mejora tus presentaciones hoy mismo!!! -...
TRANSCRIPT
KtoolsAcademy
LAS 15 RECOMENDACIONES PRÁCTICAS FUNDAMENTALES PARA MEJORAR TUS PRESENTACIONES.
Mejora tus Presentaciones hoy mismo!!!
Índice1. ¿Qué información debemos transmitir primero en una
presentación?
2. Los 5 mandamientos para crear presentaciones efectivas
3. ¿Qué programa de presentaciones utilizar? 4 Alternativas a PowerPoint
4. ¿Cuántas diapositivas debe tener una presentación?
5. ¿Cuánto texto debemos poner en una presentación?
6. Consigue imágenes profesionales para tus presentaciones
7. Cómo insertar vídeos en tu presentación de forma eficiente
8. Cómo insertar sonidos en una presentación eficazmente. Conseguir sonidos y música gratis para presentaciones
9. Storytelling, el arte de captar la atención de tu audiencia
10. Miedo a Hablar en Público ¿Qué hacer?
11. Consejos para cuidar la voz
12. Lenguaje corporal para presentaciones, 3 recomendaciones clave para conectar con nuestra audiencia
13. Libérate! utilizando un mando inalámbrico para presentaciones
14. ¿Cómo acabar una presentación?
15. Arriésgate presentando! sin riesgo no hay recompensa
Sobre KtoolsAcademy
ii
Somos una nueva Academia, centrada en la formación práctica en herramientas que te ayuden a destacar en tu entorno profesional.
¿En qué podemos ayudarte?
¿Cansado de oferta de formación muy larga, costosa, teórica y poco efectiva? Ofrecemos cursos de formación online en base a videotutoriales y material textual, cursos prácticos, con vídeos directos, cortos, que te permitirán completar tu formación en las herramientas que necesites a precios reducidos y que podrás realizar de forma flexible.
Cursos de formación online, que además de formar a nuestros alumnos, incluyen un apoyo continuo tras la realización de los cursos, ofreciendo un programa de tutorización continuada a cargo de nuestros instructores, además ofrecemos una garantía de reembolso de 30 días sin preguntas, para que puedas probar sin arriesgar nada.
¡¡Somos nuevos, danos una oportunidad y te demostraremos cómo podemos ayudarte!!
Suscríbete a nuestro Boletín de Ofertas y Novedades en:
Mejorar está en tus manos!!!http://ktoolsacademy.com/
http://ktoolsacademy.com/ofertas-y-novedades/
Licencia
Creative Commons
iii
KtoolsAcademy, Este obra está bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivadas 3.0 Unported.
Capítulo 1
¿Qué información debemos transmitir primero en una presentación?
5
1. ¿Qué información debemos transmitir primero en una
presentación?
O dicho de otra forma: ¿por dónde empiezo?, es común
que cuando nos ponemos a diseñar una presentación y
pensamos en cómo la vamos a presentar en público, esta
sea una de las preguntas fundamentales, y es lógico que
nos preocupe ya que como todos sabemos, si no
enganchamos a nuestra audiencia desde el principio,
quizás no podamos recuperarla a lo largo de la
presentación y nuestro mensaje no llegará a calar en
ellos, que al fin y al cabo es nuestro objetivo principal.
Por tanto, saber qué información debemos transmitir
primero en una presentación es fundamental y debemos
dedicarle unos minutos a diseñar estas primeras frases y
estas primeras diapositivas de nuestra presentación,
siguiendo los siguientes pasos:
- Presentación: Evidentemente, debemos presentarnos y
esta presentación no es sólo decir nuestro nombre, sino
también en que trabajamos, es decir, transmitir a nuestra
audiencia con fuerza y seguridad, porqué somos una
autoridad en la materia de la que va a tratar la
presentación.
- El Tema fundamental: ¿de qué vamos a hablar?,
debemos transmitir de forma clara y concisa el tema de
nuestra charla. Frases cortas y precisas que dejen claro lo
que vamos a explicar posteriormente.
- Importancia del Tema: ¿por qué este tema debe
interesarte? debemos describir la importancia de las ideas
que vamos a explicar, no en abstracto, sino la importancia
que puede tener para nuestra audiencia en concreto y
poner algún ejemplo, es decir, contextualizar la
información y conectar con las necesidades de la
audiencia para interesarla y mantenerla atenta a nuestras
palabras.
6
- Programación y temporización: por último, debemos
transmitir, utilizando un índice, un cronograma, un mapa
conceptual o la herramienta que queramos, pero transmitir
claramente, cuáles serán los puntos a tratar y en qué orden.
Y por supuesto debemos responder a la pregunta
fundamental de la audiencia ¿cuánto va a tardar esto? ya
que aunque la presentación ya tenga programado un
horario, al espectador le tranquilizará que el ponente
mismo le diga cuanto va a tardar y lo que es más, se
comprometa a terminar a una hora determinada, al menos
su exposición, otro tema serán luego las preguntas o
resolución de dudas, esta información tranquiliza a
aquellos que consideran su tiempo un tesoro que deben
proteger, que cada vez son o somos más. También si
vamos a hacer un descanso, es conveniente aclarar desde
el principio cuando será y cuánto tiempo durará, hay que
ser respetuosos con el tiempo de los demás.
En resumen: Como ves estamos respondiendo en los
primeros minutos a las preguntas más comunes de
nuestra audiencia ¿quién es esta persona? ¿de que va a
hablar exactamente? ¿por qué debe importarme?
¿cómo se va a desarrollar la presentación y cuánto va a
tardar?
Si respondemos satisfactoriamente a esas preguntas
tranquilizaremos el miedo de nuestra audiencia a estar
perdiendo el tiempo con nosotros, la mayor parte de
ellos se relajarán y pasarán a estar más receptivos, con lo
que tendremos más posibilidades de conectar y transmitir
adecuadamente nuestras ideas fundamentales, aquellas que
debemos comenzar a desarrollar inmediatamente tras esta
breve presentación.
