mg-p-004 procedimiento de seguimiento y mejora de la gestión mg-f-006 acta de grupo primario...

MG-P-004 Procedimiento de Seguimiento y Mejora de la GestiónMG-F-006 Acta de Grupo Primario

Decreto 236 de 2006, “Por el cual se Establece la Creación de los Grupos Primarios en todas las Dependencias de la Administración Central del Municipio de Envigado”

Dar Claridad al oficio enviado por la Sección de calidad el 17 de Febrero de 2010 con radicado Nro. 006751, Asunto: Compromisos pendientes con el sistema de Gestión Integral y Plan de Trabajo 2010.

Metodología de Trabajo:1.Socializar el Plan de Trabajo 20102.Socializar Requisito de la Norma Vs Estado dentro de la dependencia3.Dejar Claro los Compromisos

Equipo de Trabajo:Sección de Calidad vs dueño del Servicio, procedimiento o proceso

Agente de Cambio:Apoyo en los procesos de AIC e Infraestructura

1.1. Plan de Trabajo 2010Plan de Trabajo 20102.2. Control de DocumentosControl de Documentos3.3. Propiedad del ClientePropiedad del Cliente4.4. Preservación del ProductoPreservación del Producto5.5. Calibración y MetrologíaCalibración y Metrología6.6. Servicios No ConformesServicios No Conformes7.7. Acciones Correctivas – Preventivas y de MejoraAcciones Correctivas – Preventivas y de Mejora8.8. Auditorías Internas de Calidad e ICONTECAuditorías Internas de Calidad e ICONTEC9.9. InfraestructuraInfraestructura10.10. Matriz de RiesgosMatriz de Riesgos11.11. Centro de Recepción DocumentalCentro de Recepción Documental12.12. Propuesta de IndicadoresPropuesta de Indicadores13.13. CompromisosCompromisos14.14. Implementación de TRDImplementación de TRD

# Actividad R Ene FEB Marzo Abril Mayo Junio Julio AgostoSeptiem

bre

1CAPACITACIÓN y SOCIALIZACIONES

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5

Capacitación Meci Vs NTCGP

RC

Visita a Grupos Primarios para analizar pendientes y compromisos.

RC

2 Ajustes al SGI D 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5

Hacer las tareas que se dejan de este grupo primario

4 VERIFICACIÓN 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5

Auditor Amigo y autoevaluación del control

RC

Auditorias Internas de Calidad

AI

Revisión por la Dirección D

Auditorías de Renovación

I

• Educación y Capacitación Ambiental y Agropecuaria • Entrega en Adopción de Fauna Doméstica • Esterilización de la Fauna Doméstica • Recepción de Fauna Doméstica y Silvestre

•Servicio de Movilización (GT)•Asistencia Técnica Agropecuaria y Ambiental (AA)

• Instructivo para entrega en adopción fauna doméstica• Instructivo para esterilización de fauna doméstica• Instructivo para recepción de fauna domestica y para la recepción de fauna silvestre

•Procedimiento para la asesoría y asistencia técnica en desarrollo rural

• Autorización y Permisos Ambientales municipales (GT)• Control y Seguimiento Ambiental (VC)• Mantenimiento del Ornato Público (PT)

• Procedimiento para permisos y autorizaciones ambientales• Procedimiento para control y Seguimiento ambiental•Procedimiento para el mantenimiento del Ornato Público• Procedimiento para reforestación

Centro de Recepción Satelital

FCGT

AAGT

PTGTVC

Escuela de Formación Ciudadana

Formación sistemas de acueductos rurales

Fondos Acumulados

• Intermediación para el Empleo

• Procedimiento asesoría y asistencia técnica empresarial• Procedimiento de intermediación para el empleo• Procedimiento para acceder a microcréditos• Programa Microcrédito Plan de Negocio• Procedimiento del servicio fomento y turismo

• Asesoría y Asistencia Técnica Empresarial•Microcréditos

•Fomento y turismo PT

AA AAGS

• Suministro de Materiales • Mejoramiento de Vivienda• Plan lotes y terrazas• Vivienda Nueva • Mantenimiento de la Infraestructura Pública• Construcción Infraestructura Pública• Permiso de Rotura• Recibo de Urbanizaciones

