mòdul de lliurament de documentació - consorci aoc · 1 introducció aquest manual d’usuari...
TRANSCRIPT
Mòdul de lliurament de documentació Manual de l’usuari
Novembre 2018
Contingut
1 Introducció ............................................................................................................................ 3
2 Sol·licitud de l’accés a l’aplicació ........................................................................................... 3
3 Accés a l’aplicació .................................................................................................................. 4
4 Rols disponibles ..................................................................................................................... 5
5 Descripció de les funcionalitats de l’aplicació ....................................................................... 6
5.1 Nova tramesa ................................................................................................................ 6
5.2 Afegir arxius a una tramesa ........................................................................................... 8
5.2.1 Recomanacions amb els arxius de mida gran ....................................................... 9
5.3 Arxius d’una tramesa .................................................................................................. 10
5.4 Validar una tramesa .................................................................................................... 11
5.5 Enviar una tramesa ..................................................................................................... 12
5.6 Llista de trameses ........................................................................................................ 13
5.7 Administració d’usuaris i permisos ............................................................................. 15
6 Preguntes freqüents ............................................................................................................ 17
6.1 Sobre l’accés a l’aplicació ............................................................................................ 17
6.2 Sobre el funcionament de l’aplicació .......................................................................... 17
1 Introducció
Aquest manual d’usuari explica com accedir i utilitzar l’aplicació “Mòdul de lliurament de documentació” del Departament de Territori i Sostenibilitat. Es tracta d’una aplicació a disposició d’ens locals i altres entitats que substitueix a l’espai de col·laboració “Alfresco” per realitzar l’enviament de la documentació relacionada amb els tràmits d’Urbanisme i d’Avaluació ambiental. La documentació ha de seguir un estàndard de lliurament que podeu consultar en el següent enllaç del web del Departament de Territori i Sostenibilitat.
http://territori.gencat.cat/ca/06_territori_i_urbanisme/tramitacio_electronica_i_urbanisme/documentacio/
2 Sol·licitud de l’accés a l’aplicació
En cada ens local o entitat hi haurà d’haver com a mínim una persona que actuarà com a administrador de l’aplicació i podrà donar permisos d’accés a l’aplicació a altres persones que hagin de preparar i enviar els lliuraments de documentació. Per això cada ens local o entitat ha d’enviar un correu electrònic a la Bústia TES Territori món local ([email protected]) indicant quina serà la persona que actuarà com administrador de l’aplicació per part de l’ens local o entitat. Cal proporcionar les següents dades: DNI, nom, cognoms i correu electrònic. Des del Departament de Territori i Sostenibilitat es configurarà l’accés a l’aplicació només per a l’administrador que hagueu designat, i s’informarà també per correu a l’administrador quan estigui habilitat l’accés. L’administrador serà el responsable de donar accés a l’aplicació a les persones de l’ens local o entitat que consideri convenient, sense necessitat de sol·licitar-ho ni de comunicar-ho al Departament de Territori i Sostenibilitat. Ho podrà fer des de les eines d’administració disponibles en la mateixa aplicació, tal com s’explica més endavant en l’apartat “Administració d’usuaris i permisos”.
3 Accés a l’aplicació
Podeu utilitzar un d’aquests navegadors: Firefox, Chrome, Edge o Explorer. Obriu el següent enllaç: https://dtes.gencat.cat/trameses En la pantalla d’autenticació d’usuaris, identifiqueu-vos amb un dels següents mecanismes:
o Certificat digital reconegut pel Consorci AOC. o Usuari i contrasenya d’eaCat. o Usuari i contrasenya de GICAR.
A continuació podreu seleccionar el vostre ens local o entitat.
Si l’aplicació us mostra un missatge indicant que no teniu els permisos necessaris per accedir a l’aplicació, us haureu de posar en contacte amb l’administrador del vostre ens local o entitat perquè us proporcioni l’accés.
Si esteu utilitzant les credencials d’eaCat i no podeu accedir a l’aplicació i tampoc ala plataforma d’eaCat , us podeu posar en contacte amb el CAOC (https://www.aoc.cat/contacte/)
4 Rols disponibles
Un cop dins de l’aplicació, les opcions que tindreu disponibles dependran del rol que
us hagi assignat l’administrador del vostre ens local o entitat.
Els rols disponibles són els següents:
• Consulta: només pot consultar les trameses de documentació.
• Edició: també pot preparar noves trameses i modificar les trameses ja existents, però no enviar-les.