Capítulo 2
¿Qué programa de presentaciones utilizar? 4 Alternativas a PowerPoint
8
2. ¿Qué programa de presentaciones utilizar? 4
Alternativas a PowerPoint
Powerpoint es un magnífico programa, pero su utilización
masiva hace que a veces pierda efectividad, hay ocasiones
en las que necesitamos sorprender a nuestra audiencia con
una herramienta visual o conceptualmente diferente, es
por ello que vamos a hablar de 4 alternativas a powerpoint
que te pueden ayudar en tu tarea:
Google Drive: La plataforma de creación, edición y
publicación de contenidos de Google nos ofrece la
posibilidad de crear una presentación online y
directamente publicarla o compartirla, evidentemente su
punto fuerte no es la potencia y opciones, en eso
Powerpoint la supera ampliamente, su punto fuerte son las
posibilidades que nos ofrece para trabajar de forma
colaborativa, editar las presentaciones conjuntamente y
publicar directamente el resultado.
Zoho: Es una plataforma parecida en su concepción a
Google Drive, una completa suite ofimática online que
permite también el trabajo colaborativo, la creación y
edición de presentaciones, etc… con un diseño más
cuidado que Drive.
SlideRocket: Esta plataforma ya es un poco diferente, ya
no hablamos de la creación, edición y publicación de
presentaciones nada más, sino que pretende ser una
herramienta que te permita además monitorizar el uso de
las presentaciones y analizar el impacto de las mismas en
el entorno en el que las compartes, está centrada
exclusivamente en presentaciones y tiene un cuidado
diseño visual.
9
Prezi: Esta sin duda se ha convertido en la alternativa a
Powerpoint más innnovadora, fundamentalmente porque
plantea la presentación de una forma diferente, el enfoque
no es la creación lineal de diapositivas sino la creación de
un mapa mental o mapa visual que nos permita en un
golpe de vista ver todo el contenido a explicar, para luego
ir avanzando por ese mapa mental para dirigir la
presentación de las ideas.
Visualmente además muestra un aspecto claramente
diferenciado de las presentaciones tradicionales y nos
permite jugar con el zoom y la rotación creando
presentaciones más dinámicas y visualmente más
atractivas.
En resumen, tres alternativas a Powerpoint que
partiendo de la misma concepción de diapositivas nos
aportan diferentes diseños y posibilidades, sobre todo
en la edición colaborativa y la publicación y difusión
de nuestras presentaciones y una cuarta alternativa,
Prezi, que presenta una forma diferente de presentar.
Como puedes ver nosotros nos decantamos por Prezi ya
que es la alternativa que realmente te proporciona un
resultado más innovador para destacar, diferenciarte y
sorprender a tu audiencia y de hecho hemos creado
un curso online que te enseñará paso a paso a utilizar esta
nueva y diferente alternativa a Powerpoint, si quieres más
información pulsa en Curso Prezi.
Capítulo 3
Los 5 mandamientos para crear presentaciones efectivas
11
3. Los 5 mandamientos para crear presentaciones
efectivas
Queremos dar algunas recomendaciones en forma de
mandamientos, resumidos en cinco, para crear
presentaciones efectivas, que cumplan con el objetivo
primordial que todos nos marcamos al crear una
presentación, transmitir de forma eficaz y eficiente una serie
de ideas.
• Tener claro el tema que vas a exponer, puedes crearte
un mapa mental en papel con los principales apartados
de forma que comiences a crear la presentación con las
ideas bien ordenadas en tu cabeza.• Utiliza palabras clave y una idea por diapositiva o
paso de la presentación, procura transmitir el máximo
de contenido con el mínimo texto, utiliza imágenes que
ya transmitan parte del mensaje.• Seleccionar correctamente los medios a utilizar,
busca fotos, vídeos y audios adecuados y de buena
calidad. Pon mucha atención a que el texto y los
elementos multimedia se visualicen correctamente,
selecciona una buena gama de colores que sobre todo
hagan legible tus mensajes, por encima incluso, en
importancia, de la estética, aunque no tienen por qué ser
incompatibles. Si no lo tienes claro, utiliza para ello las
diferentes plantillas que ofrecen los programas.• No abuses de las transiciones, las animaciones, el
zoom y la rotación, podemos marear a nuestra
audiencia y que esta pierda el interés por nuestro
mensaje o que se fijen más en los efectos que en
nuestras ideas, el principal objetivo de una presentación
es transmitir ideas no lo olvides!• Intenta sorprender, incluye pequeños guiños
humorísticos (sin pasarte) o imágenes y afirmaciones
que fomenten el debate, la cuestión es no perder la
atención de tu audiencia, no aburras!!! y procura que tus
presentaciones sean lo más cortas posible sin sacrificar
contenido, ya sabes “lo bueno si breve….”
Capítulo 4
¿Cuántas diapositivas debe tener una presentación?
13
4. ¿Cuántas diapositivas debe tener una presentación?
Esta pregunta, ¿Cuántas diapositivas debe tener una
presentación?, es una de las primeras que nos hacemos al
abordar la realización de una presentación o al acabar la
misma ¿he puesto demasiadas diapositivas? ¿es demasiado
larga? ¿he puesto muy pocas diapositivas? ¿el contenido es
escaso?, evidentemente cada tema y cada contexto es
diferente, todo depende del tiempo que tengamos para
exponer, la complejidad del tema que abordamos, los
conocimientos sobre el mismo de nuestro público, etc…
Sin embargo hay una regla muy conocida que quizás os
pueda orientar en este camino hacia la presentación eficaz, la
regla 10-20-30 sobre presentaciones, que creó y defiende
Guy Kawasaki, esta se resume en que una presentación no
debe tener más de diez diapositivas, ni durar más de veinte
minutos y no debe tener ningún texto con menos de treinta
puntos de tamaño de letra.
