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INSTRUMENTOS PARAINSTRUMENTOS PARA

LA COMUNICACIÓNLA COMUNICACIÓN

Edita: Unión Democrática de Pensionistas y Jubilados de

España (UDP)

Instrumentos comunicación:Maquetación 1 06/07/2011 11:04 Página 1

Depósito legal: M-xxxxx-2007Diseño y maquetación: La Sombra Creativa S.L.U.

Imprime Roelma; S.L.L.

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C/ Santa Cruz de Marcenado,9 1ºD 28015 MadridRegistro de centros docentes “Mayores Activos” nº 217

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Registro Nacional de Asociaciones,nº 213Entidad Declarada de "Utilidad Pública".

Premio Honorífico INSERSO 1989

Departamento de Dirección y Administración

C/ Alcalá,178 bajo 28028 MadridTeléfono 91 542 02 67 Fax 91-542 07 94

Sede Central UDP:


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Introducción

I. Cuatro claves para organizar un gabinete deprensa

II. El entorno de los medios de comunicaciónpara los mayores

III. Cómo se hace una nota de prensa

IV. Cómo convocar una rueda de prensa

V. Portavoz y documento de “preguntas y respuestas”

Indice


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Introducción

Comunicar es dialogar

“Communicare” es el vocablo del latín del que provieneel verbo comunicar. Para los antiguos romanos “communi-

care” era poner en común, compartir algo. Desde esaacepción originaria, la comunicación como palabra ycomo concepto ha evolucionado tanto como el propio serhumano y sus civilizaciones, basadas en buena medida enla comunicación y sus formas.

Hay muchas definiciones de comunicación. En esenciasiempre nos encontramos con la misma idea: la comunica-ción es un diálogo entre un emisor y un receptor que setransmiten mensajes a través de diferentes canales y en uncódigo que ambos comprenden.

En esta guía nos referiremos a la comunicación en unsentido muy concreto y limitado: la relación con losmedios de comunicación y difusión y cómo podemos dia-logar con ellos y con el público que nos interesa, usandocanales y manejando códigos que todos comprendan.

Quedémonos con una idea: la comunicación es diálogo.Cuando tratamos de decir algo a los demás, por ejemplo,qué es la Unión Democrática de Pensionistas y Jubiladoso cuáles son sus objetivos, tenemos que saber qué vamosa decir, cómo lo vamos a decir y a quién lo vamos a decir.Todas esas son preguntas esenciales que hay que respon-der para que la comunicación sea eficaz.


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Instrumentos para la comunicación

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Ahora bien, antes que eso, debemos responder a otrapregunta que es precedente y más importante: ¿por quéqueremos comunicar?

La comunicación con losmedios de prensa y con elpúblico en general, a tra-vés de esos medios, es uninstrumento que sirve a laorganización para los pro-pósitos que ella tenga. Lacomunicación con los medios de prensa, en definitiva, noes un fin en sí mismo, sino un instrumento para conseguirnuestros objetivos.

Es importante responder a la pregunta de por qué que-remos o por qué vamos a comunicar algo, dado que indi-cará cuál es el objetivo que perseguimos de verdad comogrupo. Si queremos conseguir más atención de las institu-ciones, o más recursos financieros, o más cantidad desocios (todos ellos objetivos que pueden complementarseo que pueden ser perseguidos de manera específica por elgrupo) comunicaremos diferentes cosas y de diferentesformas, en diferentes formatos.

La pequeña ingeniería necesaria para el cómo se hacenlas cosas es lo que vamos a presentar en esta guía. En ellapodrás organizar tu manera de comunicar lo que quierascomunicar de la organización. Pero recuerda que lo másimportante es preguntarnos para qué lo hacemos, quéqueremos conseguir en concreto.


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Para qué nos sirve comunicar

¿Qué otras posibilidades nos ofrece la comunicación?,¿es importante comunicar lo que hacemos y quienessomos?

Comunicar a través de los medios, lo hemos visto antes,es decididamente un instrumento para nuestra estrategia.Vamos a definir mucho mejor los mensajes que queremostrasladar a los medios, los “titulares” que queremos pro-mocionar si tenemos claro el objetivo que perseguimos,influir en la Consejería de Asuntos Sociales, por ejemplo; olograr más apoyo económico de las empresas.

Comunicar a través de los medios es importante tambiéncomo una manera de asentar lo que somos, de explotar loque hacemos. Aunque estemos hablando a los medios decomunicación y promocionando un acto, transmitir conéxito nuestro mensaje y lograr una cobertura similar a loque queríamos refuerza la cohesión interna, la sensaciónde orgullo respecto a la asociación en la que se está.Comunicar a través de los medios es un canal, no el únicoy ni siquiera siempre el más efectivo, para llegar a audien-cias que son importantes para UDP, sea cual sea el espa-cio geográfico en el que se mueva.

Tanto en pueblos y pedanías, como en pequeñas ciuda-des o en grandes urbes y en provincias o comunidadesautónomas, UDP tiene en su entorno un público de muchointerés: los políticos, los patrocinadores, los socios y elpropio colectivo de mayores.



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Para aprovechar al máximo esta guía hay que entenderque una vez hayamos decido por qué vamos a comunicary qué vamos a comunicar (que es lo realmente importan-te) debemos adentrarnos en la manera de comunicar o,dicho de otra forma, en cómo nos relacionamos con losmedios de comunicación.

Claves para comunicar con éxito

Hay algunas claves que tenemos que tener presentes siqueremos comunicar con éxito nuestro mensaje:

o A través del discurso de la organización√ Aquí definimos lo que queremos decir, nuestrosmensajes

o A través de materiales que tiene la organización√ Aquí organizamos los materiales que nos permi-ten decir lo que queremos: las notas de prensa, undossier de la organización, folletos, web, etc…

o A través de acciones que planeamos para comunicar√ Nos relacionamos con los medios medianteacciones concretas: declaraciones, ruedas deprensa, presentaciones, protestas…

o A través de la relación con las personas del medio√ Relacionarse con los medios es un ejercicio deconfianza entre personas concretas. La conversa-ción con el periodista, la fluidez del diálogo, la fre-cuencia del contacto son claves que hay quemanejar



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Ahora bien, si hay algo que no podemos olvidar es queorganizar la comunicación es, por lo menos, haber hechola mitad del camino.

Muchas veces pensamos que sin medios no se puedenhacer cosas. Caemos fácilmente en la tentación de pensarque si no tenemos un buen presupuesto no podremosorganizar actividades y que si no tenemos dinero parahacer cosas mucho menos para comunicarlas al exterior,para llevarlas a los medios de prensa.

