MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011

TABLA DE CONTENIDO Pg. 1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. OBJETIVO ................................................................................................................... 2 GLOSARIO .................................................................................................................. 2 CONDICIONES GENERALES ......................................................................................... 2 ANTECEDENTES ......................................................................................................... 2 PRESENTACIN DE LA SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ....................... 3 ROLES Y RESPONSABILIDADES FRENTE AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL ...................... 4 Gerente ..............................................................................................................4 Superintendente...................................................................................................4 Jefe Departamento de Produccin ...........................................................................5 Jefe Departamento de Mantenimiento......................................................................5 Jefe de Abastecimiento..........................................................................................6 Lder HSE ............................................................................................................6 Profesional de Talento Humano ..............................................................................7 Representante por la Direccin del SGI .................................................................... 7

3.3.a 3.3.b 3.3.c 3.3.d 3.3.e 3.3.f 3.3.g 3.3.h 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 5.

DESARROLLO .............................................................................................................. 7 POLTICA INTEGRAL DE ECOPETROL ............................................................................. 7 DOCUMENTOS DEL SISTEMA ........................................................................................ 8 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS ............................................................................... 8 CONTROL DE DOCUMENTOS....................................................................................... 11 CONTROL DE REGISTROS .......................................................................................... 11 COMUNICACIN EN EL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL ............................................... 11 CONTROLES OPERACIONALES O DE PROCESO .............................................................. 11 PREPARACIN Y RESPUESTA A EMERGENCIAS .............................................................. 12 ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES ........................................................................ 12 PELIGROS Y RIESGOS ............................................................................................ 13 REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS .............................................................. 13 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA ................................................ 13 REVISIN POR LA DIRECCIN................................................................................. 14 AUDITORA INTERNA ............................................................................................. 14 CONTROL PRODUCTO NO CONFORME ....................................................................... 14 ACCION CORRECTIVA, ACCION PREVENTIVA Y ACCIN DE MEJORA ............................. 14

CONTINGENCIAS ...................................................................................................... 14

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MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011 1. OBJETIVO Este manual tiene como objetivo presentar el Sistema de Gestin Integral HSE (Salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente) implementado por la Gerencia Regional Catatumbo Orinoqua de Ecopetrol S.A. para los campos de la operacin directa. En el Manual del Sistema de Gestin Integral se describe la adecuacin de los subprocesos de Extraccin, Recoleccin, Tratamiento, Fiscalizacin y Entrega de Custodia, y Mantenimiento, como parte del Proceso de Operacin y Entrega de Hidrocarburos, a los requisitos establecidos en las normas tcnicas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. 2. GLOSARIO GCO: Gerencia Regional Catatumbo Orinoqua de ECOPETROL S.A. HSEQ (HEALTH, SAFETY, ENVIRONMENT Industrial, Medio Ambiente y Calidad. AND QUALITY): Salud Ocupacional, Seguridad

Objetivos HSEQ: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad, medio ambiente, seguridad industrial y salud ocupacional. Sistema de Gestin Integral (SGI): Conjunto de elementos relacionados de manera organizada que buscan un fin, a partir de ms de una norma de gestin y para el mismo alcance. Para la Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoquase interpreta el Sistema de Gestin Integral como aquel conformado por los sistemas de gestin de calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional. SCO: Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoqua. VPR: Vicepresidencia de Produccin. 3. CONDICIONES GENERALES

El manual del Sistema de Gestin Integral (GCO-GCO-M-001), se deroga por el presente documento, teniendo en cuenta los cambios presentados en la estructura organizacional de la Gerencia Regional Catatumbo Orinoqua y ajustes en el contenido del documento. Todos los registros generados de la aplicacin del presente documento deben remitirse al archivo de Gestin, mediante el formato ECP-DTI-F-066 Relacin de Entrega de Documentos para Archivo de Gestin. El Formato Ficha de Indicadores de Gestin (GCO-GCO-F-044), se deroga por el formato SCO-SCO-F001. 3.1. ANTECEDENTES

