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Ministerio de Educación Pública
Dirección de Proveeduría InstitucionalDepartamento de Administración de Bienes
Charla:“Implicaciones del Reglamento de Administración
de Bienes”
FORMULARIO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS
El Formulario para el Control de Activos es el documento que el Departamento de Administración de Bienes utiliza para ejecutar el control de los bienes adquiridos por el Ministerio de Educación Pública.
Es de fácil comprensión, su llenado es sencillo.
Es utilizable para cualquier movimiento que tenga un bien durante su vida útil.
En el formulario los funcionarios deben anotar los datos que son requeridos para la actualización de cada activo en el Sistema de Bienes del Estado (SIBINET).
FORMULARIO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS
1. Modalidades del Formulario
Jefatura
Colaborador
Asignación
Jefatura
Jefatura
Traslado entre
Dependencias
Solicitud del Jefe de la Dependencia Interesado
Jefatura
Colaborador
Devolución
Jefatura
Jefatura Departamento administración
de bienes
Traslado por Desuso
Visto bueno ( firma y sello) del especialista correspondiente , haciendo
constar el estado del bien
Inventario
Jefatura
Departamento de
Administración de Bienes
Colaborador Colaborador
Motivos de Devolución: Desuso, inservibilidad, el jefe
inmediato se lo solicita, por cese, despido, o traslado a otra Dependencia
*Certificación de la Veracidad
*Informe anual toma física realizada
FECHA:DEPENDENCIA QUE ENTREGA LOS BIENES: NOMBRE DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE ENTREGA: CÉDULA:DEPENDENCIA QUE RECIBE LOS BIENES: NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LOS BIENES: CÉDULA:DIRECCION DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE: NÚMEROS DE TELÉFONO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE:
DISTRIBUCION DE LOS TANTOS ORIGINALES:
1.DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE BIENES 2.JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE ENTREGA 3.FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LOS BIENES4.OFICIALES DE SEGURIDAD: SÓLO CUANDO SE REQUIERA
2. Partes InvolucradasCompletar la información solicitada según
corresponda
FIRMA DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE ENTREGÓ FIRMA RESPONSABLE DEL BIEN (ES)
Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración CentralDecreto Ejecutivo Nº 30720-H del 26 de Agosto del 2002
Artículo 6º—Inventario. Las personas que se encuentren al servicio de la Administración Central y de sus órganos adscritos en calidad de Jefes de Oficina o Dependencia, los funcionarios de cualquier categoría y los contratistas o ejecutivos de entes privados, que tengan a su cargo bienes, bajo su administración, custodia o concesión, quedan obligados a lo siguiente:
a) Con base en los inventarios actualizados, los jefes de Oficina o Dependencia harán entrega a sus subalternos de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio, administración o custodia, o que les suministre para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que los responsables deben firmar;
b) Los funcionarios designados como jefes de Oficina o Dependencia, al tomar posesión de sus cargos, exigirán a su antecesor y a falta de éste al superior inmediato, el inventario y entrega de los bienes que queden a su cargo. Si el inventario y la entrega fuesen correctos, se hará constar así, de lo contrario el funcionario entrante hará las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes y en ambos casos firmará con quién le hubiese hecho la entrega;
c) Cuando una de las personas definidas en los incisos anteriores, cese en sus funciones o sea trasladado, tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tiene a su cargo.
Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración CentralDecreto Ejecutivo Nº 30720-H del 26 de Agosto del 2002
Artículo7º—Firma de inventarios. La firma de inventarios por parte de las personas a que se refiere este reglamento, implica responsabilidad administrativa y civil, en cuanto a los bienes encomendados a su cargo, por lo que serán responsables directa o indirectamente por la pérdida, daño o depreciación de los mismos, salvo que provengan del deterioro natural por razones del uso legítimo o de otra
causa justificada.
Reformado por DECRETO EJECUTIVO Nº 31194-H de 3 de abril del 2003 Publicado en La Gaceta número 111 de 11 de junio del 2003
Control de Baja por Hurto o Robo
Departamento de Administración
de Bienes: Con base en la
copia de la resolución procede
a dar de baja el bien el SIBINET.
Director de Recursos Humanos:
*Procede con la ejecución del
procedimiento ordinario
administrativo ,para determinar la
verdad de los hechos.
*Una vez concluido el debido proceso y
exista una resolución,
comunicará el acto firme del
procedimiento administrativo al
funcionario responsable (envía copia al Encargado de la Dependencia
y al Jefe del Departamento de Administración de
Bienes)
Encargado de la
Dependencia:Con el informe y
la denuncia coordina la apertura del
procedimiento administrativo
ante la Dirección de
Recursos Humanos (envía
copia al Departamento
de Administración
de Bienes)
Funcionario responsable:* Interpone la
denuncia ante la autoridad judicial
competente*Rinde informe
dirigido a al Encargado de la
Dependencia (copia al jefe de
programa) describiendo lo
sucedido y adjuntando copia de la denuncia
Título V. Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central
Sólo debe indicar el nombre que le corresponde al activo.
DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIENNo.
PATRIMONIOCODIGO DE
BARRAS SERIE MODELO MARCAESTADO DEL
BIEN
VENTILADOR IMPRESORA TELÉFONO
CPU
LICENCIATECLADO
CALCULADORA ESCRITORIO
a) DESCRIPCIÓN DEL BIEN
3. Detalle de Activos
Anotar el número de patrimonio del activo, se refiere a la placa metálica colocada por el Ministerio de Educación Pública a través del Departamento de Administración de Bienes, la cual se presenta únicamente con las siguientes tres numeraciones autorizadas por el Ministerio de Hacienda:
•1300000 (7 dígitos)•0210-000000 (10 dígitos)•2640000 (7 dígitos)
DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIEN No. PATRIMONIOCODIGO DE
BARRAS SERIE MODELO MARCAESTADO DEL
BIEN
VENTILADOR N/A IMPRESORA 0210-001946 TELÉFONO 0210-034960
CPU 0210-003257
LICENCIA 0210-001234TECLADO 0210-003258
CALCULADORA 1378441 ESCRITORIO 2640534
N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
b) Nº Patrimonio
Es una numeración adicional que se encuentra en algunos activos, colocada por el Ministerio de Educación Pública a través del Departamento de Administración de Bienes, constituyendo una segunda identificación, la cual se visualiza en un sticker de color blanco de letras negras.La misma se identifica de la siguiente forma:
•2100000000 (10 dígitos) DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIENNo.
PATRIMONIOCODIGO DE
BARRAS SERIE MODELO MARCAESTADO DEL
BIENVENTILADOR N/A 2100002030 IMPRESORA 0210-001946 N/A TELÉFONO 0210-034960 2100024083
CPU 0210-003257 N/A
LICENCIA 0210-001234 N/ATECLADO 0210-003258 N/A
CALCULADORA 1378441 N/A ESCRITORIO 2640534 2100004081
N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
c) Código de Barras
Generalmente se identifica bajo un código de barras en equipos o artefactos (en mobiliario no se encuentra presente), y constituye una numeración colocada al activo desde su fabricación. Se puede encontrar debajo, a los lados o dentro del bien, como ocurre en el caso de fotocopiadoras, impresoras, entre otros.
En la mayoría de los casos se denota en las siguientes formas:
•S/N•Serial•Serie DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIEN No. PATRIMONIOCODIGO DE
BARRAS SERIE MODELO MARCAESTADO DEL
BIENVENTILADOR N/A 2100002030 KS-629206 IMPRESORA 0210-001946 N/A XPJ8627625 TELÉFONO 0210-034960 2100024083 01AQB066093
CPU 0210-003257 N/A 42601
LICENCIA 0210-001234 N/ATTJB7-3JRBW-VC2VW-
8QHJM-3R337TECLADO 0210-003258 N/A 18100046007
CALCULADORA 1378441 N/A N/A ESCRITORIO 2640534 2100004081 N/A
N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
d) Serie
En ocasiones es necesario abrir los equipos para encontrar la serie ya que tienen numeraciones en códigos de barra visibles, pero no corresponden a la serie.
Serie correcta
Esta numeración no es serie
Generalmente se identifica en equipos o artefactos (en mobiliario generalmente no se encuentra presente). En algunos bienes no se incluye debido a que son clones de equipos o han sido ensamblados sin ningún respaldo.
En la mayoría de las ocasiones se expresa de las siguientes formas:
•Mod•Model•Modelo DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIEN No. PATRIMONIOCODIGO DE
BARRAS SERIE MODELO MARCAESTADO DEL
BIENVENTILADOR N/A 2100002030 KS-629206 OVIDA IMPRESORA 0210-001946 N/A XPJ8627625 FS-3900DN TELÉFONO 0210-034960 2100024083 01AQB066093 KX-TG4611LA
CPU 0210-003257 N/A 42601 Nova Pro Vista
LICENCIA 0210-001234 N/ATTJB7-3JRBW-VC2VW-
8QHJM-3R337 N/A
TECLADO 0210-003258 N/A 18100046007 KM-582P00030 CALCULADORA 1378441 N/A N/A WS-1400H
ESCRITORIO 2640534 2100004081 N/A N/A
N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
e) Modelo
Normalmente se encuentra en la parte frontal del equipo, artefacto o mobiliario, el cual mediante un signo distintivo nos indica que el bien fue elaborado por una determinada persona o empresa.
DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIENNo.
