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BASES PARA LA INTEGRACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE NORMATIVIDAD Y LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y

ACTUALIZACIN DEL ACERVO NORMATIVO

FONATUR-BMO, S.A. DE C.V. Subdireccin de Administracin y Finanzas

Gerencia de Control Financiero

Manual de Normas y Procedimientos de Tesorera

Noviembre de 2004

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FONATUR-BMO, S.A. de C.V. Subdireccin de Administracin y Finanzas


N D I C E

PGINA

I. Presentacin ......................................................................................................................5

II. Objetivos ...........................................................................................................................6

III. Marco jurdico...................................................................................................................7

Polticas de Tesorera ............................................................................................................8

IV. Disposiciones Generales ..................................................................................................8

V. Operacin de las Cajas .....................................................................................................8

Disposiciones de Seguridad...................................................................................................9

Disposiciones para los ingresos .............................................................................................9

Disposiciones para los egresos............................................................................................10

Disposiciones para el control ...............................................................................................11

VI. Integracin de los fondos revolventes del corporativo y sucursales..................................11

VII. Radicacin de recursos financieros a sucursales............................................................13

VIII. Transferencia de los recursos captados en las sucursales al corporativo .......................14

IX. Inversin de remanentes de disponibilidades financieras.................................................15

X. Gastos a comprobar ........................................................................................................16

XI. Registro y control de pagos ............................................................................................17

Documentos e informacin bsica para registro y pago. .......................................................17

Plazo, das y horarios para la recepcin de documentos y pago de compromisos. ................18

Responsables para gestionar registro y cobro. .....................................................................19

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Modificaciones a los compromisos. ......................................................................................19

Sanciones a proveedores o contratistas. ..............................................................................20

Improcedencia y suspensin de pagos.................................................................................20

Responsabilidades de las reas...........................................................................................21

Facultades para autorizacin. ..............................................................................................21

Adquisiciones, arrendamientos y servicios. ..........................................................................21

Contratos de obra y servicios relacionados...........................................................................22

Amortizacin de anticipos. ...................................................................................................24

XII. Gastos de viaje..............................................................................................................25

Transporte terrestre .............................................................................................................26

Comprobaciones de Gastos de viaje ....................................................................................28

XIII. INVERSIN DE REMANENTES DE DISPONIBILIDADES FINANCIERAS ....................30

XIV. RADICACIN DE RECURSOS A SUCURSALES.........................................................34

XV. GASTOS DE VIAJE ......................................................................................................37

COMISIONADO...................................................................................................................39

XVI. GASTOS A COMPROBAR...........................................................................................44

XVII. INTEGRACIN DE LOS FONDOS REVOLVENTES DEL CORPORATIVO Y

SUCURSALES ....................................................................................................................48

XVIII. Solicitud de cheque....................................................................................................55

XIX. Recibos de ingresos.....................................................................................................57

XX. Flujo diario ....................................................................................................................59

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XXI. Conciliaciones..............................................................................................................61

XXII. Arqueo de caja............................................................................................................63

XXIII. Relacin de gastos.....................................................................................................67

XXIV. Contrarecibo..............................................................................................................69

XXV. Conciliacin flujo de Efectivo-Bancos ..........................................................................71

XXVI. Relacin de cheques en transito.................................................................................73

XXVII. Posicin Financiera...................................................................................................75

XXVIII. Inversiones ..............................................................................................................77

XXIX. Recibo de resguardo del fondo revolvente..................................................................79

XXX. Requerimientos de efectivo .........................................................................................82

XXXI. Devengado no pagado...............................................................................................84

XXXII. Solicitud de gastos de viaje .......................................................................................86

XXXIII. Comprobacin de gastos de viaje.............................................................................88

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I. Presentacin FONATUR-BMO, S.A. de C.V., es una entidad de participacin estatal mayoritaria sujeta a las Leyes y Reglamentos aplicables a las entidades paraestatales, por lo que se emiten los presentes lineamientos y procedimientos como base para determinar la forma en la que se aplicar la normatividad gubernamental a la operacin de esta entidad. El presente manual determina la forma en que se manejarn los recursos financieros de esta entidad, los requisitos y pasos necesarios para disponer de los mismos y los requisitos que debe contener la documentacin soporte.

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II. Objetivos Garantizar que los ingresos captados a travs de la cobranza a clientes locales, venta de bienes muebles, recuperaciones por llamadas telefnicas personales, venta de bases de licitaciones o cualquier otro ingreso captado en las Sucursales, sean transferidos en forma gil y oportuna a la cuenta concentradora del corporativo. Garantizar que los compromisos de pago adquiridos por las Sucursales tengan congruencia con los programas de mantenimiento y servicio requeridos por los clientes, y que sean cubiertos en forma y tiempo a los proveedores o prestadores de servicios. Definir las guas de actuacin para garantizar que el registro, liberacin y comprobacin de los pagos a cargo de FONATUR-BMO, S.A. de C.V., se efecten con oportunidad y apegados a los requisitos administrativos, fiscales y legales establecidos en los ordenamientos correspondientes a la materia. Optimizar los rendimientos en la inversin de remanentes y disponibilidades de FONATUR-BMO dentro del marco jurdico aplicable.

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III. Marco jurdico Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos Ley Federal de las Entidades Paraestatales Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Ley General de Deuda Pblica Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito Ley de Servicio de Tesorera de la Federacin y su Reglamento Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Impuesto al Valor Agregado Cdigo Fiscal de la Federacin Cdigo de Comercio Cdigo Civil Federal Manual de Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Federal Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales Acta Constitutiva No. 46403 de FONATUR-BMO, S.A. de C.V., de fecha 21 de julio de 1976. Acta Constitutiva No. 24646 de fecha 16 de octubre de 1985, en lo que se transform a Sociedad Annima de Capital Variable. Acta Constitutiva No. 10572 de fecha 26 de marzo de 1992, en lo que se modific la clusula vigsima quinta de los estatutos. Acta Constitutiva No. 73170 de fecha 28 de agosto de 1995, en la que se reform la clusula quinta de los estatutos. (Inclusin de la Administracin Portuaria Integral). Acta No. 95404 de fecha 26 de octubre de 2000, en la que se reform la clusula cuarta de los estatutos. Acta No. 98485 de fecha 11 de diciembre de 2002, mediante la cual se cambi la denominacin a FONATUR-BMO Acuerdo por el que se emite el Clasificador por Objeto del Gasto Oficio circular UCEGP/310/264V/2002 relativo a viticos y pasajes Manual de Organizacin de FONATUR-BMO, S.A. de C.V.

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Polticas de Tesorera IV. Disposiciones Generales 1. Para los efectos de estas Normas y Polticas se denominar: I. "FONATUR-BMO", a FONATUR-BMO, S.A. de C.V. II. Sucursales, a las sucursales de Cancn, Huatulco, Ixtapa, Los Cabos, Loreto,

Mxico, API San Lucas, API Huatulco, y cualquier otra unidad de negocio de FONATUR-BMO.

III. SHCP, a la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

MN-F-DT-01 V. Operacin de las Cajas 2. Las Cajas, tanto en el Corporativo como en las Sucursales, sern las nicas autorizadas

para recibir ingresos y efectuar pagos, salvo lo especificado en la poltica de fondos revolventes.

3. Las ventanillas de las Cajas permanecern abiertas de 8:00 a 13:00 hrs., para pago a

proveedores y de 8:00 a 14:30 hrs. y de 16:00 a 18:00 hrs. para pago de nmina. El cajero no abandonar la Caja durante este horario. El fondo de caja nicamente se usar para operaciones inherentes a FONATUR-BMO.

4. En caso de ausencia del Cajero, el Gerente de Control Financiero o los Gerentes

Administrativos en las Sucursales procedern a abrir la caja en presencia de dos servidores pblicos que fungirn como testigos y se practicar un arqueo de los fondos y documentos existentes, elaborando acta circunstanciada del hecho.

5. Para los casos en que la operacin requiera que los pagos se realicen en campo, los

Gerentes Generales, siendo responsables solidarios, podrn nombrar cajeros habilitados para presentarse en caja a recoger los pagos del personal asignado a una obra determinada, firmando la relacin correspondiente, y entregando los recibos en caja y los recursos que no hubieran sido entregados a ms tardar el siguiente da hbil al que los recibi. Es responsabilidad del cajero habilitado que las personas que reciban los pagos y firman los recibos correspondan con el beneficiario que se indica en la nmina.

