marcodereferenciapm

CursoPreparacinPMP

Todoslosderechosreservados2013 1

Marcodereferenciaparaladireccindeproyectos Agenda

Quesunproyecto?Quesunproyectosegnlagestindeproyectos?

Quesladireccindeproyectos?Quesunprograma?Quesunportafolio?Quesyqurolescumpleunaoficinadedireccindeproyectos(PMO)?

Estructurasorganizacionalesqueseencuentranenladireccindeproyectos.

Quesunproyecto?Marco de referencia para la direccin de proyectos

Definicionescasualesdeproyecto: Conjuntodelasactividadesquedesarrollaunapersonaounaentidad

paraalcanzarundeterminadoobjetivo. Planydisposicinqueserealizaparalaejecucindeunadeterminada

cosaocuestin. Conjuntoarticuladoycoherentedeactividadesorientadasaalcanzar

unoovariosobjetivossiguiendounametodologadefinida,paralocualprecisadeunequipodepersonasidneas,ascomodeotrosrecursoscuantificadosenformadepresupuesto,queprevellogrodedeterminadosresultadossincontravenirlasnormasybuenaspracticasestablecidas,ycuyaprogramacineneltiemporespondeauncronogramaconunaduracinlimitada.

Conjuntodeactividadesqueseencuentraninterrelacionadasycoordinadas.

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Esunesfuerzotemporal,complejo,norutinario. Tieneclaramentedefinidouncomienzoyunfinal. Limitadoporeltiempo,elpresupuesto,losrecursosylas

especificacionesdediseo. Creaunproducto,serviciooresultadonicoqueestorientadoa

satisfacerlasnecesidadesdeuncliente. Esnicoporsupropianaturalezayaquenoenvuelveprocesos

repetitivos.Nosepuedehablardedosproyectosiguales Normalmenteinvolucraunciertonivelderiesgoasociadodebidoala

incertidumbreintrnsecadesunaturaleza.

Qu es un proyecto?

Ejemplo:DesarrollarunsistemadeadministracinderelacionesconlosclientesCRMalamedidadelaorganizacinquepatrocinaelproyecto.

Unproyectoesunesfuerzotemporalquesellevaacaboparacrearunproducto,serviciooresultadonico

(GuadePMBoK,2013,Pgina29)

Qu es un proyecto?

Esunprocesonicoconsistenteenunconjuntodeactividadescoordinadasycontroladasconfechasdeinicioydefinalizacin,llevadasacaboparalograrunobjetivoconformeconrequisitos

especficos,incluyendolaslimitacionesdetiempo,costoyrecursos(NTCISO10006:2003Pgina11)

nico

Temporal

Tiempo,costoyrecursoslimitados

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TrabajooperativoSerefierealtrabajoqueserealizademaneracontinuaenlasorganizaciones.Tienelassiguientescaractersticas:

Esconstante. Produceservicios,resultadosoproductosrepetitivos. Participanequiposdetrabajoespecializados.

Marco de referencia para la direccin de proyectos

Similitudesproyectosytrabajooperativo

Desarrolladosporpersonas. Restringidosporrecursoslimitados. Planificados,ejecutadosycontrolados.

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CONT

EXTO

ESTRA

TGICO

Misin

Polticas

Estrategias

Visin

Impactos

Objetivosestratgicos

ACCIONESCONTINUASIDEALES

Procesosideales

Resultadosideales

CONTEXTOOPERATIVOIDEAL

Alineacin estratgica de los proyectos

ACCIONESTEMPORALES

Proyectos Alcances

Demandasdelmercado Oportunidades Solicitudesdeclientes Tecnologa Requisitoslegales Competencia

ACCIONESCONTINUAS

Procesosactuales

Resultadosactuales

CONTEXTOOPERATIVO

Direccin de proyectosLa direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.(Gua del PMBoK, 2013. PMI)


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Direccin de proyectosplanificacin, organizacin, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la motivacin de todos aqullos que estn involucrados en l para alcanzar los objetivos del proyecto(Norma NTC-ISO 10006:2003)


Los beneficios potenciales de la gestin de proyectos

Priorizar efectivamente los proyectos para maximizar la eficiencia.

