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Secretaría General

Oficina General de Administración

OFICINA DE RECURSOS HUMANOS

FORMULARIO ELECTRÓNICO DE

AUTORIZACIÓN DE PERMISOS

MANUAL DE USUARIO

Secretaría General Oficina General de Administración

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INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA

NOMBRE DEL SISTEMA: FORMULARIO ELECTRÓNICO DE

AUTORIZACIÓN DE PERMISOS AREA USUARIA: PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE

MINISTROS VERSIÓN: 1.0 FECHA: 24-07-2013 ELABORADO POR: Sergio Castro Manrique

Vanessa Yupanqui Ramos

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HOJA DE CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA DE CAMBIO ITEM CAMBIADOS DESCRIPCIÓN DE LAS

MODIFICACIONES REALIZADAS

1.0

25-07-2013

Documento Original

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INDICE

1. ACCESO AL SISTEMA……………………………………………………………..………5

2. MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA……………………………..……..…………........ 8

3. MARCACIONES……………………………………………………………………….……. 9

3.1 CONSULTAR MARCACIONES……………………………………………………….. 9 3.2 REGISTRAR MARCACIONES…………………………………………………........…..9

4. ACTIVIDADES……………………………………………………………………………...10

4.1 CONSULTAR ACTIVIDADES………………………………………………………….10

5. PAPELTAS - WORKFLOW (Control de Papeletas)…………………………….. 12

5.1 MENU PAPELETA - BANDEJA DE SALIDA……………………….……………... 14 5.1.1 CREAR PAPELETA……………………………………………………………. 15 5.1.2 MODIFICAR PAPELETA…………………………………………………..….. 19 5.1.3 ANULAR PAPELETA…………………………..…………………………….....20 5.1.4 ENVIAR PAPELETA………………………………………………………….... 21 5.2 MENU PAPELETA - PAPELETAS EN CURSO……………………….………….......23 5.3 MENU PAPELETA - PAPELETAS APROBADAS……………………………..….... 24 5.4 MENU PAPELETA - PAPELETAS RECHAZADAS……………………….……...... 25 5.5 MENU PAPELETA - PAPELETAS ANULADAS……………………………….…... 26 5.5.1REGENERAR PAPELETA……………………………………………………..……27 5.6 MENU PAPELETA - VER TODAS………………………………………………..…....28 6. ANEXO - CRITERIOS DE CONSULTA………………………………………..……. 29

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1. ACCESO AL SISTEMA

Se ingresará el siguiente link http://webasistencia.pcm.gob.pe/, y se visualizara la

siguiente ventana principal. (Ver Fig.1.0)

Fig.1.0 – Acceso al Sistema

El acceso al FORMULARIO ELECTRÓNICO DE AUTORIZACIÓN DE PERMISOS, es sólo para los usuarios registrados, cada uno de los cuales es identificado en el sistema a través de un usuario y clave que es proporcionado por la Oficina de Recursos Humanos. Se llenaran los siguientes campos:

� Usuario : Asignado por RRHH.

� Contraseña: Asignado por RRHH.

� Perfil : Existen 3 tipos de perfiles:

� Usuario : Cualquier trabajador de la Presidencia del Consejo de

Ministros.

� Supervisor : Podrá ver a todos los usuarios que estén a su cargo y podrá

hacer las aprobaciones a las papeletas. (JEFES DE AREA).

� Administrador : Persona que puede aprobar y visualizar papeletas de todo el

Personal. (JEFE DE RECURSOS HUMANOS).

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En este caso escogeremos el perfil de Usuario. Se llenaran los datos de la siguiente

manera, (Ver Fig.1.1)

Fig.1.1 – Acceso al Sistema

Se tiene dos botones (Ver Fig.1. 2)

Fig.1.2. – Acceso al Sistema

Ingresar: Al seleccionar Se ingresará a la pantalla del Menú de

Consulta de Marcaciones, por defecto. (Ver Fig.1.3)

Seleccione Perfil de Usuario

Ingrese su Usuario

Ingrese su Contraseña

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Fig.1.3 – Visualización de Marcaciones

Al seleccionar aparecerá una pantalla donde deberá completar

la siguiente información: Ver Fig.1.4.

