módulo de almacén - conaifque maneja el programa de obras, donde se pueden clasificar los partes...
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INDICE DE TEMAS Módulo de Gestión de Almacén y Proveedores
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Aclaraciones sobre el programa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Definición de la ficha de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Campos de la ficha de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Variación de precios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Inventarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Descripción de la salida de material . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Salidas de material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Relación de salidas de material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Ficha de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Relación de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Pagos a proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Total pagos a proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Vencimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Histórico de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Pedidos de artículos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Crear pedidos de artículos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Relación de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Configuración general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Otras cuestiones sobre WinFac Int
Definición de conceptos estándar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Acerca de la instalación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Acerca de errores inesperados en el programa . . . . . . . 44 Acerca de las copias de seguridad de los datos . . . . . . . 45 Acerca del envió de información por correo electrónico. . 46 Información y soporte técnico acerca de WinFac Int . . . .
INTRODUCCIÓN
ILO Alma está dirigido a empresas de servicios y profesionales que por su actividad, necesitan tener un control exhaustivo del almacén, teniendo todos los datos perfectamente ordenados y fácilmente accesibles a través de las opciones de las que dispone el programa.
A través de este programa podrá gestionar todo lo relacionado con el almacén y los proveedores, desde la ficha de artículo, hasta entradas y salidas de material, inventarios, etc. así como todo lo relacionado con los proveedores, desde la ficha de proveedor hasta los pagos que se les realiza.
Para controlar el movimiento de los productos, dispone de dos opciones: Salidas de material, para el material que sale del almacén y pedidos de material a proveedores, para la entrada de materiales.
Para la gestión de los proveedores dispone de todas
las opciones necesarias para ello, desde la ficha de proveedor, hasta la relación de pagos realizado a los proveedores, pasando por una relación y diversas opciones para realizar los apuntes de los pagos.
Aparte de las propiedades descritas anteriormente, el programa dispone de opciones auxiliares que facilitan el trabajo, tales como la configuración de la numeración de los pedidos de material, numeración de salidas, etc. y que se verán posteriormente en sus correspondientes capítulos.
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ACLARANCIONES SOBRE EL PROGRAMA
El contenido de este capítulo ha sido trasladado a la sección de “Otras cuestiones sobre ILO Int”, capítulo “Definición de conceptos estándar” que se encuentra al final de este manual (ver índice de contenidos para su localización) y en él se explican una serie de conceptos y opciones que son comunes para todos los módulos de WinFac Int, por lo que se recomienda leer este capitulo para poder entender algunas de las descripciones que se hacen en este manual.
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DEFINICIÓN DE LA FICHA DE PRODUCTO
La ficha de producto es la base del almacén, en esta opción se deben detallar todos los datos relativos al producto, tales como el código, descripción, proveedor, precios de compra y venta, etc. si no hay ficha de producto creada, no hay producto en el almacén. Partiendo de esta ficha, el programa saca todos los datos que necesita para trabajar.
Los inventarios, listas de precios y demás relaciones de productos sacan sus datos partiendo de la ficha. Las variaciones de los productos se hacen sobre su ficha correspondiente y algunos de sus datos se actualizan desde otras opciones, tales como las salidas de material del almacén (opción de salidas de material) y las entradas (opción de pedidos), que suman o restan a las existencias dependiendo de la opción de que se trate.
Para mas información sobre la ficha del producto, ver el capitulo “Campos de la ficha de producto”
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Fig 1.- Ficha de artículo
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CAMPOS DE LA FICHA DE PRODUCTO
Están divididos en dos partes:
Datos del producto: • Código: Código del producto, lo pone el usuario
libremente y no se pueden repetir en ningún otro producto.
• Descripción: Nombre del producto, lo pone el usuario libremente y no se puede repetir en ningún otro producto.
• Familia: Grupo de productos al que pertenece.
• Ubicación: Indica la ubicación física del artículo dentro del almacén.
• Medida: Indica la forma en la que se vende el producto:
Unidades, Metros., Litros, Kg. etc.
• Proveedor: Suministrador del material.
• Dto.: Descuento que aplica el proveedor a ese producto.
• Existencias: Cantidad de artículos que hay en almacén.
• P. Compra: Precio de compra del producto. Puede haber hasta tres precios de compra.
• P. Venta: Precio de venta del producto. Puede haber hasta tres precios de venta.
• Cdad. Mínima: Cantidad mínima de existencias que debe haber para que el producto sea incluido en el cálculo automático de productos.
• Cdad. Pedir: Cantidad que se incluirá en el pedido para que se pedida al proveedor.
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• Ult. modif.: Fecha en la que tuvo movimiento de entrada el artículo.
• Importe: del último movimiento de entrada el artículo.
• Observaciones: Comentario sobre el producto. NOTAS:
• Debido a que la descripción del producto es larga ( 84 caracteres), y puede ocupar varias líneas, el campo ha sido diseñado para que lo que se encuentre en la primera línea, sea lo que será visible en las difer entes documentos del programa (pedidos, salidas, etc,), p or lo tanto si el artículo es muy largo, se recomienda escribir la parte mas importante en la primera líne a.