• Enviament: també pot enviar les trameses. És a dir ho pot fer tot, excepte donar permisos a altres usuaris.
• Administrador: ho pot fer tot, incloent donar permisos a altres usuaris.
Si necessiteu un rol diferent del que us han assignat, poseu-vos en contacte amb l’administrador del vostre ens local o entitat.
5 Descripció de les funcionalitats de l’aplicació
5.1 Nova tramesa
Podeu utilitzar aquesta opció del menú per crear una nova tramesa de documentació i fer el lliurament de la tramesa al Departament de Territori i Sostenibilitat.
Observació: Es pot utilitzar una tramesa per lliurar documentació administrativa o bé
documentació tècnica. Si heu de lliurar documentació dels dos tipus, hauríeu de
crear i enviar dues trameses diferents.
En el camp de la descripció heu de posar un text que ajudi a identificar el projecte pel qual voleu realitzar la tramesa de la documentació. Heu de seleccionar el tràmit d’eaCat pel que voleu realitzar la tramesa. Per facilitar la selecció del tràmit, podeu seleccionar primer una categoria de tràmit entre les existents:
I després podeu seleccionar el tràmit dins dels tràmits existents per la categoria seleccionada prèviament. Per exemple:
És obligatori especificar si la tramesa conté documentació administrativa o documentació tècnica. Si pel vostre projecte heu de lliurar documentació dels dos tipus, hauríeu de crear i enviar dues trameses separades. Opcionalment, si es tracta d'un procediment ja iniciat i coneixeu l'identificador o referència de l'expedient en el vostre sistema o en el tramitador d'expedients d'urbanisme o d'avaluació ambiental, podeu introduir-ho en algun dels camps següents.
Per crear la tramesa, podeu clicar en el botó [Crear]. Es mostrarà un missatge d’informació, que també inclou l’identificador intern que s’ha assignat a la vostra tramesa.
Quan tanqueu aquest missatge, es mostrarà una pantalla amb les dades de la tramesa, que inicialment no contindrà cap arxiu.
5.2 Afegir arxius a una tramesa
Podeu clicar sobre el botó [Afegir arxiu] per afegir un nou arxiu a la tramesa. Es mostrarà un diàleg en el que podreu seleccionar l’arxiu del vostre ordinador o carpeta de xarxa que vulgueu afegir a la tramesa.
Un cop seleccionat un arxiu, podreu editar la descripció de l’arxiu, que per defecte serà el nom de l’arxiu que hagueu seleccionat.
Cliqueu en el botó [Acceptar] per afegir l’arxiu a la tramesa. Aquesta acció pot trigar diversos minuts, en funció de la mida de l’arxiu i de la vostra connexió a internet.
Un cop afegit l’arxiu, es mostrarà un missatge de confirmació:
Quan tanqueu el missatge, veureu els arxius que ja heu afegit a la tramesa.
5.2.1 Recomanacions amb els arxius de mida gran
L’aplicació no defineix cap límit en la mida dels arxius, però el temps que necessiteu per afegir un arxiu a la tramesa dependrà de la mida de l’arxiu i de la vostra connexió a internet.
Mentre s’estigui afegint l’arxiu, veureu un missatge que informa que s’està executant l’acció.
Si utilitzeu Chrome com a navegador, en la barra d’estat en la part inferior de la
pantalla podreu veure com va pujant el % ja realitzat i podreu calcular quan temps
necessitareu per acabar d’afegir l’arxiu.
Quan s’acabi d’afegir, veureu un missatge per confirmar que ja s’ha afegit.
Si teniu problemes per afegir un arxiu de mida gran, podeu provar de fraccionar-lo en arxius més petits.
L’aplicació funciona sobre els principals navegadors (Firefox, Chrome, Edge, Explorer), però si teniu dificultats per afegir els arxius en el vostre navegador habitual, podeu provar amb un altre navegador. En general, el Chrome és més estable quan es produeixen petits microtalls en la connexió.
Com a cas particular, en determinades versions de l’Explorer i amb arxius de mida gran pot passar que un cop afegit l’arxiu a la tramesa no s’arribi a mostrar el missatge de confirmació, però que després veieu que s’ha afegit correctament si torneu a entrar en la tramesa per veure els seus arxius.
També podeu provar d’afegir arxius grans en un moment en que hi hagi poca activitat en la vostra xarxa i per tant la velocitat en la transmissió de dades sigui més alta.