¿Quién es Guy Kawasaki?
Y ya que nos aconseja tan tajantemente ¿Quién es Guy
Kawasaki? pues nos puede valer la breve descripción de
Wikipedia: “Guy Kawasaki es uno de los mayores
e s p e c i a l i s t a s m u n d i a l e s e n e l á m b i t o d e l a s
nuevas tecnologías y el marketing. En esta última actividad
fue responsable de Macintosh a mediados de los ochenta,
con el éxito espectacular con que este trabajo fue reconocido
por el mercado. Trasladó así el concepto de “evangelizar” a
los negocios tecnológicos, con la idea de atraer y focalizar a
usuarios vinculados al mercado Apple. En unos años más
que difíciles para la empresa fundada por Steve Jobs, su
trabajo fue tremendamente valioso e internacionalmente
reconocido. En la actualidad dirige una de las empresas de
capital riesgo más importante de Estados Unidos, Garage
Technology Ventures.“
14
La regla 10-20-30
Es por tanto un reconocido y respetado profesional con
amplia experiencia como orador, que en una entrada de su
blog: The 10/20/30 Rule of PowerPoint, nos habla de esta
regla 10-20-30 para presentaciones y la expone en tres
grandes apartados que intentaré resumiros:
-‐ Diez diapositivas. Diez es el número óptimo de
diapositivas en una presentación, un ser humano normal no
puede comprender más de diez conceptos en una reunión. Si
tiene que usar más de diez diapositivas para explicar su
negocio, probablemente no tiene un negocio. Los diez temas
que a un capitalista de riesgo le interesan y deben marcar sus
diapositivas son:
1. Problema
2. Su solución
3. Modelo de negocio
4. Detrás de la magia / tecnología
5. Marketing y ventas
6. Competencia
7. Equipo
8. Proyecciones e hitos
9. Estado y el calendario
10. Resumen y llamado a la acción
-‐ Veinte minutos. Aunque tenga una hora de tiempo
asignado, preparar el portátil y el proyector, que todo
funcione bien y teniendo en cuenta que sus espectadores
lleguen tarde y se tengan que ir antes, lo que quedan son
veinte minutos, en todo caso si no hay retrasos, dispondrá de
cuarenta minutos para la discusión de sus ideas.
-‐ Fuente de Treinta puntos. La mayoría de las
presentaciones tienen texto en una fuente de diez puntos.
incluyendo tanto texto como sea posible en cada diapositiva
y a continuación el presentador lee. Sin embargo, tan pronto
como el público se da cuenta de estás leyendo el texto, lee
por delante de ti, ya que puede leer más rápido de lo que tú
puedes hablar. El resultado es que tú y el público están
desincronizados. La razón por la que la gente utiliza una
15
fuente pequeña es doble: en primer lugar, porque no conocen
su material lo suficientemente bien, en segundo lugar,
piensan que más texto es más convincente. Oblígate a
utilizar un tamaño de fuente no menor de treinta puntos. Te
garantizo que mejorará tus presentaciones porque requiere
encontrar los puntos más importantes y saber cómo
explicarlos bien. Si “treinta puntos”, es demasiado
dogmático, te ofrezco un algoritmo: averiguar la edad de la
persona de más edad en el público y se divide entre dos. Ese
es el tamaño óptimo de fuente.
Kawasaki termina su entrada recomendando el blog de su
amigo Garr Reynolds, Presentación Zen.
Evidentemente esta regla está pensada para hacer
presentaciones a espectadores a los que debes exponer unas
ideas clave y convencerles con un objetivo concreto, que
inviertan en ella, que te apoyen, etc… Pero realmente
cuando presentamos siempre hay algo de eso, es decir,
siempre tenemos unas ideas que debemos transmitir para
convencer de alguna manera al público.
Capítulo 5
¿Cuánto texto debemos poner en una presentación?
17
5. ¿Cuánto texto debemos poner en una presentación?
Todos hemos visto presentaciones con “demasiado” texto y
otras en las que cada diapositiva era más minimalista que la
anterior, hasta el punto de no aportar nada al discurso del
p o n e n t e , y a n t e e s t o s d o s e x t r e m o s n o s
preguntamos: ¿Cuánto texto debemos poner en una
presentación?, ¿Cuál es la cantidad de texto adecuada en
una diapositiva?, cómo puedo acertar con la cantidad de
texto, de forma que la diapositiva aporte información
suficiente al espectador pero a la vez no lo sature y lo que
haga sea leer en vez de atendernos.
Pues bien, lo siento pero no hay fórmulas mágicas, cuando
hacemos una presentación debemos ir calibrando el
contenido y por supuesto probándolo cada vez que
presentamos, si la presentación la vamos a repetir más de
una vez, la segunda, según las reacciones del público, ya
sabremos cómo actuar y adaptar las diapositivas.
Sugerencias…
Sin embargo si que hay algunas sugerencias que pueden
ayudarte a afinar este tema y equivocarte lo menos posible.
- Cada diapositiva se debe leer en menos de 5 segundos,
es decir, la atención del público debe estar en tí, por tanto no
podemos hacerles leer mucho texto porque no escucharán lo
que les estás diciendo.
- Comprueba que el texto sea legible, para ello cuida el
tamaño de la letra, el tipo de letra y la combinación de
colores, el texto evidentemente debe leerse sin dificultad y
rápidamente.
- El texto debe reforzar lo que el orador expone, por tanto
lo que está en la pantalla mientras hablamos debe ser una
especie de extracto concentrado de nuestras palabras.