Esa es una idea frecuente pero errónea. Una buenaorganización de las tareas nos permitirá llevar adelante lacomunicación de nuestra organización sin contar necesa-riamente con recursos económicos. Más que el dinero,importa el tiempo que estemos dispuestos a dedicar apensar lo que tenemos que hacer y estimular a las perso-nas más aptas para hacerlo.

¿Qué tareas? Por ejemplo, la identificación de nuestraaudiencia, es decir a quién nos vamos a dirigir. O por ejem-plo tener preparados nuestro discurso, nuestros mensajesy materiales donde se pueda expresar todo eso . O esta-bleciendo contacto regular con los medios de comunica-ción, para lo que hace falta sólo una pequeña excusa, unabuena base de datos y tiempo para dedicar a la conversa-ción. O por ejemplo tareas para conocer mejor el entornodel mayor, los medios y las personas que influyen en loque afecta al colectivo.

Pero, vayamos por partes.


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I. Cuatro claves para organizar un gabinete de prensa

En la comunicación (como ya se ha dicho en una Guíade esta serie, la de Formación de Portavoces) como en elpoker podemos ganar con cartas pobres. La cuestión essiempre cómo jugamos con las cartas que tenemos, seacual sea su potencia.

En la historia reciente encontramos muchos ejemplos deorganizaciones (partidos o empresas) que contando congrandes medios y recursos no han logrado transmitir elmensaje que querían o, incluso, no han podido evitar unescenario negativo. Al mismo tiempo tenemos experien-cias en las que pequeñas iniciativas, grupos sin grandesrecursos, han logrado grandes éxitos de comunicación.

Así le puede pasara a una organización como UDP conmenos recursos para la comunicación que otras ONG. Piensapor ejemplo la cantidad de dinero invertido en publicidad a lolargo de un año por las ONG que apadrinan niños o hacencampaña contra la pobreza; su contratación de publicidad almenos les permite tener una interlocución constante con losmedios y, por qué no, recibir buen tratamiento.

En esta guía queremos ofreceros de manera práctica y sen-cilla algunos instrumentos necesarios para la comunicaciónde lo que ya hace vuestra organización.

Son instrumentos que sólo tienen un coste: el tiempo. Soninstrumentos que nos pueden permitir construir un pequeñodepartamento de prensa para el que no hacen falta despa-chos, tarjetas o grandes presupuestos.


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Naturalmente nos referimos a un solo aspecto de lacomunicación: la relación con la prensa, escrita, radiofóni-ca, televisiva o en internet. Si tuviéramos que hablar deotro tipo de comunicación, la publicitaria, entonces losrecursos económicos adquieren una dimensión importan-te. Pero incluso en ese caso, del que no hablaremosahora, la publicidad puede ser conseguida a base de quepatrocinadores públicos y privados la financien para laorganización.

Vamos a presentar cuatro instrumentos que nos van ayu-dar para lo más importante de todo: organizarnos. Sisomos capaces de identificar bien las tareas y los objetivosque de verdad tenemos, estaremos preparados entoncespara actuar, tengamos los recursos que tengamos. Vamosa ello.

1. EL DISCURSO DE LA ORGANIZACION

¿Qué es el discurso de la organización?

Podríamos definir el discurso de la organización comotodo aquello que nos permite formalizar los criterios, pos-turas, decisiones, definiciones, peticiones o idearios de laorganización. Es el medio para resaltar los objetivos o pos-turas de UDP en las cuestiones que se consideren prioritarias.



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El Discurso es la matriz de argumentación para los por-tavoces de UDP y para los actores de su entorno: políticos,medios, asociaciones, socios. Es la guía para presentarUDP en el ámbito interno y externo.

El discurso de la organización se puede organizar comoun texto abierto, en algunos casos meramente esquemáti-co, que ha de ser corregido, aprobado y luego revisadoperiódicamente y es para uso interno.

El Discurso es el texto nuclear que impide las contradic-ciones, favorece la eficacia de difusión del mensaje y apartir de él se pueden definir instrumentos de comunica-ción, tanto externa como interna.

La eficacia del discurso será mayor si se asienta enhechos más que en opiniones. No se trata solamente dedecir que UDP es la organización de mayores más fuerteque hay en España, sino fundamentarlo en cifras: sunúmero de asociados, su implantación territorial, la canti-dad de servicios que ofrece a sus miembros.

Habrán de enfatizar en unos u otros elementos delDiscurso dependiendo del público objetivo al que se diri-jan. El discurso básico, insistimos, es una matriz. En elcaso de dirigirnos a un público político o institucional, pon-dremos el énfasis en nuestra organización, en la cantidadde miembros, en cómo se distribuye en el territorio. En elcaso de los medios de comunicación puede que tenga-mos que poner el acento en servicios o programas paralos asociados


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Pero tengamos claro también lo que no es un discurso:

• No es un libro de estilo voluminoso e inaplicable queaburra a los integrantes de la organización

• No es en absoluto un documento estático y universal.• Y no es desde luego un mero conjunto de eslóganes.

2. MATERIALES DISPONIBLES

Es necesario trabajar un tiempo en los materiales quevamos a utilizar para comunicar y para entregar a losmedios de comunicación. Recordemos que cuánto mayorsea la organización de esta tarea, menos costosa resulta-rá en términos de tiempo, dedicación o dinero.

La carpeta informativa sobre UDP debería ser unmaterial transversal a la organización: un informe sobre lo



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que es la organización, actividades, claves del sector,cifras y datos.

Cierto archivo fotográfico, por pequeño que sea, esmuy importante ya que puede sacar de un apuro a los pro-fesionales en la búsqueda de ilustraciones para la información.

El Boletín de prensa nos puede permitir, a coste muybajo, tener un instrumento de comunicación periódica conlos medios de comunicación. En el boletín podemos mani-festar posturas, realizar entrevistas, etc…

La nota de prensa suele ser una noticia que UDPemite sobre una actividad o postura de la organizaciónpara ser conocida por la opinión pública. Puede llevardatos estadísticos, resultados de una investigación y cifrasfinancieras. El envío puede ser por correo electrónico, faxo Internet.


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3. LAS ACCIONES Y ACTIVIDADES CON LA PRENSA

Visitas a los periodistas

Es importante visitar a los periodistas al menos una vezal año. Algunas organizaciones lo hacen cada seis meses.Se hace con el fin de tener retroalimentación con relacióna la información que se envía y para saber los requerimien-tos de los periodistas.

Este recorrido por los medios debe ser para llevar infor-mación y nos permite invitar a los periodistas a la presen-tación del balance del año, a entregarles materiales de losprogramas desarrollados, comentar la actualidad políticadel “ramo”. También puede hacerse para llevar un boletínde prensa o una invitación a un evento importante.

Debe tener en cuenta los horarios apropiados para visi-tar los medios impresos, radiales y de televisión. Es mejorllegar de sorpresa, pero con una planeación previa porparte del responsable de relaciones con la prensa.

