ARXIU GENERAL

MEMÒRIA DE L’ARXIU GENERAL DE LA DIPUTACIÓ DE TARRAGONA 2016

I OBJECTIUS PER AL 2017

1. Informació bàsica

L’Arxiu General es troba ubicat orgànicament dins l’Àrea de Secretaria. Des de l’any 2015, és una unitat orgànica de segon nivell amb partida pressupostària pròpia.

La ubicació física és al municipi de la Canonja, carrer de Vila-seca, 28. L’edifici actual, inaugurat l’any 2013, reuneix els fons documentals custodiats per la Diputació, a excepció dels que es troben pendents de transferir a les unitats productores i la documentació del Servei d’Assistència al Territori que està emmagatzemada a les naus del polígon NIRSA a Reus. Per últim, també resta per traslladar a l’Arxiu General el fons documental que la Diputació té a les dependències del Monestir de Santes Creus i que, per problemes d’espai, va cedir temporalment a l’Arxiu Històric Provincial, avui gestionat per la Generalitat de Catalunya. L’Arxiu disposa d’una aplicació anomenada Gestió Documental que permet crear les fitxes descriptives dels expedients transferits per les unitats orgàniques i també sol·licitar-ne el préstec o consulta. Durant l’any en curs, s’ha canviat el nom per Gestió de l’Arxiu i s’han demanat noves funcionalitats a la unitat d’aplicacions informàtiques que estan pendents de realitzar.

"1

ARXIU GENERAL

2. Personal

Durant el present exercici l’Arxiu General ha comptat amb una plantilla estable de 7 treballadors: dos titulats superiors, un administratiu i quatre auxiliars.

Entre els dies 11 de gener i 10 de juliol s’ha comptat amb una becària en pràctiques, Ainara Bueno Bagès, que ha treballat en el tractament dels permisos d’explotació de carreteres (1974-2013). Els processos duts a terme han estat neteja i descripció dels expedients, instal·lació en capses normalitzades d’arxiu i introducció de les fitxes descriptives a l’aplicació informàtica. A banda, se li ha explicat el funcionament d’un arxiu i se l’ha fet participar en diferents tasques i projectes.

El dia 4 d’abril l’empresa Logisdoc, i més concretament el tècnic Josep Maria Pallisé Carreté, ha iniciat els treballs de catalogació de llibres de la biblioteca auxiliar de l’Arxiu General, correponent a l’expedient de contractació 2015-4537. La tasca s’ha finalitzat el dia divendres 2 de setembre, amb el resultat d’incorporació de 3.000 fitxes bibliogràfiques més en el catàleg de la Biblioteca auxiliar de l’Arxiu.

La M. Mercè Saumell, funcionària interina, causa baixa el 27 de juny ja que la Kelma Martínez, de baixa per maternitat, s’ha reincorporat l’endemà, el dia 28 de juny.

El dia 1 d’agost s’ha iniciat el tractament del Fons de l’Organisme Autònom per al Desenvolupament Local (OADL) tasca realitzada per Beatriz Alexia Valls Artajona i Glòria Brull Oliveres, contractades per la Diputació de Tarragona mitjançant un Pla d’Ocupació. Inicialment s’havia de duu a terme a les instal·lacions de Sant Rafael, però s’ha traslladat la documentació a l’Arxiu General perquè realitzin el tractament de manera més còmoda i propera als tècnics d’arxiu que són els que assessoren i controlen el procés. A principis del mes de desembre, han finalitzat el tractament del fons i han començat a treballar expedients del Patronat de Turisme.

El dia 16 d’agost l’empresa autònoma de Clara Bailach Bartra inicia el treballs de restauració de fons documentals, d’acord a l’expedient de contractació 2016-4713, juntament amb la restauradora Nieves Marí Ribas. El treball de restauració de llibres ha estat executat a les dependències de l’Arxiu.

El dia 29 d’agost s’incorpora a l’Arxiu l’Ainara Bueno Bagés, contractada per l’empresa IMTHE, per fer la catalogació dels fons bibliogràfics de la Diputació de Tarragona, expedient de contractació 2016-4653, que haurà de fitxar 3.000 volums del seu fons bibliogràfic.