La implementacin del sistema de gestin de la Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001: 2007 y el Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001:2004 inici a mediados del ao 2007, con el compromiso de los funcionarios directos y contratistas aliados de la Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoqua, donde el propsito era asegurar el cuidado del medio ambiente, la integridad de las__________________________________________________________________________________________________ 2 / 15

MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011 personas generando una cultura de mejoramiento continuo en la gestin de la empresa, as mismo brindar confianza a las partes interesadas. la Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoqua ha enfocado su gestin hacia una filosofa de Mejoramiento Continuo, entendida como la orientacin permanente de hacer bien las cosas desde la primera vez y la bsqueda constante de la excelencia en todas las actuaciones. Enmarcada en ella y con la directriz empresarial de Mejorar la Eficiencia Administrativa y Operativa se identific la cultura de aplicacin de los sistemas de gestin internacionales ISO 9001, GP 1000, ISO 14001 y OHSAS 18001 como un medio para integrar los diferentes esfuerzos de la Superintendencia, capitalizar las experiencias de otras empresas exitosas y mejorar la competitividad en el mercado de Operacin de Campos de Hidrocarburos. Este proceso de implementacin del Sistema de Gestin Integral que se ha adelantando, es un compromiso del personal directo y contratista aliado, y forma parte de las obligaciones dentro de la labor que se desempea en la Superintendencia. En febrero de 2011, producto del liderazgo de la Alta Direccin y el compromiso de funcionarios y aliados contratistas, los campos de operacin directa de la Gerencia Regional Catatumbo Orinoquia obtiene la certificacin por parte del Ente ICONTEC Internacional, del Sistema de Gestin Ambiental, de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, para todas las actividades realizadas en los procesos de Extraccin, Recoleccin, Tratamiento, Fiscalizacin y entrega y Mantenimiento. 3.2. PRESENTACIN DE LA SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO

La Superintendencia de Operaciones Catatumbo (SCO), pertenece a la Gerencia Catatumbo Orinoqua de la Vicepresidencia de Produccin, creada a partir de febrero de 2008 con la reorganizacin en VPR; la estructura organizacional de la Gerencia Regional Catatumbo Orinoquia se encuentra publicada a travs de la INTRANET de la organizacin IRIS. Los campos que pertenecen a la Operacin Directa de la Gerencia Regional Catatumbo Orinoqua son campo Tib, Rio Zulia, Petrolea, Sardinata ubicado en el Departamento de Norte de Santander y el campo Arauca ubicado en el Departamento del mismo nombre.

Figura 1.Ubicacin geogrfica de la SCO__________________________________________________________________________________________________ 3 / 15

MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011 3.3. ROLES Y RESPONSABILIDADES FRENTE AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Los cargos de la Gerencia Regional Catatumbo Orinoqua son Gerente, Superintendente, Jefes de Departamento, Supervisores, Profesionales, entre otros, tienen en sus respectivas reas las siguientes responsabilidades frente al Sistema de Gestin Integral: 3.3.a Gerente

Liderar y Direccionar el Sistema de Gestin Integral, definiendo sus objetivos de acuerdo con el entorno de la organizacin, sus funcionarios y las expectativas de sus clientes, con el objeto de garantizar una medicin confiable y mantener la satisfaccin de las partes interesadas. Garantizar una estructura que permita la aplicacin de las polticas y el cumplimiento de objetivos, a travs de la definicin de responsabilidades y autoridades en el Sistema de Gestin Integral. Discutir con su equipo de trabajo las necesidades especficas en las investigaciones de Accidentes e Incidentes o identificacin de Riesgos e Impactos, a fin de mejorar el plan de accin de actividades pendientes en al anlisis de Riesgos. Definir la importancia del compromiso Gerencial para el cumplimiento de los planes del Sistema de Gestin Integral, y reforzar el planteamiento de la responsabilidad compartida en temas HSE. 3.3.b Superintendente