Jornada de puertas abiertas

Cuando la organización ha puesto en marcha un nuevoprograma o desea dar a conocer algún dato, algún proyec-to, algún objetivo se pueden organizar Jornadas dePuertas Abiertas con los medios. La jornada de puertasabiertas debe hacerse en la mañana, empezando con undesayuno con la presencia de los directivos de la organi-



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zación, luego la exposición del proyecto o los resultadosde los mismos.

Recorrido por la sede si eso merece la pena. Y finalmen-te sección de preguntas y respuestas para aclarar lasdudas.

Eventos de capacitación

También se pueden programar eventos como seminarioso talleres de capacitación para los periodistas al menosuna vez al año.

La capacitación se puede hacer en temas relacionadoscon la práctica del periodismo, aspectos específicos de lagestión de la entidad o para integrar a los periodistas conlos directivos de la organización.

De acuerdo con la disponibilidad de tiempo de los perio-distas se selecciona el día, la hora y el sitio. Si el sitio esapartado de la ciudad, se les debe recoger bien sea en sucasa o en las instalaciones del medio, igualmente, se debetener presente su regreso.

Este espacio es propicio para estrechar lazos no soloprofesionales sino de amistad.


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¿Qué es noticia para el periodista?

• Nuevas Políticas • Aniversario de fundación• Nuevos servicios• Nuevas instalaciones• Firma de convenios• Menciones especiales• Certificaciones• Premios nacionales, regionales o locales• Nombramientos de directivos• Asambleas anuales• Convenciones• Trofeos• Aportes a la comunidad• Presentación del informe anual• Actividades de capacitación• Puntos de vista de la organización con relación a

leyes o normas.• Diagnósticos• Informes técnicos• Campañas educativas• Balances de gestión• Tomar parte en una polémica• Realizar un estudio, una encuesta o un sondeo• Organizar un homenaje a un personaje o institución.• Organizar un evento o conferencia• Crear comités y anunciar su nombramiento• Convocar a un concurso• Divulgar un reconocimiento



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Las habilidades en un departamento de comunicación

• Capacidad de evaluar lo que les interesa a los mediosde comunicación, a qué medios y como presentar lainformación, es decir que género periodístico utilizar:noticia, reportaje o informe especial, entre otros.

• Capacidad de redacción Capacidad de expresar con claridad la información deforma clara, entendible y concisa con excelente gra-mática y correcta ortografía.

• Capacidad de mercadear las noticiasCapacidad de "vender" a los periodistas, la informa-ción o las noticias. Deben notar la importancia, elalcance, el impacto positivo del proyecto, del progra-ma, del informe o de la actividad.

Un departamento de comunica-

ción debe tener la capacidad de

expresar la información de una

forma clara, concisa y entendible.


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4. BASE DE DATOS

Una Base de datos es un registro sistemático de losperiodistas y medios de comunicación que son interesan-tes para nuestra organización.

Normalmente en muchas organizaciones cualquiera denosotros conoce a uno u otro profesional de los mediosque ocasionalmente “echa una mano”. Ese sistema de lle-gar a los medios, que da resultado, puede explotarsemucho más si tenemos de manera ordenada una pequeñaguía de los periodistas que nos interesan, cómo contactar-los, temas que les preocupan, etc…

Una base de datos de prensa puede ser tan ampliacomo se nos antoje aunque claro está tiene que guardarestrecha relación con el ámbito de nuestra actuación. Porejemplo, si vamos a tener una actividad en todo el estado,es lógico que nuestra base incluya profesionales de todoel Estado. Si más bien nuestra actuación se va a limitar anuestra ciudad o nuestro pueblo, entonces la base deberáser sobre todo de los periodistas que actúan en nuestralocalidad.

¿Qué datos debemos tener?

• Ámbito de acción del diario. Local, regional, nacionaly agencias internacionales de noticias.

• Nombre del director del medio• Jefe de redacción • Nombre del periodista

• FUENTES: AGENDA DE LA COMUNICACIÓN



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10 CLAVES PARA LA RELACIÓN CON PERIODISTAS

1. Facilitar la labor de los periodistas proporcionandoinformación oportuna y confiable

2. Presentar información con datos estadísticos y eco-nómicos

3. Proporcionar fotografías de los directivos y de la orga-nización

4. Explicar mediante ejemplos5. Programar eventos de capacitación en temática espe-

ciales que la organización maneje6. Ser cumplido con la información7. Ser amable8. Sencillo 9. Ágil10. Respetar su trabajo


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II. El entorno de los medios de comunicaciónpara los mayores

El entorno de medios de comunicación que tiene elcolectivo de mayores es por lo menos tan variado como elde cualquier otro colectivo.

Para definir cuál es el entorno preciso en el que vamos amovernos en nuestra relación con los medios de comuni-cación podemos hacer un repaso muy somero a las dife-rentes opciones que tenemos en los medios para dar aconocer el mensaje.

La prensa generalista

En esta clasificación entran los medios de comunicaciónde contenido no específico, que abarcan noticias de políti-ca, economía, deportes, cultura, sociedad, etc…

En este bloque nos encontramos los diarios de referen-cia y más importantes de España como ABC, LA VAN-GUARDIA, EL PAÍS, EL PERIÓDICO, EL MUNDO, LARAZÓN y todos los diarios regionales como EL CORREODEL PUEBLO VASCO, LA VOZ DE GALICIA, AVUI, DIARIODE SEVILLA, etc…

La relación de medios generalistas es larga, pero loimportante es que sepamos buscar nuestro interlocutor.

En la prensa generalista suele ser en las secciones deSOCIEDAD donde encontramos los periodistas que


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cubren la información para mayores. También puedehaber interés en suplementos de SALUD.

Hasta ahora, y mayori-tariamente, en la prensageneralista no existe unsuplemento específico demayores pero las infor-maciones de mayores,que van ganando enimportancia, aunque muypoco a poco, pueden serde interés en cualquiersección dependiendo delenfoque y del tema:asuntos sobre pensiones

pueden tener cobertura en ECONOMÍA, asuntos como elpapel de los mayores en la participación del Estado o enunas elecciones pueden tener cabida en NACIONAL, uncampeonato deportivo en DEPORTES, una exposición depintura en CULTURA y así sucesivamente.

La prensa especializada

En esta clasificación entran los medios de comunicaciónde contenido específico como Economía, Salud y, sobretodo, mayores. Vamos a detenernos en este último caso.

Revista Sesenta y más. Dirigida a personas mayores yprofesionales que trabajan con ellas/ La edita el IMSERSO.



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Revista Enlace. La edita el IMSERSO. Es trimestral y sepuede descargar de la web del Imserso

Dirigida a los organismos contrapartes de la RedIberoamericana y a instituciones, asociaciones y profesio-nales de la cooperación técnica en materia de personasmayores y personas con discapacidad de la región.