5.3 Arxius d’una tramesa
Un cop creada una tramesa, o quan entreu a revisar una tramesa existent, veureu els arxius que formen la tramesa i podreu afegir o eliminar arxius.
Per cada arxiu de la tramesa, disposeu de les següents accions:
per obrir o descarregar l’arxiu. per editar la descripció de l’arxiu. per eliminar l’arxiu de la tramesa.
Podeu utilitzar el botó [Afegir arxiu] per afegir un nou arxiu a la tramesa. També teniu les opcions de validar la tramesa, o bé d’enviar la tramesa en el cas de que ja l’hagueu validat prèviament. Aquestes opcions s’expliquen més detalladament en un altre apartat. Observacions:
• Un cop enviada una tramesa ja no es pot modificar. Si necessiteu modificar-la o afegir nous arxius, us podeu posar en contacte amb la unitat corresponent del Departament de Territori i Sostenibilitat per acordar la manera de procedir, que en alguns casos serà crear una segona tramesa des de l’aplicació, o bé realitzar una tramesa genèrica per eaCat.
• Les opcions que teniu disponibles depenen del rol que us hagi assignat l’administrador del vostre ens local o entitat. Si no teniu disponibles algunes opcions que necessiteu, poseu-vos en contacte amb el vostre administrador.
5.4 Validar una tramesa
Quan tingueu la tramesa preparada amb tots els seus arxius, podeu validar la tramesa amb l’opció [Validar tramesa], per deixar-la a punt per a ser enviada.
També teniu disponible l’acció de validar la tramesa en la pantalla que mostra la llista de trameses.
Quan seleccioneu l’opció de validar la tramesa, es demanarà confirmació.
Si accepteu, es mostrarà un missatge de confirmació.
5.5 Enviar una tramesa
Requeriment previ: Per poder enviar trameses, l’administrador del vostre ens local o entitat us ha d’haver donat els permisos per fer-ho.
Un cop validada una tramesa, la podeu enviar des de la pantalla de “Detall de la tramesa” clicant sobre el botó [Enviar tramesa].
També teniu disponible l’acció d’enviar la tramesa en la llista de trameses.
Quan seleccioneu l’opció d’enviar una tramesa, es demanarà confirmació.
Si confirmeu, es realitzarà l’enviament de manera immediata i sense esperes.
Es mostrarà un missatge de confirmació, que pot incloure un enllaç d’eaCat al que haureu d’accedir per realitzar el lliurament del formulari corresponent al tràmit que heu seleccionat prèviament.
5.6 Llista de trameses
Per veure totes les trameses creades en el vostre ens local o entitat, seleccioneu l’opció “Llista de trameses” del menú.
Opcionalment podeu introduir algun dels criteris de cerca i després cliqueu sobre el botó [Cercar]. Es mostrarà una pantalla amb la llista de trameses i l’estat en que es troba cada tramesa.
Per cada tramesa teniu disponibles les següents accions:
per veure la tramesa i els seus arxius.
per editar la descripció de la tramesa.
per validar la tramesa i deixar-la a punt per a ser enviada.
per enviar una tramesa que ja ha sigut validada prèviament.
per eliminar la tramesa i els seus arxius.
Les accions de validar i enviar una tramesa estan explicades en apartats anteriors
d’aquest manual.
Observacions:
• Un cop enviada una tramesa, ja no podreu modificar-la ni afegir-hi nous arxius.
• Les opcions de validar o enviar la tramesa també estan disponibles des de la pantalla que mostra el detall i arxius d’una tramesa.
• Per poder enviar la tramesa, necessiteu que l’administrador de la vostra entitat us hagi assignat el rol “Enviament” o bé “Administrador”.
• Si teniu el rol “Edició”, podreu modificar i validar la tramesa, però no enviar-la.
5.7 Administració d’usuaris i permisos
Si teniu el rol d’administrador en el vostre ens local o entitat, tindreu disponible l’opció “Administració” en el menú d’opcions.
Per donar permisos a altres persones de l’ens local o entitat, podeu utilitzar l’opció “Gestió d’usuaris” que es troba dins de l’opció “Administració”.
El primer cop entreu en aquesta opció només veureu el vostre usuari, amb el rol d’administrador. Per afegir altres usuaris, podeu clicar en el botó [Afegir usuari] i se us mostrarà la següent pantalla per introduir les dades del nou usuari.
En el camp “Rol”, podeu indicar els permisos que ha de tenir el nou usuari.
Els rols disponibles són els següents:
• Consulta: només pot consultar les trameses de documentació.