Fig.1.4. Cambiar clave

a) Ingrese Usuario: Código asignado por la empresa

b) Ingrese Contraseña: Que es la contraseña con la que ingresó al sistema. Este

dato debe ingresarse o no podrá cambiar su contraseña.

c) Nueva Contraseña: Esta debe cumplir las siguientes características:

• Esta puede contener solamente valores alfanuméricos [0-9..a-z]

• La longitud de la clave, como mínimo es de 8 caracteres y como máximo de 20

caracteres.

d) Confirme Contraseña: Digite nuevamente la contraseña para validar su cambio.

Se muestra el nombre

del Usuario

a

b

c

d

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2. MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA

El usuario tendrá opción a registrar y visualizar todas las marcaciones y papeletas; también

podrá visualizar actividades que requiera respectivamente.

Se muestra una pantalla con opciones a escoger en el Menú Principal. Por defecto se

mostrara la pantalla de Menú Marcaciones. Ver Fig.2.0

Fig.2.0 Menú Principal

Al dar un clic en cualquiera de las opciones, se podrá ingresar a sus menús correspondientes:

Menú de Marcación Menú de Actividades Menú de Papeletas Salir del sistema

Fecha del día

Tipo de usuario

Salir del sistema

Actualizar sistema

Se muestra el contenido que pertenezca de acuerdo a la opción del menú que se escoja.

Barra del Menú Principal.

Criterios de selección

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3. MARCACIONES

3.1 Consultar Marcaciones

Se podrá visualizar las marcaciones registradas por usted; para ello el Sistema solicita

los criterios de Consulta (Ver ANEXO) y luego damos click en .

Ver Fig 3.1.0

Fig 3.0 –

Fig 3.1.0- Visualización de Marcaciones

A continuación detallamos la información que el sistema nos brinda por cada marcación:

Número de tarjeta

Código del usuario

Día de marcación

Fecha de marcación

Hora de marcación

Ubicación de donde se realiza la marcación

Lectora de marcación

Tipo de marcación

Criterios de Consulta - Ver ANEXO

Se muestra los registros de todas las marcaciones hechas por el usuario

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4. ACTIVIDADES

4.1 Consultar Actividades

Esta opción permite mostrar las actividades (Descanso, Fuera de tolerancia, Feriado,

Horas adicionales, Permiso Personal, Permiso no Autorizado, Refrigerio, Tardanza y

Trabajo, etc.) con el número de veces que realiza la actividad, con el total de tiempo en

horas, además de poder visualizar el detalle de cada actividad. Las actividades son

generadas por los horarios, marcaciones y estado actual del trabajador procesadas por

el Sistema de Asistencia. (Ver Fig 4.1.0)

Fig.4.1.0 – Consultar Actividades

Al seleccionar la opción , aparecerá una interfaz pequeña, donde

podemos elegir (seleccionar) la activad que deseamos consultar. Por defecto se

visualizará todo seleccionado. (Ver Fig. 4.1.1)

Fig.4.1.1 – Consultar Actividades – Seleccionar Actividades

Con esta opción se podrá desactivar todas las actividades que estén seleccionadas.

Actividad procesada por el Sistema de Asistencia.

Veces que realiza la actividad

Total de horas

Nos mostrara un enlace para Ver Detalle de la Actividad.

Criterios de Consulta - Ver ANEXO

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Se podrá seleccionar las actividades que desee visualizar. (Ver Fig. 4.1.2)

Fig.4.1.2– Consultar Actividades – Seleccionar Actividades

Después de seleccionar las Actividades que desea visualizar, hacer clic en “Aceptar” (Ver Fig. 4.1.3)

Fig.4.1.3 Consultar Actividades – Seleccionar Actividades

Después de Confirmar las Actividades que desea Visualizar, hacer click en y a

y a continuación Se visualizará la(s) actividad(es) que ha seleccionado. (Ver Fig. 4.1.4)

Fig.4.1.4 Consultar Actividades – Seleccionar Actividades

Haciendo un check, quedará seleccionada la actividad que desee visualizar.