•Procedimiento para el suministro de materiales de carácter comunitario.•Procedimiento para mantenimiento de la Infraestructura Pública•Procedimiento para recibo de urbanizaciones


PTGSVC

Manual de Infraestructura

Fondos Acumulados



Fondos Acumulados

• Plan de Comunicaciones• Manual de Imagen Corporativa

CP

CP-P-001 Procedimiento de Comunicaciones

OFICINA DE PREVENCIÓN, ATENCIÓN Y RECUPERACIÓN DE DESASTRESOFICINA DE PREVENCIÓN, ATENCIÓN Y RECUPERACIÓN DE DESASTRES

AA FC


Atención y Recuperación de Emergencias y Desastres

Formación para la Atención de Emergencias y Desastres

GRCCPA

GH GRDEMGGD

GD GR

• PA-P-004 elaboración del Plan de compras

Manual de Infraestructura

Centro de Recepción

Talento Humano:• Ajustar las Políticas del Talento Humano• Plan de Capacitación• Evaluar la Eficacia de la Capacitación• Análisis de las educación, formación, habilidades y experiencia de los funcionarios• Organizar los procedimientos de educación y empleados• Plan de Mejoramiento Individual

Informatica:Ajustar el plan estratégico de sistemas acorde a las necesidades de los usuarios y las definidas por sistemas a Corto mediano y largo plazo.

Fondos Acumulados

AA

• AA-P-024 Procedimiento para Organismos Sociales y Comunitarias• GS-P-001 Procedimiento Atención Biosicosocial Personas en Situación Vulnerabilidad• GS-P-006 Procedimiento de Subsidios• GS-P-004 Procedimiento Ayuda Humanitaria Desplazados• GS-P-005 Procedimiento para institucionalización de población• VC-P-012 procedimiento de organismos comunales• FC-P-005 Procedimiento para la formación ciudadana área de desarrollo comunitario•GS-P-002 Procedimiento para el programa Alcalde en su Casa


GS VC FC

• Asesoría, Asistencia Técnica y Capacitación a la Ciudadanía y a las Organizaciones en Torno al Desarrollo Municipal• Legalización de Organismos de Acción Comunal• Atención Biosicosocial• Subsidios• Atención Integral a personas desprotegidas y en abandono• Vigilancia y Control a las Actuaciones de los Organismos de Acción Comunal•Formación ciudadana y comunitaria

•FC-G-005 Formación Comunitaria Modulo I y II • FC-G-006 Formación escuela comunidad

AAGT

VCFC

VC AAAAFC

AAFC

GT FC

• Asesoría y capacitación en Sistemas de Inf• Admon. Certificados Estadist. Vitales• Generaciónde Inf de Salud

•Aseguramiento al SGSSS

•Formación en Temas de Sanidad•Vigilancia Sanitaria•Inspección, Vigilancia y Control Área Pública•Vigilancia a Establecimientos Especializados

• Vigilancia Epimed.

• Alimentación Escolar

• Prestación Servicios• Asistencia Cardiovascular• FC actores SGSSS

• Tratamiento Residencial Adicciones• Tratamiento Ambulatorio • FC Prevención Adiciones

• FC Sexual y Reproductiva

AA-P-007 procedimiento para la prestación de servicios

AA-P-011 Procedimiento complementaria alimentaria y nutricional

AA-P-013 Procedimiento para el tratamiento ambulatorio de adiccionesAA-P-014 Procedimiento para tratamiento residencial de adicciones

AA-P-021 procedimiento para el aseguramiento en saludGT-P-003 Procedimiento para el aseguramiento en salud

VC-P-009 procedimiento para vigilancia epimediologica


• Conciliaciones• Permiso de Transporte de Menaje Doméstico• Licencia de Inhumación y Cremación• Permiso de Traslado de Semovientes• Expedición de Licencias de Ventas Ambulantes o Estacionarias• Atención de Solicitudes por Perturbación• Atención de despachos comisorios• Vigilancia y Control al Uso del Espacio Público y Establecimientos

• Conciliaciones• Restablecimiento de Menores en Situación de Vulnerabilidad• Violencia Intrafamiliar• Asesorías Especializadas

• Información de la Central de Monitoreo• Servicio Carcelario (Vigilancia y Custodia de Sindicados)

