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DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO SECTORIAL

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COMUNICACION PUBLICA ESTRATÉGICA

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GESTION DEL CAPITAL HUMANO Y BIENESTAR DE LA FUERZA PUBLICA

Gestión Logistica y administrativa C R LCR Asuntos Legales

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GESTION GSED

MAPA DE PROCESOS MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

UNIDAD DE GESTIÓN GENERAL

PROCESOS GERENCIALES

GERENCIA PÚBLICA Y BUEN GOBIERNO

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GESTION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA

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GESTIÓN PUBLICA CONTRACTUAL

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PROCESOS DE APOYO

GESTION DE CAPACIDADES Y ESTRATEGIA LOGÍSTICA Y CTol

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Gestión Talento Humano

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GESTION DE LA SEGURIDAD Y DEFENSA

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Ministerio de Defensa Nacional República de Colombia

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL — UNIDAD GESTIÓN GENERAL

Jefe de Control nterno, o quien haga

sus veces: Orlando Vega Navas

Período evaluado: Julio - Octubre 2012

Fecha de elaboración: 31 de octubre d - 2012

Subsistema de Control Estratégico

vances

• El Ministerio realizó un rediseño organizacional, dentro del cual se modificó:

• La misión de la UGG-MDN • Las funciones de la UGG-MDN • La Estructura Organizacional de la UGG — MDN • El Sistema de Gestión Integral: Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno

Frente a la Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno, se modificó:

• El Mapa de Procesos • Las herramientas gerenciales • Los procedimientos obligatorios de la NTC GP 1000:2009 / ISO 9001:2008

Con respecto al Mapa de Procesos y de conformidad con la reestructuración de diciembre de 2011, se actualizó y está conformado por quince (15) procesos así:


Prosperidad paralferdin

Las herramientas gerenciales, se actualizaron de acuerdo a las necesidades de la Entidad, los lineamientos del ICONTEC y del DAFP. Es preciso mencionar que la Guía de Administración de Riesgos, la Guía de Indicadores, la Guía de Procesos y Procedimientos, la Guía de Diseño de los Documentos del SGC presentaron cambios fundamentales. por cuanto se modificó el Formato de Procedimientos y se incorporaron elementos para la evaluación de controles de los riesgos.

Los procedimientos obligatorios, se actualizaron de acuerdo a las necesidades de la Entidad, los lineamientos del ICONTEC y del DAFP.

• El 27 de octubre de la presente vigencia el Ministerio de Defensa Nacional, desde el corregimiento de la Gabarra, Norte de Santander presentó la nueva campaña de desmovilización "Volver a la Selva". en la que ex cabecillas de las Farc y el Eln invitan a sus antiguos compañeros de armas a desmovilizarse y acogerse a la ley de justicia y paz. Con esta campaña el Ministerio busca el incrementar las filas de los integrantes de grupos terroristas desmovilizados, sin dejar de lado la ofensiva de la Fuerza Pública en todo el país.

• El Ministerio de Defensa Nacional mediante resolución 5662 del 28 agosto de 2012, aprobó el Plan Estratégico Sectorial en Gestión Ambiental con la intención de articular los lineamientos del orden nacional con la política ambiental sectorial, proponiendo estrategias para su ejecución, estableciendo indicadores que faciliten su medición y consolidación. Adicionalmente y con el fin de verificar los avances del sector en la gestión ambiental. semestralmente se reciben informes de seguimiento en los que consigna la gestión que han venido realizando las entidades del sector.

De los resultados obtenidos se puede resaltar los avances logrados por la Caja Sueldos de Retiro Policía Nacional logró el reciclaje de 900 kilos de residuos entre papel, vidrio, cartón, chatarra y plástico. los de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares, que con la campaña de recolección de baterías acopió 260 unidades, la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía donde se observó un ahorro promedio del 29.84% en el consumo del agua y un ahorro del 8.75% en el consumo de energía.

