informe sobre revisión del gasto con cargo al fondo fijo caja chica

San José, 07 de mayo de 2014INF-DGAI-008-2014

SeñorFrancisco Fonseca MonteroDirectorDirección Administrativa y Financiera

Asunto: Servicios de Auditoría. Informe de cumplimiento.

Estimado don Francisco:

Nos permitimos presentarle el informe N° INF-DGAI-008-2014 sobre la revisión del gasto con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica en el Ministerio de Hacienda.

En el estudio se determinaron algunos aspectos sobre la aplicación de los controles establecidos, que requieren ser considerados en el Departamento de Recursos Financieros, a fin de asegurar razonablemente la conformidad de los gastos al bloque de legalidad, así como la necesidad de actualizar el Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la Caja Chica incorporando las actividades y condiciones que deben seguirse para la realización de los pagos vía transferencia bancaria (SINPE), debidamente formalizado y divulgado, por lo que se formulan las recomendaciones tendentes a la mejora continua en esa Dirección.

Las recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de estas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido, con copia a la Auditoría Interna.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en el Ministerio de Hacienda, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo antes señalado; así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Atentamente,

Clairé Chacón RodríguezSubdirectora General

CCR/GBM/kujC: Edgar Ayales, Ministro de Hacienda

Estudio 007-2013

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50 mts sur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/


INFORME SOBRE REVISIÓN DEL GASTO CON CARGO AL FONDO FIJO CAJA CHICA

INF-DGAI-008-2014

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA

Mayo, 2014


INFORME SOBRE REVISIÓN DEL GASTO CON CARGO AL FONDO FIJO CAJA CHICAINF-DGAI-008-2014

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO......................................................................................................................................................i1. INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................................................2

1.1 Origen...................................................................................................................................................................2

1.2 Objetivo.................................................................................................................................................................2

1.3 Alcance.................................................................................................................................................................2

1.4 Normativa sobre control interno y atención de informes......................................................................................2

1.5 Comunicación oral de resultados.........................................................................................................................3

1.6 Aspectos generales..............................................................................................................................................3

2. RESULTADOS............................................................................................................................................................42.1 Sobre los controles generales para la operación del Fondo Fijo de Caja Chica..................................................4

2.2 Aspectos a mejorar en materia de gastos de viaje y transporte en el exterior.....................................................5

2.3 Sobre documentación de respaldo para adelanto y liquidación de viáticos.........................................................8

2.4 Sobre el Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la Caja Chica...................................................10

3. CONCLUSIONES......................................................................................................................................................104. RECOMENDACIONES..............................................................................................................................................11



INF-DGAI-008-2014pág. i


RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2013 y comprende la revisión del gasto realizado por medio del Fondo Fijo - Caja Chica en el periodo 2012, en una muestra de subpartidas presupuestarias, a fin de determinar su conformidad con el bloque de legalidad.

Como resultado del estudio se determinaron aspectos relacionados con la aplicación de los controles establecidos que requieren ser mejorados, a fin de asegurar razonablemente la conformidad de los gastos al bloque de legalidad, específicamente en lo referente a la debida autorización de los viajes al exterior mediante la emisión del Acuerdo de Viaje respectivo y el adecuado respaldo documental de esos gastos efectuados; así como la actualización del Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la Caja Chica, incorporando las actividades sobre los pagos vía transferencia bancaria (SINPE), que será debidamente formalizada y divulgada.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos presentados en el apartado de resultados de este informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de las recomendaciones, o si discrepa de ellas deberá elevar el informe al Ministro con las objeciones y soluciones alternas.



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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013, como una auditoría de cumplimiento.

1.2 Objetivo

Evaluar las operaciones realizadas por medio del Fondo Fijo Caja Chica, a fin de determinar su conformidad con el bloque de legalidad.