Boletín sobre el envejecimiento: perfiles y tenden-cias. Lo edita el IMSERSO y puede descargarse desde supágina web. Es Trimestral

Dirigido a profesionales de la gerontología y planificado-res en materia de política de mayores.

Revista Senda. http://www.sendasenior.com/

Revista Jubilo. www.jubilo.es. - Es mensual

Pertenece a Júbilo Comunicación (una empresa delGrupo Planeta), que es el primer Grupo informativo multi-media de España especializado en contenidos de interéspara la población madura.

Diario Médico. http://www.diariomedico.com/


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III. Cómo se hace una nota de prensa

La nota o comunicado de prensa es la herramienta bási-ca del trabajo de relaciones con los medios. Es un escritoque reúne la información fundamental sobre algún temaque se envía a los medios de comunicación para que éstosse encarguen de difundirla entre la población.

Una brevísima historia de la nota de prensa

En la antigüedad, las noticias siempre eran llevadas pormensajeros que recorrían grandes distancias para difundirde viva voz o mediante sencillas cartas la información entrelos gobernantes y éstos, a su vez, se encargaban de tras-mitirla al pueblo. El ejemplo clásico lo tenemos en la gestadel soldado Filípides, quien, en el año 430 DC, corrió 40kilómetros para anunciar el triunfo de los griegos frente alos persas, muriendo momentos después de haber dado labuena nueva. Este esfuerzo de comunicación es recorda-do hoy en día en la prueba deportiva conocida como"Maratón".

Varios siglos después, con la invención de la imprenta enel siglo XV, la humanidad vivió una gran revolución ideoló-gica, gracias a la posibilidad de la difusión de mensajesentre miles de personas en un soporte estable, de fácil dis-tribución y bajo coste. Durante el siglo XVII, algunos perió-dicos comenzaron a editarse en varios países y desde sunacimiento recibían información para su publicación dediferentes actores de la vida pública en forma de cartas,sermones, panfletos y ensayos.


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La nota de prensa se extendió rápidamente durante elsiglo XIX, al nacer la profesión de agentes de prensa, quie-nes se encargaban de realizar acciones propagandísticasy comerciales a través de escritos que preparaban a nom-bre de personas y empresas, y que distribuían finalmenteentre periódicos de la época.

Hoy en día, existen servicios de distribución de notas deprensa que pueden hacer llegar la información en segun-dos a miles de medios, acompañando los datos escritoscon imágenes, sonidos y contenidos interactivos.

Las características de la nota de prensa

La nota de prensa es el más versátil de todos los docu-mentos que se puedan distribuir entre los medios decomunicación ya que responde a un acontecimiento deactualidad. Por este mismo motivo, la nota de prensa tieneuna vida útil muy breve y concreta. Esto debe tenerlo pre-sente quien la elabore, para eliminar datos inútiles o redun-dantes, información sobre otras ideas o personas ajenos altema central del comunicado, mensajes antiguos, etc.

En el caso de la nota de prensa cabe el dicho "si lobueno es breve, entonces es dos veces bueno". Estaherramienta de comunicación debe ser concisa, clara ydirecta.



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Cuando se dice que el len-guaje de la nota de prensatiene que ser claro y conciso,también se refiere a que sedebe huir de términosincomprensibles para el granpúblico, ya sea de caráctertécnico o de temas que seandominados por un grupo de"iniciados". Hay que intentarser cercanos al lector, tenerempatía y preguntarnos siaquello que queremos tras-mitir lo puede entender sinninguna dificultad.

Hablar de la extensión de una nota de prensa puederesultar discutible, ya que depende del acontecimientoque le dé lugar la cantidad de información a trasmitir serámayor o menor.

En general y salvo que el tema sea realmente complejo,es recomendable no sobrepasar las dos hojas en una notade prensa, un tamaño maleable que permite cubrir espa-cios de página como una columna entera, una pieza dedos columnas con foto o incluso tres columnas con fotoy/o gráfico.

Hay que tener cuidado con que la brevedad no creeambigüedad al lector. La concisión no está peleada con laclaridad.


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CARACTERÍSTICAS DE UNA NOTA DE PRENSA

• Debe obedecer a un hecho noticiable de actualidad• Vida útil breve y concreta• Claridad y concisión en los mensajes• Sin información redundante, antigua o inútil• Lenguaje accesible al lector• Sin adjetivos• Fuente fiable y datos contrastables• Declaraciones, si son relevantes y aportan información

para el hecho noticiable

Elementos de una nota de prensa

Como ya se ha expuesto antes, sus funciones puedenser varias, principalmente ideológicas y comerciales, pero,salvo estilos, siempre tiene que contar con las siguientescaracterísticas:

• Titular • Lugar y fecha de edición • Cuerpo del comunicado• Información básica de la entidad que promueve la

información• Datos de contacto

Titular

El titular o encabezado es la frase destacada que secoloca en primer lugar en la nota de prensa.

Esta frase tiene que presentar, de una forma resumida,clara e impactante, la información más importante que sequiere trasmitir al periodista.



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Depende del titular que la nota de prensa cumpla conmayor éxito su función, ya que si su construcción es larga,confusa y sin interés, probablemente no se le atienda, aun-que la información del cuerpo del comunicado sea rele-vante para el lector.

Es recomendable que el titular se distinga desde su tipode letra. Tendrá un tamaño mayor, estará en negrita y cen-trado con respecto al cuerpo del texto.

Según estilos, se pueden usar antetítulos y subtítulos -o"bullets" en su término en inglés- para apoyar al titular,situándolo, complementándolo o destacando una informa-ción que interese que el lector conozca rápidamente.

Ejemplo:

Las organizaciones de mayores piden al gobiernomás recursos para el colectivo

• Una treintena de organizaciones se concentra ante elMinisterio para pedir más recursos para el colectivode mayores

• En España hay 6 millones de mayores y el 80% norecibe ayuda

• El ministro se compromete a tomar medidas

Lugar y fecha de edición

Se trata de indicar al periodista el lugar dónde se originóla información, así como destacar el momento en la quefue emitida. Estos dos datos también determinarán enbuena medida su interés, ya que podrá tener menor rele-


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vancia un hecho ocurrido en otro país y en días pasados,que uno que ocurrió en una localidad cercana en la mismajornada.

Esto sirve tanto para el periodista que está detrás de lanoticia del día, como para aquellos que investiguen poste-riormente un acontecimiento o la trayectoria de unaempresa o personaje público.

Además, también otorga mayor credibilidad saber estosdatos, ya que los periodistas siempre quieren saber dedónde viene la información que van a aportar a su audien-cia.

Cuerpo del comunicado

En este espacio de la nota de prensa se coloca toda lainformación que ha dado lugar a la creación de este docu-mento de una forma ordenada.