El dia 7 de setembre l’empresa Dinser inicia el projecte de digitalització de llibres de Quintes, Cadastre, Actes del ple i govern i els llibres del BOP de l’Arxiu Municipal, tasca que dugué a terme el tècnic Raimon Ribes, d’acord amb les indicacions de l’expedient de contractació 2016-4034.

"2

ARXIU GENERAL

3. Formació

El personal de l’Arxiu ha participat en les següents accions formatives:

• Curs semipresencial de català, nivell C2. Tarragona, 1 d’octubre – 28 de gener (60 hores).

• Curs de Riscos Específics del Lloc de Treball i actuació en cas d’Emergència. La Canonja, 23 de febrer (3 hores).

• Sessió informativa sobre els tràmits de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental per EACAT. Tarragona, 1 d’abril (2 hores).

• Curs: Taller de pràctica administrativa. Tarragona, 5 i 12 d’abril (6 hores).

• Curs: Transparència, accés i arxius. Barcelona, 25 d’abril (5 hores).

• Curs: Lleis 39 i 40/2015, de procediment administratiu i règim jurídic del sector públic. Reus, 3 de maig (4 hores).

• Curs: Tècniques d’Arxiu Electrònic. La Canonja-Tarragona, 18 i 25 de maig i 1 i 8 de juny.

• Jornada: Nou repte per als governs locals. L’Administració Electrònica. Tarragona, 19 de maig (5 hores).

• Curs Extinció d’Incendis. Reus, 24 de maig / 7 de juny (2 hores).

• Curs Suport Vital Bàsic. Tarragona, 30 de maig / 1 de desembre (3 hores).

• Curs: El Model EFQM: Nivell avançat del model. Tarragona, 2 i 9 de juny (6 hores).

• Curs: Les lleis 39/2015 i 40/2015 i la gestió documental. Barcelona, 15 de juny (5 hores).

• Curs: Redacció de procediments. Tarragona, 16 de juny (5 hores).

• Curs: Sistema de Gestió. Tarragona, 15 de setembre (5 hores).

• Curs: Anglès Online. Virtual, del 29 de març al 29 de setembre (50 hores).

• Curs: Aspectes claus de l’administració electrònica dels ens locals. Tarragona, 7, 14, 21 i 28 de novembre (14 hores).

• Curs semipresencial: Redacció de decrets, dictàmens i notificacions. Tarragona, del 14 de novembre al 16 de desembre (18 hores).

"3

ARXIU GENERAL

• Curs: Tècniques avançades amb Photoshop CC. Barcelona, 17, 24 i 28 de novembre (12 hores).

• Curs virtual: Introducció a les dades obertes. Virtual, del 31 d’octubre al 15 de desembre (24 hores).

• Curs: El Model EFQM: Introducció al Model. Tarragona, 20 de desembre (5 hores).

El personal de l’Arxiu ha impartit les següents accions formatives:

• Curs: Tècniques d’Arxiu Electrònic. La Canonja-Tarragona, 18 i 25 de maig i 1 i 8 de juny.

4. Instal·lacions

S’han dut a terme una sèrie d’actuacions d’arranjament de les instal·lacions de l’Arxiu General:

Simulacres. El dia 13 d’abril i el 21 de novembre s’han fet proves amb les sirenes del PLASEQTA (Pla d’Emergència Exterior del Sector Químic de Tarragona) sense cap incidència anòmala.

Pintura. Els dies 19 i 20 de desembre han pintat les parets de la sala de tractaments especials i el passadís.

Reparació teulada. El dia 5 de setembre s’ha iniciat la tasca programada d’actuació en la teulada de les instal·lacions de l’Arxiu consistent en posar tela asfàltica per evitar filtracions d’aigua a més d’aïllar-lo tèrmicament. Les tasques de reparació han finalitzat el dia 15 de setembre.

5. Moviments de documentació 5.1. Transferències

S’han rebut un total de 105 transferències, 92 de forma ordinària i 13 d’extraordinàries. Aquestes últimes van acompanyades d’una relació del contingut i corresponen a cartells de Patrimoni, dades anuals dels centres d’educació, documentació del Museu d’Art Modern, fotografies, CDs del recull de premsa i revistes de Comunicació i, per últim, el fons de l’antic Organisme Autònom de Desenvolupament Local (OADL) gestionat per Polítiques Actives d’Ocupació. Pel que fa a la biblioteca auxiliar, s’ha incrementat en 842 volums.