Aclarar las metas de los proyectos, reas problemticas y los riesgos para mejorar el xito de los proyectos.

Dar seguimiento de manera consistente a las actividades e hitos para mejorar los resultados.

Mejorar la comunicacin entre los interesados. Incrementar la eficiencia a travs del

refinamiento de los requisitos de recursos. Proveer medidas de rendimiento realistas. Aumenta el rendimiento del proyecto en

general, la eficiencia y la eficacia para obtener mejores resultados finales.

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Quesunprograma?Unconjuntodeproyectosrelacionadosquetienenunobjetivo

comnysedirigendemaneracoordinada.Lacoordinacinpuedebrindarbeneficiosquenoseobtendransilos

proyectossemanejandemaneraseparada.Porejemploeconomadeescala,disminucindelriesgo,etctera.

Ejemplo:UnaONGrealizaprogramasdedesarrolloencomunidadespobres.Losproyectospodranincluir: Proyectodemejoradelascondicionesdesalud. Proyectodeaseguramientodelaeducacininfantil. Proyectodedesarrolloeconmico.


Quesunportafolio? Unacoleccindeprogramas,proyectosyotrasiniciativasquesirvenpara

lograrunobjetivoestratgicodelaorganizacinejecutora. Losprogramasnotienenquetenerunarelacinentres,salvoporquesirven

paralograrelmismoobjetivoestratgico.

Ejemplo: Portafolio de programas estratgicos del SENACadena de formacinEmpleabilidadEmprendimiento innovadorFormacin especializada y actualizacion tecnolgica del recurso humanoInnovacin y desarrollo tecnolgico productivoIntegracin con la educacin mediaInternacionalizacinReconocimiento de cursos y programasRedes de entidades de formacin para el trabajoUnidades de investigacin aplicada en las empresas


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Entornoorganizacionaltpico

Portafolios

Programas

Proyectos

Subproyectos

EstrategiaAltaDireccin

GerenciadePortafoliosPMO

GerentesdeProgramas Oficinadegestindeprogramas

Gerentesdeproyecto Equiposdeproyectos

Outsourcing Equiposdeproyecto

Misin>Visin

Objetivosestratgicos

Beneficios

Resultados

Resultados

Cadaescalncontribuyeconsusresultadosallogroenelescalnsuperior.

Contexto

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EstrategiaObjetivos

estratgicosy KPIs

Actualizala

estrategiaAprendizaje estratgico

Cuadro de mando

Presupuesto

Iniciativas priorizadascon KPIs

Financiamiento

Bucle de gestin y control

Reportaje

Entornoorganizacional tpico

Mejoresprcticas SMCI

Habilitadoresorganizacionales

Mejores prcticas OPM3Evaluar lamadurez

organizacional

Mejorar lamadurez

organizacional

Bucle demejoramiento organizacional

Plan estratgicoRecursos

Entradas

Entregaestratgica

Salidas

Mejores prcticas SMCI: Estandarizar Medir Controlar Mejorar continuamenteHabilitadores organizacionales Estructura Cultura Tecnologa Recursos humanos

Gestin organizacional de proyectos, programas y portafoliosDentro del entorno estratgico de la organizacin

Project management office (PMO)

Una oficina de direccin de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una organizacin que tiene varias responsabilidades asignadas con relacin a la direccin centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdiccin.

Segn Jeffrey K. Pinto* la PMO puede asumir uno de los siguientes roles: (Estacin meteorolgica), una especie de PMO cuya misin esencial es emitir

informes y mtricas relacionada con los proyectos y el programa de la PMO. (Torre de control), ejerce un poco ms de control sobre los proyectos,

apoyando en las diferentes etapas del ciclo de vida de stos. Estandariza polticas, metodologas, plantillas y procedimientos para gobernar planificacin, ejecucin y gerencia de proyectos. Comit para seleccionar y definir estndares sobre los proyectos.