Iguales resultados presentaron la Defensa Civil Colombiana quienes a través de jornadas de limpieza recolectaron aproximadamente 10.44,87 toneladas de residuos sólidos en quebradas, ríos, playas, parques y mar, así como su participación en jornadas de reforestación en las que se sembraron 13.805 individuos arbóreos en diferentes regiones del pais. además participaron en la capacitación y sensibilización de 2.464 personas en temas de protección y cuidado ambiental, y finalmente de la Policía Nacional que instaló puntos de recolección de baterías usadas en 46 unidades policiales. así como la inscripción de 11 unidades policiales en el programa de compras verdes de la Secretaría Distrital de Medio Ambiente.

• El Ministerio de Defensa Nacional organizó e instaló EXPODEFENSA 2012, feria de carácter especializado en la industria de defensa y seguridad nacional e internacional, en Corferias.

El objetivo principal de la feria es generar un espacio de interacción entre las Fuerzas


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Libertad y Orden

Militares y de Policía del país. de otras naciones y sus proveedores, en el cual se presenten los últimos y más innovadores desarrollos de la industria de defensa y seguridad.

Expodefensa es considerada como una de las ferias más importantes de la región con la asistencia de más de 20 países y la presencia de 100 empresas nacionales e internacionales, proveedoras de productos y servicios de: Ingeniería, mantenimiento, diseño, entrenamiento y simulación y a su vez desarrolladoras y comercializadoras de tecnología en los campos de armamentos individuales y colectivos, sistemas de artillería, de comunicación, navegación, información, sensores y vigilancia. vehículos, navíos. embarcaciones, aviones y helicópteros, entre otros.

• El 23 de octubre se lanzó el Programa "Preparación para el Retiro de los Soldados e Infantes de Marina Profesionales", este Programa está encaminado a brindar una formación integral que los prepare para la inserción laboral y posterior retorno a vida civil, un año antes de cumplir el tiempo para la asignación de Retiro.

Este programa tiene un carácter social, por cuanto busca satisfacer un conjunto de necesidades de este grupo de militares y por otro lado le brinda a las Fuerzas Armadas la oportunidad de ser responsables socialmente. al devolverle a la sociedad hombres más preparados para inclusión a la vida laboral.

A partir del 1 de enero de 2013, los Soldados e Infantes de marina Profesionales a quienes les falte un (1) año para cumplir el tiempo para la asignación de retiro, serán beneficiados con el programa Especial de Capacitación liderado por este Ministerio en conjunto con el SENA., a través de sus regionales ubicadas a lo largo y ancho del país y en coordinación con las unidades militares, quienes serán las encargadas de implementar cada una de las etapas del programa.

• De acuerdo al formato establecido mediante la Resolución 1003 del 28 de febrero de 2012. se inicio el proceso para la elaboración del proyecto de Manual Específico de Funciones y Competencias de la Unidad de Gestión General.

Las actividades realizadas fueron:

• Elaboración del cronograma. • Revisión de la planta de personal de la Unidad de Gestión General para asignar las

competencias funcionales que le corresponden. • Identificación de empleos, requisitos, procesos y propósitos de los empleos. • Revisión e identificación de las funciones esenciales basadas en las funciones

específicas asignadas y registradas en el SIATH. • Asociación de las competencias comportamentales y funcionales a cada uno de los

empleos, según el propósito y funciones esenciales identificadas. • Revisión del proyecto de manual elaborado, de acuerdo a la circular 464 del 25 de

octubre de 2012 expedida por la Secretaria General, de las evidencias de producto o servicio, de desempeño y de conocimiento y formación, relacionadas con las competencias funcionales asignadas a los distintos empleos de la planta de personal.

• Elaboración del proyecto de Resolución que adopta el Manual Específico de Funciones y


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Prospridad parairdhs

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Competencias para la Unidad de Gestión General.

Oportunidades de Mejora

• En relación con el rediseño organizacional la misión de la UGG se encuentra en proceso de revalidación con los Directores, Jefes y Coordinadores de dependencia así como con los gestores internos de gerencia.

Subsistema de Control de Gestión

Avances

• Con el propósito de garantizar transparencia y efectividad en los procesos de contratación, la Dirección de Contratación Estatal, adelanto las actividades correspondientes relacionadas con la aprobación y actualización del Manual de Contratación del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades ejecutoras, para lo cual se profirió la Resolución Ministerio No. 6345 del 14 de septiembre de 2012.

