mejoramiento de procesos fjm

Sistemas Administrativos

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Mejoramiento deMejoramiento deProcesosProcesos

Universidad Nacional de 3 de FebreroSistemas Administrativos

Material preparado por Federico Javier Manzione

AgendaAgenda

Presentación

Objetivos del Mejoramiento de Procesos

Fases del Mejoramiento de ProcesosOrganizaciónComprensión del ProcesoMejoramiento – HerramientasMediciones y ControlesMejoramiento Continuo

Conclusiones

UNTREF – Sistemas Administrativos – Mejoramiento de los Procesos

Cambios de ParadigmasCambios de Paradigmas

Resaltar la importancia de lacalidad de cada unidadproducida

La necesidad permanente deescuchar al cliente

Considerar los costos comoun resultado de identificar losverdaderos valores agregadosdel producto en relación aquien lo consume

El Criterio de producir engrandes cantidades

Considerar que elconsumidor debía sometersea la voluntad del productor

Considerar que los costos sereferían a la utilización


ProcesosProcesos

Insumo ACTIVIDAD Producto

Procesos Productivos

Procesos de la Empresa



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Dos EnfoquesDos Enfoques

Organización• Problemas = Empleados• Empleados• Cada uno con su trabajo

• Evaluar al individuo• Cambiar al empleado

El Proceso• Problemas = Procesos• Personas• Todos ayudan para que se

hagan las cosas• Evaluar el proceso• Cambiar el proceso


Mejoramiento de ProcesosMejoramiento de Procesos

Es una herramienta que permiteEs una herramienta que permitemejorar la manera de ejecutar,mejorar la manera de ejecutar,dirigir y controlar los procesos.dirigir y controlar los procesos.


ObjetivosObjetivos

• Eliminar los errores

• Minimizar las demoras

• Promover el entendimiento

• Fáciles de emplear

• Amistosos con el cliente

• Proporcionar una ventaja competitiva

• Reducir el exceso de personal (aunque no sea un objetivo suele ser unaconsecuencia)

• Efectivos

• Eficientes


Fases del MPEFases del MPE (Mejoramiento de los Procesos de la Empresa)(Mejoramiento de los Procesos de la Empresa)



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Explicar en que consiste el MPE

Que mejoras se pueden obtener

Costos de la mala calidad

Conseguir asesores externos (expertos)

Convencer a la dirección acerca de los:BeneficiosEsfuerzosRiesgos Implicados


Facilitar la Documentación

Identificar procesos “Problemas” o procesos “Crítico”

Elegir procesos a trabajar

Nombrara responsables

Seguimiento

Solucionar Conflictos de en los niveles inferiores

Ofrecer reconocimiento a los miembros del EMP (EquipoMejoramiento de Procesos)


Encargado de llevar adelante el MP

Respaldado por el alto nivel

Capacidad de liderazgo

Mucha interacción con el personal de las áreas


Enfoque TotalAlcanza la totalidad de los procesos de la empresa

Enfoque de Selección GerencialSobre los procesos que son propuestos por los nivelesgerenciales.

Enfoque con Información (El mas recomendado)

Establecer prioridades de acuerdo al impacto con losclientes y al grado en el cual el proceso puedamejorarse.



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Impact

o en

el C

liente

Alto

Medio

Bajo

Baja Media Alta

Oportunidad de Mejoramiento

Incluir expertos

Representantes de los departamentosseleccionados

Fijar objetivos

Elección de herramientas (hojas de verificación, graficas,diagramas de flojo, etc.)


Definir explícitamente que se incluye y quequeda fuera

Confeccionar un diagrama de bloque

Definir entradas del proceso – Proveedores

Definir Salidas del Proceso – Clientes

Definir Departamentos Involucrados


Efectividad

Eficiencia

Adaptabilidad



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Fijar un plan de acción y definir

Metas

Tareas a realizar

Cronogramas

Puntos de control

Recursos


Organización para el MejoramientoOrganización para el Mejoramiento

• Lograr el apoyo de la gerencia1.• Formación del Equipo Ejecutivo de Mejoramiento (EEM)2.• Selección del Responsable del Proceso3.• Selección de los Procesos para Mejoramiento4.• Conformación de los Equipos de Mejoramiento de

Procesos (EMP)5.• Límites del Proceso6.• Medidas sobre los Procesos que se quieren Mejorar7.• Establecer el Plan del Proyecto8.


Flujo

Efectividad

Eficiencia

Adaptabilidad

Tiempo de Ciclo

Costo del Proceso


Incorporar a los diagramas técnicos yrepresentativos de los procesos a las personasque intervienen en los mismos.

Comprender al personal, puesto que el éxito dela mejora en los procesos dependerá también delpunto en el que puedan adaptarse a los cambios.



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AnálisisDiagramas Vs RealidadMalinterpretaciónDesconocimientoAdaptación de mejores formasNo poseen recursos

ResultadosDiferenciasNecesidad de capacitaciónMejoramiento requeridoObstáculos


Son herramientas para comprender elfuncionamiento interno y las relaciones entre losprocesos.

Se representan gráficamente, mediante símbolos, líneasy palabras simples



Inicio

Formalizar la Venta

Verificar Condiciones

Verificar crédito

Verificar Stock

Registrar la venta

Despachar el pedido

Recepción dedocumentación y control

Fin

Vendedor

Adm. De Ventas

Créditos y Cobranzas

Expedición

Facturación

Distribución

Contaduría

Visión rápidaPermite documentar la magnituddel procesoPocos símbolosRectángulos ActividadesFlechas dirección de flujo deinformación


Inicio

Llenar solicitud

Aprobar solicitud

Citar candidatos

Entrevistar

Evaluar

Ofertar

Esperar decisión

Fin

Actividad Tiempo deProcesamiento

Tiempo deCiclo

1 1 1

2 0,6 24

3 6 72

4 3 48

5 2 12

6 0,2 24

7 0,2 48

8 1 8

14 Hs 237 Hs.


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Comprender el ProcesoComprender el Proceso

• Características del Proceso1.