(Bolsa de recursos), Provee a los directores de proyectos, y es responsable de gestionar todo lo relacionado con ellos, contratarlos y formarlos.

* PINTO, Jeffrey K. Project Management. Achieving competitive advantage. 3 Ed. pp. 54-54

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Project management office (PMO)

La PMO puede desarrollar actividades tales como: Verificar que los proyectos que se seleccionan son los que apuntan a cumplir

el Objetivo Estratgico. Calcular, nivelar, cargar y desarrollar los presupuestos de los proyectos. Proveer un cuadro de mando centralizado sobre el estado de los diferentes

proyectos en curso. Organizar y dirigir capacitaciones en mejores prcticas de Direccin de

proyectos. Dirigir las relaciones entre los diferentes proyectos en curso. Gestionar los recursos que se usarn en los proyectos. Terminar proyectos. Monitorear el cumplimiento de los procesos en la organizacin. Recopilar las lecciones aprendidas y ponerlas a disposicin de los

interesados. Proveer plantillas.

La triple restriccin de los proyectos

Tiempo Alcance CostoLimitar XPriorizar XAceptar X

Ejemplodematrizdeprioridadesparaunproyecto

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CALIDADRE

CURS

OS

Restriccionescontrapuestasdelproyecto

GuadelPMBoK 5Edicin

Elaboracin progresiva

Amedidaqueelproyectoavanzaysereducelaincertidumbreseaademsdetallealosplanes.

Losdocumentossevanelaborandoamedidaqueseobtienemsinformacinapartirdeldesarrollodelosplanes.

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Interesados del proyecto Stakeholders

Personasuorganizaciones(porejemplo,clientes,patrocinadores,laorganizacinejecutanteoelpblico),queparticipanactivamenteenelproyecto,ocuyosinteresespuedenverseafectadospositivaonegativamenteporlaejecucinoterminacindelproyecto.Ejemplo: ElregistrodeinteresadosenelproyectodeconstruccindelaFaseIdelmetrodeBogotdebeincluir: Lasdirectivasdelaentidad. Lostrabajadoresactualesdelaentidad. Losresidentesdelaszonaspordondetransitarestafase. Lospropietariosdecomerciosqueestnubicadosenlasvas. Ingenieros,arquitectosyobrerosdeconstruccininvolucradosenlasobras. Autoridadesdistritales. Propietariosdesistemasdetransportemasivoactual. ...

TomadodelPMBOKQuintaedicin

Elproyecto

Gerentesde

portafolio

Otrosinteresados

Gerentesde

programas

Oficinade

gestinde

proyectos

Gerentesdeoperaciones Gerentes

funcionales

Clientes/Usuarios

Vendedores/

Sociosdenegocio

Equipodegestinde

proyectoDirector

deproyecto

Otrosmiembros

delequipodeproyecto

Patrocinador

CiclodevidadelproyectoyorganizacinInteresadosdelproyecto

Grfico27.Relacinentrelosinteresadosyelproyecto

Equipodelproyecto

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Tiposdeinteresados

Tipodeinteresado DescripcinClientes/Usuarios Losclientes/usuariossonlaspersonasuorganizacionesqueusarnel

producto,serviciooresultado.Los clientes/usuariospuedenserinternosoexternosalaorganizacinejecutante.

Patrocinador Unpatrocinadoreslapersonaogrupoqueproporcionalosrecursosfinancieros,enefectivooenespecie,paraelproyecto.Tambinobracomocampen defensordelproyecto.

Directoresdeproyecto Losdirectoresdelproyectosondesignadosporlaorganizacinejecutanteparaalcanzarlosobjetivosdelproyecto.