1.3 Alcance

Comprende la verificación del cumplimiento de las disposiciones que regulan los gastos realizados por medio del Fondo Fijo Caja Chica, a fin de determinar su ajuste al bloque de legalidad. Lo anterior con base en una muestra de los gastos efectuados durante el periodo comprendido de enero a diciembre del 2012, extendiéndose en los casos en que se consideró necesario y en las siguientes subpartidas presupuestarias: Viáticos dentro del país, Transporte en el exterior, Viáticos en el exterior, Actividades de capacitación, Mantenimiento y reparación de equipo y mobiliario, Tintas pinturas y diluyentes, Repuestos y accesorios,

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

1.4 Normativa sobre control interno y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además,




deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.5 Comunicación oral de resultados

Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados a los funcionarios, Lic. Francisco Fonseca Montero y Patricia Navarro Vargas, Director y Subdirectora de la Dirección Administrativa y Financiera, Licda. María Elena Powan, Jefe del Departamento de Recursos Financieros y a la Licda. Hazel Calderón Jiménez, Coordinadora de ese Departamento, en reunión del 28 de abril de 2014. Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

1.6 Aspectos generales

En la Ley N° 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos1, se define el Sistema de Administración Financiera del Sector Público, y establece que el órgano rector de ese Sistema es el Ministerio de Hacienda, el cual comprende varios subsistemas, entre los cuales está el Subsistema de Tesorería, cuyas generalidades se establecen en el Capítulo I Título VI de dicha Ley.

En su artículo 61 la Ley N° 8131 señala como parte de las atribuciones de la Tesorería Nacional la de autorizar el uso de cajas chicas en las dependencias de la Administración Central para gastos menores, conforme a la reglamentación que se dictará para el efecto.

Los artículos 79 y 82 del Reglamento de la Ley citada, emitido mediante Decreto No. 32988-H-MP-PLAN2, en concordancia con el artículo 61 indicado, confiere a la Tesorería Nacional la competencia para emitir la normativa y los procedimientos específicos para regular la operación de los fondos de caja chica que la legislación autorice, dentro del marco de respeto al principio de caja única.

Este mismo Reglamento establece en el artículo 22 y 23 la responsabilidad de las Unidades Financieras de la Administración Central de administrar el fondo que hubiere autorizado la Tesorería Nacional, de conformidad con las disposiciones que se establezcan para tal efecto.

1 Publicada en La Gaceta N°198 el 16 de octubre de 20012 Publicado en La Gaceta No. 74 del 18 de abril del 2006




El uso de fondos de caja chica autorizados a los Ministerios y Poderes con base en el artículo 61 de la Ley N°8131 se encuentran regulados en cuanto a su creación, asignación, operación y control en el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, emitido mediante Decreto Ejecutivo N° 32874-H3 ; el cual en su artículo 7 establece que el responsable del Fondo Fijo Caja Chica de cada Ministerio será el Oficial Presupuestal o el funcionario que haga las veces de este.

Este Reglamento indica que resulta indispensable que los órganos y entes administradores y custodios de fondos públicos, dispongan de un fondo fijo de recursos financieros que les permita afrontar gastos menores, indispensables y urgentes, bajo un marco normativo que establezca reglas claras y responsabilidades definidas en su manejo. La ejecución del gasto mediante cajas chicas es un procedimiento de excepción limitado a casos de verdadera urgencia y necesidad según criterio de la administración; que justifique el sistema de pago fuera de los trámites ordinarios establecidos para el Gobierno Central, en las partidas autorizadas reglamentariamente por la Tesorería Nacional. Las proveedurías institucionales deberán organizarse y planificar adecuadamente las compras de materiales y suministros que su institución necesite, con el fin de utilizar lo menos posible el fondo de caja chica autorizado.

Con nota FIS-121-2012 del 15 de junio de 2012 emitida por la Tesorería Nacional y dirigida a la Licenciada María Elena Powan Chinchilla, Jefe del Departamento de Recursos Financieros, se le comunica la disminución del monto autorizado para el Fondo Fijo Caja Chica, de ¢25.000.000.00 (veinticinco millones de colones 00/100) a ¢16.000.000.00 (dieciséis millones de colones 00/100).