• Edició: també pot preparar noves trameses i modificar les trameses ja existents, però no enviar-les.
• Enviament: també pot enviar les trameses. És a dir ho pot fer tot, excepte donar permisos a altres usuaris.
• Administrador: ho pot fer tot, incloent donar permisos a altres usuaris.
Altres opcions disponibles:
per modificar les dades o el rol d’un usuari ja existent.
per eliminar l’usuari.
Observacions:
• Si ho considereu convenient, podeu donar permisos d’administrador a altres usuaris.
• L’aplicació controlarà que sempre quedi com a mínim un usuari administrador. Per tant no us permetrà eliminar el vostre usuari administrador (ni canviar-li el rol) a menys que prèviament hagueu assignat el rol d’administrador a un altre usuari.
6 Preguntes freqüents
A continuació trobareu alguns dels dubtes que us podeu trobar en l’ús de l’aplicació i com actuar en cada cas.
6.1 Sobre l’accés a l’aplicació
1. Quan accedeixo a l’aplicació em surt aquest missatge:
Resposta: Poseu-vos en contacte amb l’administrador del vostre ens local o entitat, per tal que us assigni els permisos per accedir a l’aplicació.
2. No puc accedir a l’aplicació quan introdueixo l’usuari i contrasenya d’eaCat.
Resposta: Comproveu si podeu accedir al portal d’eaCat. Si no podeu accedir, cliqueu en l’enllaç “Problemes per accedir?” del mateix portal d’eaCat o poseu-vos en contacte amb el CAOC com ja feu habitualment.
Recordeu que des del Departament de Territori i Sostenibilitat no gestionem les contrasenyes per accedir a eaCat.
3. En el meu ens local o entitat no s’ha assignat cap administrador de l’aplicació.
Resposta: Consulteu l’apartat “Sol·licitud de l’accés a l’aplicació” d’aquest manual.
6.2 Sobre el funcionament de l’aplicació
4. Tinc problemes per afegir arxius de mida gran a una tramesa.
Resposta: Consulteu l’apartat “Recomanacions amb els arxius de mida gran” d’aquest manual.
5. No tinc disponibles algunes de les opcions que necessito dins de l’aplicació.
Resposta: Poseu-vos en contacte amb l’administrador del vostre ens local o entitat perquè us assigni el rol que necessiteu. Per exemple, si heu de poder enviar les trameses, necessitareu el rol “Enviament”. Si teniu el rol “Edició”, podreu preparar i validar les trameses, però no enviar-les.
6. Necessito modificar o afegir arxius a una tramesa que ja he enviat.
Resposta: Les trameses enviades ja no es poden modificar. Si necessiteu modificar una tramesa ja enviada o afegir-hi nous arxius, poseu-vos en contacte amb la unitat corresponent del Departament de Territori i Sostenibilitat per acordar la millor solució en cada cas, que podria ser fer una segona tramesa des de l’aplicació o bé realitzar una tramesa genèrica per eaCat.
7. Tinc una consulta relacionades amb l’estructura, el contingut o els formats electrònics de la documentació que he de lliurar.
Resposta: Trobareu la informació relacionada amb l’estàndard de lliurament de la documentació si cliqueu sobre l’enllaç Ajuda de l’aplicació, que us permetrà accedir al web del Departament de Territori i Sostenibilitat.
http://territori.gencat.cat/ca/06_territori_i_urbanisme/tramitacio_electronica_i_urbanisme/documentacio/
També podeu clicar sobre l’enllaç Contacte de l’aplicació, per enviar un correu electrònic a la Bústia TES Territori món local:
En el cas de que es tracti d’una consulta relacionada amb la tramitació d’un determinat planejament urbanístic, també teniu disponibles les bústies de les comissions d’urbanisme.
Àmbit Metropolità de Barcelona: [email protected] Barcelona: [email protected] Catalunya Central: [email protected] Girona: [email protected] Lleida: [email protected] Tarragona: [email protected] Terres de l’Ebre: [email protected] Catalunya: [email protected] Alt Pirineu: [email protected]
8. Tinc una consulta o suggeriment sobre el funcionament de l’aplicació.
Resposta: En el cas de que la vostra consulta no quedi resolta en aquest manual, podeu clicar en l’enllaç Contacte per enviar un correu electrònic a la Bústia TES Territori món local:
Us donarem resposta per correu electrònic i la vostra consulta ens ajudarà a anar completant i millorant aquest manual.
Moltes gràcies!