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Sistema Vapor Modulo de Adquisiciones

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INDICE GENERAL

Acceso al Sistema ...............................................................................................................3 Mantención de Usuarios .....................................................................................................5 Tablas del Sistema ..............................................................................................................7 Áreas......................................................................................................................................8 Personal...............................................................................................................................10 Asignación de Códigos de Artículos ...............................................................................11 Generador de Cotizaciones y Orden de Compra .........................................................12

1.- Fichas de la ventana de Cotización de Artículos ................................................13 1.1- Ficha de Cotizaciones ...................................................................................13 1.2- Ficha de Estadística ......................................................................................14 1.3- Ficha de Estado de Solicitudes ...................................................................14

2.- Barras de Estados....................................................................................................14 3.-Envío de Cotizaciones ..............................................................................................14

3.1.- Envío por Correo Electrónico..........................................................................14 3.2.- Envío por Fax ........................................................................................................14 4.- Tipos de Solicitudes.................................................................................................16

4.1- Materiales de Planificación...............................................................................16 4.2.- Materiales de Mantención ...............................................................................16 4.3.- Materiales de Oficina ........................................................................................17 4.4.- Materiales Varios ..............................................................................................17

5.- Búsqueda de Cotizaciones con solicitudes Aprobadas .....................................18 6.- Ingreso de Cotizaciones de los Proveedores ......................................................19 7.- Adjudicación de Cotización del Proveedor...........................................................20 8.- Generación de Orden de Compra .........................................................................22 9.- Vista de Órdenes de Compras...............................................................................25 10.- Reportes ..................................................................................................................26 11.- Ayuda .......................................................................................................................27

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Acceso al Sistema Al momento de ejecutar el sistema se cargara un cuadro de dialogo, donde se deberá ingresar las credenciales de acceso al sistema. Estas credenciales deben ser otorgadas por el administrador del sistema.

Una vez ingresado al sistema se cargará la ventana principal de la aplicación la cual tiene los Menús de opciones del sistema. Mantención: Solo accesible por el administrador, permite mantener los usuarios, los aspectos contables y tablas maestras. Adquisiciones: Opción que permite acceder a la ventana de control, donde se podrá listar, evaluar, cotizar y realizar las ordenes de compra en el Sistema Contable Manager , en base a los distinto tipos de solicitudes que permite ver. Reportes: Esta opción permite imprimir por rango de fecha el consumo por centro de costo. Acerca de: Permite ver la documentación del Sistema.

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Mantención de Usuarios Existe un mantenedor de usuarios, en el cual se pueden, modificar, eliminar usuarios. Esta opción solo tiene acceso el administrador del sistema. Para poder ingresar un usuario al sistema deberá hacerse desde el Sistema Vapor.

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Tablas del Sistema El sistema tiene tablas que no pueden ser vistas desde el sistema, estas tablas contienen parámetros importantes que no deben ser modificados por lo cual no se permiten realizar cambios desde el sistema. Además hay otras tablas que se sus valores se cargan directamente desde el sistema Contable Manager Para poder modificar estas tablas deberá realizarlo el administrador del sistema.

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Áreas Esta opción permite mantener en el sistema, las distintas áreas y sus encargados. Para poder ingresar un funcionario que podrá realizar solicitudes deberá primero haberse ingresado e l área y el personal responsable.

Para cada área deberá asignarse un Centro de Costo y las Cuentas Contables para las cuales será posible realizar solicitudes.

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Por cada Cuenta Contable asignada al área deberá ingresarle un presupuesto, es decir un monto máximo de dinero y una fecha de activación del presupuesto. El cual podrá ser cambiado solo por el administrador del Sistema.

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Personal El personal que puede realizar solicitudes es Administrado por el Sistema Vapor, pero desde este modulo es posible en forma rápida y ágil, asignar de que área dependen.

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Asignación de Códigos de Artículos Con esta opción es posible asignar a cada solicitud controlable por el sistema, cual será el código con el cual serán ingresados los artículos a la Orden de Compra en el Sistema Contable Manager. El artículo que se asigna es buscado en la lista de artículos que mantiene el Sistema Contable Manager.