- Algunos autores aconsejan la Regla del 6: es decir que no
incluyas más de seis líneas, ni más de seis palabras por línea,
18
es una forma práctica de limitarse y no incluir demasiado
texto.
Cuidado con pasarse…demasiado minimalismo no
aporta nada
La tendencia en los últimos años es a intentar incluir la
menor cantidad de texto posible y las indicaciones que he
incluido arriba van en esa línea, sin embargo hay
presentaciones que, en base a esta tendencia, terminan no
aportando nada al espectador, son presentaciones que
parecen más un adorno tras el orador que otra cosa.
Para no caer en este otro extremo, la mejor forma es
preguntarnos: ¿si alguien viera la presentación sin
explicación, entendería las principales ideas que quiero
transmitir? si la respuesta es No, falta texto, si la respuesta
es Si, comprueba que no sobre.
La presentación debe reforzar nuestro discurso,
servirnos de apoyo y de asidero si perdemos el hilo, o si lo
pierden nuestros espectadores, por tanto debe haber un
equilibrio, conseguirlo es cuestión de práctica, ánimo y a
practicar!!!
Capítulo 6
Consigue imágenes profesionales para tus presentaciones
20
6. Consigue imágenes profesionales para tus
presentaciones
¿Por qué imágenes profesionales?
Es evidente que las presentaciones son más eficientes,
funcionan mejor y comunican de forma más eficaz si
incluyen imágenes, pero no cualquier imagen vale, deben ser
imágenes profesionales o al menos de aspecto profesional.
Las imágenes de baja calidad darán a nuestra presentación
un aspecto poco profesional, utilizar imágenes de baja
resolución, que aparecerán pixeladas, o simplemente
fotografías malas, es una elección muy pobre si queremos
crear una presentación que verdaderamente cumpla su
objetivo: Comunicar eficazmente nuestra idea.
¿Dónde encontrar imágenes profesionales gratis?
Pixabay En esta plataforma podemos encontrar imágenes
profesionales de dominio público que podremos utilizar sin
problemas, a cambio nos muestran imágenes de pago
de ShutterStock, un sitio de microstock que vende fotos a
precios bajos.
SXC Plataforma con el mismo funcionamiento que la
anterior, podremos encontrar imágenes profesionales con una
licencia de uso bastante permisiva, a cambio de que nos
muestren fotos de la plataforma de pago iStockphoto.
Flickr/creativecommons La red social de publicación e
intercambio de fotografías Flickr tiene un buscador
específico de imágenes compartidas con licencia Creative
Commons que pueden ser utilizadas en nuestras
presentaciones, debido a la enorme cantidad de fotógrafos
que comparten sus imágenes en dicha red, es factible
encontrar imágenes de alta calidad.
21
¿Dónde encontrar Fotos Históricas gratis libres de
derechos?
También existen webs que recopilan fotografías históricas
con licencias Creative Commons o de dominio público y
donde podemos encontrar auténticas joyas de la fotografía
para nuestras presentaciones, comoWikiMedia Commons, o
las colecciones de la Library of Congress en su web y
en Flickr, además de la plataforma Europea Europeana.
¿Dónde encontrar imágenes profesionales a bajo precio?
L o s s i t i o s d e m i c r o s t o c k
como iStockphoto, ShutterStock, Fotolia y Gettyimages, son
lugares en los que podemos encontrar fotografías de alta
calidad a bajo precio, sobre todo si no necesitamos las fotos
a gran resolución, los precios pueden ser asumibles.
Capítulo 7
Cómo insertar vídeos en tu presentación de forma eficiente
23
7. Cómo insertar vídeos en tu presentación de forma
eficiente
El vídeo es un arma poderosa que debemos utilizar con
destreza. Aprende cómo insertar vídeos en tu
presentación de forma eficiente para reforzar tu mensaje.
Muchas veces, cuando estamos diseñando una presentación,
nos gustaría incluir en ella aquellos vídeos que creemos que
van a servir a nuestra audiencia para conectar con la idea que
pretendemos transmitirle o que le van a aportar la
información precisa que con una explicación textual nos
c o s t a r í a m u c h o t i e m p o y e s f u e r z o , p e r o n o s
preguntamos ¿aburriremos a la audiencia con tanto
vídeo? ¿Cortarán demasiado nuestro discurso?, ¿saldrán
con la sensación de que no han hecho más que ver vídeos
y nuestra aportación no ha sido importante?
Estas dudas son normales y estas preguntas nos las debemos
hacer siempre, así valoraremos si los vídeos que hemos
incorporado a nuestra presentación aportan lo que queremos
sin distraer del objetivo que nos hemos marcado, la cuestión
fundamental es que los vídeos, como las imágenes o
cualquier otro recurso, vayan en la línea de nuestro
discurso, que se integren en nuestra presentación aportando
valor y transmitiendo la idea principal que queremos que
cale en nuestra audiencia.
¿Cuantos vídeos incluir en una presentación?
Esto evidentemente, depende del tema, si estamos hablando
de publicidad en televisión, lo normal será mostrar muchos
ejemplos, sin embargo normalmente no hay demasiados
vídeos pertinentes a nuestro tema que merezca la pena
mostrar, por tanto la pregunta no es ¿cuantos vídeos
incluir? sino, ¿de verdad merece la pena que vean este
vídeo?
¿De qué duración?
Un vídeo de más de dos minutos puede ser demasiado
largo para una presentación en la que nosotros estemos
24
hilvanando un discurso, ya que supone un corte en la
fluidez de nuestra exposición, por lo tanto vídeos cortos. Si
estos vídeos son más largos, siempre cabe la posibilidad de
poner un corte concreto, como un fragmentos concreto de
una película, ya sea editando previamente el vídeo para
insertar sólo lo que nos interesa o sabiendo en que minuto y
segundo comienza lo que queremos mostrar y cortando
cuando haya terminado esta parte. Esta regla es fija a no ser
que la presentación no sea para mostrarla nosotros, sino para
que esté colgada en internet y el usuario la vea de forma
autónoma, entonces no es tan importante la duración, ya que
el usuario siempre tendrá la posibilidad de cortar cuando
quiera y nosotros hemos cumplido nuestra labor
proporcionándole el acceso al material.