F-DT-OC-08

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6. Para aquellos casos en que el personal requiera depositar en guarda cualquier tipo de

valores institucionales en la Caja, stos debern entregarse al Cajero en un sobre sellado y firmado, indicando el contenido, valores y tiempo de guarda del mismo, que no exceder de 30 (treinta) das.

7. nicamente se permitir el acceso a la Caja al personal que pertenezca a esta rea o a

aquellos trabajadores que por alguna causa justificada requieran entrar a la misma, en cuyo caso se deber contar previamente con la autorizacin del Gerente de Control Financiero o de los Gerentes Administrativos en las Sucursales.

8. El Cajero deber realizar el corte de caja diario. 9. El Gerente de Control Financiero o los Gerentes Administrativos en las Sucursales

guardarn en sobre (s) cerrado (s) y sellado (s) la (s) combinacin (es) de las caja (s) fuerte (s) ubicada (s) en el rea de Caja, para que en caso de urgencia se proceda a abrir cualquiera de la (s) caja (s) fuerte (s), con orden expresa de la Subdireccin de Administracin y Finanzas y Gerencias Generales en las Sucursales. En estos casos el Gerente de Control Financiero o los Gerentes Administrativos en las Sucursales elaborarn una cdula de ajuste al corte inmediato anterior del Cajero cuya caja se haya abierto, la cual ser recibida de conformidad por ste. F-DT-OC-05

Disposiciones de Seguridad 10. El Cajero tendr asignada cuando menos una caja fuerte, con el fin de proteger el efectivo

documentos y valores que maneje. 11. La combinacin de la (s) caja (s) fuerte (s) nicamente la (s) conocer el Cajero, o el

responsable de la caja fuerte de que se trate. Cada combinacin se firmar y guardar en un sobre cerrado, mismos que quedarn bajo el resguardo del Gerente de Control Financiero o los Gerentes Administrativos en las Sucursales.

12. Se procurar mantener vigilancia especial por parte del personal de seguridad al menos en

el horario de labores. Disposiciones para los ingresos 13. Los recibos por ingresos sern preimpresos, foliados y expedidos en forma consecutiva. F-DT-OC-02 14. La Caja ser la nica responsable del control de los recibos.

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15. Slo sern vlidos los recibos que lleven el sello fechado, nombre y firma del Cajero. 16. Cuando sea necesario cancelar un recibo, se sellar con la leyenda de CANCELADO

tanto el original como las copias; y sern archivados en el consecutivo de recibos. 17. Todos los ingresos que se reciban en la Caja se depositarn en la cuenta concentradora

del corporativo, a ms tardar el da siguiente hbil de haber sido recibidos. 18. Solamente se recibirn cheques expedidos a nombre de FONATUR-BMO, S.A. de C.V. Disposiciones para los egresos 19. La Caja tendr asignado un fondo revolvente para los pagos que se requieran efectuar en

efectivo, el monto mximo autorizado para pagos de este fondo es de $2,000.00. 20. Las cuentas de cheques para pago en el corporativo sern mancomunadas con

combinaciones AA y AB, de acuerdo a la siguiente disposicin: Firma A Director General Subdirector de Administracin y Finanzas Gerente de Control Financiero Firma B Gerente de Administracin Responsable de la Caja 21. Las cuentas de cheques para pago en las Sucursales sern mancomunadas con

combinaciones AA y AB, de acuerdo a la siguiente disposicin: Firma A Gerente General Gerente o Jefe Administrativo Firma B Gerente de Operaciones Responsable de la Caja 22. No se expedirn cheques al portador o en blanco. Todos los cheques se expedirn a

nombre del beneficiario y con la leyenda de PARA ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO, excepto aquellos casos que permita la Ley del Impuesto Sobre la Renta y dems disposiciones fiscales vigentes.

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23. Todos los cheques cancelados se inutilizarn y se les pondr la leyenda de

CANCELADO, posteriormente se entregarn al Departamento de Contabilidad o reas homlogas en las Sucursales por cuenta y orden consecutivo para su guarda, custodia y registro contable.

24. Los cheques que no sean expedidos a travs de un Sistema de Cmputo se protegern

con la mquina protectora. Disposiciones para el control 25. nicamente se pagarn aquellos documentos que cumplan con las polticas y

procedimientos vigentes. 26. La Subdireccin de Administracin y Finanzas, los Gerentes Generales en las Sucursales

o las Gerencias de Control Financiero y Administrativas, sern los nicos servidores pblicos que podrn autorizar gastos a comprobar para pagos urgentes y ser responsabilidad del servidor pblico que los reciba, realizar el pago y presentar la documentacin comprobatoria, de acuerdo a la poltica Gastos a Comprobar.

27. Diariamente se efectuarn cortes a las Cuentas Bancarias y a los Fondo(s) Revolvente(s)

por el Cajero, en el formato de flujo diario. F-DT-OC-03 28. Todos los movimientos que realice el cajero estarn amparados por la respectiva Pliza

Contable y por la documentacin original soporte, siendo stos los siguientes:

Requisicin ARM-AA-03 Solicitud de cheque F-DT-OC-01 Factura original, en caso de bienes muebles e inmuebles la factura estar bajo

resguardo de Recursos Materiales Suficiencia presupuestal con la firma y sello del responsable del rea presupuestal Pliza de egresos firmada.

29. Una vez cubiertos los pagos a los interesados, se sellar la documentacin con el sello de

PAGADO, debiendo enviarla el mismo da al rea de contabilidad para su registro, guarda y custodia.

MN-F-DT-02 VI. Integracin de los fondos revolventes del corporativo y sucursales 30. La Subdireccin de Administracin y Finanzas y las Gerencias Generales en las

Sucursales constituirn Fondos Revolventes para atender los compromisos que se

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generen por concepto de gasto corriente, los cuales tendrn vigencia del 1 de enero al 31 de diciembre de cada ejercicio fiscal y quedarn finiquitados antes del 31 de diciembre de cada ao e iniciarn las gestiones para su reconformacin.

Los fondos revolventes se integrarn previa autorizacin del Subdirector de Administracin y Finanzas y los Gerentes Generales en las Sucursales, la primera semana de cada ao.

En las sucursales, los Gerentes Generales, conjuntamente con los Gerentes Administrativos, fijarn los montos para asignar el fondo revolvente de acuerdo a las necesidades reales de operacin, con previa autorizacin de Subdireccin de Administracin y Finanzas.

31. Una vez requisitado el original del (o los) Recibo (s) de Resguardo (s), se enviar (n) a la Subdireccin de Administracin y Finanzas para su autorizacin, mismo (s) que ser (n) devuelto (s) a cada Sucursal para su debido archivo.

32. El manejo y administracin de los fondos revolventes quedarn bajo la responsabilidad de

los titulares de las reas, quienes designarn por escrito un responsable operativo del manejo del fondo revolvente, quien ser la persona que conjuntamente con el titular del rea firme el recibo de Resguardo. Los fondos revolventes nicamente se utilizarn para operaciones inherentes a FONATUR-BMO.

F-DT-FR-01 33. El responsable operativo del fondo revolvente verificar que los documentos

comprobatorios del gasto tengan suficiencia presupuestal y cumplan con los requisitos fiscales, legales y administrativos necesarios.

34. La autorizacin de las solicitudes de reembolso sern firmadas por el titular del rea que

tenga a su cargo el fondo revolvente. 35. Las solicitudes de reembolso de los fondos revolventes sern elaboradas tantas veces

como sea necesario, de acuerdo a los requerimientos propios de las reas, al presupuesto asignado autorizado y a los horarios establecidos por la Caja.

36. Las facturas generadas por requisiciones de compra u rdenes de servicios menores,

sern autorizadas por el Subdirector de Administracin y Finanzas o los Gerentes de rea en el corporativo o por los Gerentes Generales en las Sucursales.

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37. Las solicitudes de reembolso del fondo revolvente se presentarn anexas a los

documentos comprobatorios originales, as como de los formatos siguientes: Relacin de gastos F-DT-OC-06 Documento generador del compromiso (orden de servicio o pedido) ARM-AA-04

38. Las notas o facturas del gasto contarn con suficiencia presupuestal y cumplir con los requisitos fiscales vigentes que marca la Ley del Impuesto Sobre la Renta y el Cdigo Fiscal de la Federacin y dems disposiciones fiscales vigentes. La Gerencia de Control Financiero informar oportunamente y por escrito a las Sucursales, de los cambios que haya en los requisitos fiscales que deban reunir los comprobantes.

39. La Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales, a

travs de las reas de Control Financiero, revisarn la correcta integracin de los gastos, verificando que estn debidamente documentados y requisitados para proceder a su reembolso, previa verificacin de la disponibilidad presupuestal.

