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Microsoft Office Word 2013

Tema N 15

Correspondencia e Impresin con Word 2013

15.1. Combinar correspondencia: cartas, sobres y etiquetas

15.2. Impresin de documentos: vista preliminar, zoom,

seleccionar impresora y Opciones de Impresin,

configuracin de pgina, secciones.


Aplica las herramientas bsicas para la creacin de Correspondencia e Impresin

en Word 2013

Capacidad del Tema

Qu es una Correspondencia?

Qu partes tiene una correspondencia?

Sabes cules son las herramientas que se utilizan para crear correspondencia

en un documento?

Conocimientos Previos

Cmo se podra generar una invitacin a un evento acadmico dirigido a 200

personas, teniendo el tiempo de 1 hora para enviarla a cada uno?

Conflicto Cognitivo


15.1. COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2013 nos permite incluir

en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los

datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo

escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se

encargar de generar los datos variables (los que cambian en cada carta

segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas

cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados

los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin

de etiquetas o recibos, la impresin de sobres, etc.

15.1.1. Conceptos previos

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos

fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos

variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.

Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar

en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por

ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una

lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden

introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros

compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo

corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes

de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos

sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de

los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu

sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.


Se les mostrar un ejemplo de cmo utilizar esta funcin para enviar cartas,

para esto necesitaremos lo siguiente:

1 Carta redactada en Word

1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero

puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook

El ejemplo consiste en l envi de una carta, ofreciendo los servicios de una

empresa de redaccin de documentos. Lo que haremos es que podamos

personalizar la carta con los datos de los destinatarios.

Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que

utilizaremos, en este caso, sern solo: Nombre, Direccin, Empresa, Profesin.

Tengan claro donde tienen guardado el archivo Excel.

Imagen 1: Tabla de Datos


15.1.2. Pestaa Correspondencia

Una vez que tenemos la Base de Datos y el Documento principal podemos ir a

la Pestaa Correspondencia de Word y combinamos la BD con la carta

En el archivo del Documento principal, seguimos los siguientes pasos:

a) Ir a Combinacin de Correspondencia

b) Iniciar combinacin de correspondencia

o Seleccionamos asistente de correspondencia

c) Comenzamos con el asistente de correspondencia

o Seleccionamos el tipo de documento: Carta y siguiente

o Utilizar el documento actual y siguiente

o En escoger los destinatarios, clic en Utilizar una lista existente, y

presionamos el botn EXAMINAR. Aqu es donde buscamos nuestro

archivo excel.

1 2

3

Imagen 2: combinacin con Documentacin actual


Despus al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldr una ventana como

esta:

Presionamos aceptar si los datos estn en la hoja 1, sino, seleccionan la hoja

que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que

registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, esto es ideal si solo quieres

enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Despus ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita,

procedemos a la asignacin de los campos, como campos entenderemos que se

refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Imagen 3: Para Seleccionar una Tabla

Imagen 4: Combinando con la Base de Datos


Clic en Ms Elementos, aparece una ventana que muestra los campos para

asignar, lo cuales puedes colocar en el documento al posicionarte sobre el

campo y luego INSERTAR. Si el campo no est insertado donde debiese en el

documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar.

PARA ASIGNAR

CAMPOS EN

NUESTRA CARTA

Imagen 5: Asistente de Combinacin en el Documento

Imagen 6: Listado de Campos


Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma

, es solo el nombre del campo. Quedando de esta forma en el

documento.

Para ver los resultados de la combinacin, debes ir a la pestaa de Word de

correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver cmo cambia con

los controles

Imagen 7: Asignacin e Campos en el Documento


Las opciones para enviar el documento son 3, en el botn que dice Finalizar y

Combinar puedes escoger entre:

1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los

datos correspondiente al nmero de registro que tengas en el cuadro de

control

2. Imprimir

3. Enviar por Correo

Imagen 8: Combinacin de Datos


Si no se hubiera tenido el archivo en excel con la base de datos, se hubiera podido

crear la lista aqu mismo en Word de la sgte. manera:

1. Dando clic en la opcin Escribir una Lista Nueva

2. Clic en Crear, y se mostrar la siguiente Ventana

Imagen 9: Si desea Trabajar la Base de Datos de otra foma

Imagen 10: Nueva Lista de Direcciones


3. Al dar clic en Personalizar Columnas podremos determinar el nombre de los

Campos a partir de los que el programa nos brinda, usando los botones:

Eliminar, Agregar, Cambiar Nombre, Subir o Bajar

4. Llegando as a obtener los Campos que se necesitan:

5. Clic en Aceptar, para poder as editar nuestros datos

Imagen 11: Personalizacin de Campos

Imagen 12: Listado de los Campos que se han generado


15.2. IMPRESIN DE DOCUMENTOS

15.2.1 Vista Preliminar, Zoom

Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del

documento para ver si est todo correcto.

Para ello en la Opcin Imprimir tenemos una vista previa del documento.

Word nos da la posibilidad de adecuar el Zoom del documento y para

ellos nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de

impresin. En la pestaa Vista deber estar seleccionado Diseo de

impresin, o bien deberemos comprobar que en la barra de estado est

marcada esta opcin .

Como ya sabes, esta vista presenta la pgina tal y como se imprimir,

con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc.

Si has utilizado versiones anteriores de

Word es posible que eches de menos

la Vista preliminar. En Word 2013 ya no

existe. Lo que se ha hecho es incluir en

la pestaa Vista las opciones ms

interesantes, que son las de Zoom:

Imagen 13: Imprimir un Documento


El botn Una pgina ajustar la pgina al espacio que tenga en la

pantalla, para que quepa completamente. Lo mismo sucede con Dos

pginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra.

