mayerly galindo rodríguez - javeriana
TRANSCRIPT
DISEÑO DEL SERVICIO DE PRÉSTAMO EXTERNO DEL
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO EN LA BIBLIOTECA DEL
TEOLOGADO SAN JUAN DE LA CRUZ
Mayerly Galindo Rodríguez
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN- BIBLIOTECOLOGÍA
BOGOTÁ D.C. JULIO DE 2013
DISEÑO DEL SERVICIO DE PRÉSTAMO EXTERNO DEL
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO EN LA BIBLIOTECA DEL
TEOLOGADO SAN JUAN DE LA CRUZ
Mayerly Galindo Rodríguez
Trabajo presentado como requisito para optar al título de
profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecólogo
Director:
Carolina Rozo Higuera
Profesional en Ciencia de la Información - Bibliotecóloga
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN- BIBLIOTECOLOGÍA
BOGOTÁ D.C. JULIO DE 2013
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 1
1. ANTECEDENTES Y PROBLEMA ..................................................................................... 2
1.1. Planteamiento del problema ....................................................................................... 4
1.2. Justificación ................................................................................................................ 5
1.3. Objetivo general ......................................................................................................... 6
1.4. Objetivos específicos ................................................................................................ 7
2. METODOLOGÍA Y FASES DE LA INVESTIGACIÓN ...................................................... 7
2.1. Método de investigación ............................................................................................. 7
2.2. Fases para el desarrollo ............................................................................................. 8
3. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................... 9
3.1. Biblioteca especializada: un análisis para la constitución de
Bibliotecas de comunidades religiosas .................................................................... 9
3.2. Bibliotecas de comunidades religiosas ..................................................................... 13
3.3. Usuarios y perfiles en una biblioteca de comunidad religiosa ................................... 17
3.4. Estudio de usuarios: un aporte para definir perfiles de usuarios
en bibliotecas de comunidades religiosas ........................................................ 19
3.5. Servicios de biblioteca: un aporte para bibliotecas
de comunidades religiosas ................................................................................... 24
3.5.1. Préstamo externo de material bibliográfico: un beneficio para
las bibliotecas de comunidades religiosas ............................................................ 26
3.5.2. Estudio de caso préstamo de material a usuarios ................................ 28
3.6. Diseño de servicios: un aporte al diseño del servicio para una
biblioteca de comunidad religiosa .......................................................................... 29
3.7. Diseño de políticas del servicio de préstamo de libros
en bibliotecas de comunidades religiosas ............................................................... 34
4. MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................... 37
4.1. Historia .................................................................................................................... 37
4.2. Objetivo ................................................................................................................... 38
4.3. Misión ...................................................................................................................... 38
4.4. Los Carmelitas Descalzos en Bogotá ....................................................................... 38
4.5. Casa de formación San Juan de la Cruz ................................................................. 39
5. DISEÑO DEL SERVICIO DE PRÉSTAMO EXTERNO DE MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO ............................................................................................................... 40
5.1. Introducción ............................................................................................................. 40
5.2. Fases y actividades del servicio de préstamo .......................................................... 41
5.3. Herramientas de recolección de información ............................................................ 42
5.3.1. Diseño de Cuestionario .................................................................................. 42
5.3.2. Entrevista ....................................................................................................... 43
5.4. Documentación de la política ................................................................................... 43
5.5. Configuración de base de datos PMB ...................................................................... 44
5.5.1. Establecimiento de códigos ............................................................................ 44
5.5.2. Creación de usuarios .................................................................................... 45
5.5.3. Creación de nuevo usuario ............................................................................. 45
5.5.4. Campos para la creación de cada usuario ...................................................... 47
5.5.5. Determinación de tiempos de préstamo ......................................................... 48
5.6. Prueba piloto ........................................................................................................... 49
5.7. Análisis y resultados de datos ................................................................................. 58
6. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 59
7. RECOMENDACIONES ................................................................................................... 60
8. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 61
9. ANEXOS ......................................................................................................................... 66
Anexo 1: Fotos antecedentes del estado de la Biblioteca antes de la
Práctica, segundo semestre de 2012 ............................................................... 68
Anexo 2: Fotos que muestran algunos resultados visibles de la
práctica profesional (noviembre de 2012) ........................................................ 68
Anexo 3: Cronograma del desarrollo de actividades y procedimientos
del servicio de préstamo ................................................................................. 82
Anexo 4: cuestionario: estudio de usuarios para definir perfiles en la Biblioteca “San
Juan de la Cruz” de la Orden religiosa de los Carmelitas ............................................... 83
Anexo 5: Entrevista al P. Jorge Zurek, O.C.D., para definir las políticas
para el servicio de préstamo en la Biblioteca San Juan de la Cruz .................. 88
Anexo 6: Estudio de usuarios en archivos municipales:
aproximación teórica y práctica ....................................................................... 92
Anexo 7: Políticas del servicio de préstamo externo del material bibliográfico
De la Biblioteca “San Juan de la Cruz” de la Comunidad de los
Carmelitas Descalzos .................................................................................... 96
LISTA DE GRAFICOS
Gráfico 1. Contenidos de los documentos de la colección de la biblioteca del
Teologado San Juan de la cruz. ............................................................................... 16
Gráfico 2. Interacción Biblioteca especializada– Información especializada –
usuarios específicos. ................................................................................................... 18
Grafico 3. Fases para del proceso para diseñar el servicio de préstamo
externo de material bibliográfico de la biblioteca San Juan de la Cruz, de la
comunidad religiosa Carmelitas Descalzos. ............................................................. 33
Grafico 4. Tipo de consulta por días de la semana .................................................. 94
Grafico 5. Tipo de consulta/préstamo. Promedio de resultados ............................. 95
LISTA DE IMÁGENES
Imagen 1. Fases de la metodóloga de encuesta y preguntas del cuestionario. . 22
Imagen 2. Que es el diseño? ................................................................................... 30
Imagen 3. Fases de un proceso de desarrollo de nuevo servicio. ...................... 31
Imagen 4. Código establecido del libro para el préstamo. ..................................... 44
Imagen 5. Creación de usuario nuevo ..................................................................... 45
Imagen 6. Número de identificación de cada usuario. ........................................... 56
Imagen 7. Campos para la creación de cada usuario ............................................. 47
Imagen 8. Usuario ya creado en el software PMB ................................................ 47
Imagen 9. Tiempo establecido para préstamo externo. ........................................ 48
Imagen 10. Devolución de material .......................................................................... 52
Imagen 11. Renovación de material ......................................................................... 53
Imagen 12. Renovación manual ............................................................................. 53
Imagen 13. Reservación de material ......................................................................... 54
Imagen 14. Ingresar datos de los usuarios en el OPAC ......................................... 55
Imagen 15. El usuario debe identificase para realizar la reserva ......................... 55
Imagen 16. Documento reservado por el usuario en el OPAC .............................. 56
Imagen 17. Reservación de documento con éxito ................................................. 56
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Muestra y listado de los usuarios que participaron en la prueba piloto . 49
Tabla 2. Libro de Registros ...................................................................................... 92
Tabla 3. Tipología Documental ................................................................................ 92
Tabla 4. Resultados Días de la Semana ................................................................. 93
Tabla 5. Promedio de resultados ............................................................................ 95
DEDICATORIA
A Dios por darme salud, amor y sabiduría. Él me cuida y siempre está presente en
mi camino. A mi familia porque me ha brindado el apoyo. A mis hermanos Edwin,
Oswaldo y Jhon Jairo quienes me dan fuerzas para culminar más logros, ellos han
sido mi motor de vida, pues me han enseñado valores, como el respeto, el amor,
la honestidad. A mis sobrinitos Kevin y Steven porque son alegría en nuestra
familia.
Al Padre Germán Neira S.J., quien ha sido como un padre para mí y me ha
enseñado que en la vida todo se debe conseguir honradamente. Él es quien ha
hecho posible este gran logro en mi vida. Gracias por enseñarme los valores para
ser cada día mejor persona, por su constante apoyo, tolerancia y por ser una guía
para mí; también ha hecho posible este gran sueño y este logro.
A mis amigos y compañeros y cada uno de los que por circunstancias de la vida,
hoy no están conmigo. A los demás amigos, docentes y colegas que me apoyaron
con sus consejos y confianza, contribuyendo para el logro tan esperado de
convertirme en “profesional”.
AGRADECIMIENTOS
A Dios, por orientarme y darme las fuerzas para lograr las metas y objetivos que
en la vida me propuesto. A mi directora de tesis la profesora y Bibliotecóloga
Carolina Rozo, quien me guió en este arduo proceso, me brindó su apoyo, su
entrega, constate acompañamiento y valiosos conocimientos. A los docentes del
Departamento quienes me formaron en el nivel académico y personal, y me
brindaron las bases necesarias para poder cumplir este objetivo.
A la comunidad religiosa de los Carmelitas Descalzos, especialmente a los
hermanos y padres de la casa del Teologado San Juan de la Cruz. Al Padre
Jorge Zurek, por su dedicación, colaboración e interés durante el desarrollo de
este proyecto.
A mi familia que ha sido siempre un apoyo incondicional en mi vida, y me ha
brindado su apoyo en todo momento.
1
DISEÑO DEL SERVICIO DE PRÉSTAMO EXTERNO DEL
MATERIAL BIBLIOGRÁFICO EN LA BIBLIOTECA DEL
TEOLOGADO SAN JUAN DE LA CRUZ
INTRODUCCIÓN
El propósito de este trabajo es presentar el diseño del servicio de préstamo
externo del material bibliográfico en la biblioteca del Teologado San Juan de la
Cruz de la comunidad de Padres Carmelitas Descalzos. Para lograr dicho objetivo
se realizó un estudio de usuarios de la comunidad religiosa para establecer las
políticas y el reglamento del servicio. A partir de esto, se aplicó una prueba piloto
en un tiempo previamente establecido con el fin de permitir la implementación y
mejoramiento del servicio.
La biblioteca cuenta con una colección especializada en temas religiosos y
teológicos, pero no se ha trabajado en el diseño de servicios de información que
permitan un óptimo acceso al material bibliográfico. Por lo tanto, se hace
necesaria la creación del servicio de préstamo externo y las políticas del mismo.
En ese sentido, los usuarios podrán conocer con qué tipo de material cuentan
para consulta; y también su disponibilidad. Además, la implementación del servicio
permite vincular en un futuro a otras casas de la comunidad Carmelitas Descalzos.
El desarrollo del presente proyecto se enmarca dentro del área de la Ciencia de la
Información, bajo el tema Bibliotecas y Servicios bibliotecarios1 aplicados al diseño
de servicios en bibliotecas especializadas. Este trabajo consta de cinco capítulos:
El primer capítulo está compuesto por los antecedentes de la biblioteca del
1 ZINS, Chaim. Classification schemes of Information Science: Twenty-eight scholars map the field. En:
Journal of the American Society of Information Science and Technology. 2007 vol. 58, no. 5, p. 657.
2
Teologado de la comunidad Carmelitas Descalzos y la problemática de la misma.
El segundo capítulo desglosa el método de investigación y las respectivas fases
que llevan al desarrollo de los objetivos propuestos. El tercer capítulo, está
compuesto por el marco teórico, en el cual se presenta la historia de las
bibliotecas religiosas y del servicio de préstamo externo. Igualmente, se resaltan
los conceptos de diseño de un servicio de información y de préstamo de material
bibliográfico en una Unidad de Información.
El cuarto capítulo corresponde al marco institucional de la Comunidad Religiosa de
los Carmelitas Descalzos, presenta el Teologado San Juan de la Cruz, su misión y
visión.
El quinto capítulo aborda la metodología del diseño del servicio de préstamo; en
este diseño se desarrollan las diversas actividades y fases. En este mismo
capítulo se elabora la aplicación de la Prueba Piloto de implementación del
servicio y su respectivo análisis. Finalmente, se presentan conclusiones y
recomendaciones del trabajo realizado.
1. ANTECEDENTES Y PROBLEMA
La biblioteca de la comunidad religiosa de los Carmelitas tiene una colección de
material bibliográfico especializado en el área de teología, que en el transcurso
del tiempo ha venido creciendo considerablemente. Sin embargo, la biblioteca
aunque posee un sistema de gestión automatizado, no cuenta con los módulos
necesarios para prestar servicios diferentes al de consulta de material.
Debido a estas necesidades, las directivas de la Comunidad tomaron la decisión
de contactar la dirección de la carrera de Ciencia de la Información–
Bibliotecología, con el fin de solicitar el servicio de estudiantes que realizaran la
3
práctica profesional. Dicha práctica se llevó a cabo durante el segundo semestre
de 2012. Gracias a ella se pudieron identificar varios aspectos importantes que se
explicitarán a continuación.
La biblioteca está compuesta por dos colecciones: Colección general y
Hemeroteca. Dicha colección está organizada y catalogada mediante el Sistema
de clasificación Dewey. Este sistema permite organizar las colecciones de las
bibliotecas a partir de áreas temáticas y subdivisiones de las mismas. Dichas
áreas corresponden a una serie establecida de categorías numéricas que las
representan. Sin embargo se constató desorganización en la ubicación del
material y esto implicó realizar un mantenimiento especial de la colección. (Ver
anexo No. 1 fotos antecedentes de la biblioteca).
Uno de los resultados de la práctica profesional fue la instalación del software de
gestión de bibliotecas PMB “software francés de código abierto desarrollado y
actualizado por PMB Services. Está conformado por varios módulos que ayudan al
responsable de la unidad de información en el control de la colección y en la
interacción con sus usuarios”2.
Una de las recomendaciones finales del informe de práctica fue el desarrollo de
servicios teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios y las posibilidades
que brinda este software PMB. Esto da origen a la presente propuesta de trabajo
de grado para llevar a cabo el Diseño del Servicio de Préstamo Externo de
material bibliográfico en la Biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz.
2 PMB Sistema de Gestión para Bibliotecas. [En línea], [Consultado el 15 de octubre de 2012]. Disponible en
internet: http://www.comunidadpmb.org/index.php
4
1.1 Planteamiento del Problema
El acceso a la información en la actualidad es fundamental para la formación y
aprendizaje, en especial para la comunidad de los padres Carmelitas Descalzos
del Teologado San Juan de la Cruz, con su biblioteca especializada en el área de
Teología. Sin embargo, dicha biblioteca no cuenta con un servicio formal
implementado de préstamo y consulta de material bibliográfico. Igualmente, no es
posible el acceso remoto; sólo es posible de manera personalizada y únicamente
para los integrantes de la casa, lo cual restringe mucho el acceso al material.
Por otra parte los registros bibliográficos que tiene la biblioteca se encuentran
ingresados y almacenados en la base de datos en Winisis. Este software fue
adquirido por la Comunidad hace aproximadamente diez (10) años. En ese
entonces, la persona que estaba a cargo de la biblioteca, al retirarse se llevó
consigo las claves que permitían la edición de los registros dejando tan solo la
posibilidad del módulo de consulta.
El software Winisis, es un programa de gestión bibliográfica para administrar
bases de datos ISIS en entorno Windows. Fue desarrollado por la UNESCO y la
primera versión beta apareció en 1996. La última versión oficial es la 1.4 lanzada
en el mes de abril de 2001. Sin embargo, esta base de datos no es compatible
con el sistema operativo de Windows Vista o superiores; por esta razón no es
recomendable si se requiere trabajar con dichos sistemas operativos. Por otra
parte no se han realizado actualizaciones desde esa misma fecha (2001).
Según la entrevista realizada al padre Director del Teologado, Jorge Zurek, se
conoció que en el pasado la comunidad adquirió aproximadamente ocho mil libros
por medio de una donación de otra casa religiosa de la misma Comunidad3. Esta
3 (*) ENTREVISTA con Jorge Antonio Zurek, Padre Director del Teologado San Juan de la Cruz.
Comunidad de los Carmelitas Descalzos. Santafé de Bogotá, 02 de Agosto de 2012.
