normas del MNGCI, específicamente la norma 4.8 Documentación de procesos y transacciones indica: “Los controles vigentes para los diferentes procesos y actividades de la institución, así como todas las transacciones y hechos significativos que se produzcan, deben documentarse como mínimo en cuanto a la descripción de los hechos sucedidos, el efecto o impacto recibido sobre el control interno y los objetivos institucionales, las medidas tomadas para su corrección y los responsables en cada caso; asimismo, la documentación correspondiente debe estar disponible para su verificación”.

En el artículo 21, punto 1 del RGCC se establecen los requisitos para las compras, en el inciso c) se indica: “Seleccionar el proveedor de los bienes y servicios en procura del mayor beneficio institucional en cuanto a precio y calidad”. Además el inciso l) se indica: “Se deberá verificar por parte de la Unidad Financiera la veracidad de los datos consignados en los documentos, la correspondencia del importe y el límite de gasto, el disponible del contenido presupuestario y las autorizaciones correspondientes”.

De la revisión de la boleta 087-08, se determina lo siguiente: mediante Solicitud de Pedido número 48 del 23/04/2007, se solicitó la reparación de dos impresoras inyección de tinta para lo cual se adjuntan dos facturas proformas, una por parte de Equipo y Papelería Los Alpes S.A. por un monto total de ¢120.000.00 y la otra por Industrias Sogui S.A por ¢143.790.00. El detalle consignado en ambas proformas hace referencia únicamente a la reparación de impresoras inyección tinta, sin que exista un detalle de la reparación y los repuestos.

Conforme con lo anterior, se confecciona el Pedido de Compra 385-2007 a favor de Equipo y Papelería Los Alpes S.A, la cual por los servicios prestados emite factura 13227 por ¢150.000.00, consignándose el siguiente detalle: REPARACION D/IMPRESORA INYEC. D/TINTA por un precio unitario de ¢75.000.00. Dichos servicios fueron cancelados con cheque número 884444-7 del 25 de mayo del 2007.

Consultada la Licda. Maria Elena Powan, sobre la diferencia entre lo cotizado y lo pagado a la empresa adjudicada, indicó que la práctica de los proveedores de reparaciones de hardware es cobrar una tarifa fija por el diagnóstico de la reparación, ésta es incluida en el precio facturado, adicional a la mano de obra y los repuestos utilizados, en este caso especifico donde se generó un incremento de los repuestos posterior a la contratación del servicio, tenía un mayor beneficio para la administración seguir con el mismo proveedor que retirar el equipo y seleccionar otro proveedor quien también cobraría su diagnóstico.

La ausencia de información en el proceso de cotización sobre el costo de la mano de obra y el costo y detalle de los repuestos representa una debilidad en los controles establecidos que no permiten una adecuada comparabilidad de las ofertas y con ello una mejor selección de los oferentes, de tal forma que la propuesta adjudicada responda a la opción más favorable a los intereses de la institución.

Por otra parte, la ausencia del detalle de los repuestos en las facturas proformas y en la factura definitiva, puede constituir un obstáculo en el evento de que sea necesario recurrir a la garantía ofrecida, en razón de que se desconoce la naturaleza de la reparación efectuada o en su defecto, ya vencida esta, en el adecuado control de las reparaciones realizadas ante nuevas necesidades que surjan en el futuro para los mismos equipos.

2.2.5 Sobre la compra de tiquetes aéreos

De acuerdo con la norma 4.1 del MNGCI Prácticas y medidas de control se indica que, “La administración debe diseñar y adoptar las medidas y las prácticas de control interno que mejor se adapten a los procesos organizacionales, a los recursos disponibles, a las estrategias definidas para el enfrentamiento de los riesgos relevantes y a las características, en general, de la institución y sus




funcionarios, y que coadyuven de mejor manera al logro de los objetivos y misión institucionales.”. Además la norma 4.10 Registro oportuno indica “Lo hechos importantes que afectan la toma de decisiones y acciones sobre los procesos, operaciones y transacciones deben clasificarse y registrarse inmediata y debidamente”.

Cuando existe una única proforma se indica en el Manual Institucional para uso de fondos con cargo a caja chica, en el punto 4.3.4 de Adquisición de bienes y servicios lo siguiente: ..."Podrá aceptarse una sola proforma siempre y cuando se justifique que el costo beneficio favorece a la administración o cuando sea proveedor único y para gastos iguales o inferiores al monto autorizado a la caja auxiliar de efectivo de conformidad al inciso d) del artículo 12 del RGCC, así como para casos específicos tales como, reparación de vehículos, reparación de equipos y otros a consideración del Oficial Presupuestal o quien haga las veces de este".