40. El Subdirector de Operaciones informar con 5 das de anticipacin y por escrito a la

Subdireccin de Administracin y Finanzas en caso de alta o cambio del titular responsable o de algn responsable operativo de los fondos revolventes, stos debern finiquitarse en efectivo o en documentos comprobatorios del gasto, en la fecha en que se haga el cambio, debiendo elaborar un nuevo recibo de Resguardo del servidor pblico a quien se le designe o nombre responsable operativo del mismo.

41. Los Gerentes Generales del Corporativo y Sucursales, la Gerencia de Control Financiero o

las Gerencias Administrativas en las Sucursales, a travs de las reas de Control Financiero, realizarn, cuando as lo consideren conveniente, arqueos a cualquiera de los fondos revolventes establecidos. En el caso de APIS los arqueos se realizarn en el formato establecido en los Manuales de Normas y Procedimientos de las Administraciones Portuarias Integrales.

MN-F-DT-03 VII. Radicacin de recursos financieros a sucursales 42. Las Gerencias Administrativas de las Sucursales elaborarn su Requerimiento de Efectivo

por captulo de gasto de administracin y costo de operacin, soportado con la Relacin semanal del Devengado no pagado emitida por el sistema presupuestal, de acuerdo a las necesidades reales de operacin y a trabajos ejecutados de los cuales se cuente fsicamente con las facturas originales.

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43. Los Requerimientos de Efectivo y el Devengado no pagado debidamente firmadas por los

servidores pblicos en los apartados de elabor, Cajero; revis, Gerente Administrativo; y autoriz, Gerente General; sern enviados por fax o correo interno a la Gerencia de Control Financiero del corporativo, los das lunes de cada semana, mismos que comprendern los compromisos adquiridos en la semana anterior.

44. Los formatos que deben acompaar los Requerimientos de Efectivo, F-DT-RR-01, son:

Devengado no pagado F-DT-RR-02

Flujo diario de los movimientos de bancos F-DT-OC-03 45. Los recursos para el pago de las nminas e impuestos sern radicados a las Sucursales el

da que corresponda el pago al fisco, a los trabajadores o a la empresa de traslado de valores.

46. Los Requerimientos de Efectivo se deben realizar por contrato y actividad institucional,

verificando que se tenga suficiencia presupuestal en las partidas correspondientes antes de comprometer recursos.

47. Los recursos solicitados por las Sucursales y no radicados en esa semana por la Gerencia

de Control Financiero del corporativo, se incluirn en el Flujo de Caja y en la Relacin de Compromisos Pendientes de Pago de la semana siguiente, especificndose claramente.

En este caso, una vez radicados los recursos, las Sucursales darn prioridad de pago a los proveedores o prestadores de servicios con mayor antigedad de adeudo.

48. Cuando por necesidades urgentes se utilicen los recursos para un pago no programado en el flujo semanal, se informar el destino de dichos recursos en el flujo de la siguiente semana, anexando la relacin de los pagos realizados, solicitando nuevamente los recursos para los pagos que se pospusieron y cuidando en todo momento las disponibilidades presupuestales. Este tipo de movimientos no debe ser recurrente.

MN-F-DT-04

VIII. Transferencia de los recursos captados en las sucursales al corporativo 49. Es responsabilidad de los Gerentes Administrativos de las Sucursales la salvaguarda y

manejo de los ingresos captados, desde su recepcin hasta su transferencia a la cuenta bancaria concentradora del corporativo.

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50. Todos los cobros que se reciban deben depositarse en la cuenta concentradora de

ingresos del corporativo. En el caso de que las cuentas establecidas en las Sucursales reciban un ingreso, ste deber depositarse en la cuenta de cheques del corporativo a ms tardar al da hbil siguiente de su recepcin.

51. Los remanentes de las remesas que enva la Gerencia de Control Financiero del

corporativo a las Sucursales cuando no sean utilizados, debern ser reintegrados depositndose en la cuenta de cheques concentradora del corporativo al da hbil siguiente a su recepcin, salvo que el beneficiario de los recursos no se haya presentado a realizar el cobro del cheque, en cuyo caso se conservarn los recursos en la sucursal.

52. En forma inmediata y posterior a los depsitos efectuados, el Gerente Administrativo de

cada Sucursal deber dar aviso a la Gerencia de Control Financiero del corporativo, notificando va fax o mediante correo electrnico el importe del (los) depsito (s); asimismo, deber anexar copia de la documentacin siguiente:

Fichas de depsito Pliza contable

53. La documentacin original de los conceptos arriba mencionados, deber ser resguardada

por el rea contable de cada Sucursal. MN-F-DT-05

IX. Inversin de remanentes de disponibilidades financieras 54. FONATUR-BMO, a travs de la Gerencia de Control Financiero, determinar la posicin

financiera con base en los saldos existentes al corte de la jornada diaria de las cuentas bancarias de cheques y de inversin. F-DT-OC-03

55. Las disponibilidades financieras que excedan los requerimientos diarios de FONATUR-

BMO debern cubrir una inversin obligatoria no menor de un 50% (cincuenta por ciento) en Valores Gubernamentales y podr invertir un monto no mayor del 50% (cincuenta por ciento) en Instrumentos Bancarios en los que se obtengan los mximos rendimientos para FONATUR-BMO.

56. A la Gerencia de Control Financiero y en general a todo servidor pblico que dentro de sus

funciones realice operaciones bancarias, se les prohbe invertir o adquirir instrumentos de tipo burstil con los recursos de las disponibilidades financieras de FONATUR-BMO.

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57. Los reportes diarios de las disponibilidades financieras, as como los reportes mensuales,

debern ser entregados oportunamente por el Cajero en el corporativo y por los Gerentes Administrativos en sucursales a la Gerencia de Control Financiero.

58. Al trmino de cada semana se deben conciliar las cuentas de bancos e inversiones con el

Flujo diario. F-DT-OC-03 59. FONATUR-BMO instruir a las Instituciones Financieras para que en forma mensual y

dentro de los primeros cinco das hbiles siguientes al cierre del mes correspondiente, enven a la Direccin General de Planeacin Hacendara de la SHCP los estados de cuenta mensuales de las diferentes operaciones efectuadas durante el mes.

MN-F-DT-06 X. Gastos a comprobar 60. Se autorizarn gastos a comprobar para las reas que de acuerdo con sus funciones,

tengan que efectuar compras imprevistas o urgentes y que se justifiquen plenamente, tales como: reparaciones, adaptacin o reacondicionamiento de lugares para reuniones de trabajo, alquiler de equipos especiales, publicaciones en medios de difusin, trmites legales, fiscales y aquellas con entidades federales, estatales y municipales, en los cuales se desconozcan las cifras exactas a pagar. Gastos que no requerirn por su urgencia y caractersticas de un contrato o pedido entre FONATUR-BMO y un tercero, que por el momento no sea el justificante del compromiso a adquirir.

61. No se autorizarn por este concepto gastos de carcter personal. El monto mximo para

gastos a comprobar es de $ 25,000.00, y nicamente con autorizacin escrita del Director General, Subdirectores o de los Gerentes Generales del Corporativo se podr rebasar este monto.

62. Los servidores pblicos que podrn autorizar gastos a comprobar, sern los que por

funcin les correspondan las operaciones citadas en el numeral 60.

Director General Subdirectores Gerentes Generales Gerentes

63. En la solicitud de cheque por gastos a comprobar, se indicar la fecha en la que se deber

realizar la comprobacin de los gastos, la cual no podr exceder de 10 das hbiles contados a partir de la recepcin del importe solicitado. F-DT-OC-01

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64. En los casos de aquellos gastos que por el tipo de funcin se requiera de un plazo mayor

para la comprobacin, ste se fijar de comn acuerdo entre el solicitante y la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales, fecha que quedar establecida en la solicitud, teniendo un mximo de 20 das hbiles, con firma de visto bueno de los servidores pblicos correspondientes. Solamente con autorizacin expresa del Subdirector de Administracin y Finanzas podr duplicarse dicho plazo.

65. Las comprobaciones que no se presenten en el perodo estipulado, se les cargar la tasa

de inters que establece el artculo 362 del cdigo de comercio o el CPP, la que sea superior, ms el IVA correspondiente por los intereses generados.

66. El monto mximo en cada factura de la comprobacin es de $2,000.00, en caso de que el

gasto exceda este lmite se debe realizar mediante el procedimiento establecido en el Manual de Normas sobre Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de FONATUR-BMO.