AA-P-002 fijación de cuota alimentaria y regulación de visitasAA-P-003 atención de casos por violencia intrafamiliarAA-P-004 el restablecimiento de derechosAA-P-006 asesoría trabajo socialAA-P-009 asesoría psicológicaAA-P-023 asesorías especializadasVC-P-010 centro de emergencias

VC-P-002 atención de solicitudes de contravenciones en espacio publico

VC-P-003 vigilancia y custodia de sindicados

CS

AAGTVC

AAGTVC

Fondos Acumulados

AR GTPAAR

GT GT AR

• Liquidación Predial

• Liquidación I y C

• PA-P-001 formulación del presupuesto públicoAR-P-006

Procedimiento cobro persuasivo

Fondos Acumulados

VC GT FCAA

AA-P-012 procedimiento para la programación y ejecución de la asistencia técnicaAA-P-015 procedimiento para garantizar el operativo de la aplicación de pruebas saberAA-P-016 procedimiento para apoyar la ejecución planes de mejoramientoAA-P-017 procedimiento para la orientación de estrategias pedagógicasAA-P-025 Procedimiento para realizar evaluación del desempeño docentes y directivos docentes

FC-P-003 procedimiento proyección artística

FC-P-004 Procedimiento para formación ciudada dir cultura

GT-P-006 proyectar e identificar estrategias de ampliación de oferta y requerimientos basGT-P-007 procedimiento para identificar estrategias de acceso y permanenciaGT-P-008 procedimiento para solicitar (prematricula) reserva cupo para alumnos antiguosGT-P-009 procedimiento para inscribir alumnos nuevos

GT-P-015 procedimiento para créditos educativos

GT-P-016 Procedimiento escenarios culturales

VC-P-005 Procedimiento de la auditoría de matricula



Fondos Acumulados

DE

AA-P-008 asesoría a instancias de planeación y participación

GT-P-014 Procedimiento para entrega de información sisben

PA-P-005 Procedimiento de Gestión de Proyectos

PA-P-006 Procedimiento de Gestión de Proyectos del Presupuesto Participativo

PA-P-007 Procedimiento para apoyo a macroproyectos

PA

GT

Escuela de Formación CiudadanaFondos

Acumulados

• AA-P-022 Procedimiento atención integral a la mujer• FC-P-002 Procedimiento para formación a la mujer

• Atención integral a la mujer• Formación Integral a la mujer


FCAA

ARGT

Expedición de Paz y Salvos y Certificados de Propiedad, IVA y Retención en la Fuente Diferentes a los Laborales

Fondos Acumulados

CC

GJ

GT

• GJ-P-001 procedimiento para derechos de petición y consultas• GJ-P-002 procedimiento para atención de tutelas• GJ-P-005 procedimiento para atención de demandas• GJ-P-006 procedimiento cobro de multas y clausulas penales• GJ-P-007 procedimiento de acción disciplinaria segunda instancia

GJ-P-003 procedimiento para reconocimiento de personería jurídicaGJ-P-004 procedimiento para matriculas de arrendador

Fondos Acumulados

Manejo????Sistematización

MGEI

• EI-P-001 Procedimiento de Auditoria Interna• EI-P-002 Procedimiento para evaluación del sistema

• MG-P-005 Procedimiento para atención de QRS

MG-P-007 Procedimiento para la propiedad del Cliente

La entidad debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo su control o los esté usando. La entidad debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto y/o servicio. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la entidad debe informar de ello al cliente y mantener registros (véase el numeral 4.2.4).NOTA: La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales.

Código Formato DependenciaVC-F-074VC-F-075

Inventario de vehículo Inventario de Moto Orden de salida de vehículos

Secretaria de Transportes y Transito

AA-F-015 Acta de Compromiso Medio Ambiente VC-F-059 Acta de Incautación (Espacio Público)

Acta de EntregaGobierno

Desarrollo EconómicoEducaciónSaludObras públicasBienestar Social y Desarrollo ComunitarioEquidad de GeneroHaciendaPlaneaciónTesorería

Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ mejoramiento de la gestión \ procedimientos \ MG-P-008 Procedimiento para la preservación del ProductoLa entidad debe preservar el producto y/o servicio durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. Esta preservación debe incluir, según sea aplicable, la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. La preservación debe aplicarse también, a las partes constitutivas de un producto y/o servicio.