Liderar y Direccionar el Sistema de Gestin Integral, adoptando los objetivos del Sistema de Gestin Integral con el objeto de garantizar una medicin confiable y mantener la satisfaccin de las partes interesadas. Gestionar la contratacin requerida para el desarrollo de la operacin. Controlar costos de procesos e indicadores establecidos en el SIG. Garantizar la aplicacin de las polticas y el cumplimiento de objetivos, a travs de la definicin de responsabilidades y autoridades en el Sistema de Gestin Integral. Realizar diagnsticos tcnicos, operacionales que le permita implementar acciones de mejora, evaluacin y control de los proyectos, programas y actividades de su dependencia. Evaluar conjuntamente con el comit HSE, el cumplimiento de los objetivos, acciones correctivas y preventivas, y hacer seguimiento de los planes de accin, programas, y actividades definidas en la Superintendencia dentro del Sistema de Gestin Integral, fijar acciones de mantenimiento y mejoramiento. Promover capacitaciones, reuniones, talleres en el tema HSE, realizar, consolidar las necesidades de recursos financieros de la Superintendencia y gestionar su aprobacin ante la Gerencia. Discutir con su equipo de trabajo las necesidades especficas a las investigaciones de Accidentes e Incidentes o identificacin de Riesgos e Impactos, a fin de mejorar el plan de accin de actividades pendientes en el control de Riesgos e Impactos Significativos. Definir la importancia del compromiso Gerencial para el cumplimiento de los planes del Sistema de Gestin Integral, y reforzar el planteamiento de la responsabilidad compartida en temas HSE.__________________________________________________________________________________________________ 4 / 15

MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011 Divulgar y aplicar la Poltica Integral, las disposiciones organizativas y los procedimientos generales para el cumplimiento de las normas. 3.3.c Jefe Departamento de Produccin

Tiene bajo su responsabilidad los procesos y subprocesos respectivos de extraccin, recoleccin, tratamiento, fiscalizacin y entrega de crudo, cumpliendo con las especificaciones del producto para sus clientes de acuerdo a los estndares fijados, y garantizando una operacin rentable dentro del direccionamiento definido por la Superintendencia de Operaciones. Formular el plan de accin de sus reas, en coordinacin con los objetivos, metas, procedimientos y disposiciones de la empresa para la operacin directa y contratada. Garantizar la operacin permanente de estos procesos los cuales se deben realizar bajo condiciones controladas y de acuerdo con los procedimientos e instructivos de la operacin y directrices de temas HSE para el Sistema de Gestin Integral. Planear, ejecutar y controlar los programas de entregas de crudo, la disposicin del producto noconforme contenido en tanques de fiscalizacin de acuerdo con lo establecido en los procedimientos, y garantizar la calidad hasta la entrega a los oleoductos. Hacer seguimiento y control a los riesgos e impactos identificados en cada uno de los procesos a travs de los formatos, de igual manera dar cumplimiento a los requisitos legales establecidos para la GCO. Hacer seguimiento y control a los riesgos e impactos identificados en cada una de las actividades de Mantenimiento, a travs de los formatos Identificacin de Aspectos e impactos ambientales (ECP-DHSF-100) y Listado de Peligros HSE (ECP-DHS-F-091), de igual manera dar cumplimiento a los requisitos legales establecidos para la GCO. 3.3.d Jefe Departamento de Mantenimiento

Garantizar el aseguramiento metrolgico de los equipos de inspeccin, medicin y ensayo, que afecten la calidad del producto. Garantizar el cumplimiento de los planes, programas y procedimientos establecidos en el Sistema de Gestin Integral, tendientes a que las mediciones, monitoreos y verificaciones se hagan con equipos confiables, y realmente comprueben la conformidad con los requisitos del cliente. Realizar anlisis de las causas de los eventos de falla que originen actividades de mantenimiento correctivo, como parte de la mejora continua. En lo que respecta a los insumos y materiales crticos para la operacin, es responsable de verificar el recibo y revisin de que el producto cumple los requisitos especificados en su solicitud. Realizar seguimiento, evaluacin y control de los proyectos, programas y actividades de su dependencia, acordes con el Sistema de Gestin Integral. Administrar la informacin y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestin de acuerdo a las polticas corporativas.