5
donación permitió el crecimiento de la colección, hecho que hace recomendable la
implementación del servicio de préstamo, para que no solo los usuarios de esta
casa, sino también los hermanos y padres que habitan las demás casas de la
comunidad tengan el acceso al material. Estas nuevas necesidades permiten
desarrollar esta propuesta que responde a la siguiente pregunta:
¿Cómo diseñar el servicio de prestamo externo del material bibliografico de la
biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz pertenenciente a la comunidad
Carmelitas Descalzos, mediante procesos que permitan el desarrollo de una
política a partir de una prueba piloto que asegure la funcionalidad de dicho
servicio?
1.2 Justificación
La importancia de realizar este proyecto radica en satisfacer las necesidades de
información de la Comunidad religiosa de los Carmelitas, a través del diseño del
servicio de préstamo a la comunidad. Esta biblioteca contribuye a la formación
académica de sus miembros mediante su colección bibliográfica, ya que uno de
los aspectos fundamentales del Teologado es fortalecer y apoyar a los
seminaristas en el ámbito académico. En ese sentido, es necesario diseñar el
servicio de consulta en sala y préstamo externo del material que conforma la
Biblioteca, para que los recursos sean aprovechados por un buén número de
miembros de la comunidad de los Carmelitas.
Cabe resaltar la importancia de evitar la pérdida de libros; y también e identificar
las colecciones más consultadas. A demás, es importante diseñar un programa de
desarrollo de las colecciones para facilitar la toma de decisiones cuando se van a
adquirir materiales.
6
El diseño del servicio de consulta y préstamo de esta colección permite apoyar
procesos de formación, más al tratarse de una comunidad de seminaristas que
requieren la permanente consulta de dicho material bibliográfico, así como del
conocimiento de su disponibilidad. En un futuro, este servicio está pensado para
ser prestado a otras casas de formación de la misma Orden Religiosa. Para esto
es necesario que la comunidad brinde la información necesaria para establecer la
política del servicio de préstamo y autorice un tiempo determinado para el
préstamo del material. Para lograr este propósito se utilizará el resultado de la
identificación del perfil creado para cada usuario a partir de la aplicación de un
cuestionario.
El diseño del servicio y su respectiva prueba piloto, permiten consolidar
formalmente las políticas de la biblioteca, para aprovechar el material bibliográfico
y lograr la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios de la
comunidad religiosa.
Finalmente, este trabajo contribuye a tener una mejor información sobre la
disciplina teológica en la cual están especializados los miembros de la comunidad.
1.3 Objetivo General
Diseñar el servicio de prestamo externo del material bibliográfico de la
biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz perteneciente a la comunidad de
los Carmelitas Descalzos.
7
1.4 Objetivos específicos
Realizar un estudio de usuarios de la comunidad de los Carmelitas que permita
definir los diferentes tipos de usuarios a través del levantamiento de sus perfiles.
Establecer las políticas y reglamento del servicio de préstamo del material
bibliográfico que permitan ofrecer un servicio eficiente.
Desarrollar una prueba piloto que permita obtener un futuro diagnóstico con el
cual se pueda mejorar el servicio de préstamo diseñado, para lograr ofrecer un
servicio eficiente.
2. METODOLOGÍA Y FASES DE LA INVESTIGACIÓN
2.1 METODO DE INVESTIGACIÓN
La metodología de investigación desarrollada en el presente trabajo de grado
es de carácter aplicado, ya que el proyecto se caracteriza por la utilización de
los conocimientos que se “adquieren a través del marco teórico, el cual busca
confrontar la teoría con la realidad”4.
En este caso específico, la aplicación radicó en el desarrollo e implementación
de la prueba piloto que permitió evaluar la funcionalidad y eficiencia del
servicio. Igualmente el proyecto hace uso del método descriptivo, dado que
este “busca describir las propiedades, características y los perfiles de
personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno
4TIPO DE INVESTIGACIÓN APLICADA. [En línea], [Consultado el 21 de Enero de 2013]. Disponible en:
http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r88693.PDF
8
que se someta a un análisis, es decir, únicamente pretender medir o recoger
información”5.
Igualmente, la fase de recolección de información implicó el desarrollo de los
cuestionarios y la entrevista para obtener información de la comunidad
religiosa.
2.2 Fases para el desarrollo:
En la implementación del servicio se involucraron cuatro fases, las cuales
permitieron el desarrollo del diseño propuesto. Éstas fueron:
Primera fase: Estudio de usuarios de la Comunidad de los
Carmelitas.
Se aplicó un cuestionario que sirve de herramienta para realizar el estudio de
usuarios. Según Sanz Casado es necesario, “un cuestionario estructurado con
preguntas cerradas y abiertas, de esta manera los usuarios van a ser guiados de
principio a fin”6. El resultado del cuestionario dio a conocer los datos de los
usuarios y sus necesidades de información: el objetivo del mismo fue el poder
definir los perfiles o tipos de usuarios. El tiempo determinado para recoger y
analizar estos datos fue de 4 semanas. (Ver Anexo No. 4 cuestionario)
Segunda fase: creación de políticas y reglamento de préstamo
Se elaboró el documento Políticas para el servicio del préstamo de material
bibliográfico, de acuerdo a los objetivos de la comunidad. De esta manera se
fijaron los criterios necesarios para dar cumplimiento a las necesidades de
información de los usuarios. Esto se complementó con la creación de un
reglamento que permite garantizar un buen servicio, dando cumplimiento a las
5 HERNÁNDEZ SAMPIERI, Roberto. Metodología de la investigación. 5 ed. México Bogotá: McGraw-Hill,
2010. 613 p. ISBN: 6071502918. 6 SANZ CASADO, Elías. Manual de estudios de usuarios, Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruiperez,
1994. 279. p ISBN: 84-86168-93-7.
9
políticas anteriormente creadas. (Ver anexo No. 7 políticas del servicio de
préstamo externo).
Tercera fase: prueba piloto del servicio de préstamo externo
Se realizó una prueba piloto del servicio de préstamo externo del material
bibliográfico de la biblioteca. Esto se llevó a cabo un número determinado de
usuarios, que solicitaron material bibliográfico de la colección por el tiempo
definido para el préstamo. Dicha prueba piloto tuvo una duración de 45 días. Los
resultados fueron posteriormente sistematizados y analizados.
Cuarta fase: análisis y recomendaciones de la prueba piloto
Al finalizar la tercera fase, se realizaron las respectivas recomendaciones,
con las que se avaló la efectividad del servicio a partir de los préstamos y
de las devoluciones del material consultado por los usuarios de la biblioteca
del Teologado.
Las fases anteriormente descritas, se profundizarán en el Anexo No. 3
cronograma de fases y actividades
3. MARCO TEORICO
3.1 Biblioteca especializada, un análisis para la constitución de
las bibliotecas religiosas.
Para la elaboración de este proyecto se debe tener claridad en el significado de
Biblioteca Especializada. Según Young7, quien recurre a la definición propuesta
7 YOUNG, Heartsill. Glosario ALA de Bibliotecología y Ciencias de la Información. 1a ed. Madrid: Ediciones
Díaz de Santos, 1988. 473 p. ISBN: 84-86251-93-1
10
por la American Library Association, una biblioteca especializada es la creada,
conservada y administrada por una institución privada, firma comercial, asociación,
organismo estatal u otro tipo de entidad que busca tener un interés específico por
una colección especializada en un tema, para lograr tener información completa
que satisfaga las necesidades de información de sus miembros o personal y lograr
los objetivos de la organización.
Según la Special Librabries Association8, las bibliotecas especializadas tienen
importancia para el desarrollo del conocimiento, ya que facilitan un apoyo a las
diferentes áreas del saber; esto lo podemos comprobar de acuerdo a los datos
estadísticos generados en la 31ª versión del Directorio de Bibliotecas
Especializadas y Centros de Información.
Esta información respecto a la cantidad de Bibliotecas, incluye a las bibliotecas de
investigación, archivos, bibliotecas especializadas, centros de datos y centros de
información mantenidos por entidades gubernamentales; de igual manera, otro
tipo de instituciones también manejan bibliotecas especializadas, como es el caso
de la industria, los negocios, las instituciones educativas, organizaciones sin fines
de lucro y las agencias noticiosas. Además, se encuentran “otros gremios y
sociedades que también se benefician de colecciones específicas en áreas como
la ciencia y la ingeniería, las ciencias sociales, derecho, la religión, medicina, las
humanidades y las artes”9.
Dentro de los tipos de bibliotecas, se encuentra que las especializadas son de las
categorías que más recientemente se han creado, debido a que su aparición está
ligada al considerable aumento de información que se ha generado,
especialmente desde finales del siglo XX con el aumento de las revistas científicas
8 SPECIAL LIBRABRIES ASSOCIATION. SLA. General Industry FAQs. [En línea]. [Consultado 16 de febrero
de 2013]. Disponible en: http://www.sla.org/content/membership/Genfaq.cfm 9 Ibíd., p. 13
11
y la invención del transistor. Ante esta situación, se hizo necesario encontrar una
forma eficiente para almacenar y gestionar información. Estas bibliotecas
contienen únicamente información específica de un tema, lo que les permite limitar
sus colecciones de acuerdo a la especificidad o áreas de interés.
Por lo anterior, es importante mencionar el nacimiento y evolución de estas
unidades de información. Luego de la revisión de los aportes de algunos autores,
se puede afirmar que fue a comienzos del siglo XX cuando en Norte América se
inicia un proceso que buscó reconocer la creación y existencia de las bibliotecas
especializadas. Según El Directorio de Centros de Documentación y Bibliotecas
Especializadas10, la Asociación de Bibliotecas Especializadas (Special Libraries
Association), cuyo objetivo es el de apoyar y fortalecer el estudio sobre este nuevo
tipo de bibliotecas. Su creación, fue divulgada en todo el mundo e inspiró la
creación de más asociaciones similares en Francia (Adbs-Asociation des
Documentalistes et Bibliothecaires Specialises) y en Inglaterra (Aslib-Association
of Special Librarianship).
Dentro de las nuevas asociaciones creadas la denominación de este tipo de
bibliotecas en Inglaterra es el de “especiales”, para referirse al término que en
Colombia se conoce como “especializadas”: Según la autora Allo11, quien recurre
al término “especiales”, éste es utilizado para referirse a bibliotecas que se
caracterizan por manejar colecciones que incluso en algunos casos no reflejan los
temas de interés de la institución. Un ejemplo de ello, es el caso de bibliotecas
para ciegos ubicadas en Hospitales, las cuales no necesariamente abordan temas
biomédicos, sino las necesidades de sus pacientes. De igual manera existen
centros de documentación que sí reflejan a partir de sus colecciones las áreas de
interés de la institución a la que pertenecen.
10
DIRECTORIO DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Y BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS. Madrid:
Dirección General de Investigación Científica y Técnica. Ministerio de Educación y Ciencia, 1987. 11 ALLO, MANERO. María Adelaida. Et al. Manual de biblioteconomía. Madrid: Editorial Síntesis, 1996. p.
250. ISBN: 9788477383635.
12
Según el aporte que hace el autor Litton, Gaston12, la biblioteca especializada es
reconocida formalmente ya entrado el corriente siglo, por medio de un grupo de
bibliotecarios norteamericanos que discuten problemas y aspectos comunes de
sus trabajos: entonces, adoptan el término Biblioteca Especializada.
Desde entonces se han aumentado las instituciones que merecen ese nombre y
que se diferencian de las bibliotecas escolares, universitarias y públicas, las
cuales atienden las necesidades de diferentes tipos de usuarios, siendo
consultadas para realizar sus tareas, trabajos e investigaciones de carácter más
general. Es importante resaltar que la biblioteca del Teologado San Juan de la
Cruz merece el calificativo de “biblioteca especializada”, porque contiene una
colección especializada en el área de teología y atiende a unos usuarios
específicos.
Algunas características que hace que se distingan de otras bibliotecas
Las bibliotecas especializadas, según Litton, Gaston13, se encuentran ubicadas
en lugares específicos, es decir en bancos, compañías, editoriales, museos,
hospitales, entidades de beneficencia, compañías petroleras e instituciones
profesionales; las cuales tienen por función conservar materiales bibliográficos
sobre temas específicos y ofrecer un servicio especializado de información..
Otras características notables son:
Se diferencian por limitarse a un solo asunto.
Los usuarios que las visitan, poseen una formación especializada y unos
requerimientos de información también especializados.
12
LITTON, GASTON. La biblioteca especializada. Centro Regional de Ayuda Técnica, 1974, P. 208 13 Ibíd. pág. 22.
13
Son pequeñas en cuanto a la cantidad de volúmenes que poseen; y en
cuanto a espacio y su personal.
La administración de la información y su funcionalidad dependen de la
misión y visión de la institución.
La tipología y tratamiento de sus documentos.
El alto grado de automatización de todos sus servicios, que facilitan
notablemente el acceso y la recuperación de la información.
Algunas bibliotecas que comparten estas características son las bibliotecas de
sociedades doctas y profesionales, de reparticiones oficiales y de entidades que
se ocupan principalmente de proyectos de investigación. Estas bibliotecas
atienden las necesidades de los usuarios de la entidad a la que pertenecen. El
autor Litton Gaston14, dice que una biblioteca especializada depende de una
institución, lo que facilita que los servicios también sean adaptados y deben estar
acorde con las necesidades de información de los usuarios. Estas son específicas,
es decir, el usuario de una biblioteca especializada tiene características que lo
distinguen de otro tipo de usuarios que consultan otras bibliotecas
3.2 Bibliotecas de comunidades religiosas
Es importante destacar la historia de las bibliotecas religiosas. Según Escolar15,
las bibliotecas cristianas fueron unas de las primeras que existieron en el Imperio
Romano antes de comenzar la edad media a principios del siglo IV. Para ese
entonces el imperio romano sufrió un cambio radical afectando las formas
culturales y en general al libro, es decir a las bibliotecas en particular. Todo
empezó con el llamado edicto de Milán, disposición de Constantino y Licinio en la
14 Ibíd. pág. 23. 15 ESCOLAR SOBRINO, Hipólito. Historia de las bibliotecas. 2 ed. Madrid: Fundación German Sánchez
Rupérez, 1987. P. 103-107. 97- 99. ISBN:8486168120
14
que devolvían a los cristianos los bienes que les habían sido incautados y se
declaraba la libertad de cultos.
A partir de ese momento los libros y las bibliotecas recibieron protección oficial y
pudieron abrirse al público a la luz del día. Esto no quiere decir que las
comunidades cristianas sintieran esta necesidad hasta ese momento, pues antes
de este acontecimiento las bibliotecas eran útiles brindaban libros que usaban en
sus ceremonias religiosas. Estas colecciones fueron creciendo permitiendo la
aparición de una nueva tipología documental denominada Códice. Este texto
compuesto por hojas de pergamino reposaba en las bibliotecas de las
comunidades cristianas. Dicha biblioteca estaba conformada por armarios donde
ubicaban los libros en las paredes y en los muros.
Constantino creó una gran biblioteca con temáticas de carácter latino y griego.
Experimentó un rápido crecimiento pero luego fue consumida por el fuego; luego
fue restaurada. Contenía aproximadamente 100.000 volúmenes. Igualmente, las
bibliotecas religiosas se dedicaban a brindar textos para la enseñanza cuyas
temáticas eran especialmente: literatura, ciencia y filosofía.
Otra de las obras que ofrece información sobre las bibliotecas religiosas es la
titulada Las bibliotecas Jesuíticas en la Venezuela colonial, que introduce a la
historia de las bibliotecas de las comunidades religiosas, especialmente de la
comunidad de los jesuitas. Según Rey Fajardo16, en la época de la expulsión de
los Jesuitas en 1767 por el rey Carlos III, fue creada una de sus primeras
bibliotecas ubicada en el colegio San Francisco Javier, en Mérida Venezuela.
Esta como muchas otras vivió grandes cambios a raíz de las expulsiones que
sufrió la comunidad. Esto también implicaba grandes pérdidas de obras como por
ejemplo: la ausencia del repositorio humanístico del colegio. Debido a que los
16
REY FAJARDO, José del S.J. Las bibliotecas jesuíticas en la Venezuela colonial. Academia Nacional de la
Historia, V. 2. 1999. P. 144 – 176. ISBN:9802229261
15
padres dictaban diferentes clases, estos reunían libros raros y curiosos en sus
bibliotecas personales. Es importante mencionar que dentro de las colecciones de
estas bibliotecas se encontraban representadas las áreas de las humanidades,
lenguas, teología, filosofía, gramática, latín, matemáticas y derecho canónico.