Aunque aquí se puede extender la exposición del tema,sigue siendo conveniente mantener un estilo claro y conci-so, mediante la utilización de frases cortas que conformenpárrafos de hasta seis líneas.

La nota de prensa guarda relación con la nota periodísti-ca en su construcción y forma, pero no necesariamente enel fondo. La nota de prensa surge de un interés claro depromocionar algo. Mientras que la nota periodística con-signa un hecho noticioso de los acontecimientos de la jor-nada.



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Por su parentesco en forma, algunos consejos de la notaperiodística pueden servir para el comunicado.

Como la utilización de las 5 W: What? (¿Qué?) – Who?(¿Quién?) – When? (¿Cuándo?) – Where? (¿Dónde?) –Why? (¿Por qué?).

Asimismo, el cuerpo del comunicado debe seguir elmismo orden establecido en el titular del comunicado, esdecir, el primer párrafo deberá dedicarse al tema principaly los siguientes a lo destacado por los subtítulos.

Normalmente, para establecer el orden lógico del men-saje en las notas de prensa se aconseja la pirámide tradi-cional. Es decir, comenzar por lo más importante del tema,dejando información relevante para los párrafos subse-cuentes.

Aunque el lenguaje de la nota de prensa pueda determi-narse desde el titular, es en el cuerpo del comunicado enel que se hace la personalización del mensaje dependien-do del público al que va dirigido.

Información básica de la entidad que promueve lainformación

Es una información que expone brevemente el nombrede la organización, dirección de página web, origen yhasta sus objetivos.

Colocado después del cuerpo del comunicado, sueleescribirse en un tipo de letra diferente y a un menor tama-ño para diferenciarlo.


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Datos de contacto

Como ya se ha destacado anteriormente, la nota deprensa debe ayudar al periodista a hacer su trabajo, por loque siempre hay que ofrecer un vínculo para solventarcualquier necesidad que pueda surgir para aclarar dudas,completar información u obtener otro tipo de apoyos parasu mejor difusión en los medios. Los datos de contactoincluyen:

• Nombre• Cargo• Teléfono• Fax• Correo electrónico• Página web (si la hubiera)

Una respuesta oportuna y ágil de la petición de un perio-dista ayuda de manera importante para que la informaciónpromovida por la nota de prensa sea mejor considerada ycon mayores posibilidades de ser incluida por los medios.

Cabe resaltar que siempre es importante, como parte dela gestión de medios, un seguimiento constante -que noagobiante- de la información a los periodistas, aunque deesto se hablará en un capítulo posterior.



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Diez consejos básicos para conseguir que tu nota deprensa de prensa sea difundida

1. Asegúrate que la información es una noticia, es decir,que sea novedosa y que tenga interés para el público.

2. No envíes información que no sea relevante. Si la notatiene un tema claro de interés, incluir más cosas queno tengan importancia puede confundir al periodista.

3. Piensa en el tipo de medio al que estás enviando lainformación e intenta contactar desde el primermomento con su público objetivo, ya sean madresprimerizas, señores mayores con alto nivel económi-co, vecinos.

4. Lo importante es la noticia, quién fue el autor puedeser secundario y no al revés. Piensa que el nuevo pro-ducto es la novedad y no la organización que lo creó.

5. Ten empatía con el público objetivo del medio y pien-sa por qué le interesa la información que difundes ycómo le gustaría verla presentada. De esta forma ayu-das al periodista a hacer su trabajo.

6. Busca "titulares". Si tu primer párrafo es demasiadolargo y farragoso, puedes lograr que los periodistasno pasen de éste y aunque el resto de la nota seainteresante ellos nunca lo sabrán. Intenta resumirtodo en no más de 10 ó 12 palabras.

7. Mantén un lenguaje claro y evita los adjetivos. Salvoque la información vaya dirigida a expertos, huye detérminos técnicos. Los periodistas reciben muchainformación de incontables fuentes continuamente,pero eso no los hace expertos en todo.

8. Expon hechos contrastados y contrastables. Si hablas


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de las cualidades de un producto, intenta establecerparámetros cuantificables para obtener más credibili-dad.

9. Deja toda la información de contacto que sea posible.Nombre, dirección, teléfono, fax, correo electrónico,dirección de página web. Puede ser que los periodis-tas quieran saber más acerca del tema de la nota paracompletar su información o para darle un enfoqueque vaya más en línea con lo que quieren.

10. Ayuda al periodista a hacer su trabajo. Ya se ha men-cionado anteriormente, pero no está de más recalcar-lo: el primer filtro que tiene que pasar una comunica-ción antes de llegar a ser difundida es un "trabajadorde la información". El o la periodista te agradeceráque le facilites las cosas. Si no lo haces, tendrásmenos oportunidad de alcanzar tu objetivo.

Materiales de apoyo a la nota de prensa

Algunas veces, la información que contiene una nota deprensa interesa al periodista, pero necesita de algúnapoyo para poder difundirla de la mejor manera posible.Los materiales de apoyo que acompañen a una nota deprensa deben obedecer a las necesidades de cada medio.Si se trata de una televisión, un videocomunicado con imá-genes relativas a la información, con entrevistas a líderesde opinión o portavoces de la organización, serán de granayuda para el medio.



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Tened en cuenta que demasiados materiales puedenapabullar o distraer al periodista de lo más importante paranosotros: la información de la nota de prensa.

Las e-notas de prensa

Todo lo que se ha dicho sobre la Nota de Prensa es váli-do para la elaboración de este tipo de comunicados encuanto a sencillez, claridad y brevedad del mensaje. Pero,por las características del formato, ofrece múltiples venta-jas, tanto para el periodista como para el profesional derelaciones públicas, aunque también impone ciertas limita-ciones para ambos colectivos.

Ventajas para el periodista:

• Recibe la información directa y rápidamente en supuesto de trabajo o, si tiene un webmail, desde cual-quier ordenador con acceso a internet.

• El formato del comunicado es más atractivo.• No le ocupa espacio físico

• Facilita el almacenamiento de la informa-ción.

• Puede acceder automáticamente amás fuentes de información disponi-bles en la red.

Este formato tiene también sus limi-taciones. La abundancia de correos

electrónicos, SPAM y diversa mensaje-ría publicitaria hace que también tenga-

mos que hacer un esfuerzo para que nuestro correo se


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lea. La mayor parte de nosotros borramos correos cuyaprocedencia no conocemos.

Por eso es necesario acompañar el mail del contactohumano para que nuestro correo se individualice y searecibido con interés por parte del medio. Por eso es buenoadministrar los mail para no hacerlos tan frecuentes ya quepodemos hacernos prescindibles por predecibles.