Tot seguit es pot veure l’estadística de transferències dels darrers deu anys. Durant l’any 2016, s’ha produït un augment en el nombre i el volum de transferències a l’Arxiu, respecte dels anys anteriors però el nombre de metres lineals és inferior al de l’any 2015 ja que en aquell exercici es van

"4

ARXIU GENERAL

comptabilitzar els plànols d’Arquitectura custodiats en capses de format especial.

!

Desglossament de transferències per unitats orgàniques:

TransferènciesMetres lineals

Àrea Unitat orgànica Nombre de transferències

Metres lineals

Presidència Relacions Institucionals i Protocol 2 1,4

Comunicació 15 3,85

Recursos Humans i PAO Planificació i Organització de RH 1 0,05

Secretaria Secretaria General 5 1,8

Serveis Jurídics 1 2,2

Patrimoni 1 0

Intervenció Intervenció – Serveis Econòmics 5 0,4

BOP 3 1,75

SAM Administració i Gestió d’Informació General

1 0,3

Actuacions Integrals al Territori i Cooperació

12 6,4

Arquitectura Municipal 1 0,6

Formació 1 0,1

Medi Ambient, Salut Pública, Enginyeria Municipal i Territori

24 13,8

SAT Unitat de Gestió Administrativa 5 1

Explotació 7 1,7

"5

ARXIU GENERAL

5.2. Cessions

En data 30 de setembre, el Servei d’Arxiu i Documentació Municipal de l’Ajuntament de Tarragona ha prestat a l’Arxiu General, els volums del Butlletí Oficial de la Província (1836-1856) perquè la Diputació pugui digitalitzar-los i oferir-ne l’accés a distància. Amb aquest actuació, la Diputació de Tarragona disposarà dels butlletins dels primers anys que li mancava. Quan l’empresa externa contractada finalitzi la seva digitalització, els exemplars seran retornats a les instal·lacions municipals.

5.3. Eliminacions

El decret de Presidència de 22 de març de 2016 ha autoritzat la destrucció de la documentació relativa a les subvencions de Cultura entre els anys 1966 i 2000, corresponent a l’eliminació número 32 del registre d’eliminacions de documentació de la Diputació de Tarragona. El dia 28 de juny, l’empresa Saica Natur ha destruit els 47,7 metres lineals d’aquesta documentació.

6. Accés i publicacions

6.1. Sol·licituds d’accés

Durant l’any 2016 el personal de l’Arxiu General ha rebut 2.457 sol·licituds de documentació de les quals 447 han estat préstecs de documents i 2.010 consultes.

SAC Cultura 8 6,4

Gestió de Centres d’Educació 10 1,1

Museu d’Art Modern 1 0

Patronat de Turisme 1 0,1

Organisme de Desenvolupament Local (OADL) 1 76,3

TOTAL 105 119,25

"6

ARXIU GENERAL

Desglossament de les sol·licituds d’accés per tipus i unitat orgànica:

Àrea Unitat orgànica Préstecs Consultes Total

Presidència

Gabinet de Presidència 1 15 16

Relacions Institucionals i Protocol 0 13 13

Comunicació 0 1 1

Recursos Humans i PAO Recursos Humans 23 79 102

Secretaria

Secretaria General 0 25 25

Patrimoni 12 27 39

Serveis Jurídics 43 3 46

Intervenció Intervenció General – Serveis Econòmics 13 2 15

Tresoreria Tresoreria 27 7 34

Serveis InternsServeis Generals de Règim Intern 1 9 10

Contractació, Aprovisionaments i Expropiacions 42 6 48

SAM

Actuacions Integrals al Territori i Cooperació 5 0 5

Secretaria i Intervenció Municipal 0 1 1

Arquitectura Municipal 19 1 20

Medi Ambient, Salut Pública, Enginyeria Municipal i Territori 24 6 30

SATUnitat de Gestió Administrativa 12 58 70

Explotació 168 65 233

SATCultura 57 40 97

Museu d’Art Modern 0 20 20

Grups Polítics 0 169 169

Consultes externes

Beneficència - 18 18

Presencials - 333 333

Correu electrònic - 890 890

Consultes telefòniques - 222 222

TOTAL 447 2.010 2.457

"7

ARXIU GENERAL

Evolució de les sol·licituds en els últims deu anys:

"

A partir del 23 de març els usuaris que volen reproduccions de documents o imatges han de signar el full de condicions d’ús i utilització de les imatges on es detalla les còpies efectuades. Hem rebut 15 sol·licituds externes, en les quals s’han facilitat 1.182 reproduccions de documents.