67. Todas las comprobaciones autorizadas debern contener anexos las facturas y

documentos generadores del compromiso debidamente requisitados, con la autorizacin presupuestal correspondiente y de acuerdo al procedimiento establecido en el Manual de Normas de Presupuestarias. F-DT-OC-06

68. Los comprobantes de los gastos efectuados, debern contener, cada uno de ellos, la firma

del responsable de la comprobacin y del servidor pblico que autoriza los gastos, as como cumplir con los requisitos fiscales establecidos en las disposiciones fiscales vigentes.

69. Para los casos en que no se cumpla en tiempo con las comprobaciones de gastos, se

informar a la Gerencia que haya emitido la autorizacin, y a la Gerencia de Administracin o Gerencias Administrativas en Sucursales, para la recuperacin de los gastos no comprobados e intereses en su caso, en efectivo o va nmina, atendiendo a lo establecido en la Ley Federal de Trabajo.

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XI. Registro y control de pagos Documentos e informacin bsica para registro y pago. 70. Para que proceda el registro de un compromiso de pago, la documentacin requerida es la

siguiente: Original del documento que gener el compromiso de pago ARM-AA-04

Solicitud de cheque con las firmas de autorizacin correspondientes F-DT-OC-01

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Asignacin y autorizacin presupuestal definitiva. Copia de la(s) fianza(s) que en su caso corresponda(n).

71. La solicitud de cheque y el pedido, debern contener y estar soportado con la informacin

siguiente: Nombre del beneficiario.

Concepto del pago.

Fecha de formalizacin del compromiso de pago.

Importe total del monto comprometido.

Fechas y forma de pago, (sea del importe total o del (los) anticipo(s) que se hayan

contratado o convenido).

Fechas de entrega de los bienes o servicios contratados.

Condiciones pactadas.

Retenciones y penas por incumplimiento.

Fianzas que deban ser cubiertas.

72. Para efectos de pago, la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas

en las Sucursales expedirn un contra-recibo, el cual ser entregado al rea generadora del gasto contra la presentacin de los requisitos establecidos en los dos numerales anteriores y de la siguiente documentacin: F-DT-OC-07

Factura o recibo que contenga los requisitos fiscales de ley y administrativos.

Constancia de recepcin del bien o servicio contratado.

73. La expedicin del contra-recibo implica la recepcin de la documentacin del proveedor o

contratista para su revisin y no representa la obligatoriedad del pago, en caso de que algn documento faltara o no llenara los requisitos establecidos. Slo se entregarn cheques con la firma de autorizacin en los contra-recibos de la persona designada por los titulares de las reas generadoras del gasto.

Plazo, das y horarios para la recepcin de documentos y pago de compromisos. 74. Las reas que generen compromisos de pago por parte de FONATUR-BMO, debern

entregar a la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las

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Sucursales la informacin y documentacin referida en el punto anterior debidamente requisitada y autorizada para proceder a su registro y pago.

75. Los das y horarios para la recepcin de documentos a revisin en el rea de Presupuesto

sern los lunes y jueves de 9:00 a 14:00 hrs.

76. Los das y horarios para el pago de compromisos sern los viernes de 9:00 a 14:00 hrs.

77. Cuando la fecha de pago del documento se cumpla en lunes, martes, mircoles o jueves, ste ser pagado el viernes inmediato posterior; cuando se requiera realizar algn pago urgente se debe contar con la autorizacin de la Gerencia de Control Financiero o la Gerencia Administrativa de la Sucursal.

78. Los envos de recursos a las Sucursales para gasto, excepto impuestos y nmina, se

efectuarn entre los das mircoles y viernes, de acuerdo a la programacin que establezca la Subdireccin de Administracin y Finanzas.

79. El pago a proveedores y prestadores de servicios, adicionalmente podr llevarse a cabo a

travs del Sistema de Pago Interbancario. En este caso, las reas que generen los compromisos de pago del corporativo debern determinar los proveedores recurrentes y espordicos, previa encuesta, formalizar las solicitudes correspondientes y enviar los originales a la Gerencia de Control Financiero, anexando copia del estado de cuenta bancario del proveedor que as lo requiera. En este caso, tanto el contrato o pedido y fianza correspondiente deber especificar claramente la forma de pago.

Responsables para gestionar registro y cobro. 80. Cada rea que genere un compromiso de pago ser responsable de presentar la solicitud

de pago y los soportes ante la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales, de conformidad con los requisitos y calendarios establecidos en los incisos anteriores.

81. El cobro lo deber realizar el beneficiario (proveedor, contratista o prestador de servicios),

con la entrega del contra-recibo original autorizado en los trminos del numeral 73 de este manual. El cheque lo podr recoger un representante con carta poder firmada por el representante legal, presentando copia de la identificacin oficial de ambas personas.

Modificaciones a los compromisos. 82. Cuando existan modificaciones a los compromisos ya registrados, el rea que lo gener

deber enviar a la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las

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Sucursales el aviso correspondiente o el documento con las modificaciones o nuevas condiciones pactadas, debidamente requisitada, autorizada y respetando los tiempos para que el pago se emita oportunamente.

Sanciones a proveedores o contratistas. 83. En caso de que proceda alguna sancin o penalizacin a cargo del proveedor o

contratista, el rea generadora del compromiso de pago deber determinar y cuantificar la sancin que corresponda, debiendo notificar a la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales, en la fecha que se origin la causal, el dictamen sobre la penalizacin con la instruccin precisa sobre los montos a retener o la suspensin del pago correspondiente.

Improcedencia y suspensin de pagos. 84. La Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales

detendr o determinar la improcedencia de pagos en los siguientes casos:

I. Por la falta de cualesquiera de los requisitos o documentos establecidos en este manual.

II. Por falta de presentacin de los requisitos fiscales del beneficiario y administrativos

internos.

III. En caso de reembolsos para fondos revolventes y gastos diversos, por falta de comprobacin de ministraciones anteriores.

IV. Por no contar con documentacin satisfactoriamente comprobatoria sobre la

recepcin o cumplimiento del bien o servicio estipulado en el pedido o contrato.

V. Por notificacin del rea generadora del compromiso respecto a la falta de cumplimiento de las condiciones o especificaciones pactadas en el documento que gener el compromiso.

85. Para la amortizacin y recuperacin de anticipos a contratistas y proveedores y anticipos

de gastos a las reas internas, se debern observar los siguientes trminos para efectos de comprobacin:

I. Para amortizacin sobre anticipos de obra, cada solicitud de pago de nueva

estimacin, de conformidad al artculo 113 del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

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II. Para amortizacin sobre la aplicacin de los anticipos otorgados a proveedores,

contratistas o prestadores de servicios diversos, de acuerdo a la fecha o condiciones estipuladas en el pedido o contrato correspondiente.

Responsabilidades de las reas. 86. Las reas que adquieran compromisos por cuenta y orden de FONATUR-BMO sern

responsables ante sus proveedores, contratistas o prestadores de servicios de generar el trmite de pago, as como de establecer el seguimiento para facilitar dicho trmite y para garantizar a su vez el cumplimiento de las condiciones pactadas en los pedidos o contratos respectivos; por lo que debern contar con mecanismos que permitan realizar el seguimiento, control y evaluacin de sus propios compromisos de pago, nombrando un responsable para coordinar con la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales las acciones necesarias para lograr un eficiente control.

87. Es responsabilidad de las reas generadoras de compromisos lo siguiente:

I. Obtener las autorizaciones presupuestales para garantizar la existencia de fondos suficientes para sufragar el compromiso adquirido antes de comprometer pagos.

II. Emitir la constancia que proceda para avalar que el bien o servicio contratado ha sido

recibido a satisfaccin de FONATUR-BMO.

III. Efectuar, al menos una vez al mes, conciliaciones sobre el estado de los trmites ingresados a las reas de contabilidad y presupuesto para verificar pagos parciales, anticipos, amortizaciones, etc.

Facultades para autorizacin. 88. Para autorizar tanto el registro como el pago de un compromiso, los servidores pblicos

facultados sern nicamente aquellos que se encuentren dentro de las reas de Control Financiero en el Corporativo o el Gerente Administrativo en las Sucursales.

Adquisiciones, arrendamientos y servicios. 89. El pago del pedido o contrato proceder contra la presentacin por parte del proveedor de

los siguientes documentos: I. Factura original o recibo que contenga los requisitos fiscales establecidos en el numeral 68

de este manual.