Como ejemplo de ello se puede mencionar uno de los libros ampliamente
conocido y enseñado por los jesuitas en los colegios franceses y que se titula La
gramática griega de Clenard. Es importante mencionar algunos títulos de los libros
más representativos de la época en las bibliotecas jesuitas, tales como: Wouters,
Tabulae totius dialecticae, Pedagogía jesuítica, The saurus weborum ac Phrasium
ad orationem ex hispana latinam efficiendam, Thesaurus verborum, Historia
Alexandri Magni, Suetononi Tranquilli de vita duodecim Caesarum libri VIII.
Finalmente, es importante dar a conocer otros documentos que hacen parte de las
bibliotecas de las comunidades religiosas actuales. En el caso del Teologado de
la orden de los Carmelitas Descalzos se pueden encontrar textos sagrados como
el Antiguo Testamento, encíclicas, textos de la historia de la vida religiosa y
testamentos comentados por reconocidos teólogos.
Colecciones de una biblioteca especializada y de una comunidad
religiosa
Una biblioteca especializada se define por tener colecciones formadas por obras
exclusivas y específicas sobre un tema o temas afines. Todas ellas adquieren
material sumamente especializado y actualizado, que contribuye a la investigación
y contiene el material que registran los estudios en un determinado campo.
Estas bibliotecas, también contienen una colección de hemeroteca. En dicha
colección podemos hallar diccionarios, boletines, separatas, revistas, obras de
referencia, entre otras. Gran parte de dicha literatura es inédita y de carácter
16
confidencial y por consiguiente solo está disponible para los usuarios de la
comunidad.
Es importante mencionar las colecciones que contienen algunas de las bibliotecas
religiosas; dichas colecciones congregan documentos bíblicos, textos sagrados,
libros incunables, diccionarios y enciclopedias. Todo esto con el fin de documentar
y conservar la historia de la Iglesia, permitiendo que los especialistas en el área
religiosa se documenten y se orienten con dicha información albergada en sus
colecciones religiosas.
Es relevante referirse especialmente a la colección de la biblioteca del Teologado
San Juan de la Cruz, de la comunidad religiosa de los Carmelitas Descalzos. Esta
colección se caracteriza por abordar principalmente el área de religión y
subdivisiones como Cristología y Teología, que son las más destacadas y
finalmente cada una contiene documentos específicos como lo muestra el
siguiente gráfico:
Gráfico 1. Contenidos de los documentos de la colección de la biblioteca del
Teologado San Juan de la cruz.
Fuente: Creación propia.
17
3.3 Usuarios y perfiles en una biblioteca de una comunidad religiosa
Teniendo en cuenta algunos comportamientos de usuarios que consultan estas
bibliotecas se ha encontrado que “el público casi nunca consulta una biblioteca
especializada; por lo general quienes acuden a ella son miembros o empleados
de la entidad que auspician y sostienen las respectivas colecciones, bajo cuyo
amparo y protección funcionan dichas bibliotecas”17.
Una de las definiciones encontradas sobre los usuarios de las bibliotecas incluye
autores como Strable18, quién menciona que son aquellas personas que por sus
aptitudes merecen el calificativo de clientela especializada. Algunos perfiles de
estos usuarios involucran sus ramas del saber. Entre ellos están los médicos,
abogados, ingenieros, economistas, psicólogos entre otros.
Los usuarios que consultan una biblioteca especializada presentan necesidades
específicas de información, son usuarios que saben con claridad lo que quieren y
lo que necesitan. De igual manera dichos usuarios también están dispuestos a
encontrar información nueva que le sea sugerida por la persona que atiende la
biblioteca. Esta información debe ser de su interés y acorde al tema que está
investigando. Los procesos de búsqueda permiten que exista una interacción entre
el usuario y la biblioteca, lo cual aporta conocimiento a las dos partes.
17
Ibíd. Pág. 34. 18
STRABLE, Edward G. Special libraries: a guide for management. New York: Special Libraries Association, 1966. P. 62.
18
Gráfico 2. Interacción Biblioteca especializada– Información especializada –
usuarios específicos.
Fuente: Creación propia
Cuando un usuario consulta una biblioteca especializada es exigente en los
resultados de búsqueda de información, pues le urge encontrar soluciones rápidas
que se ajusten a sus necesidades; siempre requiere encontrar documentos que
contengan novedades en su área de interés.
Sin embargo, no hay que olvidar que “las bibliotecas especializadas deben
analizar su población objeto, para tener un conocimiento concreto y real sobre las
necesidades de información que estos requieren. De esta manera se logra diseñar
Biblioteca Religiosa
Información
Especializada Usuarios
especificos
Biblias
Superior
Padres
Sacerdote
s
Hermano
s
Nuevo y
antiguo
testamento
Encíclica
s
19
y adecuar servicios para una comunidad específica”19. Si ello se consigue, los
usuarios siempre estarán dispuestos a recibir las sugerencias que les son
ofrecidas.
Por otro lado, según Latorre Zacarés20, la biblioteca especializada debe crear
mecanismos que logren ofrecer la información de una manera eficaz y oportuna;
para esto la biblioteca recurre a herramientas informáticas y tecnológicas que
logran un manejo adecuado de la información en grandes volúmenes por medio de
la automatización; y también por medio de la ayuda de los conocimientos del
profesional en Ciencia de la Información, como es el análisis documental.
Es importante resaltar que los usuarios que consultan las bibliotecas religiosas
pertenecen a comunidades o compañías religiosas específicas. Para el caso del
Teologado, sus intereses y necesidades de información son igualmente puntuales
y requieren apoyo en la obtención de información que fortalezca su aprendizaje y
formación académica.
3.4 Estudio de usuarios: un aporte para definir perfiles de usuarios
en bibliotecas de comunidades religiosas.
Según Sanz Casado, los estudios de usuarios son el “conjunto de estudios que
tratan de analizar cualitativa y cuantitativamente los hábitos de información de los
usuarios, mediante la aplicación de distintos métodos, como el matemático y el
19
GRAU GUADIX, R.M. El Usuario en las Bibliotecas Especializadas. En: Seminario Sobre Cooperación e
Informatización Bibliotecario. Madrid: Ministerio de Cultura. 1991. P 61- 63. 20 LATORRE ZACARÉS. Ignacio. SANCHIS PÉREZ, Elisa. La atención a usuarias y usuarios en bibliotecas
especializadas. [En línea]. En: FESABID 98 VI Jornadas Españolas de Documentación. [Consultado el 17 de Febrero de 2013]. Disponible en internet: http://www.ciepi.org/fesabid98/Comunicaciones/i_latorre.htm.
20
estadístico, de acuerdo a su consumo de información” 21. Los conceptos más
importantes para un estudio de usuarios son:
Información
Conocimiento
Necesidad de información
Deseo de información
Demanda de información.
Según Sanz Casado22, el estudio de usuarios tiene como objetivo dos grandes
grupos: los usuarios potenciales que son aquellos que necesitan información para
el desarrollo de sus actividades, pero no son conscientes de ello, y por lo tanto no
expresan sus necesidades; por otro lado, los usuarios reales son aquellos que no
solamente son conscientes de, que necesitan la información sino que la usan
continuamente.
Las herramientas para el estudio de usuarios son muy complejas de elegir y de
construir, ya que es necesario elaborar una encuesta o entrevista que permita
conocer los usuarios, su grado de satisfacción respecto a la infraestructura,
servicios, recursos, instalaciones, atención, etc.
Para compilar la información comúnmente se utiliza un cuestionario en el que se
incluyen preguntas orientadas a encontrar respuestas a los objetivos propuestos.
Con los resultados encontrados se puede realizar un análisis de la muestra
probabilística de un tipo de usuarios.
21
RUBIO HERNÁNDEZ, Alfonso. Estudios de usuarios en archivos municipales una aproximación teórica y
práctica, Cali: Programa Editorial Universidad del Valle, 2006. 106 p. ISBN: 9586704874 22
SANZ CASADO.Elias Estudio de usuarios: conceptos básicos. En: Manual de estudios de usuarios, Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruiperez, 1994. 279 p. ISBN: 84-86168-93-7
21
Según Monfasani 23, en el análisis de resultados para el estudio de usuarios es
necesario conocer qué tipos de servicios se utilizan, la frecuencia con la que
visitan la biblioteca, y las consultas realizadas al material bibliográfico existente. El
instrumento utilizado para dicho estudio es el cuestionario, ya que a partir de los
resultados que este arroje se podrá conocer los aspectos que hay que tener en
cuenta para proponer y mejorar los servicios en una biblioteca.
La información que se pretende conocer por medio del estudio involucra el uso y
eficiencia de los servicios, el manejo por parte del usuario de las fuentes
impresas, las dificultades que encuentra cuando consulta los recursos electrónicos
y en línea; y en general la forma como son consultadas las bases de datos
referenciales o de texto completo. De esta manera se logra hacer un diagnóstico
del estado de los servicios que ofrece la biblioteca.
El cuestionario como herramienta permite identificar el tipo de usuario que
visita la biblioteca: estudiante, profesor, investigador, etc. El diseño de las
preguntas debe estar relacionado con las respuestas que se desea obtener,
y así mismo de acuerdo al grado de especificidad. A continuación se
presenta una serie de preguntas, que a manera de ejemplo, pueden ser
aplicadas en un cuestionario:
¿Con qué frecuencia suele utilizar los servicios de la biblioteca?.
¿En qué horario utiliza la biblioteca comúnmente?
¿Cuál ha sido el motivo de su consulta?
¿La necesidad por la cuál ha acudido a la biblioteca ha sido satisfecha?
Estas preguntas se pueden diseñar para ser respondidas en forma abierta o
cerrada. En el caso de elaborar preguntas cerradas, la biblioteca debe ofrecer las
respuestas que el usuario debe marcar.
23
MONFASANI, Rosa Emma y CURZEL Marcela Fabiana. Usuarios de la Información: Formación y Desafío.
Buenos Aires: Alfagrama, 2006. 224 p. ISBN: 987-22074-9-6.
22
Imagen 1. Fases de la metodóloga de encuesta y preguntas del cuestionario.
Definición del estudio Se concretan los fines, objetivos y se plantean las hipótesis de la investigación
Selección y definición de las variables
Diseño del cuestionario Elección del tipo de cuestionario
Diseño de preguntas Organización y redacción del cuestionario
Selección de la muestra
Validación y prueba del cuestionario
Tratamiento y análisis de la información
Revisión del cuestionario, codificación y preparación de las bases de datos, interpretación de los datos, conocimiento de la evolución del estudio y
presentación del informe final.
Fuente: Estudio de usuarios en archivos municipales, una aproximación teórica y
práctica p. 32
Objetivos de los estudios de usuarios
Para determinar los objetivos generales del estudio de usuarios, se deben
considerar todos los aspectos relacionados con el sistema de información al que
va a acceder el usuario. Entre los más importantes se encuentran el análisis de los
sistemas y la estructura básica de la biblioteca. Para determinar los objetivos
23
generales se deben considerar los siguientes aspectos mencionados por Rubio
Hernández24:
Identificar las necesidades de información, para tomar decisiones y evaluar
la efectividad de un sistema o servicio de información; con esto se podrá
determinar si el sistema de información está cumpliendo con su objetivo
principal. De lo contrario será necesario mejorarlo y para ello se deben
adecuar los documentos e instalaciones para resolver los problemas
específicos del sistema y corregir las deficiencias, este procedimiento
permite conseguir un nivel de éxito en los servicios y establecer las
prioridades de la Biblioteca.
Analizar la interacción del usuario con el sistema, con esto se puede
identificar el nivel de satisfacción del usuario y su comportamiento frente a
las colecciones y al sistema de la biblioteca en general; de esta manera se
puede mejorar y determinar varios aspectos: niveles de conocimiento,
relaciones públicas, determinación de patrones, uso de servicios ayuda a la
formación de los usuarios. En esta forma se podrá determinar la proporción
de usuarios potenciales que son usuarios reales y cuáles son sus
prioridades.
Identificar las características generales del usuario, sus estilos de vida, su
interés, sus actividades, sus opiniones, sus actitudes, sus características
demográficas y psicológicas. De la misma forma detectar nuevas
necesidades, analizar el flujo de la información y las costumbres de uso de
la información.
24 RUBIO HERNÁNDEZ. Op. Cit., p. 15- 16.
24
Contribuir a los estudios científicos y comparativos, para analizar las
diferentes hipótesis que conduzcan a evaluar las variables causales que
intervienen en el estudio de los usuarios.
La importancia de realizar un estudio de usuarios en una biblioteca religiosa,
radica en que permite definir los perfiles y categorías; retroalimentar y crear las
bases de datos de los usuarios Y todo esto con el fin de contribuir al buen
funcionamiento de las colecciones y la prestación de servicios.
3.5 Servicios de biblioteca: un aporte para bibliotecas de
comunidades religiosas.
Es importante conocer la definición de servicios del autor Valverde25, quien define
el concepto de servicios de una biblioteca como las actividades que realiza la
biblioteca para llevar a cabo los objetivos de difusión de la información y fomento
de la lectura, haciendo uso de las áreas o unidades de la biblioteca. Esto con el fin
de ofrecer un servicio especializado; para esto la biblioteca cuenta con
herramientas tecnológicas y de recurso humano que le sirven de soporte para
satisfacer las necesidades de información de los usuarios.
Tanto las herramientas informáticas y tecnológicas, como las ofrecidas por el
profesional en Ciencia de la información permiten un manejo adecuado de la
información en grades volúmenes; y esto facilita y orienta el proceso de la
búsqueda. A continuación se presentan algunos servicios que ofrecen las
bibliotecas para orientar a sus usuarios.
25
VALVERDE OGALLAR, Pedro. La biblioteca, un centro clave de documentación escolar: organización,
dinamización y recursos. 2 ed., Madrid: Narcea. 2000, p. 170. ISBN: 84-277-1224-3.
25
Servicio de referencia
El suministro de un buen servicio de referencia es la meta última de toda biblioteca
especializada. Según García26, Este servicio puede limitarse a responder
preguntas de carácter específico, atender pedidos de datos sencillos; o también
se puede constituir un servicio más completo en el que se hacen revisiones de
literatura y compilación de referencias bibliográficas detalladas. Este servicio
permite informar al usuario, atender sus necesidades de información y dar
soluciones que lo satisfagan de forma inmediata.
Servicio de consulta en sala
La mayoría de las bibliotecas especializadas ofrecen el servicio de lectura dentro
de la misma. Esto se conoce como consulta en sala y ocurre cuando existen
dentro de esa colección documentos que tienen restricción de préstamo externo
por su gran importancia o alta consulta. También porque las leyes de propiedad
intelectual le impiden al usuario sacarlo de la biblioteca, o por razones de
conservación del material bibliográfico.
Catalogo en línea
Los catálogos son la principal herramienta para “conocer y acceder a la
descripción bibliográfica de los documentos y recursos bibliográficos en las
instituciones de información, por lo que poseen importancia vital para que un
servicio de referencia (presencial o digital) funcione con calidad y eficiencia” 27.
También se puede afirmar que los catálogos son obras de referencia en las que se
encuentra información indirecta o diferida, debido a que se muestran los datos con
los que se puede localizar un documento, y ofrecen la descripción de los
documentos que posiblemente tienen la información que se necesita.
26 GARCÍA. Irma Luz. Servicio de referencia una propuesta integradora. 2 ed. Buenos Aires: Alfragrama
Ediciones, 2009. 274 p. ISBN: 9789871305308. 27
SANTANA ARROYO, Sonia. El modelo FRBR en el servicio de referencia y su implementación en los catálogos automatizados. [en línea]. Revista cubana de ACIMED 2011; 22(3):189-203. [Consultado el 06 de Enero de 2013]. Disponible en internet: [base de datos en línea EBSCO host- https://bases.javeriana.edu.co
26
Estos servicios aplicados en una biblioteca religiosa permiten asistir y satisfacer
las necesidades de los usuarios de la comunidad, ya que contribuyen al
aprovechamiento de los documentos e información albergada en las colecciones
de estas bibliotecas. Por esta razón es fundamental implementar o crear nuevos
servicios de información especialmente para este tipo de comunidad.