2. RESULTADOS

2.1 Sobre los controles generales para la operación del Fondo Fijo de Caja Chica

Además de la normativa señalada para la administración del Fondo Fijo Caja Chica del Ministerio se han emitido distintos instrumentos de carácter normativo y operacional, que coadyuvan en el uso adecuado de esos fondos y en el fortalecimiento del control interno de este proceso, entre ellos, los siguientes:

Manual institucional para uso de fondos con cargo al fondo fijo caja chica: Emitido en acatamiento al artículo 17 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas y autorizado por la Tesorería Nacional mediante oficio TN-1699-2008 del 21 de octubre del 2008. Establece los requisitos y procedimientos que deben cumplirse para tramitar pagos por Caja Chica.También describe brevemente el procedimiento que debe seguir el Departamento de Recursos Financieros (DRF) para el trámite de pago de facturas correspondientes a gastos menores indispensables y urgentes (adquisición de bienes y servicios, que no se encuentran en bodega de la Proveeduría Institucional), viáticos tanto al interior como al exterior del país y gastos de representación4.

Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado. Emitido por la Contraloría General de la República mediante resolución R-2-2003-CO-DFOE del 01 de diciembre de 20035.

Circular DRF-CCH-001-2010 del 19 de agosto de 2010. Emitida por el Departamento Financiero en la que se indican los aspectos a considerar para solicitudes de trámites de compra con cargo al Fondo Fijo Caja Chica.

3 Publicado en La Gaceta N° 22 del 31 de enero del 2006

4 Siempre que se atiendan las restricciones establecidas en el artículo 22 del Reglamento General del Fondo Caja Chica.5 Actualizado con resolución R-CO-38-2009 del 06 de junio de 2009




Formularios establecidos por el órgano contralor. Formularios para la liquidación de gastos viaje en el interior del país, liquidación de gastos de transportes y otros gastos en el interior del país, así como liquidación de gastos de viaje y de transportes en el exterior.

Cuenta bancaria. El manejo de los fondos se realiza mediante el uso la cuenta bancaria N°15100010010134315 del Banco Nacional de Costa Rica.

Monto fijo autorizado para gasto. El monto fijado por la Tesorería Nacional para pagar gastos menores, indispensables y urgentes por el Fondo Fijo Caja Chica es de ¢300.000,00, si el gasto es superior a ese monte se debe solicitar autorización a la Tesorería Nacional.

Participación de las Gestorías. Como parte del proceso utilizado por el Departamento de Recursos Financieros para la autorización y pago de facturas por medio del fondo se indicó que las respectivas Gestorías solicitan mediante un formulario al cual se le adjuntan las proformas necesarias a la autorización del gasto. Una vez analizada la documentación y la normativa se procede a confeccionar una Orden de Compra que se entrega al funcionario autorizado para que puedan realizar la compra.

Las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera son las responsables de presentar al Departamento de Recursos Financieros los documentos de solicitud de compras por Caja Chica para bienes o servicios, con la respectiva justificación y posteriormente la factura debidamente firmada para su trámite de pago.

De acuerdo con la evaluación de los controles establecidos para el manejo y administración del Fondo Fijo Caja Chica en el Departamento de Recursos Financieros del Ministerio de Hacienda, se concluye que estos controles permiten garantizar en forma razonable que los gastos se realizan conforme al bloque de legalidad.

Asimismo, a fin de evaluar la aplicación de los controles en referencia, se revisaron algunos gastos correspondientes a las subpartidas: Mantenimiento y Reparación de Equipo de Transporte, Viáticos en el Exterior, Viáticos dentro del País, Transporte en el Exterior, Actividades de Capacitación, Mantenimiento y Reparación de Equipo y Mobiliario, Tintas, Pinturas y Diluyentes y Repuestos y Accesorios, contenidos en las Propuestas de Pago Nos: 06005, 06008, 06011, 06012, 06014, 06016, 06018,06021,06025,06026, 06027, 06028, 06029,06030,06033,06035,06036,06038,06041,06045,06046,06048, 06052, 06053, 06054, 06057, 06058,06060,06061 y 06091, determinándose algunos aspectos susceptibles de mejora, según se comenta en los puntos siguientes.