Equipodelproyecto Elequipodelproyectoestconformadoporeldirectordelproyecto,elequipodedireccindelproyectoyotrosmiembrosdelequipoquedesarrollaneltrabajo,peroquenonecesariamenteparticipanenladireccindelproyecto.

Gerentesfuncionales Personasclavequedesempeanelroldegestoresdentrodeunreaadministrativaofuncionaldeunaempresa,talcomorecursoshumanos,finanzas,contabilidadocompras.

Gerentesdeoperaciones Desempeanunafuncindegestinenunreamedulardelaempresa,talcomoladeinvestigacinydesarrollo,diseo,fabricacin,aprovisionamiento,pruebasomantenimiento.

Organizacin funcional

Gerente funcional Gerente funcional Gerente funcional

Director ejecutivo

Coordinacin de proyectos

Estructurasorganizacionalesparaproyectos

Personalenproyectos

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Organizacin proyectizada

Director de proyecto Director de proyecto Director de proyecto

Director ejecutivo


Personalenproyectos

Organizacin matricial

Gerente funcional Gerente funcional Gerente funcional

Director de proyecto



Gerente de proyectos

Director ejecutivo


Personalenproyectos

Puede ser: Matricial dbil Matricial equilibrada Matricial fuerte

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Procesosdegestindeproyectos

Losprocesosdelproyectocaengeneralmenteendosgrandescategoras: Procesosdegestindeproyectosqueaseguranunefectivoflujodelproyectoentodosuciclodevida.

Procesosorientadosalproductoquedemaneraespecficapermitencrearelproductooservicio.

Ciclosdevida Ciclodevidadelproducto

Unproductopuedetenermuchosproyectosalolargodesuciclodevida

PROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

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Ciclosdevida Ciclodevidadelproyecto

Elciclodevidadelproyectopuedediferirsegnlaindustria.Losproyectospresentanciertascaractersticasencomn: Loscostosyladotacindepersonalsonbajosalcomienzo. Alcanzanunpicosegnsedesarrollaeltrabajo. Caenrpidamentecuandoseacercaelcierredelproyecto.

Ciclo de vida del proyectoProyecto de inversin

Idea Perfil Pre-factibilidad Factibilidad Inversin Operacin

Tiempo

Proyecto de construccin

Factibilidad Planificacin Diseo Construccin Lanzamiento

Proyecto informtico

Anlisis Diseo Desarrollo Pruebas Instalacin Mantenimiento Operacin

Identificacin Seleccin Ing.-Bsica Ing.-Conceptual Ejecucin

Tiempo

Tiempo

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Caractersticas generales del ciclo de vida de proyecto

Lainfluenciadelosinteresados,elriesgoylaincertidumbresonaltosalcomienzodelproyectoybajosalfinal.Mientrasqueelcostodecambiostieneuncomportamientoopuesto.

TomadodelaGuadelPMBoK Quintaedicin

Procesodedireccindeproyectos

I P

ESC

C

I:IniciacinP:PlanificacinE:EjecucinSC:SeguimientoycontrolC:Cierre

Qupasaenunproyectoconvariasfases?


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Gruposdeprocesosenunproyectoconvariasfases


Grupos de procesos de direccin de proyectos

Grupo de procesos Descripcin

Iniciacin

Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtencin de la autorizacin para comenzar dicho proyecto o fase.

Se autoriza formalmente el proyecto se da la orientacin de la solucin global.

Se comprometen los recursos financieros iniciales Se verifican los criterios de xito. Se revisan influencias, fuerzas impulsoras y los

objetivos de los interesados en el proyecto.

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Planificacin

Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de accin necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendi el proyecto. Qu es lo que vamos hacer? (Objetivos) Cmo lo vamos hacer? (Estrategia de Trabajo) Quin har cada parte? (Responsables) Cundo desarrollar cada parte? (Cronograma) Cules van a ser los costos? (Presupuesto) Cules son las debilidades? (Tener cuidado) Cules son las potencialidades? (Fortalezas) Cules son los obstculos? (Analizar riesgos).