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Generador de Cotizaciones y Orden de Compra Este Modulo es capaz de mostrar en tiempo real, cada una de las solicitudes permitidas por el sistema. Las cuales pueden ser consultadas eligiendo la solicitud desde el combo de tipo de entrada.

Se podrán seleccionar los artículos de un tipo de solicitud cargándolos en la ventana de trabajo (“Artículos a Cotizar”). De esta forma serán ocultados del listado de solicitudes. De tal forma que no puedan volverse a seleccionar. Una vez cargados deberán ser grabados y el Modulo de Adquisiciones le asignará un Nº correlativo, Con el cual se deberá trabajar para realizar las cotizaciones a los proveedores.

Selecciona todos los Artículos, de la Solicitud del Artículo que se encuentra seleccionado.

Selecciona todos los Artículos iguales, de cualquier Solicitud del Artículo seleccionado.

Es posible con el Mouse seleccionar los Artículos y luego presionar este botón, para marcar la selección.

Una vez que se encuentra marcadas con ticket la selección de los Artículos deberá ser presionado este botón para cargarlos en la venta de trabajo de Cotizaciones.

Con este botón podrá ver información relacionada al Artículo seleccionado.

Este botón sirve para buscar cotizaciones anteriormente grabadas, debe colocar el nº de cotización y luego presionar este botón.

Sirve para limpiar la pantalla y prepararla para asignar artículos a la venta de cotización.

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Este botón sirve para guardar una cotización nueva con los artículos asignados.

Con este botón puede ser borrada la cotización Activa en la venta de Cotizaciones.

1.- Fichas de la ventana de Cotización de Artículos

1.1- Ficha de Cotizaciones Permite ver los artículos a cotizar y además es la venta principal de las fichas, en la cual se podrán adjudicar a cada Artículo una cotización de un proveedor.

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1.2- Ficha de Estadística Muestra en resumen para cada artículo de la cotización, los precios de cada uno de los proveedores que fueron ingresados.

1.3- Ficha de Estado de Solicitudes Esta Ficha esta disponibles solo para las Solicitudes de Materiales de Oficina y Solicitudes Varias. En esta ficha se puede apreciar el estado de cada solicitud asociada a la cotización.

2.- Barras de Estados Dentro del sistema se encuentran barras de información que permiten ver información relacionada con lo sucedido en pantalla.

Esta barra muestra la cantidad de registros listado por Tipo de Solicitud.

Esta barra muestra el estado actual de la cotización.

3.-Envío de Cotizaciones Las Cotizaciones podrán ser Impresas o bien enviadas por Correo Electrónico o Fax a los proveedores que sean seleccionados.

3.1.- Envío por Correo Electrónico

Es posible enviar a través del sistema la Cotización a todos los proveedores seleccionados con un Ticket y luego saliendo de la ventana de proveedores. Para lo cual es necesario tener abierto el administrador de correos utilizado por el usuario del sistema. El correo es enviado con un archivo Adjunto en formato HTML, el cual lleva la descripción de los artículos de la cotización y los datos de la Empresa. Es necesario que los proveedores tengan ingresado la dirección de correo electrónico.

3.2.- Envío por Fax

También es posible enviar la Cotización por Fax siempre que los proveedores seleccionados tengan ingresados en Nº de Fax. De igual forma deberán ser tickeados los proveedores y luego cerrar la ventana con la lista de proveedores. Este es enviado con el detalle de los Artículos y de la empresa. Esta

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opción esta disponible solo para los fax que no necesiten tomar Tono en forma Manual.

