ANEXO 5

Manual del sistema de gestión ambiental

Manual del sistema de gestión ambiental ( 1 )

Manual del sistema de gestión ambiental

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<Código> 1

1. INTRODUCCIÓN

Este manual define cómo está integrado el Sistema de Gestión Ambiental. Se declara el compromiso ambiental establecido por la gerencia, se describen requisitos y procedimientos requeridos en el sistema de gestión ambiental y se definen las responsabilidades que rigen para la creación de documentos y para la ejecución de las diferentes actividades.

Se mantiene como evidencia para todas las partes interesadas (clientes, proveedores, empleados y otros) de la empresa.

1.1. Descripción de la Compañía.

<Hacer una descripción breve de la empresa>

1.2. Objetivo.

Describir y documentar el Sistema de Gestión Ambiental que se aplica en la empresa.

1.3. Alcance

Los requisitos del sistema de gestión ambiental de la empresa tienen la intención de cumplir con los requisitos de la Norma INTE - ISO 14001. Aplica a todas las actividades y servicios, y al personal relacionado con los procesos de la empresa.

1.4. Emisión del Manual.

Se emite un documento original bajo la autoridad del gerente general de la empresa, el cual es custodiado y controlado por el Gestor Ambiental. Cualquier copia controlada del Manual debe ser numerada y registrada.

1.5. Revisiones y correcciones.

El Manual Ambiental debe ser revisado anualmente para verificar su vigencia y su adecuación al Sistema de Gestión Ambiental implementado. Si se requiere hacer cambios o correcciones al Manual deben ser aprobadas por la Gerencia General o en su defecto por el Gestor Ambiental.

1.6. Representante de la gerencia.

El representante de la gerencia encargado del control y mantenimiento del Sistema de Gestión Ambiental se denomina Gestor Ambiental.

2. POLÍTICA AMBIENTAL.

En la empresa se mantiene una Política Ambiental documentada como declaración del compromiso gerencial hacia el ambiente.

Se procura que esta Política sea comprendida por los empleados de la empresa y comunicada a los clientes. Además, estará a disposición de cualquier parte interesada.

<DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA AMBIENTAL>

3. RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

3.1. Recursos

Es responsabilidad de la empresa aplicar los recursos financieros, técnicos, tecnológicos y humanos que sean requeridos para implementar y mantener el sistema de gestión ambiental de la empresa.

3.2. Autoridad y responsabilidades

Gerente General:! Brindar los recursos (humanos, tecnológicos y financieros) para que se implemente y mantenga el sistema de gestión ambiental en LA EMPRESA.! Desarrollar y promover la Política Ambiental.! Emitir el Manual Ambiental.! Revisar periódicamente el sistema de gestión ambiental, asegurando su adecuación a la empresa.! Impulsar la mejora continua del sistema de gestiónambiental.

Gestor ambiental:!Planificar el desarrollo del Sistema de Gestión.!Asegurar la implementación del sistema de gestión ambiental.!Realizar la verificación y las acciones correctivasnecesarias del Sistema de Gestión.

<EMPRESA>

Código: <CÓDIGO>

Recursos humanos:! Identificar y solventar las necesidades de formación.! Promover la toma de conciencia ambiental en el personal.! Colaborar con el gestor ambiental en el desarrollo y laimplementación del sistema de gestión ambiental.

Comité ejecutivo:! Promover la participación de sus subalternos en las actividades del sistema de gestión.

Todos los trabajadores:! Conocer la política ambiental.! Acatar las disposiciones de los documentos del sistema de gestión.

4. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.

El sistema de gestión ambiental de la organización ha sido desarrollado en conformidad con los requisitos de la norma ISO 14001. Las partes o elementos del sistema se describen en las secciones siguientes.

4.1. Aspectos ambientales.

En LA EMPRESA se ha establecido un procedimiento que define la metodología para identificar los aspectos ambientales, el cual se denomina Identificación de Aspectos Ambientales (PR SGA 01).

El procedimiento se refiere a cómo y cuándo se deben identificar los aspectos ambientales; así como las consideraciones para identificarlos.

Adicionalmente se ha establecido el Procedimiento para laEvaluación de los Aspectos Ambientales (PR SGA 02),con el propósito de clasificarlos según sea el impacto quepuedan provocar.

4.2. Requisitos legales y otros requisitos.

Para identificar y accesar a los requisitos legales y otros requisitos que aplican a las actividades, productos y servicios de la empresa, se ha definido el Procedimiento de identificación y acceso a los requisitos legales (PR SGA 07).

El procedimiento se aplica, también, para el control del cumplimiento de los requisitos legales identificados, principalmente para aquellos relacionados con los aspectos ambientales significativos. Por lo anterior, el procedimiento busca cumplir con los requisitos 4.3.2 y4.5.2 de la Norma ISO 14001.

4.3. Objetivos y metas

Los objetivos y metas ambientales tienen como principal fuente de generación los aspectos ambientales significativos; son establecidos por el comité ejecutivo y se documentan en el Registro de Objetivos Ambientales (RE

SGA 01). Los objetivos y metas ambientales están enfocados al cumplimiento de la Política Ambiental, y tienen un enfoque de prevención de la documentación.