• Los grupos los crea el usuario libremente y sirven para clasificar los productos. Por ejemplo se puede crear una grupo llamado interruptores y en el agrup ar todos los modelos de interruptores.
• Las ubicaciones hacen referencia a la ubicación rea l
del artículo dentro del almacén: estantería, pasill o, cajón, etc.
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Relación de productos: En esta parte de la ficha está la relación de artículos que se solicitado. Las posibles relaciones son:
• Todos los artículos: Lista todos los artículos del almacén; si este es muy grande avisará de que no se puede visualizar este listado y habrá que listarlo de otra manera,
• Por grupos: Lista de los artículos de un grupo
especificado. • Por proveedor: Lista de todos los artículos que
suministra un proveedor especificado. Cualquiera de estas modalidades de relación, totaliza
los importes de compra y venta, sirviendo de esta manera de inventario. NOTAS:
• Para poder modificar un artículo ya creado basta co n hacer un doble clic de ratón sobre el artículo dent ro de la relación, o bien buscarlo por código.
• Los campos de código y descripción del artículos so n únicos e irrepetibles; cualquier otro campo de la f icha es modificable
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Botones de la ficha:
A través de estos botones se realizan las operaciones dentro de la ficha. Poniendo el ratón sobre los botones, se visualiza un texto breve explicando que hace cada uno de ellos.
Nueva ficha: Borra los campos y prepara la ficha para grabar un nuevo producto.
Guardar: Guarda una ficha nueva o rescribe una que ya existe.
Buscar: Este botón tiene doble una función: si se escribe el código en el campo “Código”, busca una ficha por código. Si el campo código esta en blanco, busca un texto especificado dentro de la relación de artículos.
Eliminar: Borra una ficha existente. Este borrado es irreversible y definitivo, la ficha no puede ser recuperada.
Imprimir: Imprime la relación de artículos que esté visible en ese momento.
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Exportar a Excel: Exporta la relación que esté visible en ese momento a formato de hoja ce cálculo Excel. El usuario debe especificar nombre y ubicación del archivo.
Guardar formato: Esta opción guarda el formato sobre el que se visualiza la relación de artículos. El formato permite cambiar el ancho y ocultar celdas de la relación; cuando se guarda un formato queda definitivo hasta que se vuelve a guardar de nuevo.
Salir: Cierra la ventana de la ficha.
Insertar imagen del artículo en la ficha: Aparte de lo descrito anteriormente, a cada ficha de artículo se puede insertar una imagen (foto del artículo) para completar los datos. La forma de insertar esta imagen es la siguiente: se pulsa el botón derecho de ratón sobre el espacio reservado para la imagen y se desplegará un menú contextual con las siguientes opciónes:
• Pegar imagen: pega la imagen que previamente se ha copiado en el portapapeles de Windows. •
• Eliminar imagen: Borra la imagen de la ficha.
El formato de la imagen puede ser cualquiera de los que soporta Windows, esta imagen puede salir directamente del catálogo del fabricante en web o de una imagen que se encuentre dentro del equipo, ya que siempre se hará a través de las opciones de “Copiar” y “Pegar”
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VARIACIÓN DE PRECIOS
A través de esta opción podrá variar los precios tanto en subida como en bajada de los productos del almacén. Esta variación se puede hacer de tres formas:: a la totalidad, por grupos o por proveedor y la cantidad a variar se especifica en tanto por ciento. La forma de realizar la variación es la misma para cualquiera de las opciones, la única diferencia está en que la variación por grupos o proveedores, hay que seleccionar el grupo o proveedor sobre el cual se desea trabajar. Las opciones de las que dispone para ello son las siguientes:
• Tipo de variación: Se debe indicar si se trata de una subida o bajada de precios. Si no se especifica lo contrario, aparece seleccionada la subida de precios.
• Tipo de precio: Se debe indicar si se desea trabajar sobre precios de venta o precios de compra. Si no se especifica lo contrario, aparecen seleccionados los precios de venta.
• Aplicar en: Se debe indicar el tipo de precio sobre el que se va a aplicar la variación. Si no se especifica lo contrario, aparece seleccionado precio el precio activo.
• Porcentaje: Tanto por ciento de variación que se aplicará a los precios seleccionados.
NOTA: Se debe poner especial cuidado la hora de uti lizar esta opción, ya que las variaciones que se hagan. no se podrán deshacer.
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Fig 1.- Variación de precios
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DESCRIPCIÓN DE LA SALIDA DE MATERIAL
Las salidas de material son lo documentos que se hacen cuando se saca material del almacén. A través de esta opción se va descontando de las existencias de los productos las cantidades que se reflejan en las salidas.
Cada salida que se hace queda reflejada en la relación de salidas y se le asigna un número automáticamente a través del contador de salidas. Desde la relación se pueden consultar las salidas por fechas y desde aquí se pueden realizar ciertas operaciones tales como: abrir, eliminar, imprimir la relación etc.