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4.- Tipos de Solicitudes Hay 6 tipos de solicitudes que el sistema permite consultar, pero solo 4 de ellas están disponibles. Ø Materiales de Planificación Ø Materiales de Mantención Ø Materiales de Oficina Ø Materiales Varios Ø Solicitudes de Acero Ø Solicitud Quincenal

4.1- Materiales de Planificación Estas solicitudes son capturadas desde el Sistema Vapor. Las solicitudes que se generan para cada una de los proyectos que se encuentren en proceso de fabricación. Son vistas en tiempo real por este modulo. Cada una de las solicitudes, vienen asignadas con un Centro de Costo el cual es el Nº de O.T. asignado por el Sistema Vapor, Así también vienen asignados con una Cuenta Contable, la cual se asigna en forma automática al momento de haber sido asignado el tipo de venta al proyecto. De esta forma al momento de ser generada la Orden de Compra para estas solicitudes, cada artículo tendrá asignado el Centro de Costo y Cuenta Contable que fue asignado para la O.T. La Información de la compra de estos Artículos es mostrada en el Sistema Vapor por Subpartida. De esta forma se evita la solicitud de información de los distintos departamentos interesados.

4.2.- Materiales de Mantención Las solicitudes de este tipo provienen del sistema de Mantención, las cuales son enviadas para ser cotizadas. Se deberán adjudicar cada uno de los artículos con el proveedor que tenga el mejor precio y que la fecha de entrega sea la requerida. Una vez terminado este proceso el encargado del sistema de mantención Aprobará las cotizaciones a través del Sistema de Mantención. Con lo esta aprobación permitirá que puedan ser generadas las Ordenes de Compra para cada uno de los proveedores. Como en el tipo de solicitud anterior, las solicitudes de mantención tienen asignado un Centro de Costo y Cuenta Contable. La cuales serán utilizadas para generar la Ordene de Compra.

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Este tipo de solicitud permite que el usuario que realiza la solicitud por medio del Sistema de Mantención pueda ingresar el proveedor y el precio Neto de un Artículo. De esta forma cuando es cargado en la Ventana de Cotizaciones, es ingresada en forma automática la cotización del proveedor, la cual puede ser modificada para ingresar los datos faltantes. Con esta utilidad se le indica a los usuarios cotizan tez que solo a ese proveedor deberán adquirir el Artículo de la solicitud. A las Solicitudes no se les podrán generar Orden de Compra, hasta cuando hayan sido aprobadas por el Encargado de Gestión en el Sistema de Mantención. Todos los Artículos rechazados, serán eliminados de las Cotizaciones una vez que se generen la Orden de Compra. Un Articulo que se encuentre por espera de Aprobación no podrá ser modificada su adjudicación de Proveedor. La única salvedad para poder ser modificado el proveedor asignado es cuando la cotización ingresada haya expirado la fecha de vigencia.

4.3.- Materiales de Oficina Estas solicitudes son generadas a través del sistema de Solicitudes SOLMAT ubicado en la Intranet. El cual a grandes rasgos, permite realizar solicitudes de Materiales de Oficina y Solicitudes de Materiales varios. Todas las solicitudes deben ser esperar aprobadas una vez cotizadas. Cada Solicitud tiene asociada un Centro de Costo y una Cuenta Contable que se utilizará en la generación de la Orden de Compra. De la misma forma que en el tipo de Solicitud anterior los Artículos rechazados serán eliminados una vez que se genere la Orden de Compra. Como también no podrán ser modificados los Artículos que tengan un proveedor adjudicado, a no ser que haya expirado la fecha de vigencia de la cotización del proveedor.

4.4.- Materiales Varios Esta solicitudes son realizas de igual forma que en el tipo de solicitud anterior, a través de la aplicación SOLMAT en la intranet. La diferencia que tiene con la Solicitud de Materiales de Oficina, es que dentro de una solicitud pueden venir Artículos con distintas Cuentas Contables. Pero siempre tendrán el mismo centro de costo asociadas.

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Otra salvedad que tiene este tipo de solicitud, es que si por algún motivo, l momento de aprobar el encargado tiene la facultad que un Artículo puede ser descompuesto en varios Ítems nuevos dentro de la solicitud, diferenciados por la Cuenta Contable. Esto sucede al momento de aprobar el Encargado del área, por lo que solo se vera reflejado cuando se generé la Orden de Compra.