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II. Acta de entrega recepcin de los bienes y/o servicios contratados, o en su caso, vale de

entrada de almacn o nota de remisin firmada y sellada por el almacenista, con el visto bueno del rea solicitante, avalando su conformidad sobre las caractersticas del bien y/o servicio recibido.

III. En caso de contratos de servicios que se pagan peridicamente (mantenimiento, fotocopiado, etc.), la factura deber contener el Visto Bueno con la firma de autorizacin del rea contratante del servicio.

90. El pago de anticipos se efectuar siempre que se encuentre estipulado en el pedido o

contrato que gener el compromiso, mediante la presentacin de:

Factura original o recibo conteniendo requisitos fiscales. Copia de la fianza de anticipo o garanta de cumplimiento, en su caso.

91. Todos los pagos, ya sean totales o de anticipos, se debern efectuar dentro de los 20 das

naturales posteriores, contados a partir de la fecha en que la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales reciban la documentacin mencionada en los dos incisos anteriores, salvo que exista alguna instruccin especifica en el contrato o solicitud de pago.

Contratos de obra y servicios relacionados. 92. El pago de anticipos proceder de acuerdo a lo estipulado en el contrato respectivo,

mediante la presentacin de:

Factura o recibo con requisitos fiscales.

Copia de las fianzas, en su caso, que se hayan establecido en el contrato respectivo.

Original de la carta compromiso para destino de los anticipos. Copia del acta de fallo o memorndum de notificacin de adjudicacin.

93. El pago de estimaciones y finiquitos de obra proceder contra la entrega de: Factura o recibo que contenga requisitos fiscales.

Acuse de recibo de estimaciones por parte del supervisor de obra. Cartula resumen de estimaciones con la firma de autorizacin del Gerente

Operativo o puesto homlogo.

En el caso de finiquitos, acta de entrega recepcin con saldos conciliados, autorizados por el Gerente General y el Gerente Operativo.

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94. Los pagos de anticipos debern ser otorgados dentro de los quince das naturales

siguientes a la presentacin de la garanta (Art. 48 y 50, Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas) y de la factura o recibo correspondiente. El pago de estimaciones y finiquitos de obra debe efectuarse dentro de los 30 das naturales a partir de la fecha en que el contratista presente al rea de Caja (en Oficinas Centrales o Sucursales) la documentacin completa y requisitada que se prev para cada caso.

El incumplimiento de estos plazos conlleva una posible penalizacin para FONATUR-BMO por pago de gastos financieros, la cual en su caso podr trasladarse al servidor pblico responsable, por lo que es de vital importancia vigilar las fechas de recepcin y los tiempos de revisin y trmite.

95. Para efectos de autorizacin sobre pago de estimaciones, fungirn como responsables de

la supervisin de obra los Gerentes Generales y los Gerentes Tcnicos y por lo tanto estarn facultados para autorizar dichos pagos, las siguientes personas:

El Subdirector de Operaciones

El Gerente General de la Sucursal. El Gerente Tcnico.

96. El supervisor de obra elaborar una Cartula Resumen de Estimaciones que, para efectos

de control de pagos, ser el documento que avale los clculos y la solicitud de pago. El original de dicha cartula resumen ser entregada al contratista para que ste a su vez, la acompae a los documentos que deber presentar para cobro de estimacin.

97. Es responsabilidad de los supervisores de obra revisar los nmeros generadores que

soportan las estimaciones e integrar y archivar los expedientes de los documentos fuente. Para efectos de Pagos nicamente ser requerida la Cartula Resumen de Estimaciones autorizada por el supervisor de obra y el acuse de recibo de estimaciones que presente el contratista.

98. Los supervisores de obra, previamente a la recepcin de las estimaciones, debern revisar

y en su caso autorizar, los nmeros generadores que soportarn las estimaciones. Una vez revisados procedern a recibir las estimaciones correspondientes, entregando al contratista el "Acuse de Recibo de Estimaciones" y conservando stas para su integracin al expediente.

99. Los Gerentes Generales debern enviar los das lunes de cada semana a la Gerencia de

Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales, la documentacin para el pago de las estimaciones de obra, operacin y mantenimiento, servicios

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relacionados con la obra pblica, as como las solicitudes para el depsito de los recursos a contratistas; para llevar a cabo la revisin, programacin y depsito o elaboracin de cheque de los recursos en las diversas cuentas bancarias.

100. En los casos en los cuales existan comprobantes que no se ajusten a las polticas

establecidas, sern devueltos para su regularizacin al rea correspondiente, deduciendo el importe de dichos documentos al valor total de la relacin de documentos enviados.

101. Los recursos para el pago de los contratos de obra en el corporativo y Sucursales,

sern depositados en la cuenta de cheques correspondiente a cada uno de los contratistas, en la fecha programada para su pago, de conformidad al procedimiento opcional de Pago Interbancario o podrn pasar a la Caja del corporativo o en Sucursales a recoger el cheque correspondiente.

102. Por cada contrato vigente, las estimaciones de trabajos ejecutados se presentarn por

el contratista por periodos mximos de un mes, acompaados de la documentacin que acredite la procedencia de su pago (Art. 54, Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas).

103. En caso de que algn Contratista en las Sucursales solicite el Pago Interbancario, la

Sucursal deber enviar la documentacin original a la Subdireccin de Operaciones, para que una vez revisada y autorizada se turne a la Gerencia de Control Financiero o a las Gerencias Administrativas en Sucursales para su programacin de pago.

Amortizacin de anticipos. 104. Toda solicitud para el pago de estimaciones o finiquitos de obra, deber contener el

clculo de las amortizaciones correspondientes a los anticipos otorgados a los contratistas.

105. El clculo de las amortizaciones deber estar contenido en la Cartula Resumen de Estimaciones y su elaboracin corresponde al supervisor de la obra.

106. En todo finiquito de obra los supervisores debern considerar la informacin citada en

el inciso anterior, para dejar totalmente amortizados los saldos que hubiere por anticipos otorgados al contratista. En ningn caso se debern efectuar ajustes globales sin haber aplicado la amortizacin correspondiente a los saldos por recuperar.

107. La Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales

no dar trmite al pago de la ltima estimacin sin haber recibido previamente la conciliacin de los saldos por amortizar. En los casos en que se tengan saldos mnimos de

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amortizacin, los supervisores de obra debern realizar los ajustes correspondientes de acuerdo a lo mencionado en el inciso anterior.

108. Para la recuperacin de saldos de anticipos en caso de rescisin de contrato, el

importe por amortizar se deber reintegrar a FONATUR-BMO en un plazo no mayor de 15 das hbiles, contados a partir de la fecha en la que le sea comunicada la rescisin al contratista.

109. En los contratos de obra deber establecerse que en caso que el contratista no

reintegre el saldo por amortizar en el plazo arriba sealado, deber pagar gastos financieros a una tasa equivalente a la establecida en la Ley de Ingresos para casos de prrroga para el pago de crdito fiscal.

MN-F-DT-08 XII. Gastos de viaje 110. Las autorizaciones de comisiones de trabajo al personal de FONATUR-BMO, as como

en su caso las ampliaciones, se llevarn a cabo de la siguiente forma:

I. Comisiones al interior de la Repblica, Director General, Subdirectores, Gerentes Generales y Gerentes.

II. En las Sucursales los Gerentes Generales y en su ausencia los Gerentes.

111. Los importes que se autoricen para gastos de viaje por comisiones sern nicamente

para los siguientes conceptos, de acuerdo a las tarifas autorizadas por el Consejo de Administracin de FONATUR-BMO:

I. Hospedaje: El hospedaje deber ser en lugares que expidan comprobantes fiscales.

II. Alimentos y bebidas: La tarifa por estos conceptos ser para cubrir las tres comidas

diarias, en las cuales no se incluirn bebidas alcohlicas.

III. Cuota fija: Se autorizar una cuota fija para gastos no comprobables, tales como transportacin local y propinas, entre otros.

112. Transporte areo: Para cubrir los servicios de transportacin de pasajeros, se acudir

en las oficinas del Corporativo a la Agencia de Viaje conveniada, de acuerdo a las rutas que tienen comisionadas o permisionadas y slo en caso de emergencia se podrn

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adquirir boletos a travs de Lneas Areas exclusivamente nacionales. En ambos casos se usar exclusivamente clase turista.

En el caso de las Sucursales se adquirirn a travs de Lneas Areas nacionales, y slo en caso de emergencia se podr adquirir en Agencias de Viajes. En ambos casos se usar clase turista.

Transporte terrestre

113. Se autorizan los gastos de transporte terrestre cuando no exista la posibilidad de realizar el viaje por avin, o que por el cumplimiento de la comisin, se requiera hacer escala para visitar diferentes lugares prximos entre s.

