Matriz de Planificacin

Qu es la matriz de planificacin?La matriz de planificacin es un instrumento que consolida la informacin plasmada en las siete herramientas en un formato sencillo y de fcil aplicacin. Se trata de un dispositivo que es utilizado por el equipo de proyecto para llevar el monitoreo operativo del proyecto y sirve de insumo para preparar y actualizar el Plan de Ejecucin Plurianual (PEP) y Plan Operativo Anual (POA).

Propsito e importanciaEl propsito de la matriz de planificacin es mostrar de manera sencilla la informacin del plan de proyecto, sin importar la magnitud o dificultad que ste posea, ya que la matriz puede expresar los elementos ms esenciales de la planificacin y permite monitorear el proyecto sin perderse en los detalles.La funcin ms importante de la matriz es facilitar la gestin y el monitoreo del proyecto. Al consolidar la informacin en una sola matriz, se simplifica el anlisis de los componentes del proyecto y, en especial, se hace posible reconocer la estrecha relacin de dependencia entre ellos. La matriz es importante porque sirve de instrumento de comunicacin con otros stakeholders ya que presenta la informacin del proyecto en una forma fcil de entender. Esencialmente, la matriz es una herramienta diseada para que el lder del proyecto pueda lograr una gestin exitosa del proyecto mediante su uso frecuente.Asimismo el uso de la matriz mejora la comprensin de los objetivos que persigue el proyecto al poder visualizar las relaciones de los resultados con los costos, los tiempos, los riesgos, las responsabilidades, etc.

Cmo se construye una matriz de planificacin?La matriz de planificacin se desarrolla a partir de las necesidades del lder y miembros del equipo de proyecto. Para elaborarla es necesario contar con la informacin plasmada en las siete herramientas de gestin de proyectos: estructura desglosada del trabajo, cronograma, costos, adquisiciones, riesgos, comunicaciones y responsabilidades. El desarrollo de la matriz de planificacin requiere que el lder y equipo revisen la informacin del proyecto e inicien la creacin del contenido de la misma, organizando y resumiendo en un formato simple los datos ms relevantes del proyecto de modo que el equipo pueda controlar y monitorear el mismo sin tener que recurrir a todos los planes y documentos del proyecto.

Figura 1. Desarrollo de la Matriz de Planificacin.EntradasHerramientas y TcnicasSalidas

EDT Cronograma Costos Matriz de Adquisiciones Matriz de riegos Matriz de comunicaciones Matriz de responsabilidades Organizacin de la informacin de las 7 herramientas. Matriz de planificacin

De esta manera, el resultado obtenido es una matriz que ser la base para que lder pueda realizar el seguimiento al avance del proyecto y definir si las actividades estn contribuyendo al logro de los objetivos o si stas se estn cumpliendo segn lo estipulado.La matriz elaborada deber servir de gua para dar por iniciadas las actividades planeadas, vinculando un responsable de ejecucin para cada resultado. Es importante mencionar que esta matriz deber ser actualizada cada vez que existan cambios o modificaciones aprobadas.

ComponentesComo ya se ha mencionado anteriormente, el contenido de la matriz de planificacin plasma la informacin ms importante de las siete herramientas y por lo tanto incluye los siguientes elementos: Nombre y ID del proyecto. Fechas de Inicio, Trmino y Reporte Paso 1 - Alcance (EDT): los componentes, los productos y los paquetes de trabajo del proyecto. Paso 2 - Tiempo: el cual incluye la duracin, la fecha de entrega y el porcentaje de avance. Paso 3 - Costo: presupuesto asignado a los productos. Paso 4 - Adquisiciones: tipos de licitaciones. Paso 5 - Riesgos: nivel de riesgo y prioridad. Paso 6 - Comunicaciones: aquellas relacionadas al resultado o componente. Paso 7 - Responsabilidades: nombre y rol del responsable de los diferentes entregables.

Referencias http://tecnicodeproyectos.com/matriz-planificacion/ Rodolfo Siles, PMP y Ernesto Mondelo, PMP, Gua de Gestin de Proyectos para Resultados PM4R, 2 edicin, BID-INDES, 2012.