2.2 Aspectos a mejorar en materia de gastos de viaje y transporte en el exterior

Se revisó la documentación adjunta a los formularios resumen para aplicación de reservas de crédito, conocidas como “Boleta”, correspondientes a la subpartidas: Viáticos en el Exterior y Transporte en el Exterior, que se citan a continuación:

N° de Boleta[1][1] Monto pagado (¢) No. Factura según SIGAF Propuesta de pago Fecha

001-2012 3.240.458,48 1900000889 06005 08/02/2012145-2012 530.374,16 1900005006 06091 06/06/2012099-2012 977.473,00 1900005133 06091 06/06/2012232-2012 776.463,53 1900006885 06030 24/07/2012353-2012 1.075.549,68 1900010573 06045 10/10/2012

Como resultado de la revisión efectuada se determinó lo siguiente:

[1][1] Se refiere al número de formulario resumen para aplicación de Reservas de Crédito.




a. Respecto a la autorización de los viajes

En la revisión de documentos relacionados con gastos de viaje efectuados por el ex Ministro de Hacienda, señor Fernando Herrero Acosta en el 2012, se determinaron gastos por concepto de viáticos en el exterior, los cuales no se encuentran cubiertos por los Acuerdos de Viaje que autorizan la salida del país y el gasto correspondiente, según se describe a continuación:

Acuerdo de Viaje N°516-P (AH-030-2011) del 07 de marzo del 2012: autoriza la participación del señor Fernando Herrero, en calidad de Ministro de Hacienda, en el Seminario "El rostro fiscal de Centroamérica en el nuevo contexto mundial" del Instituto Centroamericano de Estudios Fiscales, a celebrarse del 12 al 14 de marzo de 2012 en la ciudad de Guatemala, Guatemala y a la participación en la Quincuagésima Tercera Reunión Anual de la Asamblea de Gobernadores, a celebrarse en Montevideo, Uruguay del 14 al 21 de marzo.

No obstante, en el formulario de Solicitud de Adelanto de Viáticos presentado por el señor Herrero Acosta, por un monto total de $2088.00 (dos mil ochenta y ocho dólares), se indica como destino del viaje, las ciudades de Buenos Aires-Argentina y Montevideo - Uruguay, lo cual no está conforme lo indicado en el Acuerdo mencionado.

Dicho adelanto de viáticos fue cancelado mediante cheque No. 95134-1 del 13 de marzo del 2012 del Banco Nacional de Costa Rica, por ¢1.075.549.68 (un millón setenta y cinco mil quinientos cuarenta y nueve colones con sesenta y ocho céntimos), en el que se detalla lo siguiente: “VIAJE A ARGENTINA Y URUGUAY DEL 14 AL 21 MARZO 2012 / Participación en la quincuagésima tercera reunión anual de la Asamblea de Gobernadores a celebrar en Uruguay”

El 30 de marzo del 2012, el señor Herrero Acosta presenta formulario de liquidación de gastos de viaje y de transporte al exterior, por $2.088.00, con el siguiente detalle:

País Visitado

Llegada País Destino Salida País Destino Estadía

Tarifa diaria

$Proporcional

$ Total $Fecha Hora Fecha Hora

Argentina 15-3-12 6:40 am 1 444 1 444.00Argentina 16-03-12 1 444 1 444.00Argentina 17-03-12 11:05 0.16 444 0.16 71.04Uruguay 17-03-12 12:05 0.84 294 0.84 246.96Uruguay 18-03-12 ___ 294 1 294Uruguay 19-03-12 294 1 294Uruguay 20-03-12 294 1 294Uruguay 21-03-12 01:33

Total $ $2.088.00

Acuerdo de Viaje N°493-P (AH-014-2011) del 07 de febrero del 2012: se autoriza la participación del señor Fernando Herrero, en calidad de Ministro de Hacienda, en la XXVI Reunión Anual de Gobernadores del Istmo Centroamericano y la República Dominicana, a celebrarse en cayo Ambergris, Belice del 08 al 13 de febrero del 2012.

Amparado a este Acuerdo de Viaje, se giró el cheque N° 95121 por ¢950.158,92 ($1.843.00) en cuyo comprobante se señala: “REUNIÓN BELICE Y NEW YORK DEL 08 AL 13 DE FEBRERO DEL 2012”, lo cual no concuerda con el Acuerdo de Viaje respectivo, que hace sólo referencia como destino la ciudad de Ambergris, Belice.