3.5.1 Préstamo externo de material bibliográfico: un beneficio para las
bibliotecas religiosas.
Para dar un breve contexto histórico se puede afirmar que el servicio de préstamo
externo se da inicialmente en las bibliotecas públicas del imperio romano. Según
Escolar28, en su libro titulado Historia de las Bibliotecas menciona que en dicho
periodo las bibliotecas eran pequeñas, de carácter privado y sus usuarios
recurrían a ellas para pedir en préstamo libros raros o curiosos. La biblioteca del
Teologado posee una similitud con este tipo de bibliotecas pues alberga una
colección pequeña que contiene libros especializados en Teología, que
difícilmente cuentan con el servicio de préstamo externo en otras bibliotecas.
Otra definición que presenta Ramos Simón29, es el préstamo de documentos como
uno de los servicios más importantes que ofrecen las bibliotecas a sus usuarios.
Este servicio lo ofrece la biblioteca sin fines lucrativos; el usuario debe regirse
mediante unos parámetros y condiciones establecidas para el buen
funcionamiento del servicio, y uno de ellos es la devolución del material en un
término o tiempo establecido.
28
ESCOLAR. Op. Cit. p. 97- 99. 29
RAMOS SIMON, Luis Fernando. Luis Fernando. El préstamo bibliotecario como servicio a los usuarios y como derecho de los autores ¿tiene futuro en un mundo digital. [en línea]. En: Revista El profesional de la información, 2004, noviembre-diciembre. v. 13, n. 6, p. 421-431. ]. [Consultado el 07 de Enero de 2013] . Disponible en internet: [base de datos en línea EBSCO hosthttps://bases.javeriana.edu.co
27
A través del tiempo las bibliotecas y en especial las bibliotecas especializadas se
han preocupado por prestar y mejorar los servicios, entre ellos, el servicio de
préstamo externo, que algunos autores definen como “el servicio que permite al
usuario llevar los materiales de la biblioteca a su casa, cumpliendo con las
condiciones y plazos establecidos en el reglamento. Este servicio contribuye a
generar espacios de lectura dentro del núcleo familiar”30.
El servicio de préstamo externo de materiales se concibe, según Díaz Pérez31,
como una opción para el control de material bibliográfico, incluyendo parámetros
para su uso por parte del usuario tales como: tiempo de préstamo, colecciones
que se pueden prestar, las sanciones impuestas, en casos de incumplimiento.
Un nuevo aporte que brinda el texto Lineamientos para bibliotecas de instituciones
de educación superior, es la definición y claridad que hace del servicio de
préstamo externo. Según El Comité de Bibliotecas de Instituciones de Educación
Superior del Distrito Capital32, la biblioteca pone a disposición del usuario una
cantidad de documentos por un tiempo específico, según su tipología documental
y a partir de políticas establecidas.
Allo33, también contribuye a la comprensión de dicho concepto mencionando que
el préstamo propiamente dicho, se da cuando el documento ha de salir de la
biblioteca para que el lector pueda hacer uso de él. Esto lo hace sin ajustarse a
los horarios de apertura o cierre. El préstamo se define como la entrega del
material bibliográfico por un tiempo determinado a una persona, institución,
30
ALVARADO DE ESCORCIA, Carmen. La biblioteca pública que queremos. Bogotá: Ministerio de Cultura;
Fundalectura, 2001. p. 28.
31 DIAZ PEREZ, María. Eugenia. et al. Auxiliar de archivos y bibliotecas: temario general. Sevilla: Editorial
MAD. 1994. p.166.
32 COMITÉ DE BIBLIOTECAS DE INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR DEL DISTRITO CAPITAL.
Lineamientos para bibliotecas de instituciones de educación superior. Bogotá: Politécnico Grancolombiano. 1999. P. 24. 33 ALLO, MANERO. Op. Cit. p. 250 - 251.
28
biblioteca, etc. El servicio de préstamo es uno de los más antiguos y extendidos
en cualquier tipo de biblioteca y sigue siendo sin duda uno de los más eficientes
mecanismos de fomento de la lectura en cualquiera de sus modalidades, personal,
colectiva o interbibliotecario.
Teniendo en cuenta las definiciones de los distintos autores se puede afirmar que
uno de los objetivos de las bibliotecas según Ramos Simón34, es facilitar la
consulta de información a través del servicio de préstamo evitando la restricción al
acceso de los documentos por parte de la comunidad, que deberá devolverlos
dentro de un plazo determinado.
La realización del diseño del servicio de préstamo externo de material bibliográfico
para la biblioteca del Teologado, es importante para apoyar la toma de decisiones
de las directivas de la casa y contribuir al buen funcionamiento de las colecciones,
al permitir que los usuarios tengan la oportunidad de conocer la disponibilidad de
los libros, y generar estadísticas que reflejen el estado del servicio.
3.5.2 Estudio de caso préstamo de material a usuarios
Un ejemplo de préstamo es el estudio de caso evidenciado por el autor Rubio
Hernández en el libro, Estudio de usuarios en archivos municipales: una teórica y
práctica, en que se tomaron como muestra los préstamos y consultas solicitados
durante un mes por parte de los usuarios internos del ayuntamiento de la
municipalidad de Logroño en España.
En este centro de documentación el préstamo o consulta de material se manejaba
mediante un libro de registro, en el cual quedaba consignado el material que se
34
RAMOS SIMÓN. Op. Cit. p. 432 - 251.Luis Fernando. El préstamo bibliotecario como servicio a los
usuarios y como derecho de los autores ¿tiene futuro en un mundo digital. [en línea]. En: Revista El profesional de la información, 2004, noviembre-diciembre. v. 13, n. 6, p. 421-431. ]. [Consultado el 07 de Enero de 2013] . Disponible en internet: [base de datos en línea EBSCO hosthttps://bases.javeriana.edu.co
29
consultaba a diario. El servicio podía variar, en el caso de que se prestara en sala
o externamente. Los documentos existentes en dicho archivo son: boletines,
aperturas, arqueos, libros de actas, planes comerciales, obras de arquitectura y
planeamientos de base de datos. (Ver Anexo No. 6 Estudio de usuarios en
archivos municipales: una teórica y práctica).
3.6 Diseño de servicios: un aporte al diseño del servicio en una
biblioteca de una comunidad religiosa.
Se entiende por diseño de servicios la interacción de las personas con resultados
tangibles. En ese sentido, el diseño de servicios consiste en la adecuación de
estrategias para el logro de estos resultados. Por lo tanto, es importante definir
este concepto, así como su propósito. Según Viladás35, es la práctica que permite
mejorar los procesos para responder a las necesidades en diversos entornos
incluyendo el institucional.
35
VILADÀS, Xènia. El diseño a su servicio cómo mejorar una idea de negocio con la ayuda de un diseñador.
Barcelona España: Index Book. 2010. 162 p. ISBN: 9788492643509.
30
Imagen 2. ¿Qué es el diseño?
Fuente: El diseño a su servicio: cómo mejorar una idea de negocio con la ayuda
de un diseñador p. 67
Esta imagen permite analizar que el diseño está compuesto de varios factores que
contribuyen a su realización como son: las evidencias, que son fundamentales
para el tipo de cliente o usuario ha quién va dirigido el servicio.
Metodología y fases para el diseño de servicios.
Existen varias propuestas de metodología para el diseño de servicios, ya que
como se ha visto, prácticamente cada empresa especializada tiene la suya. Se
propone un desarrollo de cinco pasos con la metodología de un diseño para el
caso particular de la biblioteca del Teologado.
31
Imagen 3. Fases de un proceso de desarrollo de nuevo servicio.
Fuente: El diseño a su servicio: ¿Cómo mejorar una idea de negocio con la ayuda
de un diseñador?. p.44
Esta imagen permite analizar las diferentes fases que componen el proceso para
llevar a cabo el diseño de un servicio. Esta metodología está compuesta por tres
fases. La primera involucra el Equipo de diseño quienes son los que se encargan
de observar, procesar y presentar mejoras. La segunda, comprende las Áreas
funcionales, que definen el servicio, los ajustes, el lanzamiento, y la promoción del
servicio. La tercera y última, es la denominada Corporación encargada de poner la
propuesta en marcha, desarrollar la gestión, mejora continua y la expansión del
servicio. Estas fases fueron tenidas en cuenta para la propuesta metodológica del
diseño del servicio de préstamo en la Biblioteca del Teologado.
Otra experiencia en el diseño de un servicio es el que presentan los autores
Alfredo Menéndez y Jorge Tinoco. En el artículo titulado Propuesta para la
implementación del servicio de referencia virtual en la Biblioteca General de la
Pontificia Universidad Javeriana, desarrollan una metodología para la
implementación de un servicio de información. Dicha metodología parte de una
32
revisión teórica sobre el servicio, en este caso un servicio de referencia virtual. En
segundo lugar, se introducen dichos conceptos en una fase práctica en la que
aplican dicha metodología.
La metodología involucra en primera instancia un instrumento de recolección de
información que para el caso citado es una encuesta. La encuesta fue diseñada
con el fin de evaluar unos indicadores formulados previamente. Según los autores
“La encuesta fue dividida en tres categorías, dentro de las cuales se pretende
conocer el interés acerca de la ejecución de este nuevo servicio: datos personales,
servicios y referencia virtual”36. En el caso de la biblioteca del Teologado, como
instrumento de recolección de información fue considerada la aplicación de un
cuestionario y una entrevista; que permitieron el conocimiento de los perfiles de
los usuarios.
Posteriormente, en dicho documento se describen las siguientes fases o
actividades para llevar a cabo el servicio:
Las técnicas e instrumentos.
Las fuentes primarias y fuentes secundarias.
Población
Muestra
Perfil de usuarios
Tabulación y análisis de resultados.
Es importante analizar la metodología utilizada en este diseño de servicio, para
conocer las pautas en el desarrollo de la presente que se requiere aplicar en el
caso del diseño del servicio de préstamo para la Comunidad religiosa de los
Carmelitas Descalzos.
36
MENENEDEZ ECHAVARIA Alfredo Luis y TINOCO ALFARO Jorge. Proposal to Implement a Virtual
Reference Service at Pontificia Universidad Javeriana’s General Library En: Signo y Pensamiento. No 54 p. 318-329. (enero – junio). 2009.
33
Grafico 3. Fases para del proceso para diseñar el servicio de préstamo externo
de material bibliográfico de la biblioteca San Juan de la Cruz, de la comunidad
religiosa Carmelitas Descalzos.
Fuente: creación propia. Proceso basado en la Imagen No. 3
Teniendo en cuenta la teoría y metodologías consultadas, se propone la siguiente
estructura para el desarrollo del Diseño del servicio de préstamo:
Se logró Observar y analizar el comportamiento de los usuarios de la casa frente
a la consulta de la Biblioteca, permitiendo el respectivo seguimiento.
Posteriormente, se procedió a Gestionar y definir el diseño del servicio de
préstamo externo de material bibliográfico aprovechando el software PMB,
instalado en la biblioteca, el cual ofrece el módulo de circulación y préstamo de
material. A continuación se dio inicio al proceso de Divulgar y recibir
retroalimentación.
Luego, se presentó el objetivo de la propuesta y se recibieron las sugerencias por
parte de los hermanos responsables de la biblioteca.
34
Para comprobar la funcionalidad del servicio fue necesario aplicar una prueba
piloto. Finalmente se procedió a Analizar los resultados con los datos obtenidos;
estos resultados muestran el movimiento de la colección, y permiten analizar la
pertinencia del servicio. (Ver 5.2 Fases y actividades del diseño del servicio de
préstamo. Pág. 42)
Dentro del proceso del diseño de un servicio para la biblioteca de la comunidad
religiosa, es importante el desarrollo de una metodología, que permite contribuir a
la creación de los servicios, en este caso de la biblioteca del Teologado. Dicho
aporte se logra desde los fundamentos teóricos que brinda la Ciencia de la
Información.
3.7 Diseño de políticas del servicio de préstamo de libros en
bibliotecas religiosas
Para lograr el diseño de las políticas de la prestación de un servicio, es importante
saber que éstas son aplicadas mediante procedimientos y regulaciones. Por un
lado los procedimientos son guías de acción y están subordinados a las políticas.
Estas establecen un método estandarizado para llevar a cabo una tarea o
solucionar problemas. Por esta razón, son los medios para regular determinados
procesos. Los procedimientos y las reglas son las que van a contribuir para
diseñar o establecer las políticas indicadas para la Unidad de Información.
El diseño de políticas para una organización o cualquier entidad es también un
apoyo que contribuye a gestionar planes de contingencia, puesto que las políticas
están basadas en las decisiones que marcan el curso del objetivo que se persigue.
Las políticas pretenden el control de los procesos ya que dictan el curso de la
acción y están dirigidas expresamente a prevenir las desviaciones de una norma
establecida.
35
Teniendo esto presente, según Valliant Higginson37, las políticas pueden ser
entendidas como pautas escritas o verbales que establecen normas o parámetros
bajo los cuales se realizan acciones por parte del área de gestión de una
organización.
La Biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz requiere el desarrollo e
implementación de las políticas del servicio de préstamo externo de material
bibliográfico. Estas permiten controlar el buen funcionamiento de la colección
beneficiando a los usuarios de la comunidad gracias al control de los préstamos y
el conocimiento (por parte de los usuarios) de la disponibilidad del material
bibliográfico.
Políticas de préstamo de material bibliográfico
La importancia de tener políticas establecidas es fundamental especialmente en
el caso del servicio de préstamo de material bibliográfico, para una biblioteca
religiosa. Estas van a permitir que los servicios se estandaricen para todos los
miembros de la comunidad religiosa Carmelitas Descalzos. Las políticas
igualmente contribuyen a la formulación y creación de nuevos servicios. Por lo
tanto, es importante que sean revisadas periódicamente para que al ser
actualizadas se adapten a las nuevas necesidades que surjan.
Reglamento de servicio
Las políticas buscan implementar el servicio y por tanto su aplicación dependerá
de los responsables de la Biblioteca. Estas políticas deben hacerse públicas al
usuario para su adecuada aplicación; y esto se logra a partir del desarrollo de un
37 VALLIANT HIGGINSON, M. Putting policies in context, Business policy, ed. Alfred Gross is Walter Gross.
Nueva York: Ronal Press.. 1967. P. 230.
36
Reglamento. Según los autores García y Gross38, un reglamento es una
agrupación de normas que rigen la aplicación de unas actividades controladas
desde un ente administrativo.
Igualmente algunos autores lo definen como “Colección ordenada de reglas o
preceptos, que por la autoridad competente se da para la ejecución de una ley o
para el régimen de una corporación, una dependencia o un servicio”39.
El reglamento determina las vías de acción o conducta que deben seguirse.
Además, prescribe una acción específica para una situación concreta y
estandariza el comportamiento que debe seguir el usuario. Así mismo, establece
límites en bien de la unidad de información, para mantener un comportamiento
adecuado de las personas que utilizan el servicio.
Para el caso de la Biblioteca del Teologado, el reglamento se estableció luego de
haber realizado el estudio de usuarios y definido con las directivas las Políticas del
Servicio de Préstamo. Esto para tener el aval institucional y tener una coherencia
entre el reglamento y las políticas.
Es necesario aclarar que así como las Políticas del Servicio corresponden a la
normatividad de la Biblioteca y son gestionadas por la Comunidad, el Reglamento
está dirigido especialmente al uso del servicio por parte del usuario.
38 GARCÍA, Pelayo y GROSS, Ramón. El pequeño Larousse ilustrado. Editorial Larousse. 17 ed. México:
2004. p. 1824, ISBN: 9702210380. 39 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la lengua española. 22 ed. Madrid España: Editorial
Espasa-Calpe. 2001, p. 1614. ISBN: 8423968138
37
4 MARCO INSTITUCIONAL
4.1 Historia
Esta comunidad religiosa pertenece a la Orden de Nuestra Señora del Monte
Carmelo, dado que en ese lugar se dieron a conocer sus orígenes; es también
conocida como Orden de los Carmelitas. Aproximadamente esta orden religiosa
nació cerca del siglo XII. Y tomó mucha importancia cuando en el año 1562,
cuando Santa Teresa de Jesús efectuó una reforma de la Orden y fundó el primer
convento de Carmelitas Descalzas en la ciudad de Ávila.