4.4. Programas de gestión ambiental

Los programas de gestión ambiental son establecidos por el Gestor Ambiental para apoyar el cumplimiento de los objetivos ambientales. Estos programas describen las acciones, el responsable y el plazo requerido para el cumplimiento de los objetivos y las metas establecidas.

El Gestor Ambiental coordina con el responsable directo del cumplimiento de cada programa, colaborando con los medios necesarios y evaluando su cumplimiento. Los programas de gestión ambiental se documentan utilizando el registro RE SGA 02.

4.5. Competencias, formación y toma de conciencia.

Para cumplir con el requisito 4.4.2 de la norma ISO 14001, en LA EMPRESA se han establecido los siguientes procedimientos.

El Procedimiento de formación (PR RH 01), establece los mecanismos para identificar y solventar las necesidadesde formación de los empleados. Cuando sea necesario se da la capacitación suficiente para formar personal competente que colabore en el mantenimiento del sistema de gestión ambiental. La formación especial se realizará de acuerdo a las necesidades de cada puesto de trabajo y los requerimientos para cumplir con las políticas dictadas en LA EMPRESA .

Además, se mantiene el procedimiento para toma de conciencia del impacto ambiental en las labores (PR RH02), en el que se establecen los mecanismos para informar y profundizar en la toma de conciencia de los empleados sobre el impacto ambiental que pueden causar en sus actividades y servicios, y sobre las consecuencias de apartarse de las disposiciones establecidas en LA EMPRESA. El procedimiento procura que toda personade la empresa y los que ejecutan labores en nombre de ella, tomen conciencia del impacto ambiental que pueden provocar sus acciones.

4.6. Comunicación

En LA EMPRESA se ha establecido el Procedimiento para comunicación interna y externa (PR AD 03). Este procedimiento se aplica para:

a) La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización, para lo cual se utiliza el registro RE SGA 08.b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes interesadas externas.La EMPRESA ha decidido no comunicar el desempeño ambiental de la empresa a partes interesadas externas.

4.7. Documentación del sistema de gestión ambiental LA EMPRESA establece este Manual Ambiental, MA 1.0, como medio para describir los elementos básicos del

<EMPRESA>

Código: <CÓDIGO>

sistema de gestión ambiental y la forma en que se relacionan los diferentes documentos incluidos en el sistema. Para la emisión, el control y la revisión de este Manual ver Capítulo 1.0.

4.8. Control de la documentación

El método utilizado en LA EMPRESA para controlar la documentación relacionada con el sistema de gestión ambiental está definido en el Procedimiento para el control de la documentación (PR AD 01).

El procedimiento describe cuándo y cómo debe emitirse un documento nuevo, quién lo aprueba y cómo se distribuye entre el personal que lo requiere en sus funciones. Adicionalmente, describe qué debe hacerse cuando se modifica uno de los documento y cómo debe disponerse de los documentos obsoletos. Por otro lado,se especifica la metodología para registrar los documentos que sean controlados.

La documentación será revisada al menos una vez al año o cuando lo requiera por efecto de cambios.

4.9. Control operacional.

Para lograr el control operacional, se parte de la identificación de aspectos ambientales significativos. Deben de identificarse todas las actividades que están relacionadas con los aspectos ambientales significativos y generar para ellas instructivos de trabajo con sus respectivos criterios de operación.

Actividad Instructivo de control Código Recolección y Instructivo para el manejo IN SGA 01 disposición de de desechosdesechos sólidosControl de emisiones Programa de IN SGA 03 al aire mantenimiento de los

vehículosPlan de ahorro de Programa de ahorro de IN SGA 02 energía eléctrica energíaUso de productos Instructivo para el uso y IN SGA 04 peligrosos en el disposición de productoslaboratorio y otros peligrososUso de productos de Instructivo para el uso de IN SGA 05 limpieza productos de limpiezaMantenimiento de Programa deequipos de aire mantenimiento de los NCacondicionadoControl de derrames Instructivo para IN SGA 06 de aceite recolección de derrames

Las actividades que requieren de control son:

El Gestor Ambiental será responsable de verificar que en el momento de establecer los instructivos se tomarán criterios para el control operacional en ellos.

El Gestor Ambiental se asegurará de distribuir la documentación que requiera cada uno de los empleados que deben realizar un control de las operaciones, con el fin de evitar desviaciones de la política ambiental.

4.10.1. Preparación y respuesta para emergencias. En LA EMPRESA se ha desarrollado un Plan de emergencias. A partir de la aplicación de este plan se han identificado que las posibles situaciones de emergencia son:

! Derrames de aceite dentro y fuera de la empresa! Operación del laboratorio

Para poder mitigar los impactos que tienen estas situaciones de emergencia en el ambiente se establecen los siguientes instructivos de trabajo:

! Instructivo para la recolección de derrames! Instructivo para el almacenamiento de lubricantes en la bodega! Instructivo para el uso y disposición de desechospeligrososLos planes de emergencia y procedimientos de respuesta son revisados al menos anualmente y, en particular, después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. En los casos donde sea práctico, el Comité de Salud Ocupacional, debe comprobar periódicamente la efectividad del procedimiento.