En la boleta de liquidación de gastos de viaje y transportes en el exterior, correspondiente a ese adelanto, se indica lo siguiente:

País Visitado

Llegada País Destino Salida País Destino

Estadía Tarifa diaria

$

Proporcional$

Total $

Fecha Hora Fecha Hora

Belice 08-02-2012 11:58 am 1 294 0.92 270.48Belice 09-02-2012 1 294 100 294.00Belice 10-02-2012 10:00 am 294 0.08 23.52New York 10-02-2012 21:15 pm 436 0.72 313.92New York 11-02-2012 ___ 436 100 436New York 12-02-2012 436 100 436New York 13-02-2012 16:05 pm 436 0.28 122.08

Total $1.896.00

Al respecto, el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios públicos6, establece en el Capítulo IV “Viajes al Exterior”, Artículo 31º los requisitos del acuerdo de viaje, indicando lo siguiente: “Para que un funcionario tenga derecho a recibir el importe correspondiente a gastos de viaje al exterior, debe existir un acuerdo previo en que se autorice el viaje y en donde se señale como mínimo: // a) Nombre del funcionario, // b) Cargo que desempeña el servidor, // c) Países a visitar, // d) Período del viaje, // e) Objetivos del viaje, // f) Monto desglosado de las sumas adelantadas con su respectivo concepto, // g) Gastos conexos autorizados, // h) Otros gastos necesarios autorizados. // La Autoridad Superior Administrativa o el jerarca, según sea el caso, podrá, -ante casos debidamente razonados y justificados por el funcionario interesado-, reconocer a posteriori el pago de viáticos, gastos de transporte y otros gastos necesarios incurridos durante la gira, no previstos en el acuerdo de viaje, para lo cual se hará las ampliaciones correspondientes al acuerdo de viaje original”. El subrayado no es del original.

De la revisión efectuada se determinó que en ambos casos, el Departamento de Recursos Financieros tramitó el adelanto y la liquidación de gasto de viaje y transporte correspondiente, sin que mediara una ampliación a los Acuerdos de Viaje señalados.

b. Respecto al uso del Convenio marco en la compra de tiquetes

No se documentó adecuadamente las razones por las cuales se adquirió tiquetes aéreos a una agencias de viajes que se encuentra fuera del Convenio marco establecido al efecto, como se determinó con el viaje realizado por el señor Edgar Ayales Esna a Washington y Madrid del 06 al 12 de setiembre de 2012, en que se adquirió el tiquete aéreo por un monto de ¢2.231.544,00 (dos millones doscientos treinta y un mil quinientos cuarenta y cuatro colones exactos) a la Agencia de Viajes Fast, la cual no está incluida dentro del Convenio marco.

Al respecto el señor Ministro envió a Licda. María Elena Powan, jefe del Departamento de Recursos Financieros, una nota con fecha 21 de agosto de 2012, en la que justifica las razones por las que se aparta de las agencias de viaje del Convenio marco, y señaló: "...En funciones propias de mi cargo, necesito viajar a Washington y Madrid, con la finalidad de participar en reuniones con el Fondo Monetario Internacional y Banco Mundial y en Madrid participar XXII Cumbre Iberoamericana - Reunión Ministerial de Asuntos Económicos. // Para efectos de compra de tiquete aéreo le solicito realizar las gestiones pertinentes para que el mismo sea adquirido a la empresa Agencia de Viajes Fast, misma que no se encuentra dentro de las empresas del Convenio Marco. La razón de la solicitud es que de acuerdo a las proformas recibidas de las agencias que están en el convenio marco, el precio con respecto a la agencia solicitada es mayor, además de que las opciones de vuelo que se ofrecen no son funcionales de acuerdo a mi agenda, así mismo por falta de 6 Emitido por la Contraloría General de la República R-DC-111-2011 el 07 de julio de 2011.




tiempo y espacio en las aerolíneas el mismo se debe realizar la compra el día de hoy. Se adjunta las respectivas proformas a fin de que inicie el trámite de compra".

No obstante lo anterior, la justificación brindada no se encuentra debidamente respaldada con información o documentación que confirme lo indicado por el señor Ministro en su oficio, ni corresponde a una resolución motivada, tal como lo prevé el artículo N°115 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, que en lo que es de interés, señala: : “…/ Los integrantes de un convenio marco, están obligados a consultarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio y obligados a utilizarlo, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como, precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien.” El resaltado no es del original.