Dentro de una salida se pueden incluir productos que no existan en el almacén, para ello basta con escribir directamente la descripción en el campo de descripción y dejar el campo del código en blanco. Debido a que la creación y la relación de salidas están en la misma ventana, los botones son compartidos, estando algunos disponibles para la creación, otros para la relación y otros para las dos opciones.
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SALIDAS DE MATERIAL Campos:
• Nº Salida: Este número se asigna automáticamente desde el contador.
• Fecha: Fecha de la salida.
• T: Tipo de salida: este campo se refiere a un concepto que maneja el programa de obras, donde se pueden clasificar los partes de obra de dos formas: dentro y fuera de presupuesto. Si este campo se deja en blanco se indica que la salida esta dentro de lo presupuestado en la obra, de lo contrario se indica que esta fuera de los presupuestado. Si no se dispone del módulo de obras, este campo no tiene validez.
• Operario: Operario al que se le asigna la salida.
• Código de obra: A la que se destina el material. Si se
dispone del módulo de obras, al pulsar el botón aparecerá la relación de obras; un doble clic de ratón sobre una de ellas, la selecciona y completa el resto de los datos relacionados.
• Obra: Este campo se rellena automáticamente cuando se tata de una salida que se asigna a una obra, aunque se puede escribir libremente en el.
• Cliente: Este campo se rellena automáticamente cuando se trata de una salida de obra.
• Código: Código del producto. Una vez escrito el código, se pulsa tecla tabulador y los datos del producto aparecen automáticamente.
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• Descripción: Descripción del producto. Este campo se rellena automáticamente cuando se escribe el código y se pulsa la tecla tabulador. En este campo también se pueden realizar búsquedas de artículos por aproximación. La forma de hacerlo es la siguiente: se escribe la descripción o parte de ella y se pulsa la tecla intro o el botón que se encuentra a la derecha del campo, automáticamente aparecerá una relación de artículos que comiencen por lo escrito en el campo.
• P. Venta: Precio de venta del producto; se rellena automáticamente cuando se visualizan los datos del producto. Se puede modificar o elegir otro precio de los que están configurados en la ficha.
• P. Compra, Familia y Existencias: Estos campos son
informativos. Botones de las salidas:
Nueva: Crea una nueva salida de material. Esta opción esta solo disponible para las salidas de material.
Nuevo artículo: Borra los campos relacionados con el artículo. Esta opción esta solo disponible para las salidas de material.
Guardar: Incluye un producto dentro de la salida. Esta opción esta solo disponible para las salidas de material.
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Buscar: Busca un texto especificado dentro de la salida.
Eliminar: Borra un producto de la salida.
Imprimir: Imprime la salida de material.
Exportar : Exporta la relación de salidas a formato de hoja de cálculo Excel. Esta opción es válida solo para la relación de salidas.
Guardar formato: Esta opción guarda el formato sobre el que se visualiza la relación de salidas. El formato permite cambiar el ancho y ocultar celdas de la relación; cuando se guarda un formato queda definitivo hasta que se vuelve a guardar de nuevo.
Salir: Cierra la ventana. NOTAS:
• Para modificar un producto de la salida, basta con hacer un doble clic de ratón sobre el producto y pulsar e l botón correspondiente.
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RELACIÓN DE SALIDAS DE MATERIAL
A través de esta opción se abre la relación de las salidas que se ha realizado dentro del periodo especificado. Este periodo es por fechas. Una vez especificado el periodo a visualizar, se pulsa el botón aceptar y la relación se visualiza con todas las salidas. Por defecto el periodo de fechas es desde el inicio del años en curso hasta el día de la fecha.
Los botones de esta opción son los mismos que para la creación de salidas y los válidos son:
Buscar: Busca un texto especificado dentro de la salida o relación de salidas.
Eliminar: Borra un producto de la salida o una salida completa de la relación.
Imprimir: Imprime la salida de material.
Exportar : Exporta la salida a formato de hoja de cálculo Excel. Esta opción es válida solo para la relación de salidas.
Guardar formato: Esta opción guarda el formato sobre el que se visualiza la relación de salidas. El formato permite cambiar el ancho y ocultar celdas de la relación; cuando se guarda un formato queda definitivo hasta que se vuelve a guardar de nuevo.
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Salir: Cierra la ventana.
Fig 1.- Relación de salidas de material
NOTA: Para abrir una salida de material, basta con hacer un doble clic de ratón sobre ella automáticamente la s alida se abrirá.
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PEDIDOS DE MATERIAL
Los pedidos de material son los documentos que se hacen cuando se solicita material a los proveedores para reponer el en almacén. A través de esta opción se va incrementando a las existencias de los productos las cantidades que se reflejan en los pedidos.
Hay dos formas de meter artículos en el almacén:
• Entrada exprés: Es una forma rápida de dar entrada de artículos; se escribe el código del artículo y la cantidad que se desea incrementar de existencias, se acepta y ya estaría realizada la operación.