ALMACENAMIENTO: Etapa en la cual se guarda el producto en condiciones apropiadas y controladas para conservar y mantener sus condiciones fisicoquímicas.

EMBALAJE: Son las envolturas destinadas a resguardar los productos en su almacenaje y transporte.

MANIPULACION: Es la actividad realizada para la preparación del producto.

PROTECCIÓN: son las medidas que se toman para evitar alteración del producto.

PRESERVACION DEL PRODUCTO: La entidad debe preservar la conformidad del producto y/o servicio durante el proceso interno y la entrega al destino previsto.

MG-F-030 Formato criterios para la preservación del Producto

Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ mejoramiento de la gestión \ procedimientos \MG-P-010 Procedimiento para Calibración y Metrología

Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relación entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición, o valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de patrones.

NOTA 1: El resultado de una calibración permite bien sea asignar a las indicaciones los valores de las magnitudespor medir, o determinar las correcciones con respecto a las indicaciones.

NOTA 2: Una calibración también puede determinar otras propiedades metrológicas tales como el efecto de las magnitudes de influencia.

NOTA 3: El resultado de una calibración se puede registrar en un documento que a veces se llama certificado de calibración o informe de calibración.

MG-F-035 Formato Control de Dispositivos de Medición

Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ mejoramiento de la gestión \ procedimientos \ MG-P-002 Procedimiento para Servicios No ConformesMG-F-002 Control de los Servicios

1. Ingreso de la

Solicitud del Servicio

2. Se Presta el Servicio

¿Bien Prestado?

Si

No

Fin

MG-F-002

FTS• Oportunidad• Calidad del Servicio• Cero Reprocesos• No Equivocaciones Registra en

Casilla de Observaciones

1

2

2. No Se Presta el Servicio

Identificación de un SNC

Consolida las observaciones de MG-F-002

Coordinador GP

Se Analiza cuales se han

vuelto repetitivas

GP

Si

Diligencia el Anexo Nro 4Del Formato MG-F-006

Deja constancia en el acta de GP de su análisis

Si

No

FinEnvía Copia del

anexo y el acta de GP a Calidad para su consolidación y

Seguimiento

Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ mejoramiento de la gestión \ procedimientos \ MG-P-001 Procedimiento para Acciones Correctivas – Preventivas y MejoraACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No Conformidad detectada u otra situación no deseable.

NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad.

NOTA 2: La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventivase toma para prevenir que algo suceda.

NOTA 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.NOTA 1: "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.NOTA 2: La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal.NOTA 3: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.NOTA 4: Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas.

C lienteL egalesI mplícitosO rganizaciones

Video…

ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

NOTA 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.

MEJORA CONTINUA: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

Ejemplos de fuentes de acciones correctivas y preventivas son:

• Las Quejas de los Cliente• Los Reclamos de los Clientes• Los informes de Auditoría (Control Interno, Internas, Externas, ICONTEC)• Los Resultados de la Revisión por la Dirección• Los Resultados del Análisis de Datos• Los Resultados de las Mediciones de Satisfacción• Las Mediciones de Procesos• Las Mediciones de los Servicios• Los Resultados de Autoevaluación• Los Resultados de Analizar la Gestión• La Gestión de Riesgo• La Revisión de las Necesidades y Expectativas del Cliente

1. Auditorías Internas de Calidad: La entidad debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditorías internas para determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad,

a) Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma y con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad establecidos por la entidad, y

b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

El responsable del proceso que esté siendo auditado debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (véase el numeral 8.5.2).

2. Auditorías de Seguimiento o Renovación: la empresa Certificadora “ICONTEC” por intervalos de un año realiza el seguimiento a la implementación, cumplimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad sobre la Norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.

EI-F-012 control de hallazgos

NTCGP 1000:2009, 6.3 INFRAESTRUCTURA: La entidad debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. La infraestructura incluye, cuando seaaplicable:a) edificios, espacio de trabajo y sus servicios asociados (por ejemplo: redes internas de suministro de servicios públicos o cableado estructural, entre otros).b) herramientas, equipos y sistemas de información (tanto hardware como software) para la gestión de los procesos, yc) servicios de apoyo (tales como transporte y comunicación).