6.2. Publicacions

S’han editat diversos treballs, en l’elaboració dels quals ha estat emprada documentació de l’Arxiu General:

- AGRAMUNT BAYERRI, AGUSTÍ. “L’arribada del ferrocarril a Tortosa. Història d’una maniobra política (1852-1868)”. Ed. Onada. Benicarló, 2015.

- ANGLÈS SORONELLAS, FINA; PEREA SIMÓN, EUGENI. “Univers Manent. Homenatge a la figura i obra d’Albert Manent Segimon”. Diputació de Tarragona. Tarragona, 2016.

- BORRALLO LLAURADÓ, SERGI. “Crònica del curs Les lleis 39/2015 i 40/2015 i la gestió documental”. Butlletí, Informatiu de l’Associació d’Arxivers - Gestors de Documents de Catalunya, 138 (Barcelona, 2016), pàg. 8-9.

- GÜELL JUNKERT, MANEL; PEREA I SIMON, EUGENI: “L’actuació de la institució a les terres de Tarragona”. Dossier sobre l’obra de la Mancomunitat de Catalunya a les quatre demarcacions, ciberpublicada al periòdic digital Lliure i Millor.cat, Coneixement, Convenciment, Compromís. Disponible a: www.lliureimillor.cat a partir del 6 de febrer de 2016.

"8

ARXIU GENERAL

- GÜELL JUNKERT, MANEL; PEREA I SIMON, EUGENI. (Coord.): Butlletí Cultural Informatiu de l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona (BOLDUC), número 17, juny 2016.

- GÜELL JUNKERT, MANEL; PEREA I SIMON, EUGENI (Coord.): Butlletí Cultural Informatiu de l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona (BOLDUC), número 18, pendent publicació.

7. Difusió

7.1. Actes i visites

Durant l’any 2016 l’Arxiu General ha realitzat l’exposició “Espais de Memòria. L’Arxiu vist per un fotògraf: Ramon Cornadó”. És una exposició d ’ i m a t g e s q u e m o s t r e n l e s instal·lacions, els diferents suports, les seqüències de treball i la resta d’elements per gestionar un arxiu, a través de la visió artística del fotògraf de l’Arxiu. Les imatges porten un peu de fotografia que les descriuen a t r a v é s d e f r a s e s b r e u s . E l s comentaris els ha escrit una àmplia representació de tècnics de diferents centres d’arxiu de la província de Tarragona, ja que l’exposició no pretén mostrar l’Arxiu General de la Diputació, sinó donar a conèixer el món dels arxius. S’ha inclòs en el programa d’exposicions itinerants del Servei de Cultura de la Diputació.

21 de juliol: Inauguració de l’exposició itinerant “Espais de memòria” al Palau de la Diputació.

28 de setembre: Inauguració de l’exposició itinerant “Espais de memòria” a l’Ajuntament de Cambrils.

29 de setembre. S’ha rebut la visita d’un grup d’alumnes que realitzaven un curs de gestió de documents electrònics organitzat per l’ICS, sota la direcció de Margarida Canalda i Mascarell.

7.2. Web

"9

ARXIU GENERAL

17 de març. Creació d’un subapartat, dins de Publicacions de l’Arxiu, on es poden consultar i descarregar els instruments de descripció de l’Arxiu: l’índex dels fons documentals, l’inventari dels documents custodiats i la relació dels instruments de descripció.

Publicació d’una sèrie de notícies al web de la Diputació de Tarragona que s’enllacen als Destacats de l’apartat de l’Arxiu General:

1) 22 de març de 2016. Es publiquen els instruments de descripció de l’Arxiu (notícia web Diputació 21/03/2016).