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MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011 Identificar los recursos necesarios para cada una de las operaciones que inciden en la calidad del servicio y en la rentabilidad de la operacin. Identificar las competencias y evaluar la eficacia de las acciones implementadas. Hacer seguimiento y control a los riesgos e impactos identificados en cada una de las actividades de Mantenimiento, a travs de los formatos Identificacin de Aspectos e impactos ambientales (ECP-DHSF-100) y Listado de Peligros HSE (ECP-DHS-F-091), de igual manera dar cumplimiento a los requisitos legales establecidos para la GCO. Establecer y mantener planes y procedimientos para identificar y responder ante situaciones potenciales de emergencias y accidentes, previniendo y mitigando de esta forma el impacto ambiental, las posibles enfermedades y lesiones asociadas. 3.3.e Jefe de Abastecimiento

Es responsable programar y asegurar los procesos pre-contractuales incluyendo las variables de HSE en las actividades contratadas (ECP-DHS-J-001) y Procedimiento Gestin de Contratistas (ECP-DAB-P32) para asegurar que el aliado tenga responsabilidad sobre el Sistema de Gestin Integral facilitando herramientas al interventor, para realizar el seguimiento al cumplimiento de los lineamientos del Sistema. Controlar los riesgos e impactos generados por los aliados en cada una de las actividades de Obras y Servicios, a travs de los formatos Identificacin de Aspectos e impactos ambientales (ECP-DHS-F-100) y Listado de Peligros HSE (ECP-DHS-F-091), de igual manera dar cumplimiento a la normatividad legal vigente (Manual de contratacin y Ley 80). Consolidar las necesidades de adquisicin de bienes y servicios no planeados, mantener canales de comunicacin y desarrollar relaciones comerciales con los aliados y proveedores, Monitorear y adoptar acciones preventivas y de mejoramiento, Registrar y analizar las mediciones de los indicadores de gestin de los contratos y las rdenes de compra, seguimiento, evaluacin y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de su dependencia. Hacer seguimiento y control a los riesgos e impactos identificados en cada una de las actividades de Mantenimiento, a travs de los formatos Identificacin de Aspectos e impactos ambientales (ECP-DHSF-100) y Listado de Peligros HSE (ECP-DHS-F-091), de igual manera dar cumplimiento a los requisitos legales establecidos para la GCO. 3.3.f Lder HSE

La Direccin de HSE y Gestin Social de la Superintendencia: Es responsable de asesorar al negocio en la aplicacin de la metodologa de anlisis y evaluacin de los riesgos, elaborar y socializar el marco para la gestin integral. Participa en la elaboracin de estrategias para reducir, prevenir o remediar los riesgos. Asiste y asesora tcnicamente a los negocios del rea de influencia. Acompaar la implementacin de los programas y planes para dar respuesta a contingencias, que afecten la operacin. Desarrolla e implementa programas de entrenamiento y capacitacin relacionados con temas HSE a funcionarios de la zona de influencia. Garantizar la trazabilidad y cumplimiento de los requisitos establecidos para administracin y control de los documentos asociados al sistema de gestin Integral. el desarrollo,

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MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011 Administrar la informacin y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestin. Evaluar, adaptar e implementar tecnologas para el manejo de riesgos. Es responsable de asesorar al negocio en la aplicacin de metodologas de anlisis y evaluacin de los riesgos de seguridad que afecten al personal, bienes e infraestructura, desarrollar estrategias para minimizar los riesgos. Asesorar al negocio en la elaboracin e implementacin de programas y actividades para responder a situaciones de crisis del entorno que afecten al personal o la infraestructura. Capacitar y apoyar al negocio la gestin accidentes e incidentes en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente. Hacer seguimiento a la Gestin de los incidentes y las acciones resultantes de las investigaciones. 3.3.g Profesional de Talento Humano

Desarrollar y administrar el plan anual de capacitacin de personal en las reas administrativas, operativas y de soporte de la empresa, as como tambin todo lo relacionado con su competencia laboral, y todas aquellas actividades que impacten directa o indirectamente sobre el medio ambiente y seguridad industrial y salud ocupacional en el proceso que desempee. 3.3.h Representante por la Direccin del SGI

El Representante por la Direccin del SGI de la Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoquaes designado mediante memorando por el Gerente, entre sus responsabilidades se destacan las siguientes: Establecer la planificacin para el Sistema de Gestin Integral y gestionar su aprobacin antes las instancias pertinentes. Determinar y gestionar la aplicacin de los documentos requeridos para el Sistema de gestin Integral. Consolidar el avance de los Objetivos, Metas y Programas de calidad, medio ambiente, seguridad industrial y salud ocupacional Establecer la programacin de auditoras para el Sistema de Gestin Integral. Programar, coordinar la aplicacin y desplegar los resultados de la revisn por la Direccin al Sistema de Gestin Integral.