Según, los Carmelitas Descalzos40, con la ayuda de San Juan de la Cruz se fundó
la Orden. A partir de esa fecha aparecieron los primeros monasterios de su
comunidad. Ellos centran su vida en Dios, tal como lo hicieron los primeros
eremitas del Monte Carmelo.
La historia de los Carmelitas en Colombia, inicia en el año de 1975, según Mejía
Amaya41. Igualmente el autor afirma que están regidos por estatutos y gobernados
por el Provincial que existía en ese momento en el país, padre Hernando Uribe.
La asamblea que los estableció se llevó a cabo en el monasterio de la ciudad de
Villa de Leyva en Boyacá.
40
CARMELITAS DESCALZOS. In pascha domini. [En línea], [Consultado el 06 de Marzo de 2013].
Disponible en internet: http://ocarm.org/es/content/ocarm/origen 41 MEJIA AMAYA. Rafael. Los Carmelitas Descalzos en Colombia. Bogotá: 2010. 336 p. ISBN: 978-958-44-
7188-8.
38
4.2 Objetivo
Según la Orden de los Carmelitas Descalzos42, su principal objetivo es el de
esforzarse por vivir el carisma teresiano al servicio de la Iglesia y de la
comunidad. Tomando la oración y conservando las actividades tradicionales de la
comunidad.
4.3 Misión
La misión de la comunidad religiosa “Carmelitas Descalzos” es alabar la presencia
del Dios vivo. Participan continuamente de la oración de Cristo a través de la
Eucaristía y la Liturgia. Una devoción que promueven son los escapularios para
fomentar el amor y la imitación de las virtudes de María. Bajo la advocación de la
Virgen del Carmen. Como parte fundamental de sus vidas está el crecimiento
humano, espiritual e intelectual que implica el desarrollo de los talentos personales
en la formación integral a fin de alcanzar una armonía personal y comunitaria. Así
el religioso Carmelita estará toda la vida al servicio de la Iglesia.
4.4 Los Carmelitas Descalzos en Bogotá
Los Carmelitas se instalaron por primera vez en el barrio Chapinero, luego se
reubicaron en el barrio Teusaquillo en 1986, bajo la guía de los padres Hernando
Uribe y Rómulo Cuartas, quienes se instalaron en una casa denominada San Juan
de la Cruz. Actualmente son tres casas de formación de jóvenes estudiantes de
teología que están dedicados a la vida religiosa. Cada casa cuenta con
aproximadamente 20 jóvenes. Dichas casas son:
42
Orden de Carmelitas Descalzos OCD Provincia de Santa Teresita del Niño Jesús Colombia. [En
línea]. [Consultado el 23 de febrero de 2013]. Disponible en internet: http://www.ocdcolombia.org/Contenido.html?C=56
39
Casa San Juan de la Cruz (ubicada en Barrio Chapinero)
Casa San Pio X (ubicada en el Barrio Américas Occidental Av. Boyacá)
Casa Provincial (ubicada en el Barrio Palermo).
Las casas de formación de la comunidad religiosa de los Carmelitas, en la
ciudad de Bogotá D.C., son casas que están dedicadas a la formación de los
estudiantes de teología y filosofía que se preparan para la vida religiosa.
4.5 Casa de formación San Juan de la Cruz
La casa del Teologado San Juan De La Cruz “Carmelitas Descalzos”, inicia en el
año de 1986, ubicada en el Barrio Teusaquillo donde habitan los estudiantes de
Teología. Según el autor Mejía Amaya43, se presentaron inconvenientes en la
casa Principal San Pio X en Bogotá, ya que allí se formaban los estudiantes de
filosofía y teología; la convivencia de estos dos tipos de estudiantes generó
diferencias de enfoques y de etapas de estudios. También contribuyó a su
separación el hecho de que algunos estudiantes iniciaban su formación, mientras
que otros ya terminaban; todo ello llevó a separarlos en dos casas.
Esta problemática obligó a trasladar a los estudiantes de teología a la casa actual
que ha tenido varias reformas, y fue cedida por el centro cultural Santa Teresita.
Esta casa se estableció formalmente en 1988, cuando fue inaugurada por el
general de la Orden Felipe Sainz de Baranda; desde ese entonces esta
comunidad ha contribuido a la formación de todos los estudiantes que la
conforman.
43
MEJIA AMAYA. Op-cit p. 155
40
Según el autor Restrepo44, en el año 1997 se ampliaron las instalaciones con un
predio adquirido en ese mismo. En el año 2010 el capítulo provincial aprobó la
fusión de la parroquia Santa Teresita y la comunidad del Teologado. En esta casa
han habitado estudiantes de diversas nacionalidades. Además de sus funciones
académicas los estudiantes participan en varias actividades y grupos de la
parroquia.
5. DISEÑO DEL SERVICIO DE PRESTAMO EXTERNO DE
MATERIAL BIBLIOGRAFICO
5.1 INTRODUCCIÓN
La creación de este servicio, se inició con el desarrollo de un cuestionario dirigido
a la comunidad religiosa de los Carmelitas, específicamente a los miembros de la
casa San Juan de la Cruz, donde se encuentra ubicada la biblioteca. A través del
cuestionario realizado se logró recoger la siguiente información: datos personales
de los usuarios, necesidades de información, y tipología de los mismos usuarios.
Este cuestionario permitió realizar la fase de Estudio de usuarios. En dicho
cuestionario se formularon preguntas abiertas y cerradas, tales como el nombre
del usuario, numero de documento; si consulta los libros de la biblioteca y por
cuánto tiempo consulta los materiales bibliográficos de dicha biblioteca, entre otras
preguntas.
Luego de la aplicación del cuestionario (dirigido a integrantes de la Casa San Juan
de la Cruz), se realizó una entrevista al Padre Jorge Zurek, Director general de la
Casa. La información que él proporciono permitió complementar los datos
44
RESTREPO. B. La orden Carmelitana. Bogotá: El Greco. 1981. P. 23- 33.
41
recogidos en el cuestionario y apoyó la creación del documento de políticas del
servicio de préstamo, para el buen funcionamiento y control de la biblioteca.
Las Políticas de préstamo y el Reglamento van acordes con las necesidades de
la comunidad y sus objetivos, para facilitar el compromiso de toda la comunidad en
lo referente al servicio de préstamo del material bibliográfico de la biblioteca, se
busca que este lugar como espacio de la comunidad funcione adecuadamente
como apoyo a sus interés y necesidades de formación académica.
Para comprobar el desarrollo y funcionamiento del servicio se ejecutó una prueba
piloto que permitió obtener una evaluación y estadística que ha contribuido a la
toma de decisiones dentro del diseño del servicio de préstamo externo de material
bibliográfico de la biblioteca de la comunidad de los Carmelitas.
5.2 Fases y actividades del diseño del servicio de préstamo
Herramientas de recolección de información
Documentación de la política
Configuración base de datos PMB
Diseño del cuestionario
Aplicación, procesamiento y análisis
Definición de perfiles de usuarios.
Diseño de la entrevista
Aplicación, procesamiento y análisis
Definición de pautas y parámetros para proponer Políticas
Búsqueda de Teorías y Metodologías (TyM)
Análisis de las (TyM) y desarrollo de la Política
Elaboración del documento de las políticas del servicio préstamo.
Establecimiento del código de libros para préstamo
Creación de la base de datos de usuarios y perfiles.
Determinación de tiempos de préstamo
42
Prueba piloto
5.3 Herramientas de recolección de información
La metodología seguida en este proyecto utilizó dos herramientas de
recolección de información:
- Un cuestionario dirigido a los hermanos que habitan la Casa San Juan de la
Cruz
- Una entrevista al padre Director de la Casa
5.3.1 Diseño de cuestionario
El cuestionario fue estructurado con un total de 10 preguntas abiertas y cerradas;
redactadas en cierto orden que permite guiar al usuario de principio a fin. Dicho
cuestionario estuvo dirigido a los miembros de la comunidad religiosa de los
Carmelitas, que habitan en la casa “San Juan de la Cruz”. Su objetivo fue el de
realizar el estudio de usuarios y definir la tipología y perfiles de dichos usuarios.
(Anexo No. 4 cuestionario, estudio de usuarios para definir perfiles en la biblioteca
“San Juan de la Cruz” de la orden religiosa Carmelitas). El proceso permitió:
Establecer perfiles de usuarios.
Identificar las necesidades de información de la comunidad religiosa de los
Carmelitas.
Crear los perfiles de cada usuario en el sistema.
Identificar los libros y el material más importante según los usuarios de la
biblioteca.
Definición de la muestra (no. de usuarios)
Registro de préstamos y devoluciones.
Análisis de los resultados
43
5.3.2 Entrevista
Esta entrevista estaba compuesta por un total de 10 preguntas, la cual permitió
recoger información que contribuyó a la formulación de las políticas, que fueron
insumo para el diseño del servicio del préstamo externo del material bibliográfico
(Anexo No. 5 Entrevista. Recurso de audio). La entrevista sirvió de guía en la
realización y creación de las políticas para el servicio dirigido a la comunidad
religiosa. Dicha entrevista fue realizada en el mes de febrero de 2013.
Con esta entrevista se indagó la historia de la biblioteca, los perfiles de los
usuarios, el servicio que se quiere diseñar, y la importancia de la colección
especializada en teología. Además se estableció el tiempo de préstamo de los
libros, el tipo de material de préstamo externo; también la colección que
corresponde únicamente a la consulta en sala. Por ejemplo, la colección de
hemeroteca no saldrá de la casa, es decir no tendrá préstamo externo. Por otra
parte quienes estarán autorizados para pedir en préstamo este material, serán los
hermanos que habitan en la casa San Juan de la Cruz. Adicionalmente se recogió
información que permitió crear el reglamento del uso de las colecciones de
material bibliográfico.
5.4 Documentación de la política
Investigación y consulta de información metodológica.
A partir de esta información se diseñó la metodología basada en el diseño del
servicio dirigido a la biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz.
Análisis de las teorías y metodologías del punto anterior.
Se procedió a comparar las teorías y metodologías consultadas para identificar
los contenidos que debe tener la metodología que se propone para este proyecto.
44
Formulación del documento de Políticas del Servicio de Préstamo Externo.
Con la información obtenida a través del cuestionario y la entrevista se procedió a
la elaboración del documento de las políticas. Mediante el análisis de cada una de
las respuestas obtenidas, se determinaron aspectos fundamentales y condiciones
generales, para el diseño de las mismas, como son: tiempo de préstamo, tipos de
libros de préstamo, restricción de préstamo de algunos documentos, etc.
5.5 Configuración de la base de datos PMB
La configuración que se realizó en el software del PMB, integró los dos siguientes
procedimientos:
5.5.1 Establecimiento de códigos
Es importante mencionar que para la creación de cada ítem en el sistema se
generó un número único consecutivo de identificación que corresponde al código
asignado a cada libro. Este número reemplaza al código de barras que es utilizado
en algunas bibliotecas incluyendo las universitarias. En el caso de la biblioteca del
Teologado San Juan de la Cruz se utilizaron los códigos consecutivos que
comienzan desde el código 000001 hasta el 0000245. Este número va
aumentando según el ingreso y según el proceso de catalogación realizado en el
sistema.
45
Imagen 4. Código establecido del libro para el préstamo.
5.5.2 Creación de usuarios
El segundo procedimiento realizado fue la creación de una base de datos con los
datos personales de cada uno de los usuarios: se trata del perfil de cada uno de
los miembros de la Casa San Juan de la Cruz. La información se recogió por
medio de cuestionarios. Los datos recogidos para la creación de perfil fueron:
nombre, apellido, No. de identidad, nacionalidad y clave de ingreso al OPAC.
5.5.3 Creación de usuario nuevo
Posteriormente se ingresó al módulo de circulación, la opción de nuevo usuario
donde aparece el campo código de barras o apellido, y se digita el número de
cedula o identificación de cada usuario. Este procedimiento se realizó con cada
uno de los miembros de la casa.
Código consecutivo utilizado
para realizar el préstamo del
documento.
46
Imagen 5. Creación de usuario nuevo
Imagen 6. Número de identificación de cada usuario.
Creación en la base de datos de
cada usuario.
Numero de cedula, el cual se
utilizó para la creación de cada
usuario.
47
5.5.4 Campos para la creación de cada usuario
En la pantalla se muestran los campos con los que se creó e ingresó cada uno de
los usuarios. Para la creación de dichos usuarios se utilizaron los siguientes
campos: nombre, apellidos, número, país, Identificador OPAC y contraseña
OPAC. Adicionalmente se incluyó la nacionalidad de los usuarios, ya que algunos
de ellos provienen de otros países.
Imagen 7. Campos para la creación de cada usuario
48
Imagen 8. Usuario ya creado en el software PMB
El objetivo de realizar la base de datos con los usuarios de dicha comunidad fue
el de identificarlos en el sistema al momento de hacer préstamos de material y
poder verificar qué tipo de documentos tenía prestados cada uno de los miembros
de la casa. Esto con el propósito de llevar un control para realizar la siguiente fase:
La prueba piloto.
5.5.5 Determinación de tiempos de préstamo
Imagen 9. Tiempo establecido para préstamo externo.
49
El tiempo establecido por las directivas del Teologado San Juan de la Cruz, fue
de 15 días, el cual se configuró en el sistema PMB. Es decir, que los usuarios
tienen a su disposición por un tiempo de 15 días, todo el material que decidan
consultar (dado que no hay un límite de ítems prestados).
5.6 Prueba piloto
La prueba piloto se realizó para comprobar el funcionamiento del diseño del
servicio de préstamo de material de la biblioteca de la casa. Esto con el objetivo
de que la comunidad religiosa, tomara decisiones en cuanto a la efectividad del
servicio en el manejo y control de la biblioteca, prestando un buen servicio para
toda la comunidad.
La prueba piloto se realizó durante 45 días, es decir por mes y medio. Empezó el 1
de marzo y terminó el 15 de abril de 2013. A continuación se muestran los
resultados de la prueba piloto:
.
Tabla 1. Muestra y listado de los usuarios que participaron en la prueba piloto
Nombre Apellidos Cedula Perfil
John Alexander R. A. 7127*** Hermano
Benjamín G. 391*** Hermano
Jose Luis C. 102023*** Hermano
Héctor Adrian M. D. 79 541*** Hermano
Harold C. 115218*** Hermano
Ferney Alexis T. R. 102039*** Hermano
Carlos Mario S. V. 1063152*** Hermano
Juan Gabriel S. 80 221 *** Hermano
Nelson L. 7126 4*** Hermano
Ricardo F. 3917*** Hermano
Robín C. 376 *** Hermano
Miguel P. 391 *** Hermano
50
Fabián J. 1094 532 *** Hermano
Carlos Andrés B. 111 61 56 *** Hermano
Óscar Fabián A. 11 30 588 *** Hermano
Para llevar a cabo la prueba se tomó una muestra de 14 usuarios miembros de la
casa, que voluntariamente participaron y que equivalen al 70% del total de los
habitantes de la misma. Los usuarios voluntarios de la prueba son aquellos que
frecuentan la biblioteca con mayor regularidad y muestran interés por los
documentos que la biblioteca posee.
En las consultas realizadas durante la prueba piloto, se registraron un total de 54
préstamos de material bibliográfico. Los días en que se evidenció un mayor uso
del servicio de préstamo fueron los miércoles, viernes y sábados. La razón por la
que la consulta aumentó durante estos días se debe a que el encargado de la
biblioteca y el practicante se encontraban brindando asesoría en la biblioteca.
Adicionalmente, es importante aclarar que los otros días de la semana los
hermanos tienen compromisos académicos y actividades, reuniones y celebración
de la Eucaristía. Esto les impedía frecuentar con regularidad la biblioteca.