• Pedidos: A través de esta opción se hace un seguimiento de los mismos, para dar entrada parcial o totalmente
Cada pedido que se hace queda reflejada en la
relación de pedidos y se le asigna un número automáticamente a través del contador de pedidos.
Desde la relación se pueden consultar los pedidos por fechas y desde aquí se pueden realizar ciertas operaciones tales como: abrir, eliminar, imprimir la relación etc.
Dentro de un pedido se pueden incluir productos que no existan en el almacén, para ello basta con escribir directamente la descripción en el campo de descripción y dejar el campo del código en blanco.
Debido a que la creación y la relación de pedidos están en la misma ventana, los botones son compartidos, estando algunos disponibles para la creación, otros para la relación y otros para las dos opciones.
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CREAR UN NUEVO PEDIDO DE ARTICULOS
A través de esta opción se crean nuevos pedidos, se modifican los ya existentes y se hacen las entradas de existencias al almacén. Campos de la ficha:
• Nº Pedido: Número de pedido. Este número se asigna automáticamente desde el contador.
• Fecha del pedido.
• Observaciones : Observaciones acera del pedido.
• Proveedor : Código y nombre del proveedor sólo en caso de que el pedido se hiciera a un solo proveedor.
• Código: Código del producto. Una vez escrito el código, se pulsa tecla tabulador y los datos del producto aparecen automáticamente.
• Descripción: Descripción del producto. Este campo se rellena automáticamente cuando se escribe el código y se pulsa la tecla tabulador. En este campo también se pueden realizar búsquedas de artículos por aproximación. La forma de hacerlo es la siguiente: se escribe la descripción o parte de ella y se pulsa la tecla intro o el botón que se encuentra a la derecha del campo, automáticamente aparecerá una relación de artículos que comiencen por lo escrito en el campo.
• P. Coste : Precio de coste del producto. Este campo se rellena automáticamente cuando se visualizan los datos del producto, aunque se puede modificar o elegir otro precio de los que están configurados en la ficha.
• P. Venta : Precio de venta del producto. 23
• Proveedor : Proveedor habitual que suministra el producto. Este campo se rellena automáticamente cuando se visualizan los datos del producto, aunque se puede modificar o elegir otro proveedor de los que están configurados en la ficha.
• Existencias: : Este campo es informativo del producto con el que se está trabajando en ese momento.
Botones de las salidas:
Nuevo: Crea un nuevo pedido de material. Esta opción esta solo disponible para las salidas de material.
Imprimir: Imprime la salida de material.
Exportar : Exporta la relación de pedidos a formato de hoja de cálculo Excel. Esta opción es válida solo para la relación de salidas.
Nuevo artículo: Borra los campos relacionados con el artículo. Esta opción esta solo disponible para los pedidos de material.
Guardar: Incluye un producto dentro del pedido. Esta opción esta solo disponible para las salidas de material.
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Buscar: Busca un texto especificado dentro del pedido o relación de pedidos.
Eliminar: Borra un producto del pedido o un pedido completo de la relación.
Guardar formato: Esta opción guarda el formato sobre el que se visualiza la relación de pedidos. El formato permite cambiar el ancho y ocultar celdas de la relación; cuando se guarda un formato queda definitivo hasta que se vuelve a guardar de nuevo.
Salir: Cierra la ventana. NOTAS:
• Para modificar un producto de la salida, basta con hacer un doble clic de ratón sobre el producto y pulsar e l botón correspondiente.
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Fig 1.- Relación de pedidos de material
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FICHA DE PROVEEDOR
La ficha de proveedor es la opción desde la cual se crean los proveedores que posteriormente se usarán para asignarlos a los documentos. Dentro de esta ficha, están los campos con los datos necesarios. Para una explicación mas compresible, este capítulo se divide en apartados donde se explicará en detalle cada uno de ellos:
Campos de la ficha:
Los campos son espacios reservados a los datos del cliente. debido a su sencillez en la explicación, los vamos a dividir en tres grandes bloques. Estos son:
• Datos personales: Nombre, dirección, población, teléfono, etc. del proveedor.
• Datos de pago: Datos relativos a la forma en la que realiza el pago de cada proveedor que se tendrán en cuenta a la hora de crear los documento. Estos son:
• Forma de pago: Talón, transferencia, etc.
• R.E.: Si se le aplica o no el impuesto de Recargo de Equivalencia. El porcentaje que se aplica a este recargo se configura en la opción “Configuración general del programa”.
• Vencimiento: Se expresa en días (30, 60, etc.) y sirve para calcular el vto. de los documentos.
• Dto.: Descuento que se aplicará a cada concepto que se incluya en el documento.
• Datos del banco: datos bancarios del cliente: Banco, oficina, nº de cuenta, etc.
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Botones de la ficha:
Nueva: Borra los campos de la ficha para crear una nueva.