La descripcin detallada de los roles y responsabilidades relacionados con el sistema de gestin de la calidad corporativo se describen en el Manual de Gestin del Macroproceso de Exploracin y Produccin (VEP-VEP-M-001). 4. 4.1 DESARROLLO POLTICA INTEGRAL DE ECOPETROL

La poltica Integral de Ecopetrol S.A. se encuentra publicada a travs de la INTRANET de la organizacin en la Herramienta Filenet P8, ingresar al siguiente link: http://webp81:8080/Workplace/getContent?objectStoreName=ECP&vsId=%7B45BF9045-E14F-4DF6__________________________________________________________________________________________________ 7 / 15

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Siguiendo los lineamientos del procedimiento para la Elaboracin y Control de Documentos (ECP-DITP-010), los documentos del SGI de la Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoqua se encuentran ubicados en la Herramienta P8 gestin documental. Los documentos que suministran evidencia del cumplimiento de los requisitos de cada uno de los sistemas de Gestin en Calidad, Medio Ambiente, Salud Ocupacional y Seguridad Industrial (Registros), estn identificados, se almacenan apropiadamente, se conservan y disponen de acuerdo con su valor documental. 4.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS

En la Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoqua (GCO) se han establecido unos objetivos y metas que van alineados a los objetivos corporativos cuyo seguimiento se realiza a travs del formato Seguimiento Indicadores de Gestin (SCO-SCO-F-001), con el fin de evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema y determinar las acciones necesarias para el mejoramiento continuo. Ver figura 2. Para garantizar las ptimas condiciones de bienestar fsico metal y social del personal se desarrollan los siguientes programas: Programa de Salud Ocupacional Establece los lineamientos generales para desarrollar las actividades requeridas para prevenir las enfermedades y accidentes ocupacionales y el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables en Materia de Salud Ocupacional en ECOPETROL S.A. adems de establecer los criterios para evaluar si se ha implementado y se mantiene de manera efectiva dicho programa. Est enfocado al logro de los resultados en materia de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, haciendo de ECOPETROL S.A. una empresa de clase mundial. Higiene Establecer los lineamientos para asegurar la identificacin, evaluacin e intervencin de los peligros higinicos significativos para la salud de los trabajadores. Seguridad Industrial Asegurar la identificacin, evaluacin e intervencin de los peligros significativos para la seguridad de los trabajadores, asegurar la gestin de fallas de control e incidentes con afectacin de personas y fortalecer la cultura de seguridad con base en la implementacin de un sistema de gestin integral en HSE y el compromiso y liderazgo de todos los trabajadores de la empresa Vigilancia Epidemiolgica Se realiz un diagnstico Epidemiolgico en la cual se definieron las causas de morbilidad en 2009 que originaron consultas corresponden a casos de patologas relacionadas con factor de riesgo cardiovascular, todas estas patologas son prevenibles, lo que indica que se debe continuar con los programas de promocin y prevencin de la salud liderados por la unidad de salud de Ecopetrol S.A; adems en segundo lugar aparecen patologas relacionadas con el sistema osteomuscular razn por la cual se estableci el programa de ergonoma.__________________________________________________________________________________________________ 8 / 15

MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011 Programa de Gestin Ambiental Establecer los lineamientos para asegurar la respuesta oportuna ante situaciones de emergencia y contingencia de la GCO, asegurar la gestin de incidentes con afectacin al medio ambiente y fortalecer la cultura ambiental con base en la implementacin de un sistema de gestin integral en HSE y el compromiso y liderazgo de todos los trabajadores de la empresa. Programas Promocin y Prevencin Son programas liderados por la unidad de salud, tendientes a impulsar los estilos de vida saludables y campaas de prevencin ante las posibles enfermedades endmicas entre otras. Salud Industrial Establece objetivos que buscan asegurar la identificacin, evaluacin e intervencin de los peligros significativos para la salud de los trabajadores, evaluar y controlar el estado de salud de los trabajadores asociado con factores de riesgo ocupacional, vigilar en forma permanente las condiciones de salud y de trabajo que puedan repercutir en la calidad de vida personal y laboral de los trabajadores y fomentar estilos de vida saludable fortaleciendo la cultura del autocuidado y de la proteccin de los compaeros de trabajo. Ergonoma Asegurar la identificacin, evaluacin e intervencin de los peligros ergonmicos significativos para la salud de los trabajadores; evaluar y controlar el estado de salud de los trabajadores asociado con factores de riesgo ergonmico.

En la gerencia se han establecido los siguientes objetivos y metas para trabajar en el mejoramiento continuo en el ao 2011.

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Figura 2. Objetivos y metas ao 2011__________________________________________________________________________________________________ 10 / 15

MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011 4.4 CONTROL DE DOCUMENTOS

El control de documentos generados en el rea, se realiza siguiendo los lineamientos del procedimiento para la Elaboracin y control de Documentos (ECP-DTI-P-010). En este documento se describe entre otros aspectos, la elaboracin, codificacin, revisin, aprobacin, publicacin, divulgacin e implementacin de los documentos del rea. 4.5 CONTROL DE REGISTROS

Los registros necesarios para el seguimiento y control de los procesos del SIG, son definidos por los responsables de cada subproceso como parte de la planificacin de las operaciones y las disposiciones para el almacenamiento, conservacin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin final y estn definidos en el procedimiento para el control de los registros (ECP-DTI-P-017). 4.6 COMUNICACIN EN EL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

La Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoqua cuenta con los mecanismos e infraestructura necesaria para la comunicacin entre los funcionarios, dependencias y otras entidades del estado para cumplir eficazmente con sus objetivos. Las peticiones, quejas, denuncias y reclamos y sugerencias interpuestas por los grupos de inters son manejadas de acuerdo a la establecido en el Procedimiento de Quejas Denuncias y Reclamos (ECPSEG-P-010), esta informacin es centralizada por la Oficina de Participacin Ciudadana (OPC) de acuerdo con al Procedimiento para la Gestin de la Oficina de Participacin Ciudadana (ECP-SEG-P007). El proceso de administracin de comunicaciones oficiales se hace siguiendo los lineamientos del Instructivo para el Manejo de Comunicaciones Oficiales (ECP-DTI-I-005). Dentro de los mecanismos de comunicacin, la Gerencia cuenta con: 4.7 Pagina Iris en Intranet. Correos Electrnicos. Memorandos. Reuniones. Comits. Visitas de seguimiento. Actas. Folletos. Carteleras de publicacin. CONTROLES OPERACIONALES O DE PROCESO

Actualmente se tienen los siguientes controles operacionales principales: Los controles e indicadores de procesos establecidos en las caracterizaciones. Los Manuales Operacionales de las bateras y estaciones. La metodologa de Integridad Operativa. Integridad de Equipos Estticos

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MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011 4.8 Gestin de Cambios Las polticas, normas, directrices, lineamientos, manuales, procedimientos, instructivos y dems documentos corporativos y elaborados para el Sistema de Gestin Integral. La Gestora para los procesos contratados. Los Acuerdos de Nivel de Servicio. Los diferentes elementos planteados en el Modelo de Confiabilidad de la Gerencia, entre otros. PREPARACIN Y RESPUESTA A EMERGENCIAS

Si los programas de gestin y los controles operacionales o de proceso no son suficientes, se debe estar preparado, por lo tanto la GCO, para asegurar la preparacin y la respuesta ante emergencias, cuenta con los siguientes mecanismos: Contratos de atencin de emergencias ambientales. Plan de manejo de emergencias para la Superintendencia. Procedimientos Operativos Normalizados (PON). Planes de Evacuacin. Conformacin de la Brigada de Emergencias. Simulacros. MEDEVAC (Plan de evacuacin mdica para trabajadores directos y aliados). Infraestructura contraincendios (Programa de mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos contraincendios, inspeccin rutinaria de equipos contraincendios, programa de mantenimiento de extintores). ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