2) 30 de juny de 2016. Publicada una nova edició del Butlletí Cultural BOLDUC (número 17).

3) 25 de juliol de 2016. Inaugurada l’exposició “Espais de Memòria”.

4) 30 de setembre de 2016. L’Arxiu General de la Diputació de Tarragona rep la visita de personal sanitari que realitza formació arxivística (notícia web Diputació 30/09/2016).

5) 14 de novembre de 2016. Disponible el Quadre de Classificació per a la documentació municipal (QdCM) de Catalunya.

Durant l’any 2016, el web dels serveis de l’Arxiu General ha rebut la quantitat de 2.392 visites, de les quals 338 han estat de la pàgina del BOLDUC, i s’han descarregat 151 butlletins.

8. Assistències i visites oficials

8.1. Assistències internes

L’Arxiu ha assessorat i assistit a les diverses unitats corporatives. Algunes de les actuacions extraordinàries han estat les següents:

Mes Unitat Motiu

Febrer Patronat de Turisme Assessorament en el seu Arxiu i elaboració del quadre de classificació.

Febrer Gestió de Centres d’Educació

Formació sobre creació d’expedients i circular 02/2013 de Secretaria.

Febrer PAO Assessorament transferència fons OADL.

Març Secretaria i Intervenció Municipal

Requeriments d’informació de Transparència als municipis.

Març Patronat de Turisme Assessorament en el seu Arxiu i elaboració del quadre de classificació.

Abril Formació i Desenvolupament de RH

Formació creació d’expedients, circular i transferències.

Juny Presidència i Grups Polítics

Recerca d’informació sobre honors i distincions franquistes i elaboració d’un dossier.

"10

ARXIU GENERAL

L’Arxiu General també ha participat en projectes i grups de treball diversos:

• Grup de treball del “Sistema de Gestió de Documents Electrònics” de la Diputació de Tarragona (Sergi Borrallo)”.

• Grup de treball per l’elaboració del Quadre de Classificació per a la documentació municipal (Sergi Borrallo).

• Anàlisi de la situació actual de la gestió documental i pla d’actuació segons la Consultoria AGTIC (Eugeni Perea i Sergi Borrallo).

• Projecte ACTIO (Sara Pérez i Sergi Borrallo).

• Auditoria externa del model EFQM (Eugeni Perea i Sergi Borrallo).

També s’ha tramitat l’accés dels usuaris de les unitats orgàniques, a l’aplicació Gestió de l’Arxiu. En total s’han gestionat 35 peticions. Tot seguit, es pot veure el detall de cada unitat i del tipus de modificació.

Juny Relacions Institucionals i Protocol

Assessorament sobre els expedients i l’aplicació.

Agost Aplicacions Informàtiques

Assessorament qüestions tècniques del projecte ACTIO.

Octubre Conservatori de Música de Tarragona

Assessorament de l’Arxiu i eliminació de documents.

Novembre Secretaria i Intervenció Municipal

Assessorament en la gestió documental del projecte ACTIO.

Novembre Patronat de Turisme Ordenació i numeració de les capses que es traslladen a l’Arxiu.

Novembre Administració Electrònica Assistència en la visibilitat dels expedients electrònics en el Gestor Documental.

Novembre Gestió de CiQ Assessorament en el seu arxiu i el d’OASI.

Àrea Unitat Altes Baixes Canvis de perfil

Total Unitat

Presidència Relacions Institucionals i Protocol 1 1 2

Recursos Humans i PAO

Planificació i Organització de RH

2 1 3

Polítiques Actives d’Ocupació 1 1

Coneixement i Qualitat

Gestió de Coneixement i Qualitat 1 1 2

Secretaria Patrimoni 1 1

Serveis Jurídics 1 2 3

Arxiu 3 2 5

"11

ARXIU GENERAL

8.2. Assistències externes

Assistència al municipi del Perelló. El mes de maig el personal de l’Arxiu va visitar les instal·lacions de l’Ajuntament del Perelló i, més concretament, la seva documentació. L’ens local va fer una petició a la Diputació demanant assessorament per avaluar el corpus de documentació històrica de l’arxiu, també un informe per assegurar la conservació i les pautes per a la seva digitalització que inclogués els materials necessaris. L’expedient de l’assistència era el número 2015/11954, es va aportar un informe previ a la visita amb les recomanacions per a la digitalització de documents i es va resoldre amb un informe posterior a la visita on es proposava les actuacions per al correcte tractament documental.