Luego de este análisis se identificaron algunos de los documentos más
consultados durante el tiempo de la prueba. Entre ellos se destacan, de un total de
54 préstamos realizados:
A dios lo que es de dios y al laico lo que dios le ha dado
Al servicio de la fe
Amor propio y humildad
Apologética Cristiana
51
Apología del cristianismo desde un punto de vista de las costumbres y de la
civilización
Compendio de sociología
El cristianismo frente al ateísmo
El cristianismo no es un humanismo
Teología Mística
Igualmente, se analizaron los documentos que fueron consultados en sala. Es
necesario aclarar que estos documentos pertenecen tanto a la colección de
referencia como a la de hemeroteca. Es decir, fueron prestados únicamente para
consulta interna y no se registraron en el sistema PMB. En este caso se llevó un
control en una planilla manejada por el encargado de la biblioteca y el practicante.
Dichos documentos fueron:
Concordancias de las obras y escritos de San Juan de la Cruz
Diccionario de teología moral
Enciclopedia de teología
Diccionario griego
Diccionario San Juan de la Cruz
A continuación se hace un análisis de los 14 usuarios que participaron en la
prueba: se destacan 9 de ellos que solicitaron el préstamo de un mayor número de
material bibliográfico. El número representativo de préstamos iban desde los 7
hasta los 9 libros.
Otro de los análisis realizados fue el de las temáticas más consultadas y
prestadas. Es muy importante conocer las temáticas que consultan los usuarios,
para así mismo saber sus necesidades de información. Dichas temáticas fueron:
Teología Fundamental
52
Cristología
Teología Moral
Eclesiología
Escatología
Comentarios Bíblicos
Evangelios y Nuevo Testamento
Sacramentos
Para finalizar con el análisis de la prueba piloto se hace una comparación entre la
consulta en sala y el servicio de préstamo externo. Se identificó que del total de
préstamos, un 54% correspondió al préstamo externo de material, mientras que el
préstamo en sala fue de un 5%. Esto demuestra que el servicio de préstamo tuvo
mayor aceptación por los usuarios.
La prueba piloto fue registrada a través de algunos pantallazos que ejemplifican la
forma como se realizaba la devolución del material. En este proceso el usuario
devolvía los libros en el tiempo establecido por el sistema; en ocasiones antes de
la fecha. En otras situaciones algunos usuarios presentaron vencimiento del
material: en algunos casos por olvido de la fecha de devolución; en otros porque
necesitaron el material por más tiempo y no lo renovaron en el sistema. Para
estos casos el sistema permite la opción de renovación del material, cuando el
usuario necesita extender la fecha del préstamo. Así el usuario puede tener en
préstamo los documentos por otros quince días (15) más.
Otro de los hallazgos que se presentaron en la prueba piloto fue que el sistema
permitió hacer Reservación de material. Es decir, el usuario mismo puede
acceder al OPAC y realizar una reservación, que se puede dar en dos
circunstancias: la primera cuando el libro está disponible y el usuario necesita que
este documento no sea prestado externamente. El segundo caso es cuando el
53
material se encuentra prestado y el usuario necesita dicho material, por lo que
procede a realizar la reservación del mismo.
Imagen 10. Devolución de material
Imagen 11. Renovación de material
En esta prueba piloto se detectó que a algunos usuarios se les vencían los
documentos prestados. Para evitar que esto pasara, el sistema tiene la opción de
renovar el material. Esta renovación es responsabilidad del encargado de la
54
biblioteca o el practicante, y este procedimiento se debe realizar bajo la opción de
administrador.
Imagen 12. Renovación de material manual.
En esta imagen se muestra que aunque esté establecido un tiempo de préstamo
de 15 días, el sistema confirma dicha opción mediante una ventana emergente
que presenta un calendario para escoger la fecha límite de entrega del nuevo
préstamo.
55
Imagen 13. Reservación de material
En la prueba piloto también se detectó la opción de reservar el material. Este
procedimiento se puede realizar cuando el documento esté prestado por otro
usuario; o cuando está disponible y el usuario necesita que el documento no sea
prestado nuevamente por otro usuario y lo pueda reservar.
Este procedimiento puede ser realizado por el usuario a través del OPAC. Dicho
usuario se ubica en el inicio, da su usuario y contraseña y selecciona el
documento que requiere reservar.
56
Imagen 14. Ingresar datos de los usuarios en el OPAC
Imagen 15. El usuario debe identificase para realizar la reserva
Cada usuario debe identificarse con su número de documento y su contraseña
que será el mismo número de documento.
57
Imagen 16. Documento reservado por el usuario en el OPAC
Imagen 17. Reservación de documento con éxito
En esta imagen se muestra la reserva realizada con éxito por el usuario. Dicho
proceso se generó gracias a la realización de la prueba piloto siendo este un
beneficio para el usuario que requiere la reservación del material.
58
5.7 ANÁLISIS Y RESULTADOS DE DATOS
La prueba piloto arrojó que el servicio de préstamo presentó buena aceptación por
los usuarios de la comunidad, especialmente por los hermanos quienes estuvieron
realizando el procedimiento para adquirir en préstamo los materiales requeridos
por cada uno de ellos.
En la prueba piloto se evidenció que el 7% de los prestamos incurrieron en el
vencimiento de los materiales prestados, es decir que el usuario paso el límite de
los quince (15) días, debido a esto se hizo necesario que el encargado de la
biblioteca generara un reporte cada mes, con el fin, de saber el estado actual del
préstamo y del retraso de la devolución. Por medio del reporte que se genera
cada mes, se pueden informar a los usuarios las novedades, tales como el
vencimiento de material. Este hallazgo generó dos servicios adicionales: la
renovación y reserva de material.
El servicio de renovación del material, se hace necesario cuando el usuario desea
tener por más tiempo prestado el material, que es un beneficio para los usuarios,
ya que permite hacer la renovación nuevamente por otros quince días (15). Por
otra parte se identificó que el usuario puede realizar reserva de material en dos
instancias, primero, cuando el documento está prestado y otro usuario lo quiere
reservar; segundo, cuando el documento está en la biblioteca y el usuario lo
reserva para que no sea prestado externamente.
Los días de mayor consulta y préstamo de los materiales fueron los días en que el
encargado de la biblioteca estaba presente y el practicante realizaba su jornada
de práctica. Esto evidencia que los usuarios se sentían satisfechos al ser
atendidos por otras que completaban sus necesidades de información. Esto
permitió identificar la necesidad de contar con un hermano de la comunidad que
dedique más tiempo a atender a los usuarios.
59
6 CONCLUSIONES
Al finalizar este trabajo se puede concluir que al realizar el diseño de un servicio,
es importante iniciar previamente con un estudio de los usuarios. Esto permite
conocer las impresiones previas que el servicio va a generar y las estrategias que
habría que utilizar en su implementación.
El desarrollo de las Políticas, permite que los usuarios reconozcan la importancia
de controlar el flujo del material que alberga la biblioteca. Por otro lado, es
importante mencionar su aplicación en un Reglamento de usuarios pensando en
su viabilidad en el futuro, y tendiendo hacerlo flexible para facilitar su aplicación.
Comunidades pequeñas de usuarios tienden a solicitar bajos niveles de restricción
cuando se está en la fase de diseño de Políticas. El profesional en Ciencia de la
Información debe ser mediador entre los intereses de los usuarios y el beneficio
que el control les brindará a largo plazo.
El servicio de préstamo externo para la comunidad del Teologado, contribuye a
que el usuario conozca los recursos de la biblioteca, consulte el material,
identifique su ubicación y genere nuevos servicios que extiendan o faciliten dichos
préstamos.
La prueba piloto permite evaluar la aceptación y comportamiento del usuario
frente al servicio y reformular las disposiciones (si es el caso) de la política y de la
personalización del software que lo hacen posible.
El presente trabajo brinda un aporte al área de Servicios de información, pues las
metodologías consultadas permitieron diseñar un servicio aplicado al caso de la
biblioteca del Teologado San Juan de la Cruz. Esta puede ser adaptada a otras
bibliotecas similares.
60
7 RECOMENDACIONES
Se recomienda el continuo seguimiento, actualización de las Políticas y del
Reglamento y de ser necesario, la modificación de acuerdo a nuevos perfiles de
usuarios.
Los usuarios deben conocer y actuar en defensa de las Políticas del servicio. Por
lo tanto, se recomienda una jornada de divulgación en la que deberá estar
presente un profesional egresado de la Carrera de Ciencia de la información –
Bibliotecología, los usuarios y los estudiantes en práctica.
Es necesario un análisis continuo de los reportes que genere el software PMB.
Se recomienda aprovechar los otros módulos que posee el software PMB, pues la
implementación del servicio de préstamo automatizado es sólo una de las varias
posibilidades que éste ofrece.
La migración de la base de datos de Winisis al sistema PMB es necesaria ya que
va a permitir unificar la información; y generará un único instructivo de consulta y
de Políticas ahorrando tiempo de consulta al usuario
61
8 BIBLIOGRAFÍA
ALLO MANERO, María Adelaida. et al. Manual de biblioteconomía. Madrid:
Editorial Síntesis, 1996. p.250.
ALVARADO DE ESCORCIA, Carmen. La biblioteca pública que queremos.
Bogotá: Ministerio de Cultura; Fundalectura, 2001. p. 28.
CARMELITAS DESCALZOS. In pacha domini. [En línea], [Consultado el 06
de Marzo de 2013]. Disponible en internet:
http://ocarm.org/es/content/ocarm/origen
COMITÉ DE BIBLIOTECAS DE INSTITUCIONES DE EDUCACION
SUPERIOR DEL DISTRITO CAPITAL. Lineamientos para bibliotecas de
instituciones de educación superior. Bogotá: Politécnico Grancolombiano.
1999. P. 24.
DIAZ PEREZ, María. Eugenia. et al. Auxiliar de archivos y bibliotecas:
temario general. Sevilla: Editorial MAD, 1994.p.166
DIRECTORIO DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Y BIBLIOTECAS
ESPECIALIZADAS. Madrid: Dirección General de Investigación Científica y
Técnica. Ministerio de Educación y Ciencia. 1987
ESCOLAR SOBRINO, Hipólito. Historia de las bibliotecas. 2 ed. Madrid:
Fundación German Sánchez Rupérez, 1987. P. 103-107. 97- 99.
ISBN:8486168120
GARCÍA. Irma Luz. Servicio de referencia una propuesta integradora. 2 ed.
Buenos Aires: Alfragrama Ediciones, 2009. 274 p. ISBN: 9789871305308.
62
GARCÍA Pelayo y GROSS, Ramón. El pequeño Larousse ilustrado.
Editorial Larousse. 17 ed. México: 2004. p. 1824, ISBN: 9702210380.
GRAU GUADIX, R.M. El Usuario en las Bibliotecas Especializadas. En:
Seminario Sobre Cooperación e Informatización Bibliotecario. Madrid:
Ministerio de Cultura. 1991
HERNÁNDEZ SAMPIERI, Roberto. Metodología de la investigación. 5 ed.
México Bogotá: McGraw-Hill, 2010. 613 p. ISBN: 6071502918.
LATORRE ZACARÉS. Ignacio. Sanchis Pérez, Elisa. La atención a
usuarias y usuarios en bibliotecas especializadas. [En línea]. [Consultado
el 17 de Febrero de 2013]. Disponible en internet:
http://www.ciepi.org/fesabid98/Comunicaciones/i_latorre.htm.
LITTON, Gaston. La biblioteca especializada. Centro Regional de Ayuda
Técnica. 1974. 208 p
MEJIA AMAYA. Rafael. Los Carmelitas Descalzos en Colombia. Bogotá:
2010. 336 p. ISBN: 978-958-44-7188-8
MENENEDEZ ECHAVARIA Alfredo Luis y TINOCO ALFARO Jorge.
Proposal to Implement a Virtual Reference Service at Pontificia Universidad
Javeriana’s General Library En: Signo y Pensamiento no 54, p. 318-329.
(enero – junio). 2009.
MONFASANI, Rosa Emma y CURZEL Marcela Fabiana. Usuarios de la
Información: Formación y Desafío. Buenos Aires: Alfagrama, 2006. 224 p.
ISBN: 987-22074-9-6
63
Orden de Carmelitas Descalzos OCD Provincia de Santa Teresita del Niño
Jesús Colombia. [En línea]. [Consultado el 23 de febrero de 2013].
Disponible en internet: http://www.ocdcolombia.org/Contenido.html?C=56
PMB Sistema de Gestión para Bibliotecas. [En línea]. [Consultado el 15 de
octubre de 2012]. Disponible en internet:
http://www.comunidadpmb.org/index.php
RAMOS SIMÓN. Luis Fernando. El préstamo bibliotecario como servicio a
los usuarios y como derecho de los autores ¿tiene futuro en un mundo
digital? [en línea]. En: Revista El profesional de la información, 2004,
noviembre-diciembre. v. 13, n. 6, p. 421-431 [Consultado el 07 de Enero
de 2013]. Disponible en internet: [base de datos en línea EBSCO
hosthttps://bases.javeriana.edu.co.
REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la lengua española. 22 ed.
Madrid España: Editorial Espasa-Calpe. 2001, p. 1614. ISBN: 8423968138
RESTREPO. B. La orden Carmelitana. Bogotá: El Greco. 1981. P. 23- 33..
REY CASTELAO, Ofelia y ZANZ GONZALEZ, Margarita. Monjes, Frailes y
libros: las bibliotecas de los regulares compostelanos a fines del antiguo
régimen. [En línea]. En: Obradoiro de Historia Moderna No. 6. (1997). p.
79-106 [Consultado el 11 de marzo de 2013]. Disponible en:
http://www.usc.es/revistas/index.php/ohm/article/view/500/499
REY FAJARDO, José del S.J. Las bibliotecas jesuíticas en la Venezuela
colonial. Academia Nacional de la Historia, V. 2. 1999. P. 144 – 176.
ISBN:9802229261
64
RUBIO HERNÁNDEZ, Alfonso. Estudios de usuarios en archivos
municipales una aproximación teórica y práctica, Cali: Programa Editorial
Universidad del Valle, 2006. 106 p. ISBN: 9586704874
RUSO GALLO, Patricia; RODRIGUEZ G., Josep Manuel y SULE D,
Andreu. Laboratorio virtual de software libre para bibliotecas [En línea].
[Consultado el 24 de Septiembre de 2012]. Disponible En:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2008/enero/08.pd
f
SANTANA ARROYO, Sonia. El modelo FRBR en el servicio de referencia
y su implementación en los catálogos automatizados. [en línea]. Revista
cubana de ACIMED 2011; 22(3):189-203. [Consultado el 06 de Enero de
2013]. Disponible en internet: [base de datos en línea EBSCO host-
https://bases.javeriana.edu.co
SANZ CASADO, Elías. Manual de estudios de usuarios, Madrid: Fundación
Germán Sánchez Ruiperez, 1994. 279 p. ISBN: 84-86168-93-7
SPECIAL LIBRABRIES ASSOCIATION. SLA. General Industry FAQs. [En
línea]. [Consultado 16 de febrero de 2013]. Disponible en internet:
http://www.sla.org/content/membership/Genfaq.cfm
STRABLE, Edward G. Special libraries: a guide for management. New
York: Special Libraries Association, 1966. 62 p.
TIPO DE INVESTIGACIÓN APLICADA. [en línea]. [Consultado el 21 de
Enero de 2013]. Disponible en internet:
http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r88693.PDF
65
VALLIANT HIGGINSON, M. Putting policies in context, Business policy.
Nueva York: 2 ed. Alfred Gross is Walter Gross., Ronal Press. 1967. 230 p.
VALVERDE OGALLAR, Pedro. La biblioteca, un centro clave de
documentación escolar: organización, dinamización y recursos. 2 ed.,
Madrid: Narcea. 2000, p. 170. ISBN: 84-277-1224-3.