Así mismo. mediante Resolución No. 6346 del 14 de septiembre de 2012, se actualizó el Manual de Buenas Prácticas de la Contratación Pública del Ministerio de Defensa Nacional.

• La Unidad de Gestión General viene realizando una Campaña de Sensibilización de Seguridad de la Información, a través de correo electrónico. Mediante concurso los funciones de la UGG eligieron la nueva imagen de la Seguridad Informática, dicha campaña es liderada por el Grupo de Seguridad Informática de la Oficina Asesora de Sistemas.

• La Oficina de Control Interno Sectorial, durante los meses de agosto, septiembre y octubre, se reunió con todos los Jefes de Oficina de Control Interno, tanto del Nivel Central, como Descentralizado, con el propósito de unificar criterios y levantar un diagnóstico del estado del Sistema de Control Interno del Sector Defensa.

• Mediante la Circular 384 MDN-DMSGOCIS del 17 de septiembre de 2012, emitida por la Secretaría de Gabinete, se establecen instrucciones para que las Oficinas de Control Interno o Área que haga sus veces en las entidades del Nivel Central y Descentralizado, realicen actividades de control y seguimiento contractual en el marco de la Política de Gerencia Pública Activa para el Buen Gobierno. relacionadas con el Rol de Acompañamiento de las Oficinas de Control Interno, Rol de Evaluación Independiente de las Oficinas de Control y las Responsabilidades de las Oficinas de Control Interno.

• Mediante Circular No. 423, la Oficina de Control Interno Sectorial realizó el 24 de octubre reunión con los Jefes de Control Interno del Nivel Central, con el propósito de divulgar la Circular No. 384 relacionada con actividad contractual por parte de las oficinas de control interno o Área que haga sus veces.

• Se emitió la Décima Edición (Julio, Agosto y Septiembre) del periódico LA HOJA — MDN, como instrumento de comunicación en la Unidad Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional.

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:oportunidades de Mejora

Dontinuar trabajando en el mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno del Sector Defensa .

Subsistema de Control de Evaluación

vances

El Ministerio de Defensa Nacional el 20 de septiembre realizó la audiencia Pública de Rendición de Cuentas Sector Defensa 2001 — 2012, en la ciudad de Chaparral — Tolima. Para la difusión de esta Audiencia Pública se utilizaron medios como: página web, redes sociales, carteleras, medios tradicionales de comunicación.

Con el propósito de utilizar diferentes herramientas para transmitir la información en beneficio de la comunidad, durante el mes de septiembre se desarrollaron sesiones de TWITCAM con la participación de los Viceministros y el Secretario General, quienes tuvieron contacto con más de 127 mil usuarios, a quienes se les contó pormenores de la actualidad de la entidad y respondieron preguntas de diferente índole. De otra parte, a través del Facebook oficial del Ministerio y el Twiter también se enviaron mensajes alusivos a la Audiencia.

Así mismo, a través del Programa institucional del Ministerio se transmitió por el Canal Institucional entre las 7:30 y 8:00 de la noche el domingo 16 de septiembre se emitieron avisos de invitación a participar en dicha Audiencia

Por último, en cuanto a la divulgación de la audiencia en el periódico Portafolio, el día martes 18 de septiembre se publico un aviso invitando a dicha Audiencia.

La Oficina de Control Interno Sectorial realizó el Quinto Ciclo de Auditorias Internas de Calidad a la Unidad Gestión General, durante el lapso del 3 al 28 de septiembre, se auditaron 14 procesos, los cuales agrupan ciento noventa y ocho (198) procedimientos y ochenta (80) instructivos. para un total de 41 dependencias auditadas, es decir el 100% de las dependencias que conforman la UGG.

Para el desarrollo de la auditoría fue tomada y examinada una muestra representativa de setenta y cinco (75) procedimientos (27% del total de documentos) y catorce (14) instructivos (5% del total de documentos), logrando una cobertura del 32% sobre el total de documentos En desarrollo de las pruebas de auditoría se identificaron treinta y tres (33) No Conformidades y ciento sesenta y cinco (165) Oportunidades de Mejoras las cuales se encuentran registradas en la Suite Visión Empresarial y cada una de las dependencias responsables de éstas. se encuentran realizando las actividades pertinentes para subsanar las debilidades detectadas.