Ejecucin

Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Concluir con xito las actividades que forman parte

del proyecto. Alinear el equipo con los objetivos del proyecto. Incentivar la fluidez de la comunicacin entre los

involucrados. Desarrollar acciones preventivas. Utilizar tcnicas y herramientas de gestin. Realizar reuniones peridicas. Identificar y monitorear desvos. Poner en marcha acciones correctivas, cuando sea

necesario.

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Seguimiento y control

Aquellos procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.Aqu hay actuacin intensiva por parte del administrador o jefe de proyecto, lo que incluye: Recolectar, medir y distribuir la informacin de

avance del proyecto. Elaborar tendencias o proyecciones. Ajustar mtricas o escalas de medicin. Mejorar procesos. Mantener el proyecto en su curso planificado.



Cierre

Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.En un proyecto, es importante que todo est debidamente documentado. La documentacin es una forma que el administrador o jefe de proyecto tiene de controlar su avance, los cambios implementados y cualquier incidencia o informacin relevante.

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Grupos de procesos en el tiempo

Niv

el d

e in

tera

cci

n en

tre

proc

esos

Inicio FinTiempo

Grupos de procesos de iniciacin

Grupos de procesos de planificacin

Grupos de procesos de ejecucin

Grupos de procesos de monitoreo y control

Grupos de procesos de cierre

Fuente:GuadelPMBOKQuintaedicin,2013

Grfico32.Losgruposeprocesosinteractanenunafaseoproyecto

reas de conocimiento de direccin de proyectos

rea de conocimiento Descripcin

Gestin de la integracin

Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la direccin de proyectos dentro de los Grupos de procesos de la direccin de proyectos.

Gestin del alcance Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con xito.

Gestin del tiempo Incluye los procesos requeridos para administrar la finalizacin del proyecto a tiempo.

Gestin de los costos

Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Gestin de la calidad

Incluye los procesos y actividades de la organizacin ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y polticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido. Implementa el sistema de gestin de calidad por medio de polticas y procedimientos, con actividades de mejora continua de los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto, segn corresponda.

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reas de conocimiento de direccin de proyectos

rea de conocimiento Descripcin

Gestin de los recursos humanos

Incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto.

Gestin de las comunicaciones

Incluye los procesos requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunos.

Gestin de los riesgos

Incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificacin de la gestin, la identificacin, el anlisis, la planificacin de respuesta a los riesgos, as como su seguimiento y control en un proyecto. Los objetivos de la Gestin de los Riesgos del proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.

Gestin de las adquisiciones

Incluye los procesos de compra o adquisicin de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

Gestin de los interesados

Incluye los procesos relacionados con la identificacin de los interesados y sus expectativas y gestionar su involucramiento durante el proyecto

reas de conocimiento

Grupos de procesos de la direccin de proyectos

Grupo de procesos de

iniciacinGrupo de procesos de

planificacinGrupo de

procesos de ejecucin

Grupo de procesos de seguimiento y control

Grupo de procesos de cierre

4. Gestin de la integracin del proyecto

4.1 Desarrollar el acta de constitucin del proyecto

4.2 Desarrollar el plan para la direccin del proyecto

4.3 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto

4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto4.5 Realizar el control integrado de cambios

4.6 Cerrar el proyecto o fase

5. Gestin del alcance del proyecto

5.1 Planificar la gestin del alcance5.2 Recopilar requisitos5.3 Definir el alcance5.4 Crear la EDT

5.5 Verificar el alcance5.6 Controlar el alcance

6. Gestin del tiempo del proyecto

6.1 Planificar la gestin del cronograma6.2 Definir las actividades6.3 Secuenciar las actividades6.4 Estimar los recursos de las actividades6.5 Estimar la duracin de las actividades6.6 Desarrollar el cronograma

