Manualde sistema de de RFQ

-Ventas-

Manual de sistema de RFQ para el departamento de

VentasMENU VENDEDOR EN RFQ

Es obligación de cada vendedor llenar su agenda.Nuestra agenda es la herramienta para organizar nuestras actividades diarias.

OPCION AGENDA

En cada dia podemos agregar la actividad que realizaremos, llenando el nombre de la misma, el horario, la fecha y los comentarios sobre ella.los viernes es el dia en que programamos citas y pendientes de la siguiente semana y toda esta progra-mación debe de estar plasmada en la agenda de cada vendedor.También durante la semana vamos agregando cambios o pendientes nuevos que vayan surgiendo.

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VentasPara agregar un evento, dar clic en el símbolo de agregar (+)

Llenar los campos requeridos y dar clic en

Si el evento se guardo correctamente deberá aparecer en su agenda de la siguiente manera

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OPCION MIS RFQ RFQ ABIERTAS*Se puede crear una nueva RFQ o las que están abiertas se pueden checar, hacer modificaciones, agre-gar artículos y también en estas mismas se pueden procesar para crear después una OP.

Para crear una nueva rfq dar clic en botón de

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VentasPara modificar una ya elaborada, dar seguimiento, reenviarla, consultar o procesar una RFQ ya realizada dar clic en el boto de

Cuando creamos una nueva RFQ, el primer paso es llenar los datos del cliente(cliente, contacto, fecha estimada de cierre, etapa, nombre del RFQ y descripción de producto o productos a cotizar)

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Dar clic en la pestaña partidas y llenar los campos requeridos(segmento, origen, proveedor, fecha de entrega, descripción del decorado, tipo de impresión, producción interna o externa y el rango o rangos a cotizar, al finalizar dar clic en Agregar producto.

Al agregar producto nos aparecerá en la parte de abajo la partida y para costearla dar clic en el botón de editar.

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VentasPara costear nuestro articulo dar clic en el botón que esta enseguida de la cantidad y que tiene una flechita

Al hacerlo nos llevara a la ventana donde agregaremos, numero de muestras, costos por impresión, fletes, o cualquier otro costo para la realización del producto

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VentasDespués de llenar todos los datos de nuestro costeo, dar clic en Guardar Costeo

Después de guardar costeo dar clic en el botón deActualizar

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VentasCuando terminamos de agregar nuestros artículos (partidas) y completamos todos nuestros costeos, tenemos que guardar, esto dando clic en el botón de Guardar Cambios

El siguiente paso es en la pestaña de , al dar clic y aparecerá la siguiente ventana, dar clic en llenar con STD, tenemos que revisar que todo este correctoAl estar seguros de que todo esta correcto dar clic en Guardar.seleccionar

Verificar el correo que aparece es correcto y si es necesario agregar a copiados en el mismo espacio, separados por una coma

Y para enviar dar clic en el botón de IMPRIMIR/ENVIAR.

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VentasDespués de enviar una cotización nos llegara una copia de la misma a nuestro correo y ya podremos confirmar con nuestro cliente y dar seguimiento a la cotización

El siguiente paso es en la pestaña de , al dar clic y aparecerá la siguiente ventana, dar clic en llenar con STD, tenemos que revisar que todo este correctoAl estar seguros de que todo esta correcto dar clic en Guardar.seleccionar

Verificar el correo que aparece es correcto y si es necesario agregar a copiados en el mismo espacio, separados por una coma

Y para enviar dar clic en el botón de IMPRIMIR/ENVIAR.

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OPCION MIS RFQ

RFQ CERRADAS*Son las RFQ que ya fueron procesadas previamente y tienen también un nuevo número de OP las cuales ya están listas para producción.*Se crean automáticamente en el correo de c/u de los diferentes departamentos una OP que se puede imprimir y también una Info que es utilizada posteriormente por demás departamentos ya sea compras, producción, diseño, logística, etc. Para continuar con el proceso.