Guardar: Guarda una nueva ficha o rescribe una ya existente.
Buscar: Este botón tiene una doble función: Busca una ficha por código o si no hay código busca un texto especificado dentro de la relación de proveedores.
Eliminar: Elimina la ficha de un proveedor. Antes de borrar, se recomienda borrar primero todos los documentos que se hayan emitido a ese proveedor, ya que de lo contrario los documentos no podrían ser editados.
Notas adicionales: Pequeño editor de texto donde se puede escribir libremente notas y otras aclaraciones o datos acerca del proveedor. Estas notas se escriben por proveedor.
Imprimir: este botón tiene una doble función dependiendo de la pestaña de la ficha en la que nos encontremos: puede imprimir la relación de proveedores o el seguimiento de pagos.
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Cambiar nombre: Cambia el nombre del proveedor. Debido a que el nombre es uno de los datos que una vez creados no se puede cambiar libremente, esta opción lo que hace es cambiar el nombre y sus pagos asociados, ya que si no fuera así se perdería la conexión entre el proveedor y los pagos asociados al mismo..
Exportar: Exporta datos a hoja de cálculo Excel. Este botón tiene una doble función dependiendo de la pestaña de la ficha en la que nos encontremos: puede exportar la relación de proveedores o el seguimiento de los pagos realizados al mismo.
Guardar formato: Esta opción guarda el formato sobre el que se visualiza la relación; dependiendo de la pestaña en la que estemos en ese momento puede ser la relación de proveedores o el seguimiento de los pagos realizados. El formato permite cambiar el ancho y ocultar celdas de la relación; cuando se guarda un formato queda definitivo hasta que se vuelve a guardar de nuevo.
Salir: cierra la ventana. NOTAS:
• Para modificar un modificar o editar la ficha de un proveedor, basta con hacer un doble clic de ratón s obre la relación.
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Fig 1.- Ficha de proveedor
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PAGOS A PROVEEDORES
A través de esta opción se asignan los pagos que se realizan a los proveedores. Desde aquí se pueden realizar dos funciones relacionada con los pagos a proveedores: ver todos los pagos realizados o asignar pagos a un proveedor seleccionado; la diferencia está en si hay o no proveedor seleccionado; si no hay proveedor seleccionado, los campos para asignar pagos estarán inactivos de los contrario estarán activos.
La selección del proveedor se hace a través de un
doble clic de ratón sobre la relación de proveedores de la opción; cuando se selecciona un proveedor aparecen en la relación solo los pagos de ese proveedor y se le pueden añadir nuevos, modificar o borrar los ya existentes.
Para cambiar los datos de la relación entre pagos un
solo proveedor y todos los pagos, basta con seleccionar un
proveedor para ver sus pagos o pulsar el botón que se encuentra al lado del campo “Proveedor” para ver los pagos de todos los proveedores.
La visualización de los datos se realiza por fechas especificadas por el usuario y por estado de pago: pendiente de pago, pagado o todo.
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Campos de los pagos a proveedores:
• Nº Documento: F actura, albarán, pedido, etc.
• Nº Interno: Campo de escritura libre para información adicional relacionado con el pago.
• TD: Tipo de documento. El programa distingue dos tipos: Facturas y todo lo demás, la diferencia entre estos tipos de documento es el I.V.A.. Para indicar que se trata de una factura se debe especificar en este campo una “F”, ya que todo lo que no sea “F” el programa entenderá que no es factura y por lo tanto no aplicará el I.V.A.
• Fecha: Fecha del documento.
• Base: Importe del documento. En caso de factura, se especifica la base y en el resto de los casos, el total del documento. Cuando se trata de una factura el cálculo de I.V.A. y del total se hace automáticamente.
• T.I.: Tipo de I.V.A. que se aplicará a la factura. El porcentaje que se aplica, se configura en la opción “Configuración general del programa”
• I.V.A.: Importe correspondiente al I.V.A. Este importe se calcula automáticamente.
• T.R.: Tipo de recargo. Este campo solo está activo en el caso de los proveedores que tengan algún tipo de retención. Esta característica se especifica en la ficha del proveedor, en el campo “R.E.”, donde se debe poner una “S” para indicar que el proveedor tiene retención; el porcentaje de la retención se fija en la “Configuración general” del programa.
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• Retención: Importe de la retención. Este campo solo está activo en el caso de los proveedores que tengan algún tipo de retención. Esta característica se especifica en la ficha del proveedor, en el campo “R.E.”, donde se debe poner una “S” para indicar que el proveedor tiene retención; el porcentaje de la retención se fija en la “Configuración general” del programa.
• Total: Importe total del documento. En caso de facturas es igual a Base + I.V.A - Retención.
• E: Estado del pago. Las siglas que reconoce el programa son: P = pendiente de pago, C = Pagado.
• Vencimiento: Fecha del vencimiento del documento, en caso de que exista.
• Observaciones: Notas adicionales al documento
Fig 1.- Campos de la opción de pagos a proveedores
Botones y opciones de pagos a proveedores:
Nuevo: Borra los campos de los datos del pago..