114. Los combustibles y lubricantes se autorizarn cuando el comisionado viaje en

automvil propio, y de acuerdo a las condiciones que se establecen en los numerales anteriores. En este caso, se pagar adicionalmente una cuota por kilmetro recorrido. Cuando se utilicen vehculos de FONATUR-BMO, los gastos de combustibles y lubricantes estarn a cargo de la oficina Corporativa o de la Sucursal correspondiente.

115. Renta de automvil: La renta de automvil en viajes nacionales, debidamente

justificada, se otorgar con la autorizacin previa del Director General, apegndose a los lineamientos del Presupuesto de Egresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal de cada ao, mismo que establece que deber presentarse el presupuesto de la partida correspondiente al Consejo de Administracin para su consideracin.

116. Lavandera: Se autorizarn gastos de lavandera nicamente cuando la comisin

tenga una duracin mayor de cinco das naturales; el pago se realizar por reembolso con un monto mximo de $ 100.00 por da posterior a los cinco das de referencia.

117. Renta de vehculos especiales: Se autorizar nicamente cuando por las condiciones

estrictas del lugar a visitar sea necesario llevar a cabo la renta de lanchas o de vehculos areos especiales por causa de un desastre natural o eventualidad. Dicho gasto deber ser autorizado por el Director General, apegndose a los lineamientos del Presupuesto de Egresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal que corresponda, mismo que establece que deber presentarse al Consejo de Administracin para su conocimiento.

118. Llamadas telefnicas: Se autorizarn llamadas telefnicas de larga distancia

oficiales, por lo que los comisionados aplicarn los criterios de racionalizacin a lo indispensable en ellas, cuidando de no abusar del servicio. El pago se realizar mediante reembolso (exclusivamente para viticos).

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119. Equipaje: Se autorizarn en los viajes por comisin al interior los gastos por exceso

de equipaje, nicamente cuando stos sean por equipo, material o artculos necesarios para el desarrollo de la comisin, lo cual deber justificarse en la solicitud de gastos.

120. Las solicitudes de gastos de viaje debern entregarse en la Gerencia de Control

Financiero en el Corporativo y en las Gerencias Administrativas en las Sucursales, con una anticipacin de al menos 24 horas, para que dichas reas verifiquen la suficiencia presupuestal y el cajero entregue el cheque de gastos oportunamente; en casos de urgencias se deber indicar en la solicitud el motivo de la misma. F-DT-GV-01

121. En viajes nacionales, el comisionado deber plasmar en la solicitud el itinerario

correspondiente a fin de que las tarifas que calculen las reas de Control Financiero se apeguen al mismo.

122. La reservacin y compra de los boletos de avin por viajes de comisin ser realizada

por la Gerencia de Administracin y en las sucursales por el rea que para tal efecto designen los Gerentes Generales, mismas que entregarn al Comisionado su boleto de avin 12 horas antes del inicio del viaje.

123. En el caso de promociones que la agencia de viajes conveniada otorgue por el servicio

de venta de boletos de avin, stas sern a beneficio de FONATUR-BMO para su programa de incentivos al personal.

124. Las personas susceptibles de recibir gastos de viaje, sern nicamente empleados de

FONATUR-BMO y en su caso representantes legales de la empresa. 125. Cuando las comisiones de trabajo sean realizadas por grupos de personas, la

comprobacin podr estar a cargo de un responsable, indicado en la solicitud, quien deber realizar la comprobacin total del anticipo.

126. Cuando se realicen viajes en grupo, el hospedaje se autorizar en una sola solicitud de

gastos para todo el grupo, o en su caso, una por cada integrante del mismo. 127. Se debern evitar dentro de lo posible comisiones que incluyan sbados, domingos y

das festivos. 128. En los casos de que un boleto de avin no se haya utilizado al 100% por cancelacin,

cambio de lnea area, etc., el rea responsable para este fin requerir a la agencia de viajes o Lnea Area la nota de crdito correspondiente.

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129. El rea responsable no har reservaciones personales o familiares al personal, en

lneas areas u hoteles, sino nicamente para las personas comisionadas en viajes de trabajo. Cuando la Agencia de Viajes conveniada cuente con el Sistema INPLAN, sta podr otorgar dicho servicio al personal.

Comprobaciones de Gastos de viaje 130. Dentro del Formato de Comprobacin de Gastos de Viaje se deber rendir un informe

de las actividades realizadas. F-DT-GV-02 131. Las comprobaciones de gastos de viaje por comisiones, debern ser presentadas al

100% dentro de los diez das naturales siguientes a la fecha de terminacin de la comisin, mediante la entrega de los comprobantes de gastos efectuados, en el formato de Comprobacin de Gastos de Viaje y en su caso, copia del recibo oficial de la Caja por el importe correspondiente a la falta de documentos comprobatorios.

132. Cuando el comisionado no realice la comprobacin dentro del plazo establecido, se le

cargar la tasa de inters establecida anualmente en la Ley de Ingresos de la Federacin para prorroga para el pago de crditos fiscales, ms el IVA correspondiente por los intereses generados.

133. No se autorizarn gastos de viaje en tanto existan comprobaciones pendientes,

manteniendo las solicitudes presentadas en status de pendiente de autorizacin. 134. Para la comprobacin de los gastos de viaje, se debern presentar los comprobantes

respectivos que acrediten dichos gastos mediante la documentacin que rena los requisitos fiscales de acuerdo a lo establecido en el numeral 68, a excepcin de los gastos de cuota fija y gastos de transportacin.

135. Los comprobantes que no renan los requisitos marcados en el punto anterior, no

sern validados y por lo tanto no sern tomados en cuenta en el resultado final de la comprobacin. Todos los comprobantes que no sean aceptados sern devueltos al comisionado.

136. nicamente sern objeto de comprobacin los conceptos mencionados en los

numerales del 113 al 119 de este manual, por lo que no podrn incluirse en stos gastos tales como atenciones, material fotogrfico, convenciones, gastos mdicos y otros gastos. En caso de presentarse estos gastos en comisiones, debern ser autorizados por las reas responsables del rubro presupuestal.

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137. Los comprobantes de gastos respaldarn hasta el importe marcado en stos y en caso

de que el importe fuere superior al vitico autorizado, dichos comprobantes respaldarn nicamente hasta el lmite de la tarifa.

138. Los importes de las comprobaciones de gastos de viajes sern calculados por las reas

de contabilidad y presupuesto, por lo que los comisionados debern entregar los comprobantes de los gastos efectuados a las reas antes mencionadas, por medio del formato establecido. F-DT-GV-02

139. El comisionado deber presentarse en la ventanilla de Caja el da hbil posterior de

haber presentado sus comprobantes de gastos, para que se le informe la situacin que guarda su comprobacin.

140. En caso de que el periodo del viaje se hubiere ampliado, reducido o modificado, el

comisionado deber especificar el motivo en el formato de Comprobacin de Gastos de Viaje, recabando la firma de autorizacin del servidor pblico que autoriz el viaje, a efecto de que las reas de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales procedan a autorizar el incremento en cada uno de los gastos o, a gestionar el cobro por devolucin del importe por los das en que se redujo el periodo autorizado.

141. Cualquier aclaracin respecto a los importes de los gastos de viaje deber ser

presentada por escrito y avalada por el servidor pblico que autoriz el viaje, turnndose a las reas de control financiero para su revisin, ya que posterior a esto nicamente sern validados los gastos que fueron otorgados en la solicitud original.

142. En casos excepcionales plenamente justificados, y con el propsito de mejorar la

calidad del servicio que proporciona FONATUR-BMO, sern autorizados viticos y pasajes al extranjero; para ello se aplicar la tarifa autorizada por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, apegndose en todo momento a los apartados y puntos establecidos en esta Poltica.

143. La autorizacin de viticos y pasajes al extranjero ser otorgada por el Director General

y en su ausencia por el Subdirector de Administracin y Finanzas.

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PR-F-DT-01 XIII. INVERSIN DE REMANENTES DE DISPONIBILIDADES FINANCIERAS

RESPONSABLES NO. DE ACTIVIDAD ACTIVIDAD

CAJA 1

Determina la Posicin Financiera diaria con base en los saldos existentes en las cuentas de cheques y por inversiones.

2 Define los pagos que debern efectuarse, de acuerdo a los compromisos de pago contrados por FONATUR-BMO.

3

Realiza el clculo de los importes a invertir en forma obligatoria en un monto no menor del 50% en valores gubernamentales y no mayor del 50% en instrumentos bancarios, segn la poltica Inversin de Remanentes de Disponibilidades Financieras.