¿En qué momento?
Esto dependerá de la estructura de nuestra presentación,
pero normalmente los vídeos los debemos utilizar o al
comenzar a explicar una idea para ilustrarla y que nos
sirva de introducción a nuestra explicación o al final de
nuestra explicación sobre un tema para reforzar lo que
hemos explicado. Y ten en cuenta siempre que no es un
recurso al que podamos recurrir en exceso, ya que podemos
causar sensación de falta de contenido original en nuestra
audiencia.
¿Cómo insertar vídeos en tu presentación de forma
eficiente?
Los vídeos deben ir precedidos de una explicación sobre
lo que se va a ver, de porqué queremos que nuestra
audiencia lo vea, que es lo que aporta a nuestro discurso,
para que nuestra audiencia los vea con interés, comprenda
cual es el sentido de poner ese vídeo y no piense “en vez de
explicarlo nos pone un vídeo para ocupar el tiempo ¿y cobra
por esto?”
Una vez visto, debemos hacer hincapié en la idea central
del vídeo, en aquello que queremos subrayar para remarcar
la idea que el vídeo nos ha ayudado a ilustrar. Y si es
pertinente, puede ser el momento de preguntar a nuestra
25
audiencia sobre el vídeo o la idea clave del mismo, abriendo
un pequeño debate.
¿Tus vídeos fomentan el interés por tu mensaje o distraen
la atención?
Esta es la pregunta clave, como hemos dicho, el vídeo es
un arma poderosa que debemos saber utilizar con destreza.
Si tus vídeos están bien seleccionados, son cortos, se colocan
en el momento adecuado y van precedidos de una
explicación ayudarán a tu audiencia a conectar con la idea
clave que quieres transmitirle, si no, simplemente
funcionarán como una distracción que te complicará
mantener la atención de tu público.
Piensa a fondo sobre estas pautas, hazte las preguntas
que hemos señalado y utiliza vídeos para mejorar tus
presentaciones y alcanzar tu objetivo!
Capítulo 8
Cómo insertar sonidos en una presentación eficazmente. Conseguir sonidos y música gratis para presentaciones
27
8. Cómo insertar sonidos en una presentación
eficazmente. Conseguir sonidos y música gratis para
presentaciones
Insertar sonidos en una presentación puede ayudarnos a
ilustrar lo que contamos, puede servirnos para llamar la
atención de nuestra audiencia o para remarcar una
idea, sin embargo debemos ser prudentes con la utilización
de sonidos ya que pueden resultar molestos sin son
estridentes o repetidos en exceso.
¿Para qué insertar sonidos en nuestras presentaciones?
La inserción de sonidos en una presentación debe tener
un objetivo claro, es decir, insertar sonidos como
“adorno” no tiene sentido y sólo distrae a nuestra
audiencia de nuestro discurso, igual que decíamos con
respecto a las imágenes y los vídeos, los elementos
multimedia deben sumar al discurso, apoyar y remarcar la
idea principal, no distraer a la audiencia. Estos objetivos
pueden ser alguno de los siguientes:
- Ilustrar lo que estamos contando: si hablamos del tráfico,
no está de más poner de fondo el sonido del mismo para
“llevar” a nuestra audiencia y ponerla en situación, de la
misma forma que si hablamos del mar, el sonido de las olas
de fondo resultará apropiado y nos “trasladará” ayudándonos
a ilustrar lo que contamos. También una canción puede
ayudarnos a ilustrar nuestro tema muchas veces.
- Remarcar una idea importante: Unos clarines o un
sonido de trompeta, así como unas campanas pueden resultar
divertidas y remarcar la idea que queremos transmitir en una
diapositiva concreta.
- Llamar la atención sobre la pantalla y volver a introducir
al espectador en nuestro discurso, a veces introducir algún
sonido en forma de llamada de atención en una transición
entre diapositivas, cuando sabemos que estamos tratando un
tema árido en el que nuestra audiencia pueda desconectar,
puede ayudar a llamar su atención e introducirla de nuevo en
el discurso.
28
- Insertar bloques narrados explicativos: En el caso de que
la presentación vaya a ser publicada en internet para que se
pueda ver de forma autónoma, puede resultar útil incluir
bloques de voz narrando aspectos que queramos dejar claros
y que no estén suficientemente explicados con los textos e
imágenes.
- Insertar música como preámbulo a nuestra
presentación: A veces mientras esperamos a nuestra
audiencia, ya con la presentación preparada, la sala dispuesta
y todo en orden, van llegando poco a poco y la sala está en
silencio, un silencio que crea cierta frialdad, en esos casos
podría ser conveniente que la primera diapositiva de nuestra
presentación incluyera una canción, de forma que mientras
van llegando en la sala esté sonando una agradable música
de fondo que nos sirva para “crear ambiente” y nos ayude a
romper el hielo inicial.
¿Qué debemos evitar al insertar sonidos en una
presentación?
Sobre todo, molestar, es decir, utilizar el mismo sonido
insistentemente, y asustar a nuestra audiencia con sonidos
estridentes sin previo aviso. Por otra parte, debemos
asegurarnos de que todos los espectadores oirán bien los
sonidos que vayamos a incluir, esto es válido también en la
inclusión de vídeos, a veces nos olvidamos de comprobar si
en la sala donde presentamos el sonido se escucha en todas
las zonas, y cuando llega el momento, parte de la audiencia
no puede oír el vídeo o los sonidos que hemos incrustado.