4.1.2. Medición y seguimientoEn LA EMPRESA se identifican como características claves para evaluar el desempeño ambiental las siguientes actividades:

! Programa de recolección de aceite usado.! Manejo de desechos sólidos.! Plan de ahorro energético.! Charlas de capacitación técnica.

Para mantener control y dar seguimiento a estas características clave, se establece el procedimiento de medición y monitoreo (PR SGA 04), el cual establece la necesidad de dar seguimiento a cualquier otra actividad de la empresa que pueda tener un impacto significativo en el ambiente y que no se haya mencionado aquí.

El seguimiento se realiza a través de indicadores ambientales los cuales están definidos en el registro para Indicadores Ambientales (RE SGA 07).

El monitoreo y medición incluye:!registro de la información para dar seguimiento al desempeño ambiental.!controles operativos relevantes en conformidad con losobjetivos y metas ambientales de la organización.!control del cumplimiento con las especificaciones del sistema de gestión ambiental.

4.1.3. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva.LA EMPRESA establece y mantiene un procedimiento de no conformidades y acciones correctivas (PR SGA 06), en el cual se definen las responsabilidades y la autoridadpara manejar e investigar una no conformidad hallada, emprendiendo acciones encaminadas para mitigar cualquier impacto causado. El procedimiento asegura:

! la investigación de la causa que provoca desviaciones del sistema de gestión ambiental o del desempeño ambiental, encontradas en procesos de auditoría o revisión por la gerencia.! la aplicación de controles para que se ejecute la accióncorrectiva y que ésta es eficaz.! se utilicen las fuentes adecuadas de información para detectar, analizar y eliminar las causas potenciales de no conformidades.! se efectúan los pasos necesarios para tratar losproblemas potenciales.! se someta a revisión por la gerencia, la información sobre las acciones emprendidas.

Cualquier acción correctiva y preventiva tomada para eliminar las causas de no conformidad, actual y potencial, debe ser apropiada a la magnitud de los problemas detectados y proporcional al impacto ambiental encontrado.

4.1.4. RegistrosTodas las actividades esenciales relacionadas con el mejoramiento del desempeño ambiental, el mantenimiento del Sistema de Gestión Ambiental y la prevención de la contaminación, están sujetas a registros para demostrar que se han alcanzado los requisitos especificados y la efectiva operación del Sistema de Gestión Ambiental.

Para alcanzar lo mencionado anteriormente, se establece y mantiene un procedimiento para el control de registros (PR AD 02), con el fin de coordinar y controlar los aspectos relacionados con registros ambientales y de otro tipo.

Durante los procesos de auditoría interna se verificaráque los registros ambientales son legibles, identificables yde fácil rastreo a la actividad, producto o servicioinvolucrado. Además de ser almacenados y conservadosde tal forma que puedan recuperarse fácilmente y queestén protegidos contra daños, deterioro o pérdida.

4.1.5. Auditorías internasEn LA EMPRESA se establece el procedimiento Auditorías internas del sistema de gestión (PR AD 05), en el que se describe el proceso para programar, coordinar y ejecutar auditorías internas del sistema de gestión ambiental. Las auditorías internas del sistema de gestión ambiental, se realizan con objeto de:

a) determinar si el sistema de gestión ambiental:! está, o no, conforme con los planes establecidos para la gestión ambiental, incluyendo los requisitos de estanorma;! ha sido, o no, adecuadamente implementado y mantenido;b) suministrar información sobre los resultados de las auditorías a la gerencia.

El Gestor Ambiental es responsable de mantener el programa de auditoría de la organización, incluyendo su calendarización. A la vez, debe verificar que la programación se establezca con base en la importancia

ambiental de la actividad en cuestión y en los resultados de las auditorías previas.

El procedimiento incluye la auditoría de todos los procesos y todos los requisitos de la Norma ISO 14001; así mismo, permite la modificación de los programas de auditoría si se considera necesario.

1.6. Revisión por la Gerencia

El proceso de revisión por la gerencia del sistema de gestión ambiental se considera esencial para asegurar el modelo de mejoramiento continuo.

El mejoramiento continuo se logra al realizar los cambios en la política, objetivos, metas y otros elementos del sistema de gestión ambiental acorde con las circunstancias cambiantes, la prevención de la contaminación y el desempeño ambiental de la empresa.

Durante esta revisión del sistema de gestión ambiental el Gestor Ambiental debe asegurar que se recoge la información necesaria para que la gerencia pueda llevar a cabo esta evaluación. Lo anterior está descrito en el Procedimiento para la Revisión por la Gerencia (PR AD05).

La revisión por la gerencia se documenta utilizando el registro de Revisión por la Gerencia (RE AD 05).