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO: La entidad debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr laconformidad con los requisitos del producto y/o servicio.NOTA: El término "ambiente de trabajo" está relacionado con aquellas condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo, incluyendo: factores físicos, ambientales y de otro tipo (tales como ergonomía, el ruido, la temperatura, la humedad, la iluminación o las condiciones climáticas).

MECI 1000:2005, Garantizar que la entidad posea la infraestructura necesaria para que la información sea oportuna, integra y confiable con el fin de soportar la gestión de operaciones en la entidad.

Acuerdo 049 de 2000, “Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral\ Gestión del Recurso Físico \Registros \Evaluación Infraestructura \Infraestructura Consolidada Seguimiento 2009

Contexto Estratégico: Distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales.

Factores Externos:

• Requisitos del cliente

• Requisitos legales y reglamentarios

• Condiciones o Aspectos Sociales, culturales, económicos, políticos y públicos

• Cambios Tecnológicos

• Orden Público

• Relaciones con otras entidades

Factores Internos:

• Planeación

• Situación Actual de la Entidad

• Manejo de Recursos

• Estructura Organizacional

• Controles Existentes

• Procesos y procedimientos

• Disponibilidad presupuestal

• Gestión del talento Humano

• Resultados de Evaluación

Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ Direccionamiento Estratégico \ Contexto Estratégico \ DE-F-011 Contexto Estratégico Institucional

Identificación de Riesgos: se debe identificar aquella posibilidad de ocurrencia de una situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Riesgo Descripción Causa Consecuencia

Análisis de Riesgos: Consiste en estimar la probabilidad de ocurrencia o frecuencia de los riesgos y la severidad o impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos, con el fin de determinar la capacidad de la organización para su aceptación o manejo, Sin tener en cuenta los controles existentes.

CATEGORÍAVALOR

ASIGNADO

Alta: Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias

3 puntos

Media: Es posible que ocurra en algunas veces

2 puntos

Baja: Puede ocurrir solamente en circunstancias excepcionales.

1 puntos

CATEGORÍAVALOR

ASIGNADO

Catastrófico: Afecta la operación segura del proceso y/o involucra el incumplimiento de regulaciones gubernamentales

20 puntos

Moderado: Permite la operación del proceso, pero bajo condiciones de desempeño reducido.

10 puntos

Leve: No afecta la operación del proceso ni su desempeño.

5 puntos

Valoración del Riesgo: Consiste en determinar el nivel o grado de exposición de la entidad a los impactos del riesgo después de evaluar los controles existentes, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.

¿Los controles están documentados?

¿Se están aplicando en la actualidad?

¿Son efectivos para minimizar el riesgo?

CONTROLES EXISTENTES

analizar los controles RIESGO CON CONTROL

¿Están Documentados

?

¿Se están aplicando en la

actualidad?

¿Son Efectivos

para minimizar el

riesgo?

Probabilidad Impacto Resultado

Políticas de Administración de Riesgos: Consiste en identificar, evaluar y seleccionar las opciones de tratamiento y manejo de los riesgos de acuerdo a la valoración, tales como:

• Evitar el Riesgo

• Reducir la posibilidad de ocurrencia (evitar las causas)

• Mitigar las consecuencias

• Compartir o Transferir el riesgo

• Asumir el Riesgo

ACCIONES RESPONSABLEFECHA DE

REALIZACIONSEGUIMIENTO

Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \riesgos \ DE-F-012 Gestión de Riesgos

• Digitalización de Documentos (Virtual Office)• Actos Administrativos• GD-F-013 Control de Correspondencia• Carpetas• Recorridos• Mensajería• Correo Certificado (Servientrega)

• Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”.

• Acuerdo 060 de 2001, “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.

Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ Gestión Documental \ Guías \ GD-G-002 Guía para elaborar Comunicaciones Oficiales

Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno En Línea, que son de obligatorio cumplimiento para las entidades que conforman la administración pública en Colombia”.

Los indicadores permiten la construcción del cuadro de mando (Balanced Score Card) que monitoreen y evalúen la evolución de los aspectos estratégicos, tácticos y operativos de la Administración Municipal; con el fin de soportar el impacto, los resultados y la gestión.

CUADRO DE MANDO ESTRATÉGICO:Agrupa los indicadores de impacto de la Administración Municipal, relacionando las diferentes perspectivas del modelo de gestión por proceso con las Líneas Estratégicas del Plan de Desarrollo Municipal.