9. Fons d’Imatges

La secció d’imatge ha realitzat els següents treballs de producció i edició:

• Fons fotogràfic del patrimoni dels municipis de la província (reportatge, retoc digital i documentació): El Pinell de Brai, La Sénia, Tortosa 1, La Palma d’Ebre, Móra d’Ebre, Bot, Tivissa, Corbera d’Ebre, Flix, Vilalba dels Arcs, Riba-roja d’Ebre, Caseres, Batea, La Pobla de Massaluca, Gandesa, La Bisbal de Falset, Ulldemolins, Margalef, La Torre de Fontaubella, Horta de Sant Joan, Cornudella de Montsant, Alcanar.

• Reportatges de l’escenografia de les diferents exposicions al Palau de la Diputació i al Palau Bofarull: Orgues al Camp de Tarragona i Terres de l’Ebre, Joan Paton, Carnaval de Reus, Tito Figueras, Rutes i itineraris pels camins ramaders, Albert Nel·lo, 40 anys de joieria EADT, Catalunya Terra d’Acollida, Les teixedes de Catalunya, Montserrat Gras, Suzy Corby, Espais de memòria/Ramon Cornadó, Adrià Vernet, Bonsais, Joan Carles Prats, Isidre Fabra, Singularitats.

• Fotografies per al llibre Univers Manent i disseny de la portada.

Intervenció Serveis Econòmics 1 1

Serveis Interns Contractació, Aprovisionaments i Expropiacions

1 1

SAM Administració i Gestió d’Informació General

1 1

Actuacions Integrals al Territori i Cooperació

2 2 4

Serveis Econòmics Municipals 2 1 3

Formació 1 1 2

Informàtica Municipal i Cartografia 1 1

Informàtica Municipal i Cartografia 1 1

SAC Gestió de Centres d’Educació 2 1 1 4

Patronat de Turisme 1 1

Total 18 14 3 35

"12

ARXIU GENERAL

• Fotografies i maquetació per a l’exposició “Espais de Memòria”. • Reproduccions dels murals del Complex Educatiu. • Acabar fotografies per al llibre Dones artistes. • Fotografies per al llibre de Joan Lahosa. • Fotografies per a la revista Bolduc. • Fotografies, maquetació i ampliació de cinc sèries d’imatges per a la

planta 2 del Palau de la Diputació. • Reportatge fotogràfic del curs Tècniques d’arxiu electrònic. • Fotografies per a la Guia de Cunit. • Reportatge sobre el monument franquista del Coll del Moro. • Fotografies per a la Guia de la Morera de Montsant. • Fotografies de l’edifici “Síntesi” per a la memòria de la Diputació. • Reportatge Tàrraco Arena Plaça. • Fotografies d’Escornalbou per a la Diada de Catalunya. • Fotografies per a la web de la Ruta Mir / Manent de la Generalitat. • Fotografies per al llibre “A l’entorn del món de la campana”. • Fotografies i publicació notícia web de la visita a l’Arxiu de personal

sanitari. • Proposta de fotografies per al targetó de Nadal.

"

També han estat realitzades les següents actuacions i treballs relacionats amb el fons d’Imatges existent a l’Arxiu:

• Cessió de fotografies a Formació per al tríptic de Jornades de patrimoni. • Conversió de diferents pdfs a format fotogràfic i posterior retoc digital

per a la revista Bolduc. • Escanejos diversos per a Vies i Obres. • Organització de l’aplicatiu del fons d’imatges. • Escaneig de diversos articles de premsa (Coneixement i Qualitat).

"13

ARXIU GENERAL

• Transferències d’imatges de l’Arxiu (Presidència, Comunicació). • Escanejos de fotografies d’objectes de l’antiga Beneficència. • Escanejos diversos de cartells del fons Almagro. • Selecció de fotografies vàlides per a l’arxiu de capses d’expedients.