2.3 Sobre documentación de respaldo para adelanto y liquidación de viáticos

De la revisión de la documentación que respalda los cheques de viáticos girados por medio del Fondo Fijo Caja Chica, se determinó lo siguiente:

Se observó que existe la práctica en el Departamento de Recursos Financieros, de adjuntar a los comprobantes del cheque de adelanto de viáticos, el formulario de solicitud de adelanto de viáticos correspondiente, no obstante en algunos casos no se encontró adjunto a la documentación de respaldo dicho formulario, según se verificó en los siguientes casos:

Cheque N°95097-7 del 02 de diciembre del 2011 por ¢1.980.264,41 girado al señor Melvin Quiros Romero, en calidad de Subdirector Administrativo de Crédito Público, por viaje a Washington.

Cheque N°95121 del 07 de febrero del 2012 por ¢ 950.158,92 girado al señor Fernando Herrero Acosta, ex Ministro de Hacienda por el viaje efectuado a Belice y New York.

Cheque N°95134 del 13 de febrero del 2012 por ¢1.075.549,68 girado al señor Fernando Herrero Acosta, ex Ministro de Hacienda, por el viaje efectuado a Buenos Aires - Argentina y Montevideo - Uruguay.

La condición descrita permite concluir que no se está aplicando de manera uniforme esa práctica, situación que dificulta los procesos de control posterior al no disponerse debidamente agrupada la totalidad de la documentación relacionada.

En relación con lo anterior, la norma 4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información, de las Normas de control interno del Sector Público7, señala que: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño Institucional…”

No están documentadas las razones que mediaron para la presentación tardía y aceptación por parte del Departamento de Recursos Financieros, de la liquidación de gastos de viaje efectuados al amparo del Acuerdo de Viaje Nº AH-069-2012 del 27 de mayo del 2012, mediante el cual se autorizó la participación del funcionario en el Foro "XXXIV Reunión del Grupo de Trabajo sobre Política Tributaria (GTPT) en Washington / USA.

De acuerdo con la información revisada se determinó que el funcionario regresó del viaje de Washington, Estados Unidos el 31 de mayo de 2012, según consta en el sello estampado en la fotocopia del pasaporte personal; sin embargo el formulario de Liquidación de Gastos de Viaje y de Transporte en el Exterior, fue presentado al Departamento de Recursos Financieros hasta el 05 de julio de 2012, es decir 25 días hábiles

7 Aprobadas mediante Resolución del Despacho de la Contralora General de la República Nº R-CO-9-2009 del 26 de enero, 2009. N-2-2009-CO-DFOE.




después de haber finalizado el viaje, sobrepasando así el plazo establecido en el artículo 10 del Reglamento de Gastos de Viaje para Funcionarios Públicos8, el cual lo fija dentro de los 7 días hábiles posteriores al regreso a su sede de trabajo o a su incorporación a éste.

Tampoco existe evidencia de que ese Departamento haya procedido conforme lo establecido en ese mismo artículo, requiriendo la presentación de la liquidación por única vez, en el término improrrogable de tres días hábiles, vencido el cual pudo haber exigido al funcionario el reintegro inmediato de la totalidad de la suma recibida en calidad de adelanto.

En relación con las debilidades de control señaladas, las Normas de control interno para el Sector Público en el numeral 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional, indica: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.

Disponer de la documentación e información oportuna sobre el respaldo de las operaciones facilita el seguimiento y los procesos de control de control y fiscalización por parte de los órganos competentes, así como la conformidad de los gastos con el bloque de legalidad.

2.4 Sobre el Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la Caja Chica.

El Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la Caja Chica, autorizado en octubre del 2008, no incorpora actividades para la realización de los pagos vía transferencia bancaria (SINPE); se describe únicamente en el punto 6, las condiciones de pago mediante cheque, dejando de lado la modalidad de pago vía transferencia bancaria.