• En el periodo reportado, se llevaron a cabo los siguientes procesos de auditoría, así:

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Prosperidad paran-aros

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Auditoría al procedimiento Adquisición de Divisas Auditoría Círculo de Suboficiales de las Fuerzas Militares

• A 30 de marzo de 2012 el plan de mejoramiento concertado con la Contraloría General de la República, presentó un cumplimiento del 100% y avance del 43.87%. Es importante aclarar. que en el tercer trimestre 2012, se adicionó el Plan de Mejoramiento de la vigencia 2011. suscrito el 27 de junio de 2012, aspecto que incidió en la disminución del porcentaje de avance.

• De conformidad con lo preceptuado en la metodología propuesta por el Departamento Administrativo de la Función Pública, se elaboró la Autoevaluación de Control Interno. mediante una selección aleatoria se escogieron 148 servidores públicos de un total de 463.

Es importante precisar, que a pesar de haberse reiterado por el correo institucional sobre la necesidad de diligenciar la encuesta, solamente 70, que corresponde al 46% de los funcionarios seleccionados, respondió la encuesta.

Resultados Autoevaluación del Control Unidad Gestión General

Subsistema/Componente Mayo 2012

Octubre 2012

Variación Absoluta

Variación Porcentual

Control Estratégico 3.4 3.78 0.38 11% Ambiente de Control 3.2 3.54 0.34 10% Direccionamiento Estratégico 3.7 4.03 0.33 8.9 Administración de Riesgo 3.4 3.76 0.36 10.6% Control de Gestión 3.4 3.80 0.4 11.8 Actividades de Control 3.6 3.95 0.35 10% Información 3.5 3.68 0.18 5.1% Comunicación 3.2 3.76 0.56 18%

En el segundo semestre de 2012 se presenta una leve mejoría en los subsistemas. así como en los componentes del Sistema de Control Interno, respecto de los reportes presentados en el primer semestre de la misma vigencia; sin embargo, se percibe que aún ninguno de los elementos que componen el sistema, muestra cifras que permitan evidenciar su adecuado desarrollo.

• Se presentaron los informes de avance y seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento, planes de acción de las dependencias de la Unidad Gestión General y Acciones correctivas y de Mejoras Derivadas de las Auditorías de Calidad.

• Se realizó el seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento derivados de las siguientes auditorias: Mesada Catorce, Hospital Militar Central, Dirección de Finanzas -Donaciones DIAN


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Prosperidad paralt o cros

5 portunidades de Mejora

• En relación con la auditoría al procedimiento de adquisición de divisas, no se cumple con la normatividad vigente relacionada con el procedimiento que se debe seguir en el momento de efectuar las operaciones en moneda extranjera que se realizan al interior del Ministerio de Defensa Nacional.

• Con respecto a la auditoría practicada al Círculo de Suboficiales de las FF.MM , se evidenció que no hay políticas para aplicar los descuentos que se conceden a miembros de la Junta Directiva, funcionarios del Círculo de Suboficiales y funcionarios del Ministerio de Defensa Nacional.

• Se evidenció debilidades en la regulación de conflictos de interés.

Estado general del Sistema de Control Interno

• Durante este cuatrimestre mediante diferentes actividades desarrolladas se continúo con el fortalecimiento de los componentes del Sistema de Control Interno de la Unidad Gestión General, orientado específicamente a contar con procedimientos y controles que permitan minimizar los riesgos.

Recomendaciones

• Se debe actualizar la normatividad vigente que regula las operaciones en moneda extranjera que se realizan al interior del Ministerio de Defensa Nacional.

• Es preciso normalizar los descuentos que se conceden a miembros de la Junta Directiva, funcionario del Círculo de Suboficiales de las FF.MM y funciones del Ministerio de Defensa Nacional.

• Ajustar las políticas de manejo de conflictos de interés, alineándolos con el Código de Ética adoptado por el Ministerio de Defensa Nacional — UGG en concordancia con la Gestión Pública Activa — Buen Gobierno.

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`ORLANDO VEGA NAVAS Jefe Oficina Control Interno Sectorial

Ministerio de Defensa Nacional

Elaboró Martha Janet Novoa García


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