PATRIMONIOCODIGO DE
BARRAS SERIE MODELO MARCAESTADO DEL
BIENVENTILADOR N/A 2100002030 KS-629206 OVIDA TMT IMPRESORA 0210-001946 N/A XPJ8627625 FS-3900DN KYOCERA TELÉFONO 0210-034960 2100024083 01AQB066093 KX-TG4611LA PANASONIC
CPU 0210-003257 N/A 42601 Nova Pro Vista FPC
LICENCIA 0210-001234 N/ATTJB7-3JRBW-VC2VW-
8QHJM-3R337 N/A N/ATECLADO 0210-003258 N/A 18100046007 KM-582P00030 FPC
CALCULADORA 1378441 N/A N/A WS-1400H CANON ESCRITORIO 2640534 2100004081 N/A N/A METALIN
f) Marca
Se debe especificar el estado físico en que se encuentra el bien de la siguiente forma:
•Excelente: Totalmente nuevo, nunca ha sido usado.
•Bueno: En perfecto estado, ya ha sido usado.
•Regular: Presenta inconsistencias en su funcionamiento, pero aún se puede utilizar.
•Malo: Dejó de funcionar por agotamiento, inservibilidad o rotura.
En caso de que se traslade por desuso debe incluir el visto bueno o adjuntar certificación emitida por el especialista respectivo.
DETALLE DE LOS ACTIVOS
DESCRIPCION DEL BIENNo.
PATRIMONIOCODIGO DE
BARRAS SERIE MODELO MARCAESTADO DEL
BIENVENTILADOR N/A 2100002030 KS-629206 OVIDA TMT MALOIMPRESORA 0210-001946 N/A XPJ8627625 FS-3900DN KYOCERA BUENOTELÉFONO 0210-034960 2100024083 01AQB066093 KX-TG4611LA PANASONIC BUENO
CPU 0210-003257 N/A 42601 Nova Pro Vista FPC MALO
LICENCIA 0210-001234 N/ATTJB7-3JRBW-VC2VW-
8QHJM-3R337 N/A N/A BUENO
TECLADO 0210-003258 N/A 18100046007 KM-582P00030 FPC REGULARCALCULADORA 1378441 N/A N/A WS-1400H CANON BUENO
ESCRITORIO 2640534 2100004081 N/A N/A METALIN BUENO
g) Estado del bien
Malo
Excelente Bueno
Regular
Formulario Completo Correctamente
Al entregar el Formulario para el Control de Activos en el Departamento de Administración de Bienes no se debe presentar oficios adicionales;
Si se requiere llevar un control interno se le puede colocar el número de oficio departamental a la boleta.
Se devolverá todo
formulario que se entregue incorrecto o incompleto.
CERTIFICACION DE VERACIDAD DE LA INFORMACION
Yo, _______________________________________ (nombre del funcionario), cédula de identidad No._________________, en mi calidad de ________________ (cargo que ocupa), de ____________________________________________________ (Departamento y/o Dirección), del Ministerio de Educación Pública, certifico que he fiscalizado el proceso de verificación de los inventarios del área a mi cargo, y que los Formularios para el Control de Activos que se adjuntan, con mi sello y firma, son veraces, en cuanto a la cantidad, calidad y funcionarios responsables de los bienes que han sido asignados a esta dependencia. Todo lo anterior de conformidad con lo establecido en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, el artículo 42 incisos h) e i) del Reglamento Interior de Trabajo del Ministerio de Educación Pública, artículo 71 inciso c) del Código de Trabajo, artículo 110 inciso b) y h) de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, artículo 8 inciso a), artículo 12, artículo 15 incisos a) y b) (ii, iii, iv), artículo 17 incisos a) y b) y párrafos 1 y 2 del artículo 39 de la Ley General de Control Interno, artículos 332 (incumplimiento de deberes) y 360 (Falsedad Ideológica) del Código Penal, artículo 94 de la Ley General de Administración Pública, artículo 212 y 214 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y artículo 38 inciso d) de la Ley de Enriquecimiento Ilícito. Se extiende la presente a solicitud del Despacho del Viceministro de Planificación y Coordinación Interinstitucional del Ministerio de Educación Pública, en la ciudad de ____________________, a los _____ días del mes de _________________ de dos mil once. -------------- UL ----------------
______________________________
Firma del Jefe o Director que certifica SELLO
Puntos importantesGarantía: El funcionario debe de coordinar: Si es equipo de computo con
informática (Soporte Técnico). Si no es computo, con el encargado de programa.
Expediente por funcionario: Esto lo realiza en que lleva el control de inventarios
No hacer donaciones (solo la comisión de donaciones) Proveedora Institucional
Jefe Administración de Bienes Oficial Mayor Representante del ministro
Reposición de placas
Contáctenos:
Teléfono: 2223-1566/2223-5932 Fax: 2256-8096
Correos Electrónicos: [email protected] [email protected]
Ubicación del Departamento: Calle 6, Avenida 0 y 2°, San José. Edificio Raventós, 6° piso
Lic. Edwin Hernández MuñozJefe Departamento Administración de Bienes