Con esta opción se podrá visualizar las actividades que ha selecciono.

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Al hacer clic en ; se podrá visualizar los registros de la actividad seleccionada; de

acuerdo al criterio de selección y el intervalo de fechas. Se mostrara detalles de Fecha,

Actividad, Hora de inicio, Hora de Fin, la cantidad de minutos y la cantidad de horas.

Ver Fig.4.1.5

Fig.4.1.5 Consultar Actividades – Detalles de Actividades

5. PAPELETAS - WORKFLOW (Control de Papeletas) El Sistema le permite al Usuario Crear, Modificar, Anular una Papeleta; Enviar una

Papeleta al flujo de control para su aprobación o rechazo, así como también tiene la opción

de realizar consultas a las papeletas que han sido Aprobadas y Rechazadas o Anuladas.

(Ver Fig.5.0)

Fig.5.0 - Control de Papeletas

Menú de Papeletas

Opciones de mantenimiento de Circuito de Firma.

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Menú de Papeletas:

El menú del Control de Papeletas proporciona acceso a sus respectivos contenidos; se divide

en 6 secciones detalladas a continuación. (Ver Fig.5.1)

Fig.5.1 - Circuito de Firma

Muestra las papeletas que han sido enviadas para ser firmadas (Aprobadas rechazadas) por el Supervisor.

Permite crear, modificar, Anular y enviar una Papeleta.

Muestra las papeletas que han sido aprobadas por el Supervisor y también por el Administrador.

Muestra las papeletas que han sido rechazadas por el Supervisor y también por el Administrador

Muestra la papeleta que han sido anuladas por el usuario. Muestra todas las papeletas de la bandeja de salida, papeletas en curso, aprobadas, rechazadas y papeletas anuladas.

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5.1 MENU PAPELETA– BANDEJA DE SALIDA

En esta bandeja se mostrarán todas las papeletas que han sido creadas por el mismo usuario,

además tiene opción a realizar filtro de fechas. Si hacemos clic en se visualizará un

Detalle Previo con: Nº Papeleta, Actividad, Documento, observación y la lista de firmantes.

(Ver Fig.5.1.0)

Nota: Para este ejemplo, se realizan las pruebas con el usuario Sergio Castro.

Fig.6.1.0 - Bandeja de Salida

Fig.5.1.0- Bandeja de Salida

Al hacer clic en Nº de Papeleta; se visualizará los datos de la papeleta creada. (Ver Fig. 5.1.1)

Fig. 5.1.1 - Bandeja de Salida – Detalle – Nº papeleta

Se visualizará en estado creada

Esta opción por defecto se encontrará desactivada, al hacer check se habilitara el rango de fechas.

Primero se hará un clic para poder seleccionar el registro de la papeleta a visualizar.

Se hará un clic en el Nº de papeleta para poder visualizar el contenido de la papeleta.

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5.1.1 CREAR PAPELETA

La Bandeja de Salida tiene opciones para poder crear (Nuevo), Enviar para este ejemplo

procedemos a crear una Papeleta con usuario SERGIO CASTRO MANRIQUE. (Ver Fig.

5.1.1.0)

Fig. 5.1.1.0 – Bandeja e Salida - Crear Papeleta

Y a continuación se visualizará la siguiente pantalla con el estado “En creación”. (Ver

Fig.5.1.1.1) y los datos del trabajador.

Fig.5.1.1.1 – Bandeja de Entrada – Crear Papeleta

Nos indica que la papeleta se encuentra en estado de creación.

Se hará un clic para poder crear la papeleta.

Muestra nombres de las personas que firmarán la papeleta creada.