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OPCION EXISTENCIAS PROVEEDORES

EXISTENCIAS PROVEEDORES*En esta opción se puede ver por medio del código, familia o línea de productos que requiere el cliente las existencias actuales de los proveedores dados de alta en ese momento en el sistema así como poderle enviar a nuestros clientes las existencias actuales con su foto anexa.

O bien opciones de artículos de alguna familia para que seleccione los de su interés.

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Podemos checar existencias y también seleccionar de alguna familia artículos para ofrecer opciones a nuestros clientes.Llenamos los datos de lo que buscamos, damos clic en buscar , seleccionamos los artículos que queremos enviar a nues-tros clientes dando clic en el botón de agregar.Luego escribimos su email, y damos clic en enviar.Después de esto nuestro cliente recibirá un correo con las imágenes de los artículos que nosotros seleccionamos

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En este mismo menú puedes revisar las existencias en línea de los proveedores: Promoopcion, Stock sur, Innova, Promo-land, Promoline.Seleccionas la FAMILIA de artículos que esta buscando, pones la palomita en el cuadro de EXISTENCIAS , y seleccionas el proveedor a consultar

Das clic en BUSCAR y en la parte inferior de cada articulo te mostrara las existencias

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OPCION MIS VENTAS

MIS CUENTAS POR COBRAR*Te muestra las facturas que están pendientes de pago y la antigüedad que tienen cada una de ellas con su adeudo.*Nos sirve para llevar control de la cobranza de las VENTAS realizadas * Se puede filtrar por CLIENTE para enviar los Estados de Cuenta

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En el reporte de mis cuentas por cobrar nos aparecerá en rojo las facturas que tenemos vencidas y podemos ver el detalle de cada factura en el botón

Y también podemos exportar nuestro reporte a Excel o pdf para cualquier seguimiento o control que queramos llevar

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OPCION MIS VENTAS

REPORTE DE COMISIONES*En esta opción se puede ver y elaborar un reporte de las facturas cobradas en un rango especifico de fecha.*También se puede exportar a Excel y se utiliza para poder cobrar las comisiones correspondientes al cierre de cierto mes o fecha establecida por la empresa para su pago.

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Para ver el reporte de nuestras comisiones (facturas pagadas) seleccionamos el rango de fecha que requerimos.

Y al dar clic en ver nos desplegara la lista de estas facturas con su detalle. Este reporte también podemos exportarlo a excel

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OPCION GRAFICA DE VENTASLa grafica de ventas nos permite ver la cantidad facturada mes con mes y con ello comparamos nuestros logros entre meses.

Nos permite también darnos cuenta de el cumplimiento o incumplimiento de nuestras metas.

Y nos presenta el detalle de facturas y clientes facturados.

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OPCION REMISIONES

Existen clientes que nos solicitan remisiones y para llevar el control de las mismas es esta opción.

En esta opción podemos encontrar todas nuestras remisiones generadas.

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OPCION OPS

ORDENES COLOCADASNos presenta el reporte de todas las ordenes que hemos procesado. Todo nuestro historial aparece en esta opción ORDENES DE PRODUCCIONNos presenta el reporte de Ordenes de Producción que tenemos pendientes.Ya sea con algún proveedor o aquí en taller.Nos sirve para el control de fechas de entrega y nos permite saber también el monto de dinero que tenemos en producción y pendiente de facturar.OP TERMINADA FACTURADAEn esta opción tenemos el reporte y detalle de las ordenes de producción terminadas y facturas.Esto nos indica que los pedidos correspondientes a estas ordenes ya están entregados.Podemos utilizar esta opción también para darle seguimiento pos venta a nuestros pedidos.