6.7 Controlar el cronograma

7. Gestin de los costos del proyecto

7.1 Planificar la gestin de costos7.2 Estimar los costos7.3 Determinar el presupuesto

7.4 Controlar los costos

Correspondencia entre Grupos de procesos y reas de conocimiento

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planificacinGrupo de procesos de

ejecucin


seguimiento y control


cierre

8. Gestin de la calidad del proyecto

8.1 Planificar la gestin de calidad

8.2 Realizar el aseguramiento de la calidad

8.3 Controlar la calidad

9. Gestin de los recursos humanos del proyecto

9.1 Planificar la gestin de recursos humanos

9.2 Adquirir el equipo del proyecto9.3 Desarrollar el equipo del proyecto9.4 Dirigir el equipo del proyecto

10. Gestin de las comunicaciones del proyecto

10.1 Planificar la gestin de comunicaciones

10.2 Gestionar las comunicaciones

10.5 Controlar las comunicaciones






planificacinGrupo de procesos de

ejecucin


seguimiento y control


cierre

11. Gestin de los riesgos del proyecto

11.1 Planificar la gestin de riesgos11.2 Identificar los riesgos11.3 Realizar anlisis cualitativo de riesgos11.4 Realizar anlisis cuantitativo de riesgos11.5 Planificar la respuesta a los riesgos

11.6 Controlar los riesgos

12. Gestin de las adquisiciones del proyecto

12.1 Planificar la gestin de las adquisiciones

12.2 Efectuar las adquisiciones

12.3 Controlar las adquisiciones

12.4 Cerrar las adquisiciones

13. Gestin de los interesados del proyecto

13.1 Identificar a los interesados

13.2 Planificar la gestin de los interesados

13.3 Gestionar la participacin de los interesados

13.4 Controlar la participacin de los Interesados


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Tip:DescargaMentalI P E SC C

I DACP DPDP DGTP MCTP,RCIC CPF

A PGA,RR,DA,CEDT

VA,CA

T PGC,DA,SA,ERA,EDA,DC

CC

C PGC, EC,DP CC

C PGC RAC CC

RH PGRH AEP,DEP,GEP

C PGC GC CC

R PGR,IR,RACR,RACR,PRR

CR

A PGA EA CA CA

I II PGI GPI CPI

Entradas, herramientas y tcnicas, salidas (ITTOs)

Herramientas y tcnicasEntradas

Salidas

Conjuntodeaccionesyactividadesinterrelacionadasquesellevanacabopara

alcanzarunconjuntopreviamenteespecificadodeproductos,resultadososervicios.

Proceso

Documentosoproductosdocumentadossobrelosqueefectuarnacciones

Mecanismosaplicadosalasentradaspara

transformarlasensalidas

Documentosoproductosdocumentadosqueresultandelproceso

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Factores ambientalesde la empresa

Factoresexternosointernos. Puedentenerinfluenciapositivaonegativaenlosproyectos. ApoyanolimitanlosopcionesdeDireccindeproyectos.

Factores ambientalesde la empresa

Fuente: Gua PMBOK. Quinta edicin 2013. PMI

Cultura, estructuraorganizacional y procesos

Normas de gobierno o de la industria

Infraestructura

Recursos humanos Administracin de personal Sistema de autorizacin de trabajo de la compaa

Condiciones del mercado Tolerancia de los interesados al riesgo

Ambiente poltico

Canales de comunicacin de la organizacin

Bases de datos comerciales Sistemas de informacin de gestin de proyectos

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Activos de procesos de la organizacin

Activosrelativosaprocesosdealgunaotodaslasorganizacionesparticipantesenelproyectoquepuedenusarseparainfluirenelxitodelproyecto. Procesosyprocedimientos.

Normas,polticas,procedimientos.Lineamientos,instruccionesdetrabajo.Plantillas.Criteriosdeevaluacin.Procedimientosdecontrolfinanciero,deriesgos,decambios,etc.

Basecorporativadeconocimiento.Leccionesaprendidas.Archivosdeproyectosanteriores.Informacindecostos,tiempos,etc.

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