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El Sistema solicita el ingreso de la siguiente información:

2.Tipo de Papeleta

• Se podrá registrar 4 tipos de papeleta que se detallará a continuación:

Fig.5.1.1.2– Seleccione Tipo de papeleta

3. Actividad Justificada

Se selecciona la Actividad Justificante correspondiente a la Papeleta.

Si el tipo de Papeleta es por Horas, las Actividades Justificantes son las

siguientes:

Fig.5.1.1.3 – Actividad Justificante para las “Papeleta por Hora”

Si el tipo de Papeleta es por Días, las Actividades Justificantes son las

siguientes:

Fig.5.1.1.4 – Actividad Justificante para las “Papeleta por Días”

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Si el tipo de Papeleta es por Marcaciones, las Actividades Justificantes son las

siguientes:

Fig.5.1.1.5 – Actividad Justificante para las “Papeleta por Marcaciones”

4. Documento de Sustento (Opcional):

Ingresa el Documento de Sustento.

Fig.5.1.1.6 – Documento de Sustento

5. Detalle de Papeleta:

El sistema solicita los siguientes datos, según tipo de Papeleta seleccionada

anteriormente.

Si el tipo de Papeleta es por Horas:

El Sistema solicita la siguiente información:

� Datos de Inicio:

Si desea que el Sistema valide la hora de Inicio y de termino de la

papeleta, debe seleccionar , de lo contrario el Sistema

deshabilitará la opción para ingresar la hora de inicio y de término. A

continuación seleccionará el ícono: y elegir la fecha a justificar.

(Ver Fig. 5.1.1.7)

Fig.5.1.1.7 – Detalle de Papeleta - Inicio – Fecha

Se ingresara la Hora de inicio de su papeleta. (Ver Fig. 5.1.1.8)

Fig. 5.1.1.8 – Creación de Papeleta – Inicio - Hora

La fecha será durante la fecha de periodo.

La hora será con el formato de 24horas (HH:mm)

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� Datos de Termino:

Se ingresará la Hora de Termino; no se ingresará la Fecha de termino

porque ya está determinada. (Ver Fig. 5.1.1.9)

Fig.5.1.1.9 – Creación de Papeleta - Termino – Hora

Si el tipo de Papeleta es por Días

El Sistema deshabilita la opción para ingresar la hora de inicio y de término;

y solicita la siguiente información:


Seleccionara el ícono: y elige la fecha en que inicia la actividad

justificante. (Ver Fig. 5.1.1.10)

Fig.5.1.1.10 – Creación de Papeleta - Inicio – Fecha

� Datos de Término:

Seleccionará el ícono: y elige la fecha en que termina la actividad


Fig.5.1.1.11 – Creación de Papeleta - Termino – Fecha

Si el tipo de Papeleta es por Marcaciones:

El Sistema deshabilita la opción para ingresar la fecha y hora de término y

solicita el ingreso de la siguiente información:


Seleccionará el ícono: y elige la fecha en que inicia la actividad


Fig.5.1.1.12 – Creación de Papeleta – Datos de Inicio

La hora será con el formato de 24horas (HH:mm)

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5.1.2 MODIFICAR PAPELETA

El Sistema permite Modificar los datos de una papeleta, para ello Se tendrá que

seleccionar el registro que desea modificar haciendo clic en de la columna Detalle,

seguidamente hacer clic en . (Ver Fig. 5.1.2.0)

Fig.5.1.2.0 – Bandeja de Salida - Modificar

Y el sistema habilita las opciones en la siguiente ventana, para realizar los cambios según

necesidad (Ver Fig. 5.1.2.1)

Fig. 5.1.2.1 – Bandeja de Salida - Modificar

1- Primero se seleccionara el registro que se desea modificar.

2- Seguidamente se hará un clic para poder modificar la papeleta.

Se hará un clic para poder guardar las modificaciones.