Ante la consulta del porqué no se han incluido estas labores en el Manual, la Directora del Departamento de Recursos Financieros, indicó que los funcionarios encargados del proceso conocen los pasos a seguir para realizar estas funciones; sin embargo, se está a la espera de realizar una modificación general al Manual considerando actualizaciones a diferentes procesos y a la vez contemplar los nuevos procesos como lo son el de las transferencias bancarias.

La definición de actividades y condiciones en el Manual para los pagos que se realizan vía transferencia electrónica por medio del Fondo Fijo Caja Chica, minimiza el riesgo de retrasos y la afectación de la eficiencia en la ejecución de las labores, facilita el establecimiento de controles, la supervisión efectiva; así como también proporciona un marco de referencia en el evento de que deban establecerse responsabilidades.

Sobre el particular las normas 1.4 y 4.2 de las Normas de control interno para el Sector Público, establecen en lo que interesa, lo siguiente:

“1.4 Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI… // c) La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta.”

“4.2. Requisitos de las actividades de control… // e) Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

8 Resolución R-DC-92-2009 de la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta 237 del 07 de diciembre del 2009




3. CONCLUSIONES

De acuerdo con los controles establecidos en el Departamento de Recursos Financieros, para la operación y manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, se considera que estos son suficientes y garantizan razonablemente el resguardo de los gastos efectuados; no obstante, en su aplicación se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora para el efectivo cumplimiento de la normativa y fines previstos institucionalmente para el adecuado manejo de estos recursos.

Los aspectos en comentario están referidos a la necesidad de documentar adecuadamente las operaciones relacionadas con gastos de viaje al exterior, mediante adelantos y liquidaciones concordantes con el Acuerdo de Viaje; y el respaldo suficiente cuando no se contrate una de las empresas del Convenio marco, así como la adición del formulario de solicitud de adelanto al comprobante de cheque y la justificación correspondiente cuando se genere presentación tardía de la liquidación.

En línea con lo anterior, se requiere que el Departamento de Recursos Financieros continúe con los esfuerzos necesarios para garantizar la conformidad de los gastos con el bloque de legalidad a cuya observancia se encuentra obligada, con anterioridad a la emisión de la orden de pago, de conformidad con las directrices, lineamientos e instructivos que emita la Contraloría General de la República y la normativa emitida por los otros órganos que forman parte del Sistema de Visado.

Por otra parte la actualización del Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la Caja Chica, con la descripción de las actividades y condiciones que deben cumplirse para la realización de los pagos vía transferencia bancaria (SINPE), es importante a fin de que los funcionarios de ese Departamento cuenten con una guía para la ejecución de ese proceso.

4. RECOMENDACIONES

Al Director Administrativo y Financiero

Girar instrucciones a la Jefe del Departamento de Recursos Financieros para que se realicen las siguientes acciones:

4.1 Ordenar el cumplimiento de los controles para garantizar que los adelantos de gastos de viaje y transporte, y su liquidación, se realicen de acuerdo con destinos autorizados en el Acuerdo de Viaje correspondiente. Ver literal a) del apartado 2.2 de este informe.

4.2 Instruir al personal pertinente de ese Departamento para que se considere dentro de los comprobantes de gastos por Caja Chica toda la documentación relacionada, incluidas las justificaciones que de acuerdo con la normativa vigente, sean necesarias para tramitar los gastos y su respectivas liquidaciones, tales como la: resolución motivada cuando se utilicen agencias de viajes no contempladas en el Convenio Marco; la inclusión de los formularios de solicitud de adelanto de viáticos en los comprobantes de cheque correspondientes y los motivos para la presentación y recibo de de las liquidaciones de gastos de viaje fuera de los plazos establecidos. Ver literal b) del punto 2.2 y 2.3 de este informe.

4.3 Actualizar el Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la Caja Chica, mediante la adición de los pasos y condiciones que deben seguirse para realizar el proceso de pagos vía transferencia bancaria (SINPE). Dicha actualización deberá ser debidamente formalizada y divulgada. Ver punto 2.4 de este informe.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de




ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna.

___________________________ ________________________________________Karen Mayela Umaña Jiménez Guillermo Badilla MartínezProfesional de Auditoría Interna 2 Coordinador Auditoría Servicios Corporativos

Ce. Estudio N°07-2013



informe sobre revisión del gasto con cargo al fondo fijo caja chica

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