Son considerados Key Performance Indicators (KPI), es decir, indicadores claves en la evaluación del desempeño y el impacto de la gestión de la Administración Municipal.

Es un Cuadro de manejo del Alcalde Municipal y su Consejo de Gobierno, que se convierte en una herramienta esencial para la toma de decisiones.

Rentabilidad Social

Desarrollo Humano

Satisfacción de Necesidades

Básicas

Calidad de Vida

Gobernabilidad Integridad Transparencia

Comunidad Participación Satisfacción Contribución

Procesos Internos

Servicios Públicos

Desarrollo Social,

Económico y Cultural

Desarrollo del

Territorio y Ambiental

Seguridad y Convivencia

Desarrollo Organizacional

Hacienda Publica

Gestión Humana

Desarrollo del Talento Humano Desarrollo Tecnológico Cultura y Clima Organizacional

CUADRO DE MANDO TÁCTICO:Agrupa los indicadores de resultado de cada Proceso o Unidad Ejecutora.

Los indicadores que lo componen son impulsores de los indicadores claves de desempeño que relaciona el Cuadro de Mando Estratégico. Es decir, los resultados arrojados por los indicadores tácticos contribuyen decisivamente al logro de los impactos reseñados en el Cuadro de Mando Estratégico.

Dichos indicadores son de manejo de cada Líder de Proceso o Director de Unidad Ejecutora.

NBI

Cuadro de Mando Estratégicos

Porcentaje de hogares en viviendas inadecuadas

Cuadro de Mando Táctico

Porcentaje de hogares en viviendas sin servicios públicos

Porcentaje de hogares conhacinamiento crítico

Porcentaje de hogares conausentismo escolar

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR:Los indicadores cuentan con una “Hoja de Vida” o metadato, lo que posibilita su estandarización.

El cuadro de mando integral se va a manejar en una hoja de excel donde se vera reflejado la hoja de vida del indicador y los resultados.

Nota: desaparecen las fichas del indicador que están en las carpetas del indicador dentro de los procesos.

• Línea Estratégica del Plan de Desarrollo• Perspectiva• Componente • Proceso: Relación del indicador con un proceso de la cadena de valor• Indicador Clave de Desempeño• Nivel de Desagregación• Definición Operacional del Indicador: Señala para qué se establece el indicador y qué mide. • Formula de Calculo: Formula matemática utilizada para el calculo del indicador• Factor Clave de Éxito• Escala de Medición: Magnitud referencia para la medición. Ejemplo: Porcentaje, número de asesorías. • Línea Base para la Medición: Es el valor obtenido en el período inmediatamente anterior. En el caso de que no exista, se escribirá no se aplica. • Meta: Es el valor que se espera alcance el indicador • Rangos de Evaluación• Frecuencia o Periodicidad: El periodo en que se está midiendo el indicador. Especifique el período en el cual va a medir. • Fuente: Señala la(s) fuente(s) de la(s) cual(es) se obtiene la información para el cálculo del indicador. Por ejemplo: Sistemas de información, resultados encuestas del cliente externo, interno, verificación del servicio y control de visitantes. • Responsable de la Medición: funcionario encargado de medir el indicador• Responsable Acciones: Funcionario encargado de analizar el indicador y tomar acciones o decisiones

1. Revisar, Ajustar o Diseñar la Documentación del Proceso2. Revisar la Caracterización de los Procesos, Objetivo, actividades, entradas,

salidas, interacción con otros procesos3. Escuela de Formación Ciudadana – Líder, Inventario y las Guías4. Identificar la Propiedad del Cliente y aplicarlo5. Identificar Productos a Preservar, llenar el formato y aplicarlo6. Identificar los Equipos de Calibración y aplicarlo7. Puesta en Marcha de los SNC8. Registro de las Acciones C-P-M9. Cerrar las Acciones de las Auditorias Internas de Calidad, Icontec y Revisión

por la Dirección10.Revisar y ajustar las necesidades de Infraestructura11. Revisar y presentar ajustes a la Matriz de Riesgos y al Contexto Estrategico12. Puesta en Marcha del CRD13. Calcular Indicadores a 31 de diciembre de 2009 y comenzar a aplicar los

nuevos14.Terminar para algunas dependencias tareas especificas

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