VILADÀS, Xènia. El diseño a su servicio cómo mejorar una idea de negocio
con la ayuda de un diseñador. Barcelona España: Index Book, 2010. 162
p. ISBN: 9788492643509
YOUNG Heartsill. Glosario ALA de Bibliotecología y Ciencias de la
Información. 1a ed. Madrid: Ediciones Díaz de Santos, 1988. 473 p. ISBN:
84-86251-93-1
ZINS, Chaim. Classification schemes of Information Science: Twenty-eight
scholars map the field. En: Journal of the American Society of Information
Science and Technology. 2007 vol. 58, no. 5, p. 657.
66
9. ANEXOS
ANEXO. 1 FOTOS ANTECEDENTES DEL ESTADO DE LA BIBLIOTECA ANTES DE LA PRÁCTICA, SEGUNDO SEMESTRE 2012. Estas fotos son evidencia del estado en el que se encontraba la biblioteca de la
Comunidad, su falta de mantenimiento y organización. Se puede apreciar la
desorganización y el mal estado en que se hallaba el material bibliográfico donado
por otra casa de la comunidad religiosa Carmelitas en el segundo semestre 2012.
67
ANEXO. 1 (Continuación)
68
ANEXO. 2 FOTOS QUE MUESTRAN ALGUNOS RESULTADOS VISIBLES DE
LA PRÁCTICA PROFESIONAL NOVIEMBRE 2012
Estas fotos son evidencia del estado actual en que se encuentra la biblioteca. El
resultado de la práctica profesional incluyó la organización y la distribución de los
estantes en el cual está ubicado el material bibliográfico.
.
69
ANEXO. 2 (Continuación)
82
ANEXO. 3
CRONOGRAMA DESARROLLO DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO DE
PRESTAMO
FASES -ACTIVIDADES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5
Elaboración y entrega de cuestionario a la comunidad de los Carmelitas Descalzos.
Se entregará el cuestionario a todos los hermanos y padres que habiten la casa "San Juan de la Cruz". Tiempo estimado (21 de febrero) recolección de datos (25 febrero)
Estudio de usuarios de la comunidad religiosa Carmelitas.
Se evaluarán y analizaran los cuestionarios y se definirán los perfiles de los usuarios fecha estipulada (lunes 04 de marzo) se ingresan al sistema los perfiles (5 al 8 de marzo)
Establecer y definir los códigos del material bibliográfico para el préstamo.
Se define cual será el código que identifique el libro para realizar el préstamo en el sistema
Se defino el código consecutivo de cada libro, el cual permitirá el préstamo en el sistema. Ejemplo: 00001
Creación de políticas para el préstamo Permanente A partir del 21 de febrero se inicia la creación de políticas según entrevista con la institución.
Permanente Permanente documento de políticas y reglamento
Creación de reglamento para el préstamo de documentos
Permanente Permanente Permanente Permanente documento de políticas y reglamento
Prueba piloto del préstamo externo de material bibliográfico.
Teoría Entrevista al Padre Jorge Zurek, para definir las políticas del servicio del préstamo.
Del 01 de marzo al 20 de abril se realizara la prueba con los usuarios voluntarios para realizar el préstamo.
Se realizara análisis de prueba del 21 de abril hasta 15 mayo.
Análisis y resultados de la prueba piloto
83
ANEXO. 4
CUESTIONARIO: ESTUDIO DE USUARIOS PARA DEFINIR
PERFILES EN LA BIBLIOTECA “SAN JUAN DE LA CRUZ” DE LA
ORDEN RELIGIOSA DE LOS CARMELITAS
Fecha:
_________________________________________________________________
Nombre y Apellido:
_________________________________________________________________
1. Tipo de identificación
C. C. Pasaporte: Cedula de extranjería:
Número: _____________________________________
Nacionalidad __________________________________
2. ¿Señale con una X cuál es su posición en la casa San Juan de la Cruz?
Hermano Padre Superior
3. ¿Usted consulta con frecuencia los documentos de la biblioteca?
SI NO
4. ¿Por cuánto tiempo consulta los materiales bibliográficos de la biblioteca?
Por una semana
Por quince días
Por un mes
Por más tiempo, ¿Por qué? ______________________________________
84
____________________________________________________________
5. ¿Qué tipo de material bibliográfico consulta de la biblioteca San de la Cruz?
Libros
Enciclopedias
Revistas
Diccionarios
Otros, ¿Cuáles? _________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
6. ¿Cree usted que es importante que se implemente el servicio de préstamo
externo de libros, de la biblioteca San Juan de la Cruz?
SI NO
¿Por qué?_______________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
7. ¿Según usted cuáles son los libros más valiosos e importantes que contiene la
biblioteca San Juan de la Cruz?
1. ____________________________________________ 2. ____________________________________________ 3. _____________________________________________ 4. ______________________________________________ 5. ______________________________________________
85
8. ¿Cuáles temas cree usted que son los más importantes y que los debe tener la
biblioteca?.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
9. ¿Qué opina usted sobre el servicio de préstamo de libros, con el objetivo de
controlar su disponibilidad?.
______________________________________________________________
______________________________________________________________
10. ¿Cree usted que el servicio de préstamo de libros de esta biblioteca le será útil
a las demás casa de la misma comunidad Carmelitas?.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
SUGERENCIAS:
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
86
Análisis y tabulación del cuestionario:
A continuación se presenta la tabulación del cuestionario con los datos personales
de los usuarios de la comunidad. Esta información fue recogida con el fin de crear
los perfiles de cada usuario en el software de gestión bibliográfico PMB.
Tabla 1. Tabulación de datos del cuestionario.
El cuestionario fue respondido por los 18 integrantes de la Casa (hermanos y
padres) y arrojó la siguiente información:
Nombre Apellidos Cedula Nacionalidad Perfil
Mauricio U. 70127*** Colombia Superior
John Alexander R. A. 7127*** Colombia Hermano
Benjamín G. 391*** Ecuatoriano Hermano
Francisco Alejandro
T. G. 15349*** Colombia Padre
Jorge A Z. 79281*** Colombia Padre
Harold C. 115218*** Colombia Hermano
Ferney Alexis T. R. 102039*** Colombia Hermano
Carlos Mario
S. V. 1063152*** Colombia Hermano
Héctor Adrián M. D. 79 541*** Colombia Hermano
José Luis C. 102023 **** Colombia
Robín C. 376 *** Ecuador Hermano
Juan Gabriel S. 80 22**** Colombia Hermano
Nelson L. 7126 4***
Colombia Hermano
Ricardo F. 391 *** Colombia Hermano
Miguel P. 391 *** Colombia Hermano
Fabián J.
1094 532 ***
Colombia Hermano
Óscar Fabián A. 11 30 588 *** Colombia Hermano
Carlos Andrés
B. 111 61 56 *** Colombia Hermano
87
La pregunta no. 1 relacionada con la nacionalidad de los habitantes de la casa,
evidenció que 16 de ellos, es decir un 88% son de nacionalidad colombiana. Solo
2 de ellos reportaron nacionalidad ecuatoriana. En cuanto a la posición que
desempeñan dentro de la comunidad (pregunta no. 2) se identificó que en su
mayoría la casa es habitada por los hermanos (seminaristas) mientras que solo 3
de los 18 encuestados son padres, incluyendo al padre superior de la casa.
En cuanto a la pregunta no. 3, relacionada con la consulta, se encontró que 12
habitantes de la casa consultan la biblioteca, es decir un 66%. Por otro lado, el
tiempo en el que los usuarios consultan los documentos (pregunta no. 4) es de 15
días aproximadamente, repuesta dada por 10 de ellos, es decir un 55%. Los
usuarios restantes consultan los documentos por una semana. Tan solo 2 de ellos
mencionaron consultar los documentos hasta por un mes.
Para finalizar el análisis en cuanto a la pregunta no. 5, relacionada con el tipo de
material que consultan en la bibliteca. Se encontro que 14 habitantes de la casa
consultan libros, es decir un 48%. Adicionamente se encontro que 6, de ellos
consultan revistas, es decir un 20% y 9 de ellos consultan enciclopedias y
diccionarios, es decir un 39%. Por otro lado, la pregunta no. 8, relacionada con
las temáticas mas importantes que debe tener la bibliteca. Arrojó que 15 de los
habitantes de la casa mencionan que teologia, es la tematica mas importante, es
decir un 36%, otra de las tematicas reconocidas por los hermanos como
fundamental es espiritualidad con un 24%, seguido cristologia, con un 17%,
luego antropologia con un 12% y por ultimo la tematica de filosofia con un 9%.
88
ANEXO. 5
ENTREVISTA AL PADRE JORGE ZUREK O.C.D, PARA DEFINIR
LAS POLITICAS PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO EN LA
BIBLIOTECA SAN JUAN DE LA CRUZ
Estas políticas tienen el propósito de establecer un reglamento para el servicio del
préstamo de material bibliográfico de la biblioteca “San Juan de la Cruz”, teniendo
en cuenta que todos los miembros de la comunidad cumplan, respeten el
reglamento y políticas establecidas y estén enterados del funcionamiento del
material en la biblioteca. Las políticas se establecieron con el consentimiento de la
comunidad o institución, teniendo en cuenta sus principios y sus objetivos como
institución.
1. Por medio de un cuestionario se hizo un estudio de usuarios para definir el
perfil de cada usuario miembro de la comunidad.
2. ¿Para qué tipo de usuarios se autoriza el préstamo de material
bibliográfico?
Hermanos
Padres
Superior
3. ¿El préstamo externo de material será únicamente para los usuarios que
habitan la casa San Juan de la Cruz u otras casas ¿cuáles?, ¿Cuantas?
____________________________________________________________
89
4. ¿Qué tipo de material se va a prestar externamente?
Libros
Revistas
Enciclopedias
Material especial
Otros, ¿Cuáles?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
5. ¿Qué tipo de material tendrá préstamo externamente según su perfil de
usuarios?
Libros
Revistas
Enciclopedias
Libros antiguos
Colecciones especiales
Textos sagrados
6. ¿Qué tipo de colecciones no tendrán préstamo externo? No saldrán de la
biblioteca, específicamente de la casa San Juan de la Cruz.
Libros, ¿Cuáles?
Revistas, ¿Cuáles?, todas,
Otros materiales, ¿Cuál?
¿Cuál es el motivo o justificación de no permitir el préstamo?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
90
7. ¿Por cuánto tiempo se prestara externamente el material de la biblioteca?
8 días
15 días
Más tiempo
¿Cuánto?____________________________________________________
____________________________________________________________
¿Se harán excepciones según el perfil y los material solicitados por el
usuarios? ¿En qué casos?.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Perfiles _________________________________________________________
Materiales________________________________________________________
Otros_____________________________________________________________
Método para crear al usuario en el sistema para el préstamo de libros
externamente,
Nombre.
No. de documento.
Perfil (hermano, padre, superior)
Nombre de la casa.
8. ¿El material que se estipule solo para consulta en sala, se debe cargar en
el sistema?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
91
9. ¿Está de acuerdo que el material se cargue en el sistema para que genere
algunos beneficios como, estadísticas, se conozca su ubicación y perfil de
usuarios que lo consultan?.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
SUGERENCIAS
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
92
ANEXO. 6
ESTUDIO DE USUARIOS EN ARCHIVOS MUNICIPALES: UNA TEÓRICA Y
PRÁCTICA
Tabla 2. Libro de Registros
Consulta 3 Boletín oficial de la Rioja Urbanismo
1 Arqueo Recaudación voluntaria
1 Apertura Bomberos
Préstamo 1 Libros actas URB
1 Plan comarcal URB
1 Obra Arquitectura
2 Aperturas Bomberos
1 Planeamiento Base de Datos
Fuente: Estudios de usuarios en archivos municipales una aproximación teórica y
práctica p. 28
En este tipo de registro de material es importante mostrar que carece de algunos
aspectos importantes como los datos del tipo de usuario que consulta el material,
fecha de préstamo y devolución del material, no existe registro de quien presta el
material.
Tabla 3. Tipología Documental
Libro de registro Estudios de identificación de series
Libros Libros de intervención
Aperturas Licencias de apertura
Obras Licencias de obras
T-2 Expedientes de planteamiento
Medio ambiente Expedientes de medio ambiente
93
T-4 Expedientes de obras municipales
Planteamiento Expedientes de planteamiento
Rioja Prensa
Expedientes Expedientes de festejos
Padrones Padrones de habitantes
Vado Licencias de vados
Fichas Fichas de plusvalías
Comunicada Actuaciones comunicadas
Fuente: Estudios de usuarios en archivos municipales una aproximación teórica y
práctica p. 29
En los registros se consolida una tabla con los totales de préstamos, consultas,
promedios, tipo de documentos y unidades documentales, tanto diarios como por
semana, con esta información se realiza un análisis estadístico y grafico de la
consulta y préstamo de material bibliográfico en el centro de documentación.
Tabla 4. Resultados Días de la Semana
Días de la
semana
Total
prestamos
Préstamo
diario
Promedio
consultas
Consult
a diaria
Promedio
P/C
Total
diario
Promedio
Lunes 5 15 3 16 3,2 31 6,2
Martes 4 8 2 10 2,5 18 4,5
Miércoles 3 9 2,5 8 2 17 4,25
Jueves 4 9 3 9 3 18 6
Viernes 4 10 2,5 10 2,5 20 5
Totales 20 51 53 104
94
Fuente: Estudios de usuarios en archivos municipales una aproximación teórica y
práctica p. 30
Grafico 4. Tipo de consulta por días de la semana.
Fuente: Estudios de usuarios en archivos municipales una aproximación teórica y
práctica p. 31
Dentro del análisis de los datos estadísticos se encuentra que en promedio
tienden a prestar casi lo mismo que consultan, ya que las consultas totales por
semana muestran un 51%, mientras que los prestamos son del 49%; de estos
porcentajes se realiza un análisis por semana, donde se muestra que el día en
que más se consulta es el lunes y el resto de la semana es menor pero constante,
así mismo por lo general todo el material que consultan terminan prestándolo.
95
Tabla 5. Promedio de resultados
Resultados
Prestamos
consultas
51
53
49´04%
50´96%
Totales 104 100%
Fuente: Estudios de usuarios en archivos municipales una aproximación teórica y
práctica p. 32
Grafico 5. Tipo de consulta/préstamo. Promedio de resultados.
Fuente: Estudios de usuarios en archivos municipales una aproximación teórica y
práctica p. 33
En los resultados de consulta de material se analiza que los documentos más
prestados son las licencias de apertura, licencias de obras, plusvalías y los
expedientes de planeamiento, los cuales tienen planos y requieren un análisis
fuera del centro de documentación; estos se diferencias del resto de documentos
ya que requieren una mayor cantidad de reclamaciones por parte de los usuarios,
para los pleitos que se llevan a cabo en la municipalidad.
PRESTAMO
CONSULTA
49%
51%
96
ANEXO. 7
POLITICAS DEL SERVICIO DE PRESTAMO EXTERNO DEL
MATERIAL BIBLIOGRAFICO DE LA BIBLIOTECA SAN JUAN DE
LA CRUZ DE LA COMUNIDAD RELIGIOSA DE LOS
CARMELITAS DESCALZOS.
PRESENTADO POR:
MAYERLY GALINDO
DIRECTOR:
CAROLINA ROZO
BIBLIOTECOLOGA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN – BIBLIOTECOLOGÍA
BOGOTÁ, MAYO DE 2013
97
TABLA DE CONTENIDO
Introducción ................................................................................................................... 98
Objetivo ........................................................................................................................ 99
Alcance .......................................................................................................................... 99
Definiciones ................................................................................................................... 99
Estructura del servicio de préstamo ......................................................................... 100
Consulta interna de material bibliográfico ................................................................ 100
Diagrama de flujo consulta interna ........................................................................... 102
Préstamo externo de material bibliográfico .............................................................. 104
Diagrama de flujo préstamo externo ........................................................................ 107
Reglamento ................................................................................................................. 110
Normas generales ..................................................................................................... 110
Condiciones de préstamo externo de material bibliográfico .................................. 113
Condiciones de consulta interna de material bibliográfico .................................... 114
Aspectos a tener en cuenta ....................................................................................... 115
98
INTRODUCCION
Este documento está conformado por la propuesta de Políticas del servicio
de préstamo de material bibliográfico y por El Reglamento. Documentos que
contribuyen a estandarizar los servicios de la biblioteca. Estas políticas se
aplican de forma flexible, puesto que son políticas generales dirigidas al
Teologado y están pensadas para que en un fututo se ofrezca el servicio de
préstamo externo para los habitantes de las otras dos casas de la comunidad.