• Las Personas y el Proceso2.

• Revisión del Proceso3.

• Representación Gráfica del Proceso4.


Modernización del ProcesoModernización del Proceso

• Eliminación de la Burocracia1

• Eliminación de la Duplicación2

• Simplificación3

• Evaluación del Valor Agregado4

• Reducción de Tiempos de Ciclo5

• A Prueba de Errores6

• Eficiencia de la utilización de Equipos7

• Lenguaje Simple8

• Estandarización9

• Automatización10


Por qué se debe medirDonde se va a medirCuando se va a medirQue se debe medirQuien lo va a medirQuien debe suministrar la retroalimentaciónQuien debe fijar los objetivos

Para ello se deben llevar AuditoriasInternasExternas


Nivel 1Cumplir con las expectativas de la empresa, que cada salidasatisfaga las necesidades de los clientes y obtener uneficiente uso de los recursos.

Nivel 2Obtener un nivel de excelencia en el trabajo optimizando almáximo sus actividades.

Para ello HARRINGTON utiliza el esquema de Anillo de Calidad.



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Controlar

Ejecutarel plan

Elaborarun Plan

EstablecerObjetivos Analizar

Recompensarel éxito

Medición, Retroalimentación y AcciónMedición, Retroalimentación y Acción

•Comprensión de las mediciones1.

•Tipos de datos de medición2

•Objetivos de la medición3

•Retroalimentación4

•Informe de Mediciones5

•Controles Estadísticos de los procesos dela empresa6

•Uso de los Datos de Medición7.


Mejoramiento ContinuoMejoramiento Continuo

El conceptoNo estar nunca conforme con la forma en que marchanlas cosas.

Razones para un Mejoramiento Continuo

Todos los días surgen nuevos métodos, programas y equiposEl ambiente cambia constantementeLas expectativas del cliente cambian constantementeSiempre hay un cambio mejor


Mejoramiento ContinuoMejoramiento ContinuoUNTREF – Sistemas Administrativos – Mejoramiento de los Procesos

Comprender lo que los otros hacen y utilizar esa experiencia yese conocimiento combinados para desarrollar aún mas nuestrosprocesos

Tipos de Benchmarking

Interno

Competitivo

En operaciones de categoría mundial

Por actividad tipo


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CalidadCalidadUniversidad Nacional de 3 de Febrero



Definición de CalidadDefinición de Calidad

Propiedad o conjunto de propiedadesinherentes a una cosa, que permitenapreciarla como igual, mejor o peor quelas restantes de su especie.

Concepto Popular: Mayor Calidad = Mayor costo


¿Como Satisfacemos al Cliente?¿Como Satisfacemos al Cliente?

Cara

cter

ística

s del

Pro

duct

o o

Ser

vici

o •Desempeño•Confiabilidad•Durabilidad•Facilidad de uso•Estética•Precisión•Realización a tiempo•Escalabilidad

Ause

nci

a d

eD

efic

ienci

as •Retrabajos

•Desperdicios•Quejas• Indemnizaciones•Perdidas demercaderías


Los Costos y la CalidadLos Costos y la Calidad

Costos delas Calidad

Costos de laMala

Calidad



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Costos de la CalidadCostos de la Calidad

Costo de detectar errores

Costo de corregir errores


Tiempo

$

Costos de la Mala CalidadCostos de la Mala Calidad

Por la no calidad por deficiencias internasMano de Obra, Materia Prima, Reprocesos, etc..

Por la No calidad transmitida al clienteReenvíos por devoluciones, pago de indemnizaciones, gastosjudiciales, etc..


Costos de la Mala CalidadCostos de la Mala CalidadMaterial preparado por Federico Javier Manzione

Por la no calidad detectada internamenteUso improductivo de los RRHH, Infrautilización deequipos, etc..

Por la no calidad detectada externamentePor insatisfacción del cliente, costos indirectos porperdida de clientes.

Total Quality ManagementTotal Quality Management

Primera Generación

Calidad por Inspección

La Calidad es unaHerramienta

Orientada alProducto

Segunda Generación

Aseguramiento de laCalidad

La Calidad es unaHerramienta

Orientación alProceso

Tercera Generación

Proceso de Calidad Total

La Calidad es laEstrategia de la

Empresa

Orientación alCliente

Cuarta Generación

La Calidad se Gestiona

Mejora Continua delos Productos y

Servicios

Orientación aMejorar todas lasactividades de la

empresa.



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Normas ISONormas ISO9000/20009000/2000

Universidad Nacional de 3 de FebreroSistemas Administrativos


Normas ISONormas ISOMaterial preparado por Federico Javier Manzione


Son utilizadas para desarrollar Sistemasde Gestión de Calidad y Procesos deMejoramiento de la Calidad


• Fundamentos de los sistemas de gestión de calidad• Especifica terminologías y definiciones.

ISO9000

• No determina los requisitos técnicos de los productoso servicios.

• Pauta las condiciones a cumplir, cuales son todos losfactores que se deben garantizar (técnicos,administrativos y humanos)

ISO9001

• Guía para la mejora continua• Garantizar Eficacia y Eficiencia del sistema de Gestiónde la calidad

ISO9004

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