5.- Búsqueda de Cotizaciones con solicitudes Aprobadas

Con este botón se pueden listar todas cotizaciones, en las cuales han sido aprobadas sus solicitudes por parte del encargado del área y que no se les han generado su Orden de Compra.

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6.- Ingreso de Cotizaciones de los Proveedores

Una vez que se ha grabado la cotización, se habilita este botón que permite cargar la ventana de ingreso de cotizaciones enviadas por los proveedores. En esta venta se deberá ingresar toda información requerida, además podrá ver solicitudes ingresadas asociadas a la cotización. Se permite modificar ingreso de cotizaciones mientras los artículos de la cotización, no estén adjudicados a ningún proveedor.

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En la vista de cotizaciones de proveedores ingresadas para una cotización, es posible seleccionarla y luego hacer doble clic sobre ella, para poder editarla.

7.- Adjudicación de Cotización del Proveedor Una vez que la cotización tenga ingresadas todas cotizaciones de los proveedores, usted podrá evaluar en 3 formas, para adjudicar un proveedor a los artículos. La primera, es la de evaluación en forma detallada o para cada uno de los artículos. Esta consiste en hacer doble clic sobre un artículo, de esa forma se cargara una ventana que muestre las cotizaciones de proveedores ingresados para este artículo. Esta lista se muestra en forma descendente en relación al Precio Neto y la Fecha de Entrega ofertada por el proveedor. Donde se podrá hacer doble clic sobre la elección que se desee adjudicar para el artículo. Se debe tomar en consideración que la elección la realiza el usuario y no el sistema en esta modalidad.

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Si se desea utilizar esta opción se deberán recorrer uno a uno los artículos, asociado la oferta que el usuario considere la adecuada.

La segunda modalidad, es asociar toda la cotización a uno de los proveedores cotizan tez, de esta forma cada uno de los artículos de la cotización tendrá adjudicado el mismo proveedor elegido. Se debe tomar en consideración que la elección la realiza el usuario y no el sistema en esta modalidad. Además debe considerar que si un artículo no fue cotizado por algún proveedor, no será adjudicado cuando se elegía esta modalidad.

La tercera Modalidad, consiste en una asignación automática por el sistema, la cual evalúa por artículo el Precio Neto más bajo y la Fecha de Entrega más próxima. De igual forma que en la modalidad anterior, se deberá considerar que si un artículo no fue cotizado por algún proveedor, no será adjudicado cuando se elegía esta modalidad.

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8.- Generación de Orden de Compra

Una vez que todos los artículos se encuentran adjudicados a un proveedor (aprobados en el caso que se requiera), Al presionar este botón se generaran una Orden de Compra por cada proveedor adjudicado en la cotización. Las Órdenes de Compras No son enviadas directamente al Sistema Manager. Para que las órdenes sean enviadas, se deben editar una por una, ingresando los Términos de pagos, lugar de despacho, etc.

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Al momento de guardar, es posible editar cada uno de los artículos ingresados en la orden. De esta forma es posible modificar características del Artículo.

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Es posible modificar observaciones para la entrega de los artículos.

Una vez ingresados los valores solicitados por la orden, se debe presionar el botón con el icono del Sistema Manager. De esa forma la orden recibirá el Nº correlativo que maneja el Sistema Manager.

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9.- Vista de Órdenes de Compras

Este botón permite visualizar las Órdenes de Compra asociadas a la cotización.

Permite ver Órdenes de Compra que no han sido enviados al Sistema Manager

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10.- Reportes Esta opción permite imprimir o exportar un reporte de gatos por Centro de Costo, para ello debe elegir el centro de costo y luego indicar el rango de fecha, que desea consultar.

El reporte permite dentro de las opciones, poder exportar a distintos formatos, como además de poder enviarlo por correo electrónico.

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11.- Ayuda Si necesitase consultar información del modo de uso del sistema, es posible a través de esta opción visualizar el manual de uso del sistema ubicado en la Página de Intranet http://www.intranet.cl/manuales/Modulo_de_Adquisiciones.pdf.