Pero, y si tenemos ms pginas? Y si queremos ver por encima las 15,

30 o 500 pginas que tiene el documento?

Para hacerlo, deberemos pulsar el botn Zoom .

Se abrir una ventana con una opcin muy interesante: Varias pginas.

Imagen 14: Zoom para visualizar el Documento

Haremos clic en el botn con forma de monitor y se desplegar un

submen donde podremos seleccionar cuntas pginas queremos ver y

cmo debern estar organizadas.

Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un

documento de 15 pginas, as que hemos decidido mostrar 3 filas con 5

columnas cada una. Seleccionamos las pginas del modo en que

queremos. Justo bajo el men indicar que vamos a mostrar 3 x 5

pginas.

En la pantalla de vista previa vemos cmo quedar, y al pulsar Aceptar

veremos el resultado real.


Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por

ejemplo, si una pgina contiene slo una o dos lneas de texto, lo ideal

sera intentar ajustar el texto de forma que quepa en la anterior, y as

ahorrar un papel. Tambin veremos de forma ms rpida y cmoda si los

grficos o imgenes del documento estn bien centrados, etc.

Una vez nos hemos hecho una idea de cmo quedar, lo interesante

ser que volvamos a la vista que normalmente utilizamos para trabajar.

La opcin Ancho de pgina ajusta la pgina al ancho de la ventana

de Word.

La opcin 100% muestra el tamao original de la pgina, sea cual

sea el tamao de la ventana de Word.

15.2. Seleccionar Impresora, Opciones de Impresin

Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir

a la pestaa Archivo y seleccionar Imprimir. En la pantalla vers las

opciones de impresin, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen 15: Aplicando Configuraciones para Imprimir


En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de

opciones de configuracin de la impresin, que nos permitirn:

o Elegir cuntas copias imprimir del documento.

o Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del

documento, en caso de que no queramos utilizar la

predeterminada que viene seleccionada por defecto. Tambin

podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada,

para por ejemplo imprimir en blanco y negro.

En la ventana de impresin, podemos seleccionar la impresora de

entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un

nuevo concepto: la impresora virtual.

La impresora virtual es una impresora que realmente no existe

fsicamente. Es una especie de "engao" al sistema. Se trata de

un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de

enviar la informacin que se imprime a la bandeja de impresin, lo

que hace es imprimirlo como un archivo. Es decir, que aparecer

un cuadro de dilogo preguntndonos dnde guardar el archivo.

Existen impresoras virtuales que imprimen a PDF, por ejemplo.

Aunque lo normal es que dispongamos de la que incluye

Windows, llamada Microsoft XPS Document Writer, que imprime

un archivo de formato .xps.

Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de

utilidad, o puede que no. Pero es interesante que sepas de su

existencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que

tienes un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en

realidad slo tienes una. Ahora ya conoces el motivo.

o Opciones de Configuracin como:

- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la

seleccin realizada.

- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin

intercalacin se imprime X veces cada pgina, por ejemplo:

1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres copias de

un documento que ocupa cuatro pginas. En cambio, si

utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez

tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4

- La orientacin y el tamao del papel.

- Modificar los mrgenes.


- Escoger cuntas pginas se incluirn en cada hoja impresa.

- Acceder a la Configuracin de pgina.

15.3. Configurar pgina

La mayora de las opciones que hemos mencionado las encontraremos

tambin en el cuadro de dilogo que se muestra al hacer clic en el enlace

Configurar pgina.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Imagen 16: Configurando la Pgina


Imagen 17: Configurando Mrgenes

Las opciones estn clasificadas en las pestaas Mrgenes, Papel y

Diseo. No vamos a verlas con detalle porque son opciones que ya

hemos ido viendo en la unidad de Diseo de pgina, pero s vamos a

mencionar las opciones que pueden resultar ms interesantes.

Por ejemplo, la opcin Aplicar a. Esta opcin nos permite mezclar

configuraciones en la impresin de un nico documento.

Imagina que quieres imprimir el vertical las primeras 5 pginas y en

horizontal el resto. En versiones anteriores de Word habras tenido

que realizar dos impresiones distintas, una de las pginas 1 a 5 y

otra de las dems. Pero ahora ya no es necesario. Si ests situado

en la pgina 6 en la vista previa en el momento en que accedes al

cuadro de dilogo, podrs cambiar la orientacin y escoger la opcin

De aqu en adelante en el desplegable Aplicar a.

Esto es slo un ejemplo, podramos modificar los mrgenes o

cualquier otra opcin configurable en el cuadro de dilogo.

Si normalmente imprimimos siempre con los mismos parmetros

(mrgenes, orientacin, tipo de papel, etc.), lo ideal es pulsar el botn

Establecer como predeterminado tras haber configurado la

impresin. De esta forma se imprimir siempre as por defecto.


1. Para Combinar Correspondencia solo puedo trabajar con una Base de Datos en

Excel?

a) Si

b) No

2. En Word 2013 cmo se llama la pestaa que contiene los botones del ZOOM

a) Correspondencia

b) Referencias

c) Vista

d) Ninguna de las anteriores

3. La Ventana IMPRIMIR se puede activar con las teclas

a) CTRL V

b) CTRL Z

c) CTRL P

d) CTRL C

AUTOEVALUACION


CORPORATION, M. (2012). Microsoft IT Academy Program. Obtenido de https://itacademy.microsoftelearning.com/spain/

Sistemas, D. d. (2012). Mdulo de Computacin 1. Chiclayo: UNIVERSIDAD SEOR DE SIPAN.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

material de computacion i - temas n° 15.pdf

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