Guardar : Incluye un pago nuevo o rescribe uno que ya existe.
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Estado de pago: Cambia el estado de pago del documento. Las siglas que reconoce el programa son:
• P = Pendiente de pago. • C = Pagado.
Buscar : Busca un texto especificado dentro de la relación de pagos que esté visible en ese momento.
Eliminar: Borra un pago de la relación.
Imprimir : Imprime la relación de pagos que visible en ese momento.
Pasar pago a obra : Asigna una factura de proveedor con cargo a una obra. Esta opción solo está disponible si se dispone del módulo de obras no incluido aquí.
Salir : Cierra la ventana.
Aparte de los botones descritos anteriormente, existe
el botón “Otras opciones” que muestra otras opciones de los pagos a proveedores, que no están visibles a primera vista. Estas opciones son:
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Exportar: Exporta datos a hoja de cálculo Excel.
Gráficos: Representación gráfica de los datos de la relación.
Guardar formato: Esta opción guarda el formato sobre el que se visualiza la relación;. El formato permite cambiar el ancho y ocultar celdas de la relación; cuando se guarda un formato queda definitivo hasta que se vuelve a guardar de nuevo.
Exportar a caja: Esta opción traspasa documentos al módulo de caja y cuentas bancarias. El traspaso es automático, lo único que se debe especificar es el archivo al cual se desea pasar los documentos.
NOTAS:
• Para modificar un modificar o editar un pago de un proveedor, basta con hacer un doble clic de ratón s obre la relación.
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Pasar pagos a obras:
A través de esta opción se asignan pago de facturas a proveedores a obras concretas. La forma de realizar esta operación es la siguiente:
1.- Se selecciona un código de obra dentro de la lista de códigos a través de un doble clic de ratón.
2.- Si el importe a asignar es el total de la factura, se pulsa el botón y automáticamente el pago es asignado a la obra seleccionada; si el importe no es el total del pago, desbloquear el campo “Importe a asignar” y escribir manualmente el importe.
Otra posibilidad que ofrece esta opción es la de desglosar materiales incluidos en el pago que se desea tener identificados. Estos materiales, también pasan a la obra y están disponibles en una relación de materiales asignada al pago correspondiente.
Fig 2.- Pagos a proveedores
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VENCIMIENTOS
A través de esta opción se puede realizar un seguimiento de los vencimientos de pagos a proveedores dentro de las fechas especificadas.
Una vez que se ha especificado el periodo a visualizar y el tipo de relación deseada, se pulsa el botón aceptar y la relación se visualiza con todos los vencimientos.
Los datos de la relación se visualizan agrupados por
proveedor y con un subtotal de cada uno de los proveedores.
Botones de la opción de vencimientos:
Ficha de proveedor: Visualiza la ficha del proveedor seleccionado.
Buscar : Busca un texto especificado dentro de la relación de vencimientos que esté visible en ese momento.
Imprimir : Imprime la relación de vencimientos que visible en ese momento.
Exportar: Exporta datos a hoja de cálculo Excel.
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Guardar formato: Esta opción guarda el formato sobre el que se visualiza la relación;. El formato permite cambiar el ancho y ocultar celdas de la relación; cuando se guarda un formato queda definitivo hasta que se vuelve a guardar de nuevo.
Salir : Cierra la ventana.
Fig 1.- Vencimientos
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HISTORICO DE PROVEEDORES
A través de esta opción se accede a una relación de todos los proveedores con el importe acumulado de las facturas que se le han pagado a cada uno de ellos.
Los datos de esta relación se visualizan agrupados por
trimestres y suma total del periodo solicitado, de la misma manera que se deben declarar en el modelo 347 de declaración a Hacienda, de tal manera que pueda servir también como soporte para esta declaración.
Otra característica de esta opción, es que se pueden
pedir una relación de proveedores que hayan superado un importe especificado dentro del periodo solicitado.
Esta relación se puede configurar con los siguientes
datos:
• Fechas desde - hasta: Periodo de tiempo que se desea visualizar. Por defecto es desde el día uno de enero del año en curso hasta el día de la fecha.
• Superior a: Para indicar que se desea visualizar solo los proveedores con un acumulado igual o superior al importe especificado. Si el importe especificado es de 0 (cero), incluye todos los proveedores.
Una vez que se han especificado estos datos, el programa procede a calcular el histórico de facturación, según la configuración hecha por el usuario y automáticamente visualizará una relación de todos los proveedores con su importe correspondiente a los pagos de facturas realizados.
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Botones de la opción de histórico de proveedores:
Ficha de proveedor: Visualiza la ficha del proveedor seleccionado.
Buscar : Busca un texto especificado dentro de la relación de vencimientos que esté visible en ese momento.
Imprimir : Imprime la relación de vencimientos que visible en ese momento.
Exportar: Exporta datos a hoja de cálculo Excel.