De la revisión de 61 boletas seleccionadas, que representan un gasto total de ¢23.962.946,24; se determinó que el 53.96% de las compras se refieren a la adquisición de tiquetes aéreos, las cuales son realizadas a dos oferentes: Agencia de Viajes Colón con un 35.14% y Servicios Rápidos de Viajes con un 18.82%.

En relación con la cantidad de gastos que se realizan por este concepto, utilizando la caja chica, se determinó que actualmente se encuentra en proceso la Licitación Pública Nacional 2009LN-000003-CMBYC, cuyo objetivo consiste en la suscripción de un Convenio Marco para la adquisición de tiquete aéreos para las instituciones públicas que utilizan Comprared, entre ellas el Ministerio de Hacienda, con lo cual se espera eliminar el gasto de transportes en el exterior por medio del fondo fijo de de caja chica.

Asimismo, las compras de tiquetes aéreos son realizadas por lo general con la presentación de una única proforma, como el caso de las boletas 561, 600 y 1237-08. Esto fue justificado por la Licda. Maria Elena Powan, en la cantidad de proveedores dispuestos a aceptar la forma de pago del gobierno por medio de la caja chica, así como en la inestabilidad de las tarifas de las agencias de viajes las cuales están sujetas a cambios de un día a otro y en caso de cambiar la fecha del viaje reservado, se penaliza económicamente al cliente por la agencia de viajes; no obstante, no se deja evidencia en la documentación sobre las razones que justifican la adjudicación con sólo una proforma, tal como lo dispone la norma citada.

2.3 Necesidad de mejorar el proceso de Autoevaluación de Control Interno

El artículo 17 de la LGCI señala en cuanto al seguimiento del sistema de control interno que “…serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes: / a) Que los funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales acciones. / b) Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos.”

Tomando como referencia el estudio INF-DGAI-028-2009 “Sobre mantenimiento de vehículos”, se determinó que la Dirección Administrativa Financiera atendiendo el artículo 14 de la Ley 8292 de Control Interno, para la autoevaluación de su Dependencia, hace la valoración de cada uno de sus departamentos identificando los riesgos relevantes asociados al logro de sus objetivos y sus metas. Como parte de la DAF se encuentra incluido en este proceso el Departamento de Recursos Financieros.




De acuerdo con la información suministrada por el señor Gerardo Cruz Zuchini, quien fue el coordinador del proceso de autoevaluación del sistema de control interno del período de marzo 2008 a febrero 2009, designado por el Director Administrativo y Financiero, señor Fabricio Chavarría Bolaños, se indica que inicialmente se presentó la valoración de riesgo realizada con los coordinadores de los diferentes departamentos de la DAF, del cual se emitió un informe, posteriormente para julio del mismo año fue necesario realizar un ajuste y se debió hacer la valoración de las cinco áreas de control interno en forma completa: ambiente de control, valoración de riesgos, actividades de control, sistemas de información y seguimiento.

En el caso del Departamento de Recursos Financieros se detectaron cinco riesgos con sus respectivos factores en temas como incremento de alquileres, insuficiencia de presupuesto, análisis de legalidad, poco contenido económico para partidas presupuestarias y extravíos de resoluciones administrativas, para los cuales se desarrollaron ocho medidas a desarrollar como plan de acción durante el 2009 y 2010.

El mecanismo utilizado por la DAF para realizar la autoevaluación de control interno en el Departamento de Recursos Financieros se considera insuficiente, debido a que utiliza como referentes en los cuestionarios aplicados, únicamente a los coordinadores de sus departamentos y no se toma en cuenta el resto de funcionarios. Lo anterior le disminuye objetividad al proceso, debido a que no le permite al Departamento detectar las debilidades de control que le puedan afectar en cada uno de los procesos que realiza y que en la particularidad, al no contar con la participación de todos los funcionarios que integran esa Dependencia, pueden serle desconocidas al titular; imposibilitando la definición y ejecución de acciones tendentes al fortalecimiento del sistema de control aplicado en sus procesos.

3. CONCLUSIONES

3.1 De acuerdo con la identificación de controles establecidos en el Departamento de Recursos Financieros, específicamente los relacionados con la operación y manejo del fondo fijo de caja chica, se considera que estos son suficientes y garantizan razonablemente el debido resguardo de los dineros asignados, así como que los gastos que se realizan se ajustan a la normativa vigente. No obstante, durante la verificación física de los comprobantes de gasto, se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora en la aplicación de controles y en la normativa que regula estas erogaciones, que podrían incidir en el manejo adecuado y debido de estos recursos conforme las normas establecidas y los fines para los que fueron previstos institucionalmente. Ver punto 2.1 del informe.