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Después de realizar los cambios, hacer clic en Grabar el Sistema muestra la Ventana de

bandeja de Entrada con el Registro de la Papeleta, manteniendo su Estado CREADA. (Ver

Fig. 5.1.2.2)

Fig. 5.1.2.2 – Bandeja de Salida – Modificar Papeleta

5.1.3 ANULAR PAPELETA

El Sistema permite Anular una Papeleta, para ello selecciona el registro que desea Anular

haciendo clic en de la columna Detalle, seguidamente un clic en (Ver Fig.

5.1.3.0)

Fig.5.1.3.0 – Bandeja de Salida – Anular Papeleta

Primero se seleccionara el registro que se desea modificar.

Seguidamente se hará un clic para poder modificar la papeleta.

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Y el Sistema anula la papeleta y muestra un mensaje como indica en la Fig. 6.1.3.1

Fig.6.1.3.1 – Bandeja de Salida – Anular Papeleta

5.1.4 ENVIAR PAPELETA

El Sistema permite enviar la papeleta con estado CREADA para su firma posterior, es

decir rechazadas o aprobadas por el Supervisor, cambiando de estado a INICIADA .

Para ello se elige el registro que desee enviar haciendo clic en de la columna

Detalle, seguidamente un clic en . (Ver Fig. 5.1.4.0)

Fig.5.1.4.0 - Bandeja de Salida – Enviar Papeleta

Seguidamente se hará un clic para poder Enviar la papeleta.

Primero se seleccionara el registro que se desea Enviar.

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Y a continuación el sistema vuelve muestra un mensaje. (Ver Fig. 5.1.4.1)

Fig.5.1.4.1 - Bandeja de Salida - Enviar

Observamos que el registro no se visualiza, por que se registra como papeleta en

Curso. (Ver Punto 5.2) . En caso de que exista una papeleta enviada con el mismo

horario se visualizará un mensaje. “El Sistema no acepta Papeletas con el mismo

horario.”

Muestra el siguiente mensaje y observamos que el registro no está.

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5.2 MENU PAPELETA– PAPELETAS EN CURSO

Al hacer clic en este Link , El Sistema muestra las papeletas que

aun no han sido firmadas por el Supervisor; y que ya han sido enviadas por el usuario y

se encuentran en estado INICIADA . Si hacemos clic en , el Sistema muestra en

la parte inferior de la ventana un detalle Previo de la Papeleta, con la siguiente

información: Nº de Papeleta, Actividad, Documento, observación y una lista de

firmantes. (Ver Fig. 5.2.0)

Fig 5.2.0 – Papeletas en Curso

Al hacer clic en el Nº de Papeleta; el Sistema muestra en una ventana, todos los datos

de la papeleta con estado “Iniciada ” Ver Fig.5.2.1

Fig 5.2.1– Papeletas en Curso.

Para utilizar esta opción primero se seleccionara la papeleta y luego se hará un clic para poder anularla.

Se hará clic para poder seleccionar una papeleta.

Se hará un clic en el Nº de papeleta para poder visualizar el contenido de la papeleta.

Esta opción por defecto se encontrara desactivada, al hacer check se habilitara el rango

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5.3 MENU PAPELETA– PAPELETAS APROBADAS

Al hacer clic en este link , el Sistema lista la(s) papeleta(s) que han

sido firmada(s) por todos los firmantes (de acuerdo a la normativa PCM) y se

encontraran con estado Aprobado. Si hacemos clic en el Sistema muestra en la

parte inferior de la ventana un detalle Previo de la Papeleta, con la siguiente

información: Papeleta Nº, Actividad, Documento, observación y una lista de firmantes.

(Ver Fig.5.3.0)

Fig.5.3.0 – Papeletas en Aprobadas.

Al hacer clic en el Nro de Papeleta, el Sistema muestra en una ventana, todos los datos

de la papeleta con estado Aprobado (Ver Fig.5.3.1)

F

i

g

.

6Fig.5.3.1 – Papeletas en Aprobadas- Detalle

Se seleccionara el registro que se desea ver a Detalle Previo.