Conclusiones
Debemos utilizar los sonidos con prudencia, asegurándonos
que serán audibles para toda nuestra audiencia, sin ser
repetitivos ni asustar y con un objetivo claro dentro de
nuestra presentación. Los sonidos, como el resto de los
elementos de la presentación deben aportar y apoyar la
idea principal que debemos transmitir.
29
Sobre dónde encontrar sonidos y música gratis de libre uso o
a bajo coste hablaremos en la siguiente entrada…
¿Dónde conseguir sonidos y música gratis para
presentaciones?
Esta es la pregunta fundamental tras decidir que insertar
sonidos puede mejorar nuestra presentación y ayudarnos a
conseguir transmitir mejor nuestras ideas.
Existen en internet varias plataformas en las que podemos
buscar, encontrar y descargar efectos de sonido y música
para nuestras presentaciones con licencias creative
commons, os presentamos algunas de ellas…
Efectos de sonido para presentaciones Gratis
FreeSound: Efectos de sonido en múltiples formatos con
diferentes licencias creative commons.
Efectos de Sonido: Recopilación de efectos de sonido por
categorías aunque sin buscador.
Sonidos Gratis: Banco de sonidos ordenados por categorías.
Sonidos MP3 Gratis: Descarga de sonidos en mp3, gratis y
sin necesidad de registro.
FindSounds: Buscador de efectos de sonido
WikiMedia Commons: banco de material multimedia de
wikipedia.
Efectos de sonido para presentaciones baratos
SoundSnap: Con más de 160.000 efectos de sonido.
iStockPhoto / Audio: La colección de audios del stock
multimedia de Getty.
Actividen: No sólo audio, sino también, plantillas,
animaciones, vídeos, etc…
Música con Licencias Creative Commons
ccMixter: Amplia recopilación de música de diferentes
estilos.
Jamendo: música de múltiples estilos para escuchar y
descargar.
SoundCloud: Recopilación con amplias posibilidades de
búsqueda.
Capítulo 9
Storytelling, el arte de captar la atención de tu audiencia
31
9. Storytelling, el arte de captar la atención de tu
audiencia
Todos tendemos a crear presentaciones basadas en datos que
vamos desgranando, nuestra habilidad para engarzarlos,
nuestra modulación del tono de nuestra voz, nuestro lenguaje
corporal y el interés de nuestra audiencia por el tema
marcarán que esta nos siga o se nos duerma…
Si aquellos a los que estamos “soltando nuestro rollo” no
tienen un enorme interés en el tema o nosotros somos muy
persuasivos, a los 5 minutos habrán desconectado y nuestro
mensaje no llegará a traspasarles, no conseguiremos nada.
Sin embargo a todos nos gustan las historias, los cuentos,
las anécdotas, es decir, estamos dispuestos a escuchar y
atender si nos enganchan no con datos o argumentaciones,
sino con narraciones interesantes.
El Storytelling sería la plasmación de la argumentación y
los datos a través de una narración que mantenga la
atención de nuestra audiencia. Es el arte de ejemplificar
lo que queremos contar a través de una historia
entretenida.
Evidentemente esto no es fácil, pero si es muy efectivo en
términos de captar la atención y por tanto de hacer llegar
nuestro mensaje. Ya que las historias generan emociones,
las estadísticas nos dejan fríos llevándolo al extremo sería la
diferencia entre un informe de Naciones Unidas sobre la
guerra en Siria plagado de datos y una fotografía de la guerra
en la que podamos ver a personas sufriendo, nos sentiremos
mucho más conmovidos por la imagen, recordaremos la
imagen y actuaremos movidos por las emociones que esta
nos provoca al identificarnos con un semejante que sufre.
Sin llevarlo a este extremo, un ejemplo claro sería la
presentación de un nuevo negocio ante un grupo de posibles
inversores, los datos son importantes, las estadísticas sobre
32
posibles clientes y proyecciones de ventas están muy bien y
son necesarias, pero en el momento de la presentación, la
pregunta que se hace el inversor es ¿realmente habrá
personas que estén dispuestas a pagar por este producto?
hecho que marcará en gran parte el éxito o fracaso de la
empresa.
Es para convencer a este inversor para lo que además de
proporcionarle las cifras tenemos que ejemplificar a
nuestro cliente tipo, sus problemas, sus dudas y los
beneficios que obtiene de nuestro producto, que mejor
forma para hacer esto que construyendo una historia, una
narración que ayude al inversor a identificarse con el cliente,
si además esa historia está bien contada, tiene emoción,
sentido del humor y un final feliz, habremos conseguido lo
que Hollywood lleva 100 años consiguiendo, contarnos
historia que recordamos.
Esta historia que debemos construir con nuestros datos y
argumentos puede exponerse sin ningún apoyo, pero será
mucho más difícil mantener la atención del público o hacerse
con una presentación que apoyen con texto e imágenes
n u e s t r a h i s t o r i a , y a s e a c o n s t r u i d a
en PowerPoint, Keynote, Prezi o cualquier otro programa.
Capítulo 10
Miedo a Hablar en Público ¿Qué hacer?
34
10. Miedo a Hablar en Público ¿Qué hacer?
Solemos tener miedo al ridículo, al rechazo y evidentemente
al fracaso, todos tenemos esos miedos, la diferencia es que a
unas personas ese miedo les atenaza y no les deja pensar,
hablar y por tanto presentar con fluidez y otras superan esos
miedos apartándolos de su mente en el momento de la
presentación.
Necesitamos seguridad
La clave para no bloquearnos es la seguridad, si somos
capaces de sentirnos seguros, con nuestros conocimientos
sobre el tema y nuestra capacidad para transmitir dichos
conocimientos, no nos bloquearemos.