10. Satisfacció dels serveis

10.1. Satisfacció interna

Per segon any consecutiu, s’ha avaluat el grau de satisfacció de les diferents unitats en relació als serveis que ofereix l’Arxiu General. S’ha enviat un qüestionari a les unitats que han realitzat transferències documentals i que preguntava sobre el personal de l’Arxiu, les transferències, les consultes o els préstecs i l’aplicació Gestió Documental. També hi havia un apartat per indicar les possibles millores.

El qüestionari s’ha enviat a 24 treballadors i hem rebut 16 respostes, per tant, la participació ha estat del 66,6 %. El bloc més ben valorat és el del personal de l’Arxiu, amb un 4,88 de mitjana, sobre 5. El menys valorat és el de l’aplicació Gestió Documental, amb un 3,84, també sobre 5. Concretament, les preguntes amb millor valoració han estat el tracte rebut per part del personal, la informació i la comunicació amb l’Arxiu i la gestió dels préstecs mitjançant el correu intern, per aquest ordre. Les que han obtingut menys puntuació han estat el cercador avançat, haver de tornar els expedients prestats en un màxim de 15 dies i el disseny de l’aplicació, també per aquest ordre.

Pel que fa als comentaris de millora, n’hi ha dos que proposen realitzar transferències més petites o en qualsevol moment, dos comentaris fan referència al fet que apareixen moltes fitxes quan s’han d’afegir a la transferència, dos més creuen que s’hauria d’ampliar el termini de 15 dies per retornar els préstecs, un altre comenta que la creació del préstec és dificultós, un parell més es queixen del funcionament del cercador i un altre creu que l’aplicació hauria de ser més intuïtiva. Per últim, hi ha un comentari que opina que tot és satisfactori.

10.2. Satisfacció externa

És el quart any consecutiu que es recullen les opinions dels usuaris externs que accedeixen al fons documentals de l’Arxiu General. Els aspectes que es valoren són: la descripció dels serveis i dels fons, l’assessorament tècnic, el servei de reprografia, el tracte personal, l’acompliment de les expectatives, la ubicació de l’Arxiu, les instal·lacions, el servei d’accés no presencial i el temps de resposta.

Aquest any s’han emplenat 22 qüestionaris, 20 han accedit presencialment i 2 a distància. El nombre de valoracions és poc elevat atès que alguns usuaris ja han respòs el qüestionari en anys anteriors. Els aspectes més ben valorats són 1) el tracte del personal, 2) l’assessorament del personal,

"14

ARXIU GENERAL

3) el servei no presencial i 4) el servei de reprografia. Les menys valorades són 1) la ubicació de l’Arxiu, amb un 8,42 sobre 10, i 2) el temps de resposta en les consultes a distància, amb un 9 sobre 10.

Pel que fa als comentaris de millora, se n’han indicat 7. Tres fan referència a l’eficiència, amabilitat, professionalitat i rapidesa del personal, tres més mostren el seu agraïment, i l’últim valora negativament la ubicació de l’Arxiu alhora que proposa l’accés dels documents i catàlegs a distància.

11. Assoliment d’objectius

1. Catalogació del fons bibliogràfic. S’ha pogut iniciar la catalogació de llibres corresponent a l’any 2015, a través de l’empresa Logisdoc. També s’ha contractat i iniciat la catalogació corresponent al 2016, a través de l’empresa IMTHE, en data 31 de desembre s’ha executat un 89% del projecte.

2. Digitalització del fons del l’Arxiu General. L’empresa Dinser ha completat la digitalització de les sèries de Quintes, Cadastre, BOP, actes del Ple i de Govern.

3. Control de les condicions

ambientals. S’ha contractat l’empresa autònoma de Clara Bailach Bartra per fer l’anàlisi i control de les condicions dels dipòsits i per restaurar els llibres que resten en mal estat. També s’ha continuat el seguiment de les condicions med iamb ien ta l s i s ’ han realitzar desinfeccions de documents per fongs.

4. Tractament arxivístic de la documentació d’Explotació. S’ha contractat a la Sra. Ainara Bueno Bagés, en pràctiques, per realitzar l’inventari i la instal·lació definitiva de la documentació d’Explotació, sota les instruccions i la supervisió del personal tècnic de l’Arxiu.