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OPCION OPS

OP TERMINADA BLOQUEADAPodemos encontrar en esta opción las Ordenes de Producción que por alguna razón están bloqueadas.Algunas razones podrían ser, que se terminaron y no se facturaron.O también que tienen demasiado tiempo en producción y aun no se terminan.Estas ordenes debemos de dar seguimiento y solucionar su situación.Pues las ordenes bloqueadas nos perjudican por que no nos permiten procesar mas hasta darle soluciónOP TERMINADA FACTURADAAquí tenemos el reporte de Ordenes de Producción terminadas sin facturar.Es decir, que el trabajo se termino y nosotros no hemos generado una factura y por lo tanto tenemos detenido el proceso.Tenemos que estar al pendiente de este reporte para mantener facturado siempre todo lo que este terminado y que así se pueda facturar y liberar nuestro sistema.

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OPCION OPORTUNIDADES

DASHBOARDEn esta opción encontramos el reporte de status de nuestras cotizaciones realizadas.Y podemos encontrar cuantas hemos realizado en el mes, cuantas hemos ganado, cuantas hemos perdido y cuantas hemos dejado sin negocio, al igual que cuantas tenemos aun en proceso de resolver, ósea solamente están cotizadas.Debemos de actualizar el estatus en nuestro seguimiento de cada cotización para mantener actualizado este reporte y así poder tener nuestro comparativo y saber que seguimiento dar a cada cotización.

REPORTE DE ESTAUSNos permite ver la cantidad de cotizaciones realizadas.Así como la cantidad de clientes y contactos nuevos dados de alta en el sistema durante el mes y en general.Y nos da la oportunidad de saber que nos esta faltando hacer para seguir ganando clientes y ventas.

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OPCION ENVIAR BOLETINES Y PROMOCIONES

En esta opción por medio de un Mailer o un link, antes realizado por el departamento de arte, podemos promocionar diariamente los artículos que manejamos pues de aquí podemos enviarlo a todos nuestros clientes, dados de alta en el sistema por cada vendedor.También podemos utilizarlo para enviar comunicados a nuestros clientes.Toda lo enviado desde aquí llega a los correos dados de alta por cada vendedor. Por eso es importante mantener actualizada nuestra base de datos.

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Para enviar una promoción, escribimos el titulo, después ponemos el cursor en la ventana en blanco y luego damos clic en Tag, al desplegarse la lista de promociones, seleccionamos la que nos corresponde dando clic, y al hacerlo aparecerá en la ventana que estaba en blanco.Debemos de asegurarnos que tanto el titulo como los datos de la promoción estén correctos y al confirmarlo damos clic en el botón

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OPCION CLIENTES

LISTADO CLIENTES (ESMPRESAS)En esta opción se encuentran todas las empresas de nuestra cartera con todos los datos que nosotros hemos dado de alta.Es importante mantener actualizados los datos y llenar todos y cada uno de los campos que el sistema nos solicita.El llenar todos los campos y mantener actualizada esta cartera de clientes nos permite en mucho lograr llevar acabo todos nuestros procesos sin problema.

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Para agregar un cliente nuevo dar clic en

Para modificar datos o agregar dar clic en

Al dar de alta un cliente debemos de llenar todos y cada uno de los datos que se piden en el sistema.No puede quedarse ningún espacio vacio

Después de llenar todos los campos dar clic en

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OPCION CLIENTES

CONTACTOS CLIENTES (PERSONAS)En esta opción se encuentran todas los contactos de nuestra cartera con todos los datos que nosotros hemos dado de alta.Es importante mantener actualizados los datos y llenar todos y cada uno de los campos que el sistema nos solicita.El llenar todos los campos y mantener actualizada nuestra lista de contactos es obligación de cada vendedor.Una empresa puede tener varios contactos. Solo se selecciona a que empresa corresponde.

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Para agregar un cliente nuevo dar clic en

Para modificar datos o agregar dar clic en

Al dar de alta un contacto debemos de llenar todos y cada uno de los datos que se piden en el sistema.No puede quedarse ningún espacio vacio

Después de llenar todos los campos dar clic en