Guardar formato: Esta opción guarda el formato sobre el que se visualiza la relación;. El formato permite cambiar el ancho y ocultar celdas de la relación; cuando se guarda un formato queda definitivo hasta que se vuelve a guardar de nuevo.
Salir : Cierra la ventana.
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Fig 1.- Histórico de proveedores
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CONFIGURACIÓN GENERAL
A través de esta opción se puede controlar y configurar el comportamiento del programa en algunas de sus funciones. Estas son: Configuración de pedidos:
• Nº de pedido por el que desea comenzar : Inicializa el contador automático de pedidos, contará a partir de este número.
• Tipos de I.V.A: . que se aplica a los pedidos. Configuración de salidas:
• Nº de salida por el que desea comenzar: Inicializa el contador automático de salidas, contará a partir de este número.
• Usar precio de coste en las salidas : Indica si se va a trabajar con precio de coste o venta en las salidas.
Configuración de pagos a proveedores:
• Tipo de I.V.A .: Indica el tipo de I.V.A. que se va a aplicar a las facturas recibidas de los proveedores.
Otras configuraciones:
• Numero de decimales : Número de decimales con los que va a trabajar el programa, este número puede ser: 1, 2 o 3.
• Contador para código de proveedores : Contador para el código a hora de grabar nuevas fichas de proveedor.
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• Ubicación de los datos para el correo electrónico: Carpeta donde se guardaran los datos que serán enviados por correo electrónico. Esta carpeta es común para todos los módulos del programa.
• Cambiar el fondo del escritorio : Esta opción, como su nombre indica, permite cambiar la imagen de fondo del escritorio. Esta imagen la puede elegir el usuario libremente entre todas las que tenga en su disco duro del ordenador.
Fig 1.- Configuración general del programa
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Otras cuestiones sobre
WinFac Int
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DEFINICIÓN DE CONCEPTOS ESTANDAR
En este capítulo se van a describir una serie de conceptos y opciones que maneja el programa en sus diferentes partes, que se hacen referencias a ellos y que para poder entender el funcionamiento de algunas opciones del programa que se describen el este manual, es necesario conocer ya que no se volverán a explicar con tanto detalle en ninguna parte de este manual. Escritorio:
El escritorio es el punto de partida de ILO Int. Cuando se pulsa un doble clic sobre el icono de acceso a lo primero que aparece es el escritorio, y desde aquí se va llamando a cualquiera de las opciones de las que dispone el programa. Cuando se sale de una opción, se vuelve al escritorio. Sección:
Las secciones son conceptos que sirven para agrupar documentos, igual que las familias de artículos en el almacén. Estos grupos se crean directamente en las partes del programa donde son necesarios, se pueden crear tantos como se necesiten y los nombres los fija el usuario Indicadores de programas y otra información:
En algunas partes del programa, en la parte superior de las ventanas, existe un cuadrado con el fondo negro cuya misión es la de indicar algunos aspectos acerca de la información del programa o si algún módulo de WinFac Int en ejecución. Los indicadores de los que consta esta opción son los siguientes:
Obras: Indica si un documento ha sido asignado a una de WinTra (pantalla del documento y relación de documentos).
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Administrador: Indica si un documento ha sido asignado a un administrador (pantalla del documento y relación de documentos).
Sección: Indica si un documento ha sido asignado a una sección (pantalla del documento y relación de documentos).
Agenda: Indica si el programa de agenda está en ejecución o no (Escritorio, pantalla del documento y relación de documentos).
Almacen: Indica si el módulo de Almacén y Proveedores está en ejecución (Escritorio, pantalla del documento y relación de documentos).
Facturación: Indica si el módulo de Facturación y Clientes está en ejecución (Escritorio, pantalla del documento y relación de documentos).
Obras: Indica si el módulo de Control de Obras está en ejecución (Escritorio, pantalla del documento y relación de documentos).
Notas del cliente: Indica si el cliente tiene o no notas adicionales (ficha del cliente).
Fig 1.- Indicadores de información
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ACERCA DE LA INSTALACION
En este capítulo se describen las normas a tener en cuenta para una correcta instalación del programa en los equipos. Pasos a seguir en la instalación de los programas: 1.- Introducir el CD ROM en la unidad correspondiente; automáticamente se ejecutará el programa de instalación. Si no fuese así, a través del explorador de archivos de Windows ejecutar el fichero “INDICE.EXE” desde el CD ROM.
2.- Siga los pasos que le vaya marcando el programa de instalación. Pasos a seguir después de la instalación:
Una vez acabada la instalación de todos los módulos adquiridos, debe ejecutar el enlace “Registro del programa”, para instalar la licencia de uso del programa en el equipo. La instalación del programa crea un acceso directo al Escritorio de ILO Int. Otras características:
El programa por defecto esta configurado para trabajar en una red área local de hasta 5 puestos. Si se necesitara una cantidad mayor de puestos de trabajo, será necesario comprar licencias de red.
