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Mejoras.

Aplicación de selección de material bibliográfico

Unidad de Gestión Tecnológica. Marzo de 2011

Encontramos que era necesario:

• Permitir modificar algunas solicitudes ya cerradas, pero que pasado algún tiempo podría adquirirse

el material bibliográfico.

• Ajustar algunos detalles en cuanto al envío de los mensajes a los usuarios. Permitir modificar el

mensaje para detallar las razones cuando el material no pueda ser adquirido.

• Limitar a 10 el número de solicitudes que un estudiante pueda registrar al semestre.

• Permitir a los coordinadores registrar solicitudes de bibliografía básica desde la plataforma

administrativa.

• Incluir en las opciones de ‘estado’ una llamada “Aplazada”, a la cual puedan moverse las solicitudes

de materiales bibliográficos que aun no hayan salido al mercado

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Encontramos que era necesario:

• Ajustar la aplicación para generar reportes de las solicitudes adquiridas, cerradas sin adquirir,

tiempos de adquisición, etc.

• Cambiar la apariencia de los formularios para reducir la ambigüedad en el uso de esta aplicación, y

evitar confusiones de este servicio con otros como Suministro de Documentos.

• Validar con las bases de datos institucionales la información personal de los usuarios solicitantes,

para minimizar errores en los datos registrados por los usuarios.

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Antes: No estaba permitido pasar del estado “Solicitud Cerrada - No pudo ser adquirido el material” a estado “Solicitud Cerrada -

Material adquirido”

Ahora: Se puede pasar una solicitud del estado “Solicitud Cerrada - No pudo ser adquirido el material” a estado “Solicitud Cerrada

- Material adquirido”.

Nota: Se debe tener en cuenta que la restricción de llenar todos los campos del formulario sigue vigente.

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Ahora: El campo del formulario denominado “Razón para no aceptar solicitud” podrá ser editado para evitar respuestas prototípicas,

equivocadas o confusas para los usuarios.

Nota: Hay que recordar que la primera parte del correo es automática, solo se debe colocar la explicación correspondiente al estado y

la despedida.

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Ahora: La aplicación verificara el vínculo institucional de quien solicita el material y en caso de ser un estudiante, verifica que no tenga

mas de 10 solicitudes de adquisición de material bibliográfico en el semestre correspondiente al momento del registro de la

solicitud. Esta modificación se hace porque a veces los estudiantes piden materiales que no son precisamente de apoyo académico.

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Formulario de registro de solicitudes de material bibliográfico interno. Ahora es más reducido porque gran parte de la información

se obtiene de las bases de datos de la universidad, validando la cedula ingresada. Se accede a él mediante la opción “Registrar

Solicitud” en el menú.

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Se incluyó en el listado de opciones de estado la de “Aplazada”, para prorrogar la adquisición de materiales bibliográficos que al

momento de la solicitud, aún no estén en el mercado.

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Ejemplo de correo que le llegará a los usuarios cuando su solicitud se ponga en estado ”Aplazada”

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La posibilidad de transferir las solicitudes de material bibliográfico que tienen que ver con revistas y

capítulos de libros al servicio de Suministro de Documentos, NO se implementa debido a

incompatibilidades entre los dos formularios de ingreso de solicitud, mas concretamente a la

obligatoriedad de los campos “Volumen”, “Número” y “Páginas Solicitadas” en el caso de las revistas.

Permitir modificar la cédula del solicitante no es viable por razones de confiabilidad de la información.

Para resolver los problemas que se presentan a la hora de solicitar materiales bibliográficos en nombre

de los profesores se implementó el registro interno de solicitudes.

Se activó la edición del campo "Tipo de Documento Solicitado", pero se recuerda que hasta el

momento no se implementa la redirección de solicitudes al servicio de Suministro de Documentos.

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