5. Gestionar el fons d’imatges digitals. En el moment de la instal·lació de l’aplicació Fotoware han sorgit problemes de connexió amb el servidor. Després d’un temps amb el projecte aturat, s’ha desbloquejat i ara s’obre un breu període de proves.

6. Actualitzar els instruments de descripció. S’han publicat al web de l’Arxiu els principals instruments de descripció: l’índex dels fons documentals, l’inventari complet dels documents custodiats i la relació dels instruments de descripció.

"15

ARXIU GENERAL

7. Tractament del Fons de l’Institut d’Estudis Tarraconenses Ramon Berenguer IV. S’ha iniciat l’inventari del fons i la instal·lació en capses definitives, resten quatre capses d’arxiu per finalitzar el tractament. A continuació, es posarà a disposició dels usuaris i se’n farà la difusió adequada.

8. Revista Bolduc. S’ha preparat l’edició dels número 18 i 19, corresponents al segon semestre de l’any 2015 i al primer semestre del 2016.

9. Situació actual per a la certificació ISO 30300. S’ha plantejat l’avaluació de la norma a l’Arxiu General però no s’ha trobat adient fer-ho, de moment, ja que la ISO 30300 analitza tot el Sistema de Gestió Documental i a l’Arxiu només hi tenim una part. Més endavant es farà a nivell corporatiu.

10. Identificació de fotografies antigues. S’ha incorporat a la descripció de les fotografies antigues, el nom dels personatges que hi apareixen, amb l’ajuda del Sr. Miquel Díez Figuerola, extreballador jubilat de la Diputació de Tarragona.

12. Objectius per al 2017

1. Catalogació del fons bibliogràfic. Seguir amb el projecte ja encetat de catalogació de llibres amb la codificació UDC, realitzat per una empresa externa. El propòsit del projecte és catalogar els llibres de la biblioteca auxiliar de l’Arxiu i els de la resta de departaments de l’Administració, amb la futura inclusió de les dades en un aplicatiu de consulta en obert.

2. Contractació d’una empresa de control de plagues. Contractar els serveis externs per a fer un control i seguiment d’insectes, microorganismes i rosegadors, dins el Pla de Seguretat de l’Arxiu.

3. Digitalització de fons de l’Arxiu. Continuar amb el projecte de digitalització dels fons de l’Arxiu General, realitzat per una empresa externa per tal de poder garantir-ne la preservació i fer-los més accessibles als usuaris.

4. Finalitzar el tractament arxivístic del fons de Vies i Obres. Es preveu contractar una persona en pràctiques que realitzi l’inventari i la instal·lació definitiva de la documentació de Vies i Obres, pendent de descriure, sota les instruccions i la supervisió del personal tècnic de l’Arxiu.

5. Relligament de la documentació del fons de l’Arxiu. Continuar amb el relligat i enquadernació d’alguns documents que es transfereixen a l’Arxiu, entre d’altres, les actes, els decrets, els BOPS i les revistes.

6. Gestionar el fons d’imatges digitals. Superar el període de proves amb l’aplicació Fotoware per començar a introduir totes les imatges digitals

"16

ARXIU GENERAL

de l’Arxiu i normalitzar la descripció i transferència gràfica de la resta d’unitats.

7. Gestor documental. Donar suport a Administració Electrònica en la definició i manteniment del Gestor Documental. El 2017 les unitats tindran accés al gestor i caldrà fer tasques d’assessorament en la reclassificació dels expedients electrònics.

8. Assistència a les unitats orgàniques. Recordar al personal de les unitats i dels arxius de gestió com han de crear, classificar, indexar i transferir els expedients segons la normativa interna de la Diputació.

9. Eliminació documental. Realitzar un nou procediment d’eliminació de documents de l’Arxiu.

10.Revista Bolduc. Es prepararà l’edició de dos números més, el 20 i el 21, corresponents al segon semestre de l’any 2016 i al primer semestre del 2017.

11. Actualitzar el Quadre de Classificació. Fer una actualització del quadre de classificació documental corporatiu que inclogui adaptacions i sèries històriques.

La Canonja, 14 de febrer de 2017

El cap de l’Arxiu General

Eugeni Perea Simón

"17