Para trabajar en red de área local, se debe seguir los siguientes pasos:
1.- Crear un acceso directo al escritorio de ILO Int que estará instalado en el servidor.
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2.- Ejecutar el enlace “Registro del programa”, para
instalar la licencia de uso del programa en el equipo. Estos dos pasos de deben ejecutar tantas veces como equipos haya en la red par trabajar con el programa. NOTAS:
• Instalar todos los programas en la misma carpeta, n unca en carpetas diferentes.
• Cada programa de instalación, lleva definida una ca rpeta
donde se descargará aunque se puede modificar, se recomienda no hacerlo, ya que la configuración inic ial lleva definida esa carpeta (c:\winfac_int).
• Durante el proceso de instalación, pueden aparecer
mensajes en los que se indica que se está tratando de sustituir un fichero que está en uso por el sistema ; la respuesta a este mensaje, es “ OMITIR”.
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ACERCA DE LAS COPIAS DE SEGURIDAD DE LOS DATOS
La copia de seguridad es un proceso por el cual copiamos los datos generados con el programa en un dispositivo diferente al original (CD ROM, unidades de backup, etc.). Este proceso nos permite restaurar los datos en caso extremo de perdida en el programa.
Este proceso se debe realizar con relativo frecuencia (diario o semanal) dependiendo de la cantidad de datos que se generen de forma habitual.
ILO Int no dispone de una opción especifica para realizar las copias de seguridad. La forma de hacer este proceso es a través de cualquiera de los programas estándar que existen en el mercado para grabar CD ROM o cualquier otro medio estándar de copias de seguridad, y lo que se debe copiar es la carpeta completa donde se haya instalado el programa; de esta forma se tiene una copia completa (programa incluido) para restaurar en cualquier momento.
No obstante para restaurar parcialmente los datos de una copia de seguridad, se recomienda ponerse en contacto con el Servicio Técnico de LANDA Soft para recibir soporte acerca de esta operación.
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ACERCA DEL ENVIO DE INFORMACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO
ILO Int dispone de una opción para enviar cualquier relación o documento por correo electrónico; para ello dispone de un módulo independiente que realiza esta tarea; para que esta opción funcione correctamente se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:
• Instalar el programa de correo correctamente: El programa viene integrado con cualquiera de los tres módulos principales de WinFac Int y se instala al instalar cualquiera de estos módulos.
• Configurar el programa: Una vez instalado, se debe configurar correctamente con los datos del correo electrónico desde el cual se harán los envíos. Esta configuración se pedirá la primera vez que se acceda al envío de datos.
Aclaraciones sobre el envío de relaciones:
El envío de relaciones (facturas, presupuestos, clientes, proveedores, etc.) se hace a través de un fichero en formato Excel y se genera y adjunta automáticamente cuado se llama a esta opción.
Aclaraciones sobre el envío de documentos:
Los documentos se envían en formato PDF (Acrobat Reader); debido a que ILO Int no dispone de mecanismos para la conversión a este formato, este proceso se debe hacer con cualquiera de los programas freeware (de uso libre y gratuito) que hay en el mercado para esta operación.
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Las pruebas realizadas Por LANDA Soft, han sido con el programa PDFCreator, programa que permite una configuración bastante aceptable, aunque existen otros programas que pueden ser útiles. La normas a tener en cuenta para el envío de documentos son las siguientes:
• El archivo resultante (PDF) debe tener un nombre y una ubicación fija; el nombre debe ser “DOCUMENTO.PDF” y la ubicación debe ser la carpeta que figure en el campo “Carpeta de destino para los documentos a enviar” de la configuración del programa de correo. Estas propiedades se deben configurar en la configuración del programa que crea el archivo PDF.
• Si se trabaja con papel de imprenta (con logotipo impreso), se debe incluir el logotipo en el formato de impresión del programa; para ello basta seguir los pasos marcados en la opción “Configuración del documento” del módulo de facturación WinFac.
Otras aclaraciones de carácter técnico:
• Debido a la gran variedad de servidores y configuraciones que se pueden dar, pudiera ocurrir que la configuración estándar del programa no funcionara correctamente en el envío, aunque las pruebas realizadas por nuestro Servicio Técnico, han funcionado correctamente en la mayoría de los servidores.
• Debido a la complejidad técnica que puede suponer para algunos usuarios la puesta en marcha de esta opción, el Servicio Técnico de LANDA Soft ofrecerá soporte gratuito a todos aquellos que lo soliciten.
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INFORMACIÓN Y SOPORTE TÉCNICO ACERCA DE WinFac Int
Dentro de nuestra página web podrá encontrar una completa información acerca de nosotros, nuestros productos y servicios que ofrecemos al instalador; también podrá encontrar una sección completamente dedicada a “Trucos y consejos” para que pueda sacarle mas rendimiento al programa. Para poder acceder a esta sección, debe ser usuario registrado, cosa que puede hacer desde nuestra web o bien solicitarlo a través del correo electrónico. Direcciones de interés:
• Mail: [email protected]
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