3.2. En la aplicación de controles, se determinó el incumplimiento de disposiciones que regulan las erogaciones por concepto de gastos confidenciales, sea por exceder el límite de gasto establecido sin la debida autorización de la Tesorería Nacional o por emitirse un nuevo adelanto para estos gastos sin que se hubiere cancelado uno anterior. Asimismo, en la compra de bienes al omitirse algunos documentos o información necesaria, como por ejemplo: solicitudes de pedido, facturas proformas, indicación de la no existencia de bienes en la Proveeduría Institucional o justificaciones que demanda la normativa cuando por razones de conveniencia institucional se realizan compras existiendo una única proforma. Ver puntos 2.2.1, 2.2.3, 2.2.4 y 2.2.5. de este informe.

La normativa no prevé regulaciones específicas o excepcionales para algunos gastos fijos o permanentes, que por su escasa cuantía y naturaleza difieren de los gastos corrientes, dificultándose con ello el cumplimiento de los requisitos establecidos institucionalmente para el manejo del fondo de caja chica en contraposición con la atención de necesidades urgentes y




necesarias que se debe atender. En esta situación se encuentran los servicios de lavandería y algunas compras de bienes para el Despacho del Ministro. Ver punto 2.2.2. de este informe.

3.3. En la Dirección Administrativa y Financiera realizan la autoevaluación de control interno para todos sus departamentos incluido el de Recursos Financieros, sin embargo en esta participa únicamente el jefe del Departamento, lo cual no permite conocer sobre aspectos de mejora que pueden serle desconocidos a la jefatura y no así a sus colaboradores. Ver punto 2.3 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

Al Director Administrativo y Financiero:

4.1. Valorar las situaciones de excepción que dan lugar, según lo indicado por la jefatura del Departamento de Recursos Financieros, a gastos por medio del fondo fijo de caja chica catalogados como de naturaleza fija y permanente, a efecto de que de corresponder a razones de conveniencia e interés institucional se gestione la emisión de normativa específica referente a la ejecución de ese tipo de gastos, debido a la dificultad presentada para el cumplimiento de algunas disposiciones contenidas en el Reglamento General y el Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la caja chica y las necesidades que se deben atender. (Ver apartado 2.2.2 de este informe)

4.2. Girar instrucciones a la Directora del Departamento de Recursos Financieros para que se realicen las siguientes acciones:

a) Establecer los controles necesarios que aseguren que los gastos que se realizan por medio del fondo de caja chica, se efectúan cumpliendo con los requisitos establecidos en la normativa vigente, entre otros, el uso de los formularios de las solicitudes de pedido, facturas proformas correspondientes, indicación de la no existencia de bienes en la Proveeduría Institucional o justificaciones que demanda la normativa cuando por razones de conveniencia institucional se realizan compras existiendo una única proforma, cumplimiento de los límites de gasto establecidos por la Tesorería Nacional y la no emisión de un nuevo adelanto de gastos cuando exista pendiente de liquidación uno anterior . Ver apartados 2.2.1, 2.2.3 y 2.2.5 de este informe.

b) Tomar las medidas que correspondan a efecto de subsanar las debilidades de control en la contratación de servicios de reparación de equipo de cómputo, de forma tal que la adjudicación pueda ser realizada con conocimiento claro de los rubros cotizados y permita la comparabilidad de las ofertas (diagnóstico, mano de obra, y detalle de repuestos) para su selección, que el pago esté de conformidad con lo ofertado, así como que responda a los mejores intereses de la institución en cuanto a precio, garantía, y control de las reparaciones efectuadas a estos bienes. Ver apartado 2.2.4 de este informe.

4.3. Revisar y mejorar el proceso de Autoevaluación Anual de Control Interno brindando participación a todos los funcionarios del Departamento de Recursos Financieros, a fin de que con este proceso permita detectar, para el caso particular, oportunidades y acciones de mejora en pro de la consecución de los objetivos establecidos para la operación del fondo general de caja chica institucional. Ver punto 2.3de este informe.

Estas recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, a ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa




de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca y enviará copia a la Auditoría Interna.

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente al señor Director Administrativo y Financiero proceder en lo que corresponda, con la aplicación de la Ley 8292 y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, según Decreto Nº 34323-H y sus modificaciones, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto, dentro del plazo de diez días hábiles señalado; así como el plan de acción que se defina para la efectiva implantación de lo recomendado.

Adriana Villalobos Blanco Guillermo Badilla MartínezProfesional de Auditoría Interna 2 Coordinador Auditoría Servicios Corporativos


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