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Con el propsito de prevenir incidentes y/o fallas de control en materia ambiental, se identifican y se evala los aspectos e impactos en cada una de las actividades de los procesos. Para ello se siguen los lineamientos dados en el procedimiento para la Identificacin y Evaluacin de Aspectos e Impactos Ambientales (ECP-DHS-P-013). La evaluacin de los impactos y aspectos ambientales de la Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoqua se utiliza la Matriz de valoracin de riesgos - RAM (ECP-DHS-F-018) y el Instructivo Uso de la matriz de valoracin de riesgos - RAM ( ECP-DRI-I-007). El registro de los aspectos e impactos ambientales y los planes de accin resultantes del anlisis de la informacin se encuentran en el formato Identificacin de Aspectos e Impactos Ambientales (ECP-DHSF-100). Los aspectos e impactos ambientales significativos identificados se deben diligenciar en el formato ECPDHS-F-101 el cual debe publicarse y divulgarse a los funcionarios directos y personal aliado. La Gestin Ambiental se realiza a travs de la implementacin de los subprogramas: gestin ambiental de proyectos e instalaciones, planificacin de contingencias, cultura ambiental, seguimiento a la gestin ambiental, ms all de la meta, gestin interinstitucional. Adems se realiza apoyo en las investigaciones de incidentes ambientales y seguimiento al cierre de las recomendaciones generadas siguiendo los lineamientos del procedimiento Gestin de Fallas de Control E Incidentes HSE (ECP-DHSP-031).

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MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011 4.10 PELIGROS Y RIESGOS

Con el propsito de prevenir incidentes y/o fallas de control en materia de Seguridad y Salud Ocupacional, se identifican y se controlan los peligros en cada una de las actividades del proceso. Para ello se siguen los lineamientos dados en el procedimiento para la elaboracin de casos HSE (ECPDHS-P-011). La evaluacin de los impactos y aspectos ambientales de la Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoqua se utiliza la matriz RAM: ECP-DHS-F-018 y el instructivo ECP-DRI-I-007. La identificacin de los peligros y sus fuentes se encuentran en el formato Listado de peligros HSE (ECP-DHS-F-091). Los peligros identificados y valorados con H y VH se deben registrar en el formato Corbatn (ECP-DHSF-092) el cual debe publicarse y divulgarse a los funcionarios directos y personal aliado. La Gestin de Salud Industrial se desarrolla a travs de la Direccin de HSE con apoyo de la ARP contratada mediante gestin de programas de vigilancia epidemiolgica de salud ocupacional y prevencin de la enfermedad en el ambiente laboral (Ergonoma). Las actividades desarrolladas son: diagnstico epidemiolgico, estructuracin y ejecucin de programas promocin y prevencin, administracin del servicios de salud industrial, identificacin y evaluacin de riesgos en aspectos de salud industrial. La Gestin de Seguridad Industrial se desarrolla a travs de Direccin de HSE mediante inspecciones, auditorias estndares, interventora en HSE a aliados y seguimiento a los hallazgos generados. Adems se realiza apoyo en las investigaciones de accidentes de trabajo y seguimiento al cierre de las recomendaciones generadas. 4.11 REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS

La gestin de requisitos legales est normalizada mediante el Instructivo para la identificacin, actualizacin, comunicacin y seguimiento de la legislacin y otros requisitos HSE aplicable a ECOPETROL (ECP-DHS-I-022). Para su aplicabilidad, control y plan de accin en lo relacionado con la legislacin y requisitos HSE; el profesional Ambiental o Seguridad y Salud Ocupacional actualizar la informacin en el formato Relacin de las normas ambientales, seguridad y salud ocupacional aplicables de carcter general (GCO-GCO-F042). Adicionalmente, enviar el formato va CORREO ELECTRNICO a los interesados con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento establecido. Para su aplicabilidad, control y plan de accin en lo relacionado con los requerimientos derivamos de los actos administrativos el lder HSE y el profesional ambiental ingresaran la informacin en CAMI y se diligenciar el Formato Requisitos ambientales derivados de actos administrativos ICLA (GCO-GCO-F043) y se distribuir entre las dependencias y funcionarios directamente responsables de llevar a cabo las acciones conducentes al cumplimiento de los nuevos requisitos. 4.12 COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA

El Macroproceso de Gestin del Talento Humano tiene como uno de sus objetivos identificar, desarrollar y mantener las competencias requeridas por el personal alineadas con la satisfaccin de los clientes, los aspectos significativos y los peligros no aceptables, de tal forma que permita soportar los procesos y__________________________________________________________________________________________________ 13 / 15

MANUAL SISTEMA GESTIN INTEGRAL OPERACIN Y ENTREGA DE HIDROCARBUROS SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES CATATUMBO ORINOQUA Elaborado Versin: 1 SCO-SCO-M-001 29/07/2011 mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin Integral, de acuerdo con las polticas corporativas de Calidad y normativa HSE. La toma de conciencia en La Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoqua se hace a travs de reuniones semanales HSE, comit HSEQ, induccin HSE, la semana de Salud Ocupacional (SEMANASO), capacitaciones y divulgaciones en temas HSEQ. 4.13 REVISIN POR LA DIRECCIN

Con el fin de evaluar y verificar su conveniencia, adecuacin y eficacia al Sistema de Gestin Integral, la Gerencia Regional Catatumbo Orinoquia aplica lo descrito en el Instructivo de revision por la direccion vicepresidencia ejecutiva de exploracion y produccion (VEP-VEP-I-001). 4.14 AUDITORA INTERNA

La Auditora Interna en la Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoqua, establece y aplica estrategias enfocadas a la evaluacin y seguimiento en la implementacin del Sistema de Gestin Integral, para asegurar un mejoramiento continuo. Se realizan segn lo establecido en el Procedimiento para auditoras internas de Calidad (ECP-DAI-P-001) que cubre una evaluacin de todos los requisitos del Sistema de Gestin Integral mnimo una vez en el ao. Con determinada frecuencia se realizan auditoras internas a la herramienta corporativa GRI, a los programas en Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente, al sistema contra incendio y a la seguridad de procesos. Las auditorias son realizadas por personal calificado y con independencia del rea a auditar, quienes tienen la responsabilidad de elaborar e informar el plan de la auditoria a los responsables de las reas a auditar. Los resultados son registrados y presentados al personal responsable de la gestin, quienes debern analizar las No Conformidades, definir y aplicar las acciones correctivas pertinentes segn el Procedimiento Accin Correctiva, Accin Preventiva y Accin de Mejora (ECP-VEC-P-001) 4.15 CONTROL PRODUCTO NO CONFORME

Para la adecuada identificacin, tratamiento y control del producto determinado como no conforme reportado por el proceso de Fiscalizacin y Entrega de Custodia, se gestiona de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento de Producto No Conforme (ECP-VSM-P-006). 4.16 ACCION CORRECTIVA, ACCION PREVENTIVA Y ACCIN DE MEJORA

Los lineamientos corporativos para la identificacin, reporte, anlisis causa raz y seguimiento hasta el cierre y la validacin de la eficacia de las acciones, se encuentra definidos en el Procedimiento ECPVEC-P-001 Accin Correctiva, Accin Preventiva y Accin de Mejora. Para la identificacin oportuna de aspectos por mejorar, resaltar la buena gestin, las prcticas y las condiciones favorables en los sitios de trabajo, la Gerencia cuenta con un programa de Inspecciones Gerenciales y Operativas aprobado, auditorias estndares, auditora en HSE a aliados y seguimiento a los hallazgos generados en la herramienta GRI. 5. CONTINGENCIAS

No aplica__________________________________________________________________________________________________ 14 / 15

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RELACIN DE VERSIONES

Versin 1

Fecha 29/07/2010

Cambios Emisin del documento.

Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la dependencia responsable: Elabor: Martha Liliana Pea L. Telfono: 40197 Buzn: martha.pena@ecopetrol.com.co Dependencia: Superintendencia de Operaciones Catatumbo Orinoqua

rob

EDGAR COLMENARES VARGAS Representante por la Direccin del SGI

NRIQUE FORERO DUARTE BERNARD Superintendente de Operaciones Catatumbo Orinoqua (e)

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