4

Al da siguiente hbil, a partir de las 9:30 hrs. se solicitarn va telefnica las tasas informativas en valores gubernamentales e instrumentos bancarios con las diferentes casas de bolsa e instituciones bancarias con las que FONATUR-BMO cuente con contratos de intermediacin burstil.

5

Dependiendo del comportamiento del mercado, se debern solicitar las tasas informativas, con el propsito de obtener las mejores tasas del mercado.

6 Proporcionan a la Caja la informacin sobre el comportamiento de las tasas de inters. CASAS DE BOLSA, INSTITUCIONES BANCARIAS

7

En coordinacin con el Gerente de Control Financiero se decide sobre el cierre de operaciones va telefnica, determinando:

Monto a invertir Tasa Plazo de la inversin por 1, 3, 7 o 14 das, segn

los compromisos de pago, envo de recursos a las Sucursales y tasas vigentes en ese momento.

Tipo de instrumentos en que se est invirtiendo (segn lo establecido en el Oficio Circular 345-280 de la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico, Direccin General de Planeacin Hacendaria, de fecha 25 de noviembre de 1994).

Operacin en Reporto, a fin de garantizar que la inversin no sufra quebranto alguno por el tipo de papel o instrumento asignado, as como el rendimiento.

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8 De acuerdo a la informacin proporcionada por las distintas instituciones financieras, se elabora un cuadro comparativo.

9 Solicita a las instituciones financieras con quien haya cerrado operaciones, la confirmacin por escrito de todas y cada una de las inversiones realizadas, verificando que se hayan efectuado de acuerdo a las instrucciones de la Caja.

CASAS DE BOLSA E INSTITUCIONES BANCARIAS

10 Envan a la Caja la confirmacin de la operacin efectuada va fax y posteriormente el documento original.

11 Recibe las confirmaciones.

12 Verifica los movimientos de las cuentas bancarias a travs sistemas electrnicos. CAJA

13 Prepara y elabora el Resumen de Inversin Diaria, as como el Informe de Inversiones Mensuales para turnarlos a la Gerencia de Control Financiero.

GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO

14 Revisa el Resumen y el Informe, y muestra a la Subdireccin de Administracin y Finanzas los resultados.

CASAS DE BOLSA E INSTITUCIONES BANCARIAS

15 Envan estados de cuenta oficiales a la Caja en forma mensual.

CAJA 16

Recibe los Estados de Cuenta mensualmente y los turna al Departamento de Contabilidad, acompaados de la documentacin soporte.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

17

Al cierre de cada mes, recibe los estados de cuenta bancarios y elabora las conciliaciones respectivas, confirmando cada una de las operaciones en cuanto a movimientos de inversin y desinversin, as como los rendimientos con base en las tasas pactadas y vencimientos correspondientes.

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CAJA CASA DE BOLSA, INSTITUCIONES BANCARIAS GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

INICIO

Proporcionan a la Caja, informacin sobre las tasas de inters.

Solicita a las instituciones financieras la confirmacin por escrito de todas y cada una de las inversiones realizadas.

Recibe las confirmaciones.

8 Se elabora un cuadro comparativo.

Revisa el Resumen y el Informe.

Prepara y elabora el Resumen de Inversin Diaria e Informe de Inversiones Mensuales.

Verifica los movimientos de las cuentas bancarias.

Dependiendo del comportamiento del mercado, se debern solicitar las tasas informativas

Al da siguiente se solicitarn las tasas informativas.

3 Realiza el clculo de los importes a invertir.

Define los pagos que debern efectuarse.

Determina la Posicin Financiera.

Envan estados de cuenta oficiales

El Gerente de Contabilidad y Presupuesto decide sobre el cierre.

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CAJA CASA DE BOLSA, INSTITUCIONES BANCARIAS GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Envan a la Caja la confirmacin de la operacin efectuada.

Recibe los Estados de Cuenta mensualmente.

Recibe los estados de cuenta bancarios y elabora las conciliaciones respectivas.

FIN

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PR-F-DT-02 XIV. RADICACIN DE RECURSOS A SUCURSALES


GERENCIAS ADMINISTRATIVAS REA DE PRESUPUESTO

1 Determinan las necesidades de recursos para cada semana, con base en los requerimientos de las reas generadoras, mismas que deben contemplar el perodo de lunes a viernes.

2 Con base en lo anterior y a los compromisos contrados por la Sucursal, verifica la suficiencia presupuestal por captulo de gasto. REA DE PRESUPUESTO

3 Elabora el flujo de caja propuesto y lo presenta al Gerente Administrativo. GERENCIAS ADMINISTRATIVAS 4

Analiza la propuesta, realiza adecuaciones a la misma y la devuelve al rea presupuestal.

5

Con base en las adecuaciones, realiza el flujo de caja definitivo y la relacin de compromisos pendientes de pago; documentos que deben contener lo siguiente:

Nombre de la Sucursal Recursos de la semana que solicitan Ejercido de la semana anterior Saldo inicial de la semana que solicitan Ingresos por conceptos Egresos por conceptos del gasto, indicando

el da de pago por nminas Pago de impuestos, indicando el da en que

se deben cubrir stos Otros pagos, debidamente especificados Fechas de pago programadas, concepto,

proveedor, importe y partida

6 En los casos en que en la semana anterior no fueron enviados la totalidad de los recursos solicitados, se sealarn claramente en la relacin de compromisos pendientes de pago.

REA DE PRESUPUESTO

7 Una vez requisitados los entrega al Gerente Administrativo para su revisin y firma, para que ste los presente para autorizacin del Gerente General.

GERENTE GENERAL GERENTE ADMINISTRATIVO

8 De acuerdo al flujo de caja determinado proceden a su firma y el Gerente Administrativo lo entrega al responsable del rea de presupuesto para su envo al corporativo.

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REA DE PRESUPUESTO

9

Revisa que los flujos de caja y la relacin de compromisos pendientes de pago estn debidamente firmados el Gerente Administrativo y por el Gerente General para ser enviados el da lunes siguiente va fax a la Gerencia de Control Financiero.

10 Recibe los flujos de caja y la relacin de compromisos pendientes de pago de cada Sucursal, verifica que estn debidamente requisitados y procede a su anlisis.

11 Determina conjuntamente con el Cajero el monto a enviar, con base en las disponibilidades financieras de la Entidad, saldo inicial y antigedad de compromisos de cada Sucursal.

GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO

12 Programa el envo de los recursos para el mircoles siguiente.

13 Dentro del horario de 10:00 a 13:00 horas de los das que se enven recursos, radicarn los recursos a cada Sucursal. CAJA CORPORATIVO 14 Una vez enviados los recursos procede a informar a cada Sucursal el monto radicado.

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GERENCIAS ADMINISTRATIVAS REAS DE PRESUPUESTO REA DE PRESUPUESTO

GERENTE GENERAL GERENTE ADMINISTRATIVO GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO CAJA

Determinan las necesidades de recursos.

INICIO

Verifica la suficiencia presupuestal por captulo de gasto.

Elabora el flujo de caja propuesto.

Analiza la propuesta.

De acuerdo al flujo de caja determinado proceden a su firma.

Radicarn los recursos v a tele-banco a cada Sucursal.

En el casos de no ser env iados los recursos solicitados, se sealarn como compromisos pendientes de pago.

Una vez requisitados los entrega al Gerente Adminis trativo para su rev isin y firma.

Revisa que los flujos de caja y la relacin de compromisos pendientes de pago estn debidamente firmados.

Recibe los flujos de caja y la relacin de compromisos pendientes de pago de cada Sucursal.

Procede a informar a cada Sucursal el monto radicado.

Programa el envo de los recursos.

Determina conjuntamente con el Cajero el monto a env iar.

Realiza el flujo de caja definitivo y la realizacin de compromisos pendientes de pago.

FIN

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PR-F-DT-03 XV. GASTOS DE VIAJE


1 Obtiene firma de autorizacin del servidor pblico que lo comisiona.

COMISIONADO 2

Entrega a la Gerencia de Control Financiero en el Corporativo o las Gerencias Administrativas de las Sucursales la Solicitud de Gastos de Viaje, quienes enviarn la Solicitud para la revisin y aplicacin de las tarifas autorizadas a las reas de Contabilidad y Presupuesto, respectivamente.