El asunto es ¿Cómo consigo sentirme seguro?
Consejos Básicos:
- Ensaya todo lo que puedas.
- Utiliza una presentación de apoyo con el contenido básico
que te permita no quedarte en blanco.
- Practica con personas de confianza con las que te sientas
cómodo.
- Escoge un tema que domines totalmente para ir
adquiriendo confianza.
- Escoge un lugar conocido para ir adquiriendo confianza.
- Deja de pensar en lo que pensarán de ti los demás.
- Olvídate de intentar gustarle o contentar a todo el mundo,
es imposible!
- Un error no es el fin del mundo, si te equivocas, rectifica y
continúa, disculpándote y reconociendo el error, pero
continúa.
Hay que enfrentarse con el miedo a hablar en público, hay
que atreverse a hacerlo, escoge un lugar conocido, un
público de confianza, un tema que domines, que esos
elementos te hagan sentir seguro y practica, poco a poco
estarás más suelto y podrás desprenderte de esas muletas y
comenzar a avanzar sin ellas ganando seguridad.
35
Evidentemente no podemos dejar de tener miedo,
nuestros miedos, más o menos acusados nos acompañan
siempre, pero no debemos dejar que estos miedos nos
paralicen, nos impidan actuar y mejorar.
A hablar en público se aprende, como a todo,
practicando!
Capítulo 11
Tres Consejos para cuidar la voz
37
11. Tres Consejos para cuidar la voz
Si en nuestro trabajo normalmente realizamos presentaciones
es evidente que nuestra voz es nuestra herramienta más
importante, por lo que debemos cuidarla.
Si buscamos en Internet encontraremos multitud de consejos
para cuidar la voz, pero realmente todos estos se pueden
resumir en 3 consejos fundamentales:
1. No fuerces la voz ni la maltrates fumando, bebiendo
alcohol o bebidas frías o hablando con un tono
especialmente alto en lugares con mucho ruido, antes de
tener que hablar en público, así evitarás que se inflamen
las cuerdas vocales.
2. Hidrátate. mantén la garganta y las cuerdas vocales
húmedas, bebiendo pequeñas cantidades de agua de
forma continua.
3. Descansa la Voz. Al hablar haz pausas y respira
correctamente aspirando el aire por la nariz.
Podríamos hacer más hincapié en temas como cuidar el
entorno en el que vamos a hablar, evitando ambientes
cargados de humo o muy secos debido al aire acondicionado,
muy fríos o muy calurosos, pero estas variables normalmente
escapan de nuestro control, por lo que hemos preferido
centrarnos en factores que podamos controlar casi
totalmente.
También podríamos hablar de las posibilidades de utilizar un
micrófono para evitar forzar la voz, pero para eso ya hicimos
una entrada en nuestro Blog con los diferentes tipos de
micrófonos que podemos utilizar.
Hemos preferido centrarnos en tres consejos básicos, de
forma que si seguimos estas pequeñas pautas cuidaremos
nuestra voz al menos lo necesario para que esta importante
herramienta a la hora de presentar y hablar en público no nos
falle en el momento clave.
Capítulo 12
Lenguaje corporal para presentaciones. 3 recomendaciones clave para conectar con nuestra audiencia
39
12. Lenguaje corporal para presentaciones, 3
recomendaciones clave para conectar con nuestra
audiencia
El lenguaje corporal para presentaciones es fundamental,
cuando presentamos comunicamos no sólo con palabras, sino
que nuestro lenguaje corporal es vital para transmitir
correctamente el mensaje, para conseguir que nuestra idea
cale en nuestra audiencia, para seducirlos, nuestro objetivo
principal.
En este sentido debemos cuidar tres aspectos fundamentales:
Evitar gestos que perjudiquen nuestra comunicación, por
ejemplo cruzar los brazos, esconder las manos, señalar hacia
el público, tocarse la cara. Son gestos que pueden denotar
nerviosismo y transmitir cierta agresividad, no son
recomendables, lo ideal es mostrase relajado pero
manteniendo una postura correcta, erguido pero no
artificialmente estirado.
Cuida la Mirada, mantén el contacto visual con tu
audiencia, cambiando de persona y mirando a cada una a los
ojos, es importante el contacto visual para mantener la
atención y conectar con la audiencia, remarcar cada idea
como si hablaras sólo con esa persona a la que miras e
intentar mirar al mayor número posible de personas a lo
largo de la presentación, es decir, contactar con la mayor
parte del público de manera personal, dentro de las
posibilidades que tengamos, si no al menos con los más
cercanos o importantes para nosotros.
Sonríe, es mucho más fácil sentir empatía y dejarse seducir
por alguien que sonríe y muestra unas facciones relajadas
que con una persona que transmite tensión, nerviosismo y
preocupación con un gesto serio.
Evidentemente todo esto es imposible hacerlo si estamos
nerviosos porque sentimos miedo a hablar en público, ante
eso hay que perder primero el miedo utilizando técnicas
como las que ya hemos expuesto anteriormente.
Capítulo 13
Libérate! utilizando un mando inalámbrico para presentaciones
41
13. Libérate! utilizando un mando inalámbrico para
presentaciones
Estar “anclado” a una mesa o a un atril al hacer una
presentación suele dar una imagen estática, de inmovilidad,
de alejamiento de los interlocutores, del público, que se
sentirá más involucrado en la charla si nos acercamos a ellos
e interactuamos moviéndonos por el espacio de la sala en la
que estemos.
Por otra parte, moviéndonos evitamos por una parte que
desconecten y se nos duerman y por otra, es una formula
sencilla de acallar murmullos si nuestra audiencia es muy
charlatana, nos acercamos sin parar nuestra explicación y
automáticamente dejarán de hablar y nos atenderán.