Dicho documento se elabora con el fin de establecer los criterios para la
implementación del servicio. Es de gran importancia su existencia pues
permiten apoyar y gestionar la organización tanto de la unidad de información
como de la documentación que allí se alberga.
Para la elaboración de estas políticas se tuvieron en cuenta las necesidades de
información de la comunidad, especialmente los miembros de la casa San
Juan de la Cruz. Como herramienta de recolección de la información se realizó
una entrevista a los directivos de la comunidad y una encuesta a todos los
miembros de la casa. Posteriormente, se compilaron los criterios que llevaron a
cabo la creación de estas políticas, para el buen funcionamiento del servicio
diseñado.
Mediante la creación de las políticas del servicio, se garantiza que los
miembros de la comunidad puedan acceder, controlar, verificar y sobre todo
satisfacer sus necesidades de información.
99
1. OBJETIVO
Controlar el funcionamiento del servicio de préstamo de material bibliográfico,
mediante la creación de normas generales y específicas creadas
especialmente para la biblioteca de la comunidad religiosa Carmelitas de la
casa San Juan de la Cruz.
2. ALCANCE
Comprende la consulta de los documentos físicamente por parte del usuario y
también a través del catálogo de la biblioteca del Teologado, continúa con el
préstamo del material solicitado y finaliza con la devolución del material a la
biblioteca de la casa, mediante la descarga del préstamo en el sistema PMB.
3. DEFINICIONES
Consulta en sala: revisión del material bibliográfico ubicado en las estanterías
solo dentro de la biblioteca sin registrar el préstamo externo.
Préstamo externo de material bibliográfico: se entrega el material a los
miembros de la comunidad, por un tiempo determinado para que sea sacado
fuera de la biblioteca.
Colección general: es una colección que está disponible en la estantería de
la biblioteca con acceso libre por parte de la comunidad, para que su consulta y
que los contenidos encontrados allí puedan ser comparados y despierte el
interés de los usuarios.
100
Colección hemeroteca: publicaciones seriadas y de revistas, diccionarios,
enciclopedias especializadas en el área religiosa, que se encuentran en un
soporte físico, para la consulta interna en la biblioteca San Juan de la Cruz.
4. ESTRUCTURA DEL SERVICIO DE PRESTAMO
4.1 CONSULTA INTERNA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
PASOS ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Consulta a través del sistema PMB o
personalmente ingresa a la colección a
buscar el material.
Si el material corresponde a un documento
de la colección general.
Toma el documento de la colección y lo
consulta.
Toma el/los documentos y se dirige al
encargado o al practicante para ser
registrado en el formato “Material
Consulta Interna”.
Usuario
2
Luego de consultarlo lo puede dejar en una
mesa especial para ubicar el material
consultado.
Usuario
3
Si el material buscado no se encuentra en la
ubicación del estante.
101
Busca el documento en su ubicación o da
un barrido por la colección para saber si
el libro está mal ubicado o perdido.
Si lo encuentra:
Se lo entrega al usuario.
Si no lo encuentra:
Le hace seguimiento para conocer su
localización.
Encargado de
biblioteca o
practicante
4
Si el material pertenece a la colección de
Referencia o hemeroteca.
Toma el documento de la colección y lo
consulta.
Registra el/los documentos en el formato
“Material Consulta Interna”. (Ver Anexo
No. 8.)
Usuario
Usuario /
Practicante /
Encargado
5
Ubicación del material en la estantería.
Toma el material que se encuentra en la
mesa de material consultado.
Lo ubica en la colección en su respectivo
orden topográfico.
Deja en completo orden la colección y la
biblioteca.
Encargado de
biblioteca o
practicante
102
4.1.1 DIAGRAMA DE FLUJO CONSULTA INTERNA
En el siguiente diagrama se describe el procedimiento para la consulta interna del
material, tanto de colección general como la colección de hemeroteca y referencia
la cual no tiene préstamo externo solo consulta en sala.
SI NO
SI NO
Usuario
Consulta en el sistema PMB, o personalmente revisa en la
colección.
¿El material solicitado corresponde a
la colección general?
Usuario
Busca el documento en el
estante correspondiente,
según el número
topográfico.
Este es de la colección
de la hemeroteca o de
referencia.
Se dirige a la
colección y lo toma
para consulta en sala.
Lo toma del estante
y lo consulta
El material se
encuentra en el
estante
Usuario Se dirige al
encargado y reporta
la solicitud
Usuario
Usuario
Lo registra en la
planilla de consulta
Interna
Usuario/Encargado/
Practicante
1 2
3
Inicio
103
SI NO
Lo registra en la
planilla de consulta
Interna
Usuario/Encargado
/Practicante
Lo deja en la mesa
de material para
ubicar
Usuario
Encargado / Practicante
¿Busca el material en
la colección y lo
Encuentra?
Lo entrega al usuario
para que lo consulte
Le hace seguimiento
hasta encontrarlo
Lo deja en la mesa de
material para ubicar
Usuario
1 2 3
Lo deja en la mesa de
material para ubicar
Usuario
Recoge el material
consultado y
dejado en la mesa
Practicante /
Encargado
Organiza el
material y lo ubica
en el estante
Practicante /
Encargado
FIN
104
4.2 PRESTAMO EXTERNO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
PASOS ACTIVIDAD RESPONSABLE
1
Consulta a través del sistema PMB o
personalmente ingresa a la colección a
buscar el material.
Si el material pertenece a la Colección
General.
Toma los documentos de la colección
general para solicitar el libro en
préstamo externo.
Se dirige al encargado de la biblioteca
y da su número de documento.
Se carga el documento en el sistema,
por medio de su código consecutivo,
para ser prestado externamente de la
biblioteca.
Si no este material pertenece a la colección
de referencia o hemeroteca.
Solo se puede consultar internamente.
Usuário
Encargado de
biblioteca o
practicante
2
Si el documento no se encuentra en la
colección.
Busca el libro en la colección.
Si lo encuentra
Encargado de
biblioteca o
practicante
105
Se lo entrega al usuario.
Si no lo encuentra en la estantería.
Tomará nota de su número
topográfico y título, le hará
seguimiento para saber su
localización.
3
La devolución del material.
Se dirige a la biblioteca y presenta el
material cargado a su nombre.
Descarga el material a través del
módulo de devolución. Por medio del
código consecutivo del documento
prestado.
Si desea saber su estado de cuenta.
Solicita al encargado de la biblioteca
dando su número de identificación
para saber su estado con la biblioteca.
Verifica el estado del usuario en el
sistema a través de su número de
identificación o cedula.
No desea saber su estado de cuenta y se va.
Usuário
Encargado de
biblioteca o
practicante
Usuário
Encargado de
biblioteca o
practicante
Usuario
Renovar el material.
Hace la devolución en la biblioteca
Encargado de
106
4 Nuevamente solicita el préstamo del
material.
Carga nuevamente el material al
usuario solicitante.
biblioteca o
practicante
5
Ubicación del material en la estantería.
Toma el material que llega de préstamo
externo.
Lo organiza y ubica en la colección en su
respectivo orden topográfico.
Deja en completo orden la colección y la
biblioteca.
Encargado de
biblioteca o
practicante
107
4.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO PRETAMO EXTERNO
En el siguiente diagrama se describe el procedimiento para realizar el préstamo
externo de material bibliográfico.
SI NO
SI NO
Inicio
Usuario
Consulta en el sistema PMB, o personalmente revisa en la
colección.
¿El material solicitado corresponde a
la colección general?
Usuario
Busca el documento en el
estante correspondiente,
según el número
topográfico.
Este es de la colección
de la hemeroteca o de
referencia; Solo para
consulta en sala.
Lo toma del estante
para préstamo
El material se
encuentra en el
estante
Usuario
Se dirige al
encargado y reporta
la solicitud
Usuario
Lo toma del estante y
lo consulta
Usuario
Lo deja en la mesa de
material para ubicar
Usuario
1
2
3
108
SI NO
Usuario
Se dirige al encargado o
practicante y le da su
número de identificación
para que le registre el
libro en el sistema
Usuario
Registra el préstamo con
el número consecutivo
en el sistema para el
préstamo
Encargado/Practicante
Encargado / Practicante
¿Busca el material en la
colección y lo
Encuentra?
Realiza la búsqueda
del libro y le hace
seguimiento hasta
encontrarlo
1 2
Descarga el libro en el módulo de devolución con el
número consecutivo en el sistema, verificando con
el número de identificación del usuario
Practicante / Encargado
Le da su número de
identificación para que le
registre el libro en el
sistema
Retira el libro en
préstamo externo
Usuario
Consulta el libro durante
el tiempo de préstamo
Usuario
Se acerca a la biblioteca
y presenta el libro para
hacer la devolución.
Usuario
6
109
SI NO
Registra el préstamo con el número
consecutivo en el sistema para el préstamo
FIN
¿Desea renovar el libro?
Descarga el libro en el módulo de devolución
con el número consecutivo en el sistema
Encargado/Practicante
Descarga el libro en el módulo de devolución
con el número consecutivo en el sistema
Encargado/Practicante
Encargado/Practicante
Organiza el material y lo ubica en los
estantes, dejando en orden la biblioteca
Encargado/Practicante
6
110
5 REGLAMENTO
5.1 NORMAS GENERALES
El préstamo externo de material bibliográfico está dirigido a toda la
comunidad religiosa Carmelitas, la cual está conformada por:
- Superiores
- Padres
- Hermanos
El servicio de préstamo está dirigido a los habitantes de las siguientes
casas:
- Teologado San Juan de la Cruz
- Postulantado San Pio X
- Noviciado Sagrado Corazón de Jesús
Para acceder al servicio debe identificarse como miembro de la comunidad
y cumplir los criterios mencionados anteriormente.
Para los miembros distintos al Teologado San Juan de la Cruz, deberán
informar telefónicamente con anterioridad de un día la visita a la biblioteca,
para acceder al servicio de préstamo y consulta, de tal manera que el
encargado de la biblioteca pueda atenderlos.
El Horario de acceso para los miembros de la casa Teologado San Juan de
la Cruz no tiene restricción dado que cada uno de ellos tendrá copia de la
llave de acceso a la biblioteca, para los casos en que no se encuentra el
encargado.
111
Al utilizar la biblioteca se recomienda dejar los espacios en orden y evitar el
consumo de bebidas y alimentos, con el fin de evitar posibles daños al
material bibliográfico.
La comunidad Carmelita es la dueña del material bibliográfico que reposa
en la biblioteca, cualquier daño o deterioro del material debe ser notificado
a las directivas o persona responsable de la biblioteca, para su respectivo
arreglo o reposición.
Es responsabilidad y compromiso de los usuarios de la biblioteca, darle un
buen trato y uso al material prestado y consultado, evitando deterioros y
daños mayores de dichos documentos.
Los usuarios son libres de consultar y fotocopiar el material existente en la
biblioteca, siempre y cuando sea para uso académico y sin ánimo de lucro,
esto es responsabilidad neta del usuario.
Los documentos disponibles en la biblioteca se pueden consultar a través
del catálogo en línea manejado por el sistema PMB.
La biblioteca del Teologado San Juan De La Cruz está organizada en las
siguientes colecciones:
- Colección General – Segundo piso
- Colección de Referencia – Tercer piso
- Hemeroteca – Tercer Piso
La ubicación del material bibliográfico en los estantes se encuentra
organizada de acuerdo al sistema de clasificación Internacional Dewey por
áreas temáticas y de izquierda a derecha.
112
En cada estante existe una señalización en la parte lateral, la cual indica las
temáticas y numeración topográfica que contienen cada uno de ellos,
adicional a ello existe una señalización en cada bandeja donde se muestra
el tema que allí se maneja; el tipo de colección es abierta para la libre
elección del material.
Los documentos correspondientes a la colección de hemeroteca y
referencia, como son revistas, diccionarios y enciclopedias, solo se
prestaran para consulta interna, no se registraran en el sistema PMB, pero
si se realizará una anotación en una planilla que tendrá el encargado de
biblioteca, con los datos de la persona que consulte dicho material.
Características de las colecciones abiertas de la biblioteca del Teologado
San Juan De la Cruz:
COLECCIÓN TIPO DE
PRÉSTAMO
ROTULO CLASIFICACIÓN EJEMPLO DE
SIGNATURA
General Externo
15 días
Blanco Dewey 220.3 M15
Referencia Consulta
interna
Con la
letra R al
inicio
Dewey R209.8 S23
Revistas Consulta
interna
Sin rotulo Orden alfabético
y numérico
No tiene
113
6 CONDICIONES DE PRESTAMO EXTERNO DE MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
El usuario puede acceder al servicio de préstamo identificándose con su
documento de identidad, el cual se registra en el módulo de préstamo del
sistema PMB.
Todos los miembros de la comunidad Carmelita tiene derecho a consultar y
prestar todos los libros que considere necesarios, sin límite alguno, siempre
y cuando se comprometan a realizar su respectiva devolución a la biblioteca
realizando la descarga en el sistema PMB.
El tiempo de préstamo del material Bibliográfico es por 15 días, cumplido
ese periodo debe realizar la devolución a la biblioteca, en caso de
requerirlos más tiempo deberá solicitar la ampliación del periodo de
préstamo.
Cada usuario es responsable del material cargado a su registro durante el
periodo de préstamo, en caso de daño o perdida debe informarlo a las
directivas o encargado de la biblioteca, para su respectivo arreglo o
reposición.
Para el préstamo del material el usuario busca directamente el documento
que necesita y lo presenta al encargado o al practicando para que sea
registrado en el sistema de préstamo PMB.
Para los casos en que no se encuentre el encargado y se desee sacar
material en préstamo, el usuario deberá registrarlos en una planilla en físico
que permanecerá en el escritorio del encargado de la biblioteca, donde se
114
debe especificar los datos de quien presta el material y los del documento
retirado.
Para préstamos especiales que requieran mayor tiempo de los 15 días
normales de préstamo por sistema, el usuario deberá pedir autorización al
superior encargado de la casa.
Es importante resaltar que es un compromiso de responsabilidad de todos y
cada uno de los miembros de la comunidad, realizar el trámite de préstamo
en la planilla cuando no está el encargado, ya sea para préstamo externo o
consulta en sala.
Para la devolución del material, el usuario deberá llevar el libro
directamente a la biblioteca y entregarlo al encargado o practicante; para
que sea descargado del sistema PMB, con el número consecutivo del libro.
7 CONDICIONES DE CONSULTA INTERNA DE MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
La consulta interna se refiere a la revisión del material bibliográfico dentro
de la biblioteca, esto aplica para la colección general que no se requiera
llevar externamente o las colecciones de referencia y hemeroteca.
Los documentos de colección de referencia y hemeroteca no se prestaran
externamente, por ser una colección especial y requiere de una mayor
conservación y cuidado.
Se harán excepciones para el préstamo externo de colecciones especiales
como revistas y libros de referencia, según el perfil, ya sea padres,
115
superiores o Laicos recomendados de cualquiera de las tres casas; esto se
realizara con la autorización del superior o encargado del Teologado San
Juan De La Cruz.
Los documentos de referencia son textos especializados y fuentes
primarias, como guía de aprendizaje para algunas asignaturas.
8 ASPECTOS A TENER ENCUENTA
Al momento de usar los documentos para tomar copias hacerlo con fines
académicos y no con fines lucrativos.
Devolver el material bibliográfico teniendo en cuenta el tiempo de préstamo
y beneficiar a los demás usuarios de la comunidad.
Todo el material que se consulta interna o externamente se debe dejar en la
mesa del material para ubicar en los estantes.
Los usuarios no deben ubicar el material consultado, ya que puede quedar
mal ubicado y por ende perdido en la colección; solo lo debe hacer el
encargado de la biblioteca o el practicante.
Mantener el orden y responsabilidad en el buen uso del material
bibliográfico.
Realizar mantenimiento a la colección bimestralmente, verificando que el
material este bien organizado y con el debido aseo.
116