Dar un clic en (papeleta Nº) para poder visualizar un detalle total de la papeleta.

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5.4 MENU PAPELETA– PAPELETAS RECHAZADAS

Al hacer clic en este Link , el Sistema lista todas las papeletas que

han sido rechazadas por los firmantes (de acuerdo a la normativa PCM) y se encuentran

con el estado rechazado, se identificará con el símbolo .

Si hacemos clic en el Sistema muestra en la parte inferior de la ventana un detalle

Previo de la Papeleta, con la siguiente información: Nº Papeleta, Actividad, Documento,

observación y una lista de firmantes dándonos a conocer el firmante que rechazo la

papeleta. (Ver Fig. 5.4.0)

Fig.5.4.0 – Papeletas Rechazadas.

Al hacer clic en Nº de Papeleta, el Sistema muestra en una ventana, todos los datos de la

papeleta con estado Rechazada. (Ver Fig.5.4.1)

Fig.5.4.1 – Papeletas Rechazadas - Detalle

Dar un clic en Nº papeleta para poder visualizar un detalle total de la papeleta.

Se seleccionara el registro que se desea ver a Detalle.

Firmante que rechazó la papeleta.

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5.5 MENU PAPELETA– PAPELETAS ANULADAS

Al hacer clic en este link el Sistema lista todas las papeletas anuladas por

el Usuario (al crear la papeleta). Si hacemos clic en el Sistema muestra en la parte

inferior de la ventana un detalle Previo de la Papeleta, con la siguiente información: Nº

Papeleta, Actividad, Documento, observación. (Ver Fig.5.5.0)

Fig.5.5.0 – Papeletas Anuladas.

Al hacer clic en Nº de Papeleta; el Sistema muestra en una ventana, todos los datos de la

papeleta con estado Anulada. (Ver Fig. 5.5.1)

Fig.5.5.1 – Papeletas Anuladas.

Dar un clic en Nº papeleta para poder visualizar un detalle total de la papeleta.

Se seleccionará el registro que se desea ver a Detalle.

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5.5.1 REGENERAR PAPELETA ANULADA

En el menú de papeletas Anuladas el Sistema brinda la opción de poder Regenerar una

papeleta Anulada, es decir, volver a generarla, cambiando así su estado de Anulada a

Creada . Para ello debe seleccionar una papeleta haciendo clic en el link y luego en

la opción (Ver Fig.5.5.1.0)

Fig.5.5.1.0 – Regenerar Papeleta Anulada

Y el Sistema muestra las opciones habilitadas para volver a crear la Papeleta (Ver Fig.

5.5.1.1)

Fig.5.5.1.1 - Bandeja de Salida – Enviar

Después de ingresar la información según necesidad, hacer clic en grabar.

Al hacer clic en Grabar, quedaran guardadas las modificaciones.

Seguidamente se hará un clic para poder Enviar la papeleta.

Primero se seleccionara el registro que se desea Regenerar.

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5.6 MENU PAPELETA– VER TODAS

Al hacer clic en este link El Sistema mostrará un resumen con todas las

Papeletas. (Ver Fig. 5.6.0)

.

Fig.5.6.0 – Ver todas.

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6. ANEXO – CRITERIOS DE CONSULTA

Criterios de Selección: Se utilizara los criterios de selección en Consultar Marcaciones y Consultar Actividades.

Existen 2 criterios:

6.1 Selección especial: Primero presionar , Se podrá seleccionar el

mes y el año y por ultimo hacer clic en . Según la Fig.6.1.0

Fig.6.1.0 –Selección Especial

6.2 Selección general: Primero presionar , se podrá seleccionar

fecha Inicial y final (Seleccionar la imagen para ver el calendario) y por ultimo hacer

clic en . Según la Fig. 6.2.0

Fig.6.2.0 – Selección General

Hacer un clic para poder escoger el mes y el año que desea visualizar las actividades.

Hacer un clic para poder escoger un rango de fecha que desee visualizar.

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