3 Recibe la Solicitud de Gastos de Viaje en original y una copia, cuando menos 24 horas antes de la salida.

4 Verifica que la solicitud est debidamente requisitada y autorizada por el servidor pblico (Director General a Gerentes).

5 Verifica que exista suficiencia presupuestal y determina el importe de gastos conforme a las tarifas autorizadas por concepto de gasto y zonificacin.

6

En caso de que no se cuente con suficiencia presupuestal, realizar lo siguiente: Devuelve el original de la Solicitud de Gastos de Viaje al

Comisionado Recaba firma de recibido del Comisionado en la copia de

la Solicitud Fin del procedimiento

REAS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

7

Si existe suficiencia presupuestal, enva a la Caja el original y la copia de la Solicitud para la expedicin del contra-recibo e informa al rea especfica para la reservacin y compra del boleto de avin.

8 Expide contra-recibo y anexa la copia de la Solicitud de Gastos de Viaje y los entrega al Comisionado, indicndole el da que el cheque le ser entregado.

9 Elabora el cheque, segn el importe que el rea de Contabilidad y Presupuesto indique en la Solicitud de Gastos de Viaje.

10 Cuando se presente el Comisionado entrega cheque y recaba firma de ste en el recibo correspondiente.

CAJA

11 Devuelve la Solicitud original y contra-recibo, con el sello de pagado, al rea de Contabilidad y Presupuesto. REA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

12 Archiva el original de la Solicitud de Gastos de Viaje en el expediente de viajes del Comisionado junto con el original de recibido del contra-recibo.

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13 En caso de que no exista disponibilidad en el vuelo solicitado, se reservar el ms cercano a la hora y fecha solicitada, e informar al Comisionado.

REA ESPECIFICA PARA LA RESERVACIN Y COMPRA DEL BOLETO DE AVIN 14

Cuando se presenta el Comisionado, le entrega el boleto de avin recabando firma de ste en la copia del boleto.

15 Recibe cheque de gastos, boleto de avin y procede a llevar a cabo la comisin de trabajo.

16 A la terminacin del viaje, rene los comprobantes de los gastos efectuados y elabora Formato de Comprobacin de Gastos de Viaje en original y copia.

17 Las comprobaciones de Gastos de Viaje debern ser presentadas al 100%, dentro de los diez das naturales siguientes a la fecha de terminacin de la comisin.

18

Dentro del mismo Formato de Comprobacin de Gastos de Viaje deber rendir un informe de comisin, con firmas autgrafas tanto del servidor pblico que autoriz la comisin como del propio Comisionado e incluir cualquier observacin adicional, como puede ser: ampliacin y/o reduccin de los das reales del viaje.

COMISIONADO

19 Entrega la Comprobacin de Gastos de Viaje junto con los comprobantes originales firmados al rea de Presupuesto. 20 Recibe la Comprobacin de Gastos de Viaje en original y copia y la documentacin original del gasto.

21 Verifica en la Solicitud de Gastos de Viaje los datos originales de la comisin; das comisionados, destino e importes otorgados.

22 Verifica que el nmero de comprobantes sea igual al sealado en el Formato.

23

Procede a revisar que los comprobantes cumplan con las polticas establecidas y los requisitos fiscales y administrativos, contemplados en la Poltica de Solicitud y Comprobacin de Viticos y Pasajes.

24

En caso de que alguno de los documentos no cumpla con los requisitos, lo informa al Comisionado y le entrega la documentacin para que realice el ajuste a la Comprobacin de Gastos de Viaje, debiendo devolverla dentro de los dos das hbiles siguientes.

25 En caso de ser saldos iguales o a favor del comisionado, registra el gasto y procede a realizar la pliza contable respectiva.

REA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

26

Cuando el saldo a favor sea por ampliacin a la comisin y est debidamente autorizado por el servidor pblico respectivo, proceder el reembolso. Por ningn motivo se cubrirn importes superiores a las tarifas autorizadas por da.

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27 En caso de ser saldos en contra del Comisionado se le informar la cantidad a rembolsar, solicitndole pase a la Caja a realizar el trmite de devolucin.

COMISIONADO

28

Se presenta a la Caja para realizar el pago correspondiente a fin de que le elaboren el recibo por concepto de reembolso y en caso de no haber presentado la comprobacin en el tiempo establecido, solicita a la Caja l clculo de los intereses generados.

CAJA 29

Calcula, en su caso, los intereses generados con base lo establecido en la Poltica de Solicitud y Comprobacin de Viticos y Pasajes, y elabora recibo (original y copia).

COMISIONADO 30

Al efectuar el pago recibe original y copia del recibo de la Caja, modifica el Formato de Comprobacin de Gastos de Viaje, incluyendo el importe del reembolso, y anexa copia del recibo y guarda el original para futuras aclaraciones.

31

Recibe los gastos originales junto con el Formato de Comprobacin de Gastos de Viaje y en caso de reembolso o ingresos por retraso en la comprobacin, verifica que contenga la copia del Recibo de Caja.

32 Revisa que la documentacin soporte cuente con los requisitos fiscales y verifica los importes por rubro y registra el gasto.

33 Elabora pliza contable y archiva la documentacin de la comprobacin, junto con el original de la Solicitud de Gastos de Viaje y del contra-recibo debidamente cancelados.

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Mensualmente realiza: Informe de anticipos no comprobados de servidores

pblicos que despus de 10 das naturales a la fecha de comprobacin no presentaron los comprobantes y/o no efecto el pago de la diferencia por saldo en contra.

Entrega el informe de anticipos no comprobados e informa del presupuesto ejercido por cada una de las reas al Gerente de Control Financiero en el Corporativo y/o a la Gerencia Administrativa en la Sucursal, a fin de llevar a cabo las acciones necesarias para su regularizacin. Igualmente informa al titular de cada rea, mensualmente, el avance del ejercicio de las partidas de viticos y pasajes.

REA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

35

En caso de que el Comisionado no llegue a efectuar el viaje y cuente con el boleto de avin y los recursos para ello, ste deber elaborar oficio al Gerente de Control Financiero del Corporativo y/o al Gerente Administrativo de la Sucursal, notificando de esta situacin, anexando el cheque por los gastos otorgados.

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36 Entrega el boleto de avin al rea encargada de la reservacin y compra boletos, para su cancelacin.

37

Si el Comisionado no recogi el boleto de avin y el cheque de gastos, con el oficio de referencia, las reas de Contabilidad y Presupuesto, Caja y el rea especfica para la reservacin y compra del mismo, procedern a realizar las cancelaciones respectivas.

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COMISIONADO AREAS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO CAJA AREAS ESPECIFICAS PARA LA RESERVACIN Y COMPRA DE BOLETO DE AVIN

INICIO

En caso de que no se cuente con suficiencia presupuestal, realizar lo siguiente: - Dev uelve el original de la Solicitud de Gastos de Viaje al Comisionado - Recaba firma de recibido del Comisionado en la copia de la Solicitud Fin del procedimiento

Expide contra-recibo y anexa la copia de la Solicitud de Gastos de Viaje .

Verifica que ex ista suficiencia presupuestal y determina el importe de gastos.

Verifica que la solicitud est debidamente requisitada y autorizada por el serv idor pblico.

Recibe la S olicitud de Gastos de Viaje.

Entrega la Solicitud de Gastos de Viaje.

Obtiene firma de autorizacin.

Si existe suficiencia presupuestal, enva a la Caja el original y la copia de la Solicitud para la expedicin del contra-recibo.

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COMISIONADO AREAS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO CAJA AREAS ESPECIFICAS PARA LA RESERVACIN Y COMPRA DE BOLETO DE AVIN

Elabora el cheque, segn el importe.

Devuelve la Solicitud original y contra-recibo, con el sello de pagado.

Le entrega el boleto de av in.

Cuando se presente el Comisionado entrega cheque.

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En caso de que no exista disponibilidad, se reservar el ms cercano a la hora y fecha solicitada

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Archiv a el original de la Solicitud de Gastos de Viaje en el ex pediente de v iajes.

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Las comprobaciones debern ser presentadas al 100%, dentro de los diez das siguientes a la fecha de terminacin de la comisin.

Dentro del mismo Formato deber rendir un informe de comisin con firmas autgrafas.

Recibe cheque de gastos, boleto de av in.

Rene los comprobantes de los gastos efectuados y elabora Formato de Comprobacin de Gastos de Viaje.

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Entrega la Comprobacin de Gastos de Viaje al rea de Contabilidad y Presupuesto.

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Recibe la Comprobacin de Gastos de Viaje en original y copia.

Verifica en la Solicitud de Gastos de Viaje los datos originales de la comisin.

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