Servicios de distribución de notas de prensa

Actualmente, existen varios servicios de envío de comu-nicados, ya sea en forma electrónica a través de internet ovía fax, para distribuir notas de prensa entre miles demedios abonados.

Gracias a estos servicios, empresas, instituciones yhasta individuos que no se podían permitir contratar losservicios de una empresa de relaciones públicas estánobteniendo una cobertura mediática sobre su producto,actividad o idea, que, de otra forma, sería difícil lograr.



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IV. Cómo convocar una rueda de prensa

La rueda de prensa es una reunión programada que serealiza para tratar temas de actualidad o polémicos, pre-sentar proyectos, resultados de investigaciones y postu-ras, entre otros. Es un espacio donde se da la posibilidadde explicar y confrontar.

A diferencia de la Conferencia de Prensa, en la que haydeclaraciones de la organización sin espacio de preguntaspara los periodistas, la rueda de prensa incluye preguntashechas por los periodistas lo que supone, como veremosluego, un esfuerzo añadido para que preparemos esaspreguntas y otras que se pueden plantear en la cita.

La convocatoria se puede realizar de diferentes formas.Algunas se convocan mediante una carta de invitación ouna tarjeta de invitación. Otras mediante un boletín deprensa. En general, el modo más habitual suele ser unaConvocatoria de Prensa que se remite a los medios porcorreo electrónico o fax.

A. ¿Cómo se organiza la rueda de prensa?

•Convocatoria y base de datos de periodistas

Para contactar con los periodistas se le envía una convo-catoria. Es confeccionada con una plantilla encabezadacon el término convocatoria para que se identifique y con-tendrá el logotipo de UDP.


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Será remitida al mismo tiempo a los distintos responsa-bles de los medios a través de correo electrónico o fax. Lasconvocatorias se envían, no solo para la celebración deruedas de prensa sino también para presentación (libros,exposiciones, etc.) o inauguraciones.

En situaciones de crisis éstas se pueden remitir a travésde SMS, como veremos más adelante.

Mediante la convocatoria damos a conocer a los perio-distas la rueda de prensa. Debe incluir DÍA Y HORA de laRueda de Prensa, MOTIVO de la convocatoria,ORGANIZACIÓN que convoca, y un texto muy breve conlas claves del tema, personalidades que estarán en larueda de prensa si fuera el caso, etc…

La Convocatoria se hacecon una base de datos deperiodistas que ya tendre-mos confeccionada, comoindicamos en el capítulo 1 enla Organización del Gabinetede Prensa.

Debemos tener en cuentasi merece la pena trasladarperiodistas que vivan fuerade la ciudad. En ese caso, lo

más razonable es tener previsto un presupuesto para esosdesplazamientos, siempre que fuera necesarios.



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• Adecuada elección del lugar, fecha y hora.

Debemos elegir un buen lugar para la rueda de prensa.Algunos criterios para esa elección son:

a. Hacerla en nuestro local o en un local externob. En el caso de que sea un local externo, debe estar

acondicionado (amplia mesa para grabadoras omicrófonos, capacidad para unas 10 personas)

c. Que sea céntrico o esté cerca de algún medio quenos interese

d. La convocatoria es mucho más efectiva por la maña-na, a partir de las 10.00 y antes de las 13.00

e. Tened previsto un refrigerio: Previo o posterior a larueda de prensa.

f. Tened prevista cierta infraestructura: ordenadores,teléfono, fax

g. Uso de ayudas visuales.

• Confirmación asistencia.

El equipo de comunicación tiene que confeccionar unalista de los asistentes, de forma que se sepa quién está enel auditorio y se pueda controlar la efectividad de la convo-catoria. También se realiza para saber a qué mediosausentes hay que mandar el dossier y la nota sobre loexpresado en la rueda de prensa.

La lista de medios confirmados nos permitirá saber nosólo qué medios han venido y cuáles no, sino conocerquién es quién en cada medio.


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La confirmación debe hacerse llamando al medio y tra-tando de concretar la asistencia del medio.

Tened en cuenta que los periodistas suelen confirmarpero no siempre acuden a la cita, con lo que si habéis con-firmado 10 periodistas no os sorprendáis si asisten 4 ó 5.

Por ello es necesario tomarse muy en serio la convoca-toria de la rueda. Primero invitando a bastante medios(siempre que sea posible por la ciudad en la que viváis) yconfirmando todo lo que se pueda.

Recordad que una rueda de prensa con poca convoca-toria suele dejar patente cierta debilidad en la organizacióno poco interés del tema y eso los periodistas lo comentanentre sí.

• Preguntas críticas

Al ser una rueda de prensa, estamos abiertos a que cual-quier asistente quiera indagar sobre algunos aspectos nonecesariamente relacionados con el tema de la convocato-ria.

Por ejemplo, aunque hayamos convocado a la prensapara comunicarle un nuevo programa de voluntariado, esmuy probable que los periodistas aprovechen para plante-ar otras cuestiones relacionadas con el mundo del mayor.

Por eso es necesario identificar varios temas posiblesque la prensa puede plantear y tener previamente elabora-radas respuestas para ello.



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Podemos, por ejemplo, estar preparados para contestarsobre algún dato que se haya publicado en esos díassobre el mayor, contrastar alguna declaración hecha porun líder político de la ciudad o de la Comunidad Autónomasobre el mayor, para pronunciarnos en torno a algún suce-so o hecho relacionado con el mayor.

• Desarrollo de la rueda de prensa

Sobre todo tratad de ser puntuales en la cita

Preparar vuestros saludos, agradeced la asistencia ypresentad los expositores en la mesa (si es posible identi-ficadlos con porta nombres o algo similar)

• Explicar metodología de preguntas• Inicio de la rueda de prensa• Turno para preguntas y respuestas• Refrigerio• Cortesía y solución de requerimientos para los perio-

distas

Algunos complementos para la rueda de prensa

A continuación se citan los instrumentos que utilizará elencargado del área de comunicación de la organizaciónpara informar a los medios.

Nos vamos a ocupar de dos: el dossier informativo ynuevos sistemas de relación: SMS y el correo electrónico.


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Como apoyo impreso a las ruedas de prensa y a losactos institucionales se emplea el dossier informativo o deprensa, también puede ser utilizado como documentoanexo para ampliar datos en un comunicado.

En él se combina la información escrita con otros apor-tes documentales, tales como gráficos o fotos, dando a losperiodistas todos los elementos necesarios para elaborarla noticia y evitar errores en su redacción.

El dossier se suele entregar en mano en las ruedas deprensa y en los actos protocolarios que lo requieran; aun-que las instituciones también lo utilizan cuando los mediosles solicitan información más detallada sobre un tema ins-titucional.

Antes sólo se entregaba en papel ahora también se pudehacer en soporte digital, de este modo el periodista no ten-drá que reescribir la información. El envío se realiza por e-mail y también se puede disponer de él en la página web.