Y si estamos utilizando una presentación y queremos
movernos ¿cuál es la solución más sencilla?, utilizar un
mando inalámbrico para presentaciones o también llamado
control inalámbrico para presentaciones, si puede ser, mejor
con un puntero láser incorporado, de forma que también nos
sirva para señalar aspectos de nuestra presentación.
En el mercado hay muchos mandos que no os supondrán un
gran coste y os permitirán ganar en agilidad y soltura en
vuestras presentaciones, en nuestro blog podéis ver varios
modelos, algunos de ellos con el tamaño de un bolígrafo y
otros más grandes pero que también tienen función de ratón
inalámbrico al incorporar un trackball.
Capítulo 14
¿Cómo acabar una presentación?
43
14. ¿Cómo acabar una presentación?
Esta pregunta nos la hacemos muchas veces, tras planificar
concienzudamente nuestra introducción, de diseñar con
primor cada uno de nuestros puntos y tener una presentación
realmente redonda, a veces llegamos al final de una forma
demasiado abrupta o nos alargamos en un interminable
resumen final que aburre a nuestra audiencia y deja una
desagradable sensación de que nos hemos extendido
innecesariamente.
Por lo que hay que tomar en serio el final de nuestra
presentación para que suponga un compendio útil, pero a la
vez corto y que me permita terminar “en alto” es decir,
dejando a la audiencia satisfecha e incluso con ganas de más.
Recomendaciones básicas:
Estas recomendaciones no siempre pueden ser utilizadas
conjuntamente, a veces y según el tipo de presentación y
nuestra audiencia, tendremos que seleccionar o desechar
alguna.
• Resume lo fundamental, sin repetirte y en una o dos
diapositivas como máximo.
• Termina con un tono y una actitud que transmita
ilusión, que se visualice que crees en lo que has
contado.
• Resume el mensaje utilizando una cita que inspire a
la audiencia.
• Deja a la audiencia con ganas de más, es fundamental
que terminemos transmitiendo la sensación de que la
presentación ha sido sólo la punta del iceberg de
nuestro conocimiento sobre el tema, que podríamos
aportar aún más.
44
• Las últimas palabras deben ser una llamada a la
acción, debemos preguntarnos ¿qué queremos que
hagan cuando terminemos? puede ser una invitación a
preguntar las dudas que tengan, una invitación a
comprar lo que vendemos, una oferta de inversión en
nuestro negocio, buscar más información sobre el tema,
etc. Sea lo que sea la petición de acción debe quedar
clara, si queremos que nos compren diremos algo como
“ya han visto los beneficios que les reportará…
cómprenlo! no lo duden”, no escondan su objetivo, si
quieren financiación digan “inviertan en mi idea, no se
arrepentirán, sabremos multiplicar su dinero” Si esa
acción lleva aparejada un beneficio evidente para
nuestro interlocutor, mejor aún.
• Tras tu llamada a la acción di simplemente
“Gracias”, de forma que quede claro el final de tu
presentación, esto cierra tu discurso. Si hay oportunidad
para las preguntas o el debate, será tu audiencia la que
comience a intervenir.
Capítulo 15
Arriésgate presentando! sin riesgo no hay recompensa
46
15. Arriésgate presentando! sin riesgo no hay recompensa
¿Queremos que las ideas que transmitimos lleguen a nuestros
interlocutores? ¿Queremos que nos recuerden?
evidentemente SI!
Si no lo quisiéramos no haríamos presentaciones, no
intentaríamos comunicar. Cuando nuestra presentación es
una de tantas, cuando nuestros interlocutores deben escuchar
un gran número de presentaciones en poco tiempo, dejar
huella, ser recordados, que nuestra idea sea la más destacada
de la mañana, la semana o el mes es imprescindible.
La gran pregunta es ¿cómo destacar? y la respuesta es
ARRIESGANDO, Arriésgate presentando, si presentamos
nuestras ideas de una forma novedosa, si utilizamos
programas con diseños innovadores, si transmitimos
poniendo pasión en el discurso, es mucho más probable que
nos recuerden.
Evidentemente queremos que nos recuerden pero que nos
recuerden de forma positiva, así que arriesguemos pero con
cabeza!
No hay recetas universales ni consejos mágicos, cada
situación es diferente, cada tema y cada persona son
diferentes, sin embargo al preparar nuestra presentación
debemos preguntarnos ¿seremos suficientemente
innovadores? ¿Hemos hecho lo pos ib l e por
diferenciarnos? esa pregunta nos llevará a replantearnos la
presentación, nuestro discurso y por tanto a mejorarlo.
Que consigamos calar en nuestra audiencia no depende de la
herramienta utilizada, pero esta nos puede ayudar, podemos
utilizar Prezi en vez de Powerpoint, que es el
programa estándar, podemos incluir animaciones llamativas,
podemos hacer que las imágenes no sean simple decoración
sino que aporten contenido a nuestro discurso, que sean parte
de nuestro discurso, o incluir vídeos y sonidos. La
47
herramienta debe servir para diferenciarnos visualmente y
atraer la atención sobre nuestro discurso.
Y en cuanto a la forma de presentar, la mejor recomendación
es que hablemos con pasión de nuestro tema, si nosotros no
nos lo creemos nadie lo hará y si podemos incluir pequeños
guiños humorísticos…mejor aún, si podemos contar una
historia genial, utiliza el Storytelling, conecta con tu
audiencia.
Espero que estas páginas os ayuden a encauzar vuestras
presentación e inspiraros para mejorarlas y recuerda:
Arriésgate presentando!
Boletín de Ofertas y Novedades
¿Te ha parecido interesante el contenido?, si aún no lo has hecho, suscríbete a nuestro Boletín de Ofertas y Novedades en:
http://ktoolsacademy.com/ofertas-y-novedades/
Mucho más contenido en:
http://ktoolsacademy.com/