La telefonía móvil ofrece otras alternativas para conectarrápidamente con los periodistas. El servicio SMS (ShortMessage Service, Servicio de Mensajes Cortos) permitecontactar a la vez y de manera inmediata con los medios.

Se enviará a través del propio móvil o del correo electró-nico, una vez activada la cuenta de e-mail, se podrá ges-tionar y remitir sus mensajes a cuantos móviles se precisecomo si de un correo electrónico se tratase. El sistema per-mite además el envío a listas de distribución, por lo que sepueden seleccionar los grupos a los que se quiere remitir



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la información. Los mensajes a través del móvil sólo se uti-lizarán para temas de máximo interés.

Para ello es necesario contar no sólo con la direccióndigital de los profesionales de las redacciones sino queademás se ha de conocer también su número de teléfonomóvil.

El equipo ha de contar con su propio correo electrónicopara atender las peticiones de los periodistas. De estemodo las comunicaciones no se limitarán al contactodirecto o a través del teléfono, es otra vía que se abre.


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V. Portavoz y documento de “preguntasy respuestas”

"Ahora estoy listo para darle las respuestas que he preparado

para sus preguntas".

Charles de Gaulle

El tiempo que cualquier portavoz tiene para difundir sumensaje a través de los medios de comunicación es cadavez más escaso.

La actualidad informativa establece una apretada agen-da que reduce tanto el número como la duración de lasnoticias.

Por este motivo, es imprescindible que el portavoz, yasea de una organización como UDP, un partido político ouna institución pública, esté preparado para sacar el máxi-mo provecho posible a sus momentos en pantalla, frente almicrófono de una radio o ante un periodista de los mediosescritos.

Ante este reto, no es posible dejar nada a la improvisa-ción. Ningún personaje, ni aún el mejor orador, tiene quedejar en las manos del azar el momento de enfrentar a losrepresentantes de los medios, so pena de desaprovecharsu tiempo y perder la oportunidad de difundir aquello quele interesa comunicar.

La preparación de documentos y la práctica son lasmejores bases para enfrentarse al escrutinio de los perio-


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distas y el público. Para hacerlo con éxito, a continuaciónse ofrecen un par de técnicas que ayudarán a cualquierportavoz a comunicar siempre los conceptos e ideas demayor importancia, evitando difundir detalles irrelevantes,así como a responder con solidez y coherencia todas laspreguntas que puedan surgir sobre determinados temas.

Los Mensajes Clave

Siempre debe tenerse en cuen-ta que el tiempo que los mediosde comunicación dedican a difun-dir las palabras de un portavozson escasos y limitados. Además,y sobretodo en los medios elec-trónicos, las noticias se contextua-lizan poco, lo que limitan su noto-riedad y alcance en el público.

Por este motivo, deben prepararse una serie de mensa-jes clave bien estructurados, que difundan las ideas de unaforma clara, concisa y atractiva, tanto para el periodistacomo para el televidente, el radioescucha, el lector de unperiódico o de los contenidos de un portal de internet.

¿Qué es un mensaje clave? Se trata de un enunciadocorrectamente construido, desde un punto de vista grama-tical, que presenta lo que se quiere comunicar de unamanera directa caracterizado sobre todo por su concre-ción.

Los mensajes clave son enunciados que tienen la inten-



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ción de comunicar sólo una cosa (una idea, un concepto,un hecho, una indicación, etc.) no dos o más. Sólo unmensaje. Recuerda esto: un mensaje repetido tres veces,queda un mensaje. Tres mensajes repetidos una vez, noqueda nada.

Un mensaje clave efectivo no puede dejar lugar a inter-pretaciones o a segundas lecturas, ni tiene que ser tanresumido que no explique nada, ni tan extenso que puedaconfundir al público.

Por ejemplo, las frases crípticas o los discursos retóricose interminables de algunos políticos pueden ser buenmaterial para analistas o incondicionales, pero distanmucho de ser eficaces en cuanto a la transmisión de men-sajes clave para el gran público.

Es vital que los mensajes clave tengan contenido, ya quede otra forma no concitarán el interés de nadie y no cum-plirán su objetivo. Esto, que puede parecer una obviedad,es un error que se comete con frecuencia, cuando se pre-senta un discurso lleno de frases efectistas, pero quedetrás de éstas no hay ningún contenido interesante parael público.

Aunque te pueda parecer discutible, la inclusión de refe-rencias emocionales sí puede ser considerada en la elabo-ración de mensajes clave, siempre que no se haga deforma gratuita o superficial y tenga una razón de conteni-do para hacerlo. Pensemos, por ejemplo, en un responsa-ble político que tiene que dirigirse a una población queacaba de sufrir una desgracia natural. No se puede obviar


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el dolor que sufren algunos, el desasosiego en otros y laincertidumbre y el miedo en todos. El responsable políticotiene que decir algo que no sea retórico, que sea cercanoy comprensible para toda la población.

Los mensajes clave efectivos no pueden ser editadospor los medios, puesto que son comunicación en estadopuro.

La dinámica de los medios deja poco espacio para lapreparación de todas las noticias que determinan la actua-lidad del día. Por este motivo, cuando la difusión de losmensajes lo hace un portavoz de manera clara, concisa,ordenada y atractiva, facilitará la labor de los informadores,quienes seguramente mantendrán sus declaraciones conel mínimo de cortes.

La técnica de preparar mensajes clave puede ser utiliza-da por todo portavoz y también es válida para ayudar a ela-borar cualquier tipo de discurso. De esta forma, los men-sajes clave son un ejercicio que ayuda a aquellos que nonecesariamente tienen que ser oradores natos, pero quetienen el deber de comunicarse con el público a través delos medios.

Otra obviedad que merece la pena resaltar es que losperiodistas son como cualquier otra persona: buscan laconcreción en las palabras de un individuo y agradecencuando éstos son capaces de transmitir sus ideas de unamanera escueta y rica en contenido. Un portavoz con lasideas claras y un lenguaje certero crea más afinidad en



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quien lo escucha que otro que maneja un discurso difusoy redundante.

A continuación veremos algunos ejemplos reales decómo se han utilizado correctamente la técnica de mensa-jes claves.

Cuando Comunicar es Vital

"Diríjanse al norte. Los responsables de la ciudad esta-mos vivos y estamos haciendo frente a la situación", fueronlas palabras que el ex-alcalde de Nueva York, RudolphGiuliani, dio en los minutos inmediatamente posteriores alos atentados del 11 de Septiembre de 2001 a través deradio y televisión.

Frases sencillas pero cargadas de contenido y entereza,que, en medio de la grandísima catástrofe y la confusión,ayudaron a la gente de Manhattan a mantener la calma, aactuar de una manera ordenada y a confiar en que lascosas volverían a estar bajo control en algún momento.

Rudolph Giuliani aprovechó todos las oportunidades enque tuvo cerca a un periodista para dirigirse a los neoyor-kinos y trasmitirles estos mensajes. Dio la orden de quetodas sus declaraciones grabadas fueran "de uso común",es decir, que los medios estaban obligadas a compartirlasentre los periodistas de todos los medios.

De esta forma, sus mensajes llegaron a millones de per-sonas, quienes, en medio del caos y la incertidumbre,supieron qué hacer y… que alguien estaba al mando.


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Comunicar la Esperanza

"He definido entre las prioridades de mi gobierno un pro-grama de seguridad alimentaria que lleva el nombre de´Hambre Cero`. Si al final de mi mandato, todos los brasi-leños tienen posibilidad de desayunar, almorzar y comer,habré cumplido la misión de mi vida".

Este es un ejemplo perfecto de un mensaje clave quecumple las recomendaciones de claridad, concisión y cer-canía a una población que aguardaba con ansia las pala-bras de un personaje tan carismático como Lula, el presi-dente de Brasil.

Además de presentar el programa más importante de supolítica en muy pocas palabras, Lula lanzó una idea deinterés para millones de personas, no sólo en su país, sinoen el mundo entero.

Un Mensaje para la Historia

"Tengo el sueño de que un día esta nación se alzará yvivirá el verdadero significado de su credo: ´Nosotrosabrazamos estas verdades; que todos los hombres soncreados igual´.

Martín Luther King estableció el lema de una generaciónde norteamericanos de piel negra, al tiempo que hizo unadeclaración de intenciones en una época turbulenta, en undiscurso que ha quedado en la historia como un ejemplode uno de los más grandes oradores de la historia.



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Nuevamente se destaca la concisión en la frase, la cer-canía con el público y la claridad en la idea.

Preguntas y Respuestas

Según la teoría periodística,ya lo hemos visto, una noticiatiene que responder a 5 pre-guntas básicas: ¿Qué?•¿Quién? •¿Dónde?•¿Cuándo? •¿Por qué?

De la misma manera, unabuena técnica para prepararuna presentación ante unmedio es planteando pregun-tas y respuestas sobre eltema que se va a tratar.

Un periodista tiene informa-ción y cuando busca a unportavoz lo hace con la inten-ción de obtener más datos deun tema determinado o con-trastar la versión con la quecuenta.

Si el portavoz se anticipa alas preguntas que le puede hacer un periodista podrá con-testar mejor y tendrá la oportunidad de difundir sus men-sajes con mayor facilidad.


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En este sentido, deben haberse elaborado mensajesclave previamente a la confección de las preguntas, ya queaquellos determinarán en gran medida a las respuestas, talcomo vimos en el apartado de la Rueda de Prensa

Asimismo, se podrán prever aquellas preguntas que lle-guen a serle incómodas y que puedan perjudicar la ima-gen que se quiera trasmitir.

La técnica de preguntas y respuestas (PyR) no es unafórmula para evadir preguntas difíciles, sino para saberdarles una respuesta adecuada según los intereses delportavoz, sin limitar el derecho que tiene el periodista y lasociedad de obtener más información sobre un temadeterminado.

Además, las PyR se preparan para no tener que pedir alos periodistas las preguntas que realizarán al portavozantes de una entrevista, ya que esto se puede consideraruna intromisión a su labor informativa.

Las PyR son una herramienta de trabajo interna, en cuyaelaboración pueden participar un gran número de perso-nas dentro de una organización, dependiendo del temaque se trate.

Las preguntas pueden articularse de la manera más rea-lista posible, es decir, como si las hiciera un periodista.

Por esta razón, las preguntas pueden ser:

• Concretas (¿Qué sucedió?, ¿Qué presentamos?)• Abiertas (¿Cuál es su opinión sobre tal o cual tema?, )



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• Con opciones propuestas por el entrevistador(¿Prefiere que la situación se resuelva de X o Y mane-ra?)

• Que cuestionan sobre la opinión de una tercera perso-na (¿Qué opina de lo dicho por?)

• Hipotéticas (¿Qué pasaría si…?), entre muchas otrasopciones.

Por otro lado, las respuestas deben articularse de mane-ra clara, concisa y natural.

Clara y concisa, porque de esta manera se ayuda a pre-sentar mejor un mensaje. Natural, porque un portavoz queno pueda hacer suyas las respuestas nunca podrá trasmi-tirlas eficazmente.

Los mensajes clave y las PyR pueden ser una herramien-ta que ayude a controlar las comparecencias frente amedios de comunicación, ya sea en formato de entrevista“bis a bis” o en rueda de prensa. Además, son la base parapreparar una entrevista.

Es importante

• Preparar las respuestas pensando en el público quele pueda interesar el tema, adecuando el lenguajesegún sea más apropiado.

• Asimismo, es conveniente incluir las palabras Sí y Noal inicio de algunas respuestas, ya que así se determi-nará claramente el resto de la frase. (¿Está usted deacuerdo? Sí. Me parece que…)

• Una respuesta eficaz desde el punto de vista de lacomunicación es aquella que responde a la pregunta


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e incluye un mensaje clave. A esta técnica se le llamaRespuesta + 1.

Como ejemplo podemos poner: "¿Con este programaquieren llegar a mayores que no están atendidos? Sí.Este programa está pensado para mayores que nece-sitan ayuda. UDP trabaja cada día para apoyar almayor”.

• Asimismo, es conveniente poder llamar la atencióndel público incorporando a la respuesta frases como:"Lo que debemos recordar es…", "El tema clave es…","Todo lo que se ha dicho aquí puede resumirse en…"

• Las respuestas más sólidas son aquellas que hacenreferencia a hechos demostrables, como resultadosde estudios, opiniones de expertos o estadísticas dediverso tipo.

Y por último no olvidar algunos aspectos prácticos quenos ayuden en esta tarea. Cuando no se tenga contenidopara dar una respuesta, ya sea porque toca temas confi-denciales o por carecer de información suficiente, esimportante que se explique al público las razones por lasque no se responde. ("No puedo responder a su pregunta,porque no conozco el tema en cuestión…").

No es recomendable utilizar la lacónica frase "Sincomentarios", puesto que puede interpretarse como que elportavoz oculta algo o que no quiere responder a la pre-gunta.

Si la pregunta da lugar para un desmentido, no hay quedudarlo y aprovechar la oportunidad para hacerlo.



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Hay que estar preparado para responder a preguntasirrelevantes porque sólo así podrá centrarse en el temaque le interesa.

Y recordar, como decíamos antes, que siempre nuestrasrespuestas deben articularse de manera clara, concisa ynatural.


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maquetación 1 - inicio...es la guía para presentar udp en el ámbito interno y externo. el...

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